Hur WorkMap metodik stärker ditt koncept och ger medarbetarna manualer som är lättare att följa Casestudiens fokus Fördelar med att använda WorkMap TM - metodik för att förbättra överensstämmelse med koncept. I stället för att förlita sig på tunglästa textmanualer som samlar damm i en bokhylla eller ligger utspridda på en filserver har Chainformation utvecklat WorkMap, en metodik som resulterar i bättre manualer som kräver mindre administration och ger högre värde till en lägre kostnad. Denna studie ger en överblick av hur WorkMap -manualer utformas, skrivs och används i kedjans dagliga drift. Översikt Vår franchisemanual är ett ständigt problem ingen som läser dem och tidskrävande att uppdatera Låter det bekant? Du är inte ensam. Var 8:e minut startas en ny franchiseverksamhet någonstans i världen och uppskattningsvis hälften av all affärsverksamhet ingår i en kedja eller ett franchisekoncept. Vad är deras gemensamma nämnare? Att medarbetare har tillgång till arbetsmanualer med tydliga processer och riktlinjer. Oavsett om det är för att säkerställa att lagar följs, att varumärket efterlevs eller att ge riktlinjer för den dagliga verksamheten, så är manualer ett nödvändigt ont för verksamheter med flera enheter. Utan manual är det mer eller mindre omöjligt att växa utan att ditt koncept på sikt urvattnas. Med andra ord, manualen är essensen av en kedjas affärskoncept. Manualer framtagna med WorkMap är lättlästa och enkla att tillämpa på arbetsplatsen. Manualen ligger tillgänglig via CCM Franchise Software, ett kraftfullt och specialutvecklat intranät som medarbetare kan nå direkt via en webläsare. Chainformation uppskattar att manualer framtagna med WorkMap kan förbättra arbetsplatseffektiviteten i en kedja med upp till 50%. Metodiken bygger på decennier av kombinerad erfarenhet från arbete med kedjor som till exempel Wayne s Coffee, ICEBAR by ICEHOTEL, O Learys och Colorama. Affärsutmaning De flesta aktörer inom franchise skulle hålla med om att tillväxt är en strategisk nödvändighet, men att växa från en enskild butik till en centralt koordinerad kedja med flera enheter sker inte smärtfritt. Att styra sitt koncept från huvudkontoret kan vara oerhört svårt. I decennier har kedjor förlitat sig på att producera tryckta driftsanvisningar, även kallade franchisemanualer eller arbetsmanualer, för att säkerställa att arbetet ute i kedjan bedrivs enligt specifika och gemensamma instruktioner och riktlinjer. 1
Det är här som Chainformation och WorkMap kommer in i bilden. Utformad för att ersätta den tryckta manualen. I ständigt behov av uppdatering, tryckt på papper och distribuerad med vanlig post, har produktionen av manualer tagit upp både tid och pengar som kunde läggas på andra aktiviteter. Manualer och handböcker är dock nödvändiga för att överhuvudtaget få bedriva franchising från start. Det är ingen hemlighet att utvecklingen av franchisemanualer är en lönsam affär. En sökning på Google efter termen franchise manual ger 13.7 miljoner träffar. Franchisekonsulter, skribenter och självutnämnda experter står på kö för att erbjuda vad de utlovar vara den perfekta manualen. De tar också generöst betalt. Det är inte ovanligt att en komplett franchisemanual kostar 130,000 SEK och uppåt. Och det är bara toppen på isberget. När manualen väl är skriven väljer många att få manualen tryckt och skickad via post till sina enheter. Än vanligare idag är att man konverterar och lägger dokumenten på en gemensam server eller en typ av molntjänst men där saknas ofta vettiga strukturer och åtkomstbehörigheter vilket gör det svårt att hitta och navigera. Då manualer skall spegla verksamheten är de i ständigt behov av uppdatering. Så snart en specifik arbetsinstruktion behöver ändras eller uppdateras måste någon