Revisionsrapport Granskning av FoUU Halland Bo Thörn Jean Odgaard Rebecca Andersson September 2011 Region Halland
Sammanfattning Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att granska FoUU i Halland. Revisionsfråga för denna granskning är: Är styrning och uppföljning av Region Hallands FoUU-verksamhet ändamålsenlig? Granskningen omfattar följande kontrollområden: organisation, styrningen, samverkan med externa aktörer, redovisningssystem och ekonomisk uppföljning, uppföljning och rapportering verksamheten, hur resultat kommer hälso- och sjukvården till godo samt hur FoU-resurser från tidigare Region Hallands integrerats i den nya regionen. Resultatet bygger på intervjuer av ledningspersonal inom FoUU, personer inom Vetenskapliga rådet, företrädare inom hälso- och sjukvården samt anställda som bedriver forskning med stöd från FoUU. Vi har också tagit del av styrdokument och ekonomisk redovisning. Enligt vår sammanfattande bedömning är den nuvarande styrningen ändamålsenlig. Organisationen, personen i ledningen och styrformer är nya och verksamheten inte har funnits i sin nuvarande form mer än ett år. Därför begränsas våra möjligheter i granskningen att full ut avgöra huruvida målen är styrande och rätt för verksamheten samt om uppföljning är fullt ändamålsenligt. Nedan sammanfattar vi bedömningar på granskningens kontrollområden. Organisation och verksamhet. Organisationen är ny sedan 2010 med en placering inom Hallands Sjukhus Halmstad. FoUU:s inre organisation är uppbyggd som en matrisorganisation. Uppdraget omfattande samtliga förvaltningar inom Region Halland som bedriver hälso- och sjukvård. FoUU har en särskild utmaning framför sig att stödja och stimulera till forsknings- och utvecklingsarbete inom närsjukvården. Vi rekommenderar att Driftnämnden Halmstad gör en uppföljande analys av organisation efter ytterligare något år. Styrningen av verksamheten. Mål och verksamhetsplaner används i styrning av verksamheterna och är politiskt tanga i Driftnämnden Halmstad. Representanter för hälso- och sjukvården har inte medverkat i diskussioner om målen för FoUU och flera av dem känner inte till de politiska målen. Eftersom FoUU är en stödfunktion till hälso- och sjukvården rekommenderar vi att hälso- och sjukvården görs delaktiga i styrningen. Den nybildade styrgruppen är lämpligt forum för att utveckla delaktigheten. Styrning av enskilda forsknings- och utvecklingsprojekt genom Vetenskapliga rådet sker genom fastställda prioriteringar. Det vetenskapliga stödet från FoUU är utbyggt och tillgodoser behovet hos enskilda anställda. Stödet kan dock utvecklas och bli mer kollegialt, till exempel genom forskarträffar. Möjligheterna för flera anställda att ägna sig åt forsknings- och utvecklingsarbetet avgörs främst inom hälso- och sjukvården. Att avsätta tid vid sidan om produktio-
nen är den mest avgörande faktorn. Ansvaret för detta ligger inom hälso- och sjukvården men FoUU kan bidra med gemensam planering i enskilda projekt. Samverkan med externa aktörer Högskolor och universitet är representerade i flera av de styrande och stödjande organ som finns inom FoUU. Samverkan fungerar väl. Redovisningssystem och ekonomisk uppföljning Dokumenterade rutiner och riktlinjer finns inom flertalet områden, används som ett stöd till verksamheten och ger en tydlig bild om vilka regler som gäller vid hanteringen av projektmedel. Processen vid anslagsansökan skiljer sig åt mellan den som går via Vetenskapliga rådet och externt. Detta hjälper verksamheten att särskilja projekten. De externa medel och anslagsfinansierade medel särskiljs i redovisningen på ett bra sätt. Den ekonomiska uppföljningen som sker månatligen avseende projektmedel fungerar på ett bra sätt. Vi anser att projektledaren bör leveransgodkänna de fakturor som inkommer till projektet. Vi rekommenderar FoUU att se över denna process. Uppföljning och rapportering av FoUU-verksamheten Uppföljningar görs regelbundet och följer målen i verksamhetsplanen. Resultatet från uppföljningarna används i diskussioner hos ledningen. Enligt vår bedömning är det för tidigt att svara på om de uppföljningar som görs är fullt ut ändamålsenliga. Hur kommer resultat till godo inom hälso- och sjukvården? I första hand har hälso- och sjukvården ett ansvar för att anställda kan bedriva forsknings- och utvecklingsarbete samt utbildning. FoUU kan bidra genom att stimulera intresset och stödja de personer som bedriver forsknings- och utvecklingsarbete. Genom en närmare samverkan mellan terapigrupperna och FoUU kan hälso- och sjukvården förbättra möjligheterna att resultat från forsknings- och utvecklingsprojekt kommer hälso- och sjukvården till godo. Hur har FoUU-resurser från tidigare Region Hallands integrerats i den nya regionen och hur har detta fungerat? Enligt granskningen är denna fråga avklarad.
