VERKSAMHETSPLAN 2016-2017 KOMMUNFÖRBUNDET SKÅNE BRYSSEL Denna verksamhetsplan presenterar verksamhetsinriktning, arbetsmetod och prioriteringar under 2016-2017 för Kommunförbundet Skånes Brysselrepresentation.
1 VERKSAMHETSPLAN 2016-2017 KOMMUNFÖRBUNDET SKÅNE BRYSSEL Bakgrund Enligt projektbeskrivningen och styrelsens beslut utgår uppdraget för Kommunförbundet Skånes Brysselrepresentation från kommunernas behov och den långsiktiga nyttan. Eftersom det EUrelaterade arbetet i Skånes kommuner ser väldigt olikt ut när det gäller omfattning och organisation, måste verksamheten i Bryssel också återspegla detta och möta kommunerna i deras behov. Syftet med verksamheten är att stärka de skånska kommunerna i att utnyttja de möjligheter som EUmedlemskapet innebär. Målsättningen är att kommunerna ska uppleva att resursen är till konkret nytta för verksamhetsutveckling, kompetensutveckling och strategiska påverkansmöjligheter för de skånska kommunerna. I förlängningen är det konkreta målet att öka andelen EU-finansiering i de skånska kommunerna. Delmålet är att majoriteten av kommunerna ska vara nöjda med den servicen/hjälp de fått i samband med implementeringen av kontorets tre uppdrag: stöd i projektutveckling, servicefunktioner samt påverkansarbete. Mot denna bakgrund har Brysselkontoret som ambition att i det löpande arbetet alltid svara upp mot den efterfrågan och de olika behov som finns i kommunerna. EU-Projekt Analyserna (EPA) är ett viktigt verktyg för arbetet med behov och prioriteringar i de enskilda kommunerna. Strategiska prioriteringar Parallellt med det löpande arbetet bör verksamheten relateras till de långsiktiga utvecklingsstrategier som finns i vår omgivning för att möjliggöra en mer tematisk och strategisk bevakning. Målen inom EU:s tillväxtstrategi EU2020 är fundamentet för EU:s 28 medlemsländers arbete med sysselsättning, forskning & innovation, klimatförändringar, energi, utbildning och social inkludering. EU2020 strategin har delats upp i en rad av åtgärder som ska implementeras både nationellt och internationellt. Samtidigt jobbar man med på EU-nivå med att öka samarbetet mellan EU:s regioner och kommuner inom dessa områden med hjälp av EU:s nätverk och fonder. Skånes Regionala Utvecklingsstrategi 2030 (RUS) ingår både i den nationella och den europeiska kontexten, till exempel genom den nationella strategin för regional tillväxt och attraktionskraft, Östersjöstrategin, EU2020 och EU:s sammanhållningspolitik. Sett i ljuset av syfte och mål för kontoret kommer kontorets tematiska bevakning att ta utgångspunkt i RUS 2030 eftersom den regionala utvecklingsstrategin formulerar och skapar en bred samsyn om en gemensam målbild för Skåne 2030 och som ger en utmärkt överblick över kontorets inriktning när det gäller kommunal verksamhetsutveckling, kompetensutveckling och strategiska påverkansmöjligheter kopplat till möjligheterna för EU-finansiering i Bryssel. Med utgångspunkt i den regionala utvecklingsstrategin, EU:s prioriteringar och arbetet med EPAanalyser, kommer Brysselrepresentationen under 2016 att fortsatt fördjupa och fortsätta sitt arbete med att ge stöd i projektutveckling inom alla kommunala verksamhetsområden.
