ATT ARBETA I PROJEKT Råd & Riktlinjer för projektarbete
LANDSTINGSPLAN VERKSAMHETSIDÉ VERKSAMHETSIDÉ STRATEGI STRATEGI LANDSTINGSPLAN 2
Vi lever i en tid som kräver flexibilitet och utveckling. Nya förutsättningar och förändrade behov ställer oss ständigt inför spännande utmaningar. Vårdmetoder utvecklas, ny teknik införs, datorstödet byggs ut etc, allt för att vi ska kunna ge norrbottningarna så bra service som möjligt. Men många gånger är det svårt att få tid och ro med olika former av utvecklingsarbeten. Projektarbete är en arbetsform som tillåter oss att på ett effektivt sätt utveckla landstingets verksamheter och ta vara på kreativitet och erfarenhet i hela organisationen. I projektgruppen sammanstrålar människor med olika kompetenser och roller. Man arbetar med en bestämd uppgift mot ett bestämt mål under en avgränsad tid. Arbetsformen innebär att man koncenterar arbetet, skapar nya strukturer och ger utrymme för spontanitet i problemlösningen. ATT ARBETA I PROJEKT är utarbetad för att passa våra verksamheter och vår grundorganisation. Modellen och de checklistor som hör till är hjälpmedel för att planera och genomföra projekt med helhetsperspektiv och tydlig rollfördelning. Luleå i november 1996 LANDSTINGSDIREKTÖREN 3
Olika arbetsformer inom landstinget Landstingets arbete sker i huvudsak i på tre olika sätt. Vid sidan om det löpande, ordinarie arbetet inom en basenhet/avdelning, finns systemarbete och projektarbete. De två senare arbetsformerna används för följande arbetsuppgifter. SYSTEMARBETE - för stadigvarande arbetsuppgifter med särskilda krav på samordning och uppföljning över organisatoriska gränser. Exempel på uppgifter som centralt hanteras inom denna arbetsform är Informationssäkerhet och Smittskydd. Exempel från hälso- och sjukvården som skulle kunna vara systemarbete är skolläkare, ungdomsmottagning och läkarinsatser i särskilda boendeformer. PROJEKTARBETE - för särskilda arbetsuppgifter av utvecklingskaraktär, som är väl avgränsade i fråga om tid och resurser. Exempel på uppgifter som som hanterats i projektform är Mål och riktlinjer för miljöarbetet och Vård i livets slutskede. LÖPANDE ARBETE SYSTEMARBETE PROJEKTARBETE V E M L E D E R A R B E T E T Avdelningschef/ basenhetschef Systemledare Projektledare V E M Ä R U P P D R A G S G I V A R E Landstingsdirektör/ förvaltningschef Landstingsdirektör/ förvaltningschef Landstingsdirektör/ förvaltningschef Som framgår av illustrationen så är det systemledaren respektive projektledaren som leder system- respektive projektarbetet. I denna roll har de likartade befogenheter och ansvar som en basenhetschef eller avdelningschef, utan att ha direkt personalansvar. Till stora delar är informationen i denna Råd & Riktlinjer tillämpbar även i systemarbete. Personer som deltar i system- respektive projektarbete lyder inte under sin ordinarie chef när de, under överenskomna tider, arbetar i systemet eller projektet. 4
Vad är projektarbete Projektarbete används mer och mer som ett komplement till det löpande arbetet inom landstinget. Arbetsformen är speciellt användbar för utvecklingsinsatser och problemlösning där man vill ha möjligheter till kreativt och förutsättningslöst arbete. Principen är att tillfälligt frigöra olika medarbetare från sina ordinarie uppgifter. För den enskilde är projektarbete en utmaning; en möjlighet att utvecklas tillsammans med andra i en kultur med friare arbetsformer som stimulerar nyskapande. För tillfälliga uppgifter Projektarbete är en arbetsform som är avsedd för tillfälliga och tidsbegränsade uppgifter, med avgränsade personella och ekonomiska resurser. Produktmål och effektmål Projektet ska ha tydliga mål. Målen beskriver dels vad projektet ska leverera för produkt, dels vilken nytta och effekt denna produkt förväntas ge. Målen ska formuleras så att de kan följas upp och utvärderas. Skilt från den löpande verksamheten Projektet ska vara tydligt avgränsat från den löpande verksamheten. Projektet