1 (10) PROTOKOLL STYRELSEMÖTE NR 11 2012-10-13 (09.00-16.00) Svemo-huset Deltagare SVEMO Håkan Leeman Åke Knutsson Agneta Andersson Olle Bergman Jörgen Hafström Dag Hjalmarsson Tony Jacobsson Carl-Erik Sörman Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomi Chef GS Koordinator 1 MÖTETS ÖPPNANDE SAMT GODKÄNNANDE AV DAGORDNINGEN Mötets ordförande Håkan Leeman öppnade mötet. Den utskickade dagordningen godkändes. 2 VAL AV JUSTERINGSMAN Tony Jacobsson valdes att justera dagens protokoll. 3 FÖREGÅENDE PROTOKOLL Styrelseprotokoll nr 10 2012 godkändes och lades till handlingarna. VU-protokoll 2012-10-10 godkändes och lades till handlingarna.
2 (10) 4 RESULTATRAPPORT Styrelsen tog del av resultatrapporten och kunde konstatera att vi ligger enligt budget. 5 ÄRENDEN 5.1 RR - Nordiska förbund och Mike Luff (TJ/PW) ( Id: 362 ) Håkan Leeman rapporterade om de diskussioner som förts på Nordiskt möte där Svemo fick i uppdrag att lösa frågan. 5.2 MC-arvet (TJ/PW) ( Id: 363 ) Frågan bordlades i väntan på diskussion med SBF (Svenska Bilsportförbundet). 5.3 Ungdomsrepresentant styrelsen (HL) ( Id: 364 ) Håkan Leeman redogjorde för sitt förslag till framtagande av ungdomsrepresentant i styrelsen. Bakgrunden är att Riksidrottsförbundet arbetar aktivt för att öka ungdomars inflytande i förbundens arbete. Det är därför naturligt och självklart att även vi inom Svemo hanterar denna fråga. Som ungdomsrepresentant i styrelsen får man så kallad yttrande- och förslagsrätt, men inte rösträtt. Förslaget gick ut på att uppdra åt varje distrikt att utse en eller två personer från sitt distrikt. Följande krav ska ställas på de personer som nomineras; De skall vara högst 28 år gamla den 1/1 2013. De skall vara medlemmar i en klubb i det nominerande distriktet. De skall ha ett intresse för administrativa frågor inom sporten, samt möjlighet att delta i styrelsens arbete. De får inte sitta i distriktsstyrelser, sektionsstyrelser eller kommittéstyrelser. De kommer att adjungeras till styrelsen för en period av ett år. Ansökan skall kompletteras med CV, innehållande meriter inom idrott, administration, utbildning och arbetsliv. Styrelsen godkände förslaget med några få ändringar. Förslaget ska döpas om till måldokument samt att datum för inlämning av förslag på representanter skjuts fram till vårens distriktsårsmöten.
3 (10) 5.4 Ansökan Funbo isracing (DH/PW) ( Id: 365 ) Frågan bordlades i väntan på en formell ansökan från klubben/arrangören. 5.5 Mötesplanering 2013 (HL) ( Id: 366 ) Styrelsen antog den föreslagna mötesplanen för 2013 utan ändringar. Ordförande Håkan Leeman poängterade att styrelsemötena alltid ska prioriteras före alla andra förtroendeuppdrag. 5.6 Valberedningen RF respektive SISU (HL) ( Id: 367 ) Styrelsen beslutade att man ska ta kontakt med de andra motorförbunden för att gemensamt ta fram namn på kandidater Frågan ska tas ska tas upp för beslut på styrelsens decembermöte. 5.7 Värdepapperspolicy (MJ/PW) ( Id: 368 ) Frågan bordlades och ska tas upp på nästa styrelsemöte för beslut. 5.8 Mässa "På två hjul" Älvsjö Januari 2013 (DH/PW) ( Id: 369 ) Styrelsen diskuterade kring Svemos medverkan på MC-mässan i Älvsjö, Januari 2013. Styrelsen beslutade att Svemo ska medverka. Styrelsen gav GS i uppdrag att till nästa möte ta fram en budget samt eventuella seminarieförslag. 5.9 3:1 ärenden (PW) ( Id: 370 ) Dag Hjalmarsson beskrev för styrelsen hur situationen ser ut med Jämtarna. Håkan Leeman beskrev för styrelsen hur situationen ser ut med Solkatterna. Styrelsen beslutade att tillskriva båda organisationerna för att efterhöra hur man tänkt bedriva sin verksamhet i framtiden. Brevet skall dessutom ställas som kopia till berörda distrikt. Åke Knutsson redogjorde också från mötet med 3:1-gruppen samt den nya uppdragsbeskrivningen.
