VERKSAMHETSBESKRIVNING FÖR UTFORMAD ENLIGT UTMÄRKELSEN SVENSK KVALITET av Institutet för Kvalitetsutveckling SIQ Innehållsförteckning Översiktlig verksamhetsbeskrivning 1. Ledarskap 2. Information o analys 3. Strategisk planering 4. Medarbetarnas utveckling 5. Verksamhetens processer 6. Verksamhetens resultat 7. Kundtillfredsställelse
YSTAD ENERGI AB VERKSAMHETSBESKRIVNING ( Fastställd av styrelsen februari 2012) 1. Verksamhetsområde Ystad Energi AB är ett av Ystads kommun helägt bolag. Företagets verksamhet regleras utöver tillämplig lagstiftning av nedanstående handlingar: - Bolagsordning, senast uppdaterad 2009 - Ägardirektiv antagna av kommunfullmäktige 2009 och fastställda vid bolagsstämma 2009 - Arbetsordning för styrelsen och VD-instruktion som uppdateras årligen Levererar elnätstjänster till kommuninnevånarna inom nätkoncessionsområdet, c:a 1/3-del av ytan av Ystads kommun men med ¾ av kommuninnevånarna. YEAB äger, underhåller och bygger ut elnätet i monopol inom området med stöd av nätkoncession. Äger och underhåller gatubelysningen i Ystads kommun på uppdrag av kommunen. Vägverket äger viss belysning på det statliga vägnätet men underhållet sköts av YEAB. Producerar, distribuerar och säljer fjärrvärme i tätorten Ystad i konkurrens med andra uppvärmningsformer. Äger och underhåller fibernät för Öppet Stadsnät och IT-kommunikation i hela Ystads kommun Levererar med ovanstående verksamhet sammanhängande tilläggstjänster; te x ledningsförläggning, ställverksunderhåll, trygghetslarm och radiokommunikation 2. Ägarens inriktning Ystad Energi AB skall kombinera affärsmässighet med kommunal nytta och bedriva verksamhen så att ägarens avkastningskrav uppnås. Bolagets taxor bör inte överskrida genomsnittet för branschen. 3. Affärsidé Ystad Energi står för kompetens, säkerhet och prisvärda produkter inom elnät, fjärrvärmeförsörjning och kommunikation 4. Visioner och värderingar 1
Kommunen äger genom bolaget infrastrukturen avseende fjärrvärme, IT-kommunikation, belysning och eldistribution i kommunens tätort och vad avser IT-kommunikation och gatubelysning även i resten av kommunen. Detta ger bolaget goda möjligheter till samordning vid nybyggnation främst i tätorten både inom egna verksamhetsområden och med andra kommunala verksamheter. Elnätsverksamheten är ett juridiskt monopol där kommunen är nätägare i huvudsak i tätorten. Kommunen har därmed möjligheter att påverka priser, inriktning, utbyggnad samt samordning med andra kommunala verksamheter inom detta geografiska område men inte i andra delar av kommunen. Bolaget verkar därför att på lång sikt vara den enda nätägaren i Ystads kommun för att på så sätt utjämna och likställa elnätspriserna för alla kommuninnevånare. Fjärrvärmen är ett naturligt monopol när det gäller ledningsnätet men en konkurrerande verksamhet när det gäller leverans av uppvärmningsform hos den enskilde kunden. Kommunen vill genom ägandet kunna erbjuda, i första hand tätortens invånare, miljövänligt producerad värme till ett pris som inte är högre än vad kunden själv kan producera värme för i en egen anläggning. Alla nytillkommande bostadsområden i anslutning till tätorten skall ges möjlighet att installera fjärrvärme. Möjligheter till fjärrvärme utanför tätorten skall övervägas då sådana önskemål framkommer. Bolaget äger och ansvarar för ett omfattande fibernät för Öppet Stadsnät och ITkommunikation i hela kommunen. Alla kommuninnevånare har sedan 2007 möjlighet till bredbandsanslutning via ADSL. Kommunens arbetsplatser, vissa företag och en del enskilda har anslutning via hyrda fibernätsförbindelser. Bolaget har 2011 påbörjat ett arbete med att kunna erbjuda Öppet Stadsnät med fiber direkt till hemmen. Fibernätet ägs av bolaget och bolaget handlar upp kommunikationsoperatör med