lever sitt eget liv vid sidan om den vanliga organisationen. De som utses att delta i projektarbetet kan ses som ett slags internkonsulter med fria befogenheter att agera inom de ramar som ges. Projektbeskrivning anger förutsättningarna Alla projekt som genomförs inom landstinget har en projektbeskrivning att luta sig mot. I den beskrivs uppdraget i stort, målet med projektet, projektledare, projektgrupp, styrgrupp, referensgrupp, kvalitetsgranskare, projektets tidsram och ekonomiska resurser. Projektbeskrivning fastställs av den som beslutat om projektet, d v s uppdragsgivaren. Deltagarna frikopplas under viss tid Projektledaren och den ordinarie chefen kommer överens om den tid som projektdeltagaren ska lägga ner i projektet. Under denna tid frikopplas projektdeltagaren från sina ordinarie arbetsuppgifter. Ett sätt att kraftsamla Projektformen är ett sätt att kraftsamla; att handplocka människor med olika kunskaper och erfarenheter för att ge en fråga eller ett problem en bred och allsidig belysning. En annan viktig avsikt med "frikopplingen" gentemot den ordinarie placeringen i organisationen, är att skapa ett arbetsklimat som inte belastas av hänsyn till yrkesroller, kollegor, ställning i organisationen etc. 5
Det här är landstingets projektmodell Uppdragsgivare Styrgrupp Referensgrupp(er) Projektledare Kvalitetsgranskare Projektgrupp Uppdragsgivare Uppdragsgivare är landstingsdirektören eller förvaltningschefen. Men själva beställningen av projektet kan komma från såväl tjänstemän som politiker. Uppdragsgivaren utser projektledare och styrgrupp. Han/hon ser också till att projektet följer de mål som satts upp och ger pengar till projektet. Det är uppdragsgivaren som fastställer projektbeskrivningen och fungerar normalt som ordförande i styrgruppen. Styrgrupp Styrgruppens uppgift är att granska projektet och se till att det följer landstingets övergripande mål och visioner i stort. Styrgruppens roll är också att löpande diskutera och värdera projektgruppens förslag samt att stödja och stimuera arbetet. För landstingsövergripande projekt fungerar normalt tjänstemannaberedningen vid landstingets kansli som styrgrupp. I vissa fall består styrgruppen av personer som har särskild expertiskunskap inom projektområdet. Det är då viktigt att säkerställa att styrgruppen även har en bred kunskap om landstingets verksamhet. I förvaltningarna organiseras styrgruppen på liknande sätt. Projektledaren Projektledaren är projektets arbetsledare och leder och driver arbetet inom de ramar som fastställts. Han/hon utser, tillsammans med uppdragsgivaren, deltagarna i projektet och ser till att en projektplan upprättas utifrån den fastställda projektbeskrivningen. Projektledaren är en nyckelperson i projektorganisationen och ansvarar för att arbetet drivs framåt, fattar beslut inom projektramarna och tar nödvändiga kontakter. Projektdeltagare Projektgruppens deltagare bidrar med sina erfarenheter, sin kompetens och sitt engagemang till gruppens gemensamma resultat. Att vara med i en projektgrupp kräver engagemang och insatser utöver själva träffarna. Var och en har ansvar för att säkerställa projektets framgång genom att arbeta aktivt och respektera tidsplaner och annat som man kommit överens om i projektplanen. Referensgrupp(er) När det är speciellt viktigt att testa nya idéer, förslag och tankegångar gentemot verksamheten utser uppdragsgivaren referensgrupp(er) som representerar verksamhetsoch kompetensområden med koppling till det aktuella projektet. Rollen är att fungera som bollplank och "tyckare"; att reagera på förslag och att ge råd, idéer och kommentarer. Gruppen har inget formellt ansvar i projektorganisationen. Kvalitetsgranskare För stora och/eller komplexa projekt kan projektledaren behöva någon utanför projektgruppen att diskutera kvalitetsfrågor med. Då utser uppdragsgivaren, i samråd med projektledaren, en kvalitetsgranskare. Denne är ett stöd i arbetet. I mindre projekt fungerar projektledaren själv som kvalitetsgranskare. 6
