Revisionsrapport* VA-verksamheten rutiner och uppföljning Motala kommun 2007-03-19 Gunnar Karlsson Öhrlings PricewaterhouseCoopers, Komrev *connectedthinking
Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Inledning...4 Bakgrund...4 Revisionsfrågor...4 Metod...4 Granskning och analys...5 Organisation...5 Kommunens VA-anläggningar...5 Styrning av verksamheten...6 Särredovisning...6 Bedömningar...7
Sammanfattning VA-verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och bra sätt. Åtgärdsplanerna bryts ner i årliga verksamhetsplaner och uppföljning sker i verksamheten och till nämnden. Det finns systematik i arbetssättet där man bl.a. använder nyckeltal för interna jämförelser mellan åren. Användandet av centralt framtagna nyckeltal för drift och taxor är också en viktig del vid uppföljning av verksamheten. Verksamheten har på ett bra sätt upprättat strategier och mätbara mål och dessa följs upp och utvärderas kontinuerligt. En ny VA-lagstiftning träder i kraft 2007-01-01. Den är restriktivare och förtydligar självkostnadsprincipen som bl.a. innebär att VA-verksamheten ska redovisas med egen resultat- och balansräkning. VA-verksamheten inom Motala kommun särredovisas med egen resultat- och balansräkning. Däremot finns det brister i dokumentationen av kommun- och förvaltningsövergripande kostnader. Lagstiftningen påverkar också den löpande VA-verksamheten genom det tjänsteutbud som sker till både taxe- och skattefinansierade verksamhet. Här måste alla kostnader som inte är direkt hänförliga till VA-kollektivet redovisas och fördelas till rätt mottagare. Som exempel kan nämnas kostnaden för brandposter och dagvattenrening. Här pågår en översyn som bör påskyndas. VA-verksamheten har en upprättad resultatregleringsfond. Vad fonden skall användas till är inte fastställt, vilket bör ske. Organisationen för VA-verksamheten, vilken består av nitton medarbetare, har ett uppskattat behov av 24 personer. Det är svårt att i dagsläget göra någon bedömning av organisationens personalbehov eftersom verksamheten genomgår en organisatorisk förändring då Vadstenas och Motalas VA-verksamhet går samman. 3
Inledning Bakgrund En ny VA-lagstiftning träder i kraft 2007-01-01. Den är restriktivare och förtydligar självkostnadsprincipen som bl.a. innebär att VA-verksamheten ska redovisas med egen resultat- och balansräkning. Detta ställer stora krav på att det finns fungerande rutiner och underlag särskilt då kommunerna har olika VA-taxor. Revisionsfrågor De revisionsfrågor som ska besvaras i granskningen är följande: Bedömning av om särredovisning sker på ett riktigt sätt. Redovisas det tjänsteutbudet som sker mellan taxe- och skattefinansierade verksamhet på ändamålsenligt sätt? Redovisas fonder och är avsikten med fonden dokumenterad och tidsbestämd? Hur regleras eventuella överuttag? Dessutom har följande frågor belysts i granskningen Bedömning av verksamhetens egen kontroll av effektivitet genom jämförelser, nyckeltal mm. Verksamhetens uppföljning av de mål som satts upp för utförandet. Bedömning av organisationen för den tekniska verksamheten Metod Underlaget till denna rapport har inhämtats genom kartläggning av regler, rutiner, planeringar, rapporteringar och ekonomisk uppföljning. Intervjuer har skett med VA-chef och tre ekonomer inom berörda verksamheter. 4
Granskning och analys Organisation Vatten och renhållningsnämnden är beslutande organ för Vattenenheten i Motala och Vadstena. Tekniska kontorets chef ansvarar för verkställighet av Vatten och renhållningsnämndens beslut. Tekniska chefen har genom uppdrag och delegation överlämnat ansvaret för verksamheten till VA-chefen. Vattenenheten drivs i förvaltningsform som egen balansräkningsenhet. Organisationen för VA-verksamheten består av nitton medarbetare. Man har internt uppskattat behovet av personal till 24 när Vadstenas VA-verksamhet tillkommer. Organisationen består till största delen av drifts-, planerings- och utredningspersonal. Utförandeentreprenader, administration, ekonomifunktionen samt kundtjänst och debitering köps internt och externt. VA-chefen har till sitt förfogande en stabs- och planeringsfunktion samt ett vattenlaboratorium. Driftorganisationen består av två processägare, VA-verk och VA-nät samt en operativ enhet VA-service. Kommunens VA-anläggningar Kommunens VA-anläggningar omfattar följande enheter: 6 vattenverk 8 tryckstegringsstationer 5 reservoarer 10 avloppsreningsverk 124 pumpstationer för spillvatten/avloppsvatten 365 km spillvattenledningar 418 km dricksvattenledningar 244 km dagvattenledningar Förnyelsebehovet uppskattas till ca 0,8 % av nyanskaffningsvärdet. Avskrivningstider är för ledningsnätet 50 år, anläggningar 25 år och maskiner 10 år. Riktlinjer för förnyelsen skall utifrån aktuell fakta, utföras efter det verkliga behovet. Förnyelsetakten på ledningsnätet är ca 200 år och motsvarar 14 mkr per år. 5
