Revisionsrapport 1 / 2008 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2008 Haninge kommun Granskning av planprocessen
Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Syfte... 4 2.3. Metod... 4 3. Kommunstyrelsen/förvaltningen... 5 3.1. Planeringsprocessen... 5 3.2. Roller och ansvar... 5 3.3. Styrning och prioritering... 5 3.4. Framförhållning och behovsbedömning... 6 3.5. Arbete och resurser inom kommunstyrelsens förvaltning... 7 3.6. Kommentarer... 9 4. Stadsbyggnadsnämnden/förvaltningen... 10 4.1. Organisation och ansvar... 10 4.2. Resurser och stöd inom stadsbyggnad/planenheten... 11 4.3. Samarbete med kommunstyrelseförvaltningen exploateringsenheten... 11 4.4. Kommentarer... 12 1
1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har Ernst & Young genomfört en granskning av planprocessen i Haninge kommun. Granskningen har som syfte att belysa och bedöma om planprocessen fungerar ändamålsenligt utifrån att en kraftig expansion sker/planeras i kommunen. Ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen och stadsbyggnadsnämnden upplevs vara tydlig såväl enligt reglemente och delegationsordning, som i det praktiska utförandet. Uppdraget till de två förvaltningarna upplevs också som tydligt från politisk nivå. Att kommunstyrelsens vice ordförande är ordförande för stadsbyggnadsnämnden underlättar samordningen ytterligare. Ett berednings- och samordningsorgan (LTF) finns för samordning av planprocessen mellan kommunstyrelsen och stadsbyggnadsnämnden Syftet är att åstadkomma tydliga prioriteringar, samsyn och en bättre koppling mellan planförfrågan/uppdrag och tillgängliga resurser. En genomgång av samtliga liggande planuppdrag har gjorts med prioritering i tre grupper: aktuella prioriterade projekt, på väntelista för att utföras senare och oprioriterade uppdrag. Som ytterligare stöd för prioritering och beslut tas en Start PM fram för varje planförfrågan, där bland annat förfrågan bedöms utifrån översiktsplan och tidigare politiska beslut samt att en kostnadsbedömning görs av planens genomförande. Vår bedömning är att styrningen av planfrågorna tydliggjorts genom de prioriteringslistor som tagits fram och de prioriteringar som sker inom LTF. Positivt är också att ett tydligare beslutsunderlag finns genom de nya rutinerna med Start PM. Den prioritering som sker tillsammans med den sortering/analys som skett av planuppdragen enligt typ av plan (omvandlingsområden, normala detaljplaner och enkla förfaranden) har även bidragit till att skapa en bättre framförhållning i planprocessen. Ansvaret för att driva exploateringsarbetet ligger på exploateringsenheten. Till följd av vakanser, svårigheter att rekrytera och sjukdom är resurserna inom exploateringsenheten knappa. Resursbristen medför att exploateringsavtal inte riktigt hinns med att tas fram i den takt som planenheten tar fram nya planförslag. Konsulter har tagits in för att kapa topparna. Visst stöd har tillkommit genom överförandet av trafikplanerare och översiktsplanerare. Läget är dock bekymmersamt. Det är angeläget att en strategi tas fram för att lösa resursbristen, såväl genom rekrytering, erforderliga stödresurser och konsultstöd. Det finns annars en risk för att planerade projekt inte kan fullföljas så som planerat. Den omorganisation som skett där plan, lantmäteri och bygglov samlats till en avdelning är positiv, då de har ett klart samband med varandra. Det är vidare positivt att tidigare vakanta tjänster inom stadsbyggnadsförvaltningen kunnat besättas samt att rekryteringar efter pensionsavgångar kunnat ske, även om fortsatta rekryteringar måste ske. Det är vidare positivt att tidigare brister i dokumentation och ärendehantering inom förvaltningen är på god väg att åtgärdas genom tydligare rutiner, ärendehantering, systemstöd etc samt genom rekrytering av bygglovsamordnare och en planadministratör. Inom stadsbyggnad/plan har man valt att avvakta med nyrekryteringar till följd av resursbristen inom exploateringsenheten. De knappa resurserna bidrar också till att rutiner för exempelvis överlämnade av ärenden mellan planenheten och exploateringsenheten inte är fullt utvecklade. Arbete pågår dock med det. 2