en marknadsplats för flera olika tjänsteleverantörer. Ytterligare konkurerande leverantörer av fiber samt IT-tjänster finns i kommunen. Gatubelysningen i Ystads kommun, som ägs av bolaget, skall skötas med en god belysningsstandard, en god teknisk standard och särskilt i de gamla stadsdelarna en hög estetisk utformning med hänsyn till de ekonomiska ramar Ystads kommun tillåter. Bolaget skall i första hand arbeta för att vara totalentreprenör för all vägbelysning i Ystads kommun det vill säga också för Vägverkets belysning, men också kunna erbjuda motsvarande tjänster i angränsande områden. Bolaget skall prioritera driftsäkerhet, kundtillfredsställelse, utveckling av personalens kompetens och deras delaktighet i företagets verksamhet. All verksamhet skall arbeta för god miljö och säkerhet. 2
5. Viktigaste kundkategorier Kundkategorier uppdelade varor/tjänster Kat. nr. Varor och tjänster Kund kategori El Värme Ser- Gatu- Entreprenad vice belys- avtal ving Radio kom. Konsultation Mätning Fibern ät. 1 Offentlig sektor x x x x x x x x x 2 Industri, större x x x x x x x företag 3 Jord- och skogsbruk x x x 4 Fastighetsförvaltning x x x x x x x x 5 Övriga, mindre ftg x x x x x x x Privat kunder 6 -småhus, x x x x x fjärrvärme 7 -småhus, el x x x 8 -småhus, olja ved x x x 9 -lägenheter x x x Eldistribution 2010 totalt 235 886 000 kwh 67 MKr mellanspänning 58 300 000 kwh 10 MKr lågspänning 169 796 000 kwh 54 MKr förluster 7 790 000 kwh 3 MKr Fjärrvärmeförsäljning 2010 totalt 148 964 200 kwh 93 MKr Potentiella kunder Utöver nyproduktion av fastigheter i eller i anslutning till tätorten är alla fastighetsägare inom tätorten som har oljeeldning eller elpanna att betrakta som potentiella fjärrvärmekunder enligt kommunens miljöambitioner. Dessa fastighetsägare prioriteras vid marknadsföring av fjärrvärme. Företaget skal erbjuda serviceavtal för underhåll till mellanspänningskunder och avtal om installation av värmeväxlare och underhåll för fjärrvärmekunder. Alla bredbandsoperatörer, företag och enskilda fastighetsägare är tänkbara kunder i fibernätet och till det Öppna Stadsnätet. Bolaget är genom sitt monopol enda möjliga leverantör av elanslutningar inom nätområdet. Utbyggnad av vindkraft inom nätområdet skall stödjas. Bolaget skall vara kommunens konsultföretag vad avser el- o fjärrvärmeverksamhet. 6. Viktigaste varor o tjänster - Transport av elektrisk energi i eget ledningsnät - Värme producerad i egna anläggningar och i Svensk Lantmännens anläggning - Planering och utförande samt drift och underhåll av kommunala belysningsnät - Utbyggnad och underhåll och i fibernätet - Leverans av IT-tjänster på en öppen plattform 3
- Installation av värmeväxlare och underhåll av fjärrvärmeanläggningar - Service av elektriska anläggningar hos företag och andra organisationer - Mätar- och mätningsservice - Entreprenadverksamhet (el) - Kommunikationsnät, radio- och ledningsbundet - Trygghetslarm - Konsultverksamhet i anknytning till övriga tjänster 7. Viktigaste marknader - Eldistribution inom nätkoncessionsområdet som utgör en del av Ystads kommun med såväl hushållskunder som näringslivs- och kunder i offentlig verksamhet. - Fjärrvärmeförsäljning inom och i anslutning till Ystad tätort - Kommunikationsnät av olika slag och Öppet Stadsnät inom kommunen - Gatubelysning inom kommunen och angränsande områden 8. Konkurrenssituation och marknadsposition Elnätsverksamheten bedrivs i monopol och har därmed inga konkurrenter. Gatubelysningsanläggningarna i Ystads kommun ägs av bolaget förutom några anläggningar längs vissa statliga vägar som ägs av Vägverket. Ystads kommun betalar bolaget för byggande, skötsel och underhåll av belysningen. Vägverket anlitar bolaget för skötsel och underhåll av sin ägda gatubelysning inom