Riksrevisionens årliga granskning av universitet och högskolor 2018

Transkript

1 Riksrevisionens årliga granskning av universitet och högskolor 2018 Karin Upplander Ekman Jenny Hedman

2 2 Agenda Vilka är vi? Riksrevisorer Organisationen av UH-granskningen Rapportering Revisionsberättelser - Rapporter Risker vi ser inom sektorn och granskning Effektivisering av revisionen

3 3 Vilka är vi? Karin Upplander Ekman - En av sju ansvariga revisorer inom UH-området, - ansvarar för revisionen vid KTH, UmU, FHS, Konstfack och KKH. Jenny Hedman - En av sju ansvariga revisorer inom UH-området, - ansvarar för revisionen vid ORU, KAU och MDH. - Uppdragsledare för FHS inom UH-området.

4 4 Riksrevisorerna - Förordnande: Riksrevisionen ska ledas av tre riksrevisorer - En riksrevisor är administrativt ansvarig - Granskningsområden är fördelade på de tre riksrevisorerna. - Stefan Lundgren - Helena Lindberg - Ingvar Mattson Riksdagsdirektör

5 5 Organisationen av UH-granskningen Riksrevisor: Helena Lindberg Sju stycken AR-områden 2018 UH1, Karin Upplander Ekman Stockholm UH2, Jenny Hedman Stockholm UH3, Kent Gustafsson Jönköping UH4, Henrik Söderhielm Stockholm UH5, Lars Nordstrand Stockholm UH6, Mariette Hagenfjärd Jönköping UH7, Margaretha Edman Bojéus Uppsala

6 Revisionsberättelser och rapporter för år 2017 Totalt lämnades drygt 220 revisionsberättelser - varav 14 modifierade (fg år 15) 6 Totalt lämnades 23 revisionsrapporter för 2017 (fg år 40) - av dessa avsåg 6 rapporter årsredovisningen (fg år 17) UH hade 2017 liksom 2016 en modifierad revisionsberättelse För UH lämnades 2017, liksom 2016, en revisionsrapport

7 7 Antal per år Modifieringar Upplysningar Ny RB ISSAI infördes

8 En modifierad revisionsberättelse för UH 2017 Överskridande av befogenhet vid anskaffning av anläggningstillgångar Myndigheten har utnyttjat hela sin låneram om 745 mnkr. Utöver utnyttjad låneram har materiella anläggningstillgångar anskaffats till ett belopp om 17,6 mnkr. För dessa anläggningstillgångar har lån inte tagits upp. Myndigheten har inte skriftligt begärt att få en höjd låneram. Prognosen indikerade redan under sommaren att låneramen inte skulle komma att räcka till. Enligt 2 kap. 1 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) ska anläggningstillgångar som används i en myndighets verksamhet finansieras med lån i Riksgäldskontoret. Om myndigheten lånefinansierat även dessa anläggningstillgångar hade låneramen överskridits med 17,6 mnkr per

9 En rapport för UH i revisionen Underprissättning vid uthyrning av lokaler till närstående bolag Rapporten uppmärksammar brister i prissättning och transparens vad gäller uthyrning av lokaler till ett inkubatorsbolag som myndigheten har ett samarbete med. Den lyfter även fram risken att den låga hyran kan ses som ett dolt kapitaltillskott till bolaget. Vidare noteras att förbättringar behövs vad gäller dokumentation och bedömning av bisysslor samt att det finns brister i upphandlingsunderlag och avtal.

10 Granskning centralt på Riksrevisionen 2017 Två granskningar som berörde samtliga lärosäten: Kartläggning av rutiner för rapportering och bedömning av bisysslor Granskning av IT-systemet Ladok 3 Rutiner för rapportering och bedömning av bisysslor En kartläggning gjordes under 2017 av myndigheternas rutiner för rapportering och bedömning av bisysslor. En genomgång gjordes även av myndigheternas styrdokument för bisysslor. Sju myndigheter har valts ut 2018 för en fördjupad granskning kring rutiner för bisysslor. Inget lärosäte omfattas av den fördjupade granskningen. 10

11 Granskning centralt på Riksrevisionen Granskning av IT-systemet Ladok 3 Kartläggning av Ladok-konsortiets processer för åtkomsthantering/behörigheter, programändringar och IT-drift för Ladok 3. Identifiering och test av kontroller i dessa processer. Test att migrering av data från Ladok 2 till Ladok 3 säkerställs så att överförd data är fullständig och korrekt. Test av fullständighet och riktighet i de beräkningar som Ladok 3 gör av HST och HPR till underlag för avräkning av grundutbildningsanslaget i anslagsredovisningen.