En bra projektplan är A och O för det fortsatta jobbet Projektbeskrivningen är projketledarens kontrakt gentemot uppdragsgivaren. Allt projektarbete inleds med att projektledaren bearbetar och tolkar projektbeskrivningens innebörd och mening. Uppdraget ska nu preciseras och förtydligas. Resultatet sammanfattas i en projektplan. Den är projektets styråra genom hela projektet. PROJEKT- BESKRIVNING PROJEKT- PLAN Övergripande beskrivning av projektet. Innehåller produkt- och effektmål samt tidsoch ekonomiramar för projektet. Utformas i samråd med projekt ledaren. Projektledarens kontrakt med uppdragsgivaren. Kan ange vem som utvärderar och när. Fastställs av uppdragsgivaren. Detaljerad beskrivning av projektet. Utformas av projektledaren och förankras bland projektdeltagarna. Fungerar som en projektintern överenskommelse mellan projektledaren och projektdeltagarna. Fastställs av projektledaren och presenteras för uppdragsgivaren och styrgruppen. Lägg ner tid på projektplanen En bra projektplan ska ge stadga åt projektet och fungera som en tillförlitlig vägvisare under hela arbetet. En bra projektplan är som en bra karta; vägarna fram till målet blir lättare att hitta. Därför är det viktigt att projektledaren lägger ner mycket tid och möda på planens innehåll och struktur. Börja själva projektarbetet med en inledande träff för att förankra projektplanen bland deltagarna i projektet. Projektplanen är en detaljering av projektbeskrivningen Grundprincipen är att projektplanen ska vara en detaljering av projektbeskrivningen. Den här mallen kan då vara bra att arbeta efter när projektplanen utformas: Produktmål för projektet Diskutera, detaljera och förankra produktmålet. Vad ska projektgruppen åstadkomma med sitt arbete - ett datasystem, en ideskiss, en handbok eller vad? Effektmål med projektet Diskutera, detaljera och förankra effektmålet. Vad hoppas man att projektet ska föra med sig på sikt - bättre journalhantering, bättre vård i livets slutskede eller vad? Viktigt att kartlägga utgångsläget för att ha något att jämföra med. Hur ska arbetet läggas upp Hur tänker man gå till väga. Arbetsmetoder. Etappindelning/delprojekt. Ekonomi Detaljerad budget för projektet. Tidsplanering Den beräknade tidsåtgången för respektive deltagare. Vem gör vad och när. Projektets tidsplanering i detalj. Information Vilka bör projektet informera. När och i vilken form. Hur ska projektet del- och slutrapporteras och till vilka. Kontakter utanför projektet Viktiga kontaktpersoner för projektet. Studiebesök etc. 7
Hur arbetar man praktiskt i ett projekt Att arbeta i projekt är en utmaning. Utmaningen är att få möjlighet att pröva sina vingar i en arbetssituation där du inte är bunden av din arbetsplats rutiner, regler och hierarkier. Nu är det din insats som räknas; dina kunskaper, din kreativitet och din förmåga. Projektledaren är arbetsledare Projektledaren har en viktig roll. Han/hon är projektets arbetsledare och ansvarar för att tids- och ekonomiramar hålls. Det är viktigt att projektledaren är tydlig och målinriktad i fråga om projektets uppdrag. Annars riskerar gruppen att hamna i onödiga diskussioner om vad man ska göra. Projektledaren är inte utvald för att han/hon är den som har mest kunskaper inom det aktuella området. Det viktigaste är att ha erfarenhet av att arbeta mot uppsatta tids- och ekonomiramar. Förutom denna mer administrativa roll ska projektledaren kunna samordna och stimulera den kompetens som finns inom gruppen. Projektledaren har också en stor social roll; att se till att gruppen fungerar socialt och kunna skapa ett öppet och positivt arbetsklimat. Detta ansvar delas naturligtvis med övriga gruppmedlemmar. Rivstarta inte - viktigt att lära känna varandra I ivern att snabbt komma igång finns det risk att projektgruppen omedelbart kastar sig in i diskussioner om problem, lösningar och annat mer handgripligt projektarbete. Gör inte det. Även om några känner varandra sen tidigare så har de flesta aldrig arbetat ihop. Gruppens medlemmar måste få tid på sig att lära känna varandra. Ett bra sätt att starta ett projektarbete är att ordna en avstamp under informella former. Olika arbetsformer Att arbeta i en projektgrupp är en kombination av eget arbete på hemmaplan, gemensamma och enskilda studiebesök, litteraturstudier och gruppträffar. Gruppträffarna kan arrangeras på flera sätt. Det vanligaste är att man på traditionellt sätt träffas "runt ett bord" och diskuterar, ritar på 8
