Syfte, bakgrund och rapporteringsprocessen

1(11) SW E D I SH E N V IR O N M EN T A L P R OT E C T IO N AG E NC Y Häggbom, Jannica Tel: 010-698 1410 Jannica.Haggbom @naturvardsverket.se PM 2016-12-16 Ärendenr: NV-08533-15 Sammanställning av Frågor och svar från webbinariet 12 december 2016 inför rapporteringen av miljöledningsarbetet 2016 Innehåll Syfte, bakgrund och rapporteringsprocessen... 1 Vägledning Miljökrav i upphandling... 2 Vägledning Energianvändning... 4 Vägledning Tjänsteresor och transporter... 5 Vägledning Övriga delar... 6 Årlig uppföljning av miljökvalitetsmålen... 8 REMM resfria möten i myndigheter... 9 Syfte, bakgrund och rapporteringsprocessen 1. Hur kontrollerar jag vem som är registrerad som kontaktperson för vår myndighet? Hur byter man kontaktperson? Kontakta Jannica Häggbom för koll och eventuellt byte av myndighetens kontaktperson i Naturvårdsverkets rapporteringssystem. 2. Vad är det som händer den 9/1 exakt? Ett mailutskick med information inför att rapporteringssystemet öppnar 11/1. 3. Gäller samma datum dvs. 22 februari, för alla myndigheter att då senast ska årsredovisningen och miljöledningsrapporten lämnas till det departement myndigheten tillhör`? Enligt lagstiftningen är det 22 februari men stäm av med ansvarig för inlämning av myndighetens årsredovisning vilket datum som gäller för er myndighet. 4. Kan man börja registrera uppgifter i miljöledningsraporten, via webbgränssnittet och spara för att fortsätta vid ett senare tillfälle? Ja, från den 11 januari går det bra. B E SÖ K: ST O C K H O LM V ALH A L L AV ÄG E N 195 Ö ST E R SU N D F O R SK AR E N S V ÄG 5, HUS U B P O ST: 106 48 ST O C K HO LM TEL: 010-698 10 00 F AX: 010-698 16 00 E-POST: R E G IST R AT O R@NAT U RV AR D SV E R K E T.SE IN T E R N E T: WWW. N AT U R V AR D SV E R K E T.SE

NATURVÅRDSVERKET 2(11) Vägledning miljökrav i upphandling 5. Vad ingår i begreppet upphandling? I begreppet offentlig upphandling ingår alla varor och tjänster som en offentlig aktör köper. Det som ska ingå i rapporteringen är: Upphandlingar med avtal tecknade under 2016. Upphandling av egna ramavtal ingår inte. Avrop på statliga ramavtal som innehåller miljökrav och/eller där egna miljökrav ställts i avropet (alternativt beställningar på ramavtal om man har system för att ta fram den uppgiften). Avrop på egna ramavtal som innehåller miljökrav Direktupphandlingar (tas med om möjligt, uppgifter bör finnas för direktupphandlingar med dokumentationsplikt (>100 000 kr)) 6. Vem avgör när det är relevant att ställa miljökrav? Kan man ställa miljökrav vid konsultupphandlingar/konsulters resande? Det är den upphandlande myndigheten som avgör när det är relevant att ställa miljökrav. För att ett miljökrav ska vara proportionerligt ska det fylla ett syfte och vara knutet till kontraktsföremålet. Ska man göra en upphandling av tjänster bör först en bedömning göras om tjänstens utförande innebär någon miljöpåverkan. I vissa fall kan det vara relevant att ställa miljökrav, exempelvis vid transport-, städ- och bevakningstjänster, medan typiska intellektuella tjänster många gånger har en marginell direkt miljöpåverkan. 7. Framgår det tydligt på www.avropa.se (Statens inköpscentral på Kammarkollegiet) för vart och ett av ramavtalen huruvida miljökrav är ställda eller inte? Vore jättebra med en sammanställning tyckte flera av deltagarna. Vi tar med oss detta i kommunikationen med Kammarkollegiet. 8. Om man avropar från de statliga avtal är energikrav ställda då? Ramavtalen omfattar både tjänster och produkter. Generellt ska de innehålla Upphandlingsmyndighetens baskrav när det är relevant. Men detta är inte alltid fallet utan krav kan ställas vid förnyad konkurrensutsättning. Man ska egentligen gå igenom varje avtalsområde för at se om energikrav har ställts. Exempel på områden där krav ställs är o Förmånsbilar JA o Drivmedel JA o IT användarnära produkter exempel mindre bärbara datorer, AVprodukter, men ytterligare miljökrav finns i en kravkatalog som kan användas vid avrop. JA 9. Var hittar jag rättsfall och rättspraxis? Det finns flera olika databaser där man kan söka efter rättsfall. Fråga juristerna vad ni använder på er myndighet.