Det finns en samsyn mellan de båda förvaltningarna på hur planarbetet ska bedrivas och samarbete sker. Det finns dock en viss otydlighet vid uppstarten av planprojekt mellan de två förvaltningarna angående ansvar och roller. Tydligare gränssnitt och vem som äger frågan efterlyses. För att få en väl fungerande planprocess måste de två verksamheterna ha tillräckliga resurser, särskilt i form av projektledare, samt att även samverkansformerna för att stödja arbetet kan utvecklas. Våra förslag till fortsatt utveckling sammanfattas nedan: Ta fram en strategi för hur kommunen ska komma till rätta med bristen på resurser med erforderlig kompetens, såväl genom rekrytering, erforderliga stödresurser som konsultstöd. Överväg kompletterande eller alternativa resurser då det uppenbart är svårt att rekrytera lantmätare/exploateringsingenjörer. Projektstöd i form av exempelvis controller kan övervägas liksom juriststöd till de omfattande förhandlingar som genomförs. Fullfölj pågående arbete med att ta fram rutiner och projektstöd för att därmed möjliggöra en mer effektiv styrning och uppföljning inom exploatering. Avsätt resurser för att skapa tydligare rutiner mellan exploatering och stadsbyggnad/plan, även om resurserna är knappa, för att därmed åstadkomma ett mer effektivt genomförande. Exempelvis kan en checklista för överlämnande av ärenden tas fram och där ansvar och roller tydliggörs. 3
2. Inledning 2.1. Bakgrund En relativt kraftig expansion sker/planeras i Haninge kommun. Detta medför effekter på såväl ekonomin som på de enskilda verksamheterna. Verksamheterna påverkas antingen direkt, genom exempelvis fler barn, elever och äldre eller indirekt via planfrågor, lokaler, gator, vägar och avlopp etc. Nybyggnationen innebär att ett flertal program/fördjupade utvecklingsprogram och detaljplaner måste tas fram samt att antalet bygglov ökar. Den fortsatta utvecklingen behöver uppmärksammas med avseende på vilka resurser och med vilken framförhållning Haninge kommun har för att klara de ökade kraven med fokus på om balans finns mellan behov och tillgängliga resurser. Planprocessen regleras av plan- och bygglagen. Arbetet ska bedrivas med stor öppenhet och ett flertal olika tillfällen till samråd, utställningar och remissomgångar finns under processen. Förslag av begränsad betydelse eller som saknar intresse för allmänheten kan förenklas. 2.2. Syfte Syftet med granskningen är att belysa och bedöma om planprocessen fungerar ändamålsenligt utifrån att en kraftig expansion sker/planeras i kommunen. Följande frågor besvaras i granskningen: Är roll- och ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen och stadsbyggnadsnämnden tydliggjord? Görs det en samlad bedömning och prioritering av de uppdrag/beställningar som ska utföras i förhållande till tillgängliga resurser? Vilken grad av översikt och framförhållning finns beträffande expansionen inom kommunen samt behovet av planer (översiktplan, områdesplaner, detaljplaner etc)? Finns erforderliga resurser/kompetens och stöd tillgängliga i planprocessen? På vilket sätt används dessa? Vilka åtgärder har vidtagits för att effektivisera arbetet, genom exempelvis IT-teknik? Vilka åtgärder har vidtagits för att stärka och utveckla samarbetet mellan plan, bygglov och lantmäteri? 2.3. Metod Granskningen grundas på relevant dokumentation och intervjuer med kommunstyrelsens ordförande, stadsbyggnadsnämndens ordförande, exploateringschefen, utvecklingsdirektören och exploateringsingenjör samt med chefen för stadsbyggnadsförvaltningen, avdelningschef/stadsarkitekt och verksamhetsansvarig för planenheten. 4