kommunen. Fjärrvärmeverksamheten konkurrerar hos den enskilde kunden med andra uppvärmningsformer som olja, el, värmepump, ved mm. Målsättningen är att leverera miljövänlig värme, billigare än oljeuppvärmning. Marknadsandelen av vattenburen uppvärmning i tätorten skall vara mer än 80% av använd energi för uppvärmning. I dag finns entreprenörer, som utöver det konventionella telefonnätet, erbjuder tjänster i olika kommunikationsnät. Bolaget ger via sitt Öppna Stadsnät förutsättningar för kommuninnevånarna att välja olika tjänsteleverantör och om de så vill olika operatörer för andra kommunikationstjänster. I de med verksamheten sammanhängande tilläggstjänster som bolaget i övrigt producerar skall inte vara i en sådan omfattning att de upplevs konkurrera på den öppna marknaden. 9. Verksamhetens framgångsfaktorer. - leveranssäkerhet - kundtillfredsställelse som återredovisas till ägarens representanter - konkurrensmässiga priser för nättjänster, värmedistribution, Öppet Stadsnät och underhåll - avkastning på kapital och en avskrivningsnivå som medger nya investeringar - kompetensutveckling hos personalen - förnyelsebenägenhet och förmåga att följa utvecklingen i omvärden - miljömedvetenhet 4
10. Verksamhetens huvudprocesser och stödjande processer. Elnätstjänster HUVUDPROCESSER Fjärrvärmetjänster Gatubelysning Ledningsentreprenader Kommunikation Konsulttjänster STÖDJANDE PROCESSER 11. Organisationsschema Se bifogat schema. 12. Anställda Personalkategori Administration / Marknads- Planering/ Teknisk personalservice service utförande service Totalt Varav kvinnor Akademisk eller annan högre utb. Gymnasium Grundskola Medel-ålder VD, Avdch 4 1 3 1 57 Arbetledning o proj fjv 3 3 47 Marknad o kundtjänst 1 1 1 64 Arbetsledn, beredning o 3 2 1 49 projektering el Beredning o projektering 2 2 42 kommunikationsnät Stödtjänster 2 3 44 Elmontörer 9 4 5 48 Värmetekniker 3 2 1 61 Mätning 1 1 28 Administration 2 2 2 1 58 TOTAL 30 4 8 16 8 50 Utöver ovanstående utbildning finns medarbetare med följande specialistkompetens/utbildning inom företaget: Arbete med spänningskon- Systematiskt brandskyddsarbete troll före spänningssättning Vägbelysningsdimensionering Elsäkerhetsanvisningar (ESA) Hjärt o Lungräddning Elbyggnadsrationalisering (EBR) Nedtagning av montör från stolpe Starkströmsföreskrifter Heta arbeten 5
Jordtagsmätning Arbete på/vid väg Motorsågsutbildning Truckutbildning ADR utbildning (farligt gods trpt.) Skyliftutbildning Fiberskarving Fastbränsleeldning Luftlinjemontage Rep o skötsel av högspänningsutr. Körkort för lastbil Elbehörighet Gasföreståndare 13. Struktur o sammansättning på leverantörer och återförsäljare YEAB har inga återförsäljare men vi har däremot cirka 40 leverantörer vilka är indelade efter tre principer: a - leverantörer vilka vi är i beroendeställning till Vår ägare Ystad Kommun som tillhandahåller kund- och ekonomitjänster samt kartunderlag för vår ledningsdokumentation. E.ON som transporterar elenergi via överliggande nät. E.ON är i monopolställning med hänsyn till lagen om nätkoncession. Fjärrvärmen är, via samarbetsavtal, till viss del ekonomiskt beroende av SYSAV som levererar deponigas från soptippen. Fjärrvärmen har också ett avtal med Lantmännen som levererar värmevatten under vinterhalvåret. b - leverantörer med ettårs- flerårs- eller tillsvidareavtal Elnät Onninen driftförråd Ingmars gräv markarbeten Firma Magnus markarbeten Lindholm Fjärrvärme PEAB markentreprenad Nybrostrands Rör- svetsentreprenad Svets AB Logstör Syd AB rörledningar Lantmännen varmvatten Olika bolag träflis (årlig upphandling) Shell olja Öppet Open Net kommunikationsoperatör Stadsnät FNC projektering fibernät AKEA markarbeten fiber LRF konsult administration fiberföreningar YEAB G4S bevakning YK städservice städning KPA pensionsförsäkringar Härutöver tillkommer ett antal mindre leverantörer. 6