4 (10) 5.10 Miljöpolicy (OB) ( Id: 371 ) Styrelsen diskuterade föreslagen miljöpolicy som går ut på följande; Svemo ska ta sitt ansvar för vår gemensamma miljö och kommande generationer genom ett aktivt och ständigt förbättrat miljöarbete som ska leda motorcykel- och snöskotersporten mot en långsiktig hållbar utveckling. Svemos klubbars betydande miljöaspekter är ljudemissioner, motorbanorna som resurser för den biologiska mångfalden, utsläpp till luft och avfalls- och kemikaliehantering. Dessa utgör grunden för Svemos målstyrda miljöarbete. Styrelsen beslutade fastställa den föreslagna policyn. 5.11 RF förtjänsttecken (ÅK) ( Id: 372 ) Åke Knutsson informerade om Riksidrottsförbundets förtjänsttecken och Svemos möjliga kandidater. Styrelsen gav kansliet i uppdrag att sammanställa fakta kring de namn som diskuterats och skicka in ansökan.
5 (10) 5.12 TA (PW) ( Id: 373 ) GS redogjorde för dagsläget i arbetet med TA systemet, arbetsprocess- systemets funktion - ekonomi samt försäljnings process. Arbetsprocessen har, särskilt under sommaren, varit rörig och det har brustit i informationen kring processen. Detta rättas nu till. Systemets funktioner finns nu för att kunna hantera alla grenar, licensförsäljning, tävlingstillstånd och resultatrapportering. Vid genomgång av systemet under hösten har det kunnat konstateras att TA systemet inte kommer att fungera fullt ut för lag/serietävlingar i de olika distrikten, särskilt gällande motocross. Orsaken till detta står att finna i det faktum att de olika distrikten inte alls bedriver verksamheten på samma sätt. Olika regler, undantag från de nationella reglerna och tillägg av andra gör att systemet inte kommer att fungera. Vidare finns ett stort problem i att ca: 40% av klubbarna inte lagt in sina medlemmar i IdrottOnline. Utvecklingen fortsätter att dra oplanerade kostnader till följd av oförutsedda hinder, ökande krav och tilläggsönskningar. Styrelsen diskuterade samtliga punkter och fattade följande beslut: 1. Svemos gamla databas måste hållas fungerande tills samtliga klubbar har laddat upp sitt medlemsregister i IdrottOnline. 2. En del distriktstävlingar i cross och enduro måste ges ett år att komma in i systemet. Under 2013 måste distriktens verksamhet samordnas så att gemensamma regelverk finns. 3. En administrativ avgift om 20 kronor skall finnas i systemet då det hanterar ekonomiska transaktioner, detta i huvudsak för att täcka bankernas olika avgifter samt för att fortsatt driva systemet. Styrelsen uppdrog åt GS att förhandla ekonomiseringen av det fortsatta arbetet med Accessdata. 4. Styrelsen vill att ytterligare ansträngningar görs för att sälja TA/RA systemet till flera länder samt andra organisationer inom Sverige. 5. Styrelsen godkände förslaget att flytta över samtliga funktionärer från den gamla databasen till den nya innan årsskiftet.