3. Kommunstyrelsen/förvaltningen 3.1. Planeringsprocessen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för den övergripande ekonomiska och sociala planeringen samt den fysiska översiktsplaneringen enligt PBL (plan- och bygglagen). Vidare ansvarar kommunstyrelsen för mark- och bostadspolitiken och att en tillfredsställande markberedskap upprätthålls samt beslut om planuppdrag enligt PBL. 3.2. Roller och ansvar Den politiska uppdelningen mellan kommunstyrelsen och stadsbyggnadsnämnden är tydlig. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret och ska driva frågor som är av intresse för kommunen som helhet, exempelvis utveckling på regional- eller länsnivå. Att ansvaret vilar på kommunstyrelsen är ett sätt att visa att frågan är av stor betydelse och att en samordnad hantering av frågorna krävs på kommunstyrelsenivå. Ansvarsfördelningen mellan ordförande och vice ordförande i kommunstyrelsen är klargjort via delegationsordningen. I denna sägs att vice ordförande ansvarar för den fysiska planeringen. Både ordförande och vice ordförande upplever att deras respektive roller är tydliga. Uppdraget till förvaltningarna ses som tydligt. Den organisationsförändring som genomfördes under 2007 där den översiktliga planeringen samlats till kommunstyrelsen och kommunstyrelseförvaltningen ses som naturlig för att möjliggöra ett samlat grepp om frågorna. Stötestenar har dock uppstått genom chefsbyten, vakanser och andra oförutsedda frågor. Det finns dock en dragkamp i synsättet på hur samhällsplaneringen ska organiseras. 3.3. Styrning och prioritering Styrningen på nationell nivå utgörs av PBL, vilken i hög grad är styrande till sin karaktär. Några kompletterande direktiv på kommunal nivå har inte setts som nödvändigt. För att få en ökad samordning av planprocessen mellan kommunstyrelsen och stadsbyggnadsnämnden samt de olika enheterna inom de båda förvaltningarna har ett beredningsoch samordningsorgan, ledningsträff fysisk planering (LTF) inrättats. Syftet med beredningsorganet är att åstadkomma tydliga prioriteringar och få en bättre koppling mellan planer och resurser. Organet leds av stadsbyggnadsnämndens ordförande och tillika förste vice ordförande i kommunstyrelsen. Gruppen består av gruppledarna för den politiska majoriteten, inklusive kommunstyrelsens ordförande såsom gruppledare, samt ledande tjänstemän från de båda förvaltningarna. Förslag till dagordning tas fram av stadsarkitekten, tillika avdelningschef för plan- och byggavdelningen och exploateringschefen. Kontinuerliga träffar sker också mellan de ansvariga tjänstemännen inom exploatering och stadsbyggnad/plan. Inom LTF har en genomgång skett av samtliga liggande planuppdrag där uppdragen prioriterats i tre grupper: aktuella projekt som är prioriterade, på väntelista för att utföras senare samt oprioriterade planuppdrag. Översiktsplanen fungerar som stöd i valet av vilka planer som ska prioriteras. En aktualisering av översiktsplanen pågår. 5
Den prioritering av planprojekten som genomförts ses som ett tydligt stöd för arbetet. Ytterligare stöd för prioritering och beslut finns sedan hösten 2007 genom att ett Start PM tas fram för varje planförfrågan. Förfrågan/initiativ om planfrågor kommer från allmänheten, näringsliv/företag eller från den egna organisationen och politiska beslut. Varje fastighetsägare har rätt att få en planförfrågan prövad politiskt. Gången är att alla förfrågningar ska kanaliseras till stadsbyggnadsförvaltningen (stadsarkitekten) och tas upp i den ordning de kommer in. Denna rutin, som tämligen nyligen införts för att strama upp arbetet, anses fungera väl. Den Start PM som tas fram innan frågan tas upp i LTF innehåller ett antal fasta rubriker som beskrivning, tidigare ställningstagande, miljöbedömning, bedömning av anläggnings- och driftkostnader samt planenhetens bedömning. Avsikten är också att PM:et ska kompletteras med en bedömning