Välkomna till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma IT-baserade funktioner och tjänster KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET

Det spelar ingen roll hur bra ett projekt är om det inte finns någon som kan, vill och är förberedd på att ta emot dess resultat.

Agenda 09.00 Välkomna och inledning Kamilla Petersson, Projektkontoret 09.10 GURIA - systemstöd för riskanalys, avvikelse- och incidenthantering. Projektledare Leif Bouvin 09.25 Ladok3 utveckling av vår utbildningsadministration och nästa generation av nationella systemet Ladok. Projektledare Barbro Carlsson 09.40 ReachMee nytt rekryteringsverktyg. Projektledare Roger Haglund 09:55 INU Infrastruktur för nätburen undervisning och blended learning. Projektledare Susanne Knutz, delprojektledare Bengt Petersson 10.10 Frågestund Fika, mingel och fler frågor

Projektkontorets uppdrag och mål Stödja, samordna, utveckla och granska de universitetsgemensamma utvecklingsprojekten. Stödjer och rapporterar till universitetsdirektören och till projektportföljledningen. Projektkontoret arbetar för att göra universitetets samlade projekthantering mer effektiv och strukturerad, öka verksamhetsnyttan av projekten samt höja projektmognaden inom organisationen.

Övriga universitetsgemensamma utvecklingsprojekt Retendo Academic (BPU) - Införande av ett IT-stöd för bemanning och individuell tjänstgöringsplanering PA2.0 Utveckling av arbetssätt inom personalområdet och byta av löne- och rekryteringssystem (inkl. ReachMee) UppDal Uppgradering av Datalagret för att göra uppgifterna mer lättillgängliga och skapa en modern plattform Förstudie webbprojekt Utreder förutsättningar och behov som råder gällande arbetssätt, organisation och teknisk plattform inför ett framtida webbutvecklingsprojekt FUBAS Bidrar till att synliggöra universitetets utbud av kurser på forskarnivå EVI Enkla Vägar In bidrar till att skapa en mer samlad hantering av service och support

Mer information om projekt och projektutbildningar Projektkatalogen http://www.medarbetarportalen.gu.se/projektkontoret/ Kontakta projektkontoret projektkontoret@gu.se Kontaktuppgifter idag via projektledarna

GURIA - systemstöd för riskanalys, avvikelse- och incidenthantering Projektledare Leif Bouvin

GURIA - GU Risk Incident Analys/Avvikelse Bakgrund Behov av samordning mellan säkerhet, arbetsmiljö och miljö. Återkommande avvikelse vid extern miljörevision. Uppgraderad till stor avvikelse i april 2012. Vision 2020, arbetsmiljö prioriteras. Lag- och uppföljningskrav

Syftet med ett systemstöd Rapportera och följa upp Göra det enklare att rapportera incidenter, tillbud, skador och avvikelser. Förenkla hanteringen av ovanstående. Effektivisera den centrala samordningen för att få fram en helhetsbild med kvalitet. Förebygga Förenkla arbetet med riskanalyser, riskbedömningar och SBA. Samla resultaten på samma ställe. Jämföra inrapporterade händelser och använda vid t. ex. riskanalyser. Göra det lättare att lämna förbättringsförslag avseende miljö.

Användare av systemet Alla medarbetare kan rapportera Studenter kommer att kunna rapportera med vissa begränsningar Personalhandläggare, kontaktperson säkerhet och miljörepresentanter på institution. Säkerhetssamordnare campus och miljösamordnare fakultet. Chefer i linjen. Centrala funktioner för säkerhet, arbetsmiljö och miljö.