NATURVÅRDSVERKET 3(11) 10. Får stickprov göras, när man ska uppskatta värdet av direktupphandlingar? Ja, och då ska det beskrivas hur uppskattningen har gjorts i fältet 3.6 Hur är uppgifterna framtagna? 11. Hur ska vi räkna på våra egna avtal när kostnaderna kommer vid avrop, ofta har vi ju ett uppskattat värde av hela upphandlingen? Det uppskattade värdet av ett ramavtal ska inte registreras utan det faktiska avropade värdet ett visst år. 12. Det verkar spreta vad gäller uppföljning över upphandlingar/avrop. Finns det intentioner (och nytta) att ta fram ett system för detta? Varje myndighet har sina egna system för upphandling och beställningar. Det är ifrån dessa system underlaget till uppföljningen hämtas. Det innebär att det kan se lite olika ut. 13. Hur avgör man när man ska nöja sig med kraven ställda i ramavtalet och när man kan ställa krav utöver det? Finns det någon regel där? Det är myndigheten själv som avgör. Det kan bero på till exempel vilken ambitionsnivå man har, hur stort avrop man gör och vilka resurser man har. 14. I förordning 2009:1 om miljö- och säkerhetskrav så finns möjligheter till särskilda undantag, finns det någon "förteckning" eller liknande kring vad som kan vara relevanta undantag för miljökrav gällande miljöbil? Rapportering enligt förordning 2009:1 sker till Transportstyrelsen, så frågan bör ställas dit.