Innehållsförteckning Uppdrag och genomförande 1 Uppdrag 1 Genomförande 1 Iakttagelser 1 Organisation och verksamhet 1 Organisation 1 Ledningsfunktion 2 Från intervjuerna 2 Styrningen av verksamheten 3 Mål och verksamhetsplan 3 Styrfunktioner för forskning 4 Från intervjuerna 5 Samverkan med externa aktörer 6 Redovisningssystem och ekonomisk uppföljning 6 Uppföljning och rapportering 9 Hur kommer resultat till godo inom hälso- och sjukvården? 9 FoU-resurser från tidigare Region Halland 10 Vår bedömning 10 Bilaga: verksamhet i sektionerna 13 Bilaga: Mål ur verksamhetsplanen 2011 15
Uppdrag och genomförande Uppdrag Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att granska FoUU i Halland. Revisionsfråga för granskningen: Är styrning och uppföljning av Region Hallands FoUU-verksamhet ändamålsenlig? Revisionsfrågan besvaras genom följande kontrollområden: En orientering av organisation och verksamhet Hur är styrningen av verksamheten utformad (uppdrag, policy, verksamhetsplanering och mål, vetenskapligt råd etc.)? Hur sker samverkan med externa aktörer (högskolor och universitet) internt inom Region Halland? Hur är redovisningssystem och ekonomisk uppföljning ordnad (hur särskiljs projekt med externa medel från anslagsfinansierad verksamhet)? Hur sker uppföljning och rapportering av FoUU-verksamheten? Hur kommer resultat till godo inom hälso- och sjukvården? Hur har FoU-resurser från tidigare Region Halland integrerats i den nya regionen och hur har detta fungerat? Genomförande Granskningen har genomförts genom intervjuer av FoUU-chef, två linjeansvariga och fem sektionsansvariga, två personer inom Vetenskapliga rådet, fem företrädare inom hälso- och sjukvården samt två som bedriver forskning med stöd från FoUU. En genomgång av styrdokument och ekonomisk redovisning inom området har gjorts. Granskningen omfattar inte styrning av enskilda projekt, förutom stickprov på tre projekt som granskats för att verifiera den övergripande styrningen. Iakttagelser Organisation och verksamhet Organisation Under 2010 bildades en samlad organisation för Region Hallands FoUUverksamhet. Beslutet om bildandet av en samlad organisation togs av Landstingsstyrelsen i HSU 2009. Idag är FoUU placerad inom förvaltningen Hallands sjukhus under Driftnämnden för Halmstad. Uppdraget för FoUU avser samtliga de sex förvaltningar Ambulanssjukvård Halland, Närsjukvården Halland, Psykiatrin Halland samt förvaltningarna för de tre sjukhusen Halmstad, Varberg och Kungsbacka. 1 av 16
FoUU är idag uppbyggd som en matrisorganisation med sektioner och avdelningar. Under chefen för FoUU finns fem sektioner med var sin sektionsansvarig. Sektionsansvariga har processansvar för följande processer (verksamheterna inom sektionerna framgår i bilaga): Utbildning, Omvårdnad och Hälsa Kompetensutveckling Utbildning läkare Forskning/epidemiologi/folkhälsa Bibliotek och medicinsk information FoUU är lokaliserad till två arbetsplatser, sjukhusen i Halmstad och Varberg, och bildar var sin avdelning, Söder respektive Norr. Varje avdelning har en avdelningschef med ansvar för personal och ekonomi. I Varberg finns 17 personer och i Halmstad 18 personer. I den gemensamma funktionen för ekonomi och personal finns 4 personer. Antalet medarbetare som har disputerat är 10. Budgeten för inköp till bibliotek och medicinsk information finns hos processansvarig. Från och med 2011 har FoUU ansvar för AT-läkare. I organisationen finns en chef för AT-läkare i Norr respektive Söder. Antalet AT läkare har ökat de senare åren och uppgår idag till 96. Blivande läkare som går sin utbildning vid Köpenhamns universitet har möjlighet att göra en del av sin utbildning i Halland. FoUU har ett övergripande ansvar för verksamhetsförlagd utbildning (VFU) för omkring 5000 studerande sjuksköterskor på grund- och avancerad nivå. Inom FoUU finn kliniska lektorer och studierektor. Ledningsfunktion FoUU chefens uppdrag är att leda och fördela arbetet inom FoUU Halland. Ledningsuppdrag har delegerats till avdelningscheferna när det gäller att samordna och utnyttja FoUU Hallands gemensamma resurser på ett sätt som stimulerar och skapar samverkan och effektivitet inom FoUU Halland. Sektionscheferna har uppdrag inom respektive sektion och ämnesområde. I ledningsgruppen för FoUU ingår avdelningscheferna och sektionscheferna. Gruppen träffas varannan vecka. Enligt intervjuerna är ledningsgruppen viktig för att man inom FoUU ska kunna klargöra roller och ansvar i organisationen, vilket de intervjuade anger vara särskilt angeläget nu när organisationen är under uppbyggnad. Chefen för FoUU är från hösten 2011 adjungerad till sjukhusledningsgruppen och medverkar på deras månadsmöten. Från intervjuerna Organisationen är relativt ny. De intervjuade ser en fördel i att FoUU ingår i hälsooch sjukvårdsorganisationen (i jämförelse med att vara placerad inom Regionkon- 2 av 16