Införande av avvikelse och incidenthantering Processen avvikelse och incidenthantering implementerad på hela GU april 2015 Student bedöms kunna implementeras under november 2015. Processen periodiska kontroller implementerad på hela GU juli 2015 Projektet överlämnas till förvaltning i november 2015

Periodiska kontroller Periodiska kontroller inom arbetsmiljöområdet Fysisk arbetsmiljörond Infoga andra risker/åtgärder till handlingsplan (förklaring) Årlig rapportering arbetsmiljö (utgör underlag för GU årsredovisning samt den årliga riskanalysen enligt FISK)

Periodiska kontroller Periodiska kontroller inom säkerhetsområdet Egenkontroll systematiskt brandskyddsarbete, SBA Egenkontroll säkerhet Årlig rapportering säkerhet (utgör underlag för GU årsredovisning samt den årliga riskanalysen enligt FISK) Periodiska kontroller inom miljöområdet Checklista lag efterlevnad Årlig rapportering miljö (utgör underlag för GU årsredovisning samt den årliga riskanalysen enligt FISK)

Kontaktuppgifter Systemförvaltare Huvudsystemförvaltare: Annhild Larsson Arbetsmiljö: Emil Grbic Säkerhet: Ann-Britt Hagman Miljö: Björn Magnusson Kontakta systemförvaltarna via guriaadmin@gu.se Rapportering och handläggning via Medarbetarportalen Verktyg GURIA Ingen extra inloggning!

Ladok3 - Utveckling av vår utbildningsadministration och nästa generation av det nationella systemet Ladok Projektledare Barbro Carlsson

LADOK3: BRA SERVICE FÖR STUDENTER OCH SMIDIG ADMINISTRATION FÖR MEDARBETARE PROJEKTKONTORETS INFORMATIONSDAG 151015, BARBRO CARLSSON, PROJEKTLEDARE

OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Ladok3: Snabbfakta om systemet Kommer att användas av 37 lärosäten och skolor Utvecklas nationellt, i nära samråd med representanter från lärosätenas verksamhet Stor tonvikt på användbarhet Följer vedertagen praxis för webbsystem Bättre stöd för programhantering Mer likartad hantering för grund/avancerad nivå och forskarnivå Möjliggör snabbare process för resultathantering

OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Varför byta system? Dagens Ladok bygger på en gammal teknisk plattform från 80-talet. Det går inte att lappa och laga längre Nya funktioner är svåra att utveckla i dagens Ladok Behovet för Ladok att utbyta information med andra lokala system är inte alltid genomförbara idag

Vad innebär Ladok3 för universitetets medarbetare? Smidig administration för medarbetare. Utvecklat med återkommande användbarhetstester ute på lärosätena Självinstruerande vyer Hjälp både i gränssnittet och via online-manualer Generellt tänk : lika hantering oavsett typ av utbildning Genvägar och kortkommandon för den vana Ladokanvändaren

Vad innebär Ladok3 för studenterna? Bra service för studenterna Uppdaterat gränssnitt Studenttjänsterna finns tillgängliga och anpassade till alla typer av enheter Snabb återkoppling av resultat Många lärosäten kommer att ha samma gränssnitt: lättare för mobila studenter

OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Gemensamt arbetssätt Tillsammans med representanter för olika roller tas gemensamma arbetssätt fram, som tar vara på de möjligheter som finns i Ladok3. Effekt: Smidigare studie/utbildningsadministration Ökad rättssäkerhet Ökad effektivitet

Dagens resultatprocess Skapa underlaglista (rättningsprotokoll) för betygsrapportering Underlagslista till rättande lärare Fylla i betyg på underlagslistan Underlagslista med ifyllda resultat till administratör Rapportera in resultat i Ladok Skriva ut arkivlista från Ladok Arkivlista till examinator Arkivlista till administratör Arkivlista till arkivarie Granska och underteckna arkivlista Definitivinläggning av resultat i Ladok Sätt signatur på färdig arkivlista Arkivera arkivlista Resultat offentliggjort

OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Så här ser det ut i Ladok idag

Resultatprocessen ur Ladok3-perspektiv Exempel på bemanning Görs av administratör eller lärare Förbereda resultatrapportering i Ladok Görs av administratör eller lärare Rapportera in betyg i Ladok Automatisk E-post till attestant Görs av examinator Granska och attestera betyg i Ladok Görs av arkivarie Skapa resultatverifikat i Ladok Verifikat arkiveras elektroniskt eller på papper Resultat offentliggjort

Demobild: Resultathantering februari 2016

Demobild: Ladok uppföljning i Ladok3

Demobild: Studenthantering

Information och utbildning Löpande information på projektets hemsida Informationsmöten Prova på-möten Tematräffar för olika yrkesroller Anpassad utbildning för olika roller Korta instruktionsfilmer för olika moment

