2015-05-26 Minnesanteckningar (REV) Expertgruppen för fastighetsfrågor Dag: Tisdagen den 10 februari 2015 Tid: kl 10:00 15:00 Plats: SUHF:s kansli, Stockholm Närvarande: Staffan Sarbäck, LTU (ordförande); Bengt Sedvall, KTH (verkställande ledamot) Owe Flodin, ÖrU; Karolina Ganhammar, LiU; Lennart Ilke, KI; Peter Liljenstolpe, KMH; Martin Melkersson, SLU; Christel Olsson, LnU; Richard Olsson, UmU; Per Sundqvist, GU och Lars Alberius, SUHF (sekreterare). Frånvarande: Åsa Bergenudd, LU 1 Ordförande förklarar mötet öppnat Ordförande hälsade alla välkomna till mötet. 2 Minnesanteckningar från föregående möte Minnesanteckningarna från mötet den 12 november 2014 lades till handlingarna. 3 Uppdrag 2014-2015 Diskussion kring expertgruppens uppdrag 2014-2015. Punkterna nedan är tematiskt uppdelade med utgångspunkt i expertgruppens uppdrag. 3.1 Ökad självständighet - Rådighet över lokaler - Hyreskontraktens längd och differenser vid olika hyrestider - Mottagande av donationer för lokaländamål Skrivelse till regeringen Expertgruppen tog under våren 2014 fram skrivelse från SUHF till regeringen angående längre kontraktstider och ändring av Lokalförsörjningsförordningens regler rörande tecknande av hyresavtal. Skrivelsen sändes till regeringen i början av juni. Skrivelsen är under behandling i Regeringskansliet. 3.2 Redovisning av lokalkostnader - Jämförbara nyckeltal (med utgångspunkt i bilaga 5 i budgetunderlaget) - Konsekvenser av nuvarande regler för redovisnings av hyreskostnader och hyresintäkter - Redovisning av lokalkostnader enligt SUHF-modellen Expertgruppen diskuterade vidareutveckling och preciseringar av rekommendationerna REK 2014:1 Lokalkostnader vid universitet och högskolor. Ett antal frågor behöver klarare definieras eller tas bort. Det gäller sådant som hyreskostnader enligt avtal, reparation och underhåll av lokaler, säkerhet inklusive larm och bevakning (ta bort), förprojektering (ta bort), student- och gästbostäder (ta bort ytan men inte kostnaden). Owe Flodin gavs i uppdrag att kontakta Redovisningsrådet (Lena Törnborg) och diskutera revideringarna. Frågan tas upp vid nästa möte. 1 (7)
3.3 Lagen om offentlig upphandling (LOU) Arbetsgruppen lämnade en rapport över status för arbetet. En slutversion av presentationen ska tas fram för expertgruppen att ta ställning till. Frågan tas upp vid nästa möte. 3.4 Fastighetsägarfrågor - Relationen till Akademiska Hus och till andra fastighetsägare o Jämförelse av hyresnivåer o Utformning av hyresavtal o Jämförande hyresvillkor Avstämning med Akademiska Hus (AH) ledning om aktuella frågor. David Carlsson, regiondirektör norra Sverige, Sten Wetterblad, regiondirektör Stockholm och juristen Carolin Åberg Sjöqvist deltog. Följande fem frågor har framförts till AH: 1. Hyresmodellen/kalkylen med utgångspunkt i ett storstadsprojekt Vi fick ju en bra genomgång vid senaste mötet av ett hyresexempel med ingående värden som ekonomiska förutsättningar, investeringar, kassaflöde, beräknade intäkter under hyresperioden samt förväntat resultat. Som vi nämnde under mötet så skulle vilja få motsvarande exempel på ett storstadsobjekt. SVAR: AH lyfte sex principer för hyressättning. Däri ingår risk (finansieringsrisk, teknisk risk, likviditetsrisk, hyresrisk, vakansrisk, motpartsrisk, anpassning och ombyggnation), marknadsmässighet, transparens, tillämpa modellen konsekvent, hög resurseffektivitet och att regelbundet ser över hyresmodellens variabler. Vidare lyftes bruten kalkylränta (riskerna under kontraktstiden relativt riskerna efter kontraktstiden). En utgångspunkt vid AH:s hyressättning är att lärosätena till 97 % behåller de lokaler de hyr efter första avtalsperioden. Dock görs alltid en lokal bedömning. 