Område Mål Åtgärder/aktiviteter Målsättning Timecare inventera möjligheter och ev behov av 10/5 träff -sammanställning av inventeringen Time Care planering Förenkla och göra Time Care planering mer användarvänligt schemaläggning. Kontinuerlig utveckling av Time Care planering Införa grund schema Införa Superanvändare Förlänga begränsningsperiod en till 6 veckor Inköp av Multi acess 1. Förenklar och minskar tiden för schemaläggning. 2. Minska tiden för diffning Öka motivationen och arbetsglädjen 1. Underlättar diffningen, ser hela schemat och kan lättare se var behoven finns. 2. Betydligt mer användarvänligt. 3. Möjligheter till fortsatt utveckling då det är Multi acess som Time Care kommer att utveckla framöver. Förenkla och göra Time Care planering mer användarvänligt Inköp av app och mobilt schema Förenkla och göra Time Care planering mer användarvänligt
Kostnad Förväntat slutdatum Ansvarig Grupp Annette M Anna-Pia, Malin H, Cathrin Anna-Pia, Malin H, Cathrin Licens(engångskostn ad) 35 000 kr Underhåll(årlig avgift) 10 500 kr/år Hösten 2016 (begränsningsperi od 6 veckor, 2018) Anette, Cathrin Licens(engångskostn ad) 90 000 kr Underhåll(årlig avgift) 27 000 kr/år Hösten 2016 Anette, Cathrin Licens(engångskostn ad) 22 500 kr Underhåll(årlig avgift) 6 750 kr/år Vintern 2017 Anette, Cathrin
Kommunikation Beslut n n
Rev Utkast Time Care för Höör Kommun Datum: 2016-08-09 Referens: Cathrin Möller Sammanställd av: Magni Nilsson Key Account Manager Time Care AB
Innehållsförteckning Rev Utkast Time Care för Höör Kommun... 1 Innehållsförteckning... 2 1. Moduler som innefattas... 1 2. Sammanfattning... 2 3. Grundschema... 3 4. Mobilt Schema Time Care Planering... 4 5. Multi Access... 5 6. Mobil Webbklient Time Care Pool... 7 7. Priser och villkor... 8 1.1 Pris... 8 1.2 Villkor... 8 1.3 Övrigt... 8
1. Moduler som innefattas Grundschema Mobilt Schema till Time Care Planering Multi Access Mobil Webbklient till Time Care Pool Page 1 of 8 Issue Date: 2016-08-09 Copyright Allocate Software Ltd
2. Sammanfattning Höör Kommun genom Catrin Möller har bett om Offert och beskrivning av Grundschema, Mobilt Schema samt Multi Access till Time Care Planering och Mobil Webbklient till Time Care Pool. Höör Kommun önskar även stöd av konsult för att övergå till att arbeta i fatställt schema(färdigt schema). Nedanstående är sammanställt av Magni Nilsson Time Care AB. Issue Date: 2016-08-09 Copyright Allocate Software Ltd Page 2 of 8
3. Grundschema Grundschemamodulen utgår från schemaläggning med fasta turer, dessa kan sedan användas i traditionell Time Care schemaläggning i faserna önskemål, preliminärt och färdigt schema, alternativt kan de användas för att skapa rullande eller fasta scheman. Båda metoderna kan användas oberoende av varandra inom ramen för systemet. Kan användas i alla faser, önskemål, preliminärt och färdigt schema Fasta turer(pass) kan användas av personalen i önskemål i både klient och webb Drag and drop av pass in i schemat Issue Date: 2016-08-09 Copyright Allocate Software Ltd Page 3 of 8
4. Mobilt Schema Time Care Planering Tillgång till schema hemifrån via nätet samt att få schemat i mobilen eller andra webb-kalendrar i iphone eller Android-mobil för att alltid se aktuellt schema. Se ditt schema i mobilen, Outlook, Gmail eller annan kalender Schemat uppdateras automatiskt när kalendern startas Dela din kalender med dina kollegor eller din familj Gemensam vy för arbetsschema och privat kalender Issue Date: 2016-08-09 Copyright Allocate Software Ltd Page 4 of 8
5. Multi Access Time Care Planering Multi Access låter dig använda Time Care Planering över internet från valfri dator, surfplatta eller mobil. Med sina smarta funktioner är Multi Access ett pedagogiskt och lätthanterligt verktyg och uppföljningen underlättas av ett flertal överskådliga rapporter. Uppkoppling från valfri enhet Kräver ingen installation Överskådlig startsida Flexibel schemahantering Smidiga rapportfunktioner Effektiv analys och uppföljning Issue Date: 2016-08-09 Copyright Allocate Software Ltd Page 5 of 8
Startsida Ger en snabb och överskådlig bild av vald period och schemagrupp med nyckeltal över resursanvändningen samt information om bland annat meddelanden, personalförändringar och semestrar. Periodplanering När man skapar nya perioder är det ofta praktiskt att ha samma intervall för påminnelsedatum som i föregående period. Därför kopieras påminnelsedatum automatiskt över till den nya perioden vilket förenklar processen och minskar risken för fel. Bemanningskrav När de nya perioderna har skapats ska bemanningskrav läggas in, antingen manuellt dag för dag eller genom att kopiera från en tidigare period. Min-, max- och aktivitetskrav kan läggas upp och kraven åskådliggörs sedan i en graf som efter schemaläggning visar uppfyllnad gentemot kraven. Personal Schemaadministratören hanterar personalen i schemagruppen genom att tilldela aktiviteter, kompetenser, avtal