toret). Placeringen i organisationen gör det lättare att få legitimitet för en klinisk och patientnära forskning samt att bygga upp kontakter och nära relationer med verksamhetsområden och kliniker. FoUU:s ambitioner är att nå en hög kvalitet i stödet till forskningen och en bred medverkan från anställda i forskningen och utbildning. FoUU har ambitionen att stödja sjuksköterskor som strävar efter akademisk kompetens. Ambitionerna ses i bredare perspektiv som ett led i att stärka Region Halland som en attraktiv arbetsplats för läkare, sjuksköterskor med flera. Inriktningen ligger nära den kliniska nivån med forskning och utvecklingsprojekt. De personer inom hälso- och sjukvården som vi intervjuat får bland annat praktiskt stöd från FoUU. Detta stöd består i hjälp med att administrera forskningsanslag, vilket inte belastar anslaget, tillgång till arbetsplats, datorer och support, hjälp med att bearbeta enkäter och statistiska analyser, ta fram presentationsmaterial, litteratursökning och sökning av vetenskapliga artiklar. Den allmänna uppfattningen är att FoUU har en hög tillgänglighet och kompetens. Stödet från FoUU är i första hand riktat till enskilda anställda. Under intervjuerna har framkommit att arbetssättet och stödet till anställda som forskar kan utvecklas, till exempel genom att ordna forskarträffar och bilda forum för samverkan mellan forskare och verksamhet med syfte att sprida resultat från forskningen. FoUU skulle också kunna initiera ett tätare samarbete med terapigrupperna inom hälso- och sjukvården. Styrgruppen har besökt ledningsgrupperna i förvaltningarna för att presentera sig och göra verksamheten mer känd. En kommunikationsplan har tagits fram. Man anser att den nybildande styrgruppen bör arbeta med att göra FoUU mera känd inom hälso- och sjukvården. Styrningen av verksamheten Mål och verksamhetsplan Förutsättningarna för planering av verksamheten inom FoUU utgår från Region Hallands vision och övergripande mål samt från verksamhetsidén för Hallands sjukhus. Målen för FoUU Halland framgår i verksamhetsplanen för 2011. Enligt denna skall en hög tillgänglighet till forsknings- och utvecklingsstödjande insatser finnas. För utbildning och kompetensutveckling skall FoUU Halland medverka till identifiering av kompetensutvecklingsbehov, utveckling av pedagogiska insatser och utbildningsmodeller för alla kategorier av medarbetare inom Region Hallands sjukvård. I verksamhetsplanen framgår delmål för respektive sektion/process. Delmålen för respektive sektion/process presenteras i bilaga. 3 av 16
Styrfunktioner för forskning FoU-policy Region Hallands FoU-policy är antagen 2001. I denna framgår bland annat Vetenskapliga rådets sammansättning samt kriterier och prioritering av FoU-områden. Vetenskapliga rådet Region Hallands Vetenskapliga råd består av 15 ledamöter, bland annat chefsläkare för respektive förvaltning och högskolor/universitet i Halmstad, Göteborg och Lund. Rådet förfogar över 2,9 miljoner kronor per år. Ansökan av medel från vetenskapliga rådet görs en gång per år. Vetenskapliga rådet granskar projektens vetenskapliga kvalitet och nyttan för verksamheten samt lämnar ett förslag till Regionstyrelsen. Regionstyrelsen fattar beslut om hur projektmedlen ska fördelas. Regionstyrelsen har angett prioriterade områden och prioriteringsprinciper för fördelningen av projektmedel. Enligt intervjuerna svarar anställda läkare för flest ansökningar, men även andra yrkeskategorier som sjuksköterska och kurator inom psykiatrin förekommer. Styrgruppen En styrgrupp för FoUU har bildats på initiativ av regiondirektören. Gruppen består av representanter från Regionkontoret och förvaltningar för de tre sjukhusen, närsjukvården, ambulanssjukvården och psykiatrin. Vid tillfället då granskningen görs är inte alla ledamöter i styrgruppen utsedda. Styrgruppen hade sitt konstituerande möte i april och har därefter haft möten varje månad. Styrgruppens uppdrag är att utveckla och samordna forskning, utbildning och utveckling i syfte att sprida och underlätta alla delar av FoUU inom hela Region Hallands samtliga förvaltningar. Vidare ska en dialog med verksamheten föras om behoven och årligen upprätta en produktionsplan som ska stämmas av med förvaltningsledningarna. Samverkan med högskolan, kommunerna i regionen och med andra regioner skall underlättas och stimuleras samt nya och tidigare forskningsmiljöer utvecklas. Vetenskapliga stödfunktioner SDB Study Design Board har som uppgift att stödja personal inom hälso- och sjukvården som bedriver forskning. I SDB ingår personer från FoUU Halland samt personer från hälso- och sjukvården som har erfarenhet av forskning. SDB lämnar rådgivande yttrandet till de som bedriver forskning. BSB- Bio Statistical Board är en expertgrupp inom statistisk bearbetning med uppgift att stödja personer inom hälso- och sjukvården som planerar och bedriver forskning. BSB kan utgöra ett stöd under ett hela forskningsprocessen. 4 av 16