NATURVÅRDSVERKET 4(11) Vägledning Energianvändning 15. Vad är Atemp och vad avses med verksamhetsel i lokaler? Atemp är ett mått är ett som omfattar all yta i byggnaden som är uppvärmd till minst 10 grader, dock ej ytor som är varmgarage. Är lager likställt med förråd och arkiv? Ja, lager kan liknas vid förråd och arkiv. Konferenslokaler? Ja, förutsatt att dessa används i/för verksamheten. Verksamhetsel är elen som används för verksamheten exempelvis el till datorer, skärmar, kopiatorer men oftast inte exempelvis ventilation, pumpar osv. (detta dock beroende av verksamhetens art). 16. Vi får en klumpsumma gällande energianvändningen (fastighetsel och verksamhetsel), ska vi själva göra en uppdelning? Om det inte går var ska vi då registrera klumpsumman? Ni kan själva uppskatta alternativt göra egna mätningar (vilket är bäst). Om ni väljer att lägga en all energianvändning på i en av kategorierna får ni gärna redovisa i tillhörande fritextfält att ni inte gjort någon uppdelning. Det finns inget generellt krav på att fastighetsägaren fastighetsägare ska kunna särredovisa verksamhetsel och fastighetsel. Detta måste specificeras i avtalet med fastighetsägaren. 17. Vi har grön el som ingår i hyran men har inte ställt krav = 0 poäng? Om det inte regleras i exempelvis grönt hyresavtal eller liknande har ju inte krav ställts och ni kan inte redovisa att krav ställts vilket ger 0 poäng. Ni får gärna beskriva i tillhörande fritextfält att så är fallet. 18. Kan energieffektiva åtgärder redovisas? Ja, det går alltid att i fritext skriva om goda exempel som har genomförts under året. 19. Har ni på naturvårdsverket tankar kring om det är vi på länsstyrelserna eller ni på naturvårdsverket som ska redovisa verksamhetsel respektive fastighetsel från statliga naturum/ nationalparker? Det är länsstyrelserna som ska redovisa verksamhetsel och fastighetsel/värme/ kyla för de fastigheter ni sköter för Naturvårdsverkets räkning. Börja i tid med insamling av dessa uppgifter eftersom det kan ta tid att få in dem och de kan kräva en viss bearbetning. Notera i fritextsfältet om siffrorna skiljer sig från tidigare år. 20. Om fastighetsägaren har installerat solceller på vår begäran räknas det som om vi producerar egen el då eller ej? Om man som hyresgäst får ta del av elen och också varit med och fått till lösningen bör det kunna räknas. Ange gärna i fritext att det är fastighetsägarens installation men att ni varit med och påverkat processen. 21. Ställer ni några krav på Akademiska hus som statligt bolag också? Akademiska hus har ju krav på sig via exempelvis Lagen om energikartläggning i Stora företag, men de omfattas ju inte av miljöledning i staten

NATURVÅRDSVERKET 5(11) Vägledning - Tjänsteresor och transporter Frågor och svar kring redovisning av antal resor, som är nytt för i år, finns under avsnittet REMM resfria möten i myndigheter, sidan 9. 22. Ska koldioxidutsläpp för flygbussresor redovisas? Om man har möjlighet att ta med flygbussresor så är det bra men för de flesta är det svårt att få fram dessa uppgifter. 23. Vi bedriver även skogsbruk - ska entreprenörernas förbrukning räknas med? Ska även utsläpp från anlitade konsulters bilkörning etc. räknas in? Ja, om det är möjligt. För att underlätta statistikinsamlingen bör detta specificeras i avtal med entreprenörer/konsulter. 24. Räknas all CO2, eller bara den som med fossilt ursprung Beräkning av koldioxidutsläpp från tjänsteresor och övrig bränsleanvändning schablonmall (xls, 121 kb) I en promemoria beskrivs tillvägagångssätt vid översynen av emissinsfaktorerna, som genomfördes i slutet av 2015/början av 2016, och metadata till framtagna emissionsfaktorer. Reviderade emissionsfaktorer för koldioxidutsläpp och metadata (pdf 532 kb) 25. Kommer Naturvårdsverket anpassa schablonmallen för beräkning av koldioxidustläpp så att den bättre stämmer överens med webbformuläret? (uppdelning 50 mil över under 50 mil och utrikes /inrikes sammanslås... blir inte helt lätt mot er svarsmall i webbformuläret) Tar med oss frågan. 26. Naturvårdsverket ändrade CO2 emissionsfaktor förra året vilket gör/gjorde att CO2 utsläppen inte går att följa över tid hur tänkte ni? Syftet med att uppdatera emissionsfaktorerna var att det var många år sedan de togs fram och de behövde ses över som en kvalitetssäkring av att de stämde överens med de som bl.a. ligger till grund för beräkning av Sveriges utsläpp av koldioxid. Vi får kommentera i redovisningen till regeringen när sådana revideringar genomförs som kan påverka jämförbarheten med tidigare år. 27. Har Naturvårdsverket (eller annan deltagare här) ngn info/underlag kring klimatkompensering i myndigheter? Vilka regler gäller, vilka exempel finns? Det är tillåtet att klimatkompensera och det är upp till varje myndighet att avgöra om man ska göra det. Endast resor som inte ingår i EU:s handelssystem för utsläppsrätter ska i så fall omfattas.