och andra nödvändiga parametrar. Schemaläggning Schemaöversikten ger en överskådlig bild över hela perioden och gör det möjligt att ta ut statistik, som till exempel tjänsteuppfyllnad, ända ner på individnivå. Schemat går att skriva ut direkt från sidan, med utskriften anpassad efter val av tidsperiod och andra inställningar. Vid kopiering av schemapass kan man ange vilka uppgifter som ska föras över samt välja automatisk tilldelning av aktiviteter. Rapporter Det går att ta fram och skriva ut rapporter över bland annat aktivitetssaldon, difflista, timbanksavstämning och schemaförändringar mellan schemafaser. Rapporterna kan sedan exporteras till Excel för vidare hantering. Produktionsplanering Tilläggsmodulen Produktionsplanering ger ännu bättre möjligheter till analys och uppföljning. Till exempel går det, i både tabeller och grafer, att jämföra budgeterade timmar med bemanningskrav, planerat schema och utfall. Man kan även lägga in referensdata för aktiviteter vilket underlättar uppföljning av förändringar gentemot bemanningskravet. Issue Date: 2016-08-09 Copyright Allocate Software Ltd Page 6 of 8
6. Mobil Webbklient Time Care Pool På ett lättillgängligt och enkelt sätt kan medarbetare uppdatera information och kommunicera via en mobil webbklient i sin smarta mobiltelefon. Se din kalender vecka för vecka Se information som hör till en bokning Lägga in tillgänglighet Förändra och ta bort tillgänglighet Svara på förfrågningar Se generella meddelanden som skickas till dig Issue Date: 2016-08-09 Copyright Allocate Software Ltd Page 7 of 8
7. Priser och villkor 1.1 PRIS Programvara Time Care Engångsavgift Årlig avgift Time Care Planering Multi Access Yes 90 000 27 000 Mobilt Schema Yes 22 500 6 750 Grundschema Yes 30 000 9 000 Time Care Planering licens & årsavgift 142 500 42 750 Licens Time Care Pool Engångsavgift Årlig avgift Mobil Webbklient Yes 30 000 9 000 Time Care Pool licens & årsavgift 30 000 9 000 Total licens & årsavgift 172 500 51 750 Rabatt 10% 17 250 5 175 ERT PRIS 155 250 46 575 Utbildning hos kund Antal Pris per enhet Belopp Max 10 deltagare per kurstillfälle'' Time Care Planering Konsultdag MultiAccess 1 14 581 14 581 Konsulstöd arbeta i Färdigt Schema 2 14 581 29 162 Summa Tjänster 0 **Max antal deltagare, om inte antalet datorer i kundens utbildningslokal är färre. I detta fall styr antalet datorer antalet elever vid ett utbildningstillfälle Samtliga priser exkl. moms och reskostnader 1.2 VILLKOR Enligt avtal 1.3 ÖVRIGT Vid övergång till att arbeta i Färdigt Schema är det viktigt att tänka på hur detta påverkas av avtalssituationen, det kan behöva klarläggas mellan parterna vilka förändringar som skall kunna göras. I samband med övergången behöver inställningar i integrationen mellan Personec P och Time Care system gås igenom, detta kan kräva konsultinsats från Visma. Detta ingår inte i underlaget. Issue Date: 2016-08-09 Copyright Allocate Software Ltd Page 8 of 8
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Sida 2016-08-29 1 (1) SOCIAL SEKTOR Time Care Förslag till beslut Att arbetsutskottet skall föreslå socialnämnden att godkänna handlingsplanen avseende utveckling och förenkling av Time Care. Ärendebeskrivning Den ursprungliga tanken med införandet av Time care planering var att bemanningen skulle planeras utifrån medborgarnas behov, få kontroll på personalkostnaderna och skapa möjligheter för medarbetarna att påverka sin arbetstid efter sin sociala situation utanför arbetet, för att på så vis kunna ha en balans mellan arbete och fritid. På så sätt skulle vi höja kvalitén på arbetsmiljön, skapa en mer attraktiv arbetsplats med tanke på att behålla och rekrytera nya medarbetare, samt att kunna arbeta med önskad sysselsättningsgrad. I nuvarande upplaga anser medarbetarna att det är ett avancerat system och att schemaläggningen har blivit en stor arbetsbörda som stjäl tid från verksamheten och därmed skapar en stressituation. Det visade sig tydligt under innovationsracet då förenkling av Time Care var en av de stora frågorna. Beräknad kostnad enligt offerten på 155 000 kr finns inom befintlig ram under förutsättning att omfördelning av tilldelad budget sker. Förslag till beslutsmotivering Genom att utveckla Time Care planering ökar vi medarbetarnas inflytande samt förenklar och minskar stressen över schemaprocessen, vilket skulle innebära att schemaläggningen inte längre stjäl tid från verksamheten. Förbättring och modernisering av IT-systemet är en nödvändighet för att öka medarbetarnas påverkansmöjligheter och arbetsmiljö, och därigenom kunna hävda sig som en attraktiv arbetsgivare. Annette Mårtensson Chef Bemanningsenheten 0413-28441 annette.martensson@hoor.se Beslutsunderlag Handlingsplan Offert från Time Care AB Höörs kommun: Social sektor Box 53 243 21 Höör Besöksadress: Södergatan 28 Höör Tel: 0413-280 00 Fax: 0413-207 41 socialnamnden@hoor.se www.hoor.se www.facebook.com/hoorskommun