2. Hur ser AH på mediekostnaderna i hyresavtalen (el, kyla, värme, vatten, varmvatten, ånga)? När vi i nätverket jämför hyresavtal kan vi konstatera att mediekostnaderna hanteras rätt olika på regionerna. Har ni någon policy/grundinställning hur dessa kostnader bör hanteras? SVAR: Priserna är satta efter kostnadstäckning. De kan därför variera. Varmhyra: Hyran ingår i avtalet. AH tar betalt för risken för förbrukningen. Hyresgästen saknar incitament att spara, däremot har AH det. Detta fungerar bra för kontorslokaler och enklare undervisningslokaler. Det är dock ej lämpligt i svårbedömda energislukande verksamheter. Kallhyra: Saknar ekonomiska incitament för AH att investera, dock finns 50 % målet. Här krävs särskilda överenskommelser med hyresgästen om energisparinvesteringar. Hyresgästen bör ställa krav bland vid omförhandlingar. 2 (7)
3. Hur ser AH:s långsiktiga underhållsplaner ut på respektive fastighetsområde/ lokalobjekt hur får vi del av dessa? En punkt i er nya policy handlar om ökad transparens. Ett område där vi ser nödvändigheten av öppenhet och tydlighet handlar om era underhållsplaner och hur de är uppbyggda. Som ni vet ägnar vi oss rätt mycket åt att tillsammans med er genomföra mer eller mindre omfattande verksamhetsanpassningar. Då är det viktigt att det finns en öppenhet från er sida vad gäller ert planerade underhåll, så att vi kan samordna vårt behov av lokalförändringar med ert underhåll. Tyvärr är inte alltid så fallet. SVAR: Det är en cykel i fyra steg. Det finns dels femåriga grova underhållsplaner och dels tvååriga detaljerade planer för respektive byggnad. Man talade om strukturerade kundrelationer, dvs vem möter vem och när. 4. Akademiska Hus ska ses som en upphandlande myndighet enligt dom i kammarrätten Vilka konsekvenser (ekonomiskt, tidsmässigt, praktiskt) ser AH som följd av detta i vårt gemensamma arbete? SVAR: AH kommer sannolikt att överklaga domen. Det finns två kammarrättsdomar som går åt olika håll. Praxis på området saknas. Ensamrätt är inte prövat. Hanteringen av hyresgästanpassningar och mindre omfattande ombyggnadsåtgärder bör vi komma överens om. Här kunde det vara lämpligt att tillsätta en arbetsgrupp med representanter för sektorn och AH. Man bör även diskutera upphandling av entreprenörer och söka reda på hur Riksrevisionen ställer sig vad gäller nybyggnation. Om Kammarrättens dom skulle stå fast och AH skulle bli en upphandlande myndighet är uppfattningen att man skulle bli en sämre hyresvärd. En längre utdragen projekterings- och beslutsprocess och större risk för överklaganden skulle sannolikt innebära risk för förseningar i såväl ny- som ombyggnadsprojekt. Det bestämdes att expertgruppen och AH gemensamt ska ta fram en handlingsplan för hantering av LOU ombyggnadsfrågor. Dock ska detta arbete inte initieras förrän arbetsgruppen för LOU lämnat sin rapport och beslut i domen om Akademiska Hus som upphandlande myndighet tagits (OBS! Ny skrivning). 5. Ett (bekräftat?) rykte säger att Akademiska Hus från årsskiftet har bytt departementstillhörighet från Näring till Utbildning? På vilket sätt kommer vi att märka denna förändring? Är det positivt för lärosätena? SVAR: Numera rapporterar AH direkt till högre utbildnings- och forskningsministern. Till näringsdepartementet rapporterar AH de frågor som relaterar till bolagsförvaltningen. Förändringen kommer säkert inte påverka inte AH:s uppdrag, avkastningskrav eller dispositionen av ackumulerade överskott. Menade att detta nog framför allt markerar att utbildning och lokaler hänger ihop. 3 (7)