tavlan, ser på en videosnutt osv. Men dagens teknik erbjuder alternativ som många gånger är att föredra. Telefonsammanträden är ett utmärkt komplement när tiden är knapp och frågorna inte är alltför komplicerade - och när man känner varandra. Sammanträden genom videostudios är ett annat alternativ om deltagarna är spridda runt om i länet. Använd checklistorna som ett stöd Använd de speciella checklistor som tagits fram som stöd i projektarbetets olika faser. Det finns checklistor för samtliga funktioner i landstingets projektmodell; projektledaren, projektdeltagarna, uppdragsgivaren, styrgruppen, referensgruppen och kvalitetsgranskaren. Det finns också mallar för budgetplanering, utvärdering av gruppens eget arbete, delrapportering och slutrapportering. Formalisera inte i onödan. Ordning och reda är viktigt. Men belasta inte projektarbetet med en masssa onödig administration. Var noga med att protokollföra överenskommelser och beslut så att det inte uppstår oklarheter om vad som sagts och inte. Dokumentationen är viktig även för den som senare ska utvärdera projektet. Kallelser och annan korrespondens kan med fördel ske via e-post och fax. All projektinformation kan lagras på den speciella infobank som kan upprättas och som bara projektdeltagarna har tillgång till. Däremot ska man sträva efter att skapa informella umgängesformer som stimulerar alla att otvunget och fritt föra fram sina synpunkter. Isolera er inte Informera under projektets gång Mycket av det arbete som hanteras i projektform innebär att man ska utveckla något nytt som sedan ska användas i större sammanhang. Det kan vara riktlinjer, anvisningar, handböcker, vårdprogram etc, som ofta bryter ny väg inom sitt område. Därför är det viktigt att projektet utvecklar informationskanaler till den berörda omgivningen. Grundläggande i alla projekt är att regelbundet stämma av med uppdragsgivare, styrgrupp, referensgrupp och kvalitetsgranskare hur arbetet framskrider; delresultat, tankar och idéer, ekonomi, problem etc. Det är också vikigt att hämta idéer, synpunkter och tips utifrån. Från andra som arbetat med liknande uppgifter, både inom och utanför landstinget. Även användarna/ brukarna av de förslag man kommer med bör kontaktas för att stämma av att produkten är rätt och ger de förväntade effekterna. Självklart ska även andra projekt som har beröringspunkter med det egna projektet informeras för att undvika dubbelarbete och missförstånd. Erfarenheterna visar att informationen under projektets gång betyder mycket för slutresultatet, såväl kvalitetsmässigt som acceptansmässigt. Uppdragsgivaren och projektledaren ska komma överens om vem i projektet som informerar vilka och när. Bevaka inte dina "revir" Ett vanligt problem i många projekt är att projektdeltagaren ser sig som representant för sin arbetsplats/förvaltning och försvarar den i första hand. I projektarbetet krävs ett vidare perspektiv än så. Tänk på att du är med i projektorganisationen i kraft av dina kunskaper och erfarenheter och att projektet har ett, ofta landstingsövergripande, uppdrag att lösa. Ingen får vara åskådare Alla som accepterar att gå med i ett projekt tar även på sig ett ansvar för slutprodukten. Det är inte projektledaren som ensam ska dra lasset och de andra sitta som åskådare. Projektarbetsformen kräver engagemang av såväl övriga projektdeltagare som medlemmar i styr- och referensgrupper. Projektgruppen ska ses som ett arbetslag där var och en har olika roller som alla kräver insatser. När alla solidariskt och efter vars och ens förutsättningar och förmåga gör sitt bästa, då fungerar också projektmodellen. Den som enbart vill vara åskådare och tycka till när det passar ska inte gå med i en projektorganisation. 9