14. Viktiga anläggningar och maskiner Mottagningsstation 50/10kV 1 st Fördelningsstation 50/10 kv 1 st Nätstationer 10/0,4 kv 192 st Elnät 724 km Mätvärdesinsamling 1 st Värmekulvertledningar 89 km Fastbränslepannanläggningar 5 st totalt 35,5 MW Deponigaspannor 1 st totalt 2 MV Oljepannor 4 st totalt 32 MV Stadsnätscentral Teknikbodar fiber 1 3 st st Fordon 19 st Reservkraftsaggregat 5 st totalt 1810 kva Kontors och förrådsfastighet 1 st Skylift, lastmaskin, traktorgrävare och mätbuss 15. Ägarförhållanden. Ystad Energi AB ägs till 100% av Ystads kommun via Ytornet AB. Styrelsen väljes av kommunfullmäktige för en mandatperiod i taget. Styrelsen består av 7 ledamöter samt två personalrepresentanter. 16. Lagar och förordningar specifika för energiverksamhet. A. Riksdagen reglerar elverksamheten i den nya lagen från 1996. B. EI (energimarknadsinspektionen) övervakar prissättning, ekonomisk avkastning och koncession för nätet. C. Elsäkerhetsverkets föreskrifter styr vår verksamhet angående elsäkerhet fram till fastighetsgränsen och vår övervakande roll gentemot utomstående installatörer, våra medarbetare och tredje man. D. Länsstyrelsen har en övervakande roll avseende värmeproduktionen och för utsläpp av miljöpåverkande ämnen vid förbränning. E. Verksamheten påverkas också av många andra i samhället gällande lagar. 7
1. Ledarskap 1.1 Verkställande ledning Den verkställande ledningen utgörs av ledningsgruppen som består av VD och avdelningscheferna. Till ledningsgruppen adjungeras vid behov annan personal. 1.2 Ledningsgruppen och dess ansvarsförhållanden Ledare Affärsområde/ Stödjande funktioner/ Huvudprocesser stödjande processer VD Ulf Östrand Verksamhetsledning Värmechef Värmetjänster Planering/utförande och Vinko Culjak teknisk service värmetjänster Elnätschef Elnätstjänster Distribution, mätning, Bengt Olsson Gatubelysning beredskap, dok- Kommunikation umentation för elnät, Konsulttjänster Schablonberäkning Planering/beredning och byggnation av elnät gatubelysning och ITkommunikationsnät Administrativ Chef Ann-Christine Olsson Företagets marknadsservice, kundtjänst administration och personal Öppet Stadsnät chef Fibertjänster Planering/utförande och vakant Öppet Stadsnätstjänster teknisk service för fibernät och Öppet Stadsnät 1.3 Ledningsgruppens arbetssätt Ledningsgruppens arbetssätt beskrivs i kapitel 3 Strategisk planering. Ledningsgruppens arbete fokuseras inom ramen för ägardirektiv och styrelsens beslut mot - en kundorienterad verksamhetsutveckling - att förmedla och tydliggöra verksamhetens mål inom organisationen - att skapa förutsättningar för medarbetarnas engagemang USK1-2012.doc 1:1
- att verksamhetens processer fungerar och att tillhandahålla tjänster tillfredsställer kundernas behov - att mål förverkligas och ekonomiska ramar innehålls USK1-2012.doc 1:2
2. Information och analys 2.1 Hantering av fakta Hantering av fakta har tack vare ny informationsteknologi ständigt förändrats under de senaste åren och kommer fortsätta att förändras ytterligare i riktning mot en allt större lagring i IT-media. Detta har fördelen att fakta också blir aktuellare och mer lättåtkomligt för fler. En lagenlig arkivering av fakta finns dock kvar. 2.1.A. Lagring, uppdatering, och distribution av fakta Fakta om Kunder: Källa Lagring Uppdatering Distribution - Offerter o avtal Datamedia (MS Word) Fortlöpande avtalspärmar, Diarie ansvariga - Kundsamtal - Kundenkäter - Felanmälan - Branschtidningar - Installatörskontakter Datamedia Logica NG Pärm Datamedia (IDA) Ingen Datamedia Fortlöpande Vartannat år Fortlöpande Fortlöpande Fortlöpande Kundansvariga Kundansvariga Driftpersonal Cirkulation Besiktningsing Fakta om varor o tjänster. Källa Lagring