Klarspråk. Skrivhjälp för myndigheter och offentliga organisationer

Klarspråk Skrivhjälp för myndigheter och offentliga organisationer

Innehållsförteckning Förord 1 Så här fungerar häftet 2 Exempel och förklaringar 2 Andra hjälpmedel kompletterar 2 Vad är klarspråk och varför är det bra? 2 Klarspråksarbete i Dalarna 3 Minneslista för skribenter 4 Skriv för mottagarna 5 Mottagaranpassa texten 5 Var extra omsorgsfull när du skriver för webben 5 Sammanfatta innehållet åt mottagarna 5 Skriv kort och tydligt 6 Presentera innehållet logiskt för mottagarna 6 Vägled mottagarna med hjälp av rubriker 6 Logiska stycken gör det lätt att hänga med 6 Punktlistor hjälper mottagarna att överblicka 7 Variera meningslängden 7 Skriv enkla meningar 7 Välj enkla och tydliga ord 8 Skriv aktivt 8 Skriv ut sambanden 8 Gör tydliga hänvisningar 8 Använd lättlästa stilsorter 9 Gör dina presentationer läsliga 9 Så här kan du skriva exempelsamling 10 E-post 10 Myndighetsbeslut 11 Brev till privatpersoner 12 Beslutsunderlag 13 Rapporter och remissvar 14 Protokoll och minnesanteckningar 16 Webbtexter 18 Lästips 19 Kontaktlista 20

Förord Vilket är ditt viktigaste arbetsredskap? Den frågan ställer en av Dalarnas myndigheter till alla nyanställda under den obligatoriska introduktionsutbildningen. Svaren skiftar mycket beroende på vilka arbetsuppgifter de nyanställda har. De allra flesta brukar svara att det är datorn. Många säger telefonen och ytterligare några säger pennan. Men den gemensamma nämnaren är språket. Vi använder språket i våra kontakter med medborgarna och inom organisationen, när vi skriver beslut och rapporter, när vi gör en föredragning, när vi medverkar vid en konferens, när vi skickar kallelser och inbjudningar. Myndigheter och offentliga organisationer är till för allmänheten och inte tvärtom. Att kunna uttrycka sig korrekt och lättbegripligt är alltså nödvändigt det står till och med i lagen (förvaltningslagen 1986:223). Med ett enkelt och begripligt språk når vi lättare dem vi arbetar för. Detta häfte ges ut av Klarspråksgruppen i Dalarna, som består av representanter från Banverket, Högskolan Dalarna, Landstinget Dalarna, Arbetsförmedlingen, Länsstyrelsen Dalarna, Region Dalarna och Vägverket. Skrivråden riktar sig framför allt till myndigheter och offentliga organisationer. Vår förhoppning är att häftet både ska underlätta och inspirera när du använder ditt viktigaste arbetsredskap. Klarspråksgruppen i Dalarna Förord 1

Så här fungerar häftet Klarspråkshäftet är tänkt som både inspiration och handledning för alla som skriver hos myndigheter och offentliga organisationer. Det kan också användas som kurslitteratur eller diskussionsunderlag vid seminarier, utbildningar och annat klarspråksarbete. Förutom råd och tips innehåller det exempel på bra myndighetstexter. Sist i häftet hittar du lästips och kontaktuppgifter till de myndigheter som ingår i nätverket Klarspråksgruppen i Dalarna. Exempel och förklaringar samverkar I exempeltexterna kan du se korrekta och begripliga myndighetstexter för olika tillfällen. Där finns korta kommentarer om hur texterna är utformade och du kan också hitta inspiration när du sitter fast i din egen skrivprocess. Kapitlet Skriv för mottagarna innehåller lite längre förklaringar. Hit kan du gå när du behöver veta vad som gäller för till exempel styckeindelning eller rubriksätt ning. Det finns hänvisningar till exempeltexterna så att du kan se hur det går att tillämpa teorin i praktiken. Andra hjälpmedel kompletterar Texterna och förklaringarna utgår från Myndigheternas skrivregler. Där kan du läsa mer om vad som gäller för svenska myndighetstexter. Ta också reda på vad som gäller på din egen arbetsplats, till exempel hur dokument ska vara utformade enligt er grafiska profil. Det finns många andra hjälpmedel som du kan ha nytta av. En lista finns i lästipsen på sidan 19. Vad är klarspråk och varför är det bra? Klarspråk står för klara och tydliga myndighetstexter, skrivna på ett vårdat, enkelt och begripligt språk. Sådant myndighetsspråk sparar tid och pengar. Men allra viktigast är att det är en medborgerlig rättighet att förstå vad myndigheterna skriver. Det blir allt lättare för medborgarna att få tillgång till dokument från offentlig förvaltning. Rapporter, beslut och protokoll återfinns ofta på myndighetens webbplats, och då måste språket vara begripligt och strukturen vara lättillgänglig även för allmänheten. Det har därmed blivit ännu viktigare att det finns stöd och hjälp för skribenterna. Många myndigheter bedriver klarspråksarbete med hjälp av anställda språkexperter eller konsulter. De planerar och informerar om klarspråk, ordnar kurser och seminarier för de anställda och ger enskilda skribenter råd och stöd. 2 Så här fungerar häftet

