Riksrevisionens årliga granskning av universitet och högskolor Karin Upplander Ekman Jenny Hedman

Transkript

1 1 Riksrevisionens årliga granskning av universitet och högskolor 2017 Karin Upplander Ekman Jenny Hedman

2 2 Agenda Vilka är vi? Nya Riksrevisorer Organisationen av UH-granskningen Rapportering Revisionsberättelser - Rapporter - Årlig rapport Risker vi ser inom sektorn och granskning

3 3 Vilka är vi? Karin Upplander Ekman - En av sju ansvariga revisorer inom UH-området, - ansvarar för revisionen vid KTH, UmU, FHS, Konstfack och KKH. Jenny Hedman - En av sju ansvariga revisorer inom UH-området, - ansvarar för revisionen vid ÖrU, KAU och MDH. - Uppdragsledare för KTH och FHS inom UH-området.

4 4 Riksrevisorerna - Förordnande: Riksrevisionen ska ledas av tre riksrevisorer - En riksrevisor är administrativt ansvarig - Granskningsområden är fördelade på de tre riksrevisorerna. - Stefan Lundgren - Helena Lindberg - Ingvar Mattson

5 5 Organisationen av UH-granskningen Riksrevisor: Helena Lindberg Sju stycken AR-områden 2017 UH1, Karin Upplander Ekman Stockholm UH2, Jenny Hedman Stockholm UH3, Kent Gustafsson Jönköping UH4, Henrik Söderhielm Stockholm UH5, Lars Nordstrand Stockholm UH6, Mariette Hagenfjärd Jönköping UH7, Margaretha Edman Bojéus Uppsala

6 Revisionsberättelser och rapporter för år Totalt lämnades ca 220 revisionsberättelser - varav 15 modifierade (fg år 16) 17 revisionsrapporter lämnades avseende årsredovisningen (fg år 22) UH hade under 2016 inga modifierade revisionsberättelser (fg år 1) För UH lämnades 1 revisionsrapport (fg år 2)

7 7 En rapport för UH för 2016 Brister avseende upphandling av campusbuss Direktupphandling trots att kontraktsvärdet (36 mnkr för avtalsperioden) översteg den beloppsmässiga gränsen för direktupphandling. Saknades även en dokumenterad bedömning av hur kostnaden för detta alternativ stod sig mot att anlita en annan leverantör. Brister i lärosätets kontroll över innovationsprocessen vid lärosätet samt avsaknad av en utvecklad beställarfunktion för lärosätets uppdrag gentemot Holdingbolaget

8 8 Årliga rapporten 2017 Uppbyggnad av ackumulerade överskott i uppdragsverksamhet Det förekommer att uppdragsverksamhet med krav på full kostnadstäckning inom framför allt UH-området ackumulerar stora överskott i förhållande till omsättningen. UH har undantag från att i särskild skrivelse till regeringen föreslå hur överskotten ska användas. Överskotten indikerar att verksamheten bedrivs med vinst, vilket inte överensstämmer inte med det ekonomiska målet och myndigheterna inte har mandat att besluta om.

9 9 Årliga rapporten 2017 Förebyggande arbete mot oegentligheter behöver stärkas Medvetenheten om och skyddet mot oegentligheter vid myndigheter behöver generellt stärkas. Åtgärder behöver i högre grad vidtas. Riksrevisionen rekommenderar att regeringen ser över hur regleringen kan stärkas i detta avseende. Det är viktigt att myndigheternas medvetenhet om risk för oegentligheter av olika slag ökar. Förhöjd risk för mutor och annan otillbörlig påverkan finns inom myndigheterna, ex risk för mutor och bestickning vid upphandling, risk för jäv vid beslut om bidrag och risk för förekomst av otillåtna bisysslor i verksamhet med nära samröre med annan verksamhet.

10 Årliga rapporten 2017 Kontroll och uppföljning av användningen av forskningsbidrag brister Regeringen bör se över och stärka kontrollsystemet för bidrag till forskning. En samlad modell för vad som är en rimlig nivå på kontroll och uppföljning av statens lämnade forskningsbidrag kan förbättra hushållningen av statens medel. Det skulle också förbättra riksdagens och regeringens möjligheter att utvärdera resultat samt ge mottagarna gemensamma administrativa krav lämnade de fem största statliga finansiärerna drygt 11 mdkr i bidrag till forskning. Brister finns i uppföljningen av att bidragen har använts enligt villkor och till rätt ändamål. Uppföljning och bedömning försvåras också av att bidragsprojekt kan ha pågått länge innan uppföljning görs, att bidrag utbetalas i förskott och att finansiärernas villkor och uppföljning skiljer sig åt. En otillräcklig och icke enhetlig kontroll och uppföljning kan minska möjligheten att upptäcka fel. Sista december 2016 fanns drygt 7 mdkr i oförbrukade forskningsbidrag hos mottagare i staten, som betalats ut av de fem största forskningsfinansiärerna. Ytterligare medel kan finnas hos mottagare utanför staten, men det saknas tillförlitliga uppgifter om detta. 10