Uppdatering Distribution - Prislista - Energistatistik - SE-medd - EBR - SvFjv-medd - Produktkataloger - Taxor / avgifter Timprislista, EBR kostnadskatalog Månadsstatistik Datamedia / Arkiv Datamedia (CD) Arkiv Datamedia Datamedia Datamedia Årligen Månadsvis Fortlöpande Fortlöpande Fortlöpande Fortlöpande Årligen Ledningsgrupp Cirkulation Cirkulation P-info + media Fakta om medarbetare Källa Lagring Uppdatering Distribution - Anställningshandlingar - PU samtal - Rehab-utredningar - Arbetsskaderapport - Personalstatistik - Personalkompetens Personalregister Ansvarig överordn. Personalregister Personalregister, EMI Internkontrollpärm Personalregister Fortlöpande Fortlöpande Fortlöpande Fortlöpande Årligen Fortlöpande + ASS Cirkulation Fakta om forskning o utveckling Källa Lagring Uppdatering Distribution - ELFORSK - VÄRMEFORSK - EI - Tekniksymposier - EBR - SSNF Datamedia(Internet) Datamedia (Internet) Datamedia (Internet) Resp. deltagare Datamedia Datamedia Kontinerligt Cirkulation Cirkulation Cirkulation Cirkulation Cirkulation USK2-12.doc 2:1
Fakta om ekonomi Källa Lagring Uppdatering Distribution - Målbeskrivning - Budget - Månadsrapporter - Tertialbokslut - Årsbokslut - Nyckeltal Datamedia Datamedia Datamedia Datamedia (Ekonomisystem) Datamedia Datamedia Årligen Årligen Månadsvis Tertialvis Årligen Årligen P-info + styrelse P-info + styrelse Avdch + ekonom Avdch + styrelse P-info + styrelse Avdch + ekonom Fakta om viktigaste processer Källa Lagring Uppdatering Distribution - Nätövervakning El Mätvärdesinsamlig - Processtyrning Fjv - Driftstörnings statistik Kartor - Ek. anläggningsreg. Ekonomisystem - Utbytesprogr. Lampor - Kommunikationsprov Datamedia (Uni-View) Datamedia Datamedia Logg Kartarkiv /Datamedia Datamedia Datamedia Svepbytesprogr GB Logg Dygnsvis Dagligen (vardag) Larm Larm Resp drifting Fakta om viktigaste leverantörer Källa Lagring Uppdatering Distribution - Leverantörsinformation Datamedia (Ekonomisystem) - Avtal / kontrakt - Leverantörsbedömn. - Mäss-/ studiebesök - Materielprisutveckling Diariet Upphandlingsdokument Resp. deltagare Datamedia (Förr. Reg) APT-möte Fakta om samhällsengagemang och miljöhänsyn Källa Lagring Uppdatering Distribution - SIS-standard - Internkontroll - Skyddsronder - Miljörapport Torget / Internet VD+avdch+skyddsomb Skyddsombud Diarie Vart 3:e år 2 ggr/år Årligen P-info + MoB Fakta om organisationer och konkurrenter Källa Lagring Uppdatering Distribution - Branschtidningar - Klipptjänst Individuellt Datamedia Dagligen (vardag) Cirkulation Cirkulation Fakta om lagar o förordningar Källa Lagring Uppdatering Distribution - ESA - AFS - Ellagen - ABH o ABL - Levbest. Fjv - Elsäkerhetsföreskr Driftingenjör VD + skyddsombud Datamedia (Internet) Datamedia Datamedia Alla berörda Cirkulation Cirkulation Cirkulation Cirkulation USK2-12.doc 2:2
Ordlista: SE SvFjv EBR PU-samtal P-info ELFORSK VÄRMEFORSK EI EM GB ESA AFS ABH ABL SIS APT ADB PTS SSNf Svensk Energi (branschorganisation el) Svensk Fjärrvärme (branschorganisation) Elbyggnadsrationalisering (arbetsstandard) Personalutvecklingssamtal Personalinformationsmöte Elbranschens forskningsorgan Fjärrvärmebranschens forskningsorgan Energimarknadsinspektionen (statlig myndighet) Energimyndigheten (statlig myndighet) Gatubelysning Elsäkerhetsanvisningar Arbertaskyddsstyrelsens författningssamling Allmänna bestämmelser för högspänning Allmänna bestämmelser för lågspänning Standard Arbetsplatsträffar Administrativ databehandling Post och telestyrelsen Stadsnätsförningen USK2-12.doc 2:3