NATURVÅRDSVERKET 6(11) Vägledning - Övriga delar 28. Om fälten i webbformuläret inte räcker till att skriva i kan man hänvisa till bilagor? När det gäller den indirekta miljöpåverkan, kan man hänvisa till texter i årsredovisningen så att man inte behöver redovisa dubbelt? Nej, alla uppgifter som ska rapporteras enligt bilagan till miljöledningsförordningen ska registreras i webbformulärets svarsfält och ingå i den miljöledningsrapport som genereras ur systemet. 29. Kan ni ge bra exempel på mätbara mål för upphandling när miljökrav ska ställas där det är relevant? Mätbarheten uttrycks ofta i procent. En myndighet kan ha som målsättning att öka andelen upphandlingar med miljökrav med t.ex. 10 % av totala antalet upphandlingar (där det är relevant att ställa miljökrav). 30. Om man inte har årliga mål utan mer långsiktiga mål dvs t.ex. 3-åriga mål, får man sämre bedömning då? Inte per automatik men det försvårar för myndigheten att beskriva måluppfyllelsen vilket kan påverka poängbedömningen. 31. Kommer det i år att ställas en fråga om miljörevision har genomförts på myndigheten? Nej, men Naturvårdsverket har i redovisningen till regeringen av 2015 års miljöledningsarbete lämnat ett förbättringsförslag om att komplettera nuvarande redovisning enligt miljöledningsförordningen, bilaga 1, med vissa delar bl.a. om interna miljörevisioner har genomförts. 32. Kan universitet och högskolor ha en betydande indirekt miljöpåverkan (forskning och undervisning) som utgör grund för certifiering enligt 3 miljöledningsförordningen? Ja, de kan ha betydande indirekt miljöpåverkan. 33. Vad är fördelen med EMAS vs. ISO? Varför ges 3 poäng till ISO och EMAS men bara 2 poäng för ISO? EMAS går längre än ISO 14001 EMAS kräver att en miljöutredning genomförs för att identifiera verksamhetens direkta och indirekta miljöaspekter. Genom att EMAS använder sig av SRD:er (sektorspecifika referensdokument, t.ex. inom avfall) med nivåer för en viss miljöprestanda, så ställer detta större krav på verksamhetens miljöarbete vilket ger bättre resultat. För att kunna skapa en öppen dialog och ökad trovärdighet ska organisationerna publicera en årlig miljöredovisning där de kommunicerar sin miljöprestanda. Kraven på extern kommunikation går längre än de som ställs enligt ISO 14001. De behöriga registerorganen (Naturvårdsverket) fungerar som ytterligare en kontrolinstans i och med att de ska godkänna registreringarna. Hårdare kontroll av lagefterlevnad.

NATURVÅRDSVERKET 7(11) http://naturvardsverket.se/emas http://ec.europa.eu/environment/emas/join_emas/emas_iso_14001_en.htm http://ec.europa.eu/environment/emas/pdf/other/emas_general_presentation_2 014.pdf Vid frågor kontakta anna.sundberg@naturvardsverket.se 34. Jordbruksverket är ISO 14001-certifierat OCH miljödiplomerat (vi finns på flera orter). Vilket alternativ ska vi fylla i formuläret? Registrera att ni är ISO-certifierade och på inlämningssidan i webbformuläret, i fältet Ange kommentarer till Naturvårdsverket förtydligar ni att ni både är ISOcertifierade och miljödiplomerade samt anger vilken del av organisationen som är ISO-certifierad. 35. Ni har presenterat vissa rapporteringsfrågor i dag som är nya för i år. Vad är skillnaden mellan att lägga till dem och att ta med nya frågor kring de förbättringsområden ni har identifierat, t.ex. miljörevision? De nya frågor som vi har presenterat i år är frivilliga frågor, i övrigt är det preciseringar av några frågor som är obligatoriska utifrån bilagan till miljöledningsförordningen. Frågan om miljörevision föreslår vi ska införas i bilagan till förordningen och vara obligatorisk. 36. Skulle vara bra om det här rapporteringssystemet kunde ange rubrikerna på samma sätt som de sedan formuleras i utskriven version. Även vissa tecken blir märkliga och funkar i rapporteringssystemet, men sedan inte i utskriften. Målsättningen är att rubriker och frågor i webbformuläret och den genererade rapporten ska överensstämma. 37. Hur många myndigheter och organisationer är EMAS certifierade? Bland miljöledningsmyndigheterna är 40 stycken certifierade enligt ISO 14001 och 2 är EMAS-registrerade. 38. Finns webb-formuläret för miljöledningsredovisningen tillgänglig som pdf/word eller liknande, innan den januari? En tom rapport önskas. En tom rapport läggs ut på Naturvårdsverkets hemsida vecka 51.