skriva om instruktionen, få den tryckt och distribuerad eller uppladdad. Risken är stor att man helt plötsligt sitter med olika versioner i olika miljöer. Såvida du inte har råd att anlita en konsult som kan stötta arbetet i tid och otid, faller även denna uppgift i dina händer. I ärlighetens namn är många av de franchisemanualer som konsulter erbjuder baserade på allmänt tillgängliga mallar och varken anpassade till den specifika kedjan eller dess problem. Så om man nu betalar skyhögt för att någon ska göra Sök & ersätt av ett namn i en Word-mall, vad får man egentligen för pengarna? Av detta skäl börjar många kedjor att komma till insikt att bättre resultat, effektivitet och kostnadsbesparing måste uppnås genom att implementera moderna och effektiva stödsystem där handböcker skapas och levereras med precision. Hur vi kan hjälpa till GFör att komma ifrån allt besvär med tryckta manualer kan det verka frestande att konvertera allt till PDF och förlita sig på Microsoft SharePoint, Google Docs eller Dropbox för delad lagring och åtkomst. På detta sett får butikerna ett bibliotek med mappar från vilka de kan hämta filer. En delad mapp är dock knappast det mest optimala sättet att jobba elektroniskt. SharePoint och Google Drive, till exempel, kräver omfattande kundanpassning för att fungera på ett sätt som passar en typisk franchisekedja. Konsulter för detta är allmänt tillgängliga men också dyra och de förstår sällan en kedjas specifika verksamhetsbehov. Viktigast av allt: att konvertera en manual till PDF gör inte livet lättare på något sätt för medarbetarna. Det enda man åstadkommit genom att använda sig av en PDF-manual, är att konvertera ett redan existerande problem till ett nytt medium; du har fortfarande en krångligt utformad manual som ingen läser. Det är här som Chainformation och WorkMap kommer in i bilden. Utformad för att ersätta den tryckta manualen visar WorkMap tydligt olika arbetsflöden och vad som krävs för att utföra ett tillfredställande arbete. Ännu viktigare är att WorkMap -processen hjälper till att säkerställa att rätt person 2
enkelt kan nå rätt information för varje situation. Figur 1: Här illustreras hur Chainformation använder WorkMap för att kartlägga processflöden och arbetsmoment hos en kedja. Detta åstadkoms genom att tillämpa ett tillvägagångssätt som bygger på från uppkomst till utfall för varje arbetsprocess i verksamheten. Utifrån detta skapas en lättöverskådlig trädstruktur för alla arbetsflöden. Här följer de tre viktigaste stegen hur man gör: 1. Identifiera dina kärnprocesser Chainformation arbetar tillsammans med kunden för att utforska generella arbetsmoment, identifiera kärnprocesser, nuvarande problem och grundorsaker. Följande nyckelområden undersöks på djupet och läggs in i WorkMap : Mål, visioner och värdegrunder Franchise- och affärskoncept Kärnprocesser Roller och ansvar Felhantering och support Mallar och checklistor Hur den dagliga verksamheten bedrivs 2. WorkMap i arbete Chainformation engagerar därefter kunden i en djupgående studie som tar processen från uppkomst till utfall genom att bryta ner kärnprocessen i lagom stora bitar. Genom att använda en trädliknande navigeringsstruktur för varje kärnprocess skapar WorkMap ett flöde som påminner om hur filer arkiveras i en dator. Resultatet är en komplett översikt av processer med fyra viktiga fördelar: Ett mer strukturerat flöde för varje arbetsprocess som är lätt att följa Kopplar det dagliga arbetet till en logisk, snarare än en mall-driven, process Visar tydligt vilka kärnprocesser som är kopplade till olika roller samt vilka mål och kvalitetsmått som gäller. Hjälper medarbetarna förstå VARFÖR och HUR de ska fullgöra arbetsuppgifter med tillfredsställande resultat Figur 2: En komplett översikt av alla arbetsprocesser struktureras i en kundunik WorkMap vilket ligger till grund för arbetsinstruktionerna. 3
