Projektplan för Förvaltning av verksamhetsstöd i samarbete Uppdrag Länsrådsgrupp 6 har gett i uppdrag åt miljövårdsdirektörernas tillsynsgrupp att driva Miljösamverkan Sverige och att inom ramen för det arbeta fram olika handläggarstöd. Inför års verksamhetsplanering föreslog objektfamilj miljöskydd-vatten och miljömål-natur detta projekt om Förvaltning av verksamhetsstöd i samarbete. Styrgruppen valde att låta projektet ingå i förslaget till verksamhetsplan för. Förslaget fastställdes av styrgruppen den 20 november 2015 efter det att Miljönätverket och Länsrådsgrupp 6 getts möjlighet att lämna synpunkter. Bakgrund 2013 beslutade länsråden att länsstyrelserna gemensamt skulle tillämpa förvaltnings-/styrningsmodellen PM3. Modellen innebär att verksamhetsstöd, inklusive IT hanteras ur ett nationellt perspektiv. Syftet var exempelvis att effektivisera och ensa handläggning samt att förtydliga verksamhetens kravställningar på IT (som redan har en nationell organisation). Än så länge har IT-stöd prioriterats i arbetet, men även andra verksamhetsstöd omfattas av modellen. Inom Miljösamverkan Sverige har för övrigt en rad verksamhetsstöd utvecklats, men aktiv förvaltning av dem saknas i de flesta fall. Nu är PM3-modellen så gott som implementerad och miljöskydd, vatten och miljömål samt natur har etablerat separata så kallade förvaltningsobjekt. Etableringen innebär ett stort behov av en nationell struktur och nationellt samarbete för optimera nyttan med modellen. Ett konkret hjälpmedel för att bidra till en ändamålsenlig struktur är virtuella samarbetsytor. Andra behov som finns är att hitta lämpliga avgränsningar på ansvarsfördelningar och även skapa gemensamma definitioner på vissa begrepp. Syfte Syftet med projektet är att samordna, effektivisera och kommunicera förvaltningen av länsstyrelsernas verksamhetsstöd inom miljöskydd, natur och vatten. Syftet är även att utveckla praktiska lösningar för samarbetsytor på intranätet. Dessa ska användas för att effektivisera länsstyrelsernas gemensamma arbete inom i första hand tillsyn enligt miljöbalken.
Mål Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Projektfaddrar Ta fram förslag på praktiska lösningar för att underlätta och effektivisera arbetet med förvaltningen av verksamhetsstöd inom förvaltningsobjekten miljöskydd-vatten och miljömålnatur. Ta fram strukturer och mallar för huvudsamarbetsytor för förvaltningsområden och samarbetsytor för handläggarnätverk Praktiskt tillämpa framtagna strukturer för ett antal piloter Ta fram förslag på arbetsfördelning/finansiering mellan förvaltningsobjekten och verksamheten Underlätta kommunikationen mellan förvaltningsobjekten och verksamheterna. Miljösamverkan Sveriges styrgrupp Magnus Eklund, Länsstyrelsen i Örebro län Ulrika Samuelsson, Länsstyrelsen i Västra Götalands län Tomas Waara, Länsstyrelsen i Uppsala län Elisabet Ardö, Länsstyrelsen i Kronobergs län Märet Engström, Länsstyrelsen i Värmlands län Martin Påhlman, Naturvårdsverket (adjungerad) Teresia Persson, Jordbruksverket (adjungerad) Ann Lundström, Havs- och Vattenmyndigheten (adjungerad) Ingela Höök, projektledare för Miljösamverkan Sverige Jessica Ademark, Förvaltningsledare Natur, Länsstyrelsen Jönköping Magnus Nårdal, Förvaltningsledare Miljöskydd, Länsstyrelsen Västra Götaland Tobias Haag, Förvaltningsledare Vatten och miljömål, Länsstyrelsen Jönköping Carina Lif, Miljösamverkan Sverige Eventuellt tillkommer det personer som samordnar eller kommer att samordna samarbetsytor. Elisabet Ardö, Länsstyrelsen i Kronobergs län Ulrika Samuelsson, Länsstyrelsen i Västra Götalands län
Referensgrupp Henrick Blank, Objektsägare Natur, Länsstyrelsen Jönköping Annelie Johansson, Objektsägare Miljöskydd, Länsstyrelsen Skåne Niklas Holmgren, Objektsägare Vatten och miljömål, Länsstyrelsen Kalmar Tre miljövårdsdirektörer som inte ingår i de strategiska chefsgrupperna: Mauritz Sandholm, Natur, Länsstyrelsen Halland (bitr. miljövårdsdirektör) Henrik Frindberg, Miljöskydd, Länsstyrelsen Halland Sandra Brantebäck, Vatten, Länsstyrelsen Västra Götaland Avgränsningar Vi kommer inte att bygga alla samarbetsytor som på sikt behövs utan begränsa oss till att jobba med ett antal piloter under projektet. Kriterier för val av piloter har varit att de ska ha nära koppling till tillsyn det ska finnas piloter inom alla de tre förvaltningsobjekten Dessutom är två av piloterna samarbetsytor som byggt upp av Miljösamverkan Sverige i tidigare projekt: IED och artskydd. Inom projektet kommer vi att ha användning för en del befintliga e-postlistor för handläggarnätverk. Projektet avser emellertid inte att göra någon fullständig kartering av befintliga e-postlistor (vilket Miljösamverkan Sverige gjorde 2014 inom projektet Kartläggning av lst-handläggarnätverk miljöbalken ) eller att ge förslag på e-postlistor som kan tas bort. Kritiska framgångsfaktorer Utvärdering och förtydligande av när projektet är avslutat Nå acceptans hos miljönätverket. Att tekniken för samarbetsytor på intranätet fungerar som det är tänkt med extern åtkomst mm under projekttiden. Projektet är avslutat när det framtagna materialet är godkänt av styrgruppen samt finns tillgängligt på Miljösamverkan Sveriges webbplats. Innan dess ska materialet ha skickats på remiss till miljönätverket, berörda handläggare samt de centrala verk som står bakom Miljösamverkan Sverige. Slutrapport för utvärdering av projektets resultat ska tas fram.