NATURVÅRDSVERKET 8(11) Årlig uppföljning av miljökvalitetsmålen 39. Hur ser kopplingen ut mellan uppföljning av de nationella miljökvalitetsmålen och uppföljningen av arbetet med Agenda 2030. Vi har fått in i vårt regleringsbrev att vi ska redovisa arbetet mot Agenda 2030? Vi och regeringen ser uppföljningen av miljömålen som en del av uppföljningen av hållbarhetsmålen i Agenda 2030. Vi kommer i den rapport som vi lämnar till regeringen i mars 2017 att relatera de åtgärder som redovisas där till mål och delmål i Agenda 2030. Vi genomförde, tillsammans med de sju andra miljömålsmyndigheterna, ett regeringsuppdrag i somras där vi visade på kopplingen mellan hållbarhetsmålen och miljömålen. En slutsats var att vi genom miljömålsuppföljningen följer upp den ekologiska dimensionen av hållbarhetsmålen. 40. Tips för årlig uppföljning av miljökvalitetsmålen? Vi tar gärna emot tips på åtgärder som myndigheterna vidtagit under 2016 som kan spegla omställningen av samhället för att nå miljökvalitetsmålen och generationsmålet. I första hand är det troligen åtgärder med indirekt miljöpåverkan som är mest intressanta. Till exempel åtgärder som lett till energieffektiviseringar eller forskning och undervisning som ger bättre förutsättningar för samhällsomställningen. eller åtgärder som kan bidra till att minska miljöpåverkan i andra länder, eller Ta gärna kontakt med Hans Wrådhe (hans.wradhe@naturvårdsverket.se) om ni har tips.

NATURVÅRDSVERKET 9(11) REMM resfria möten i myndigheter www.remm.se 41. Kommer det att ställas några obligatoriska krav på uppgifter om resfria möten i år eller kommer allt vara frivilligt precis som förra året? Poängsätts de frågor som ligger under fliken Frivilliga frågor och ingår därmed i rankingen? Nej, och i dagsläget finns inga planer på att de ska bli obligatoriska. De frivilliga frågorna ligger inte till grund för poängbedömning i rankingen. REMM: För de myndigheter som arbetar enligt REMM-metoden, så är rapporteringen av antal resfria möten till Naturvårdsverket en viktig del av uppföljningen. 42. Är det obligatoriskt att rapportera antal resor? Nej, men för att kunna följa upp antal resfria möten i relation till totala antalet resor har en kolumn lagts till i fråga 1.1 och 1.3 under Tjänsteresor och transporter. Vi är medvetna om att det kan vara svårt att samla in nya uppgifter retroaktivt för 2016. Gör så gott ni kan och redovisa det ni anser vara relevant. Lämna kommentarer i fritextfälten om registrerade eller utelämnade uppgifter. REMM: För de myndigheter som arbetar enligt REMM-metoden, så är rapporteringen av antal tjänsteresor en nödvändig del för att kunna beräkna andel resfria möten. 43. Hur ska man räkna fram antal resor? REMM: 1 resa = 1 resa i tjänsten tur och retur. Detta innebär att en resa med en eller flera mellanlandningar räknas som endast en resa. Transferresor (bil, buss, taxi) till och från en flygplats ska om möjligt räknas in som en del i resan. Gör skattningar om det inte går att få fram samlad statistik. Antal bilresor kan beräknas med hjälp av schablon utifrån bilresornas CO2- utsläpp: Flera deltagare kommenterade att det blir svårt att få fram uppgifterna t.ex. genomförs bilresor i vår kärnverksamhet (inspektion) och CO2 utsläpp från dessa redovisas. Men inspektionsresorna kan inte räknas in och jämföras med resfria möten. Så antaluppgiften (för bilresor) i förhållande till CO2 blir helt fel.

