TVÅ MODELLER FÖR ATT PLANERA OCH GENOMFÖRA MÖTEN Laget-runt modellen för möten. Den informella modellen. Här beskrivs en enkel modell som ger styrsel och effektivitet åt de flesta typer av möten och sammanträden. T ex i arbetslaget, i projektgruppen, i föreningen, i styrelsen. Det enda som behövs utöver vanliga möbler är ett blädderblock eller en arbetsprojektor med skrivfilm. I beskrivningen av modellen tänker vi oss att det är fem personer med på mötet: A, B, C, D och E. 1 En person skriver t ex på blädderblock (går lika bra på en skrivfilm på en arbetsprojektor). Man ska kunna spara och ta med sig det som skrivs. 2 Varje person svarar på två frågor: + Vilka ämnen vill du ta upp i dag? + Vill du 1) ha information, 2) ge information eller 3) ha synpunkter från oss andra? Detta anger du för varje ämne som du vill ta upp. 3 Allt eftersom frågorna går laget runt så skriver personen vid blocket ner dem så att alla kan se att läsa. Det brukar räcka med nyckelord. Ibland kan det vara nödvändigt att fundera på hur lång tid varje ämne kan ta. Sprid ut tiden så att alla får minst ett tillfälle att tala. 4 Mötet kan börja. A får ordet först och ska välja ett av sina ämnen. 5 När A är klar (eller tilldelade tiden tar slut) går turen till B som tar upp sitt viktigaste ämne. 6 Så går man vidare tills den siste E har talat färdigt. 7 Och därmed kommer turen tillbaka till A som tar upp sitt näst viktigaste ämne. 8 Och så vidare runt tills alla ämnen är färdiga eller tiden har tagit slut. Några av de positiva effekterna av denna metod är uppenbara: + Enkelt att leda med hjälp av blädderblock eller arbetsprojektor. + alla redovisar aktivt vad de vill + alla kan se vad mötet handlar om. Utvikningar blir sällsynta. + Man förbereder sig mer noggrant + Man ser direkt om något saknas. + Vanligtvis tysta personer får tid att säga sitt. + Alla får säga något i början av mötet vilket startar de blyga. + Om tiden inte räcker för många varv så är det viktigaste klart. + Ordföranden får chans att säga sina viktigaste ämnen och processen är lättare att leda. Efter ett tag blir denna metoden en fin vana. Man kan införa en vanlig äggklocka eller timer som anger när tiden tagit slut för ett ämne.
Den strikta modellen Att utveckla idéer och att sammanträda och att genomföra besluten Några kom ihåg för att få ordning på arbetet i möten och sammanträden Före Fånga upp idéer Idéstormar Kontrollera i verksamhetens årsplan om det är något på gång Handläggning dvs förbered genom att: Utveckla idéer och förslag med hjälp av Snurran och PMI ange du olika typerna av ärenden Informationsärende, Diskussionsärende (ej beslut detta möte) och Beslutsärende Utskick Minst en vecka före Tydligt formulerade punkter med målet beskrivet med verb Starten av mötet Föregående mötes protokoll I vilken ordning ska vi ta dagens ärenden? Tid för varje ärende? Under mötet Ledning av mötet Diskussionsordning Samverkan mellan mötesdeltagarna Utveckling av idéer med hjälp av Kreativa tekniker t ex Snurran, PMI Beslut som anger: Vad, Vem, När, Hur? Slutet av mötet Hur fungerade vi tillsammans? Något vi kan förbättra till nästa gång? Kontroll av beslutspunkter och ansvariga Nästa möte Efter mötet Skriva protokoll, t ex på ordbehandlare Sända ut protokoll Verkställa