SRB Strenghtering Reporting Board har som uppgift att stödja personer med publiceringar av vetenskapliga artiklar i tidskrifter. SRB kommer att införlivas med BSB. FoUU-support har som uppgift att ge stöd i idéstadiet. Personal kan lämna in idéer till FoUU-support och få stöd och råd med strukturen och bedömningar för planering av den fortsatta forskningen. FoUU-support är en relativt ny konstellation. FoUU planerar för att marknadsföra denna under sommaren och hösten 2011. Från intervjuerna Enligt intervjuerna av personer inom FoUU har målen utarbetats i diskussioner inom respektive sektion och samordnas i summerande diskussioner i ledningsgruppen. Verksamhetsplanen med FoUU:s mål fastställs av Driftnämnden Halmstad. Några framhåller att det borde vara möjligt att söka medel från Vetenskapliga rådet vid mer än ett tillfälle per år. De senaste åren har kompletterande ansökningsomgångar genomförts. Ett alternativ kan vara att ger FoUU vissa medel för att stödja forskningsprojekt i ett inledande skede. Flera av dem vi intervjuar inom hälso- och sjukvården känner inte till de politiska målen Region Hallands forsknings- och utvecklingsverksamhet. De företrädare för hälso- och sjukvården som vi intervjuat framhåller att de vill vara med och påverka målen för FoUU. Motivet är att FoUU är en stödfunktion till hälso- och sjukvården och att de därmed bör ha möjlighet att påverka mål och inriktning av verksamheten. Jämförelser görs med kompetensutveckling där FoUU efterfrågar behoven. Tillkomsten av styrgruppen ger hälso- och sjukvårdsverksamheterna större möjligheter till inflytande på FoUU. Genom inflytandet kommer samtliga förvaltningar att kunna vara med och påverka verksamheten inom FoUU. Framförallt har man förhoppningar om att fler inom närsjukvården ska stimuleras till att börja forska. Enligt intervjuerna utgör SDB, BSB och FoUU-support sammantaget ett starkt stöd från FoUU för den forskning och de utvecklingsprojekt som bedrivs av personer inom hälso- och sjukvården. Enligt de intervjuade förekommer, i jämförelse med andra landsting, relativt mycket klinisk forskning i Halland. FoUU ingår i Region Hallands Kompetensråd. Inom Kompetensrådet görs kartläggningar av samtliga anställda som underlag för utbildningar. Enligt intervjuerna gör deras medverkan i Kompetensrådet att samverkan med Regionkontoret ökar. Tiden för anställda att ägna sig åt forskning uppges vara en central fråga. Dels är det svårt för enskilda personer att frigöra tid för forskning dels är det svårt att dela tid mellan forskning och produktion. I diskussion har ett förslag kommit fram som innebär att den anställde som forskar, dennes chef och FoUU gör en gemensam planering och överenskommelse om villkor och stöd för forsknings- och utvecklingsarbetet. 5 av 16
Samverkan med externa aktörer FoUU Halland ska ge stöd till forskning och utveckling i verksamheterna. Högskolan i Halmstad är representerad i SDB. FoUU ger viss support via BSB till forskning som bedrivs vid Högskolan i Halmstad. Region Halland deltar också i ett flertal gemensamma projekt tillsammans med högskolan, särskilt med inriktningen mot folkhälsovetenskap och inom ramen för folkhälsoalliansen. Enligt intervjuerna pågår en diskussion om formerna för samverkan med Högskolan i Halmstad. Vidare samverkar sektorn för forskning med Universitetet i Lund. FoUU samverkan med Högskolan i Halmstad om den VFU i ett gemensamt kvalitetsråd. FoUU ingår i ett nationellt nätverk för KTC. FoUU medverkar tillsammans med hälso- och sjukvården i diskussioner med Högskolan i Halmstad samt Universiteten i Lund och Göteborg om uppdragsutbildningar, bland annat om sjuksköterskor inom IVA. Enligt intervjuerna fungerar samverkan med högskolor och universitet bra. Några vill se en närmare samverkan med den akademiska verksamheten. Redovisningssystem och ekonomisk uppföljning FoUU omsluter enligt budget för 2011 drygt 74 miljoner kronor. Medel för forskning kan sökas från Vetenskapliga rådet, som har 2,9 miljoner kronor att tillgå. Sjukvården i Södra Regionen (Skåne, Blekinge, Kronoberg och Halland) förfogar över 1,2 miljoner. Det är också vanligt att forskande läkare söker medel från andra fonder och stipendier. FoUU Halland skapar ett konto för varje forskningsprojekt. Idag har man totalt cirka 110 forskningskonton fördelat på 80 projekt. Rutiner och riktlinjer Under granskningen har vi tagit del av verksamhetens arbetssätt och hur man arbetar med dokumenterade rutiner. Vi har tagit del av följande rutiner/riktlinjer: Beviljade FoU-medel Region Hallands gemensamma anslag för forsknings- och utvecklingsprojekt via Vetenskapliga rådet 2012 Information om administration av beviljade projektmedel för forskningsoch utvecklingsarbete från Vetenskapliga Rådet 2011 Överenskommelse FoU-projekt 6 av 16
Ansökan om anstånd av återredovisning av beviljade FoU-medel från Vetenskapliga Rådet Uppföljning av FoU-projekt där projektmedel erhållits från Region Halland via Vetenskapliga Rådet Överföring av beviljade projektmedel till annan behörig i samband med avslutad anställning i Region Halland Information om hanteringen av beviljade externa forskningsmedel som administreras av FoUU Halland Rutiner/riklinjer skickas ut till de som ansöker och får beviljade anslag till sitt utvecklings- och forskningsprojekt. Projektledaren får därmed vetskap om de regler som gäller vid hanteringen av projektmedel vid både anslagsfinansierade medel och externa forskningsmedel. Projekt verksamheten FoUU fungerar bland annat som en stöd-funktion till projektledarna för forskningsprojekten med ekonomi, rum, datorer mm. FoUU tar ingen administrativ avgift för att tillhandahålla förvaltningen av medel eller för de kostnader man har för avsatta rum med datorer. Motsvarande administrativa avgift ligger, enligt uppgift från de intervjuade, runt 20-30 procent om det förvaltas av ett universitet. Däremot debiteras tryckning