Målet för klarspråksarbetet är att myndighetstexterna ska vara lätta att förstå för de medborgare som texterna i första hand vänder sig till. Språkrådet (före detta Svenska språknämnden) ansvarar för språkvården i Sverige. En av rådets uppgifter är att verka för att svenska myndigheter använder ett vårdat, enkelt och begripligt språk. På Språkrådets webbplats, www.sprakradet.se, kan du hitta en lista över kontaktpersoner för språkvård på olika myndigheter. Klarspråksarbete i Dalarna Hur myndigheter och organisationer väljer att arbeta med klarspråk kan variera. Det kan till exempel vara skrivkurser, beslutsmallar eller, som i det här fallet, ett klarspråkhäfte eller en skrivhand ledning. Här är några exempel på hur myndigheterna i Dalarna har arbetat med klarspråk. I Länsstyrelsens introduktionsutbildning för alla nyanställda ingår ett seminarium om klarspråk. Temat är Språket, vårt viktigaste arbetsredskap. Seminariet tar bland annat upp vikten av att myndigheter uttrycker sig begripligt och hur man skriver för läsaren. Dessutom får deltagarna praktiska skrivråd om hur de ska bygga upp texten. Trafikregistret inom Vägverket har fasta rutiner för hur man förvaltar och förnyar sina mallar för meddelanden till allmänheten. Det började när man i projektform tog fram nya mallar inför en lagändring. Sak kunniga, informatörer, jurister, språkvårdare och programmerare samarbetade då för att mallarna skulle få ett korrekt innehåll, vara begripliga för målgruppen och fungera tekn iskt. Det arbetssättet har man sedan fortsatt med i den löpande verksamheten. Inga mallar ska längre kunna tas i bruk utan att de är granskade av en språkvårdare. Våren 2006 lanserade Landstinget Dalarna en ny webbplats som hade utformats utifrån Vervas riktlinjer för tillgängliga webbplatser. Resultatet blev en webbplats som även är tillgänglig för besökare med olika typer av funktionshinder. I samband med arbetet med den nya webbplatsen passade man på att omarbeta Patientguiden till lätt svenska. Vad är klarspråk...? 3

Minneslista för skribenter TÄNK! Tänk på mottagarna. Vem eller vilka ska läsa? Är det en eller många mottagare? Vilka förkunskaper har mottagarna? Har alla mottagare samma förkunskaper? Kan några av mottagarna ha svårt att läsa svenska? Hur och var läser mottagarna texten på skärm eller på papper, i lugn och ro eller under stress? Vilken inställning har mottagarna är de motiverade, ointresserade eller negativa? Tänk ut och formulera syftet med texten. Vad vill du uppnå? Ska mottagarna reagera på något visst sätt eller utföra något? Bearbeta innehållet med tanke på mottagarna. Vad är viktigast i texten? Vilken ordning är logisk för mottagarna? Använd entydiga ord som du vet att mottagarna förstår. Förklara fackord om det behövs. SKRIV! Gör texten överskådlig så att den blir lätt att läsa. Gör en tydlig styckeindelning. Skriv informativa mellanrubriker. Gör gärna punktuppställningar för uppräkningar. Variera meningarna så att språket får en behaglig rytm. Använd en rak och enkel meningsbyggnad. Låt meningarnas längd variera mellan 10 och 25 ord. Låt det framgå tydligt vem som gör vad i texten. Använd aktiva verbformer, till exempel lämna in i stället för inlämnas. Skriv du om du vänder dig till en enskild person eller allmänheten. GRANSKA! Kontrollera texten noggrant. Gå igenom din text noga och pricka av de olika punkterna under rubriken Skriv! i den här listan. Kontrollera stavning och skrivsätt. Låt någon annan läsa texten gärna en person som inte är lika insatt i ämnet som du själv. 4 Minneslista för skribenter

