INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning Version 1.52 november VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 B, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00
Innehåll Inledning... 3 Nyheter... 3 Resurser med avtal... 3 Dölj arbetsordertyp för hyresgäst... 4 PUL-rensning på ordrar utbyggd... 4 Handläggare på order... 4 Eskalering av åtgärder som passerat inställelsetid... 5 Återrapporteringskrav på åtgärd... 6 Nytt fält för produkt- eller artikelnummer på åtgärdstyp... 7 Möjlighet att koppla bilder på åtgärdstyper... 8 Olika statusar beroende på ordertyp... 8 Automatisk tilldelning av åtgärder och arbetsordrar... 9
Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning - Version 1.52 novemb Inledning I version 1.52 av Teknisk Förvaltning är den stora nyheten att man nu kan koppla handläggare på en arbetsorder och att man med automatik kan tilldela åtgärder till resurser beroende på vilken typ av arbetsorder det handlar om. Vi knyter också ihop avtalsmodulen med manuell tilldelning av åtgärder så att man ser vilka man har avtal med i vissa fastigheter direkt när man tilldelar resurs. De saker vi gör i denna version är ett led i en mer generell hantering av arbetsordrar till att rymma fler typer av arbetsordrar. Som nästa steg kommer vi i nästa version (1.53) byta ut en del begrepp och benämningar så att vi istället benämner en arbetsorder med ärende istället. På samma sätt byter arbetsordertyp namnet till ärendetyp och så vidare. Anledningen till detta är att vi ser att det finns behov hos våra kunder av ett mer generellt system för ärendehantering och vi bygger därför vidare på den arbetsorderhantering vi har idag. Mer om detta inför nästa version. Nyheter RESURSER MED AVTAL Om man använder avtalsmodulen för att hålla koll på sina underentreprenörer visas nu resurser kopplade till avtal i resurslistan när man ska välja resurs på en åtgärd. Håller man musen över resursen visas även en tooltip med beskrivningen på avtalet. 3
Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning - Version 1.52 november DÖLJ ARBETSORDERTYP FÖR HYRESGÄST På arbetsordertyper kan man numera sättas en egenskap vilken gör att ordrar av denna typ aldrig visas på web för hyresgäster. PUL-RENSNING PÅ ORDRAR UTBYGGD PUL-rensning har kompletterats med möjlighet att rensa information från order. Detta gäller de kunder som kör Vitec Hyra. Länken mellan ordern och hyresgästen plockas bort samt information om anmälare och kontaktperson. HANDLÄGGARE PÅ ORDER Ett nytt begrepp har införts på arbetsorder som heter handläggare. Under Vitec-knappen, Alternativ, Ärende-fliken kan "Använd handläggare på ärende" väljas. När denna inställning är vald kan handläggarbegreppet användas. Handläggare är en resurs i systemet som flaggats som handläggare. På detta sätt kan man tilldela en hel arbetsorder till en handläggare och även om man har olika utförare på respektive åtgärd kan man ha en ansvarig person på hela ordern. Handläggare markeras på resursen 4
Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning - Version 1.52 novemb Man kan sedan i arbetsorderlistan filtrera fram de som man är handläggare på eller filtrera fram en specifik handläggare eller handläggargrupp. ESKALERING AV ÅTGÄRDER SOM PASSERAT INSTÄLLELSETID För att åtgärder inte ska glömmas bort och för att man i organisationen ska bli medveten om saker som släpar finns det nu möjlighet att varna om detta med automatik. På varje resurs kan man lägga in en annan resurs som man vill ska få en varning på när arbeten inte blir utförda i tid. Det som händer är att den resurs som man vill eskalera till kan få ett mail när inställelsetiden passerat på en åtgärd och åtgärden inte avslutats. 5
Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning - Version 1.52 november För att sätta upp det schemalagda jobbet ligger det nu en tjänst under Verktyg->Schemalagda tjänster där man kan sätta upp ett sådant jobb. ÅTERRAPPORTERINGSKRAV PÅ ÅTGÄRD För att tvinga användaren att skriva vad man gjort när man återrapporterar en åtgärd finns det nu möjlighet att per arbetsordertyp sätta en flagga för det. Detta slår igenom i alla gränssnitt och gör att det inte går att spara med mindre än att man skriver något. I praktiken räcker det med att skriva bara en bokstav men det skulle kunna fungera som en påminnelse att man måste skriva något så att man inte sparar av misstag utan att ange vad man gjort. Markeringen för krav om återrapport sitter på arbetsodrertypen. 6
Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning - Version 1.52 novemb Om man då försöker spara en åtgärd i Teknisk Förvaltning utan att skriva något i åtgärdsbeskrivningen får man upp följande ruta. NYTT FÄLT FÖR PRODUKT- ELLER ARTIKELNUMMER PÅ ÅTGÄRDSTYP Ett nytt fält är infört för att på en åtgärdstyp hålla reda på produkt- eller artikelnummer. 7
Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning - Version 1.52 november MÖJLIGHET ATT KOPPLA BILDER PÅ ÅTGÄRDSTYPER Man kan nu koppla bilder till åtgärdstyper för att hålla reda på dokumentation och bilder på till exempel tillvalsåtgärder. OLIKA STATUSAR BEROENDE PÅ ORDERTYP För att inte listan över olika statusar ska bli så lång när man avrapporterar olika åtgärder finns det nu möjlighet att utifrån arbetsordertypen styra vilka statusar som ska vara valbara för till exempel arbetsordertypen felanmälan. Det är ju inte säkert att man jobbar med samma statusuppsättning för alla arbetsordertyper. Kopplingen mellan arbetsordertyp och status kan göras antingen via dialogen arbetsordertyper eller åtgärdsstatus. 8
Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning - Version 1.52 novemb AUTOMATISK TILLDELNING AV ÅTGÄRDER OCH ARBETSORDRAR Automatisk tilldelning av ordrar och åtgärder via regler uppsatta på arbetsordertyperna. När en ny order skapas kan ordern automatiskt tilldelas en handläggare (om handläggare används) och åtgärden tilldelas en resurs. Vilken handläggare och resurs som ordern och åtgärden tilldelas väljs utifrån de val som gjorts för arbetsordertypen. 9
Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning - Version 1.52 november I ovanstående exempel kommer alla ordrar av typen felanmälan att få handläggaren till den resurs som är kopplat till gruppen Förvaltare på den aktuella fastigheten. Åtgärden kopplas till den resurs som ligger i gruppen Fastighetsskötsel. Man kan koppla antingen till en specifik resurs eller resursgrupp eller till standardresursen på fastigheten eller till en resurs/handläggare som är kopplad till en specifik grupp till den fastigheten där ordern registrerats. 10