från exploateringsenheten. Under rubriken tidigare ställningstagande görs en avstämning mot vad som sagts i översiktsplanen, eventuell fastställd detaljplan eller andra kommunala beslut. Kostnader för genomförande av den eventuella planen bedöms på både kort och lång sikt. Ställningstagande till planförfrågan sker sedan i LTF, som träffas var sjunde vecka. Skriftligt besked ges till den sökande och vid ett positivt beslut sker ett möte mellan stadsbyggnad och den sökande. En handläggare utses därefter för ärendet som antingen genomförs i egen regi eller genom konsult. Enkla planförfrågningar kan ofta lösas genom bygglovsansökan. Det är kommunstyrelsen som formellt beslutar om att stadsbyggnadsnämnden ska få ett planuppdrag alternativt om ett lämnat planuppdrag ska avskrivas. Stadsbyggnadsnämnden kan således inte själva besluta om vilka detaljplaner kommunen ska arbeta med. Förslaget till plan tas sedan upp för ställningstagande i stadsbyggnadsnämnden. Principiella detaljplaner ska tas av kommunstyrelsen, och eventuellt i fullmäktige. Mindre planer kan tas av stadsbyggnadsnämnden. När en detaljplan tas upp för beslut ska även ett exploateringsavtal ingå i underlaget. En plan kan omfatta allt från en vändplan i ett bostadsområde till 850 nya bostäder i ett nytt bostadsområde. Många planer rör också befintliga områden, vilket kräver mer av anpassning och förhandlingar. En större plan tar mellan två till tre år att färdigställa. En osäkerhetsfaktor är överklaganden, som ofta förekommer. Samtliga intervjuade ser det som positivt att Start PM tas fram då det ger politikerna ett mer handfast underlag att utgå ifrån vid prioriteringar och beslutsfattande. 3.4. Framförhållning och behovsbedömning Framförhållningen i form av politisk inriktning och beslut angående den exploatering, planläggande och byggnation som ska ske inom kommunen ses av de intervjuade som god respektive relativt god. Den prioritering som skett av planprojekten i dels typ av plan (omvandlingsområden, normala detaljplaner och enkla förfaranden), dels prioriteringsordning är ett väsentligt led i att skapa en bättre framförhållning. Det ses som väsentligt att också långsiktigt hålla fast i den prioritering som gjorts när sedan nya projekt dyker upp. Det finns tidplaner för alla pågående projekt. 6
När det gäller de stora planprojekten som är beslutade, så som Vegastaden, menar både ordförande och vice ordförande i kommunstyrelsen att tydliga direktiv finns för att driva projekten framåt. I samband med att kommunstyrelsen ger ett planuppdrag till stadsbyggnad bjuder förvaltningen in övriga förvaltningar in till ett uppstartsmöte med syfte att fånga upp verksamhetsbehov och synpunkter. Det är dock inte alltid så att förvaltningarna haft tid att komma. Uppföljningsmöten sker också under tiden. Bedömningar om behov i form av exempelvis förskolor, skolor, särskilt boende görs av respektive förvaltning. Bedömningen är att dessa underlag förbättrats. Det finns också en lokalplaneringsgrupp (LPG) som hanterar och samordnar lokalfrågor, där alla förvaltningar och Tornberget ingår. 3.5. Arbete och resurser inom kommunstyrelsens förvaltning Ansvaret för att driva exploateringsarbetet ligger på exploateringsenheten och de faktiska egna resurserna består i princip av exploateringschefen och en exploateringsingenjör. Organisatoriskt ingår enheten under utvecklingsavdelningen, vilket av exploatering uppfattas som att exploateringsfrågorna marginaliserats. De stora projekt som pågår/planeras inom Haninge kommun innebär att resurser och kompetens erfordras i form av exploateringsingenjörer som kan fungera som projektledare. Resurserna för arbetet är dock mycket knappa till följd av vakanser, svårigheter att rekrytera och sjukdom. Projektledare till Vegastaden har exempelvis sökts under en längre tid utan framgång. Konsultstöd har därför tagits in. Rekrytering av en ytterligare