Allt om administration föreningstips för smidigare vardagsrutiner

Transkript

1 Allt om administration föreningstips för smidigare vardagsrutiner HUS Trimningsdag Sanna Supponen 2018

2 Workshoppens mål HUS Open badges-kriterier (sekreteraren) kan dokumentförvaltning och upprättar tydliga handlingar kan mötesteknik och föreningslagen kan arkivera och förstår arkiveringens betydelse för föreningen Workshop God förvaltning Mötes-ABC

3 God förvaltning

4 God förvaltning: Grunderna Tydlig ansvarsfördelning Informationsgången till medlemmarna, internt osv. Saker bevaras och överförs lättare i skriftlig form Verksamhetsdokument Testamenten, arbetsbeskrivningar, årsklockor Regelbunden uppdatering Tydlig praxis det enklaste alternativet är ofta det bästa Är ett byte en förbättring?

5 God förvaltning: Öppenhet Öppna möten I regel öppna för medlemmarna Situationer där bara styrelsen är på plats Verksamhetsberättelse, verksamhetsplan, stadgar, föredragningslistor, protokoll tillgängliga för medlemmarna på webbplatsen, i en wiki, på en lista t.ex. med gemensamt e-postmeddelande Tillgängligt för medlemmar eller för alla? På begäran eller allmänt Vad är hemligt/läggs inte ut på nätet?

6 God förvaltning: Protokoll Diskussions- eller beslutsprotokoll eller något däremellan? Förteckning över beslut vs. informationskanal Ärenden i protokollet eller i bilagorna Anteckna ärendena på förhand eller föredra dem muntligt Vid sidan av protokollet föreningens to do-lista och evenemangskalender Underteckna och justera! Arkivera. Protokollutdrag T.ex. bank

7 God förvaltning: Verksamhetsdokument Obligatoriska: Bokslut, balansräkning och årsberättelse, verksamhetsplan, budget HUS kräver: Verksamhetskalender Övrigt: Arbetsbeskrivningar, årsklockor, testamenten, miljö-, likabehandlings- och andra dylika planer och anvisningar Inget enda sätt som är det rätta Tydlighet Enhetlighet och jämförbarhet Allt, men bara det väsentliga

8 God förvaltning: Arkivering Gemenskapens minne Handarkiv och slutarkiv Elektronisk form eller pappersform Egenproducerade väsentliga handlingar om beslut och verksamhet Annat material, t.ex. bilder

9 God förvaltning: Föreningslagen Registrerad (dvs. med rättslig handlingsförmåga) eller inte? Skyldigheter enligt föreningslagen Rättigheter att ingå förbindelser i föreningens namn Ansvar som styrelsemedlem i föreningen Att följa reglerna räcker långt Patent- och registerstyrelsen

10 God förvaltning: Medlemsregister Enligt föreningslagen ska en förteckning föras över föreningens medlemmar och där ska varje medlems namn och hemort införas, övriga uppgifter kan inkluderas enligt behov På begäran ska medlemmen ha möjlighet att ta del av uppgifterna om sig själv Medlemsregistret är ett personregister som ska ha en korrekt registerbeskrivning Vem, varför och hur sköts det Elektroniskt eller skriftligt?

11 Mötes-ABC

12 A: Grunderna Varför hålls möten: utnyttja synergier förädla ärendet som behandlas påskynda verkställandet av beslut få stöd för beslut informera, få respons

13 A: Föreningen Styrelsen är föreningens verkställande organ på mötena behandlas ärenden som årsmötet ålagt styrelsen att sköta. Budgeten och den verksamhetsplan som årsmötet godkänt utgör riktlinjerna. Föreningens stadgar bestämmer mötesordningen Officiella möten kan vara förknippade med många formella regler, men i vardagsarbetet är det väsentliga att föreningen tillsammans kommer överens om förfarandet och följer det

14 A: Styrelsen Styrelsemötet: nödvändigt ont vs. väsentlig verksamhetsform Administrativt ska styrelsemöten sammankallas endast då beslut ska fattas Ekonomi och förvaltning Behövs ett möte? E-postmöte Planering i kommittéer o.dyl. grupper Att förutse beslut, spelrum

15 Hustavla för mötesdeltagare Mötesdeltagaren har rättigheter värda att hålla fast vid. Rätten att framföra sin åsikt, sina känslor och sina tankar Rätten att bli hörd Rätten att få tillräckligt med information Rätten att bereda ärenden Rätten till personlig integritet Rätten att vara frånvarande under hela mötet eller en del av det om ärendet inte intresserar eller om deltagandet inte är till någon nytta Samtidigt också skyldigheten att respektera de övriga deltagarna och unna dem samma rättigheter

16 B: Förberedelser Det lönar sig att bestämma mötets tidpunkt i tid Om möten behövs ofta kan det vara bra att bestämma flera mötestider på förhand eftersom det är lättare att inhibera Förhandsarbete gör mötet effektivare Bilagor/större beslut lönar sig att presentera på förhand för att deltagarna ska hinna sätta sig in i dem Inbjudan och föredragningslista i god tid, men inte för tidigt

17 B: laglighet och beslutförhet Stadgarna anger: Hur mötet sammankallas Hur många som ska vara närvarande Mötet ska vara beslutfört när beslut som styrelsen tar ansvaret för fattas Behandlingsordning

18 B: föredragningslista Föredragningslista Tydlighet och prioritering: t.ex. Anmälningsärenden, beslutsärenden, verksamhetsområden, META En informativ föredragningslista Anmälningsärenden/händelser som ägt rum kan sammanställas på förhand i föredragningslistan så att man kan fokusera på de ärenden som ska diskuteras Vad kom man överens om som sista punkt på listan

19 Hustavla för ordförande Orförandens ansvar Omsorgsfull mötesplanering och förberedelse Förbereda listan av ärenden Leda mötet bestämt och målinriktat känna till olika arbetssätt och beslutsprocesser tydlig mötesstruktur främja konstruktiv växelverkan och ta hänsyn till alla deltagare inse betydelsen av att dokumentera besluten Ansvar betyder inte att ensam sköta allt!

20 C: Inlägg Förutom att be om ordet kan man göra andra slags inlägg om det är klart för alla hur det fungerar Kommentarer/repliker, fortsätter på samma ämne eller svarar kort på ett direkt påstående (max. 2 meningar) Ordningsfråga, om diskussionen stampar på stället eller handläggningsordningen bör ändras

21 C: Omröstning Om inget beslut annars kan åstadkommas ska mötet rösta mellan de förslag som lagts fram Om det bara finns ett förslag godkänns det Olika omröstningssätt (sluten, öppen...) Majoriteten är vanligen den största delen av de avgivna rösterna Stadgarna kan föreskriva om avvikelser

22 Tack! Frågor?