Gruppen har ett eget liv som måste vårdas En projektgrupp genomgår olika stadier under arbetets gång. Man startar som ett antal enskilda individer med olika tankar, erfarenheter och kunskaper. Det man delar är medlemsskapet i en grupp som har en gemensam uppgift att lösa och osäkerheten för hur det ska gå. Några känner kanhända varandra sedan tidigare. Men de flesta har i vart fall inte arbetat tillsammans. Efterhand utvecklas gruppen och var och en kuggar in i sin roll. Men inte utan vidare. Gruppens liv måste vårdas för att den ska fungera socialt. Och framför allt måste man vara medveten om vad som kan hända. Vi är ju trots allt bara människor. Det börjar lite osäkert... Medlemmarna i en projektgrupp har ofta mycket olika erfarenheter av planering, grupparbete och problemlösning. Några är kanhända vana utredare och arbetar dagligen med att skriva, sammanställa statistik och liknande uppgifter. Andra arbetar med patienter som sjuksköterska, sjukgymnast etc. Ytterligare andra är specialinriktade på ekonomi, IT, fastighetsfrågor etc. Dessutom är alla unika människor med sina fördelar, brister och egenheter. Nu ska en mix av detta fungera tillsammans och åstadkomma ett resultat på kort tid. Det är inte så konstigt att de flesta grupper från början är lite osäkra och försiktiga. Stämningen är lite spänd och trevande. Samtidigt vill alla visa sin välvilja och att man förstår vad det handlar om. Man vill gärna motsvara andras förväntningar. Konflikter undviks. Vissa tar mycket utrymme för att visa sin säkerhet och kompetens. Andra är mer avvaktande och drar sig undan. Det som sker är att gruppen söker en identitet, det vill säga ge svar på frågor som "vilka är vi, vad ska vi göra, hur är vårt förhållande till omvärlden?" Den arbetsstil, ambitionsnivå och mönster i övrigt som utvecklas inledningsvis brukar prägla gruppen för lång tid framåt.tänk på det som projektledare och ta tag i osäkerheten och var "chef". Genom att vara tydlig och systematisk vid de första träffarna underlättas gruppens fortsatta utveckling.... fortsätter med egen profilering... När medlemmarna blivit accepterade brukar nästa fas i en grupps utveckling vara att enskilda medlemmar hävdar sig själv och de egna behoven. Den inledande generositeten kan övergå i långa och svåra diskussioner om projektet, som ofta mer handlar om makt och inflytande. Spänningar mellan deltagarna blir tydligare och kan leda till öppna konflikter. Det gäller att undvika att fastna i interna strider och istället låta olikheterna bli grunden till ett kreativt arbetsklimat, som drar fördel av att man just är olika. Som projektledare gäller det att tydligt rikta gruppen mot uppgiften.... och landar förhoppningsvis i samarbete När behovet att hävda sig själv har tillgodosetts och eventuellt ifrågasättande av ledare och projektorganisation i allmänhet har släppt, då fokuseras intresset på sakfrågan och det gemensamma målet. Nu börjar gruppen agera mer konfliktfritt och de konflikter som dyker upp handlar om sak-, inte om personfrågor. Gruppen börjar fungera som en kreativ enhet. 10