av broschyrer eller annat material för projektens räkning. Vid anslagsfinansiering från Vetenskapliga rådet tecknas avtal mellan FoUU och projektledaren. För externa medel tecknas avtal mellan uppdragsgivaren och projektledaren. FoUU förvaltar de anslag som går via Vetenskapliga rådet och de externa anslagen förvaltas antingen av uppdragsgivaren eller av FoUU. De som har fått projektmedel via Vetenskapliga rådet har en återrapporteringstid på 2 år. Om projektet inte är färdigt och det finns medel kvar har projektledaren möjlighet till en anståndsansökan. Ekonomer på regionkontoret och inom FoUU sköter återredovisningen och påminner samtliga när det är dags att återredovisa. För de projekt som inte återredovisas lämnas överskotten av anslagen till Vetenskapliga rådet. Pengarna går in på ett konto som en klumpsumma och används till nya projekt. Har projektansvarig däremot belastat projektet mer än avsatt är man personligen ansvarig för de kostnaderna. Forsknings- och utvecklingsprojekt på arbetstid FoUU förfogar över 1 miljon kronor per år för projekt som anställda inom Region Halland kan söka. Medel kan sökas för högst 20 procent av arbetstiden och beviljas för högst ett halvår i taget. Ansökan från den anställde ska godkännas av verksamhetschefen. Ansökan behandlas av en arbetsgrupp inom FoUU inför beslut i styrgruppen. 7 av 16
Som underlag för prövning och beslut har en bedömningsmall och bedömningskriterier tagits fram. I kriterierna ingår frågeställning, metodik, genomförbarhet samt nyttan för hälso- och sjukvården. Varje projekt diarieförs och samtliga handlingar för ett visst projekt förvaras i en mapp. FoUU följer projektet genom att den anställde måste förnya sin ansökan varje halvår och i samband med denna lämna en lägesrapport. När projektet är avslutat ska den anställde lämna en skriftlig redovisning och en uppföljning till FoUU. I denna ingår i redovisningen av hur resultatet har redovisats och kommit till nytta inom hälso- och sjukvården. Ekonomisk uppföljning och rapportering Ekonom på sjukhuset ekonomiavdelning gör månatliga och kvartalsvisa uppföljningar av budget och redovisar detta till ansvariga avdelningschefer. En ekonomisk avstämning av projekt sker varje månad där bilagor sparas till samtliga kostnader. Det är ett ansvar som verksamheten har gentemot sin uppdragsgivare Vetenskapliga rådet. I samband med återredovisningen av beviljade projektmedel görs en uppföljning av forskningsprojektet och dess resultat. Administrativt ansvarig inom FoUU ansvarar för att de förvaltade medlen redovisas korrekt och att kostnaderna följer Vetenskapliga rådets riktlinjer för användningen av beviljade projektmedel. Det har enligt de intervjuade aldrig inträffat någon oegentlighet, vilket beror på att systemet inte tillåter detta. Projektledaren är personligt ansvarig för sitt konto. När projektet är avslutat så stängs kontot och det unika numret används inte igen. Redovisningsprocessen Alla som har beviljats medel för sitt forskningsprojekt får ett eget forskningskonto som är knutet till projektansvarig vilket man är personligt ansvarig för. Det är till största delen forskningstid som beviljas i projektanslaget. Om en person som är anställd inom Region Halland slutar återgår medlen till Vetenskapliga rådet. Vetenskapliga rådet kan också efter en ansökan föra över medlen till annan som kan fortsätta forskningen. För varje projekt kopplas även ett referensnummer som alltid skall uppges vid inköp. Fakturorna går via scanning till MEA-effekt, till ansvarig inom FoUU som leveransgodkänner samtliga fakturor och sedan till chefen för FoUU som huvudattesterar alla fakturor. När fakturan kommer för leveransgodkännande skickar administrativt ansvarig fakturan i PDF till projektansvarig som godkänner den. Ansvarig ser också till att projektavtalet följs och att ingen kostnad tas upp som inte hör till projektet. Fakturor som kommer via MEA har alltid referensnummer som kopplas till projektet och konteras därmed sällan fel. Fel kan uppstå inom lönekostnader om projektledare har angett fel kontonummer. Ansvarig gör kontroller varje månad över alla 8 av 16
kostnader som uppkommer i ett projekt. Vid dessa kontroller upptäcks sådana fel i och med att rätt underlag inte finns kopplat till lönekostnaden. Då undersöks felet vidare och rättas till så att kostnaden belastar rätt projektkonto. Vad gäller externa medel ansvarar projektansvarig för att avtalet följs samt redovisningen till uppdragsgivaren. Uppföljning och rapportering Avdelningscheferna tar varje månad del av ekonomens rapporter. Uppföljningen av verksamheten utgår från verksamhetsplanen och redovisas i kvartalsrapporter, tertialrapporter och bokslut. Sektionerna och ansvariga för processerna in FoUU gör uppföljningar som lämnas och summeras av ledningen. FoUU har sammanställt publicerade forskningsresultat inom medicin, odontologi och hälsa under 2010. Sammanlagt 101 artiklar har publicerats som har anknytning till Region Halland. Vissa av målen på sektionsnivå följs upp en gång per år, till exempel målen som rör AT-läkare. För samtliga utbildningar som FoUU genomför sker en utvärdering i direkt anslutning till utbildningstillfället. Hur kommer resultat till godo inom hälso- och sjukvården? Ansvaret