NATURVÅRDSVERKET 10(11) 44. I vilket fält ska antal flygresor redovisas? Antal flygresor redovisas i fältet flygresor över 50 mil (sällsynt att en flygresa t.o.r. är kortare än 50 mil). 45. Kan man inte få fram uppgiften så lämnar man blankt eller skriver in 0? Lägg in 0 i de fall inga resor har genomförts och lämna blankt i de fall uppgifterna inte går att få fram. Kommentera detta i fritextfältet. 46. Hur ska man räkna antal webbmöten? REMM: Använd helst data ur tekniska system. Ett möte rapporteras bara en gång, oberoende av antal deltagare. Om användningen levereras i minuter, använd en möteslängd på 1 timme/60 minuter som schablon för att beräkna antal möten. I Lync/Skype för företag kan mätningen av antalet flerpartssamtal Conference rapporteras in (inte peer to peer ). 47. Hur får man in bra statistik på telefonmöten? REMM: Be leverantören om data för antal flerpartsmöten (inte antal deltagare eller minuter). För telefoni via Skype för företag, se anvisning för webbmöten. 48. Hur mäter man antal resfria möten som folk deltagit i som är tex via explorer och inte via en klient? Förutsätter väl nån form av rapporteringsverktyg? REMM: Det är bara den som bjuder in till/är värd för mötet som registrerar och rapporterar in mötet, dvs den som har genererat och skickat ut länken (inte alla enskilda deltagare). 49. Vi finns på olika orter och har tex regelbundna enhetsmöten (via Skype). Ska man ta med sådana möten dvs inom organisationen som ett resfritt möte? REMM: Ja, även möten inom den egna organisationen ska räknas in. 50. Ett möte i konferensrum där hälften av deltagarna sitter fysiskt på plats och övriga hälften deltar via video på distans räknas detta som ett resefritt möte? REMM: Om det är en uppkoppling mot flera personer/orter så räknas det som ett resfritt möte. Om uppkoppling från ett konferensrum med flera personer mot endast en part gäller följande: om man har en uppkoppling via traditionell videokonferens (H.323 eller SIP) räknas mötet (om det är över 5 min) Om det är via telefon (tvåpartssamtal eller peer to peer ) räkas det inte Om det är en uppkoppling via webbmöte räknas det som ett resfritt möte, MEN Om det är ett samtal i Lync/Skype för företag (tvåpartssamtal eller peer to peer ) räkas det inte, se anmärkning för webbmöten.

NATURVÅRDSVERKET 11(11) 51. Ska resor räkas per person, tex om flera personer befinner sig i samma transportmedel? Om flera personer åker till samma destination med samma resemedel blir det en resa eller en för varje person? REMM: Det är antal fordonsresor och inte antal personer som rapporteras in. 52. Universitet och högskolors distansundervisning - hur redovisas den? Inkluderas studenternas icke resande? REMM: för rapporteringen av antalet resfria möten: det är bara de möten som är initierade av en anställd vid lärosätet som registreras. Syftet för mötet är inte avgörande.