Rapport Förslag till kvalitetssystem
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 2(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 Innehållsförteckning INLEDNING... 3 STRUKTUR... 3 INTRODUKTION TILL KVALITETSSYSTEMET... 5 KVALITETSSYSTEMET... 5 Del I Ledning och strategi... 7 Del II - Processer i verksamheten... 8 Del III - Styrdokument... 10 Del IV - Återkoppling, Redovisande dokument... 11 REFLEKTIONER OCH REKOMMENDATIONER... 13 PUBLICERING... 13 KONTINUERLIG UTVECKLING... 13 IMPLEMENTERING... 13 Initiering... 14 Involverade parter... 14 Fortsatt arbete... 14 SEX PUNKTER ATT FOKUSERA ARBETET PÅ... 15 FORTSATT LÄSNING... 15 LITTERATURFÖRTECKNING... 16 BILAGOR A, DOKUMENT TILL KVALITETSSYSTEMET B, PROJEKTPLAN C, MÖTESPROTOKOLL Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 3(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 Inledning Kraven på kvalitet har höjts. Högskoleverket kräver nu dokument som beskriver kvalitetsarbete, mål, organisation och ansvarsfördelning samt strategier för förankring, genomförande och uppföljning. Förslag har givits på att medel ska delas ut på kvalitetsbasis. Detta innebär att en investering i att rusta upp kvalitetssystemet även kan visa sig vara ekonomiskt lönsamt. Med bakgrund i stycket ovan startades detta projekt. Det är ett kvalitetsprojekt inom Teknisk fysik som har drivits av mig, Gustav Wikström, med Maria Hamrin, programansvarig Teknisk fysik, som beställare. Projektet bestod i att ta fram ett förslag till former, struktur och ständiga förbättringar för ett Kvalitetssystem för Teknisk fysik. Förslaget skulle även innehålla hur systemet bör vara uppbyggt, hur informationen kring kvalitet förmedlas och hur det kan utvärderas. Ett effektmål för projektarbetet är att på lång sikt få en klar bild över verksamheten och på så vis kunna identifiera och förbättra kvaliteten på verksamheten. För mer information kring hur arbetet i projektet skötts hänvisas till bilaga B, projektplanen. Förresten, var inte rädd för storleken på detta dokument. Det är en medveten dubbel-illusion. Det egentliga innehållet är mycket mindre. Men att sprida ut det på så många sidor är tänkt för att skapa välbefinnande hos er som läser när ni inser att ni på så kort tid och så enkelt plöjt igenom en denna ofantliga tegelsten till rapport! Struktur Projektrapporten redovisar resultatet av projektet. Det är indelat i huvudsakligen fyra delar. Denna inledning, en introduktion till kvalitetssystemet, en del som innehåller reflektioner och rekommendationer från mig som projektledare samt en del med bilagor. Bilagorna består i projektplanen, dokumenten som tagits Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 4(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 fram till kvalitetssystemet samt protokoll från möten i styrgruppen och projektgruppen. 1 Utöver detta dokument levereras till programansvarig även ett exempel på hur kvalitetssystemet kan presenteras som en webbportal, en pärm med kvalitetssystemet strukturerat för fortsatt arbete, ett minneskort med editerbara dokument samt ett internt dokument som utvärderar arbetet i projektet och kursen. 1 Introduktionen till kvalitetssystemet är tagen direkt från kvalitetssystemet (dokument 0.0.1) och förekommer därmed två gånger i denna rapport. Detta för att slippa hänvisningar fram och tillbaka som förvirrar läsningen. Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 5(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 Introduktion till kvalitetssystemet Kvalitetssystemet Kvalitetssystemet beskriver organisationens struktur, vad som görs, vem som gör det och hur det görs. Det är en samling dokument för att ge en gemensam bild av verksamheten och för att underlätta arbetet inom verksamheten. Det är ett ledningssystem med inriktning mot kvalitet, eller med andra ord; ett ledningssystem med inriktning mot en ökad kundtillfredsställelse. Kvalitetssystemet ligger till grund för ett fortsatt offensivt kvalitetsarbete. Ett arbete som i sin tur leder till bättre produkter och nöjdare kunder. Det finns även en stark koppling mellan kvalitetsarbete och lönsamhet (1 s. 52) Teknisk fysiks kvalitetssystem är inriktat mot att beskriva verksamheten i processer. Detta är ett väl beprövat sätt att leda en verksamhet, och rekommenderas bland annat i kvalitetsstandarden ISO 9000. Genom att se verksamheten som en samling processer läggs mer fokus på vad som görs än vem som gör det. Det främjar även en gemensam bild av organisationen bland anställda och intressenter och leder förhoppningsvis till ett ökat samarbete, parter emellan. En illustration av strukturförändringen syns i figur 1. Figur 1 Kvalitetssystemet skapar en gemensam struktur genom processbeskrivningar Ett kvalitetssystem är en levande samling dokument som måste hållas aktuell och återspegla verkligheten. Det är därför viktigt att kvalitetssystemet blir ett centralt begrep inom organisationen och att det genomgår ständiga förbättringar. struktur Teknisk fysiks kvalitetssystem är uppbyggt av huvudsakligen fyra delar, se figur 2. Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 6(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 Den första delen beskriver riktlinjerna för hur arbetet med kvalitet inom organisationen skall bedrivas. Den består av policy och mål, rutiner kring ledning, ständiga förbättringar, hur processer styrs upp och rutiner kring hur dokumentering skall ske. Den andra delen beskriver verksamheten i processer, en kärnprocess utbildningsprocessen i vårt fall. Kopplat till den finns stödprocesser och stödprojekt. Den tredje delen består av styrdokument, externa styrdokument samt interna styrdokument utöver de som finns i den andra delen. Den fjärde delen av kvalitetssystemet består av redovisande dokument, dokument som visar på genomförda aktiviteter eller visar på resultat. Här återfinns redovisningar från utvärderingar av programmet, projektrapporter, eller utdaterade styrdokument. Denna del fungerar som ett dokumentarkiv. Utöver de fyra delarna finns två stöddokument, ett introducerande dokument samt ett som beskriver definitioner och begrepp i organisationen. Kvalitetssystem Introduktion, syfte, struktur Definitioner och begrepp Ledning och strategi Processer i verksamheten Styrdokument Återkoppling Figur 2 Övergripande struktur på hur kvalitetssystemet är upplagt Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 7(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 Del I Ledning och strategi Den första delen i kvalitetssystemet syftat till hur kvalitetsarbetet skall skötas. Den innehåller verksamhetens kvalitetspolicy och kvalitetsmål, verksamhetens organisation och ansvarsfördelning. Utöver detta finns här styrdokument som beskriver hur ett fortsatt arbetet med kvalitetssystemet skall fungera. Syftet med denna del är att delge information kring hur arbetet med kvalitet ser ut och skall ledas. struktur Strukturen för ledning och strategi är, som också syns i figur 3, uppdelad i följande delar: Kvalitetspolicy Kvalitetsmål Organisation o Organisation och befattningsbeskrivningar o Ansvar och befogenheter Dokumentation o Styrdokument o Redovisande dokument o Arkivering Ständiga förbättringar av kvalitetssystemet Införandet av nya processer i verksamheten Ledning och strategi Kvalitetspolicy Kvalitetsmål Organisation Dokumentation Ständiga förbättringar av kvalitetssystemet Nya processer Organisation och befattningsbeskrivninga r Styrdokument Ansvar och befogenheter Redovisande dokument Arkivering Figur 3 Struktur för del I i kvalitetssystemet Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 8(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 Del II - Processer i verksamheten Verksamheten inom Teknisk fysik delas upp i en kärnprocess, stödfunktioner och stödprocesser. Kärnprocessen är det som kan sägas ha en extern kund, i vårt fall utbildningen av civilingenjörer. Till kärnprocessens hjälp finns stödfunktioner, såsom programråd, personal och IT. Som stöd för kärnprocesserna finns även stödprocesser, till exempel marknadsföring eller personalrekrytering. Kunderna till stödprocesserna är i motsats till kärnprocessens kunder interna. Kärnprocessen och stödprocesserna kan bestå av delprocesser. Processerna består av en serie aktiviteter vilka styrs upp med hjälp av rutiner och instruktioner; styrdokument. Utöver processer finnas det också tillfälliga projekt inom verksamheten, i syfte att tillgodose tillfälliga behov. Detta beskrivs grafiskt i figur 4. Figur 4 Beskrivning av processer, en kärnprocess stöttad av stödprocesser och stödprojekt i syfte att uppfylla en kunds behov. En process har en övergripande processägare, en person med ansvar för resurser i processen. En Process har även en processledare, personen som driver processen framåt. I stora processer kan även delprocesser ha var sin processledare, se figur 5. Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 9(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 Figur 5 Förhållande mellan processägare och processledare i stora processer Syftet med att beskriva verksamheten i form av processer är att förtydliga bilden av verksamheten, skapa en helhetssyn som även oinvigda personer skall kunna förstå och skapa en gemensam bild inom organisationen för hur arbetet sköts. En grafisk angreppspunkt kan vara till stor hjälp för informationsspridningen kring, och förståelsen för verksamheten. struktur Kärnprocessen på Teknisk fysik är utbildningen. Stödprocesserna i verksamheten är i huvudsak ledning, utvärdering, studievägledning, marknadsföring, personalrekrytering och alumnisamverkan. Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 10(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 Del III - Styrdokument Utöver processbeskrivningarna, beskrivning av organisationen och styrdokumenten som behövs för att beskriva och styra upp arbetet kring kvalitetssystemet finns det andra dokument som kan vara av styrande karaktär. Dessa dokument återfinns i del III. Struktur Del III är uppdelade i externa och övriga interna styrdokument, se figur 6. Exempel på ett externt styrdokument är examensbeskrivningen. Ett övrigt internt styrdokument kan vara mallen för användning av Teknisk fysiks signum. Figur 6 Struktur för del III i kvalitetssystemet Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 11(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 Del IV - Återkoppling, Redovisande dokument Redovisande dokument anger uppnådda resultat eller visar på genomförd verksamhet. Dokumenten kan vara utvärderingar, sammanställningar eller projektrapporter från förbättringsarbeten. Dessa dokument visar på den ständiga utvecklingen inom programmet och skall arkiveras i enlighet med rutiner i detta system. struktur De redovisande dokumenten är, vilket också syns i figur 7 uppdelade i följande kategorier: Studieresultat och statistik Utvärdering o HSV's självvärdering o Ledningens genomgång o Alumniutvärdering o Kursutvärdering Rapporter: o Aktiviteter inom programmet o Projektrapporter i kvalitetsarbetet o Övriga kvalitetsrapporter Tidigare styrdokument Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 12(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 Återkoppling Studieresultat och statistik Utvärdering Rapporter Tidigare styrdokument HSV's självvärdering Aktiviteter från programmet Ledningens genomgång Projektrapporter i kvalitetsprojekt Alumniutvärdering Övriga kvalitetsrapporter Kursutvärdering Figur 7 Struktur för del IV i kvalitetssystemet Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 