3. Från WorkMap till manual Så snart analysen av kärnprocesser är färdig och konverterad till WorkMap -struktur börjar Chainformation att utveckla manualen. Till skillnad från traditionella manualer som innehåller långa textbeskrivningar så är en manual framtagen enligt WorkMap kortfattad och direkt, och följer ett format som direkt återkopplar till den trädstruktur som togs fram under förstudien. WorkMap gör också att Chainformation kan reducera textmassan i en existerande manual med 35% 45%. Samtidigt uppskattar Chainformation att man kan öka användbarhet och fokus med lika mycket för sina kunder. Att tänka på: En typisk manual är oftast skriven med en språkstil och textmängd som kan vara svår för medarbetarna att förstå. En mer välskriven manual, kortfattad och tydlig, kommer i förlängningen att bidra till bättre arbetsresultat. Medarbetarna skall inte behöva tolka och värdera innehållet. I dess slutgiltiga form dokumenteras varje process/arbetsmoment med minsta möjliga text: Vad handlar den om (beskriver processen) Policy (varför är detta viktigt för oss) Regler (vilka regler ska följas kopplat till franchiseavtal) Ett väl utfört arbete (hur vet man om man lyckats, kvalitetsmått) Kom ihåg (viktigt att tänka på) Mitt ansvar (vilken roll/funktion) Mitt delegerade ansvar (vem mer) När ska jobbet göras (timing, periodicitet) Vilka rutiner ingår i jobbet (steg-för-steg punktvisa arbetsmoment) Vilka dokument/hjälpmedel behöver jag? (checklista, verktyg etc.) Figur 3. Genom att använda WorkMap får personalen en manual som är lättläst och lätt att tillämpa Under framtagningen definieras dessutom framgångsindikatorer och kriterier för varje arbetsmoment. Detta avser att hjälpa kedjan att identifiera de mätningar som utgör det kvalitativa resultatet i varje arbetsprocess. Till exempel: håll butiken ren och snygg lämnar stort tolkningsutrymme för enskilda butiksinnehavare. Genom att koppla denna instruktion till en konceptuell standard eliminerar WorkMap i princip detta tolkningsutrymme, vilket i slutändan ger mer enhetligt utformade butiker. Ytterst kommer detta att hjälpa medarbetarna att göra vad som förväntas av dem med lätthet och enhetlighet. 4
Den verkliga styrkan hos WorkMap visar sig när den byggs in i Chainformations CCM Franchise Software. 4. WorkMap på arbetsplatsen Medarbetare som använt en gammaldags tryckt manual vet hur de ofta måste bläddra genom hundratals sidor för att hitta en särskild arbetsinstruktion för en specifik uppgift och roll. Den verkliga styrkan hos WorkMap visar sig när den byggs in i Chainformations CCM Franchise Software. Helt tillgänglig via en vanlig webbläsare lagras manualen i molnet och är helt rollbaserad ner på varje enskilt arbetsmoment. Till exempel så ser medarbetare som arbetar med personalfrågor de bitar som handlar om anställning och avsked. På samma sätt ser medarbetare i butiken arbetsinstruktioner som har att göra med öppning och stängning. Att koppla ihop olika dokument spelar också en viktig roll för ökad användbarhet. Till exempel så kan en medarbetare som läser instruktionen om prissättning samtidigt se relaterade beskrivningar för utrustning för prissättning och prislistor. Detta ger medarbetarna en mer komplett överblick. Vad är då den avsevärda skillnaden mellan en rollbaserad manual och en gammaldags tryckt variant? Med ett ord: effektivitet. Istället för att bläddra fram och tillbaka genom hundratals sidor av papper eller i PDF-format så hittar medarbetarna enkelt vad som behövs på kortare tid. Dina medarbetare behöver inte längre bedöma vad som är relevant för dem utan ser exakt vad de behöver se och vad som behöver utföras av dem. Genom