exploateringsingenjör pågår. Utvecklingsavdelningen har också under en längre tid varit utan chef, vilket påverkat arbetssituationen inom exploatering. En förstärkning motsvarande två exploateringsingenjörer och en anläggningsingenjör anses behövas för att hantera dagens ärenden/projekt, enligt exploateringschefen. Resursfrågan för exploateringsenheten har blivit än mer accentuerad genom att exploateringschefen ska sluta. Tjänsten är utannonserad, rekryteringsläget på marknaden är dock kärv och det finns en risk för att det tar tid att återbesätta tjänsten. En beredskap finns för detta genom att ramavtal om konsultstöd ska ingås. Svårigheterna att rekrytera gäller inte bara i Haninge kommun. Flera kommuner i närområdet annonserar efter lantmätare, byggnadsingenjörer etc. Det finns för få nyutbildade lantmätare i förhållande till efterfrågan samt att konkurrensen från privata marknaden är stor, särskilt vid högkonjunktur. Bristen på flexibilitet i lönesättning, semestervillkor etc anses av några vara hämmande. Det finns också uppfattningar från fler av de intervjuade om att Haninge kommun ses som en attraktiv arbetsgivare som både kan locka till sig kompetens och behålla befintlig kompetens genom intressanta jobb, självständigt arbete och frihet under ansvar, en god arbetsmiljö, trivsel och flexibla arbetstider och en positiv syn på kompetensutveckling. Några anser också att kommunen bör överväga sin lönesättning för att kunna konkurrera om nyckelkompetenser på marknaden. Kommunen anses också kunna bli bättre på att handla upp den kompletterande kompetens som behövs. 7
Resursbristen gör att erforderliga exploateringsavtal inte riktigt hinns med att ta fram inför kommande exploateringsområden och i den takt som plan tar fram nya planförslag. En konsult togs in under hösten 2007 för att kapa topparna. Det ses som väsentligt att skapa en bättre framförhållning och avlastning genom att ta in fler konsulter. Detta kräver också att det finns en god beställarkompetens, vilket inte är fallet idag. Förutom resursbristen anses kommunen inte heller ha tillräcklig erfarenhet av att driva så stora projekt som nu är aktuella. Styrgrupper skulle behövas bildas för större projekt. Flera områden kräver omfattande förhandlingar med ett stort antal mark- och fastighetsägare, vilket är tidskrävande. Rutiner och stöd för arbetet med exploateringsfrågor har börjat tas fram genom projektkort, uppföljningssystem i Excel samt att ett system för tidsrapportering ska införas. Tidigare har dokumentationen ej fungerat tillfredsställande. Det ses som angeläget att detta arbete fullföljs och att ett fortsatt arbete sker med att få till fungerande rutiner, stöd och dokumentation samt att det görs tillgängliga för andra i gemensamma system. I övrigt finns bra GIS-stöd och kartor som stöd för arbetet. Samarbetet mellan exploateringsenheten och stadsbyggnadsförvaltningen/plan uppges fungera väl i den inledande fasen och Start PM har exempelvis kommit till som ett gemensamt initiativ. Politikerna får därmed ett erforderligt beslutsunderlag samt att en smidigare planering och ett bättre genomförande möjliggörs genom bättre planerings- och beslutsunderlag. Vid uppstarten av ett planprojekt ses däremot ansvaret som otydligt, angående vem som gör vad mellan exploatering och plan. Tydligare gränssnitt efterlyses beträffande vem som gör planbeskrivningar etc. Det måste till en ökad tydlighet beträffande vem som äger projektet. Det anses inte vara organisationen som sätter gränser eller utgör problem, då en samsyn finns om hur frågorna bör hanteras. Utan problemet är de knappa resurserna, att det inte hinns med. Exploatering är med i hela fasen från uppstart, planprocessen och genomförandet. Det krävs därmed fler exploateringsingenjörer som kan fungera som projektledare. Inom plan finns flera planarkitekter och några anläggningsingenjörer inom