12 Resultat av granskning centralt av Ladok 3 Iakttagelser Spårbara verksamhetsbeställningar saknades till programförändringar risk att funktionalitet som verksamheten inte beställt implementeras i programmet. Godkännande av höga behörigheter sker efter att de tilldelats kontrollen att rätt person har rätt behörighet blir upptäckande istället för förebyggande. Säkerhetskopior förvaras på samma ställe som originaldata risk att både originaldata och säkerhetskopior kan förloras i samma incident. 12 Granskningen resulterade inte i så allvarliga iakttagelser att en rapport behövde lämnas avrapporterades i juni via mail till Ladokkonsortiet. En uppföljande granskning kommer att göras under 2018.

13 13 Risker vi ser inom sektorn och granskning Oegentligheter och korruption: Förväntansgap vad gör revisionen med avseende på att finna oegentligheter/korruption? Förebyggande insatser: diskussioner med processansvariga, ekonomienheten, jurist, internrevision och myndighetsledning. I samband med processgenomgångar, i FISK-granskning och generella frågor. Vid uppkomna misstankar finns en expertfunktion inom Årlig revision, Stödfunktionen för hantering av oegentligheter (SHO)

14 14 från Statskontorets En kultur mot korruption Decentraliserad verksamhet kan öka risken. Exempel inom sektorn: - Vill ej resultatföra bidragsprojekt, ses som mina pengar. - Kreativ bokföring för att undvika överskridande av låneram. - Manipulering av HST/HPR/prislappar för att t.ex. nå upp till tak eller för att undvika indragning av anslagsmedel. - Gåvor erhålls vid deltagande i utbildningar av privata aktörer. - Transaktioner till egna bolag.

15 15 Exempel inom sektorn - Vänskapskorruption vid upphandling eller anställning. - Ej marknadsmässiga hyror till aktörer, t.ex. inkubator eller restauranger på campusområdet. - Myndighetsutövning läggs ut på Holdingbolag. - Otillåten kapitalöverföring till holdingbolag genom t.ex. subventionering i form av pengar, personal eller lokaler. Dubbla stolar och intressekonflikt. - Tjänst på 100% och bisyssla på 100% samtidigt. Uppstart av verksamhet som lärosätet ej har rätt att bedriva. Svenska studenter får hyra studentbostäder trots att lärosätet endast får hyra ut bostäder till utländska studenter och gästforskare. Lärosätet ger bidrag till stiftelser eller dylikt för att t.ex. få nyttja konferenslokaler. Avtalet blir otydligt och risk att ramavtal/upphandlingsregler kringgås.

16 The Fraud triangle 16 Aspekter att beakta vid identifiering av oegentligheter: - Möjlighet: tillfället gör tjuven, jag trodde ingen skulle märka något Möjlighet - Rationalisering: jag fick ingen löneförhöjning så om jag tar hem denna dator kompenseras jag. Den skulle nog slängas ändå. Rationalisering (rättfärdigande) OEGENTLIGHETER Press - Press: jag behövde pengarna, jag ville bara hjälpa en vän, jag kände sån press från ledningen

17 17 Hur kan oegentligheter förebyggas? Möjlighet Kontroller (manuella och system) Dualitet Arbetsrotation Revision (intern och extern) Policys och riktlinjer Rationalisering Värderingar Engagemang Rättvis behandling Relationer Teambuilding Press Kultur Realistiska mål Tydliga förväntningar på olika roller God finansiell planering/ budgetering

18 18 Hur kan oegentligheter förebyggas? Besluta om riktlinjer kring etik och moral. Definiera vad oegentligheter och korruption är hos er. Ta fram riktlinjer för rutiner kring hur oegentligheter och korruption ska rapporteras och hanteras inom lärosätet. Överväga att införa en visselblåsarfunktion. Diskutera risker kopplat till oegentligheter och korruption (löpande). Utbildningar. Ta fram dilemmaövningar för medarbetare. Besluta att avtal ska gå via jurister. Reflektera över tone at the top och dess effekter på verksamheten.

19 19 Lästips! Statskontoret Finansinspektionen Ekonomistyrningsverket Diskutera risker och vad oegentligheter /korruption är för er verksamhet. Gör gärna dilemmaövningar! Det handlar om förtroenderisker.

20 20 Effektivisering av revisionen Vad kan vi göra? Bättre överlämningar vid byte av teammedlemmar. Kontinuitet i teamen. Insamling av data i elektronisk form. SSC-myndigheter, insamling av filer centralt och gemensam granskning. Rekrytering av IT-revisorer (behöver då ej ta in konsulter i samma utsträckning). Översyn av tidsåtgång på uppdrag inom UH. Skriver inga PM längre. Arbetar med att ta fram nya mallar för att effektivisera olika delar i revisionen.

21 21 Effektivisering av revisionen Vad kan lärosätena göra? Kvalitetssäkring av årsredovisning och underlag (resultatredovisning och finansiella delar). Upprätta ett gott kontrollsystem för väsentliga processer. Ha personal tillgänglig när revisionen är på plats. Ha underlag till årsredovisningen samlat och tillgängligt för revisionen. Viktigt att alla delar är klara och kvalitetssäkrade när revisionen kommer. Förbered i enlighet med erhållna förberedelselistor.

22 Karin Upplander Ekman, Jenny Hedman,