13(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 Reflektioner och rekommendationer Publicering Jag föreslår att kvalitetssystemet presenteras på internet i sin helhet. Om förslaget blir antaget föreslår jag ledningen att även fundera kring hur integreringen i övriga webbplattformar skall se. Att tänka på i denna fråga är att den nuvarande plattformen kommer uppdateras i närtid, och att det kan vara ett bra läge att integrera kvalitetssystemet i samband med det projektet. Ett alternativ är att kvalitetssystemet sparas på en intern plattform i komplett format, och att utvalda delar publiceras utifrån behov på en allmän plattform. Jag föreslår även att ett exemplar av kvalitetssystemet finns förvarat hos hösta ansvarig person i pärmformat, tillsammans med minneskortet där första versionen finns sparad, för återkoppling. Ett syfte med detta är minimera risken för ett sammanfall av strukturen på systemet på internet om systemet uppdateras utan eftertänksamhet. Kontinuerlig utveckling Först och främst måste kvalitetssystemet bli en hörnsten i arbetet inom verksamheten. Utbildning inom kvalitet måste ges, och det går inte att trycka för mycket på att systemet måste presenteras på ett så tydligt och enkelt sätt som möjligt. Rutiner för hur kvalitetssystemet hålls aktuellt är framarbetade och finns i förslaget 2. Utöver de rutinerna föreslår jag att en representant för kvalitetssystemet utses i organisationen. Denne bör vara en person med stor insikt i processerna i verksamheten och får befogenheter för att övervaka, utvärdera och samordna systemet. 3 Implementering Det är viktigt att kvalitetssystemet förankras i verksamheten för att nyttan skall bli hållbar. Detta projekt är begränsat till ett förslag till struktur, former och ständiga förbättringar av ett kvalitetssystem. För att det skall bli 2 Kvalitetssystemet 1.1.1 Ständiga förbättringar 3 ISO9004 5.5.4 Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 14(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 något av systemet gäller det att arbetet fortsätter även efter detta projekt är avslutat. Nyttan med kvalitetssystemet är i första hand att underlätta arbetet för de involverade parterna. Om alla inser detta och att kvalitetssystemet är en levande samling dokument som måste hållas aktuella, kommer arbetet i verksamheten att underlättas. Initiering Initieringen av kvalitetssystemet har redan påbörjats i och med att ledningsgruppen ingår i projektet och i identifieringen av processer i verksamheten i nuläget. Det arbete som påbörjats finns redovisat i mötesprotokollet från projektgruppsmötet i bilaga C. Involverade parter I första hand skall de som har en tydlig roll inom programmet involveras. Det är viktigt att de personer som ansvarar för processer i verksamheten också har befogenheter och möjlighet att hålla dem aktuella, och enhetliga med verkligheten. Fortsatt arbete Det fortsatta arbetet med kvalitetssystemet bör i första hand fokusera på att fortsätta identifiera processerna i verksamheten. Detta är en kritisk punkt för kvalitetssystemets värde. Dokumenten kring organisationen och dess stödfunktioner (kvalitetssystemet, dokument 1.0.3) och ansvar och befogenheter (kvalitetssystemet, dokument 1.0.4) bör även färdigställas. Att dokumentera processer och rutiner kan till en början vara tidskrävande. Just i detta syfte gäller det att hålla motivationen uppe genom ett fortsatt informationsflöde kring kvalitetsarbete. Hur kvalitetsarbetet benämns på fikarasterna har en stor betydelse! Detta kräver resurser och att det finns en tydlig roll för någon att driva kvalitetsarbetet framåt. 80/20 regeln kan i detta fall också vara en bra sak att tänka på. 4 Fokus bör inledningsvis ligga på de aktiviteter som har störst betydelse för verksamheten. Det är viktigt att förstå att kvalitetssystemet bara är ett grundblock i det fortsatta kvalitetsarbetet. Det gäller att hela tiden tänka på vad som kan förbättras för att få en positiv utveckling i verksamheten. Kvalitetssystemet skall vara en hjälp till ett sådant tänk! 4 En empirisk slutsats att ungefär 20 % av händelserna står för 80 % av utfallet. Introducerades av Vilfredo Pareto (1848-1923). Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 15(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 Sex punkter att fokusera arbetet på För att underlätta det fortsatta arbetet listar jag i detta stycke sex punkter som i första hand bör fokuseras på för att snabbt få ett värde i arbetet med kvalitet och kvalitetssystemet: 1. Utse en driven och motiverad person, med befogenheter (och resurser) till att ansvara för det fortsatta arbetet. Om ingen känner ett ansvar finns risken att det inledande (och mycket värdeskapande) arbetet med att hitta och beskriva processerna rinner ut i sanden. 2. Fortsätt arbetet med att hitta processerna i verksamheten. Ett liknande arbetssätt som under projektgruppsmötet är lämpligt. För mer information kring detta arbete hänvisas till (1 ss. 43-83). Fokusera inledningsvis på de mest värdeskapande processerna. Vissa processer i verksamheten har redan en tydlig beskrivning (Exempelvis kursutvärderingsprocessen, att genomföra ett examensarbete och tillgodoräkning). Se till att de kommer in i kvalitetssystemet i ett tidigt skede. 3. Tydliggör och dokumentera ansvar och befogenheter i verksamheten, samt kartlägg de viktigaste stödfunktionerna, interna som externa. 4. Se till att processer får lämpliga processägare och processledare. Dessa har befogenheter att påverka processerna och revidera dokumenten. 