Patientsäkerhetsberättelse avseende verksamhetsår 2013 2014-02-28 1
Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Övergripande mål och strategier... 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet... 5 Struktur för uppföljning/utvärdering... 6 Uppföljning genom egenkontroll... 6 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som har genomförts för ökad patientsäkerhet... 7 Samverkan för att förebygga vårdskador... 7 Riskanalys... 7 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet... 7 Våra avvikelser 2013... 8 Klagomål och synpunkter... 8 Sammanställning och analys... 8 Samverkan med patienter och närstående... 9 Resultat... 9 Övergripande mål och strategier för kommande år... 9 2
Sammanfattning De viktigaste åtgärderna för att öka patientsäkerheten vid Commodia 2013 har varit att ha en fortlöpande diskussion rörande avvikelser och förbättringar. Vi har under 2013 brustit i att dokumentera detta. Vi är ISO-certifierade, vilket kräver att vi ständigt verifierar kvaliteten på vårt arbete och ständigt strävar efter förbättring av vår verksamhet. På så sätt försäkrar vi oss om att vi har fungerande rutiner. Vi har ingen allvarlig medicinsk avvikelse eller Lex Maria anmälan. Vår största avvikelse är att vi inte dokumenterar mindre medicinska avvikelser. 3
Övergripande mål och strategier Commodia AB är ett helägt dotterbolag i Neron Hälso- och Sjukvårdsutvecklig AB. Vi bedriver företagshälsovård och inte primärt sjukvård, vilket till viss del reducerar åtminstone potentiella fysiska risker för patientsäkerheten som kan uppstå vid sjukvård. Vi är 17 anställda medarbetare som omfattar följande yrken: Företagssköterskor Företagsläkare Ergonomer/sjukgymnaster Arbetsmiljöingenjör Beteendevetare/psykolog Administratörer Vi har dessutom ett antal samarbetspartners som arbetar för Commodia i olika grad. Vårt mål för patientsäkerhetsarbetet är att våra patienter skall få en så säker och högkvalitativ vård som möjligt att vi uppmärksammar och rapporterar de avvikelser som förekommer att vi lär av de avvikelser som förekommer Strategierna för detta är bl.a.: Välutbildad personal Välfungerande kommunikation inom enheten och med våra samarbetspartners Se till att vi har fungerande rutiner inom enheten Medvetenhet hos alla medarbetare att rapportera och registrera avvikelser Ta del av de rapporter Chefläkaren i Neron regelbundet skickar ut avseende patientsäkerhetsärenden Gemensam värdegrund som är framtagen av ledare inom Neron och förankrad lokalt i dialog med alla medarbetare: Vår värdegrund har sin utgångspunkt i de etiska principer som kommer till uttryck i hälso- och sjukvårdslagen och i socialstyrelsens föreskrifter för kvalitetsledningssystem och patientsäkerhet. Dessa etiska principer är grundläggande för alla individer och organisationer som arbetar med hälsooch sjukvård. 4
Våra värderingar: Tro på individens egen förmåga Bemöta andra som jag själv vill bli bemött Öppenhet och tydlighet Närvarande & engagerat ledarskap Tro på att vi alltid kan bli bättre Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Verksamhetschef är Karin Englund Mäki. Hon har ansvar för hela Commodias verksamhet. Medicinskt Ansvarig Läkare, MAL, är Christl Kampa-Ohlsson. Hon ansvarar för att medicinska rutiner finns och följs samt utreder medicinska avvikelserapporter. MAL tar vid behov kontakt med koncernens Chefläkare till exempel i de fall en Lex Maria anmälan kan vara aktuell. Alla medarbetare har ett ansvar att arbeta så patientsäkert som möjligt samt att rapportera avvikelser och föreslå förbättringar. I oktober 2013 införde Commodia ett webbaserat avvikelse- och förbättringssystem, C2, vilket förenklat rapporteringen jämfört med den tidigare pappershanteringen. Commodias verksamhetschef sammanställer månatligen avvikelserapporter och rapporterar till Affärsområdeschef för vidare rapport till Nerons Kvalitetssamordnare. Chefläkaren gör regelbundna sammanställningar av patientsäkerhetsärenden inom koncernen för ett gemensamt lärande. Chefläkaren är en resurs i patientsäkerhetsarbetet. Commodia är ISO-certifierad enligt ISO 14001:2004 Miljöledningssystem, samt för Ledningssystemetet enligt ISO 9001:2008 samt Specifikation för Svensk företagshälsovård. Den senaste externa revisionen var i april 2012. 5