2.1.B. Faktas relevans, tillförlitlighet o lättillgänglighet Fakta om kunder är Relevanta Tillförlitliga Lättillgängliga Ansvariga Genom kundsamtal, kundkorrenspondens och marknadsundersökningar VD, kundtjänst Debiteringsregister uppdateras dagligligen o upprepning av marknadsundersökningar Debiteringsregister finns på datamedia för alla kundansvariga. Marknadsundersökningar hos marknadsansvariga Fakta om varor o tjänster är Relevanta Tillförlitliga Lättillgängliga Ansvariga Genom kundsamtal, styrelsemöten, Ei:s kontroll, SCBjämförelser och branschsamtal Jämförelser med branschen Datamedia, protokoll, VD och resp avdch Fakta om medarbetare är Relevanta Tillförlitliga Lättillgängliga Ansvariga Genom PU-samtal, personalenkät, APTmöten, pesonalakt. Återkommande åtgärder Uppgifter finns hos respektive medarb o överordnade Personalansvariga Fakta om forskning och utveckling är Relevanta Tillförlitliga Lättillgängliga Ansvariga Branschkontakt Kollegor Litteratur Avdch Fakta om ekonomi Relevanta Tillförlitliga Lättillgängliga Ansvariga Myndighetskontroll, Måluppföljning, Internkontroll och styrelsemöten Uppföljning i månadsstatistik och av revisorer Ekonomisystem, datamedia VD, ekonom Fakta om viktigaste processer är Relevanta Tillförlitliga Lättillgängliga Ansvariga Yrkeserfarenheter och arbetsbeskrivningar Uppföljning Resultatstatisik VD, avdch Fakta om viktigaste leverantörer är Relevanta Tillförlitliga Lättillgängliga Ansvariga Leverantörsbedömningar Leverantörsvärdering Upphandlingsdokument VD, avdch USK2-12.doc 2:4
Fakta om samhällsengagemang o miljöhänsyn är Relevanta Tillförlitliga Lättillgängliga Ansvariga Myndigheters anvisningar Internkontroll, miljörapport Diariet/ pärm VD, avdch Fakta om organisationer och konkurrenter är Relevanta Tillförlitliga Lättillgängliga Ansvariga Yrkeserfarenhet Flera oberoende tidskrifter Cirkulation VD, avdch Fakta om lagar och förordningar är Relevanta Tillförlitliga Lättillgängliga Ansvariga INFO från branschföreningar Myndighetsutövning Datamedia (Internet) VD, avdch 2.1.C-D. Användning av fakta Insamlade fakta bearbetas och används i stort enligt nedanstående bild som ett led i företagets arbete med ständiga förbättringar. Insamling av fakta Analys och utvärdering vid - Ledningsgruppsmöten - APT-möten - Driftstörningsmöten - Skyddsronder och genom pojektarbeten samt förslagsverksamhet Insamling och analys av fakta används för att - tillgodose kundens behov - följa kundrelaterade trender för planering och uppföljning på längre sikt - förbättra processer inom företaget - följa verksamhetsrelaterade trender för planering och uppföljning på längre sikt - stimulera förbättringar och nya idéer - säkerställa att företaget når uppställda mål USK2-12.doc 2:5
3. Strategisk planering 3.1 Arbetsformer vid strategisk planering Framtagning av strategier, mål och handlingsplaner för verksamheten och förbättringsarbete. Planera Genomföra Utvärdera Förbättra Långsiktiga planer Årlig affärsplan med budget, mål och mätetal för affärsområden och processer Löpande verksamhet Uppföljning mot mål satta för avdelningar och processer Visioner Strategier Framgångsfaktorer Handlingsplaner Avdelningars årliga planer och budget. Ständiga förbättringar av processer Uppföljning av förbättringsarbetet. 3.1.2 Samverkan och delaktighet i planeringsarbetet FÖRETAGET OCH ÄGAREN / STYRELSEN Ägaren har i ägardirektiv angivit den inriktning verksamheten skall bedrivas inom och träffar ordförande och VD en gång i halvåret genom kommunstyrelsen. Dessutom genomförs återkommande dialoger med moderbolaget Ytornet AB Företagets styrelse träffas en gång i månaden med undantag för sommarmånaderna. Styrelsen har för sin verksamhet en arbetsordning som ses över en gång om året. Styrelsen har också fastställt en VD-instruktion som också ses över årligen. VD och ordförande träffas som regel varannan vecka och går igenom aktuella frågor planerade styrelseärenden och övergripande planer. LEDNINGSGRUPPENS ARBETE I ledningsgruppen deltager alla avdelningschefer och VD. Ledningsgruppen träffas som regel varannan vecka och går igenom: aktuella frågor, uppföljning av pågående projekt och planer samt personalfrågor mm. FÖRETAGET OCH DE ANSTÄLLDA VD håller allmän information till samtliga 2 4 gånger per år om bla budget, årsresultat och viktigare förändringar. Avdelningscheferna håller APT-möten varje eller varannan månad med sin personal där aktuella frågor diskuteras och pågående och planerade arbeten diskuteras. USK3-2012 3:1