De olika stegen i ett projekt Samla kunskaper och erfarenheter En självklar utgångspunkt i allt projektarbete är att ta tillvara kunskaper och erfarenheter inom det aktuella området. Inventering kan omfatta följande: Projektdeltagarnas egna erfarenheter och kunskaper. Erfarenheter/kunskaper från den egna verksamheten och andra organisationer. Litteratursökning. Studiebesök. Inbjudan av personer med kunskaper inom det aktuella området. Fördela inventeringsarbetet på gruppens medlemmar. Sammanställ och analysera Sammanställ de fakta som insamlats och värdera materialet i förhållande till projektets uppgift. Formulera idéer I idéfasen kan det vara värdefullt att skaffa sig nya infallsvinklar från andra som står helt utanför den egna organisationen. Hur gör man i andra landsting? Hur resonerar man inom industrin? Vad tycker olika intresseorganisationer? En första idé om lösning formuleras av projektgruppen. Använd gärna styrgruppen som bollplank i diskussionerna. Det är viktigt att få återkoppling och se att man är på rätt väg. Alla produkter som kommer ur olika projektarbeten ska möta verkligheten. Ett system för redovisning av patientkostnader kräver kanhända programvaruutveckling, utbildning, utrustning m m innan det fungerar på sjukhus och vårdcentraler. Ett program för omhändertagande av misshandlade kvinnor ska säkert populariseras och tryckas innan det sprids. Förslaget möter verkligheten Det är projektets art och mål som styr hur mötet med verkligheten blir. Det kan ske på följande sätt: En organisatorisk modell. En metod. En broschyr. Ett datasystem. En handlingsplan. Ett strategidokument. Mötet med verkligheten kan också innebära att förslaget/lösningen först testas i mindre skala, för att kontrollera funktionen. Detta gäller framför allt i tekniskt inriktade projekt. Lägg fram konkreta förslag Med stöd av faktaunderlaget, idédiskussionerna och synpunkter från andra tar projektgruppen fram konkreta förslag på hur problemet/frågan kan lösas. Förslaget testas i referensgruppen och förankras i styrgruppen. 11
Slutrapporten ska vara kort, lättläst och lyfta fram det väsentliga Slutrapportens innehåll Alla projekt innebär att man bygger upp en omfattande kompetens inom det aktuella området. Det är utomordentligt viktigt att erfarenheterna/förslagen/riktlinjerna samlas i en slutrapport. Slutrapporten kan se olika ut beroende på ämnesområdet men en bra grundstruktur att hålla sig till kan vara följande: SLUTRAPPORTENS INNEHÅLL Sammanfattning Bakgrund Projektets mål (produkt- och effektmål) Projektorganisation Metoder och arbetssätt Resultat och erfarenheter Förslag till åtgärder Så här kan erfarenheterna spridas Utvärdering Det är projektgruppen som utarbetar slutrapporten. Den fastställs av projektledaren och presenteras för styrgruppen. Uppdragsgivaren beslutar om hur den ska hanteras vidare. I slutrapporten lämnar projektgruppen också förslag på när, hur och av vem projektet ska utvärderas. Några tips att tänka på Slutrapporten ska läsas av personer med skiftande bakgrund. Det kan vara experter, politiker, fackliga företrädare, chefer och medarbetare i största allmänhet. Oavsett vem ni skriver för är följande råd värda att beakta. Låt inte rapporten svälla ut. Använd gärna talande och tydliga rubriker. Använd ett enkelt och levande språk. Korta meningar. Undvik inskjutna bisatser. Akta er för substantivsjukan. Koncentrera er på resultatet, inga långa utläggningar om metoder och arbetssätt. Använd gärna diagram, illustrationer och bilder för att lyfta och förtydliga budskapen. Undvik fackuttryck och medicinska specialtermer. Bra skrivvägledning ges i Skriv så du blir läst, Råd och Riktlinjer för dig som skriver i Norrbottens läns landsting. Sprid erfarenheterna Det kanske inte räcker med slutrapporten för att sprida erfarenheterna. Andra sätt att få ut budskapen kan vara: Tryckta broschyrer eller informationsblad. Videoprogram och utställningar. Konferenser och seminarier. I denna fas kan det vara lämpligt att ta hjälp av utomstående informationskonsulter. Tänk på att det också kan finnas annat material från projektarbetet (delutredningar, enkätundersökningar etc) som är av allmänt intresse och därför bör göras tillgängligt för intresserade. 12
