Powerpresentation 70 procent av befolkningen nekar ett avancemang i karriären om jobbet innebär att tala inför andra. 30 procent antar utmaningen men håller krampaktigt i presentationsteknikens snuttefilt PowerPoint. Jag vill att du går med i den promillen som har verktygen som gör att folk vilja lyssna på deras presentationer. Genom mina år som retorikkonsult och efter att ha genomfört över tusen retorikuppdrag så är det tolv ingredienser som kunder har klassat som oförglömliga. Powerpoint är inte med som ingrediens. Du behöver inte ha med alla tolv delar i en presentation, utan börja med en i taget och bygg på. Men har du alla tolv så kan du lita på att ditt budskap inte bara går ut - det går in också! Power to the people without powerpoints!
1 skriv ner allt du vill säga Det är inte för att du ska säga allt det du har skrivit ned, utan för att du enkelt ska ge dig själv en översikt och kunna lyfta ur exakt det som kommer att vara intressant för dina lyssnare. Vi som förmedlar vill oftast berätta mycket, men lyssnarna vill bara höra det som är relevant för dem. Kill your darlings de kan återupplivas ett annat tillfälle där dina dödade darlings plötsligt blir relevanta för de nya lyssnarna.
2 journalistiska Här ska du se ditt budskap som en tidning som folk ska vilja köpa. Sätt en huvudrubrik på din presentation som väcker folks nyfikenhet. Tänk att du ska lära dig språket journalistiska. Journalister svarar alltid på frågan som de potentiella tidningsköparna har, nämligen Vad är nyheten för mig?. Den formuleras på ett sätt som gör att det är relevant för lyssnaren. Rubriken är sällan veckans väderrapport, utan Ta ut semester då det är sol meteorologen avslöjar när. Tyvärr är det många som säljer sitt budskap med formuleringar som Informationsmöte, Veckans rapport, Vårens budget. Hade du köpt en tidning med den rubriken? Är svaret nej, så byt rubrik.
3 tajming Nu när du har allt det innehållsmässiga säkrat för din presentation så är det dags att planera för vilken tajming som är bäst för den. Tänk veckodagar. Ska du ta mötet på en måndag? Då kan folk både vara stressade och sorgsna över att helgen är slut och att en hel vecka står framför dem. Fredag är folk förvisso glada över att det snart är helg, men risken är att de bara drömmer sig bort till ledigheten. Torsdag är bra. Då är det mesta av veckan avverkat och känslan av snart är det helg hänger som ett lyckopiller i luften. Onsdag är ju lillördag för vissa. Då kan humöret vara på topp beroende på ålder och livssituation småbarnsfamiljer glömmer snabbt vad lillördag ens betyder. Tänk också före-, och efter löning. Tänk till och med löningsdagen. Föreställ dig att hålla presentationen på löningsdagen och den glada publik du får då utan större ansträngning. Tänk tidpunkt på dygnet. Många säger att man ska hålla presentationen efter lunch när folk är mätta och glada. Det är helt fel. Efter lunch är folk förvisso mätta, men sällan glada utan snarare trötta. Och eftermiddagsfikat är uppmärksamhetsdöden. Då jobbar kroppen med att bearbeta all mat som har konsumerats att den omöjligt har reserver till att ta in en hel presentation. Har du missödet att hålla en presentation då så får du se till att frekvensen av retoriska caféer och glimtar är var femte minut.
4 presentationsrummet De flesta går in i rummet där presentationen ska ta plats, men de funderar aldrig på hur det utnyttjas för presentationen. Det ska däremot du göra. Gå in i presentationsrummet innan alla åhörare är där och fundera på om det är något du skulle kunna använda för att förstärka intrycket av din presentation. Har du en anekdot som du kan göra mer levande med hjälp av något i rummet. Du kan enkelt förvandla en stol i rummet till stolen du satt i under din första arbetsintervju. Ett fönster i rummet kanske liknar det du tittade ut genom när du fick nog och ville byta jobb. Eller så kanske ett bord illustrerar hur stort ett skrivbord var som du jobbade på för några år sedan. Knyter du din presentation till rummet så skapar du retorikmagi eftersom du förvandlar det. Du ger åhörarna en mångdimensionell upplevelse av både presentationen och rummet.
5 utse din retorikexpert Innan varje presentation ska du alltid utse någon som kan vara din retorikexpert för stunden. Be en kollega som du vet är med och vågar vara ärlig. Be kollegan berätta vad hen tog med sig och vad du skulle behöva ta med dig för att göra en desto bättre presentation. Var det något som var tråkigt eller överflödigt? Något som kunde tas bort eller läggas till? Försäkra dig om att du alltid får en retorisk analys från en person som sett dig genomföra presentationen. Hämta retorisk feedback.
90 sekunder 6 intryck 90 sekunder tillbringar folk åt att dra slutsatser om vem du är. Du ska därför guida dem till rätt slutsats genom att skippa den trista standardinledningen och istället kasta ljus på din person. Vissa börjar med sin titel och företagsberättelse. Men du ska blanda upp det lite så att folk får sina undringar om din person tillfredsställda vem du är bakom allt det där professionella tjafset. Ett exempel: Förutom att jag är vd för ett företag med 500 anställda så extraknäcker jag också ideellt som morfar två gånger i veckan. Och vd:n för den verksamheten är min dotter Anna som bestämmer det mesta under min fritid. Och hennes underchefer är mina två barnbarn som bestämmer glassen jag ska köpa utan att underrätta den högsta chefen. Är du en vd vars första intryck ger mycket respekt och pondus så är det bra om du använder kontrastmetoden i din inledning berätta saker som står i kontrast till det första intrycket av ditt utseende. Få folk att tänka Åh fan. Åh-fan-effekten är lysande som inledning och ger det där bestående intrycket.
