Ansvariga författare: Caroline Mårdh, Lena Andersson och Susanne Wickberg Version: 3.0 Fastställd: 2014-01-01 Gäller från: 2014-01-01 Inrapportering av data till Svenska Intensivvårdsregistret Intensivvårdstillfällen med vårdtyp IVA, BIVA och TIVA registreras i lokalt system och rapporteras därefter till registret. Utöver detta kan vårdtillfällen med vårdtyp postoperativ vård, HIA samt Övrig vård också rapporteras. Svenska Intensivvårdsregistret - SIR tar endast emot data från intensivvårdsavdelningar. Support För att fortlöpande få information om riktlinjeförändringar och när nya versioner av valideringsprogrammet finns tillgängliga, rekommenderas att man prenumererar på SIR:s support- och riktlinjesidor. Ett personligt konto måste först registreras för att prenumeration ska fungera. Gå in på hemsidan och klicka på Prenumerera längst ned på de sidor Du önskar bevaka. Övriga frågor hänvisas till Rapportera vårdtillfällen SIR gör inga lokala registreringsprogram för intensivvård. SIR ställer dock krav på att inskickad data ska vara tolkningsbar och utan risk för förväxling, förvanskning eller feltolkning. För att kunna rapportera data till SIR så måste intensivvårdsavdelningen minst rapportera grundläggande data för ett intensivvårdstillfälle (se riktlinje Grunddata -Vårdtillfälle). Den egna avdelningen anger därutöver sedan själva i valideringsprogrammet vilka övriga parametrar som man vill rapportera. SIR fastställer riktlinjer och rekommendationer för en enhetlig registrering. SIR tillhandahåller också en rapporteringsmall (XML-specifikation) samt ett valideringsprogram utan kostnad. XML-specifikationen används för att man på egna lokala avdelningen ska kunna skapa en XML-fil från sitt egna IVA-system. Några timmar efter inrapportering och när mailkvitto för inläsning kommit finns avdelningens uppdaterade data på SIR:s utdataportal. Kontrollera och kontakta SIR om något inte stämmer. SIR gör mortalitetskontroller via nationella folkbokföringen. Det kan därför dröja cirka en vecka innan rapporter innehållande mortalitet är helt uppdaterade på vår Utdataportal. http://portal.icuregswe.org/ 1 (10)
För att rapportera data till SIR behövs: 1. Lokalt intensivvårdssystem som kan skapa XML-fil 2. SIR:s valideringsprogram 3. Aktiveringsfil från SIR Rekommendationer 1. Skicka helst vid varje inrapportering alltid hela föregående år och fram till dags datum innevarande år (om valideringsprogram och aktuell registreringsstandard tillåter det). 2. Skicka alltid samtliga vårdtillfällen inom tidsperioden 3. Optimalt är att skicka en gång per vecka, men gärna minst en gång per månad 4. Uppdatera vårdtillfällen med reserv-samordningsnummer till korrekt personnummer snarast möjligt så att de kan följas upp via folkbokföringen Om man skickar data enligt punkt 1 så innebär det att samma vårdtillfällen rapporteras upprepade gånger. SIR betraktar alltid senast inkomna vårdtillfälledata som de rätta och skriver därmed över tidigare inskickade vårdtillfällen om samma vårdtillfälle kommer igen. Detta inte minst för att stödja lokalt kvalitetsarbete med att granska och justera data. Radera vårdtillfälle Om man raderar ett felaktigt vårdtillfälle sitt lokala system som redan rapporterats till SIR så måste detta meddelas till SIR vid nästa inrapportering. Raderade vårdtillfällen raderas inte med automatik hos SIR om ny fil skickas för samma tidsperiod utan de finns kvar. Därför måste SIR få reda på vilka vårdtillfällen som ska raderas. Det kan också hända att SIR kontaktar avdelningen om det upptäcks oklarheter vid inrapportering. Medverkan i kvalitetsregister Det är frivilligt för patienten att medverka i kvalitetsregister. Därför måste man alltid informera patienterna om deltagande i registret. Om patienten inte vill medverka