Skriv för mottagarna I det här avsnittet får du tips och råd om hur du kan anpassa din text efter mottagarnas behov. Exempel hittar du i exempelsamlingen på sidorna 10-18. Mottagaranpassa texten Utgångspunkten när du skriver ska vara att varje mottagare är unik och har sina egna förutsättningar att ta till sig och förstå din text. Det första steget i skrivprocessen är därför att ta reda på så mycket som möjligt om dem som ska läsa din text. Utnyttja sedan detta för att anpassa innehållet och språket efter mottagarna. När du skriver till en person i ett speciellt ärende vet du ganska mycket om honom eller henne. Du kan med andra ord dra ganska många slutsatser om personens förkunskaper och kompetens, kanske till och med om vilken inställning personen har till din myndighet och det du skriver om. I andra fall kan det kännas som att du nästan inte vet någonting om dina mottagare, till exempel om du ska skriva en sammanfattning av en teknisk rapport med stort allmänintresse som ska publiceras på myndighetens webbplats. Men om du tänker efter så vet du att de flesta saknar förkunskaper men gärna vill veta mer om ämnet. Förmodligen har de också kompetens att förstå vad det handlar om, åtminstone på ett övergripande plan. Var extra omsorgsfull när du skriver för webben En tydlig struktur är ännu viktigare på webben än i pappersdokument, eftersom man kan komma in var som helst i strukturen. Vi är också otåligare när vi läser webbtexter. Förstår vi inte direkt vad en sida handlar om klickar vi oss vidare. Dessutom tar det längre tid att läsa på skärm än på papper. Tänk särskilt på att börja med en kort sammanfattning skriva kort dela in texten med mellanrubriker göra korta stycken använda punktuppställningar för viktiga uppräkningar. Sammanfatta innehållet åt mottagarna Börja gärna med en kort sammanfattning, i synnerhet i lite längre texter. Då är läsarna förberedda på vad texten innehåller och har lättare att läsa resten. Dessutom kan läsaren snabbt avgöra om informationen är intressant. Sammanfattningen ska innehålla huvuddragen i texten. Använd gärna samma struktur, så att mottagarna känner igen sig när de läser hela texten. Remissvaret på sidan 14 börjar med en sammanfattning. Även webbsidan på sidan 18 har ett inledande sammanfattande stycke. Skriv för mottagarna 5

Skriv kort och tydligt Ta bara med det som behövs, så att mottagarna slipper lägga ner tid på oväsentligheter. Du kan till exempel korta ner beskrivningen av bakgrunden när du skriver till enskilda personer om deras egna ärenden. När du skriver texter för webbplatsen bör du tänka på att besökarna ofta har bråttom. Försök komma fram till det väsentliga så fort som möjligt. Samtidigt måste varje sida kunna läsas oberoende av andra, eftersom besökarna kan komma in på en sida på olika vägar. I myndighetsbeslutet på sidan 11 och i webbtexten på sidan 18 kan du se exempel på kortfattat och tydligt språk. Presentera innehållet logiskt för mottagarna Oavsett vilka dina mottagare är så vill de först av allt veta hur det gick. De vill veta vilket beslut det blev i deras ärende, vad utredningen kom fram till eller vad arbetsgruppen beslutade i en specifik fråga. Börja därför med svaret på den fråga som är viktigast för mottagarna. Myndighetsbeslutet på sidan 11 inleds till exempel med själva beslutet, och beslutsunderlaget på sidan 13 börjar med förslaget till beslut. Vägled mottagarna med hjälp av rubriker Var generös med innehållsrika rubriker som kan vägleda mottagarna genom texten. Det gör texten lätt att överblicka och lätt att läsa. Rubrikerna ger mottagarna en fingervisning om vad sidan handlar om och hjälper dem att ta till sig innehållet. Även i korta texter är det bra med rubriker, och om texten är på flera sidor bör du ha minst en mellanrubrik per sida. En bra rubrik ska sammanfatta innehållet innehålla ett ledord ur texten gärna innehålla ett aktivt verb. I minnesanteckningarna på sidan 16 kan du se exempel på tydliga rubriker som sammanfattar innehållet. Webbtexten på sidan 18 innehåller också en tydlig mellanrubrik. Logiska stycken gör det lätt att hänga med Håll ihop det som hör ihop i samma stycke, och byt stycke när du börjar på något nytt. Då blir styckeindelningen logisk och det blir lätt för mottagarna att hänga med. För det mesta räcker det med fem till tio rader innan det är dags att göra nytt stycke. I webbtexter är det extra viktigt att styckena är korta. Gör en blankrad mellan styckena så blir texten luftig och lätt att läsa. Inled gärna varje stycke med en mening som sammanfattar innehållet i resten av stycket, en så kallad kärnmening. 6 Skriv för mottagarna