5. Utvärdera hur processerna stämmer överens med verkligheten. Är det i beskrivningen det är fel, eller är det i det faktiska arbetet som bristerna finns? Går processen att förbättra? Fortsatt läsning Om intresse finns för fortsatt läsning inom ämnet kvalitet rekommenderar jag främst (2). Den ger en bild av kvalitetsarbete på ett mer övergripande plan än bara ett kvalitetssystem. De övriga publicerade källorna är, i min mening, mer inriktade på just upprättandet av kvalitetssystemet, processinriktat arbete och teoretiska och praktiska saker att tänka på i och med upprättandet. Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 16(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 Litteraturförteckning Nedan följer en lista på de dokument och källor som ligger till grund för resultatet i detta projekt: 1. Dicander Alexandersson, Marianne, o.a. Att lyckas med processledning. u.o. : Liber Ekonomi, 2001. 2. Klefsjö, Bengt och Bergman, Bo. Kvalitet från behov till användning. u.o. : Studentlitteratur, 2001. 3. SIS - Standardiseringen I Sverige. ISO 9001 Ledningssystem för kvalitet Krav. SS-EN ISO 9001. u.o., Sverige : SIS Förlag AB, den 15 12 2000. 2, s. 63. ICS 03.120.10. 4.. ISO 9000 Ledningssystem för kvalitet Principer och terminologi. SS-EN ISO 9000. u.o., Sverige : SIS Förlag AB, den 15 12 2000. 2, s. 69. ICS 01.040.03, 03.120.10. 5.. ISO 9004 Ledningssystem för kvalitet Vägledning till verksamhetsförbättring. SS-EN ISO 9004. u.o., Sverige : SIS Förlag AB, den 15 12 2000. 2, s. 125. ICS 03.120.10. 6. Ortigoza Monroy, Ricardo och Ramirez Knape, Jorge Einnar. A model to increase the value of ISO 9001 documented procedures: A case study. Institutionen för teknik och design. Växjö : Växjö universitet, 2007. s. 78, Examensarbete. 7. Holmgren, Daniel. Att upprätta, dokumentera och införa ett kvalitetssystem enligt ISO 9001:2000. Avdelningen för träteknik, Institutionen i Skellefteå. Skellefteå : Civilingengörsprogrammet Träteknik, Luleå tekniska univeristet, 2005. Examensarbete. ISSN: 1402-1617. 8. Rönnkvist, Ellinor. Framtagning av ett företagsanpassat kvalitetssystem enligt ISO 9001. Avdelningen för Industriell produktionsmiljö, Institutionen för Arbetsvetenskap. u.o. : Civilingenjörsprogrammet Ergonomisk design och produktion, Luleå tekniska universitet, 2006. Examensarbete. ISSN: 1402-1617. 9. Gabrielsson, Robert. VD Koinor AB tillika handledare för detta projekt. 10. Civilingenjörsprogrammet Teknisk fysik, UmTH, Umeå universitet. Kvalitetssystem för Teknisk fysik. Utvecklingsprojekt Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Förslag till Kvalitetssystem Projektrapport 17(17) Gustav Wikström 23 maj 2008 v 2 och kvalitetsarbete. [Online] http://www.phys.umu.se/tekniskfysik/kvalitet.html. 11. Högskolan på Åland. Kvalitetsledningssystem. [Online] http://www.ha.ax/text.con?ipage=563&m=3&msub=149. Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Bilaga A, kvalitetssystemet Dokumentförteckning 0.0.1 INTRODUKTION 0.0.2 DEFINITIONER OCH BEGREPP 1.0.1 KVALITETSPOLICY 1.0.2 KVALITETSMÅL 1.0.3 LEDNING OCH ORGANISATION 1.0.4 ANSVAR OCH BEFOGENHETER 1.0.5 DOKUMENTATION 1.1.1 STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR 1.2.1 NYA PROCESSER 3.0.1 MALL FÖR STYRDOKUMENT 3.0.2 MALL MED SIDHUVUD, RUBRIKE Institutionen för fysik, Umeå Universitet, 901 87 Umeå www.phys.umu.se/tekniskfysik
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 0.0.1 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 19 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 1 (7) Introduktion KVALITETSSYSTEMET... 2 DEL I LEDNING OCH STRATEGI... 4 DEL II TAKTISKT OCH OPERATIVT, PROCESSER I VERKSAMHETEN... 5 DEL III STYRDOKUMENT... 6 DEL IV ÅTERKOPPLING, REDOVISANDE DOKUMENT... 7
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 0.0.1 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 19 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 2 (7) Kvalitetssystemet Kvalitetssystemet beskriver organisationens struktur, vad som görs, vem som gör det och hur det görs. Det är en samling dokument för att ge en gemensam bild av verksamheten och för att underlätta arbetet inom verksamheten. Det är ett ledningssystem med inriktning mot kvalitet, eller med andra ord; ett ledningssystem med inriktning mot en ökad kundtillfredsställelse. Kvalitetssystemet ligger till grund för ett fortsatt offensivt kvalitetsarbete. Ett arbete som i sin tur leder till bättre produkter och nöjdare kunder. Det finns även en stark koppling mellan kvalitetsarbete och lönsamhet (Klefsjö & Bergman, 2001). Teknisk fysiks kvalitetssystem är inriktat mot att beskriva verksamheten i processer. Detta är ett väl beprövat sätt att leda en verksamhet, och rekommenderas bland annat i kvalitetsstandarden ISO 9000. Genom att se verksamheten som en samling processer läggs mer fokus på vad som görs än vem som gör det. Det främjar även en gemensam bild av organisationen bland anställda och intressenter och leder förhoppningsvis till ett ökat samarbete, parter emellan. En illustration av strukturförändringen syns i figur 1. Figur 1 Kvalitetssystemet skapar en gemensam struktur genom processbeskrivningar Ett kvalitetssystem är en levande samling dokument som måste hållas aktuell och återspegla verkligheten. Det är därför viktigt att kvalitetssystemet blir ett centralt begrep inom organisationen och att det genomgår ständiga förbättringar. struktur Teknisk fysiks kvalitetssystem är uppbyggt av huvudsakligen fyra delar, se figur 2. Den första delen beskriver riktlinjerna för hur arbetet med kvalitet inom organisationen skall bedrivas. Den består av policy och mål, rutiner kring ledning, ständiga förbättringar, hur processer styrs upp och rutiner kring hur dokumentering skall ske. Den andra delen beskriver verksamheten i processer, en kärnprocess utbildningsprocessen i vårt fall. Kopplat till den finns stödprocesser och stödprojekt. Den tredje delen består av styrdokument, externa styrdokument samt interna styrdokument utöver de som finns i den andra delen.