för att resultat från forskning återförs och kommer hälso- och sjukvården till godo har verksamhetscheferna. FoUU har inte ett formellt ansvar för att resultat från forskning kommer till användning men kan stödja verksamheten och de som forskar med detta. FoUU kan bidra med och stödja processen från idé till användning av resultat från FoUU-projekt genom bland annat FoUU-luncher och föreläsningar. I uppföljningen av avslutade projekt inom Forsknings- och utvecklingsprojekt på arbetstid ingår redovisning av resultat i skriftlig rapportering, spridning i verksamheten samt nyttan för verksamheten. Enligt intervjuerna är effekterna av FoUU:s verksamhet inom hälso- och sjukvården svår att mäta. Nyttan av FoUU-projekt är svårt att mäta i sig eftersom den kan ta långt tid från evidens till implementering i verksamheten. Man för dock diskussioner inom FoUU om möjligheten att mäta utfallet av FoUU-projekt, till exempel hur många medarbetare in hälso- och sjukvården som deltar i FoUU-projekt, om resultat används eller inte eller hur många patienter som ingår i FoUU-projekt. Satsningen på stödet till AT-läkare kommer hälso- och sjukvården till del främst genom att det underlättar rekryteringen av läkare. I första hand om fler väljer att 9 av 16
göra sin ST-tjänstgöring i Halland. Utbildningarna leder sammantaget till bättre utbildade läkare. De personer som företräder hälso- och sjukvården anger att nyttan med FoUU är att anställda kan pröva och kunna bli intresserade av forskning. Utbildningen i forskningsmetodik ses som en plattform där den enskilde kan få en inblick för att kunna besluta sig för att ta steget in i forskningen. Det är vanligtvis en hög tröskel att ta sig över för att inleda forskning. Utbildningen i forskningsmetodik är värdefull eftersom den ger en inblick i och stimulans till att inleda en forskarkarriär. Vidare består nyttan av FoUU:s verksamhet att förstärka det vetenskapliga förhållningssättet i arbetet. I dag anses det viktigt att leva upp till en evidensbaserad praxis inom hälso- och sjukvården. Till exempel kan samverkan med terapigrupperna vara ett inslag för att resultat ska kunna komma hälso- och sjukvården till del. De intervjuade anger också att FoUU:s samordning av fortbildningarna i länet är bra. De framför också synpunkter på hur FoUU kan utveckla stödet till hälso- och sjukvården. De initiativ som tas till att börja forska beror mer på den enskildes initiativ och engagemang än på verksamhetens behov. Verksamheten borde kunna ta större ansvar för behovet av forskning, för att underlätta rekryteringen och för att stärka det vetenskapliga intresset inom hälso- och sjukvården. De intervjuade ser stora utmaningar idag för FoUU-verksamheten inom hälso- och sjukvården. Antalet långsiktiga projekt har blivit färre. Utmaningen är särskilt stor för närsjukvården. Traditionen att genomföra behandlande forskning eller att driva utvecklingsprojekt är inte lika stark som inom slutenvården. Närsjukvården är i större utsträckning intäktsfinansierad, vilket också utgör ett hinder. För att ta sig an dessa utmaningar anser man att den nybildade styrgruppen kan fylla en funktion. FoU-resurser från tidigare Region Halland I rapporten om förberedelserna för en gemensam organisation 2009-04-26 framgår att inför bildandet av en gemensam organisation bör diskuteras möjligheten att knyta samman FoU-verksamheten där och landstingets nya FoUU-funktion. Diskussioner har först med regionkontoret inför bildandet av den nya Region Halland. Den före detta FoU-verksamheten har integrerats i annan verksamhet inom Region Halland, varför frågan anses avklarad. Vår bedömning Revisionsfråga för granskningen: Är styrning och uppföljning av Region Hallands FoUU-verksamhet ändamålsenlig? Enligt vår sammanfattande bedömning är den nuvarande styrningen ändamålsenlig. Organisationen och personerna i ledningen är nya och verksamheten har inte funnits i sin nuvarande form mer än ett år. Därför begränsas våra möjligheter att 10 av 16
fullt ut avgöra huruvida målen är styrande och rätt för verksamheten samt om uppföljningen är fullt ändamålsenligt. Vi lämnar här bedömningar på granskningens kontrollområden. Organisation och verksamhet Organisationen är ny sedan 2010 med en placering inom Hallands sjukhus Halmstad. Placeringen ligger nära verksamheten i linje med inriktningen att stödja patientnära klinisk forskning. Uppdraget avser stöd till samtliga förvaltningar inom Region Halland som bedriver hälso- och sjukvård. Uppdraget har breddats och FoUU har en särskild utmaning framför sig att stödja och stimulera till forsknings- och utvecklingsarbete inom närsjukvården. FoUU:s inre organisation är uppbyggd som en matrisorganisation. Sådana organisationer är förhållandevis otydliga när det gäller att placera och utkräva ansvar. Av intervjuerna att döma finns inget hinder i ansvarsfrågan, bland annat för att ledningen är förtrogen med organisationsmodellen samt arbetar tillsammans i ledningsgruppen. Vi rekommenderar att Driftnämnden Halmstad gör en uppföljande analys av organisationen efter ytterligare något år. Styrningen av verksamheten Mål och verksamhetsplaner är diskuterade inom FoUU. Målen är nedbrutna till sektorer och används i styrning av verksamheterna. Målen