6 (10) 6 RAPPORTER 6.1 Hur vi blir fler? Sammanställning från distrikt och sektioner (PW) ( Id: 408 ) Sammanställning av vad vi sett vid diskussioner kring -hur blir vi fler? Frågan tas upp på nästa styrelsemöte igen. 6.2 Gemensam ekonomi-/admintjänst för Svemo-klubbar (PW) ( Id: 409 ) GS Per Westling informerade styrelsen om hur arbetet kring eventuell gemensam ekonomi-/admintjänst för Svemo-klubbar fortskrider. Ett arbete med affärsplan har påbörjats och en enkätförfrågan går ut till klubbarna inom kort. 6.3 Avslutande styrelsemöte i December - social aktivitet (HL) ( Id: 410 ) Styrelsen beslutade att det ska vara en social aktivitet i samband med det sista styrelsemötet för året. Styrelsen gav Anna Wilhelmsson i uppdrag att ta fram förslag. 6.4 Träffpunkt Svemo vår (distrikt) 6-7/4 (JH) ( Id: 411 ) Styrelsen diskuterade Träffpunkt på våren 2013 och beslutade att då särskilt vända sig till distrikten. 6.5 Ljudfrågan (OB/TJ) ( Id: 412 ) GS Per Westling berättade för styrelsen om det brev han fått av banägare. Tony Jacobsson redogjorde i korthet för vad ljudgruppen gjort. GS Per Westling tar upp eventuell handlingsplan med Mikael Norén och Jörgen Hafström ser över utbildningsfrågan. 6.6 Avrapportering branschmöte 12 oktober (HL) ( Id: 413 ) Håkan Leeman rapporterade från det mycket givande branschmöte som hölls i Svemo-huset den 12/10. 6.7 Avrapportering Nordiskt möte 6 oktober (HL/PW) ( Id: 414 ) Håkan Leeman rapporterade från det Nordiska mötet som hölls den 6/10 på Island. 6.8 Fastighetsfrågan (TJ/PW) ( Id: 415 ) GS Per Westling informerade styrelsen om den lyckade försäljningen av gamla Svemo kansli. Styrelsen gav GS samt personal en stor eloge för hur försäljning samt flytt har skötts.
7 (10) 6.9 Supermoto (PW/AA) ( Id: 416 ) Agneta Andersson refererade till diskussioner som förts med supermotosektionen angående hantering av budget och olika kostnadsposter. 6.10 Hållbarhetsredovisning (OB) ( Id: 417 ) Olle Bergman redogjorde för hållbarhetsredovisningen. Den ska lämnas till myndigheter, press m.fl. samt sändas ut till alla klubbar. En kommunikationsplan för detta skall upprättas. 6.11 Motion MXS (PW) ( Id: 418 ) Frågan hänsköts till licensavdelningen för lösning. 6.12 Rapport EM Dragbike Tierp 24-26/8 (KEA) ( Id: 419 ) Carl-Erik Sörman gick igenom sin rapport från Dragbike EM i Tierp där han bland annat skrev följande; "UEM/EM starfältet hade följande antal deltagare. De 14 svenska deltagarna inom parentes: Top Fuel Bike 7 (4). Super Twin 20 (5). Pro Stock Bike 8 (5). Kvalificeringarna genomfördes utan regn på lördagen inför uppskattningsvis ca 12 000 åskådare. Tyvärr så började det regna på söndag morgon. Trots detta kunde arrangören mellan skurarna med hjälp av en gigantisk maskinpark med skrapor, sop-blås-maskiner och två jet-motor-torkar torka banan så att det gick att köra samtliga elimineringsomgångar utom de sista finalerna. En mycket bra banpreparering i kombination med de svenska sensommardagarnas syrerika luft gjorde att förarna satte en hel del nya personliga-, europeiska-, och även världsrekord i både ET och Speed."