En längre checklista för formella möten Möten och Sammanträden, några kom ihåg A Förberedelser Väl ledda produktiva sammanträden som på ett effektivt sätt tar upp relevanta ämnen är ett tecken på bra lagarbete, hög moral, stort engagemang. De är typiska för sunda organisationer. För människan i en sådan miljö är sammanträdet både en utmaning och en möjlighet. Mötesförberedelser Vad är syftet med mötet? Vem behöver närvara? När och var är det lämpligt? I vilken stil bör det hållas? Bör information och dagordning skickas ut i förväg? Behövs det några hjälpmedel t ex blädderblock och arbetsprojektor? Behöver ämnena rangordnas/tidsbegränsas? Finns det några intressekonflikter? Behövs det enskilda diskussioner i förväg? Vilket slags anteckningar/protokoll/meddelanden om nödvändiga åtgärder passar bäst? Kan någon deltagare sköta protokollet eller behövs sekreterarhjälp? Får gruppen nya medlemmar behöver de informeras? Behövs det förfriskningar? Vilka övriga anordningar behövs? ( parkering, väntrum för deltidsdeltagare etc) Olika typer av ärenden Man brukar främst skilja på tre olika typer: Informations-, diskussions och beslutsärende. Grovt skiljer de sig åt på följande sätt: Man informerar andra om något som hänt, Man diskuterar ett problem som ska lösas och man beslutar efter noggranna förberedelser. 1 Informationsärende: "Vad behöver vi veta?" Att samla ihop eller sprida information är en avgörande utgångspunkt när det gäller att köra igång ett nytt projekt. Syftet med mötet är att dela med sig av kunskap bland lagmedlemmarna upprätta planer, ge ansvar och underbygga målsättningar. Sådana möten kallas ofta informationsmöten och är också nyttiga när det gäller att ringa in problem. En"formell" strikt ordförandestil är att föredra. 2 Diskussionsärenden Här finns två slags: dels "Hur går det för oss?" Framstegsgenomgångar är nödvändiga för god styrning mot mål. Möten hålls med regelbundna mellanrum allt efter som situationen kräver det. Var och en arbetar enligt en överenskommen dagordning. Utfrågningar och öppna diskussioner är betydelsefulla inslag varför skickligt ordförandeskap krävs. Det flesta deltagare känner varandra så en "Planerat informell" stil är lämpligast. dels "Vad är det som är fel? Vad ska vi göra?"
Ibland är det nödvändigt att dela upp problemdiskussioner i två separata möten om tiden tillåter en för att definiera och en för att lösa med ett uppehåll emellan för att gå igenom alternativen. En informell stil är bäst eftersom frågan ofta är alltför brådskande för att tillåta omfattande förberedelser. Informalitet hjälper också till att förhindra att någon görs till syndabock med de tidsödande rättfärdiganden detta ofta ger upphov till. 3 Beslutsärenden Dessa ska vara förberedda vid ett tidigare möte och då som diskussionsärende. I beslutet ska ingå vem som genomför beslutet och när det ska vara rapporterat tillbaka till gruppen. För sammanträdesrummet kan du behöva namnkort för deltagarna, ett ljudisolerat luftkonditionerat rum möjlighet att ta emot telefonmeddelanden utanför, block och pennor, ett blädderblock, kopierings möjligheter, elektriska urtag och förlängningssladdar, ett stort bord, extra stolar. B Under mötet Om du är mötesordförande Ägna dig mer åt proceduren än åt innehållet. Håll fart på mötet fram till avslutningen och håll dig själv borta från diskussionen. Har du starka intressen låt någon annan ta över ordförandeskapet när den frågan kommer upp. Skydda de svaga och kontrollera de starka Titta inte bara på den som talar titta också på åhörarna för att se reaktionerna Se till att det blir resultat, ringa in frågorna och kom överens om ett sätt att lösa dem Kom överens om tidsfrister för uppföljning, bestäm datum, tid och plats för nästa möte. Skicka omgående ordentliga meddelanden och protokoll om nödvändiga åtgärder till alla deltagare. Om du är deltagare De människor som åstadkommer mest på möten är ofta de som säger minst. Men bakom sparsamheten med ord ligger noggrann förberedelse och