Riksrevisionens årliga granskning av universitet och högskolor 2016

Transkript

1 1 Riksrevisionens årliga granskning av universitet och högskolor 2016 Karin Upplander Ekman, ansvarig revisor Jenny Hedman, uppdragsledare

2 Agenda 2 Vilka är vi? Organisationen av UH-granskningen Rapportering 2015 Iakttagelser och medskick från granskningen 2015 Granskningen 2016 Årlig revision Effektivitetsrevision

3 3 Vilka är vi? Karin Upplander Ekman. - En av sex ansvariga revisorer inom UH-området, - ansvarar för revisionen vid KTH, UmU, FHS, Konstfack och KKH. Jenny Hedman. - Uppdragsledare för KTH, LtU, MiUn, FHS och SKH inom UH-området.

4 Organisationen av UH-granskningen 4 Riksrevisor: Susanne Ackum Sex stycken AR-områden 2016 Karin Upplander Ekman Stockholm Ertan Fiskin Stockholm Lars Nordstrand Stockholm Henrik Söderhielm Stockholm Kent Gustafsson Jönköping Mariette Hagenfjärd Jönköping Vid revisionen 2015 var de ansvariga Karin och Ertan ovan samt Martin Wärnbring och Christina Fröderberg

5 Årliga rapporter 5 Uppföljningsrapport 2016, 14 april Årsredovisning för staten 2015, 16 maj Riksrevisorernas årliga rapport 2016, 27 maj

6 Revisionsberättelser revisionsberättelser lämnade under 2016* Varav 14 (fg. år 15)revisionsberättelser med reservation. 6,0 % (fg. år 6,5 %). 94,0 % av myndigheterna fick en revisionsberättelse i standardutformning Upplysningar 16 st. (fg. år 14 st.) * Årsredovisningar med senare inlämningsdatum ingår ej (nordiska institutioner, CBSS, årsredovisningen för staten)

7 Rapportering inom UH Revisionsberättelser 30 st, en modifierad och övriga i standardutformning (2014 lämnades en modifierad) Rapporter 3 st, (2104 lämnades 4 rapporter)

8 Lämnade rapporter Brister har noterats hos KMH vid dokumentation av direktupphandling av projektledning till nya Campus. Rekommenderades att stärka planeringen för att tillförsäkra att LOU efterlevs och tydligt dokumentera avsteg från LOU. Brister har noterats hos SU som berör universitetets mellanhavande med Stiftelsen Fakultetskurser. Bristerna omfattar främst universitetets hantering av anställdas bisysslor på stiftelsen. Vidare noterades brister avseende den avgiftsfinansierade verksamheten. Bristerna omfattar dels generella brister i hanteringen och dels specifika brister avseende en enskild institution med betydande ackumulerat överskott.

9 Lämnade rapporter KI har under 2015 erhållit en donation på 50 miljoner USD från en Hongkongbaserad donator. Avsikten är att bekosta all den forskning som ska bedrivas inom ramen för donationen samt de administrativa kostnader som kan uppkomma för KI, inkl. ev. framtida avvecklings-kostnader. Ett av villkoren är att KI ska bedriva forskningsverksamhet även i Hongkong, med lokalt anställd personal och utsänd personal från KI. Oklarhet finns i regelverket avseende etablering av verksamhet utomlands. Riksrevisionen konstaterar att det varken i regelverk eller i annan reglering för statliga myndigheter, eller specifikt för KI, lämnas formell rätt att bedriva verksamhet utomlands på det sätt som nu är aktuellt. KI rekommenderas fortsätta sina ansträngningar för att få ett tydligt bemyndigande av regeringen i frågan om att etablera och driva verksamhet i Hongkong.

10 10 Övergripande bild av risker inom universitetoch högskoleområdet Vanliga problemområden - Bidrag - Avgifter - Bisysslor - Holdingbolagen - Ladok - Lokaler - Representation

11 Bidrag 11 Hantering sker decentraliserat i verksamheten. Begränsad central kontroll ger ökad risk. Olika rutiner både mellan och inom lärosätena. Brister i avtal (underskrift, tidsperiod, projektkalkyler och villkor för uppföljning) uppföljning och avslut. Ligger ofta kvar som oförbrukade trots att avtalstiden gått ut.