8 (10) 6.13 Rapport Speedway Lag-VM (KEA) ( Id: 420 ) Carl-Erik Sörman gick igenom sin rapport från Lag-VM i Speedway. Han gav en mycket målande och positiv bild av hela arrangemanget. Han skriver bland annat; "I den professionella och erfarna funktionärsstaben fanns exempelvis Tony Olsson som Race Director och Krister Gardell som Clerk of the Course. Alla funktionärer genomförde tävlingen på ett mycket förtroendegivande sätt. Det är ju sådant som bidrar till att skapa det goda anseende som Svemo har i den internationella speedwaykretsen." 6.14 SSI (DH/PW) ( Id: 421 ) Tony Jacobsson och Dag Hjalmarsson rapporterade att Spark Plug AB nu kommer att bjuda in Serieföreningen till ett möte för att diskutera hur media och marknadsintäkter skall fördelas på bästa sätt mellan SSI och Serieföreningen. 6.15 Spark Plug AB (TJ/PW) ( Id: 422 ) Tony Jacobsson redogjorde för situationen när det gäller tillsättandet av ny säljare i Spark Plug AB. Ekonomi för det kommer inte att finnas innan nyåret. Några kandidater har visat intresse men ännu är inget fastställt. 6.16 Frikort i samband med licensinnehav (JH) ( Id: 423 ) Styrelsen diskuterade frågan och kom fram till att styrelsen har beslutsrätt att tilldela "fri entré" i samband med licensinnehav.
9 (10) 6.17 RIG Enduro (JH) ( Id: 424 ) Jörgen Hafström redogjorde för styrelsen om de diskussioner som UK (utbildningskommittén) haft angående RIG (Riksidrottsgymnasium) och möjligheten att utöka till att omfatta Enduro. UK har satt upp fem frågor som behöver svar innan man kan gå vidare. Skall vi jobba för att få ett RIG Enduro? Var bör det ligga? Vilken klubb ska vi samverka med? Vilken kommun/skola kan vara beredd att satsa på detta? Har Svemo ekonomi (inkl. kostnader för SF-ansvarig etc.) till ytterligare ett RIG? Styrelsen kom fram till att skicka punkterna 2-4 till endurosektionen och invänta svar till Decembermötet. Man poängterar att prioritet bör läggas på att samarbeta med Tibro. Martin Jarl ska ta fram underlag till punkten 5. Slutligen ska beslut till punkten 1 tas på Decembermötet. 6.18 Tränarutbildningar, totalkostnader, vad har vi framför oss m.m. (JH) ( Id: 425 ) Jörgen Hafström redogjorde för styrelsen om bristen av utbildade tränare hos klubbarna. Han poängterar vikten av att sektionerna tar fram ansvariga samt att det varje år budgeteras för detta. 6.19 Idrottslyftets utvecklingsplan (JH) ( Id: 426 ) Jörgen Hafström redogjorde för styrelsen om Idrottslyftets utvecklingsplan 2013-2015. Styrelsen enades om att att en utvecklingsplan ska tas fram till nästa möte samt att man kommer ta beslut i frågan då. 6.20 SF-bidrag (JH) ( Id: 427 ) Jörgen Hafström redogjorde för styrelsen om fördelning av SFbidraget. Styrelsen diskuterade två viktiga frågor "hur når vi ut med LOK-stöd till klubbarna?" och "hur motiverar vi klubbarna rent generellt?"
10 (10) 6.21 Fadder avrapportering (samtliga) ( Id: 428 ) Samtliga faddrar rapporterade från sina distrikt angående frågan -hur arbetar ni mot media idag? Det var varierande svar men mellan raderna kan man läsa att det inte finns någon tydlig inriktning på hur de arbetar och att man eftersträvar klar och tydlig information om var man kan vända sig etc. De flesta är överens om att vi bör bearbeta media mera. Styrelsen diskuterade och kom fram till att det bör vara mera mediahantering på klubbnivå. Fråga till nästa möte beslutades bli, hur upplever ni ljudproblem inom respektive distrikt/gren? 7 NÄSTA MÖTE Nästa styrelsemöte är den 11/11 i Stockholm. 8 AVSLUTNING Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman 2012-10-22 Godkänt per e-mail 2012-10-22 Justerare Tony Jacobsson Godkänt per e-mail 2012-10-22