Struktur för uppföljning/utvärdering Det råder en öppen atmosfär mellan oss inom och mellan olika yrkeskategorier varför klagomål, möjligheter till förbättringar etc diskuteras fortlöpande både informellt och strukturerat i nedan beskrivna former: Ledningsgruppsmöte varannan vecka där avvikelser är en fast punkt. Medicinskt samrådsmöte en gång/år där enligt fastlagd rutin frågor kring medicinsk sekretess, samverkans- och handläggningsfrågor systematiskt gås igenom. Här avhandlas även risker i verksamheten, etiska frågeställningar och förbättringsmöjligheter. Ledningens genomgång genomförs en gång/år. Revision av skriftliga medicinska rutiner vid behov. Planeringsdagar för all personal 1-2 gånger/år. Commodiamöten för all personal en gång/månad. Medicinmöte för läkare och sköterskor varannan vecka för att avhandla aktuella ärenden, rutiner och förbättringsförslag Regelbundna yrkesträffar för läkare, sköterskor, psykosocial kompetens, sjukgymnast/ergonomer och administratörer varav en gång per termin olika cross-over-träffar äger rum för att diskutera och förankra rutiner gällande gemensamma handläggningar, rutiner, nyheter, projekt mm. Uppföljning genom egenkontroll På Commodia genomförs en gång/månad stickprovskontroll på en medarbetare gällande journalloggning. Avvikelserapportering görs och tas upp på ledningsgrupp och på personalmöte. Följande kontroller görs regelbundet av medicinskteknisk apparatur: För att säkerställa analyssäkerhet i patientnära analyser av Hb, glukos och kolesterol (Reflotron) görs lokal egenkontroll 1g/vecka samt EQUALIS en gång/månad Blodtrycksmätare och kolesterolmätare, m.fl. utrustningar kalibreras enligt fastställt protokoll. Spirometern kontrolleras med kalibrering efter varje förflyttning och vid varje byte av munstycksförpackning. 6
Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som har genomförts för ökad patientsäkerhet Vi har haft brandskyddsrond samt skyddsrond. Medicinskt samrådsmöte för att fokusera på patientsäkerhetsfrågor tillsammans. Remissbevakningsrutin finns. Journalloggning månatligen Fortbildning av personal sker både internt och externt. Prenumerationer för att hålla oss uppdaterade: Socialstyrelsen Läkemedelsverket SBU Läkartidningen Läkartidningens nyhetsbrev Internetmedicin.se Samverkan för att förebygga vårdskador För kalibrering av en del av vår medicintekniska apparatur finns samarbete med MTA, medicinteknisk avdelning på Östersunds sjukhus. Riskanalys En riskbedömning av arbetsmiljön i det systematiska arbetsmiljöarbetet har gjorts där stress bedöms som den största risken. Vi arbetar aktivt för att förebygga stress vilket är viktigt ur patientsäkerhetssynpunkt. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet All personal skall rapportera avvikelse som upptäcks. På Commodia rapporteras avvikelsen i det webbaserade förbättrings- och avvikelsesystemet C2. Alla avvikelser går till verksamhetschef som vid medicinska avvikelser skickar dem vidare till MAL för handläggning. Avvikelsen analyseras, åtgärdas och följs upp av den som mottagit rapporten. Återrapportering sker till ledningsgrupp och sedan till personalgrupp vid arbetsplatsträffar minst 1 gång/månad. 7
Månatligen sammanställs avvikelserapporterna per kategori av verksamhetschef som rapporterar till affärsområdeschef för vidare rapport till koncernens kvalitetssamordnare som sammanställer på koncernnivå. Chefläkaren kopplas in vid allvarliga händelser och om anmälan enligt Lex Maria övervägs. Vid allvarliga händelser skall Risk- och händelseanalys enligt Socialstyrelsens föreskrifter göras. Våra avvikelser 2013 Vi har endast 3 medicinska avvikelser rapporterade under 2013. En har rört bristfällig journalföring från partners, en brister i överföringen av EKG från Welch Allyns program till Asynja och en svårighet att nå de läkare som arbetar på Commodia 1 ggr/v. Vi har inte haft något Lex Maria-ärende 2013. Klagomål och synpunkter Vi värdesätter våra patienters synpunkter på oss. På vår hemsida finns information hur man når oss på telefon och mail, det finns även ett formulär för att kunna lämna synpunkter direkt via hemsidan. Klagomål och synpunkter på oss skall tas emot av alla medarbetare och vidarebefordras till verksamhetschef för kännedom och handläggning. Det skall skrivas en avvikelserapport om klagomål framförs och det skall tas upp på arbetsplatsträff. Vi har ingen skriven rapport för 2013 om klagomål. Sammanställning och analys Vi har 3 avvikelser där ingen orsakat allvarlig händelse. Den största avvikelsen är att vi rapporterar för få mindre avvikelser. Vi har redan sett att C2 har bidragit till förbättringar i detta avseende under början av 2014. 8
Samverkan med patienter och närstående Vår nya hemsida har ett specifikt formulär för att lätt kunna lämna synpunkter till oss. I specifika patientärenden tas vid behov och efter patientens godkännande kontakt med närstående för att involvera dem i vården. Resultat Vi har fungerande arbetsplatsträffar där avvikelser tas upp. Vi har inga allvarliga händelser det gångna året, inga rapporterade klagomål på oss. Vi har fortbildat oss framför allt internt för att hålla vår kompetens. Övergripande mål och strategier för kommande år Under första delen av 2014 planeras ett införande av Unilabs som analyserande laboratorium för delar av Commodias prover. Det innebär att pappersremisser försvinner och det förväntar vi oss skall innebära ökad säkerhet. Det kommer också att innebära elektroniskt införande av provsvar i våra journaler vilket också är säkrare än nuvarande manuella hantering. Vi kommer att aktivt arbeta för att öka antal avvikelser genom att öva i användandet av C2. Vi kommer att fortsätta fortbilda oss för att följa med den medicinska utvecklingen och hålla hög kompetens. 9