2 Fokus under 2016-2017 Av strategiska och utvecklingsmässiga skäl har Brysselkontorets uppdrag under de inledande fasen, till och med 2014, haft som huvudfokus att bygga upp hemmaorganisationen. Här främst genom aktivt arbete i att förankra verksamheten ute i kommunerna när det gäller stöd i projektutveckling och kopplingen till de EU-program som finns i Bryssel (sektorsprogram). Kontakter har under de inledande två åren gradvis etablerats med en rad nätverk och aktörer i Bryssel, som exempel kan nämnas det forskningsbaserade nätverket ERRIN, samt de tematiska nätverken ERLAI (migration) och EIP (här inom ekosystemtjänster och aktivt åldrande). Brysselkontoret ingår också i det svenska nätverket SVEREG som är ett nätverk för svenska, regionala aktörer i Bryssel. Kontoret har dessutom bistått ett stort antal kommuner med servicefunktioner såsom att vara behjälplig vid studiebesök i Bryssel samt kontaktförmedling. Fokus för Brysselkontoret 2016-2017 kommer vara att tillvarata, nyttja och främja det goda arbete och bra rutiner som etablerats under projektets inledande två år. I detta kommer en viktig del av verksamhetsåret 2016 vara att utvärdera och förbereda beslutsunderlag för olika scenarier gällande Brysselkontorets framtida organisation, uppdrag och funktion. De strukturer som framtagits för kvalificerat stöd i projektutveckling samt bevakningsfunktion i Bryssel är enligt den utvärdering som gjorts under våren 2015 goda och en viktig resurs för kommunerna. I takt med kontorets etablering syns även en ökad kommunal efterfrågan vilken kommer att vara viktig att möta. Den service som Brysselkontoret i enlighet med projektbeskrivningen erbjuder kommunerna gällande studieresor, events, partnersök och deltagande i nätverk i Bryssel ses även denna som en viktig del av kontorets funktion. Deltagandet i nätverk och plattformar med fokus på kommunala utvecklingsområden är ett strategiskt viktigt verktyg i bevakningsarbetet, Brysselkontoret ska i detta arbete verka som ett direkt stöd till kommunerna och den egna hemmaorganisationen. Kontoret agerar uppsökande och kontaktskapande, på eget initiativ och på uppdrag utifrån specifika behov. Fokus i bevakningen av nätverk är den konkreta nyttan för hemmaorganisationen. Vid behov ska därför verksamhetsmedel kunna avsättas för att möjliggöra för kommunala tjänstepersoner att bevaka tematiska prioriteringar och medverka på plats i Bryssel. Föregående verksamhetsperiod (2014-2015) sammanföll med EU:s nya programperiod för perioden 2014-2020 vilket kom att innebära att samtliga sektorsprogram reviderades under 2013. Sektorsprogrammen följer målen i EU 2020 och fokus är därför på miljö, klimat, sysselsättning, forskning & innovation, utbildning & SME. Genom Brysselkontoret får kommunerna en stödresurs till riktade insatser att söka EU-medel från de Brysselbaserade programmen vilka ofta kräver personlig närvaro för att kunna tas i anspråk. Brysselkontoret verkar här som en ingång till precis och tidig information, en resurs vilken verkar för att främja ökat engagemang för EU-finansiering genom att sänka hindren för kommunalt deltagande. Generellt har kommunikationen och dialogen med kommunerna fortsatt hög prioritet i verksamheten, ett tydligt uppdrag och koppling till hemmaorganisationen är A & O. Brysselnätverket och styrgruppen är viktiga plattformar i detta