Logga in. 1.1 För att komma in på projektportalen loggar du in på: http://www.projektkoll.nu Skriv in användarnamn samt lösenord Är det första gången du ska logga in måste du skapa dig ett konto. Klicka på Registrera dig. Skapa projekt. 2.1 Klicka på Skapa nytt projekt under mina Mina projekt. När du skapar nytt projekt visas följande fönster. 2.2 För att skapa gör du följande: Namnge ditt projekt under Namn. I textfältet Beskrivning kan du ge information om vad projektet handlar om. Start och Slutdatum väljer du genom att trycka på Välj Datum. Du kan använda musen eller pilarna på tangentbordet för att välja önskat datum. För att lägga upp logga klickar du på Bläddra och lägger upp din specifika bild för ditt projekt. För att skapa ett projekt måste du acceptera avtal/policy för projektkoll.nu Klicka på Skapa projekt och Godkänn avtalet nedan. Varje projekt har 5st flikar Projektplan, Filarkiv, Mina aktiviteter, Tidrapport och Team. SMA Projekt Soft Center Fridhemsvägen 8 372 25 Ronneby 1
Projektplan. 3.1 Projektplan är huvudsidan för varje projekt. Under Projektplan visas projektets namn, faser, avstämningspunkter och aktiviteter. Varje projekt byggs upp av ett antal faser. Varje fas styrs av aktiviteter. Faser och aktiviteter kan delas upp mellan projektmedlemmarna. Faserna utgör huvudbeståndsdelarna i ditt projekt. Varje fas kan bestå av ett obegränsat antal aktiviteter (se kap. 5). Aktiviteterna är de moment i ditt projekt som varje projektmedlem uppdaterar vilket resulterar i att den totala projektöversikten uppdateras. Skapa ny fas 4.1 För att skapa en ny fas klickar du på Skapa ny fas under fliken Projektplan. Att skapa en fas fungerar på samma sätt som när du skapar ett projekt (se kap. 2). Det som skiljer sig är funktionerna Ansvarig och Position. Position använder du främst när du redan har ett antal faser i ett projekt men vill lägga till en fas mellan två redan existerande faser. Med Ansvarig kan du fördela ansvaret i projektet 2 www.projektkoll.nu support@projektkoll.nu +46 (0)708 21 72 72
Skapa ny aktivitet. 5.1 Varje fas styrs av de underliggande aktiviteterna. För att bygga på dina faser skapar du aktiviteter som du delar ut mellan dina projektmedlemmar. För att skapa en aktivitet i en fas klickar du på Skapa ny aktivitet, under fliken Projektplan. Mina Aktiviteter 6.1 Under fliken Mina aktiviteter visar de aktiviteter som du är ansvarig för. Det är även under denna flik som du uppdaterar dina aktiviteter. Uppdatera genom att klicka på Uppdatera 6.2 Under Uppdatera väljer du i rullgardinen hur långt du har kommit. När du är klar klickar du på knappen Uppdatera för att verifiera. Om du får till uppgift att granska ett dokument gör du det under mina aktiviteter SMA Projekt Soft Center Fridhemsvägen 8 372 25 Ronneby 3
Filarkiv. 7.1 Under fliken Filarkiv skapar du projektspecifik mappstruktur där du sparar alla de filer som ingår i projektet. Du har alltid tillgång till senaste dokumentet, men har en möjlighet att gå tillbaka och se historik på en fil. För att skapa mappar klicka på Lägg till mapp. För att sedan ladda upp en fil klickar du först på den mapp där du vill placera filen. När mappen är vald klickar du på Lägg till fil. Du kan även skapa ny mapp eller en webblänk. Tryck på Bläddra för att hitta den fil som skall laddas upp. När filen är vald, klicka på Ladda upp för att slutföra uppladdningen. 7.2 När du laddat upp en fil ser det ut som nedan. Varje fil innehåller information om Namnet, Storlek, Datum (då filen lades upp), Version samt Åtgärder. 7.3 För varje fil du lägger till finns 6st funktioner under Åtgärder För utförlig information om varje funktion, se sida 5 och 6. 4 www.projektkoll.nu support@projektkoll.nu +46 (0)708 21 72 72
Filarkiv (forts). 7.3 (forts) Att använda funktionerna för filhantering. Checka ut / Checka in När du checkat ut en fil vet dina projektmedlemmar att du arbetar med filen för tillfället. Du har med en utcheckning låst filen för andra, men det är dock möjligt för andra att titta på filen. Fast det är bara du som har checkat ut ett dokument som kan checka in ett nytt. För att göra detta gör du enligt följande. Klicka på ikonen Checka ut När du gjort detta öppnas öppnas ett nytt fönster. Nu kan du välja att Spara till disk eller Avbryt om filen redan finns på din dator. Valen under Åtgärder har nu förändrats. Checka in: (läs nedan) Ångra ut Utcheckning: Om du vill avbryta och återställa. Notifiera projektmedlemmar om fil: Medelande till deltagare. För att lägga in en ny version av dokumentet klickar du på Checka in Klicka därefter på Bläddra och välj din uppdaterade fil. Nu kan du välja att lägga in en kommentar, eller checka in filen genom att klicka på Checka in filen när du slutfört ändringarna. Filen är nu uppdaterad Du kan nu se att Datum, Storlek samt Version är ändrad för filen. Om du vill spåra Historia för filen klicka på versionsnumret. SMA Projekt Soft Center Fridhemsvägen 8 372 25 Ronneby 5
Filarkiv (forts). 7.3 (forts) Att använda funktionerna för filhantering. Access Du ska ställa in tillgängligheten för varje fil under Access. Det finns tre stycken olika nivåer: Full, läs och ingen. Om du inte har access till en fil ser du den inte på din skärm. Granska Genom Granska kan dina projektmedlemmar godkänna/avslå ett dokument som du skapat. T.ex. ett mötesprotokoll. Du kan välja de medlemmar som du vill skall granska ditt dokument, klicka sen på Starta granskning. Notifiera Du kan notifiera projektmedlemmar om att en ny fil är inlaggd. Det skickas ett notifieringsmail till berörda personer. Flytta Du kan flytta en fil till andra mappar. Ta bort Ta bort dokumentet ur projektets arkiv. Team. 7.1 Under Team styr du vilka projektmedlemmar du vill ha i ditt projekt. Två stycken metoder för att bjuda in personer i projektet. 1. Skriva in Förnamn, Efternamn och E-post. 2. Om du vet personens Användarnamn kan du skriva det direkt. Slutligen kan det vara bra att fastställa vilken access personen du bjuder in till projektet skall ha. 6 www.projektkoll.nu support@projektkoll.nu +46 (0)708 21 72 72