SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(13) Plats och tid Marnäsliden, våning 4, Ludvika, 13.30 14.45 ande ledamöter Mohammed Alkazhami (S), Ludvika Hag Lasse Persson (S), Ludvika Bengt Norrlén (S), Smedjebacken Boris Norrlén (M), Smedjebacken Vanja Larsson (V), Smedjebacken, tjänstgörande ersättare Rafal Abdelqader (S), Ludvika, tjänstgörande ersättare Inga Karlsson (V), Ludvika, tjänstgörande ersättare Ej beslutande ersättare Övriga närvarande Tjänstemän Magnus Karlsson, kulturskolechef Mikael Carstensen, förvaltningschef Rita Österholm, förvaltningssekreterare Övriga Underskrifter Sekreterare Paragrafer 16-24 Rita Österholm Ordförande Mohammed Alkazhami Justerande Bengt Norrlén ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Datum då anslaget tas ned Protokollet förvaras på social- och utbildningsförvaltningens kansli, Ludvika Underskrift
2(13) Ärendelista 16 Ändring i föredragningslistan... 3 17 Dnr VKN 2016/7 04 Budgetuppföljning maj 2016... 4 18 Dnr VKN 2016/10 04 Underlag till budgetberedning (budget 2017) - Information... 6 19 Dnr VKN 2016/5 61 Elevuppföljning juni 2016... 8 20 Dnr VKN 2016/8-61 Frånvarostatistik - elever... 9 21 22 23 24 Verksamhetsinformation... 10 Redovisning av meddelanden... 11 Utökning av tid för gruppmötet... 12 Sommarhälsning... 13
3(13) 16 Ändring i föredragningslistan godkänner ändringen i föredragningslistan. Följande ärenden tillkommer: - Utökning av tid för gruppmötet - Sommarhälsning
4(13) 17 Dnr VKN 2016/7 04 Budgetuppföljning maj 2016 godkänner redovisningen av budgetuppföljningen maj 2016. Uppföljning januari maj och prognos över förväntat ekonomiskt utfall för 2016. Prognosen är i enlighet med budget. 20150531 Årsbudget Periodbudget Utfall Resultat jan-maj jan-maj jan-maj 691 Kulturskolan Ers fr Smedjebacken -2 788-1 858-1 859 1 Lönekostnader 62 27 16 11 Övr kostn/intäkt Avskrivning, ränta 82 39 47-8 -2 644-1 792-1 796 4 692 Administration Lönekostnader 1 173 487 459 28 Övr kostn/intäkt 133 51 38 13 1 306 538 497 41 695 Undervisning Elevavg, instrumenthyra -343-172 -172 0 Övriga intäkter -1 170-653 -749 96 Lönekostnader 9 907 4 128 4 045 83 Övriga kostnader 1 044 431 375 56 9 438 3 734 3 499 235 SUMMA NETTO 8 100 2 480 2 200 280 Björkmanska kulturpriset 0 0-107 107 (Utanför budgetram)
5(13) -Faktureringen av försäljning av tjänster (övriga intäkter) för vårterminen är inte bokförd ännu. -Lönekostnaderna kommer att bli högre med anledning av årets löneöversyn från och med 1 april. -Det finns ingen extra kostnad budgeterad för flytten till Högbergsskolan. -Projekt Musik ett gemensamt språk är inte reglerat för maj månad. En kostnad på 24 tkr finns med i resultatet. sunderlag Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 1 juni 2016. skickas till Ekonomienheten Ludvika kommun Ekonom stöd- och styrningsförvaltningen Ludvika kommun Kommunstyrelsen Smedjebacken f k inkl tjänsteskrivelse Ekonomienheten Smedjebackens kommun f k inkl tjänsteskrivelse Akten
6(13) 18 Dnr VKN 2016/10 04 Underlag till budgetberedning (budget 2017) - Information 1. noterar förslaget till budget 2017 och översänder handlingarna till kommunstyrelsen i Ludvika för vidare handläggning. 2. översänder budgetunderlaget för 2017 till kommunstyrelsen i Smedjebacken för kännedom. I underlaget till budget 2017 har siffrorna räknats upp med olika procent. Lönekostnader 2,9%, övr kostnader/intäkter 2,4% och hyror 2,0%. Uppräkning har inte skett på taxor och bidrag. Utöver det äskas medel för att i augusti 2017 kunna genomföra en flytt av Kulturskolan till egna lokaler, närmare bestämt till det s k Ugglan -huset. Medel äskas dels för investering á 5 mnkr i fastigheten, dels för driften á 0,5 mnkr årligen (0,25 mnkr 2017) vilket är differensen mellan nuvarande hyra och en kalkylerad hyra för ett renoverat Ugglan -hus. Investeringskostnaden består huvudsakligen av en hiss som måste installeras för att uppfylla tillgänglighetskrav, ventilation samt ljuddämpande åtgärder. För att tillgodose den stora efterfrågan på dans, där det för närvarande är nästan 200 elever i kö, så äskas även medel för ytterligare 1,0 danslärare á 0,5 mnkr årligen. Totalt ger detta en ramökning med 908 tkr. Rambeloppet är justerat med hänsyn taget till förändring av avskrivningar och internränta till 9 008 tkr. I ramen ingår kommunbidrag från Smedjebackens kommun med preliminärt 2 980 tkr. sunderlag Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 2 juni 2016 inkl bilaga. skickas till Ekonomienheten/kommunstyrelsen Ludvika kommun