VA, gata, byggledning etc. Det ses av exploateringschefen som mer ändamålsenligt att anläggningsingenjörerna skulle finnas på exploatering, vilket uppges vara vanligt i andra organisationer. Då fler resurser finns på plan jämfört exploatering hinner inte exploatering med och det händer att planärenden är på väg upp till beslut utan exploateringsavtal. Detta ses som ett uttryck för en kombination av resursbrist och brister i kommunikationen. De två resurserna i form av trafikplanerare och översiktsplanerare som överfördes vid 2007 års organisationsförändring ses som en ändamålsenlig förändring från kommunstyrelseförvaltningens sida, vilket bidragit till synergieffekter. Trafikplaneraren fungerar som en bra resurs i gränssnittet mellan översiktplanering och exploatering. Tillräcklig tid har dock inte funnits från exploateringschefens sida för att kunna engagera sig i översiktsplanefrågorna. Det finns ett bra ekonomstöd från kommunstyrelseförvaltningens ekonomiavdelning, vilka tillsammans med exploateringschefen har tagit fram en tydligare exploateringsbudget. Detta möjliggör också en bättre styrning och uppföljning. 8
3.6. Kommentarer Roll- och ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen och stadsbyggnadsnämnden är tydlig. Den ansvarsfördelning som fullmäktige beslutat om där ansvaret för den fysiska planeringen ligger på förste vice ordföranden i kommunstyrelsen tillika ordförande i stadsbyggnadsnämnden bidrar också till en ökad tydlighet och en samordnad hantering. Styrningen av planfrågorna har tydliggjorts genom de prioriteringslistor som tagits och de prioriteringar som sker inom LTF. Positivt är också att ett tydligare beslutsunderlag finns genom de nya rutinerna med Start PM. Detta har också bidragit till en ökad framförhållning i planeringen. Former för att fånga upp verksamhetens behov i planeringen finns, även om det inte alltid löper på så som tänkt. De knappa resurserna inom exploatering är bekymmersamma. Det är angeläget att en strategi tas fram för att lösa resursbristen, såväl genom rekrytering, erforderliga stödresurser och konsultstöd. Det finns annars en risk för att planerade projekt inte kan fullföljas så som planerat. Kompletterande eller alternativa resurser kan övervägas då det uppenbart är svårt att rekrytera lantmätare/exploateringsingenjörer. Projektstöd i form av exempelvis controller kan övervägas liksom juriststöd till de omfattande förhandlingar som genomförs. Det är vidare angeläget att de rutiner och projektstöd som börjat tas fram fortsatt kompletteras och utvecklas för att möjliggöra en mer effektiv styrning och uppföljning inom exploatering. Samarbetet med planenheten har blivit bättre och det finns en gemensam samsyn på planprocessen. Det finns dock en viss otydlighet vid uppstarten av planprojekt mellan de två förvaltningarna angående ansvar och roller. Det är angeläget att gränssnitt och ansvar tydliggörs. Det är väsentligt att resurser avsätts för att skapa tydligare rutiner mellan förvaltningar/enheter, även om resurserna är knappa, för att därmed åstadkomma ett mer effektivt genomförande. Exempelvis kan en checklista för överlämnande av ärenden tas fram och där ansvar och roller tydliggörs. 9
4. Stadsbyggnadsnämnden/förvaltningen 4.1. Organisation och ansvar Enligt reglementet ansvarar stadsbyggnadsnämnden för att erforderlig detaljplaneläggning enligt PBL äger rum, att samhällsbyggandet främjas samt att verka för en god byggnadskultur och en god stads- och landskapsbild. Vidare ansvarar nämnden för upprättande, ändring och upphävande samt beslutar om antagande av detaljplaner som inte är av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt. Nämnden är uppdelad i tre olika utskott, trafikutskottet, allmänna utskottet och plan- och byggutskottet. Ansvarsfördelningen inom nämnden/förvaltningen upplevs som tydlig och det finns forum för att ta upp gemensamma frågor. Ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen och stadsbyggnadsnämnden ses även den som tydlig. Samordningen underlättas genom den roll som nämndens ordförande har. Det ses som tydligt vilka ärenden som nämnden kan besluta om och vilka som ska vidare till kommunstyrelsen. Rekrytering av ny förvaltningschef pågår. Inom förvaltningen har en omorganisation skett så att plan, lantmäteri och bygglov numera ingår i en gemensam avdelning med stadsarkitekten som chef. Denna förändring har fallit väl ut med ett bättre samarbete än tidigare. Bildandet av ett kommunalförbund för hälso- och miljöfrågor mellan Haninge och några andra kommuner på Södertörn från den 1 april 2008 har medfört att förvaltningen omorganiserats. Samtlig personal på miljösidan, förutom en medarbetare som kommer att gå i pension, har överförts till det nya förbundet. Kommunekologen och miljöstrategen har överförts till kommunstyrelseförvaltningen. Det innebär att det inom kort inte kommer att finnas några resurser på förvaltningen för att göra de miljömässiga bedömningar som krävs enligt lagstiftningen, vilket ses som något oroande. Önskemål finns om en miljöplanerare, som också är involverad i arbetet med detaljplaner då miljöfrågorna har fått ökat fokus. Utfästelse uppges dock finnas om att kommunekologen eller miljöstrategen ska bistå med erforderliga bedömningar och genomgång av de checklistor som upprättats. Förändringen uppges ha krävt stort engagemang och vånda. Fokus nu är att finna fungerande samarbetsformer med det nya förbundet, bland annat beträffande samarbete och rutiner för plan- och bygglovsfrågor. Rutiner måste också till för att få ett väl fungerande samarbete med miljönämnden. Inom stadsbyggnad fördelas de olika planuppdragen enligt den prioritering som fastställts av LTF. Det finns en politisk vilja att öka antalet antagna detaljplaner, dock har något exakt antal/mål inte satts upp. Inom planenheten har den verksamhetsansvarige för plan gått igenom alla planer och sorterat in dem i tre kategorier: omvandlingsområden, normala detaljplaner samt enkla förfaranden. Dessa listor har sedan diskuterats i LTF och resulterat i en tydlig prioriterings- respektive väntelista. Kartor över alla planärenden har också tagits fram. Omvandlingsområden är ofta knepigare att hantera och kräver insatser i befintliga områden, som ofta blir mer kostsamma. 10
Den styrning som sker från styrelse, nämnd och LTF ses som tydlig. Delegationsbestämmelserna är också tydliga. Förvaltningen har en hög medelålder och under perioden 2006-2013 beräknas cirka 70 av förvaltningens 150 medarbetare ha gått i pension. Många av dessa arbetar ute i verksamheten. En viss föryngring av medarbetarna har redan skett genom fler pensioneringar, bland annat har fler yngre planingenjörer kunnat rekryteras in. Störst brist uppges finnas på tekniker. Konsulter tas in för att kapa topparna inom förvaltningen och avtal finns också med några pensionerade planarkitekter. Ett samarbete har inletts med KTH och Fredrika Bremer/yrkesskolan med syfte att kunna underlätta framtida rekrytering. Det finns ej någon direkt kompetens/erfarenhet inom förvaltningen av att driva stora projekt. Mindre projekt kan dock drivas av entreprenadingenjörer eller landskapsarkitekter. Planarkitekterna har gått utbildning i processutveckling. 