När införs olika delar av systemet? Systemet införs i tre steg varav de två första fungerar parallellt med dagens Ladok: Steg 1, 2016, kvartal 1: Årsredovisning Steg 2, 2016, kvartal 1: Steg 3, 2017: Funktioner för Uppföljning och Funktioner för Resultatrapportering Ladok3 som helhet 2016: Resultatrapportering införs hos utvalda piloter. Mål: alla fakulteter ska ha minst en pilot igång. Innehåller en delmängd av de funktioner som sedan kommer att finnas i slutversionen. 2017: Vid totalinförandet 2017 kommer dagens Ladok att stängas ner och överföring av all data görs till Ladok3. Därefter öppnas systemet igen och alla arbetar i Ladok3.

Inför leveransen av steg 2, Funktioner för Resultatrapportering Informations- och prova på-möten: December 2015 Vintern/våren 2016 Inbjudan kommer inom kort

Sammanfattning: Målen för projektet Bra service för studenter Smidig administration för medarbetare

OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Kontakt Barbro Carlsson Projektledare barbro.carlsson@gu.se 0703-79 02 54 Gun Wallius Delprojektledare Införande i verksamheten gun.wallius@gu.se 031-786 1032 Anders Ideskog Delprojektledare Verksamhetsutveckling anders.ideskog@gu.se 031-786 1730 Projekthemsida: http://medarbetarportalen.gu.se/ladok3

ReachMee nytt rekryteringsverktyg Projektledare Roger Haglund

NYTT REKRYTERINGSVERKTYG VID GÖTEBORGS UNIVERSITET PERSONALENHETEN ROGER HAGLUND 2015-10-15

Bakgrund Projektet ReachMee lever inom ramen för Projektet PA 2.0 Ändrat ramavtal om PA-system (Ekonomistyrningsverket): Palasso avvecklas och Primula införs I ramavtalet ligger även ReachMee som rekryteringsverktyg Vi tecknar avtal med Statens servicecenter dvs vi blir kunder hos Statens servicecenter som levererar tjänsterna Primula och ReachMee.

Varför ReachMee? Komponent (bonus) i ramavtalet om PA-system (Primula) Professionellt och driftsäkert rekryteringsverktyg Stöd för förbättrade processer/arbetssätt inom bl.a. kompetensbaserad rekryteringsmetodik Användarvänligt och intuitivt system Ger ett naturligt flöde till vårt nya lönesystem (Primula).

Effektmål Användarvänlighet och enkelhet (för både rekryterare och sökande!) Minskad sårbarhet och större potential för utveckling genom större och bredare leverantör Elektronisk ärendehantering (hela processen i ReachMee) Stöd för kompetensbaserad rekrytering Automatisering av flöden: - Arbetsförmedlingens platsbank - Euraxess - Nowa Kommunikation - Webbpublicering - Diarieföring

Kunder inom högskolan Stockholms universitet Chalmers Linköpings universitet Örebro universitet Linnéuniversitetet Luleå tekniska högskola Högskola Borås Högskolan Dalarna Konstfack

Hur sker övergången? Börjar köra skarpt för alla nya externrekryteringar under våren 2016 (prel 1 mars) Parallellt ha kvar E-REK under 2016 för de externrekryteringar som inte är avslutade, samt de övriga anställningsärenden som hanterats i E-REK Så snart Primula går skarpt (prel 1 november) kommer kopplingen från ReachMee aktiveras samt E-REK avvecklas för hantering av övriga anställningsärenden (vilka därefter hanteras direkt i Primula). E-REK stängs 2016-12-31

Kravspec. Dnr Annons Urval Beslut Exp. Arkivering Primula PA

Vad händer nu? Projektgrupp utsedd - Ralph Heiefort NatFak (koppling till Chalmers) - Åsa Carlström SA (koppling till SU) - Camilla Ljung KonstFak (tidigare SamFak) - Ann-Britt Karlsson IT-fakulteten (koppling till Chalmers) - Anna Skanse Bråse SamFak (tidigare SA) - Lena Karlsson GF (tidigare UB och SamFak) Definiera GU:s roller/behörigheter Skapa stödmallar och rutiner