arbete. Brysselnätverket är förbundets nätverk för EU/Internationella samordnare och strateger i kommunerna och utgör basen för verksamheten genom att vara länken till varje enskild kommun. Syftet med nätverket är att förankra kontorets verksamhet i kommunerna genom att vara primär mottagare av information samt genom att förmedla behov och idéer från kommunerna. Brysselnätverket har träffats en till två gånger per termin och i dagsläget ingår samtliga kommuner. Under verksamhetsåret 2016-2017 kommer fokus vara på stärkt sammanhållning samt den fortsatta utvecklingen av nätverkets funktion som en plattform för informations- och erfarenhetsutbyte samt kompetensutveckling. Under 2016 anordnas fyra brett sammankallande nätverksträffar, varav ett
3 internat. Ambitionen är även att främja och stötta mindre tematiska träffar i samarrangemang med kommunerna om detta skulle efterfrågas. Fokus kommer också att vara på styrgruppens viktiga roll som länken till det utvecklingsarbete som bedrivs i de fyra hörnen. Styrgruppens uppgift är att följa Brysselkontorets arbete, att fatta inriktningsbeslut samt att identifiera tematiska prioriteringar som kommunerna kan samverka kring. Ur styrgruppen har en Arbetsgrupp bildats, som har till uppgift att vara ett mer operativt stöd för verksamheten. Gruppen har träffats på behovsbasis. Under 2016 kommer de två grupperna att mötas samlat efter beslut i Styrgruppen. Detta för att Styrgruppen ska fungera mer operativt samt sammanträda mer frekvent under 2016. Under 2016 kommer Styrgruppen att ha en fortsatt viktig roll i att utreda projektsatsningen i en Brysselrepresentation samt i beredningen av beslutsunderlag och förslag att skickas till Kommunförbundet Skånes styrelse i oktober/november 2016 för beslut innan årsskiftet 2016-2017. Inriktning & aktiviteter 1. Stöd i projektutveckling och bevakning av EU:s fonder och program Uppdraget innebär följande: Bevakning av relevanta program i Bryssel, Aktiv konkret rådgivning inför projektutveckling/partnersök, Etablera & förmedla kontakter i Bryssel. Aktiviteter under 2016-2017 Utarbeta modell för aktiv projektrådgivning samt riktlinjer för kommunernas agerande. Arrangera events/konferenser 2016 i Bryssel som lyfter kommunala intressen (Open Days 2016 samt inom ramen för SVEREG Sammanhållningspolitiken 2021-2028) Genomföra träffar i Brysselnätverket 4 gånger/år. Dessa ska vara brett sammankallande (tematiska träffar, ett internat varje år, erfarenhetsutbyte), utifrån efterfrågan ska nätverket även kunna användas för mindre tematiska träffar i samarrangemang med kommunerna. Stöd i EPA-arbetet med fokus på finansieringsmöjligheter i de Brysselbaserade programmen (EPA-arbetet bedrivs dock främst av Kommunförbundet Skånes EU-samordnare). Speciellt fokus på kommunernas möjligheter inom de Brysselbaserade Sektorsprogrammen samt HORISONT 2020. Erbjuda information kring passande EU-program samt inspirera genom att höja goda lokala exempel i våra olika forum (Brysselnätverk, Nyhetsbrev, hemsida). Utarbeta loggbok för all projektrådgivning (att användas i utvärderingssyfte). Erbjuda kompetensutveckling vid behov. 2. Servicefunktion Uppdraget innebär följande: Vara behjälplig vid studiebesök i Bryssel, Förmedla och etablera kontakter, Förankra kontorets verksamhet i kommunerna och inspirera det lokala EU-arbetet, Vara behjälplig vid event i Bryssel/Skåne.