Varje år genomförs skyddsronder med ansvariga avdelningschefer och skyddsombud. Vid större förändringar i verksamheten kallas till särskilda MBL möten mellan fack och arbetsgivare. PU-samtal (personalutvecklingssamtal) genomföres regelbundet. 3.1.3 Övriga inflytelsefaktorer i planeringsarbetet. FÖRÄNDRINGAR I OMVÄRLDEN - följer den tekniska utvecklingen och prövar nya metoder och materiel - medverkar i branschorganisationernas arbete - lyssnar och anpassar företaget efter myndigheternas krav - anpassar utbyggnad och underhåll efter samhällsutvecklingen KUNDERNAS FÖRVÄNTNINGAR - huvuddelen av personalen träffar i sitt ordinarie arbete företagets kunder och är därvid lyhörda för att bättre tillvarata kundens intresse - personalen uppträder affärsmässigt och korrekt mot kunderna - personalen har en hög tillgänglighet - beredskapsstyrka finns tillgänglig dygnet runt alla dagar på året VAROR OCH TJÄNSTERS EGENSKAPER - tekniska mätningar av el o fjärrvärme genomförs kontinuerligt - nyckeltal jämförs med andra företag i branschen KOMPETENSBEHOV OCH ARBETSTILLFREDSTÄLLELSE - åtgärder efter psykosocial utredning bland personalen - kontinuerlig fortbildning - behovsanpassad utbildning - åtgärder efter jämförelser av nyckeltal FORSKNING OCH UTVECKLING - personal deltager i seminarier om ny och förbättrad teknik för att implementera sådan i verksamheten - företaget är medlem i ELFORSK och VÄRMEFORSK samt i EBR-veksamheten som är branschens forskningsinstanser och rationaliseringsorgan (EBR). EKONOMISKA FÖRUTSÄTTNINGAR - verksamheterna skall bära sina egna kostnader och ge avkastning enligt ägarnas direktiv - investeringar föregås av lönsamhetskalkyler med undantag för anslutningar av nya elkunder inom nätets täckningsområde. - kostnadskalkyler med uppföljning genomförs för alla arbeten - ekonomiska nyckeltal jämförs med andra liknande företag PROCESSENS UTVECKLING - kontrollerar nyckeltal - strävan att ligga under branschens medelpris mot kund USK3-2012 3:2
LEVERANTÖRSSITUATIONEN OCH DESS UTVECKLING - bevakning av priser och avtalsförmåner hos olika leverantörer SAMHÄLLSENGAGEMANG OCH MILJÖHÄNSYN - dokumenterat eget internkontrollsarbete - deltagande i Ystads kommuns Agenda 21 3.1.4 Nedbrytning av långsiktiga och årliga planer till planer för avdelningar och arbetslag. Ledningsgruppen samlar önskemål och nödvändiga förändringar i budgetarbetet som därefter diskuteras och jämföres med mål och medel. Styrelsen fastställer budgeten och målen för ett år i taget. Avdelningarna upprättar egna planer med hänsyn till fastställda mål och budget som i sin tur resulterar i arbetsorder till arbetslag och enskilda anställda. 3.1.5 Utvärdering och förbättring av planeringsmetoder. Avdelningarna samlar personal i APT-möten för diskussioner om förbättringar. Fjärrvärmen genomför dessutom veckomöten beträffande driftfrågor. Alla arbeten som kan följs upp mot kostnadskalkyler. 3.2 Strategier, mål och handlingsplaner Strategier beskrivs i affärsidén som sedan ligger till grund för mål och handlingsplaner (se ÖVERSIKTLIG VERKSAMHETSBESKRIVNING). 3.2.1 Krav i stort för företagets framgång Konkurrenskraftiga / jämförbara priser med en lönsamhet för företaget som medger en realistisk investeringsnivå för att verksamheten skall uppnå ägarens målsättning. 3.2.2 Vikigaste mål för processer och tjänster En hög leveranssäkerhet med nöjda kunder till konkurrenskraftiga / jämförbara priser med en rimlig avkastning. USK3-2012 3:3