Remissvaret på sidan 15 har en logisk och luftig styckeindelning. I beslutsunderlaget på sidan 13 finns ett exempel på en kärnmening. Punktlistor hjälper mottagarna att överblicka Presentera alternativ och uppräkningar i punkter. De är lättare att få grepp om än långa uppräkningar i löpande text. Gör inte listorna för långa högst sju punkter. Blir det fler bör du försöka dela upp informationen i två listor. Använd punkter eller tankstreck för uppräkningar utan inbördes ordning, abc-listor för alternativ och numrerade listor där ordningsföljden är viktig, till exempel i instruktioner. Utforma punkterna i listan på samma sätt. Du ska till exempel inte låta några punkter i en lista vara substantiv och andra uppmaningar eller att-satser. Här är några exempel på symmetriska listor. Punktlista Abc-lista Numrerad lista Kontrollera alltid Tre sätt att spara dokument: Stäng av datorn så här: ordvalet a) Välj spara i Arkivmenyn. 1. Klicka på Start. stavningen b) Klicka på sparaknappen 2. Klicka på Stäng av datorn. meningslängden. i verktygsfältet. 3. Välj Stäng av i rulllistan c) Tryck ctrl+s på tangentbordet. och klicka på OK. Exempel på symmetriska listor Exempel på punktuppställningar hittar du i minnesanteckningarna på sidan 17 och i remissvaret på sidan 14. Variera meningslängden Varierad meningslängd ger texten en behaglig rytm som gör den lätt att läsa. Försök därför att skriva både korta och lite längre meningar. Kontrollräkna ibland och låt meningarna variera mellan 10 och 25 ord. Försök dela upp meningar som blir längre än 25 ord. Du hittar exempel på varierad meningslängd i bland annat beslutstexten på sidan 13. Skriv enkla meningar Skriv så enkla meningar som möjligt och använd rak ordföljd i de flesta av meningarna. Rak ordföljd innebär att du håller ihop de viktigaste satsdelarna subjekt, predikat (verb) och objekt. Då känns meningarna naturliga och blir lätta att läsa. Till exempel så här: Vi använder Lantmäteriets kartor för att få korrekta namn på märkena. Visst kan du variera meningsbyggnaden lite för att få en mer personlig text, men krångla inte till det. Dela inte upp sådant som hör ihop genom att skjuta in tillägg, förklaringar eller liknande. Skriv alltså inte så här: Vi använder, för att få korrekta namn på märkena, Lantmäteriets kartor. Lägg eventuella förbehåll eller tillägg i en egen mening. Titta gärna på meningsbyggnaden i myndighetsbeslutet på sidan 11. Även i protokollet på sidorna 16-17 är meningsbygg naden enkel. Skriv för mottagarna 7