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 0.0.1 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 19 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 3 (7) Den fjärde delen av kvalitetssystemet består av redovisande dokument, dokument som visar på genomförda aktiviteter eller visar på resultat. Här återfinns redovisningar från utvärderingar av programmet, projektrapporter, eller utdaterade styrdokument. Denna del fungerar som ett dokumentarkiv. Utöver de fyra delarna finns två stöddokument, ett introducerande dokument samt ett som beskriver definitioner och begrepp i organisationen. Kvalitetssystem Introduktion, syfte, struktur Definitioner och begrepp Ledning och strategi Processer i verksamheten Styrdokument Återkoppling Figur 2 Övergripande struktur på hur kvalitetssystemet är upplagt
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 0.0.1 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 19 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 4 (7) Del I Ledning och strategi Den första delen i kvalitetssystemet syftat till hur kvalitetsarbetet skall skötas. Den innehåller verksamhetens kvalitetspolicy och kvalitetsmål, verksamhetens organisation och ansvarsfördelning. Utöver detta finns här styrdokument som beskriver hur ett fortsatt arbetet med kvalitetssystemet skall fungera. Syftet med denna del är att delge information kring hur arbetet med kvalitet ser ut och skall ledas. struktur Strukturen för ledning och strategi är, som också syns i figur 3, uppdelad i följande delar: Kvalitetspolicy Kvalitetsmål Organisation o Organisation och befattningsbeskrivningar o Ansvar och befogenheter Dokumentation o Styrdokument o Redovisande dokument o Arkivering Ständiga förbättringar av kvalitetssystemet Införandet av nya processer i verksamheten Ledning och strategi Ständiga förbättringar Kvalitetspolicy Kvalitetsmål Organisation Dokumentation Nya processer av kvalitetssystemet Organisation och befattningsbeskrivningar Styrdokument Ansvar och befogenheter Redovisande dokument Arkivering Figur 3 Struktur för del I i kvalitetssystemet
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 0.0.1 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 19 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 5 (7) Del II - Processer i verksamheten Verksamheten inom Teknisk fysik delas upp i en kärnprocess, stödfunktioner och stödprocesser. Kärnprocessen är det som kan sägas ha en extern kund, i vårt fall utbildningen av civilingenjörer. Till kärnprocessens hjälp finns stödfunktioner, såsom programråd, personal och IT. Som stöd för kärnprocesserna finns även stödprocesser, till exempel marknadsföring eller personalrekrytering. Kunderna till stödprocesserna är i motsats till kärnprocessens kunder interna. Kärnprocessen och stödprocesserna kan bestå av delprocesser. Processerna består av en serie aktiviteter vilka styrs upp med hjälp av rutiner och instruktioner; styrdokument. Utöver processer finnas det också tillfälliga projekt inom verksamheten, i syfte att tillgodose tillfälliga behov. Detta beskrivs grafiskt i figur 4. Figur 4 Beskrivning av processer, en kärnprocess stöttad av stödprocesser och stödprojekt i syfte att uppfylla en kunds behov. En process har en övergripande processägare, en person med ansvar för resurser i processen. En Process har även en processledare, personen som driver processen framåt. I stora processer kan även delprocesser ha var sin processledare, se figur 5. Figur 5 Förhållande mellan processägare och processledare i stora processer Syftet med att beskriva verksamheten i form av processer är att förtydliga bilden av verksamheten, skapa en helhetssyn som även oinvigda personer skall kunna förstå och skapa en gemensam bild inom organisationen för hur arbetet sköts. En grafisk angreppspunkt kan vara till stor hjälp för informationsspridningen kring, och förståelsen för verksamheten. struktur Kärnprocessen på Teknisk fysik är utbildningen. Stödprocesserna i verksamheten är i huvudsak ledning, utvärdering, studievägledning, marknadsföring, personalrekrytering och alumnisamverkan.
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 0.0.1 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 19 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 6 (7) Del III - Styrdokument Utöver processbeskrivningarna, beskrivning av organisationen och styrdokumenten som behövs för att beskriva och styra upp arbetet kring kvalitetssystemet finns det andra dokument som kan vara av styrande karaktär. Dessa dokument återfinns i del III. Struktur De är uppdelade i externa och övriga interna, se figur 6. Exempel på ett externt styrdokument är examensbeskrivningen. Ett övrigt internt styrdokument kan vara mallen för användning av Teknisk fysiks signum. Figur 6 Struktur för del III i kvalitetssystemet
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 0.0.1 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 19 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 7 (7) Del IV - Återkoppling, Redovisande dokument Redovisande dokument anger uppnådda resultat eller visar på genomförd verksamhet. Dokumenten kan vara utvärderingar, sammanställningar eller projektrapporter från förbättringsarbeten. Dessa dokument visar på den ständiga utvecklingen inom programmet och skall arkiveras i enlighet med rutiner i detta system. struktur De redovisande dokumenten är, vilket också syns i figur 7 uppdelade i följande kategorier: Studieresultat och statistik Utvärdering o HSV's självvärdering o Ledningens genomgång o Alumniutvärdering o Kursutvärdering Rapporter: o Aktiviteter inom programmet o Projektrapporter i kvalitetsarbetet o Övriga rapporter Tidigare styrdokument Återkoppling Studieresultat och statistik Utvärdering Rapporter Tidigare styrdokument HSV's självvärdering Aktiviteter från programmet Ledningens genomgång Projektrapporter i kvalitetsprojekt Alumniutvärdering Övriga rapporter Kursutvärdering Figur 7 Struktur för del IV i kvalitetssystemet
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 0.0.2 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 22 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 1 (5) Definitioner och begrepp INLEDNING... 2 BEGREPP MED AVSEENDE PÅ KVALITET... 2 KVALITET... 2 KVALITETSARBETE... 2 KVALITETSSYSTEM... 2 KVALITETSPOLICY... 2 KVALITETSMÅL... 2 BEGREPP MED AVSEENDE PÅ PROCESSER... 3 PROCESS... 3 KÄRNPROCESS... 3 STÖDPROCESS... 3 DELPROCESS... 3 PROCESSÄGARE... 3 PROCESSLEDARE... 3 BEGREPP MED AVSEENDE PÅ DOKUMENT... 4 STYRDOKUMENT... 4 REDOVISANDE DOKUMENT... 4 ÖVRIGA BEGREPP... 5 MEDAKTÖR... 5 INTRESSENT... 5 INDIKATOR... 5 SJÄLVVÄRDERING... 5 PROGRAMUTVÄRDERING... 5 KURSUTVÄRDERING... 5 VERKSAMHETSBERÄTTELSE... 5 FÖRBÄTTRINGSARBETE... 5
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 0.0.2 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 22 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 2 (5) Inledning Det kan finnas flera tolkningar av begreppen nedan. För att klargöra vad Teknisk fysik menar när begreppen används har därför denna lista sammanställts. Begreppen som följer är i enlighet med standarden ISO 9000. Begrepp med avseende på kvalitet Kvalitet Alla sammantagna egenskaper hos ett objekt eller företeelse som ger dess förmåga att tillfredsställa uttalade eller underförstådda behov. Kvalitetsarbete Aktiviteter som är systematiska och förebyggande till sin karaktär och som har till syfte att ständigt förbättra och effektivisera verksamheten. I fokus för detta arbete står våra medarbetare, medaktörer och intressenter. Kvalitetssystem Organisatorisk struktur, rutiner, processer och resurser som är nödvändiga för ledning och styrning av verksamheten med avseende på kvalitet. Kvalitetssystemet skall vara utformat så att det ger underlag för bland annat programutvärdering. Kvalitetspolicy Organisationens övergripande avsikter och inriktning med avseende på kvalitet. Kvalitetsmål Något som eftersträvas eller inriktas mot vad avser kvalitet.