att endast se relevant information skapas avsevärt mindre utrymme för feltolkningar och missförstånd (dvs. gäller detta mig? ) Fördefinierade kriterier och mätningar för varje roll hjälper till att avgöra vad som krävs för att göra ett väl utfört arbete måttet på ett bra jobb helt enkelt. Eftersom manualen är skriven enligt WorkMap -standard kommer den sammanfattande översikten att ge förbättrad läsbarhet och i slutänden bättre utförande. Det är ledningen som avgör vem i organisationen som får se vad. Detta görs under förstudien. Chainformations molnbaserade franchise software tar hand om resten. CCM Franchise Software gör dig också uppmärksam på om en butik eller enskild medarbetare har missat att läsa ett viktigt dokument. Systemet håller även reda på vad som har skrivits ut samt spärrar det som inte får skrivas ut. Värt att notera är att manualen dessutom enkelt kan uppdateras i realtid och att alla inblandade automatiskt får meddelanden om specifika uppdateringar och ändringar. Resultatet Under de senaste tolv åren har Chainformation utvecklat lösningar för konceptstyrning till några av Skandinaviens största butiker och kedjor, inklusive branschledare som IC Company, Colorama, O learys Sportsbar och Guldfynd. Under denna tid har Chainformation finslipat WorkMap metodiken så att den lätt kan appliceras hos kedjor av alla storlekar med kort startsträcka. En sådan kedja är ICEBAR by ICEHOTEL. Genom att byta från en tryckt manual till en online manual framtagen med WorkMap kunde ICEBAR by ICEHOTEL minska sitt 5
administrativa arbete med nära 80% samtidigt som man fick tillgång till arbetsflöden i realtid och en väsentligt förbättrad användarupplevelse. Enligt Dan Hollström, affärsutvecklingsdirektör på ICEBAR by ICEHOTEL: Vår dåvarande franchisemanual trycktes på papper skickades ut i pärmar till varje enhet. Att hålla manualen uppdaterad och hålla reda på vem som tagit del av vad, var extremt besvärligt och tidskrävande. Ofta hamnade franchisemanualen längst bak i ett skåp där den snart blev glömd och aldrig läst. Genom att gå över till en elektronisk manual med hjälp av Chainformation har vi äntligen en manual som kan läsas varsomhelst, närsomhelst. Andra kunder ser motsvarande resultat, med de omedelbara fördelar som kommer av att införa elektroniska och intelligenta manualer. Fullt molnbaserad och tillgänglig via en vanlig webbläsare kan CCM Franchise Software med tillhörande Workmap -manual införas på så kort tid som 4-6 veckor. När den väl har driftsatts motsvarar den löpande månadskostnaden inte mer än ett mobiltelefonabonnemang för varje enhet i kedjan. Viktiga fördelar med att använda WorkMap i franchiseföretag För ledningen Arbets- och driftsprocesser tillgängliga online utifrån medarbetarens roll och ansvar. Arbets- och driftsprocesser kan uppdateras i realtid och läsning kan spåras. Betydande tidsbesparingar för administration och uppdateringar jämfört med tryckta manualer. Medarbetare är rätt informerade, inte överinformerade. Ett franchisekoncept med vassa system och tydligt koncept attraherar rätt sorts franchisetagare. Förbättrad efterlevnad av konceptet inom hela organisationen För medarbetarna Omedelbar förståelse vilka arbetsuppgifter som ska utföras och VARFÖR Omedelbar förståelse HUR en arbetsuppgift ska lösas för att nå tillfredsställande resultat. Omedelbar förståelse av gällande regler och restriktioner Omedelbar förståelse vem som äger ansvaret för varje moment Omedelbar förståelse vem man ska rapportera till Omedelbar förståelse vilka verktyg som behövs för att lösa arbetsuppgiften Bättre användarupplevelse. För att få veta mer om WorkMap och franchiseprogramvaran CCM, vänligen besök. CHAINFORMATION Vi utrustar din franchisekedja med relevant och kritisk know-how. 6