Välj enkla och tydliga ord Använd vanliga ord i så stor utsträckning som möjligt. Om du måste använda fackord bör du förklara dem i texten, eller i en ordlista om de är många. I beslutsunderlaget på sidan 13 hittar du ett exempel på hur du kan förklara fackord utan att störa läsrytmen. Ovanliga eller omoderna ord och ordformer bör du undvika. Varje gång mottagarna stöter på ett ord de inte förstår förlorar de tråden i läsningen. Det skapar irritation och i värsta fall slutar de läsa. I Svarta listan på regeringens webbplats hittar du alternativ till en del ord som bör bytas ut. Skriv till exempel uppmana i stället för anmoda och enligt i stället för jämlikt (i hänvisningar till lagtext). Skriv aktivt Tala alltid om vem som har gjort eller ska göra något. Det gör du bäst med verb i aktiv form. Det gör texten mer levande och lättare att läsa. Skriv När vi har granskat ditt ärende har vi noterat att och Om du har frågor kan du kontakta i stället för Vid granskning av ditt ärende har noterats eller Vid frågor kontaktas Undvik passiv form (noterats, kontaktas) och att göra om verben till substantiv (granskning). Passiva skrivsätt gör texten stel och svårtillgänglig. De ökar risken för missuppfattningar eftersom de döljer vem som är ansvarig eller ska göra något. Om det står Ansökan ska kompletteras kan mottagaren tro att det är något som myndigheten gör. Skriv Du måste komplettera ansökan, om det är det du menar. Du hittar exempel på aktiva formuleringar i bland annat myndighetsbeslutet på sidan 11. Skriv ut sambanden Visa mottagarna hur texten hänger ihop. Det gör du med ett konsekvent ordval och med hjälp av så kallade sambandsord. I myndighetstexter är tydligheten viktigare än variationen, så även om det är tråkigt bör du undvika synonymer. Framför allt gäller det textens nyckelbegrepp. Skriv till exempel inte vårdgivaren och läkaren i samma text om de syftar på samma person. Det gör det svårare för mottagarna att tolka texten. Sambandsord är småord som visar hur meningar och delar av meningar hänger ihop med varandra. Det är ord som också, därför att, eftersom. I Rapporter och remissvar i exempelsamlingen på sidan 15 kan du se exempel på sambandsord. Gör tydliga hänvisningar Med tydliga hänvisningar, till exempel mellan olika avsnitt, visar du hur texten är uppbyggd. Förklara vilka avgränsningar du har gjort, så det blir tydligt vad du tar upp och inte tar upp. Det skapar en helhetsbild av texten och gör att den känns sammanhängande och logisk. I remissvaret på sidan 14 finns en sådan hänvisning. 8 Skriv för mottagarna

Använd lättlästa stilsorter Myndigheters grafiska profilprogram brukar ange vilka typsnitt som ska användas. Ta reda på vad som gäller hos er! Några saker bör du alltid tänka på: Undvik versaler (stora bokstäver) i längre textavsnitt, eftersom text skriven med enbart versaler är svårläst. Undvik kursiv stil på webben och i andra texter som ska läsas på skärm. Använd fetstil om du vill markera något. Blanda inte mer än två typsnitt i samma dokument. Gör dina presentationer läsliga Presentationer i Powerpoint eller på OH-bilder ska kunna läsas på långt håll. Därför måste du välja tillräckligt stor stil och ett typsnitt som är lätt att läsa på håll. Tänk på följande: Ha inte för mycket information på varje bild. Högst sju ord per rad och högst sju rader är en bra tumregel. Dela upp omfattande information på flera bilder med en inledande eller avslutande över siktsbild. Undvik versal text. Var sparsam med kursiveringar och understrykningar. Skriv för mottagarna 9

Så här kan du skriva exempelsamling I det här avsnittet finns sju exempel på hur du kan skriva på ett sätt som gör det lätt för mottagarna att ta till sig innehållet i din text. Exemplen är texttyper som är vanliga på svenska myndigheter. Utgå från att mottagarna har olika förutsättningar att förstå din text. Att ta reda på förutsättningarna är första steget i skrivprocessen. Andra steget är att anpassa och utforma texten så att den stämmer så bra som möjligt med förutsättningarna. I exemplen beskrivs sådant som underlättar för läsarna och som finns förklarat i avsnittet Skriv för mottagarna. Vill du veta mer, se lästipsen på sidan 19, eller vänd dig till den som är språkvårdsansvarig på din myndighet. E-post Tala om ditt ärende så utförligt som möjligt redan i ämnesraden. Skriv inte Hej eller Diverse, och lämna den aldrig tom. Gör en tydlig styckeindelning även i e-brev. Använd en kort och personlig hälsningsfras. Hej Magnus! Tack för ditt brev. Det är roligt att du är intresserad av arbete hos oss. Länka till information på webbplatsen. Tala om vad som kommer att hända härnäst så att mottagaren slipper komma med följdfrågor. Skriv ut hälsningsfrasen. Avsluta med ditt namn och dina kontaktuppgifter. Vi brukar lägga ut våra lediga jobb på förstasidan på vår webbplats www.regiondalarna.se. Titta gärna där ibland. Där kan du också klicka på länken till Flyttatilldalarna.nu och anmäla att du är intresserad av att flytta hit. Vänliga hälsningar Margret Skog ------------------------------------------------------------ Margret Skog Region Dalarna Myntgatan 2 791 51 Falun margret.skog@regiondalarna.se Tel 023-77 70 48, 070-688 58 03 www.regiondalarna.se 10 Så här kan du skriva - exempelsamling