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 0.0.2 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 22 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 3 (5) Begrepp med avseende på processer Process En serie av sammanhängande aktiviteter som upprepas över tiden och vars syfte är att skapa värde åt medaktörer och intressenter. Kärnprocess Process som skapar direkt värde för kunden. Stödprocess Process som skapar indirekt värde för kunden. De är viktiga för att kärnprocessen ska fungera effektivt. Ett annat sätt att se det på är att den skapar direkt värde för en intern kund. Delprocess En del av en stor process som i sin tur består av en process. Processägare Processägaren har ansvar för alla resurser i processen. Processägaren kan sägas vara kund till processen. Finns endast i kärnprocessen och i stödprocesserna Processledare Processledaren är den operativa samordnaren för processen. I stora processer kan det behövas flera processledare eftersom processen kan delas upp i delprocesser
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 0.0.2 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 22 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 4 (5) Begrepp med avseende på dokument Styrdokument Dokument som anger krav eller behov, uttalade eller underförstådda. Kan även kallas specificerande dokument. Redovisande dokument Dokument som anger uppnådda resultat eller utgör bevis på utförda aktiviteter.
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 0.0.2 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 22 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 5 (5) Övriga begrepp Medaktör Studenter, företag och organisationer som aktivt deltar i en viss verksamhet. Begreppet medaktör vill stärka bilden av delaktighet och medskapande i verksamhetens processer. Intressent Företag, organisationer och myndigheter som har ett uttalat intresse av programmets verksamhet men som inte aktivt deltar i verksamheten. Indikator Mätetal som avser att indikera hur väl en viss process följer uppsatta mål. Självvärdering En dokumenterad analys och värdering av den egna verksamheten på program- eller ämnesnivå. Självvärdering är en viktig del av program- och ämnesutvärderingar som initieras av Högskoleverket eller ledningen för Tekniska högskolan. Programutvärdering En utvärdering som initieras och genomförs av Högskoleverket eller ledningen för Tekniska högskolan. Dessa studerar programmet ur ett helhetsperspektiv som omfattar såväl förutsättningar som process och resultat. Kursutvärdering En utvärdering av kurs eller moment i en kurs. Den skall göras på alla kurser och vara en integrerad del i kursen. Resultatet skall hållas tillgängligt för studenterna. Syftet med kursutvärderingar är att mäta uppfyllelse av såväl utbildningens allmänna mål som kursmål, att ge underlag för programrådens och institutionernas arbete med kontinuerliga förbättringar av kurser och länkar röda trådar - mellan programkurser eller kursmoment i utbildningen, att förbättra beslutsunderlaget för fakultetens beslutande organ, att ge support vid Högskoleverkets utvärderingar och att ge studenter underlag inför kursval. Verksamhetsberättelse Den årliga redogörelsen för det samlade arbetet inom ett program eller en institution. Verksamhetsberättelsen bör omfatta såväl förutsättningar, process som resultat. Förbättringsarbete Ett systematiskt och kontinuerligt arbete för att förbättra såväl förutsättningar som process och resultat för verksamheten.
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.0.1 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 21 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 1 (1) Kvalitetspolicy Inledning Teknisk fysiks kvalitetspolicy visar med vilka avsikter arbetet med kvalitet kommer drivas inom programmet. Omfattning Dokumentet gäller för alla anställda på programmet. Beskrivning I vår strävan att förbättra utbildningens kvalitet är vår policy att: se studenten som programmets viktigaste intressent. vara lyhörd mot studenterna och deras synpunkter på utbildningen. systematiskt arbeta med utvärdering och uppföljning av programmets kurser. göra arbetet med kvalitet och förbättringar till alla aktörers angelägenhet. prioritera samverkan med företag, organisationer och myndigheter och andra högskolor.
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.0.2 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 19 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 1 (1) Kvalitetsmål Inledning Teknisk fysiks kvalitetsmål visar i vilken riktning vi vill driva arbetet med kvalitet inom programmet. Omfattning Dokumentet gäller för alla anställda på programmet. Beskrivning För att kunna vidareutveckla vårt program och öka attraktiviteten arbetar vi för att: stärka programrådets möjligheter att bli mer strategisk och mindre operativ i sitt sätt att agera offensivt vidareutveckla och stimulera utvecklingsarbetet hitta nya former för att intensifiera och systematisera marknadsföringen av vårt varumärke hitta nya former för rekrytering av både nybörjarstudenter och senare-del-studenter. De operativa (kvantifierbara) målen är: att göra en nationellt och internationellt konkurrenskraftig Teknisk fysikutbildning att antalet helårsstudenter (HST) i fortvarighetstillståndet skall vara c:a 250 att den andelen kvinnliga studeranden i utbildningen som helhet i ett första steg bör vara 25 % att den andelen examinerade civilingenjörer i ska vara minst 60 % av antalet antagna att antalet 1:a handsökande/utbildningsplats bör vara minst 2.
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.0.3 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 19 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 1 (3) Innehållsförteckning LEDNING OCH ORGANISATION... 2 INTERNA STÖDFUNKTIONER... 2 Personal... 2 Programråd... 2 Ledningsgrupp... 3 Kontakt & Marknadsföring... 3 Studienämnd... 3 EXTERNA STÖDFUNKTIONER... 3 Fysikinstitutionen... 3 F sektionen (NTK)... 3 UMU... 3
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.0.3 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 19 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 2 (3) Ledning och organisation Civilingenjörsutbildningen Teknisk fysik i Umeå är beställt av UmTH, Umeå Tekniska Högskola. Organisatoriskt är programmet starkt innästlat på fysikinstitutionen. Nedan följer en beskrivning av hur ledningen av organisationen kan beskrivas i dagsläget. TekNat, UmTH, Fysikinstitutione n Programansvarig: Maria Hamrin Programråd, Strategisk Kvalitetssystem Ledningsgruppen, Operativ Bitr. programansvarig: Krister WIklund Madelen Bodin Katarina Hassler Lilian Andersson Kvalitetsamanuens: Mona Forsman Kontaktamanuens: Gustav Wikström Dataamanuens: Fredrik Jonsson Tillgodoräkning CDIO Examensarbete Administration Ladok Administration Studievägledning Studienämnd Studenter från alla årskurser på programmet Alumniadministr ation Samverkan mellan programmet och arbetsliv Kontakt & Marknadsföring Studenter från programmet IT Kontakt & Marknadsföring Studenter från programmet Figur 1 Teknisk fysiks ledning Info om posterna: Interna stödfunktioner Personal Befattning 1, Intro, syfte & mål Befattning 2, Intro, syfte & mål Befattning 3, Intro, syfte & mål osv Programråd Intro, syfte & mål
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.0.3 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 19 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 3 (3) Organisation Ledningsgrupp Intro, syfte & mål Organisation Kontakt & Marknadsföring Intro, syfte & mål Organisation Studienämnd Intro, syfte & mål Organisation Externa stödfunktioner Fysikinstitutionen F-sektionen (NTK) UMU UmTH Math Matstat CS TFE Sam Print & media Etc.