7(13) Ekonom stöd- och styrningsförvaltningen Ludvika kommun Kommunstyrelsen Smedjebacken f k inkl tjänsteskrivelse Ekonomienheten Smedjebackens kommun f k inkl tjänsteskrivelse Akten
8(13) 19 Dnr VKN 2016/5 61 Elevuppföljning juni 2016 godkänner redovisningen av elevuppföljningen. För närvarande har Kulturskolan 936 elever och det är 479 elever i kö. Aktiva elever Elevantalet är 936 elever efter räkningen i juni. Det är 706 elever från Ludvika och 230 från Smedjebackens kommun. Det är flest elever på dans med 126, därefter gitarr med 123 och piano med 112 elever. Antalet unika elever är 768. Ca 67% av eleverna är tjejer och 33% är killar. Elever på kö Vi har nyligen rekrytering av nya elever, så köerna växer för varje dag. Vi har inte påbörjat intaget av nya elever till höstterminen ännu. Nu är det 479 elever på kölistan. Det är flest elever i kö till dans med 198, och därefter kommer gitarr med 55 och piano 33. sunderlag Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 31 maj 2016. skickas till Akten
9(13) 20 Dnr VKN 2016/8-61 Frånvarostatistik - elever 1. godkänner redovisningen av frånvarostatistiken. 2. Frånvarostatistiken redovisas även i fortsättningen skriftligt och från och med hösten 2016 kompletteras den med orsak för frånvaron. Frånvarostatistiken för eleverna är 23,7% och alltså närvaron 76,3%. Beräkningen är gjord under perioden mars-april 2016. Lägst frånvaro har det varit på stråk (17%) och blås (21%). Högst frånvaro har ämnena sång+kör (41%) och piano (31%). Man kan inte se att det är speciellt hög eller låg frånvaro på någon speciell skola eller i Ludvika respektive Smedjebackens kommun. sunderlag Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 31 maj 2016. Behandling Hag Lasse Persson föreslår att frånvarostatistiken i fortsättningen endast redovisas muntligt under verksamhetsinformation på nämndsmöten. Mohammed Alkazhami föreslår att frånvarostatistiken redovisas skriftligt som tidigare och att den från och med hösten 2016 kompletteras med orsak för frånvaron. Ordförande ställer de båda förslagen mot varandra och finner att Västerbergslagens kulturskolenämnd beslutat enligt Mohammed Alkazhami:s förslag. skickas till Kulturskolechef Akten
10(13) 21 Verksamhetsinformation noterar informationen. Muntlig information från kulturskolechefen om bland annat: - Resultatet av elevenkäten som genomfördes i april 2016. - Aktuell personalsituation. - Kulturskolans flytt till Västerbergslagens utbildningscentrums lokaler. - Vid Lärarförbundets årliga ranking av landets musik- och kulturskolor placerade sig Ludvika på 13:e plats och Smedjebacken på 68:e plats. Undersökningen bygger på tre kriterier: Elevavgiften, kommunens ekonomiska satsning på skolan samt antal elever i kulturskolan av det totala antalet skolelever i kommunen.
11(13) 22 Redovisning av meddelanden godkänner redovisningen av meddelandena. a) VKN 2014/16 04 Kommunfullmäktige Ludvika kommun. Åtgärdsplan för ekonomi i balans. KF 2016-04-25 68. b) VKN 2016/9 61 Kommunstyrelsen Ludvika kommun. Svar till revisorerna om kostnadsfördelning mellan Ludvika och Smedjebackens kommuner avseende VKN. KS 2016-05-17 118. c) VKN 2014/20 61 Kommunstyrelsen Ludvika kommun. Redovisning av nämndernas uppföljning av 2015 års planer för intern kontroll. KS 2016-05-17 121. d) VKN 2015/10 61 Kommunstyrelsen Ludvika kommun. Redovisning av nämndernas planer för intern kontroll med nämndspecifika kontrollpunkter för år 2016. KS 2016-05-17 123. skickas till Akten
12(13) 23 Utökning av tid för gruppmötet utökar tiden för gruppmötet, i anslutning till nämndsmötet, med en halvtimme till totalt en timme. Gäller från och med hösten 2016. Mohammed Alkazhami föreslår att gruppmötet, innan nämndsmötet, utökas med en halvtimme till totalt en timme. Ordförande ställer proposition på eget förslag och finner att Västerbergslagens kulturskolenämnd beslutat enligt detta. skickas till Ledamöter/ersättare i VKN Akten
13(13) 24 Sommarhälsning Nämnden skickar ett tack för läsåret som gått och önskar kulturskolans personal en trevlig sommar. skickas till Kulturskolechef f v b