7 retorisk krok Inför varje presentation ska du alltid fråga dig själv vad dina åhörare kommer att möta inom en snar framtid. Detta för att du ska vara en diskret men ändå slagkraftig pop-up i deras hjärnor när den framtiden kommer. Håller du en presentation innan lunch? Vad kommer alla med högsta sannolikhet att göra under lunchen. Förmodligen äta och hälla upp dryck i ett glas. Låt ett av inslagen i dina presentationer vara att du häller upp vatten i ett glas för att förklara något som rör ditt budskap. Nästa gång de ser vätska hällas upp i ett glas så kommer de, helt ofrivilligt, att tänka på ditt budskap. Vi kallar det för en retorisk krok eftersom du krokar fast ditt budskap i något åhörarna kommer att se/uppleva den närmsta tiden.
8 rekvisita Kungen av rekvisita Hans Rosling har alltid med sig saker till sina presentationer. Det kan vara alltifrån toarullar till fia-med-knuff-pjäser. När majoriteten tar med sig sin Powerpoint som främsta sak så ska du vara den som tar med dig helt otippade men högst relevanta saker för din presentation. Tänk nytt och tänk stort. Du lyckades presentera dig själv utifrån en blå penna. Hur mycket mer effektivt blir det inte då när du får välja föremål helt själv?
9 ge lyssnarna ett break Som jag berättade så har IKEA caféer i sina varuhus. Detta för att folk ska få ett break från det som är huvudsyftet för IKEA folk ska handla möbler. Och ditt huvudsyfte som presentatör är ju att folk ska ta in ditt budskap. Men oavsett om syftet är att få folk att köpa möbler eller lyssna så behöver folk ändå några breaks. IKEA placerar sina caféer med några hundra meters mellanrum. Du ska placera dina retoriska caféer med kanske 10 minuters mellanrum. Folk kommer inte att orka lyssna på dig hela tiden, se till att du lättar upp med saker som ändå ger medvärde åt ditt budskap och ett break åt åhörarna. Exempel på retoriska caféer: Visa videoklipp, skicka ut diskussionsfrågor, gör en övning, ge en anekdot.
10 presentationssteg För att man lättare ska hänga med i dina resonemang och delar av presentationen så är det bra att du delar upp den i olika fysiska steg som du ska ta på golvet. Har du till exempel en fakta-, erfarenhets-, och kanske diskussionsdel i presentationen? Se till att du förflyttar dig i tre olika riktningar när dessa respektive delar kommer så att vi som lyssnar enkelt kan se, förstå och känna att vi lämnar en del och går till en annan. Men det finns också ett annat viktigt syfte med förflyttningarna att du ska ha ögonkontakt med precis alla i sammanhanget. Se hur Al Gore använder en kombination av dessa som också hjälper honom att minnas hela presentationen: https://www.youtube.com/ watch?v=b-0p7gbpj14
11 retoriska glimtar Retoriska glimtar är en ingrediens som är högst nödvändig i din presentation. Det är oväntade men högst relevanta inslag. Satsa på det oväntade som att kanske dra en historia som handlar om något helt annat än din presentation. Det kan vara en scen från Solsidan, en beskrivning av en seriefigur eller som vd:n Lennart jag berättade om gjorde berättade om när han frågade chans på Charlotte i tredje klass. Högst oväntat men han gjorde det relevant genom att dra parallellen till något professionellt företaget hade frågat chans på IKEA. Har du en bra story så är det bra. Men för att det ska klassas som en retorisk glimt så får det inte bara vara oväntat, det måste göras relevant också. Det fixar du!
12 avtryck Vilken känsla vill du att lyssnarna ska lämna din presentation med? Är det ett skratt, en aha-känsla, en uppgift, glädje, sorg? Det är viktigt att avtrycket är lika starkt som intrycket. De flesta butiker glömmer det. De tänker bara på första intrycket men missar att vara strategisk kring känslan som kunden ska gå hem med. IKEA låter sina kunder gå hem med känslan av att de har gjort världens brakaffär. Hur? De har ju spenderat tusentalskronor på möbler. Jo, men det sista köpet var en korv med bröd för fem kronor. Ett viktigt avtryck när man har spenderat mycket pengar. Vad ska ditt avtryck vara?
mitt avtryck till dig Jag hoppas att du hade glädje av denna workshop! Jag vet inte hur inspirerande eller oinspirerande möten som hålls på din arbetsplats. Ta en funderare nästa gång du lyssnar på en presentation på jobbet. Var en retorikexpert! Vad tar du med dig? Vad skulle presentatören kunna ta med sig? Skulle du vilja se att din arbetsplats hade presentationer som var slagkraftiga och inspirerande så tveka inte att skicka dem till höstens Powerpresentation! För power det har folket som vågar vägra powerpoint som huvudnummer: http://snackasnyggt.se/retorikkurs/ powerpresentation/ Hälsingar Elaine Eksvärd, vd Snacka Snyggt.