Genomförande Tidplan Budget Vem tar hand om resultatet Dokumentation Ta fram en struktur för hur handläggarnätverken kopplar in mot förvaltningsorganisationen Förslag på process för att ta fram och förvalta nationella verksamhetsstöd/verksamhetskomponenter Uppdrag för handläggarnätverk Identifiera behov av handläggarnätverk Struktur och design av huvudsamarbetsytor för förvaltningsområden Struktur, design och placering av samarbetsytor för handläggarnätverk Jobba praktiskt med ett antal piloter Projektet pågår under tiden januari till årets slut. Projektledarens lön, kostnader för projektdeltagarnas resor och övernattningar finansieras genom projektmedel Projektdeltagarnas arbetstid bekostas av länsstyrelsegemensamma medel som ska användas inom förvaltningen. Preliminärt uppskattas den till 3 arbetsveckor per deltagare. Projektet görs i första hand för de tre förvaltningsobjektens organisationer. Resultatet av projektet kommer att göra nytta i verksamheterna ute i länen genom att på ett enklare sätt sprida information, skapa transparens och effektivisera arbetet inom objekten. Detta förväntas också bidra till en ökad ensning mellan länsstyrelsernas handläggning, bra förtroende och ytterst till att uppnå miljömålen. All dokumentation ska samlas på projektets grupparbetsplats. Alla checkar in och ut dokumenten vid arbete på grupparbetsplatsen. Versionshantering ska användas. Minnesanteckningar ska föras vid varje träff/möte. Mötesstruktur Bilagor Regelbundna projektgruppsträffar och lyncmöten ska hållas efter behov. 1. Kommunikationsplan 2. Tid- och aktivitetsplan
Kommunikationsplan BILAGA 1 Syfte med kommunikationen Målgrupp Kommunikationsmål gärna SMARTA Uppföljning av målen Valda kanaler för kommunikationen Tidplan Ansvar, ev kostnader Förankra projektet när projektplanen är godkänd av styrgruppen Bred information om att projektet startat Miljönätverk Relevanta myndigheter, t ex de centrala myndigheter som kommer att få åtkomst till de samarbetsytor vi kommer att arbeta med inom projektet Våra målgrupper vid länsstyrelserna har under våren fått information om projektgruppens pågående arbete. Våra målgrupper utanför länsstyrelserna har under våren fått information om projektgruppens pågående arbete. När och hur har information lämnats? När och hur har information lämnats? E-post eller via miljönätverkets samarbetsyta. E-post Telefon/lync Möten Mars-april Mars-april Ingela Ingela och de i projektgruppen som ansvarar för respektive pilot Visa på konkreta förslag från projektgruppen och hämta in synpunkter Kommunicera respektive pilotetablering Avstämningar Miljönätverk Miljönätverk, strategiska chefsgrupper och berörda handläggare Referensgrupp=objektsägare samt tre personer ur miljönätverket som inte ingår i de strategiska chefsgrupperna. Vi har visat och förankrat de förslag som projektgruppen tar fram samt gett utrymme för synpunkter Vi har visat och förankrat de förslag som projektgruppen tar fram samt gett utrymme för synpunkter Vi har visat och förankrat de förslag som projektgruppen tar fram samt gett utrymme för synpunkter Deltagande vid minst ett möte med miljönätverket under Varje pilotetablering ska kommuniceras Se till att regelbundna avstämningar görs Möten med miljönätverket E-post Lyncmöten med berörda strategiska chefsgrupper Möten via lync E-post Möten under Löpande under Inplaneras successivt under projektets gång Ingela samordnar, såväl projektledare som förvaltningsledare deltar Den som är ansvarig för respektive pilot Ingela ansvarar för att möten inplaneras, bl a i samband med ordinarie möten inom FO Marknadsföra och sprida projektresultat Miljönätverk, berörda handläggare Kommunicera slutresultatet av projektet Slutresultatet ska ha kommunicerats innan projektet avslutas Webbinarium E-post Novemberdecember Ingela samordnar, alla i gruppen deltar
