Uppdrag att följa upp mål för förenklingsarbetet på centrala myndigheter (N2013/5553/ENT) Diarienummer: 1.2.2-2013-5222 Ovanstående uppdrag ska rapporteras till Tillväxtverket senast den 1 april 2014. Det gör ni genom att besvara nedanstående frågor i mallen. Årets rapportering ska ge en översiktlig första bild av förenklingsarbetet på er myndighet. Den ifyllda mallen skickas till Tillväxtverket via e- post, tillvaxtverket@tillvaxtverket.se Om ni har frågor vänligen kontakta: Johanna Hjärtberg, johanna.hjartberg@tillvaxtverket.se, 08-6819152 Sandra Karlsson, sandra.karlsson@tillvaxtverket.se, 08-6816567 Lena Josefsson, lena.josefsson@tillvaxtverket.se, 08-6819104 Karin Holmqvist, karin.holmqvist@tillvaxtverket.se, 08-6819141 Myndighet Kontaktperson Kontaktuppgifter Naturvårdsverket Kerstin Backman Hannerz registrator@naturvardsverket.se, 010-698 10 00 Anvisningar
När ni svarar, utgå från er kärnverksamhet och de delar i den där ni har direkt kontakt med företag. Besvara varje fråga genom att välja ett alternativ och komplettera med en kort redogörelse som förtydligar ert svar. Svaren ska ge en sammanfattande och översiktlig bild av myndighetens förenklingsarbete. Med "ärendetyper som berör företag" avses här olika slags ärenden där myndigheten har direkt kontakt med enskilda företag. Den ifyllda mallen skickas till Tillväxtverket via e-post, tillvaxtverket@tillvaxtverket.se Fråga Svar Redogör kortfattat för ert svar 1. Ungefär hur många ärendetyper har myndigheten som berör företag? Mål: År 2020 ska handläggningstiderna på myndigheter ha minskat jämfört med år 2014 2. Mäter ni handläggningstiderna för de vanligaste (volym) ärendetyperna som berör företag? 3. Kommunicerar ni de aktuella handläggningtiderna för de vanligaste (volym) ärendetyperna som berör företag på er webbplats? 4. Kommunicerar ni den aktuella handläggningtiden för de vanligaste (volym) ärendetyperna som berör företag när ett nytt ärende inleds? När det gäller gränsöverskridande avfallstransporter är vi enligt lag tvungna att hålla oss inom vissa tidsramar för handläggningen. Dessa ser vi till att i möjligaste mån hålla. Vi har också möjlighet att mäta tiden för denna handläggning. För ärenden som handlar om gränsöverskridande avfallstransporter kommuniceras förväntad handläggningstid.
5. Har ni ett mål för hur långa handläggningstiderna får vara för de vanligaste (volym) ärendetyperna som berör företag? 6. Har ni genomfört särskilda förenklingsinsatser för företag under 2013 kopplade till målet som inte framkommit i redovisningen ovan? Ärenden ska hanteras skyndsamt och karaktären på olika ärenden varierar mycket och det kan därför vara svårt att sätta en generell gräns för hur mycket tid ett ärende får ta att handlägga. I de rutiner som finns för olika ärendetyper framgår oftast inom vilken tid ett ärende bör hanteras. För att förenkla för företagen att rapportera in till ee-registret har vi under 2013 byggt en tjänst för att användare ska kunna rapportera åt flera företag åt gången. Förhoppningen är att denna tjänst ska kunna tas i bruk våren 2014 i samband med rapporteringen till EE- registret. Vi har även byggt en digital webbportal som erbjuder företag att anmäla sina gränsöverskridande avfallstransporter digitalt samt skicka in transportdokument digitalt. Syftet är att minska pappershanteringen, effektivisera handläggningen och göra det enklare för företagen. Mål: År 2020 ska fler företagare vara nöjda med sina kontakter med myndigheter jämfört med år 2014 Fråga Svar Redogör kortfattat för ert svar 1. Är myndigheten tillgänglig för företag via internet? (t ex e-tjänster, ställa frågor via web, webinar) 2. Är myndigheten tillgänglig för företag via telefon? 3. Mäter myndigheten mediantiden för att via telefon komma i kontakt med en person som kan ge information och rådgivning? Naturvårdsverket är tillgängligt för företag digitalt genom vår externa myndighetswebbplats www.naturvårdsverket.se. Här finns också nya funktioner som kan slås på vid behov där företag kan ställa frågor och tycka till. Vi har e-tjänster för inrapportering som riktar sig direkt till företag, tex EE- och batteriregistret, Kväveoxiddeklarationen, Rapportering för utsläppshandel, Svenska miljörapporteringsportalen.