4.2. Resurser och stöd inom stadsbyggnad/planenheten Stadsbyggnadsavdelningen har fått utökat administrativt stöd i form av en bygglovsamordnare och en planadministratör. Inom planenheten arbetar i dagsläget åtta personer, en tjänst som planhandläggare är vakant. Planenheten har medvetet väntat med att rekrytera fler personer, fast de behöver fler, då exploateringsenheten är underbemannade och därmed inte har tillräckliga resurser att ta över projekten från planavdelningen. Under tiden för denna granskning har den verksamhetsansvarige inom plan tyvärr sagt upp sig för att gå till den privata marknaden. Det har tidigare inte funnits tydliga riktlinjer för hur projekt/planer ska hanteras och dokumenteras. Under det senaste året har arbete med olika riktlinjer och rutiner prioriterats med syfte att på ett bättre sätt styra, dokumentera, följa upp och säkerställa arbetet. De Start PM som numera tas fram är ett led i detta. Inom planenheten håller man på att införa ett ärendehanteringssystem, Castor, vilket redan idag används inom bygglov. Ett nytt tidplaneringsprogram har också köpts in med syfte att både få en bättre kontroll på tidsplanen för en detaljplan samt personalresurserna. Utbildning pågår av programmet. Arbete pågår även med att ta fram enhetliga mallar för dokumentation, så att alla handlingar ska få ett likartat utseende. Checklistor för själva handläggandet av en detaljplan har också tagits fram. Ett mer ändamålsenligt stöd för arbetet finns numera också genom databaserade program som CAD. Flera yngre medarbetare har också rekryterats in med en annan mer teknikbaserad kompetens. Fokus är att digital teknik ska nyttjas i allt större utsträckning och arbete pågår i denna riktning. Möjligheterna till kommunikation och synpunkter från allmänheten via webben ska också prövas. 4.3. Samarbete med kommunstyrelseförvaltningen exploateringsenheten Det uppges finnas en positiv grund för ett bra samarbete och en tydligare vi-anda inom kommunen och en inriktning på att gemensamt lösa de kommunövergripande planeringsfrågorna. 11
Ansvaret beträffande planprocessen ses som tydligt i sig, dock att det finns gråzoner i samarbetet. Inom planenheten upplevs det exempelvis finnas en gråzon när det kommer till vem som äger en detaljplan och vissa oklarheter hur själva överlämnandet till exploateringsenheten ska fungera. Vidare i vilken mån planenheten ska vara med i genomförandet. Ett arbete pågår därför med att skapa bättre och framför allt gemensamma rutiner för samarbetet över enhets- och förvaltningsgränser. Det framtida målet är att de båda förvaltningarna ska använda sig av samma IT-stöd för att på så sätt kunna ha en översiktlig bild över processen i hela kommunen. Den största bromsklossen just nu för planarbetet är att det finns för få resurser/projektledare inom exploatering. 4.4. Kommentarer Roll- och ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen och stadsbyggnadsnämnden är tydlig. Den ansvarsfördelning som fullmäktige beslutat om där ansvaret för den fysiska planeringen ligger på förste vice ordföranden i kommunstyrelsen tillika ordförande i stadsbyggnadsnämnden bidrar också till en ökad tydlighet. Styrningen av planfrågorna har tydliggjorts genom de prioriteringslistor som tagits och de prioriteringar som sker inom LTF. Nya samarbetsformer och rutiner för plan- och bygglovsfrågor måste utformas i relation till det nybildade kommunalförbundet för hälsa och miljö. Rutiner måste också till för att få ett väl fungerande samarbete med miljönämnden. Den omorganisation som skett där plan, lantmäteri och bygglov samlats till en avdelning är positiv, då de har ett klart samband med varandra. Det är vidare positivt att tidigare vakanta tjänster kunnat besättas samt att rekryteringar efter pensionsavgångar kunnat ske, även om fortsatta rekryteringar måste ske. Tidigare brister i dokumentation och ärendehantering är på väg att åtgärdas genom tydligare rutiner, ärendehantering, systemstöd etc samt genom den rekrytering av bygglovsamordnare och planadministratör som skett. Stadsbyggnad och framför allt planenhetens verksamhet är till stora delar beroende av vilka resurser som exploateringsenheten har. För att få en välfungerande planprocess måste de två verksamheterna både ha tillräckliga resurser och även ha samverkansformer som stöttar arbetet. En god grund för samverkan finns. Stockholm den 11 juni 2008 Jane Granström Certifierad kommunal revisor Sofi Larsson Revisionskonsult 12