4 Aktiviteter 2016-2017 Utarbeta mall/lista med exempel på intressanta aktörer utifrån specifika ämnesområden till studiebesök (denna publiceras på hemsidan). Främja fortsatt samarbete kring projektutveckling och transnationellt arbete med andra lokala/regionala aktörer (exempelvis SVEREG, Central Denmark EU-Office). Via Styrgruppen hitta kanaler ut till kommunerna för möten/träffar med fokus på EU, Styrgruppen ska här agera dörröppnande och sprida information genom relevanta nätverk. Marknadsföra Bryssel som mötesplats för kommunala event/möten med fokus på kommunal verksamhetsutveckling. I samarbete med kontoret i Lund anställa en praktikant på kontoret i Lund våren och hösten 2016. 3. Påverkansarbete/bevakning Uppdraget innebär följande: Bevakning i Bryssel (omvärldsbevakning för Styrgruppen och Brysselnätverket), Förankra kontorets verksamhet i kommunerna och inspirera det lokala EU-arbetet, Etablera och förmedla kontakter, Deltagande och uppsökande av relevanta nätverk. Aktiviteter 2016-2017 Inför varje styrgruppsmöte bereda en omvärldsbevakning som beskriver vilka frågor som är aktuella/ på väg att bli aktuella i EU. Marknadsföra Skånes kommuner som intressant samarbetspartners i Bryssel: delta i relevanta nätverk i Bryssel. Delta i och följa arbetet inom olika nätverk i Bryssel: ERRIN, ERLAI, EIP, SVEREG. Verka uppsökande av nya nätverk och plattformar för informations- och erfarenhetsutbyte av intresse för kommunerna. Etablerad och aktiv nyhetsförmedling (Twitter, Nyhetsbrev, mail, hemsida) Utifrån kommunala prioriteringar identifiera de 10-15 mest relevanta programmen att bevaka i Bryssel. 4. Utvärdering Enligt projektbeskrivningen sker inrättandet av en representation för Kommunförbundet Skåne och de skånska kommunerna i Bryssel på försök under fyra år. Ambitionen var inledningsvis att utvärdera verksamheten löpande i form av processutvärdering. Med hänsyn till projektets begränsade resurser och budget har frågan om utvärdering diskuterats i Brysselkontorets Styrgrupp, som då föreslog att upplägget ändras. I överensstämmelse med projektbeskrivningen för Brysselkontoret och beslut från Styrgruppen genomfördes våren 2015 en halvtidsutvärdering med hjälp av interna resurser i Kommunförbundet Skåne. Utvärderingen bestod av en kvalitativ som kvantitativ uppföljning och genomfördes av Lone Hylander, tidigare ansvarig för Brysselkontoret. En webbaserad enkät skickades ut till personer som varit i kontakt med Brysselkontoret, drygt 80 personer, en målgrupp som beslutades av Styrgruppen. Resultatet visade att fokus och prioriteringar för Brysselkontoret i perioden 2013-2015 stämmer bra överens med det uppdrag och de prioriteringar som finns beskrivna i projektbeskrivningen som ligger till grund för kontorets funktion och verksamhet.
5 Enligt tidigare förslag ska en kvantitativ och kvalitativ slututvärdering genomföras av extern utvärderare 2016-2017 då projekttiden går ut. I dagsläget saknas medel att genomföra detta vilket medför att upplägget ändras och förläggs internt. Konklusion och sammanfattning görs av Johanna Haward, ansvarig för Brysselkontoret. Den kvalitativa utvärderingen kommer att ta utgångspunkt i relevanta dokument med betydelse för Brysselkontorets funktion och arbete och förhålla det till genomförda aktiviteter och arbete på Brysselkontoret. Brysselkontorets operativa Styrgrupp kommer att ha en viktig roll i att utreda projektsatsningen i Bryssel samt i beredningen av beslutsunderlag och förslag att skickas till Kommunförbundet Skånes styrelse hösten 2016 för beslut innan årsskiftet 2016-2017. Den kvantitativa uppföljningen kommer att ske via en enkät som skickas till en målgrupp som Styrgruppen anser är relevant för detta. Målgruppen ska dock vara bredare än vid tidigare halvtidsutvärdering. Utvärderingen ska beakta den konkreta nyttan av Brysselkontoret med grund i den långsiktiga målsättningen att öka kommunernas nyttjande av de möjligheter som EUmedlemskapet erbjuder. Slutligen måste slututvärderingen även innehålla en framåtblickande del som berör frågan kring representationens fortlevnad, form och funktion. Grov tidsplan enligt nedan: Vinter 2015/2016: planera slututvärderingen i samråd med Styrgruppen (möte 1 december 2015 och 2 februari 2016). Vår 2016: den kvantitativa utvärderingen (enkätform) genomförs och går ut till av Styrgruppen valda målgrupper. Sommar 2016: resultat av enkäten bereds för beslutsunderlag och slututvärdering. Höst 2016: slutmaterial tas fram för beslut i Kommunförbundet Skånes styrelse om Brysselrepresentationens framtid. December 2016: beslut i Kommunförbundet Skånes styrelse.