4. Mäter myndigheten genomsnittstiden för att via telefon komma i kontakt med en person som kan ge information och rådgivning? 5. Mäter myndigheten mediantiden för att få svar på frågor ställda via internet? 6. Mäter myndigheten genomsnittstiden för att få svar på frågor ställda via internet? 7. Genomför myndigheten någon form av kundnöjdhetsindex gentemot företag? 8. Har ni genomfört särskilda förenklingsinsatser för företag under 2013 kopplade till målet som inte framkommit i redovisningen ovan? Vi mäter genomsnittstiden till den första kontakten för alla som ringer in till växeln. NKI-mätningar 2011, 2012 och 2013. Övergripande NKI för NV var 52, och från verksamhetsutövare 54 (2013). För delleveranser gavs Gränsöverskridande transporter NKI 72 (2012) och Systemet för handel med utsläppsrätter NKI 53 av verksamhetsutövare. På www.naturvårdsverket.se mäter vi kontinuerligt nöjdheten hos våra besökare segmenterat per målgrupp - där företag är en sådan utvald målgrupp. Vi tar utifrån webbanalyser fram rapporter till våra handläggare där målet är att identifiera förbättringsmöjligheter. Arbetet med att förenkla vägledningar på webbplatsen har påbörjats 2013 och kommer att fortsätta under 2014. Kontaktvägar har placerats i topp på varje webbsida och vi har precis lanserats delaktighetsverktyg till webbplatsen där syftet är att öka dialogen med målgrupperna och utöka deras kontaktmöjligheter. Mål: År 2020 ska myndigheter ha ett mer systematiskt samråd med företagare än år 2014 Fråga Svar Redogör kortfattat för ert svar
1. Arbetar myndigheten med att löpande samla in och ta om hand förenklingsförslag från företag? Vi har mycket kontakt både per mail och telefon med många olika företag. I denna kontakt och i samband med kundundersökningen fångar vi upp ideer på förenklingsförslag. Detta kan t.ex. handla om i vilket format vi bör gå ut med vägledning för att denna ska nå fram. Vi har även följt upp genom brevutskick hur vi kan arbeta för att företag ska undvika miljösanktionsavgifter. Många av de företag vi bedriver tillsyn mot träffar vi antingen direkt eller via branschorganisationer. Det är då naturligt att vi diskuterar även förenklingsfrågor eftersom vår verksamhet till stor del går ut på att företagen i så stor utsträckning som möjligt ska göra rätt. 2. Har myndigheten systematisk dialog/ samråd med företag och deras organisationer om förenklingsfrågor? 3. Arbetar myndigheten systematsikt med principen "Tänk småskaligt först", det vill säga att regler och lösningar anpassas för mindre företag eftersom de då också i allmänhet fungerar väl för större företag? 4. Har ni genomfört särskilda förenklingsinsatser för företag under 2013 kopplade till målet som inte framkommit i redovisningen ovan? Naturvårdsverket har ett särskilt forum för dialog kring miljöbalken som har möte två gånger per år. Syftet är att göra tillämpningen så effektiv som möjligt. Under året har vi bland annat diskuterat tillsyn, enskild prövning eller generella föreskrifter samt myndigheternas roll i tillståndsprövningar. Deltagare på mötena har varit representanter från näringslivet, domstolar, länsstyrelser (inklusive miljöprövningsdelegationer), miljöorganisationer, universitet, SKL (Sveriges kommuner och landsting), kommuner, Miljödepartementet, Kammarkollegiet samt Havs- och vattenmyndigheten. Naturvårdsverket bedriver dock sedan ett antal år ett löpande arbete med att hitta och genomföra förenklingar av våra regler och rutiner vilket även gynnar mindre företag.