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.0.4 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 21 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 1 (2) Ansvar och befogenheter INTRODUKTION... 2 FÖRMANSKAP... 2 PROGRAMANSVARIGES UPPGIFTSOMRÅDE... 2 BITR. PROGRAMANSVARIGES UPPGIFTSOMRÅDE... 2 ADMINISTRATÖRENS UPPGIFTSOMRÅDE... 2 KONTAKTAMANUENSENS UPPGIFTSOMRÅDE... 2 KVALITETSAMANUENSENS UPPGIFTSOMRÅDE... 2 DATAAMANUENSENS UPPGIFTSOMRÅDE... 2
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.0.4 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 21 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 2 (2) Introduktion Dokument som styr vilket ansvar och vilka befogenheter de anställda på programmet har. Förmanskap Samtliga anställda utom programansvarig har en förman inom programmet. Förmannen har informationsansvar för dem han eller hon är förman för. Programansvariges uppgiftsområde Bitr. Programansvariges uppgiftsområde Biträdande progamansvariges förman är programansvarig. Administratörens uppgiftsområde Administratörens förman är programansvarig. Kontaktamanuensens uppgiftsområde Kontaktamanuensens förman är programansvarig. Kvalitetsamanuensens uppgiftsområde Kvalitetsamanuensens förman är programansvarig. Dataamanuensens uppgiftsområde Dataamanuensens förman är programansvarig.
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.0.5 Revisionsnummer: v1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 21 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 1 (6) Dokumentation INLEDNING... 2 OMFATTNING... 2 STYRNING OCH RUTINBESKRIVNING... 3 TYPER AV DOKUMENT I KVALITETSSYSTEMET... 3 Styrdokument... 3 Redovisande dokument... 3 ARKIVERING... 4 Styrdokument... 4 Redovisande dokument... 4 NAMNGIVNING... 5 Styrdokument... 5 Redovisande dokument... 5 STRUKTUR FÖR STYRDOKUMENT... 6 STRUKTUR FÖR BESKRIVANDE DOKUMENT... 6 HÄNVISNINGAR... 6
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.0.5 Revisionsnummer: v1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 21 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 2 (6) Inledning Syftet med dokumentation säger sig själv. Genom att skriva ner vad som görs, hur det görs och vem som gör det, och strukturera det på ett lättillgängligt sätt säkrar man att saker görs på det sätt man vill att det görs. Att i sin tur arkivera och presentera dokument, sammanställningar och rapporter medför ökad bibehållen kunskap i organisationen. En specificerad namngivning är till för att underlätta strukturen på dokumenten i systemet. Omfattning Dokumentet berör alla som skriver dokument som skall föras in i kvalitetssystemet.
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.0.5 Revisionsnummer: v1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 21 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 3 (6) Styrning och rutinbeskrivning Typer av dokument i kvalitetssystemet Kvalitetssystemet består i en samling dokument som delas in i: Styrdokument Redovisande dokument Beskrivning av vad som menas med begreppen styrs i 0.0.2 Definitioner och begrepp Styrdokument Exempel på styrdokument är organisationsschema, rutinbeskrivningar, processkartor, blanketter, mallar eller formulär. Interna styrdokument för ledning av kvalitetsarbetet och kvalitetssystemet finns i del I. Interna styrdokument för ledning av processer i verksamheten finns i del II. Externa styrdokument och öviga interna styrdokument finns i del III i kvalitetssystemet. Styrdokumenten skall sparas som.pdf så länge dokumentet uttryckligen inte behöver sparas i annat format 1. Redovisande dokument De redovisande dokumenten återfinns i Del IV i kvalitetssystemet. 1 Exempelvis elektroniska mallar etc.