6. Studentbostäder AH har fått ett uppdrag angående att utreda förutsättningarna för att bygga, äga och förvalta studentbostäder. AH:s har låtit ta fram en utredning. Akademiska Hus styrelse kommer att behandla frågan under februari. Se även bifogade OH-bilder till punkt 3. 3.5 Studentbostadsfrågan - Dialog med Sveriges Förenade Studentkårer (SFS) - Dialog med Studentbostadsföretagen - Uppföljning av pågående lättnader i gällande byggregler Expertgruppen har vid flera tillfällen diskuterat frågan om bostäder till studenter. Olika handlingssätt har diskuterats, allt ifrån tips och råd till debattartikel. Hur går vidare i frågan. Vad kan vara realistiskt och verkningsfullt att göra? Expertgruppen konstaterade att frågan behandlas i många sammanhang och projekt. Det bestämdes att expertgruppen ska följa AH och deras uppdrag om studentbostäder,. Expertgruppen diskuterade vidare undantaget vad gäller uthyrning av studentbostäder och konstaterade att antingen ska undantaget helt tas bort eller så ska alla ges rätten. Det beslutades att Staffan och Bengt tar fram en skrivelse till regeringen angående uthyrning av studentbostäder. Frågan diskuteras vidare vid nästa möte. 3.6 Diversifierade inkomstströmmar Frågan om inkomster av bidrag, gåvor, donationsfastigheter och liknande har lyfts inom SUHF. Expertgruppen bestämde att man avvakta det arbete i dessa frågor som görs av Stockholms universitet, Uppsala universitet, SLU, KTH och Handelshögskolan i Stockholm. Utredningen görs av Sten Heckscher. 4 Verkställande ledamot Bengt kommer att gå i pension sista april, dock kvarstår han under våren som verkställande ledamot. Per Sundqvist deltog sitt sista möte i expertgruppen och stort tack för insatsen riktades från gruppen. Expertgruppen beslutade att föreslå SUHF:s presidium att som ny ledamot utse Nadja Frisk, fastighetsjurist Göteborgs universitet, samt att till efterträdare till Bengt Sedvall utse Lena Lindqvist, fastighetschef Stockholms universitet. 5 Rapporter Information från SUHF:s styrelse och förbundsförsamling. Lars presenterar SUHF:s verksamhetsplan för 2015 där stort fokus ligger på att ordna konferenser och seminarier för sektorn i olika frågor. Peter Liljenstolpe rapporterade från SUHF:s arbetsgrupp för framtidens lärandemiljöer. Det kommer att genomföras en konferens den 20 maj. Information om konferensen finns på SUHF:s hemsida. 4 (7)
6 Runda runt bordet Expertgruppen gick en runda runt bordet och lyfte aktuella frågor från lärosätena med anknytning till expertgruppens uppdrag. 7 Övriga frågor Frågan om energikartläggning lyftes. Expertgruppen bestämde att inte lyfta frågan. Ett mejl i frågan finns som bilaga. 8 Nästa möte Nästa möte med expertgruppen är den 12 maj kl 10:00-15:00 på SUHF:s kansli, Stockholm. Akademiska Hus deltar, även på lunchen. Frågor kring el, LOU och studentbostäder lyfts. Expertgruppen beslutade att bjuda in Konkurrensverket för diskussion. Vidare ska frågan om nyckeltal lyftas. 9 Ordförande förklarar mötet avslutat Ordförande tackade för ett väl genomfört möte. Vid tangentbordet Lars Alberius 5 (7)