Förnyelsetakten på pumpstationer är ca 35 år motsvarande två stationsbyten per år. Investeringsplanernas framförhållning är 3 till 5 år beroende på typ av investering. Styrning av verksamheten Nämndens och verksamhetens viktigaste styrdokument utgörs av: Budget, Verksamhetsplan och verksamhetsuppföljning Nämndreglemente Delegationsordning Internkontrollplan Vattenenheten har en upprättad verksamhetsplan för 2007. Den innehåller verksamhetens inriktning, visioner, övergripande mål och strategier. Den beskriver verksamheten och dess ansvarsområden. Verksamhetsplanen är övergripande och bryts ner till konkreta handlingsplaner i den operativa driften. Uppföljning av verksamheten sker regelbundet på alla nivåer i organisationen. Det sker bl.a. genom ledningsgruppsmöten, i samverkansgrupp och personalgrupp. Det sker också kontinuerliga avrapporteringar till nämnden. Inom VA-verksamheten pågår ett arbete med att ta fram en dagvattenpolicy. Det är nödvändigt då ansvaret för dagvattenavrinningen är delat mellan taxe- och skattefinansierade verksamheten. VA-verksamheten har en upprättad resultatregleringsfond, vad fonden skall användas till är inte fastställt. Särredovisning Riksdagen har fattat beslut om förändring av VA-lagen enligt Proposition 2005/06:78 Allmänna vattentjänster. Syftet är att förstärka och tydliggöra självkostnadsprincipen för VA-verksamheten. En publikation Redovisning av affärsverksamhet mot bakgrund av självkostnadsprincipen har utgivits av Rådet för kommunal redovisning. Två frågor är av särskilt intresse för VA-verksamheten. Det är hur anslutningsavgifter skall redovisas och hur uppkomna över- respektive underskott ska hanteras. En viktig del är också hur gemensamma kostnader fördelas mellan skattefinansierad och taxefinansierad verksamhet. Vattenenheten särredovisas med egen resultat- och balansräkning inom Tekniska kontoret i Motala kommun. I Vattenenhetens verksamhet ingår både Motalas och Vadstenas VAverksamheter som i sin tur särredovisas inom Vattenenheten. 6
Det sker en fördelning av gemensamma kostnader inom kommunen i flera steg. Det första steget är kommunövergripande kostnader. Dessa fördelas ut till förvaltningarna enligt fördelningsnycklar. Det finns ingen dokumentation som ligger till grund för hur dessa fördelningsnycklar är framtagna. Nästa steg är fördelningen av förvaltningsövergripande kostnader. Dessa fördelas ut till enheterna i förvaltningen enligt fördelningsnycklar. Det finns dokumentation som ligger till grund för hur dessa fördelningsnycklar är framtagna. Tredje steget är fördelningen av Vattenenhetens övergripande kostnader. Dessa fördelas mellan Motalas och Vadstenas Vattenenheter enligt fördelningsnycklar. Det finns dokumentation som ligger till grund för hur dessa fördelningsnycklar är framtagna. Redovisning av anslutningsavgifter sker som tidigare som en intäkt i resultaträkningen. Uppkomna över- respektive underskott redovisas som tidigare i en VA-fond. Kommunen har också ett antal brandposter anslutna till dricksvattennätet. Dessa används också av VA-verksamheten för spolning i ledningsnätet. Drift och underhåll för brandposter skall fördelas mellan VA- och skattekollektivet. En översyn pågår inom detta område. Inom Svenskt Vatten, som är branschorganisationen för Sveriges Vatten- och Avloppsverk, pågår ett arbete för att ta fram rekommendationer för särredovisning av VAverksamheter. Rekommendationerna beräknas vara klara till Svenskts Vattens årsmöte i maj. Vattenenheten avvaktar med beslut om redovisning av anslutningsavgifter och fonderingar tills rekommendationer från Svenskt Vatten är fastställda. Bedömningar VA-verksamheten inom Motala kommuns särredovisas med egen resultat- och balansräkning. De kommunövergripande kostnaderna nyckeltalsfördelas till nämnderna. Det saknas dokumentation på vilka grunder som dessa kostnader fördelas. Tekniska kontorets förvaltningsövergripande kostnader nyckeltalsfördelas till enheterna. Det finns dokumentation på vilka grunder som dessa kostnader fördelas, med dessa är otydliga och bör ses över. Lagstiftningen påverkar också den löpande VA-verksamhetens genom det tjänsteutbud som sker mellan taxe- och skattefinansierade verksamheten. Här måste alla kostnader som inte är direkt hänförda till VA-kollektivet redovisas och fördelas till rätt mottagare. Som 7
exempel kan nämnas kostnaden för brandposter och dagvattenpolicy. Här pågår en översyn som bör påskyndas. VA-verksamheten har en upprättad resultatregleringsfond. Vad fonden skall användas till är inte fastställt, så bör ske. VA-verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och bra sätt. Åtgärdsplanerna bryts ner i årliga verksamhetsplaner och uppföljning sker i verksamheten och till nämnden. Det finns systematik i arbetssättet och man använder nyckeltal både i interna jämförelser mellan åren och genom centralt framtagna nyckeltal för drift och taxor. Verksamheten har på ett bra sätt upprättat strategier och mätbara mål. Dessa följs upp och utvärderas kontinuerligt. Organisationen för VA-verksamheten, vilken består av nitton medarbetare, har ett uppskattat behov av 24 personer. Det är svårt att i dagsläget göra någon bedömning av organisationens personalbehov då verksamheten genomgår en organisatorisk förändring när Vadstenas och Motalas VA-verksamhet går samman. 8