12 Avgifter 12 Svårt att skilja mellan uppdrag och bidrag. Regelverket är inte helt tydligt. Motparten vill ofta styra. Vi ser en trend hos flera lärosäten med ökande ackumulerade överskott över tiden, med underskott under enstaka år. Flera lärosäten har så stora överskott att de ska redovisa i årsredovisningen hur överskottet ska disponeras. Redovisningarna är ofta av mycket allmän karaktär och skrivningarna är likartade år från år.

13 Bisysslor 13 Ofullständig dokumentation av anställdas bisysslor bristande uppföljning av att samtliga uppgifter inkommit. Bristande tillämpning av särskilt attestkrav vid ev kontrakt med anställds bisyssla. En del lärosäten gör kontroller genom att matcha leverantörer mot anställdas bisysslor andra gör det inte.

14 Holdingbolagen 14 Några universitet, t ex SLU och Umeå universitet, har av regeringen fått anslagsmedel via Kammarkollegiet för att driva innovationskontor. Lärosätena har lagt ut uppgiften på Holdingbolaget mot att bolaget erhåller anslagsmedlen. Avtalen mellan universitetet och Holdingbolaget om vilka uppgifter bolaget ska utföra samt hur de ska rapportera utfört arbete kan förtydligas. Kontrollerna av och underlagen till fakturor från Holdingbolagen till universitetet har ofta brister vilket ökar risken för otillåten kapitalöverföring från universitetet.

15 Ladok 15 Vi ser brister gällande att studenters prestationer definitivregistreras i Ladok innan examinators underskrift. Orsak uppges vara att studenterna inte ska behöva vänta på sina studiemedel. Ger risk för oegentligheter. Rutinerna behöver även stärkas inför Ladok 3.

16 Lokaler 16 Bristande kontroller medför risk för att lokaler hyrs på för lång tid eller för felaktiga ändamål.

17 17 Representation Syftet med representation anges ofta alltför vagt vilket gör det svårt att bedöma kopplingen till myndighetens verksamhet. Saknas fullständiga uppgifter om deltagare. Brister i rutiner och underlag till representation och resor. Avviker från representations- och resepolicy. Beloppsgränser för representation följs inte alltid utan tydlig motivering. Kvitton är svåra att koppla till kostnadsredovisning. Samtliga fakturor attesteras inte i enlighet med attestordning. Reseorder ska finnas enligt policy, men tillämpas ej av myndigheten.

18 Vad händer 2016? 18 Riskbedömning och planering av granskningsinsatser Presentation för myndigheterna under våren Delårsgranskning KTH, Umeå universitet, Uppsala universitet, Karolinska institutet, Lunds universitet, Göteborgs universitet, Stockholms universitet och Linköpings universitet Löpande granskning Flera granskningsinsatser återkommande från 2015 Bidrag, Avgifter, Ladok, Bisysslor, Holdingbolagen Årsredovisning För samtliga myndigheter Rapportering

19 Granskningen Årlig revision - Ladok brister i nuvarande system gör att mycket tid läggs ner från revisionen på granskning. - I och med implementeringen av Ladok 3 kommer en systembaseradgranskning att genomföras. En separat granskning av Ladok 3 kommer att utföras under 2016 vid Umeå universitet. - Externfinansierade projekt flera risker ur ett redovisnings- och revisionsmässigt perspektiv. Önskvärt att man från centralt håll arbetar för att göra arbetet enhetligt med fastställd uppföljning och kontroll. - Avgiftsfinansiering större granskning under 2016 med fokus på avgiftstabellen och ackumulerade överskott. - Lokalförsörjning långa hyresavtal på området med tilläggsklausuler och liknande. Hyra genom operationell leasing. - Bisysslor inrapportering och åtgärder med anledning av rutinen. - Holdingbolagen finns anledning att granska dessa även under 2016 pga noterade brister vid granskningen Löner och övriga driftkostnader varje år återkommande granskningar.

20 20 Effektivitetsgranskningar under utbildningsområdet 2015 / 2016 Statens kreditförluster på studielån Det livslånga lärandet inom högre utbildning Det statliga systemet för att finansiera forskning och utveckling Validering av nyanländas kompetens för arbetsmarknaden

21 21 Karin Upplander Ekman, Jenny Hedman,