Bilaga Om universitet berörs av ny förordning energikartläggning Lars Det var detta svar kring energikartläggning som berördes vid vårt möte i expertgruppen Jag överlåter åt dig att bedöma om det är av sådant intresse att det bör delges gruppen Trevlig helg Richard Olsson Från: Åsa Bäckström Skickat: den 21 oktober 2014 12:45 Till: Linda Lundmark Kopia: Per Ragnarsson; Richard Olsson; Lisa Redin Ämne: VB: fråga om universitet berörs av ny förordning Hej Linda! Vi skulle behöva hjälp med - Berörs Umeå universitet av Förordning (2014:347) om energikartläggning i stora företag? http://www.riksdagen.se/sv/dokument- Lagar/Lagar/Svenskforfattningssamling/Svensk-forfattningssamling-201_sfs-2014-347/ Om vi är berörda innebär det - stora kostnader då man är skyldig att anlita certifierad energikartläggare (dyr!) - mycket tidskrävande - miljö/energieffektivisering går att uppnå på annat vis dvs mindre kostnadsdrivande (vilket UmU redan gör) Tacksam för tolkning av lagstiftningen ovan. hälsningar Åsa Åsa Bäckström miljösamordnare Lokalförsörjningsenheten 901 87 Umeå universitet Tel: 090-786 9054 Fax: 090-786 74 75 Mobil: 070-202 9512 mailto:asa.backstrom@umu.se webb: https://aurora.umu.se/regler-och-riktlinjer/miljo/ Please consider the environment before printing this email Från: Lisa Redin Skickat: den 21 oktober 2014 11:01 Till: Åsa Bäckström Ämne: VB: fråga om universitet berörs av ny förordning Från: Rosita Cederqvist [mailto:rosita.cederqvist@energimyndigheten.se] Skickat: den 21 oktober 2014 07:01 6 (7)
Till: Lisa Redin Ämne: SV: fråga om universitet berörs av ny förordning Hej Lisa! Jag har fått din fråga för besvarande och ber verkligen om ursäkt att svaret har dröjt. Universitet, som är statliga organisationer, kan anses som företag enligt lagen om energikartläggning i stora företag och som är en del i implementeringen av Europeiska unionens, EU, energieffektiviseringsdirektiv om de anses bedriva ekonomisk verksamhet i enlighet med EU:s rättspraxis - det vill säga erbjuda en vara eller tjänst på en marknad. I EU:s rättspraxis har bland annat forskare på högskola som utför forskningstjänster mot betalning ansetts som företagare. Den del eller delar av den statliga organisationens verksamhet som består i myndighetsutövning omfattas dock inte av begreppet företag. Även en myndighets förvaltningsuppgifter som inte är av ekonomisk eller kommersiell natur faller utanför företagarbegreppet. Energimyndigheten gör bedömningen att universitet till största delen bedriver utbildning och examination av denna, vilket medför att de inte skulle anses som företag i lagens mening. Den avgiftsbelagda utbildning för utländska studenter som numera finns kan medföra att universitet anses som företag enligt den nya lagen. För företag som omfattas av lagen och inte har ett certifierat energi- eller miljöledningssystem som innehåller krav på energikartläggning enligt lagen, ska energikartläggningen genomföras av en enligt lagen certifierad person. Du får gärna återkomma till mig med mer information om er verksamhet så kan jag lämna ett tydligare svar. Med vänlig hälsning Rosita Cederqvist Tel. +46 (0)16 544 20 50 Från: Lisa Redin [mailto:lisa.redin@umu.se] Skickat: den 29 september 2014 11:24 Till: em avd Energieffektivisering - funk energikartläggning Ämne: fråga om universitet berörs av ny förordning Hej Vi är några universitet som undrar om vi berörs av kravet på energikartläggning i stora företag enligt lagen om energikartläggning i stora företag som trädde i kraft i somras. Vad gäller för oss om vi inte miljöcertifierat oss? Vänliga hälsningar Lisa Redin, Umeå universitet 7 (7)