Några avslutande tips och råd Tänk efter före du går in i ett projekt Visst är det smickrande att bli tillfrågad om att få vara med i ett projekt. Man känner sig utvald, privilegierad, lite mallig. Glöm smickret och allt det andra. Gå inte med i ett projektarbete om du känner att du just för tillfället inte har tid, kraft och ork att engagera dig. För det är vad som kommer att förväntas av dig, oavsett om det gäller att vara projektledare eller projektdeltagare. Begär betänketid innan du bestämmer dig. Fundera över om det är några villkor du har för att kunna ställa upp. Prata med din närmaste chef och hör hur han/hon ser på ditt engagemang. Att tänka efter före är bra både för dig personligen och för projektet. Gör inte projektgruppen för stor En viktig faktor för det psykologiska klimatet i en grupp är att inte göra den för stor. Stora grupper har en förmåga att tysta vissa och tillåta andra att bre ut sig. En lagom storlek för en projektgrupp är 4-8 personer. I större projekt är det bättre att dela upp projektet i delprojekt. Då behåller man arbetsformens spänst och vitalitet. Avsluta med att summera Hur blev det med projektet? Gjorde vi det vi skulle? Kunde vi har gjort på något annat sätt? Hur fungerade samarbetet? Vad tar vi med oss för lärdomar? Finns det några tips och råd om projektarbete som vi skulle vilja delge andra? Kort och gott - ägna avslutningsvis några timmar åt att summera och följa upp det egna projektarbetet och ta med erfarenheterna till nästa projektengagemang och till ditt ordinarie arbete. Så byggs kunskapen om projektarbete på undan för undan. Nya erfarenheter justerar gamla kunskaper och gradvis utvecklas arbetsformen till att bli det flexibla, stimulerande verktyg som är avsikten. Gör inte projektorganisationen till en spegelbild av vardagen Att arbeta i projekt är ett alternativ till det vanliga arbetet i vardagen. En av arbetsformens fördelar är att den ger möjlighet att skapa samarbetskonstellationer som bryter vanliga hierarkier och skär över yrkes-, avdelningsoch förvaltningsgränser. Utnyttja det. Det kan skapa dynamik och spänst i projektarbetet. Välj inte ut personer efter ställning i organisationen. Försök att hitta kreativa, kunniga och intresserade personer oberoende av position. Den som inte är intresserad ska inte övertalas att vara med. Det blir aldrig bra. 13
Lästips Boken om landstinget, landstingets verksamhetsidé. Landstingets strategi, vägval och värderingar för att utveckla välfärden i Norrbotten. Landstingsstyrelsens plan Landstingsplan Arbetsplan Ordning och reda, Råd & Riktlinjer för diarieföring och ärendehantering. Förtroligt, Råd & Riktlinjer om tystnadsplikt och sekretess. Elektronisk information, Råd & Riktliner för informationssökning och lagring. Skriv så du blir läst, Råd & Riktlinjer till dig som skriver i Norrbottens läns landsting. Basenhetsplan, Råd & Riktlinjer för landstingets basenhetschefer. Att umgås med media, Råd & Riktlinjer för kontakter med massmedia. Snabbare och säkrare post, Råd & Riktlinjer om elektronisk posthantering. Samtliga dessa trycksaker finns även inlagda på Landstingets infobank. OM PERSONLIG UTVECKLING Att leva och verka till 100 %, Stephen Covey Från underställd till medarbetare, PU-konsult OM LÄRANDE ORGANISATIONER Den femte disciplinen, Peter Senge The age of unreason, Charles Handy The fifth disciplin Fiedsbook, Peter Senge Utveckling pågår, Sunnanå Utbildning AB OM LEDARSKAP Ledarskapets fallgropar, Adizes En minuts chefen, Kenneth Blanchard Kunskapsledning, Karl Erik Sveiby 14
RÅD & RIKTLINJER FÖR PROJEKTARBETE Produktion: Projektet Landstingets projektmodell (Anne Öhman/projektledare, Jan-Erik Andersson, Marie Asplund, Kurt Hofgren och Margareta Karlsson) i samarbete med Persson & Westerberg AB. Foto: Per Pettersson Tryck: Länstryckeriet, Luleå i november 1996 Papper: Omslag Silverblade matt 170 g. Inlaga Silverblade matt 100 g. 15
Landstingets kontaktperson i frågor som rör projektmodellen är Klas Tunbrå. Du når Klas på telefon 0920-780 00, eller direkt via e-post. Du som finns utanför landstinget når Klas på adressen: klas.tunbra@nll.se 971 89 LULEÅ TELEFON: 0920-78 000 E-POST: norrbottens.lans.landsting@nll.se http://www.nll.se