så ska denna inte rapporteras till SIR. Har man redan hunnit rapportera patienten och vill radera den så gäller samma som i stycket ovan. Valideringsprogrammet SIR tillhandahåller utan kostnad ett valideringsprogram. Detta program används för validering av data före inrapportering, funktioner för kryptering och elektronisk filöverföring till SIR samt funktioner för dekryptering av filer som skickas från SIR till avdelningen t.ex. mortalitetsuppföljning. Detta program behöver endast installeras hos den/de som sköter inrapporteringen. Efter installation behöver en aktiveringsfil läsas in i programmet för att aktivera avdelningen och dess inställningar. 2 (10)
Observera att valideringsprogrammet måste installeras enligt anvisningar! Ett elektroniskt kvitto skickas via mail till rapportören då data tagits emot av SIR. Data läses sedan in och en mer omfattande validering utförs av SIR där alla data sorteras och märks utifrån kvalitet på varje enskilt vårdtillfälle. SIR skickar ytterligare ett kvitto till rapportören med resultatet av inläsningen. Rapportören kontrollerar att dessa två kvitton kommer tillbaka inom några timmar och får då samtidigt tar del av inläsningsresultatet. Det sistnämnda kvittot kan innehålla en fil med kommenterar som bör åtgärdas t ex vårdtillfällen som ej kunnat läsas in. Om inte kvitton kommer har filen inte kommit till SIR. Filen kan då ha fastnat i brandväggar och virusskydd och inte kommit ut från det egna IT-nätverket. Installationsanvisningar för valideringsprogram Programmet använder två viktiga kataloger (mappar) Programkatalog och Arbetskatalog. Programkatalogen installeras enligt normala rutiner, oftast på C-disken. Som Arbetskatalog ska katalog där användaren har skrivrättigheter anges. Detta görs med fördel i användarens hemkatalog. För att programmet ska fungera måste användaren ha skrivrättigheter i Arbetskatalogen. När programmet har installerats ska en aktiveringsfil kunna läsas in av användaren. Denna aktiveringsfil tillhandahålls av SIR och förändras över tid när avdelningen ändrar sina inställningar under menyn valideringsparametrar. Nya aktiveringsfiler behöver därför kunna läsas in fortlöpande. Programkatalog Arbetskatalog Filer i Arbetskatalogen I Arbetskatalogen installeras de filer som användaren behöver ha möjlighet att ändra. De innehåller bl.a. avdelningens regler för validering i form av en aktiveringsfil. Denna katalog kan med fördel ligga i användarens hemkatalog på nätverksdisk. Testnyckel skapas då programmet startas och om det inte finns en testnyckel i arbetskatalogen. OBS! Spara inte aktiveringsfilen manuellt i denna katalog utan läs in den via Arkiv-menyn. 3 (10)
Aktiveringsfil När valideringsprogrammet är installerat behöver man aktivera programmet för den egna avdelningen genom att läsa in en aktiveringsfil i programmet. Beställ denna fil från SIR via Ange vid beställningen avdelningsnamn och kontaktuppgifter till rapportör Aktiveringsfilen kommer via mail. Spara den på säkert ställe. Öppna valideringsprogrammet Arkiv Aktiveringsfil läs in. Starta om valideringsprogrammet. Därefter ska det stå aktuellt avdelningsnamn i rutan längst upp till höger. Om man gör förändringar över tid i valideringsparametrarna och skickar data till SIR så kommer det en ny aktiveringsfil i retur med automatik. Denna ska läsas in på nytt. Använd alltid senaste aktiveringsfilen. Om ni är flera på avdelningen som rapporterar måste samtliga rapportörer ha samma version av aktiveringsfil inläst. Inställningar under menyn Arkiv Följande inställningar behöver göras för att aktivera valideringsprogrammet för din avdelning. Dessa inställningar sparas och behöver bara göras om vid förändringar. Inställningar Inrapportering - Här väljs en överföringsmetod som ska användas. Webbserver - Innebär att filen laddas upp på SIR:s webbserver via http. Man kan ställa in så att en proxy-server används (http inställningar). SMTP - För att kunna använda SMTP så måste servernamn och användarnamn anges. Hör med lokal IT-support om det finns åtkomst till SMTP-server. Integration via MAPI - Vid denna inställning skickas ett mail via klientens mailklient. Många mailklienter tillåter numera inte att man skickar mail på detta vis. Http inställningar - Om man använder inrapportering via webbserver kan en eventuell proxyserver anges här. Arbetskatalog - En katalog där användaren måste ha skrivrättigheter. Här sparas aktiveringsfiler efter inläsning och övriga inställningar. Om man byter arbetskatalog så kopieras aktiveringsfiler och övriga inställningsfiler till den nya katalogen. 4 (10)
Manuellt inskick till inläsningsprogrammet Om ingen av ovanstående automatiska metoder fungerar så får man spara ner den krypterade filen på hårddisken och skicka den manuellt via e-post till sirxml5@icuregswe.org. Bifoga den krypterade filen med mailet. Resultatet av inläsningen kommer då att skickas tillbaka till Er på samma vis som för övriga metoder. Valideringsparametrar Här ställs registreringsperioder (start-slutdatum) och valideringsnivå in för varje enskild parameter, för varje åtgärd och för olika vårdtyper. Start och slutdatum grundar sig på vårdtillfällets start när i tiden man började respektive slutar med olika funktioner/parameter. Det är också möjligt att ändra tidsintervaller bakåt i tiden och åter skicka data för den perioden. Om valideringen av datafilen sedan inte stämmer överens med satta valideringsparametrar och fält från XML-specifikationen får man vid validering kommentarer på tre olika nivåer Nivå 1 Måste åtgärdas. Förhindrar rent tekniskt att filen kan skickas in Nivå 2 Registreringar som bör åtgärdas. Filen kan skickas Nivå 3 Meddelande att logiskt fel förekommer, detta bör kontrolleras. Filen kan skickas 5 (10)
Rapporterar inte Här anges att inga data av denna parameter registreras. Ger Nivå 1-fel om det finns med i XML-filen Rapporterar sporadiskt. Data registreras sporadisk och ger inga felmeddelande om variabeln fattas men om den finns ska den uppfylla valideringen. Används t ex vid test och införande av olika moduler. Innebär att data inte kommer med i vissa av SIR:s utrapporter. Rapporterar alltid... Man uppger att data alltid registreras där kriterier uppfylls. Ger Nivå 1-fel om den inte uppfyller valideringen eller saknas i XML-filen. Arbetsflöde 1) Registrera i eget lokalt system 2) Skapa XML-fil från lokalt system (med ev hjälp av leverantör av lokalt system) 3) Validera XML-filen med SIR:s valideringsprogram 4) Skicka in till SIR 5) Följ upp på SIR:s Utdataportal 6 (10)
Validering 1. Hämta XML-filen i valideringsprogrammet 2. Validera a. Kontrollera ev kommentarer/felmeddelande b. Gör ev justeringar/rättningar i lokalt system eller i inställningar för valideringsparametrarna 3. Skapa ny XML-fil om ändringar gjorts i lokalt system 4. Validera den nyskapade filen 5. Skicka in till SIR via menyn Inrapportering - Skicka in till SIR 6. Kryptering sker 7. Ange lösenord som du fått tillsammans aktiveringsfilen 8. Kontrollera att två elektroniska kvitton kommer tillbaka. Dels ett att filen är mottagen, dels ett när filen har läst in i SIR:s databas. Kontrollera i kvittot inläsningsresultatet om ev vårdtillfällen ej kunnat läsas in. 7 (10)