Tid och aktivitetsplan BILAGA 2 Vad Kommentar När Vem Genomförande/aktiviteter A. Ta fram en struktur för hur handläggarnätverken kopplar in mot förvaltningsorganisationen. Bild/skiss, uppdrag och omfattning, ansvarsförhållanden (PM3 exkluderar emellertid fn verksamhetsfrågorna), finansiering. Förvaltningsprodukter och deras koppling till handläggarnätverk. Påbörjas i mars och beräknas vara färdigt under våren Magnus påbörjar, men alla förvaltningsledarna behöver göra bilder för sina respektive områden. Carina och Ingela finns med som stöd. B. Förslag på process för att ta fram och förvalta nationella verksamhetskomponenter. Den ideala bilden. Bild/skiss, ansvar, roller. April Jessica tar fram ett utkast, övriga i gruppen tycker till. C. Uppdrag för handläggarnätverk Ansvar, roller. Olika uppdrag för olika handläggarnätverk? Kan ge underlag för olika finansieringsnivåer, enklare översikt och beslutsunderlag för finansiering. Flera handläggarnätverk har egen finansiering och fungerar bra redan idag Hösten Finns ett förslag från Carina och Ingela som de går vidare med. Övriga i gruppen kommer med synpunkter och kompletterar. D. Identifiera behov av handläggarnätverk Var finns glappen? Vi har redan många handläggarnätverk, en del har dock sparsam aktivitet och kanske inte längre behövs. I andra fall saknas handläggarnätverk. Hösten Finns ett förslag från Carina och Ingela som de går vidare med. Övriga i gruppen kommer med synpunkter och kompletterar.
E. Struktur och design av huvudsamarbetsytor för förvaltningsområdena (FO) 1. FO natur 2. FO miljöskydd April-maj 1. Finns 2. Byggs upp av Magnus 3. FO vatten och miljömål 3. Byggs upp av Tobias F. Struktur, design och placering av samarbetsytor för handläggarnätverk Även tekniska förutsättningar, t ex flytt av material och nivå på åtkomst för externa deltagare. Juridiska förutsättningar, informationssäkerhet mm. Vilka komponenter ska vara med? Återanvändbar design. (Aviseringar ) Workshop behövs med någon/några från webbförvaltningen och IT. Workshop hålls i april/maj. Färdigt under våren Alla i projektgruppen behöver arbeta med detta. Några saker delar vi dock upp mellan oss: Magnus: Struktur och placering Ingela: Webbförvaltningen behöver kopplas in. Även IT. Jessica plus ev. någon expert inom området: Sharepointdesign G. Jobba praktiskt med ett antal piloter 1. IED och 2. Artskydd: Pröva att lägga mindre uppdrag på ett handläggarnätverk. Samarbeta med central myndighet. Uppdatera befintliga mindre handläggarstöd/verksamhetsstöd. Anordna webbinarier för dem som ingår i handläggarnätverket. Tidsåtgång för samordning av handläggarnätverk. Löpande under 1 och 2: Carina
3. Seveso 3: Ingela och Magnus Placera på rätt ställe, dvs FO/miljöskydd. Pröva arbetsformen rent allmänt. Eventuellt bygga om ytan i det format för samarbetsytor som vi föreslår inom projektet. 4. Vattenverksamhet Älvan och/eller markavvattning. Älvan (tillsynsregister för vattenverksamhet) är prio 1. Markavvattning kommer i ett andra skede. Byggs i det format för samarbetsytor som vi föreslår inom projektet. 5. Älgförvaltning och/eller Kronhjortsförvaltning Finns på infoportalen. Byggs upp i det format för samarbetsytor som vi föreslår inom projektet. Görs separat inom FO Natur. 6. Samråd 12:6 4: Tobias 5: Jessica (inom FO Natur) 6: Jessica och Carina Byggs upp från början i det format för samarbetsytor som vi föreslår inom projektet.
Avslutning av projekt Delning av projektresultat till miljönätverket Material som tas fram ska skickas för delning till Miljönätverket, berört handläggarnätverk (om sådant finns) samt styrgruppens medlemmar. Remisstiden ska vara minst två veckor. November Ingela Godkännande av styrgrupp Styrgruppen ska ha tillgång till det färdiga projektresultatet i god tid inför det att projektet avslutas och godkänns av styrgruppen. November Ingela Vid avslutning av projektet Informera Miljönätverket och berörda centrala verk om projektresultatet med uppmaning att sprida projektresultatet inom sin organisation. Kontraktpersoner och chefer har ett ansvar för detta. December Ingela Uppföljning och utvärdering av projektet Slutrapport för utvärdering av projektet. Mall finns utlagd på projektets sida. November Ingela samordnar, övriga i gruppen medverkar Utvärdera en eller flera av piloterna Enkät? Analys av resultatet/användningen? För att få beslutsunderlag för vad som ska återanvändas från piloterna eller vad som behöver göras annorlunda. I slutet av eller ännu senare Ingela samordnar, övriga i gruppen medverkar