och verksamhetsplan är politiskt tagna i Driftnämnden Halmstad. Representanter för hälso- och sjukvården har inte medverkat i diskussioner om målen för FoUU och flera av dem känner inte till de politiska målen. FoUU är en stödfunktion till hälso- och sjukvården och vi rekommenderar vi att hälso- och sjukvården görs delaktiga i styrningen, till exempel genom styrgruppen. Det vetenskapliga stödet från FoUU är utbyggt och tillgodoser behovet hos enskilda anställda. Stödet kan dock utvecklas och bli mer kollegialt, till exempel genom forskarträffar. Ansvaret för att ge anställda möjligheter och tid för att bedriva forsknings- och utvecklingsprojekt ligger inom hälso- och sjukvården. FoUU kan bidra med gemensam planering tillsammans med hälso- och sjukvården i enskilda projekt. Samverkan med externa aktörer Högskolor och universitet är representerade i flera av de styrande och stödjande organ som finns inom FoUU. Samverkan fungerar väl. Redovisningssystem och ekonomisk uppföljning Vi ser positivt på att dokumenterade rutiner och riktlinjer finns inom flertalet områden och används som ett stöd till verksamheten. Det ger en tydlig bild om vilka regler som gäller vid hanteringen av projektmedel och gör det även lättare för nya medarbetare att ta över såväl projekt som hanteringen av medel inom avdelningen. Processen vid anslagsansökan skiljer sig åt mellan den som går via Vetenskapliga rådet och externt. Detta hjälper verksamheten att ytterligare särskilja projekten. För 11 av 16
de externa anslagen är det projektledaren själv som ansvarar för uppföljning trots att medlen kan förvaltas av FoUU-avdelningen. Vi ser positivt på detta förfarande. Vi anser att den ekonomiska uppföljningen som sker månatligen avseende projektmedel fungerar på ett bra sätt. Underlag finns till samtliga kostnadsposter och projektansvarig får kontinuerlig information om vad som finns kvar av anslaget och vilka kostnader som har belastat projektet. Vi anser att de externa medlen och anslagsfinansierade medlen särskiljs i redovisningen på ett bra sätt genom att samtliga projekt har ett eget konto som projektledaren är personligt ansvarig för. Är man ansvarig för flera projekt kan man föra över tid mellan projekten, men inte andra kostnader som avser ett specifikt projekt. Vidare anser vi att projektledaren bör leveransgodkänna de fakturor som inkommer till projektet. De är beställare och bör således även leveransgodkänna. Vi rekommenderar FoUU att se över denna process för att såväl underlätta arbetet för avdelningen som att få fakturaprocessen att fungera på ett korrekt sätt. Uppföljning och rapportering av FoUU-verksamheten Uppföljningar görs regelbundet och följer målen i verksamhetsplanen. Resultatet från uppföljningarna används i diskussioner hos ledningen. Enligt vår bedömning är det för tidigt att svara på om de uppföljningar som görs är fullt ut ändamålsenliga. Hur kommer resultat till godo inom hälso- och sjukvården? I första hand har hälso- och sjukvården ett ansvar för att anställda kan bedriva forsknings- och utvecklingsarbete. FoUU kan bidra genom att stimulera intresset och stödja de personer som bedriver forsknings- och utvecklingsarbete. FoUU kan genom sin verksamhet underlätta rekrytering av personal till hälso- och sjukvården, främja och stödja forsknings- och utvecklingsarbete och höja kompetensen genom att stärka ett vetenskapligt och kritiskt tänkande. Det enskilt bästa medlet anses utbildningarna i forskningsmetodik vara. Genom en närmare samverkan mellan terapigrupperna och FoUU kan hälso- och sjukvården förbättra möjligheterna att resultat från forsknings- och utvecklingsprojekt kommer hälso- och sjukvården till godo. Hur har FoUU-resurser från tidigare Region Hallands integrerats i den nya regionen och hur har detta fungerat? Enligt granskningen är denna fråga avklarad. 12 av 16
Bilaga: verksamhet i sektionerna Forskning/epidemiologi/folkhälsa Inom folkhälsa används enkätdata och uppgifter i register för att kartlägga och analysera folkhälsan hos invånarna i Halland. I arbetet samverkar sektionen med folkhälsochef i Region Halland och övriga folkhälsoaktörer i Halland. I framtiden ser man sin roll som att bidra med att utforma projekt inom folkhälsoområdet. Stödet till forsknings- och utvecklingsarbete finns FoUU-Support, SDB och BSB. En årlig rapport tas fram över Forskning inom medicin, odontologi och hälsa. Genom denna synliggörs resultat av forskningen. Sektionen svarar för den epidemiologiska kartläggningen och bevakningen genom uppgifter från sjukdoms- och befolkningsregister. Utbildning, Omvårdnad och Hälsa Svarar för att förvalta avtalet med Högskolan i Halmstad om den verksamhetsförlagda utbildningen i sjuksköterskeutbildningen. Högskolan i Halmstad ersätter Region Halland för den verksamhetsförlagda utbildningen. En gemensam handledningsmodell har fastställts och ett gemensamt kvalitetsråd har tillsatts, bland annat med uppgiften att utvärdera och utveckla den verksamhetsförlagda utbildningen. Inom sektionen finns tre kliniska lektorer. FoUU arbetar tillsammans med förvaltningarna för att stimulera fler sjuksköterskor att gå handledarutbildning. En inventering har gjorts inom samtliga förvaltningar som underlag för att stimulera