Kvitto Nedan visas några exempel på hur kvittona kan se ut och hur de ska tolkas. Informationen i kvittona är beroende av inläsningsresultatet och kan förändras över tiden. Viktig är att alltid ta del av informationen i kvittona Ex Kvitto 1: Indata till SIR mottaget Din indatafil till Svenska Intensivvårdsregistret har mottagits. Bearbetning pågår. Då bearbetningen är klar skickas kvitto på det. Om Du ej erhållit kvittot inom 48 timmar, kontakta Ex Kvitto 2: Indata till SIR har bearbetats Här har inrapporteringen gjorts utan anmärkning! Din indatafil har nu lagts till i Svenska intensivvårdsregistret. Datafilen omfattade data från IVA Storstad för perioden 2013-01-01-2014-06-29 och innehöll 1274 vårdtillfällen varav 1274 lästs in utan anmärkning. Därutöver har ytterligare validering gjorts utan anmärkning. Valideringen har utförts med version 5.4.2. Ex Kvitto 2: Indata till SIR har bearbetats Här är det problem som måste åtgärdas! Din indatafil har nu lagts till i Svenska Intensivvårdsregistret. Datafilen omfattade data från IVA Storstad för perioden 2013-01-01-2014-06-29 och innehöll 1274 vårdtillfällen varav 1154 lästs in utan anmärkning. 110 vårdtillfällen har ej kunnat läsas in. 10 vårdtillfällen har anmärkningar som valideringen hos er bör ha upptäckt. Se bifogad fil, eller hämta med valideringsprogrammet. Valideringen har utförts med version 5.4.2. Detta kvitto bifogar en fil med de kommentarer om de vårdtillfällen som inte kunnat läsas in. Antingen behöver man kompletta/justera registreringen på aktuella vårdtillfällen eller så måste valideringsparametrarna justeras. 8 (10)
Inrapportering via SIR:s webbformulär För att kunna använda SIR:s webbformulär krävs att man kan logga in med säker autentisering via s.k. SITHS-kort. Användaren måste ha SITHS-kort, kortläsare och en fungerande datormiljö som stöder denna teknik. Avlidna på IVA SIR samarbetar med Socialstyrelsen (Donationsrådet) för att gemensamt skapa förutsättningar för en komplett uppföljning av Avlidna på IVA över hela riket. SIR har därför tagit fram ett webbformulär för inrapportering av samtliga avlidna under intensivvård. Webbformuläret kan användas av alla intensivvårdsavdelningar oavsett medlem i SIR eller inte. För att undvika dubbelregistrering av avlidna så ska denna webbmodul inte användas av de avdelningar som rapporterar Avlidna på IVA via sitt egna system (XML-fil). Kontakt: organdonation@icuregswe.org Vårdbegäran SIR arbetar för att samla dokumentation kring vårdbegäran till IVA av inneliggande patienter som innefattar önskemål om bedömning, utförande av åtgärd eller önskemål om övertag. I ett första steg omfattar det vårdinsatsbedömning på vårdavdelning, med eller utan stöd av MIG, där man noterat försämring av patienter och diskussion kring vårdnivå och vårdbehov behöver tas. Det är också möjligt att rapportera vårdinsatsbedömning efter intensivvård som en konsultativ uppföljning av utskriven IVA-patient. Detta webbformulär rekommenderas att man använder för patienter 16 år. Kontakt: vardbegaran@icuregswe.org Uppföljning efter intensivvård En förutsättning för att detta webbformulär ska fungera för din avdelning är att din avdelning kontinuerligt rapporterar in alla intensivvårdstillfällen. Vårdtillfället som ska följas upp måste finnas hos SIR före inrapportering via webbmodulen SIR rekommenderar att samtliga patienter 16 år med vårdtillfällen med vårdtid 96 timmar med vårdtyp IVA, BIVA eller TIVA ska följas upp vid 2, 6 och 12 månader efter utskrivning från IVA. Hälsorelaterad livskvalitet med SF-36 Uppföljning med SF-36 enligt specifikt formulär bör ske vid varje kontakt. För att registrering av SF-36 ska generera en giltig profil krävs ett visst antal svar fördelat på de olika domänerna. Det är därför viktigt att SF-36 besvaras så fullständigt som möjligt. Sammanställning av SF- 36-resultat finns också i formuläret. Kontakt: postiva@icuregswe.org 9 (10)
Ändringshistorik: 2014-06-30 Version 3.0 Caroline Mårdh, Lena Andersson Justerat text och bilder till aktuella versioner 2011-06-30 Version 2.0 Caroline Mårdh, Göran Karlström Mindre textjusteringar 10 (10)