4 Medarbetarnas utveckling 4.1 Strategisk kompetensutveckling Strategier, mål och handlingsplaner för verksamhetens samlade kompetens bestäms av de varor, tjänster och processer som, med hänsynstagande till olika inflytelsefaktorer, tas fram för att tillgodose kundernas behov, krav, önskemål och förväntningar. Kontroll av att varan/ tjänsten och processen möter interna och externa kunders krav Kundernas behov, krav, önskemål och förväntningar Externa och interna verksamhetskrav Varor, tjänster och processer Tekniska, ekonomiska och tidsmässiga risker Ny teknik och nya teknologier Krav som genereras av produktens livscykel Anställningshandlingar Mål för kompetensutveckling Utvecklingssamtal Utbildning Belöning Förbättra Planera Strategisk kompetens- utveckling Utvärdera Utföra Kompetensmatriser Ekonomiska ramar Träning Personalstatistik Personalens engagemang och delaktighet Plan för kompetensutveckling USK4-2012 4:1
4.1.1 Arbetsgång för framtagning av mål och handlingsplaner för organisationens samlade kompetensutveckling. Företagets kompetensbehov sett mot kravet på varor, tjänster och processer Personalen nuvarande kompetens (kompetensmatriser) Önskemål/förslag till kompetensutveckling utifrån PU-samtal Sammanvägning av företagets behov och individers önskemål. Budgetäskande Ekonomisk ram för kompetensutveckling, styrelsebeslut. Plan för budgetårets kompetensutveckling. Genomförande och utvärdering 4.2 Individuell kompetensutveckling Företaget genomför, sett mot sin storlek, i huvudsak kompetensutveckling inom egen yrkeskategori. Kompetensutveckling utanför egen yrkeskategori syftar främst till att skapa större förståelse för andra yrkeskategorier och för att kunna genomföra vissa arbetsuppgifter utanför det egna kompetensområdet vid bortovaro. Den individuella kompetensutvecklingen sker främst genom det dagliga arbetet i en USK4-2012 4:2
lärande organisation där eget arbete och arbetet i arbetslaget genomförs mot målet ständiga förbättringar Planera Genomföra Utvärdera Förbättra Grunden för kompetensutvecklingen utgörs av individens nuvarande kompetens, företagets kompetensbehov och individens önskemål framkomna vid PU-samtal. Kompetensutvecklingen sker inom områdena - branschutveckling - branschlitteratur, mäss- och studiebesök, leverantörsbesök - eget yrkesområde - internutbildning och externa kurser - social kompetens - diskussioner och utbildning i relationer på arbetsplatsen och till kunder och leverantörer - studiebesök och viss utbildning för att skapa förståelse för andra yrkeskategorier inom företaget och för att kunna utföra arbetsuppgifter utanför ordinarie kompetensområde vid bortovaro - inre- och yttre arbetsmiljö och säkerhet på arbetsplatsen. Nyanställd personal genomgår introduktionsutbildning. 4.3 Medarbetarnas engagemang och delaktighet Medarbetarna har stora möjligheter att själva påverka sättet att genomföra arbetet då flertalet arbetsuppgifter löses som enmansarbete. Arbeten, som genomförs enskilt eller i arbetslag utifrån utdelade planerings- och beredningsunderlag, är påverkbara inom ramen för i underlagen uppsatta mål. Medarbetarna har, utöver de möjligheter den dagliga verksamheten bjuder, även möjligheter att delta i förslagsverksamheten. 4.4 Erkännande och uppmuntran Företaget tillämpar individuell lönesättning. Grupper av medarbetare kan dock välja att fördela löneutvecklingen lika för alla. Företaget ger också sitt erkännande och uppmuntran till personalen genom - uppvaktningar - julgåva och julsammankomst - personalsamlingar delvis på arbetstid - belöningar för förslagsverksamhet - stöd till personalföreningen USK4-2012 4:3