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.0.5 Revisionsnummer: v1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 21 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 4 (6) Arkivering Arkivet är en samling historiska dokument i verksamheten. Arkivet för kvalitetssystemet är del IV. Styrdokument När ett styrdokument revideras skall föregående kopia arkiveras. När detta görs ändras namnet av dokumentet i enlighet med rutinen Namngivning i detta dokument, och dokumentet flyttas sen till del IV, tidigare styrdokument. Ett arkiverat styrdokument är ett redovisande dokument. Redovisande dokument Redovisande dokument, utöver arkiverade styrdokument, arkiveras efter innehåll. Kategorierna är Studieresultat och statistik Utvärdering o HSV's självutvärdering o Ledningens utvärdering o Alumniutvärdering o Kursutvärdering Rapporter: o Aktiviteter inom programmet o Projektrapporter i kvalitetsarbetet o Övriga rapporter
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.0.5 Revisionsnummer: v1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 21 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 5 (6) Namngivning Styrdokument Styrdokument i kvalitetssystemet är namngivna med en sifferkombination och ett beskrivande namn. Sifferkombinationen för dokumentet är utifrån vilken del de tillhör (X), vilken process eller vilket projekt den styr (Y) och vilket dokumentnummer i processen dokumentet får (Z). X X är delat in i 0,1,2,3. Om dokumentet ingår i den allmänna delen blir X=0, om det ingår i del I blir X=1, om del II blir X=2 och om del III blir X=3. Y Om dokumentet inte är kopplat till en process blir Y = 0. Om dokumentet tillhör en process får det ett Y räknat från ett och uppåt. Detta Y är beroende av vilken del av kvalitetssystemet dokumentet tillhör, det vill säga ett dokument med nummer 1.1.1 tillhör inte samma process som 2.1.1. Stödprojekt räknar baklänges, från. Y = 99, 98,, 2. Styrdokument i del III i kvalitetssystemet har en annan definition på Y. Detta eftersom vissa dokument här kan tillhöra eller vara vägledande för flera processer. Y beskriver i detta fall istället om det är ett internt styrdokument (Y=0) eller externt styrdokument (Y=1). 2 Z Dokumentnummret (Z) räknas från 1 till. Exempel: Ett dokument som styr kvalitetspolicyn för organisationen skall ges ett namn. Dokumentet ingår i del I, tillhör ingen speciell process, och är det första dokumentet som inte tillhör någon speciell process i denna del. Namnet blir då 1.0.1 Kvalitetspolicy. Redovisande dokument Arkiverade styrdokument I namnet på styrdokumentet läggs revisionsnumret till; X.Y.Z.version. Dokumentet flyttas sen till del IV, tidigare styrdokument. Exempel: 1.0.1 Kvalitetspolicy revideras till version 2. Föregående version arkiveras och namnges som 1.0.1.v1 Kvalitetspolicy och flyttas till del IV, tidigare styrdokument. Övriga redovisande dokument De redovisande dokumenten, utöver arkiverade styrdokument, får ingen numrerad namngivning. De namnges med datum och beskrivning av vad som redovisas, datum namn. Datumformatet är i ÅÅÅÅMMDD. 2 Det kan tyckas att dessa styrdokument får en relativt slumpmässig benämning, men eftersom de processer i del I och i del II som har nytta av dokumenten skall hänvisa till dessa bör detta inte bli något problem.
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.0.5 Revisionsnummer: v1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 21 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 6 (6) Exempel: En självvärdering utifrån HSV s självutvärderingsmall, sammanställd 13 juni 2008 skall namnges. Namnet kan i detta fall bli: 20080613 självvärdering HSV Struktur för Styrdokument Interna styrdokument i kvalitetssystemet skall ha ett enhälligt sidhuvud i enlighet med sidhuvudet i dokumenten 3.0.1 - Mall för Styrdokument och 3.0.2. Mall med sidhuvud, rubriker. Utöver det bör strukturen vara upplagd enligt följande: Försättsblad (Om dokumentet är omfattande) Innehållsförteckning (Om dokumentet behöver en klar struktur) Introduktion med syfte Omfattning och ledning Beskrivning, krav Hänvisningar Dokumentation En mall för styrdokument är dokumenten 3.0.1 - Mall för Styrdokument. Struktur för Beskrivande dokument Eftersom ett beskrivande dokument kan vara av många olika karaktärer finns för närvarande inga mallar för utseendet av dessa. Namngivningen är dock styrd i tidigare kapitel i detta dokument. Hänvisningar 0.0.2 Definitioner och begrepp 3.0.1 - Mall för Styrdokument 3.0.2 Mall med sidhuvud, rubriker Arkivlagen (1990:782)
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.1.1 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 21 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 1 (2) Ständiga förbättringar av kvalitetssystemet INTRODUKTION... 2 PROCESSLEDARENS ROLL... 2 LEDNINGENS GENOMGÅNG AV KVALITETSSYSTEMET... 2 FÖRSLAG PÅ UNDERLAG TILL GENOMGÅNGEN... 2 RESULTAT AV GENOMGÅNGEN... 2 HÄNVISNINGAR... 2
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.1.1 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 21 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 2 (2) Introduktion Ett kvalitetssystem är en levande samling dokument som måste hållas aktuell och återspegla verkligheten. Det är därför viktigt att kvalitetssystemet blir ett centralt begrepp inom organisationen och att det genomgår ständiga förbättringar. Dels gäller det att personerna som är involverade i en process förstår och håller processbeskrivningar och dokument aktuella. Här kan en stor del av kvalitetsarbetet göras, då det oftast är de som använder systemet som ser vad som kan förbättras. Utöver detta skall högsta ledningen göra en årlig genomgång av systemet. Processledarens roll Processledaren ansvarar för att processen är aktuell. Processledaren har rätt att ändra processen och rutiner, så länge de ligger i enlighet med organisationens policy. Ändringarna måste godkännas av processägaren innan dokumenten i kvalitetssystemet revideras. Ledningens genomgång av kvalitetssystemet Högsta ledningen skall årligen gå igenom organisationen kvalitetssystem för att säkerställa systemets fortlöpande lämplighet, tillräcklighet och verkan. Genomgången skall bedöma möjligheten till förbättring och förändring i kvalitetsledningssystemet. Förslag på underlag till genomgången Saker som genomgången bör stödja sig på är: Resultat av ändringar som gjorts i kvalitetssystemet Kundens synpunkter/reaktioner Processers prestanda och överensstämmelse med ställda krav och förväntningar Uppföljning av beslut tagna från tidigare genomgångar Rekommendationer till förbättringar Resultat av genomgången Resultaten från ledningens genomgång bör innefatta beslut och åtgärder som rör: Förbättringar i kvalitetssystemet och dess processer Förbättring av organisationen med hänsyn till kundbehov Hänvisningar
UMEÅ UNIVERSITET Införandet av nya processer i verksamheten
Kvalitetssystem Teknisk fysik Dokument: 1.2.1 Revisionsnummer: v 1 Framtaget av: Gustav Wikström Datum framtagen: 19 maj 2008 Fastställt av: Datum fastställt: Sid 2 (5) Införandet av nya processer INLEDNING... 3 LEDNING & OMFATTNING... 3 PROCESSÄGARE... 3 PROCESSLEDARE... 3 ÖVRIGA PARTER... 3 PROCESSBESKRIVNING... 4 FASTSTÄLLA SYFTET MED PROCESSEN... 4 UPPRÄTTA EN PROCESSBESKRIVNING... 4 DOKUMENTERA PROCESSEN... 4 GODKÄNNA PROCESSEN... 4 HÄNVISNING TILL DOKUMENT... 5 DOKUMENTATION... 5