Vad händer nu? Bygga integrationer - Diariet - Webben (Lediga anställningar) - Arbetsförmedlingens platsbank - Euraxess platsbank - Nowa Kommunikation (annan annonsering) - Primula för att trigga anställning Planera utbildningsinsatser på GU Skapa SLA med SSC - Service Level Agreement med Statens Servicecenter Hjälpa SSC att sätta upp ReachMee som tjänst för statliga myndigheter

Kontaktuppgifter Roger Haglund Projektledare, personalenheten Roger.Haglund@gu.se // 031-786 53 27 Kristina Durgé personalenheten Kristina.Durge@gu.se // 031-786 41 53

INU Infrastruktur för nätburen undervisning och blended learning Projektledare Susanne Knutz Delprojektledare Bengt Petersson

INU-projektet ALC Active Learning Classroom

Vision 2020 Utbildning som förnyar Pedagogisk excellens Stimulera utveckling av goda pedagogiska miljöer

Universitetsledningens prioritering 2015-2017 Ha etablerat Vision 2020 och pedagogisk excellens och ett universitetsgemensamt pedagogiskt idéprogram. Ha en infrastruktur som stödjer utbildning som bygger på blended learning. Webbplats: http://medarbetarportalen.gu.se/organisation/universitetetsorganisation/universitetsgemensamma-organ/utbildningsnamnden Hämta dokument: http://medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1521/1521857_universitetsledningenshandlings--och-verksamhetsplan-2015-17.pdf

Utbildningsnämnden och PIL-enheten Enheten för pedagogisk utveckling och interaktivt lärande (PIL) är inrättad under Utbildningsnämnden. PIL-enhetens uppdrag är att bistå med pedagogiskt utvecklingsarbete på den universitetsgemensamma nivån. PIL:s verksamhet preciseras i en verksamhetsplan som årligen fastställs av nämnden.

Policy för pedagogisk utveckling Policyn definierar universitetets mål och inriktning för det pedagogiska utvecklingsarbetet. Målen ska nås dels genom styrning med handlingsoch verksamhetsplaner, dels genom vägledning med ett pedagogiskt idéprogram. Webbplats: http://medarbetarportalen.gu.se/styrdokument/utbildning Hämta dokument: http://pil.gu.se/digitalassets/1544/1544806_policy-for-pedagogisk-utveckling- 150928.pdf

Pedagogiskt idéprogram vid Göteborgs universitet Webbplats: http://pil.gu.se/resurser/pedagogiskt-ideprogram Hämta dokument: http://pil.gu.se/digitalassets/1544/1544787_pedagogiskt-ideprogram-151001.pdf

Idéprogrammet beskriver förväntningar på universitet som lärmiljö Studentens lärande i centrum Rummet för lärande Akademiskt lärarskap och kollegialt samarbete Utbildningsorganisation, administration och ledning Studentansvar

Rummet för lärande Lärare ska kunna variera sin undervisning utifrån pedagogiska överväganden. Rummets utformning är en viktig förutsättning för undervisning och studenters lärande. Rum för aktivt lärande - ALC

ALC vad är det?

Vi prövar en lärosal enligt ALC-konceptet Plats: Pedagogen, A-huset, plan 1, sal A1:119 Lokalen: ca 100 m 2, nätverksgolv, inga fönster Studentplatser: 36 stolar, 6 pelarbord AV-utrustning: Whiteboard och 65 bildskärm/ bord Datorer: Studenterna får ta med egen dator (BYOD)

Vi prövar en lärosal enligt ALC-konceptet

Tidplan m.m Salen färdigställd vid årsskiftet 2015/16 Testperiod och demonstration under våren 2016 Workshoppar om aktivt lärande från PIL-enheten Uppföljning och erfarenhetsspridning under hösten 2016 Övergår till förvaltning vid årsskiftet 2016/17

Kontakt Susanne Knutz Projektledare susanne.knutz@gu.se 0703 42 00 03 Bengt Petersson Delprojektledare ALC bengt.petersson@gu.se 031-786 2129 Projekthemsida: http://pil.gu.se/projekt/infrastruktur-for-natburen-undervisning

Frågor? Fika, mingel och fler frågor