uppmärksamhet. Det är nödvändigt att före mötet noga läsa det som har skickats ut och fråga om alla bidrag som du inte förstår Vara klar över ditt mål och ta reda på vem som stöder och vem som är motståndare till dina åsikter. Söka stöd bland dem som tycker som du. Planera dina inlägg men vara beredd på att vara flexibel. Ha alltid alternativ. Under mötet: Ha inte bråttom att tala. Låt andra ge sina synpunkter. Bygg sedan upp ditt anförande med hjälp av sammanfattningar av deras åsikter, Dra slutsatser till fördel för din uppfattning. Utveckla din förmågan att improvisera var medveten om vad som pågår och använd om nödvändigt dina reservplaner. Det oväntade kan leda till bättre resultat Vet du att andra delar dina åsikter låt dom tala först backa upp deras starka punkter och framlägg eventuella punkter de kan ha missat. Lyssna aktivt öva upp denna färdighet. Den leder till goda frågor förbättrar gruppens förståelse och frammanar god stämning. Ge direkta svar håll mötena till ämnet för att inte slösa bort tid
Klargör frågor "Säger du att du kan få fram det här materialet innan månadsslutet" Sammanfatta framstegen "Nu är klockan halv fyra hur långt har vi kommit" Upprepa viktiga punkter "Då kan vi alltså bekräfta" Var beredd på att om nödvändigt ändra din strategi Var stödjande "Det låter som en bra idé" Ta itu med frågor "Är vi verkligen beredda att" Ifrågasätt kritiskt "Vad exakt menar du" Ta med dig korrekt data till stöd Se till att mötet inte avbryts av telefonsamtal annat än i nödfall Undvik att avbryta Var inte rädd att låta dina känslor komma fram Låt bli distraherande beteenden som att knacka med pennan Tala inte med grannen under ett framförande Förlora aldrig humöret annat än avsiktligt. Att nå resultat Äkta idékläckarmöten är sällsynta eftersom folk har svårt att lyfta blicken från de aktuella problemen och verkliga nytänkare kan frukta förakt från sina jämställda. Möten som har sammankallats för att skapa idéer kräver försiktig styrning, men kan om de är framgångsrika vara enormt värdefulla. Näringslivet behöver idéer för att växa. Informalitet är undantagslöst rätt atmosfär för sådana möten (fikabordet kan vara en miljö). Kom ihåg uppmuntra idéerna att komma fram. Medlingen av de mest sällsynta och värdefulla färdigheterna -lägger ett stort ansvar på ordföranden. Sammanträden för att lösa svårigheter eller konflikter kräver eftertanke (ofta noggrann bearbetning för att få reda på åsikter och inställningar). Mötesstilen bör vara ett taktiskt beslut av ordföranden eller den person som har sammankallat mötet för att uppnå det önskade resultatet. Kom ihåg att enighet är kanske inte målet om det enda den gör är att dölja konflikten. Hur man klarar sig bra på möten Lyssna aktivt. Öva upp denna färdighet. Den leder till goda frågor, förbättrar gruppens förståelse och frammanar god stämning. Ge direkta svar. Håll mötena till ämnet för att inte slösa bort tid Klargör frågor: "Säger du att du kan få fram det här materialet innan månadsslutet" Sammanfatta framstegen "Nu är klockan halv fyra hur långt har vi kommit?" Upprepa viktiga punkter "Då kan vi alltså bekräfta " Var beredd på att om nödvändigt ändra din strategi Var stödjande "Det låter som en bra idé" Ta itu med frågor "Är vi verkligen beredda att " Ifrågasätt kritiskt "Vad exakt menar du " Ta med dig korrekt data till stöd. Se till att mötet inte avbryts av telefonsamtal annat än i nödfall Undvik att avbryta. Var inte rädd att låta dina känslor komma fram Låt bli distraherande beteenden som att knacka med pennan Tala inte med grannen under ett framförande Förlora aldrig humöret annat än avsiktligt.