sjuksköterskor till vidareutbildning för kandidateller magisterexamen. Inom sektionen vill man utveckla den rådgivande och stödjande funktionen för sjuksköterskor som vill bedriva forskning, bland annat genom stöd att utarbeta projektplan och söka pengar från fonder. Inom FoUU finns också vissa medel för att personer ska få tid att samla in data, skriva rapport etc. Kompetensutveckling Verksamheten riktar sig till alla yrkeskategorier inom hälso- sjukvården som har en akademisk examen. Varje år görs en inventering som underlag för planering av interna utbildningar. Inventeringen vänder sig till samtliga förvaltningar. Styrgruppen gör prioriteringar av utbildningar. Det fastställda utbudet presenteras i en utbildningskatalog på LINA. FoUU medverkar i Region Hallands chefsutbildningar med att utforma och genomföra utbildningar på förfrågningar från verksamheterna, till exempel för att åtgärda brister i målstyrning som framkommit i medarbetarenkäterna. KTC Kliniks Teknik Centrum finns inom sektionen. I korthet är det en avancerad docka/dator där diagnoser och behandlingar av olika sjukdomstillstånd simuleras. KTC används bland annat för träning av team och anlitas av olika yrkesgrupper 13 av 16
inom Region Halland. FoUU ingår i ett nationellt nätverk av KTC-användare och samarbetar med Universiteten i Lund och Göteborg. MTA är också involverad i driften av KTC. Diskussioner förs med Högskolan i Halmstad om att använda KTC inom sjuksköterskeutbildningen. Utbildning läkare Sektionen har ansvar för utbildning av läkare i deras AT- och ST-tjänstgöring. För AT-läkarna finns en chef i Norr och en i Söder. När det gäller ST-läkare så har FoUU inget personalansvar. Inom FoUU finns studierektorer för såväl AT- som STläkare för förvaltningarna i norr respektive söder. Utöver detta har man ansvar för läkarstuderande från Köpenhamn som går sin nionde termin i Halmstad. Sektionen har ett utbildningsprogram för AT-läkarnas kliniska praktik som bland annat omfattar tid för kompetensutveckling, handledarutbildning och färdighetsyttrande. Tillsammans med övriga sektioner inom FoUU genomför man utbildningar i till exempel forskningsmetodik, ledarskap och informationssökning. Dessa utbildningar vänder sig till såväl AT- och ST-läkare som till övriga läkare i Region Halland. Bibliotek och medicinsk information Sektionen skapar förutsättningar för personal att söka information. Basen i verksamheten är att förse anställda, studerande och forskare med evidensbaserad information, bland annat genom att söka i databaser. Den arbetsförlagda delen i utbildningar har blivit längre vilket ökar betydelsen av stöd i informationssökning. Sektionen ingår i nationella nätverk för medicinsk information. Sektionen svarar för all prenumeration av tidskrifter och inköp av litteratur till bibliotek, kliniker, vårdcentraler etc. 14 av 16
Bilaga: Sektionernas mål Målen är hämtade ur verksamhetsplanen för 2011. Forskning/epidemiologi/folkhälsa Öka tillgängligheten till, och stärka, support gällande forsknings- och utvecklingsprojekt, riktad mot medarbetarna inom hälso- och sjukvården. Bidra till att bättre synliggöra resultat av forskning inom medicin, odontologi och hälsa som bedrivs i Region Halland. Stärka epidemiologisk kartläggning av bevakning i Region Halland, och därigenom leverera bra underlag för folkhälsoarbete. Utbildning, Omvårdnad och Hälsa Att ansvara för VFU (verksamhetsförlagd utbildning) och att avtalet och kvalitetsmål följs upp. I samverkan med förvaltningarna följa upp och öka antalet sjuksköterskor som genomför handledarutbildning i Region Halland och uppnår kandidat och magisternivå inom omvårdnad. I samverkan med förvaltningarna och dess linjeorganisationer. Öka antalet som deltar i olika former av akademisk kompetensutveckling/forskningsprojekt inom omvårdnad och hälsa. Utbildning läkare Verka för att utöka utbildningsuppdraget med Köpenhamns universitet, Västra Götalandsregionen och Region Skåne. Utbildning för AT-läkare ska få högre rating. Att alla ST läkarna har en individuell utbildningsplan och att en kontinuerlig utvärdering görs av utbildningsresultatet. Att 95 procent av läkarna under utbildning i Region Halland anser att de kan rekommendera Region Halland som bra arbetsplats. Kompetensutveckling Att i samverkan med förvaltningarna och linjeorganisationen inom hälso- och sjukvård i Region Halland medverka till att medarbetare och chefer erhåller den kompetensutveckling, som verksamheten identifierat som viktig för produktion och resultat. Att etablera ett KTC (kliniskt tränings centrum) inom FoUU Halland och som görs tillgänglig för hälso- och sjukvården i Region Halland genom att skapa både tekniska och kompetensmässiga resurser. 15 av 16
Att ger projektstöd och support till verksamheten inom olika processer och projekt i förbättringsarbetet inom hälso- och sjukvården. Bibliotek och medicinsk information Att upprätta en hög tillgänglighet till sektionens kompetens och service för förvaltningar i Region Halland. Att medverka till att regelbundet redovisa den forskningsproduktion som utförs i Region Halland. Att upprätta tillgängligheten och öka kunskapen kring de databaser som finns tillgängliga för forskning och utveckling inom Region Halland. 16 av 16