11 Övergripande bild av risker inom universitetoch högskoleområdet Områden vi vanligen granskar: - Bidrag - Avgifter - Anläggningstillgångar - Ladok - Betalningar löner, fakturor slumpmässigt och/eller riktat t ex representation - Lokaler avtal - Holdingbolagen - Bisysslor 11

12 Bidrag 12 Att giltiga avtal finns Att projekt är rätt klassificerade Att projektkalkyler finns och är korrekt upprättade Att projekt följs upp löpande Att periodiserat belopp stämmer med underliggande redovisning Att projekt som avslutats resultatförts

13 Avgifter Att giltiga avtal finns 13 Att projektkalkyler finns och är korrekt upprättade Att projekt följs upp löpande Att avgift får tas ut Att klassificering som avgift är korrekt Efterlevnad av full kostnadstäckning, att inte ökade ackumulerade överskott byggs upp över tid samt att lärosätet redovisar i årsredovisningen hur stora överskott ska disponeras

14 Kriterier för klassificering 14 Kriterier för bidrag - Har ett allmänt syfte - Ingen direkt motprestation - Ingen äganderätt till resultatet - Ingen särskild förmånsställning - Ingen detaljstyrning från bidragsgivaren - Ansökningsförfarande, rekvisition eller förskottsbetalning - Bidragets storlek fastställs innan start - Överskott kan återkrävas - EU-medel Indikatorer på uppdrag - Äganderätt till resultatet - Villkorat eller styrt - Utföra åtgärden eller tjänsten - Affärsmässig karaktär

15 Anläggningstillgångar Nyinvesteringar Inventeringsrutiner Ny regel om komponentavskrivning ska tillämpas från 2016 Förväntas skillnaden i förbrukningen av betydande komponenter hos en anläggningstillgång vara väsentlig, ska tillgången delas upp på dessa och avskrivning göras för varje komponent för sig. (FÅB 5:1, 5:4 föreskrifter) Vår bild är att det är få lärosäten som tillämpar komponentavskrivning kanske borde det vara fler? Ladok Lärosätets arbete med övergången till Ladok 3 Registrering av HST och HPR Rutiner för kursklassificering 15

16 Granskning av systemet Ladok3 16 Identifiering, bedömning och test av generella IT-kontroller för Ladok 3 med särskilt fokus på hantering av behörigheter och programförändringar men även att behovet av säker drift beaktats Granskning av fullständighet och riktighet i migrerad data samt test av hantering av migrering vid övergången till Ladok 3 Granskning av fullständighet och riktighet i beräkningar i uppföljningsmodulen i Ladok 3 för utsökningar av underlag till avräkningen av grundutbildningsanslaget i anslagsredovisningen

17 Betalningar löner, driftkostnader, hyror 17 Betalningsprocessen och löneprocessen samt att väsentliga kontroller (t.ex. dualitet) finns i processerna och att kontrollerna fungerar Behörigheter och attester i EFH Granskning av fakturor slumpmässigt utvalda eller sådana som bedöms riskfyllda t ex representation Granskning av hyresavtal med avseende på avtalslängd och villkor

18 18 Avtal och fakturering - holdingbolagen Flera lärosäten som har holdingbolag har brister avseende intern kontroll och affärsmässighet i avtal mellan lärosätet och holdingbolaget samt även brister i fakturor och fakturaunderlag. Vaga avtal medför svårigheter att avgöra om tjänsten utförts på så som överenskommits samt möjligheter att kräva ersättning ifall arbetet är bristfälligt utfört. Kontrollerna av och underlagen till fakturor från holdingbolagen till lärosätena har ofta brister vilket ökar risken för otillåten kapitalöverföring.

19 Bisysslor - informationsinsamling 19 Riksrevisionen kommer att samla in information kring rutiner för bisysslor på samtliga myndigheter, inte enbart inom UH. Granskning kommer att utföras i två delar: - Del I, planeras vara klar per Består i informationsinsamling och innefattar intervjuer hos myndigheterna samt inhämtande av skriftliga dokument. - Del II, planeras vara klar till sommaren Några myndigheter väljs ut för fördjupad granskning. Granskning del 1 genomförs av årliga revisorer, del 2 kommer dock att integreras i effektivitetsgranskning.

20 Bisysslor varför vi granskar detta? 20 ISSAI 1315: obligatorisk informationsinsamling och förståelse för kontrollmiljön oavsett risker för fel Bl.a. bedöma om företagsledningen har utvecklat och upprätthållit en kultur av ärlighet och etiskt korrekt agerande. ISSAI 1240: Risk för oegentligheter ska beaktas i riskanalysarbetet Ingår i vår rutin för informationsinsamling, inkluderar företeelser som inte nödvändigtvis kan ge upphov till väsentliga fel i ÅR Syfte: få en bra uppfattning om ledning och deras ansvarstagande för att motverka oegentligheter Oegentligheter som omfattar offentliga medel måste beaktas som oacceptabelt Granskning på vissa myndigheter har påvisat brister i rutiner för hantering av otillåtna bisysslor Otillräckliga rutiner avseende bisysslor: generellt en ökad risk för oegentligheter

21 21 Karin Upplander Ekman, Jenny Hedman,