Myndighetsbeslut Ansökan om tillstånd att använda landskapsvapnet Inled beslutet med en tydlig beslutsformulering. Tilltala mottagaren med du. Det går ofta bra även när du skriver till företag. En varierad meningslängd ger behaglig läsrytm. Skriv vi om dig själv och myndigheten. Det är personligt och förtroendeingivande. Redogör kort för reglerna under en egen rubrik. En aktiv formulering gör det lätt för läsaren att förstå vem som ska göra vad. Placera själva laghänvisningen efter den resonerande texten. Beslut Länsstyrelsen beslutar att inte pröva ansökan. Redogörelse för ärendet Du har för din enskilda firma X ansökt om tillstånd att få använda Dalarnas landskapsvapen som applikation på jeans och andra plagg. Du har uppgett att landskapsvapnet inte ska förekomma i samband med något varumärke. Skäl för beslutet Vi bedömer att det är frågan om att använda landskapsvapnet som dekoration på klädesplagg, men inte som ett särskilt kännetecken för plaggen eller som en del av varumärket. Det behövs därför inget tillstånd. Länsstyrelsen prövar därför inte ansökan. Regler för användningen av landskapsvapen För att få använda ett landskapsvapen i näringsverksamhet och som varumärke eller annat kännetecken för varor eller tjänster, krävs länsstyrelsens tillstånd. Om landskapsvapnet enbart utgör en dekoration krävs dock inget tillstånd. (Lagen (1970:498) om skydd för vapen och vissa andra officiella beteckningar) Du kan överklaga detta beslut, se bilaga (Formulär 6). Så här kan du skriva - exempelsamling 11

Brev till privatpersoner Använd en personlig och kort hälsningsfras. Tilltala mottagaren med du. Skriv jag om dig själv när det är ett mindre formellt ärende med en privatperson som mottagare. Redogör kortfattat för vad du har gjort för att hjälpa till, utan att gå in på detaljer. Även bakgrundsinformationen kan du korta ner till ett minimum. Mottagarna har gott minne när det gäller det egna ärendet. Hej Anna! Tack för ditt brev. Det var tråkigt att höra att X kommun inte kunde förse dig med några arbetsuppgifter när du anvisats plusjobb. Jag har pratat med Arbetsförmedlingen i X och fått veta att de emellertid erbjudit dig andra alternativ. Jag råder dig därför att ta ny kontakt med Arbets förmedlingen i X och fortsätta diskutera vilka steg du kan ta för att öka dina chanser att få ett arbete. Med vänliga hälsningar Petra Engvall 12 Så här kan du skriva - exempelsamling

Beslutsunderlag Tala om vem som föreslår och vem som ska ta emot förslaget. Markera själva förslaget tydligt. Presentera delmoment i punkt form. Sammanfatta förslaget. Precisera en tidsplan. Förslag till beslut Beskrivning Tidsplan Ett beslutsunderlag bör ge mottagarna en samlad bild av förslaget till beslut på en sida. Berätta tidigt vad förslaget kommer att kosta och när det du föreslår ska ske. Landstingsstyrelsen föreslår att fullmäktige beslutar att höja läkarbemanningen vid medicinkliniken i Mora genom att öka länssjukvårdens finansieringsram med 3 miljoner kronor från 2007. För att på sikt förändra en bekymmersam läkarsituation med omfattande vakanser och så kallade stafettläkare behöver bemanningen öka på Mora medicinklinik. Förberedelserna behöver starta under hösten och vintern 2006, med en successiv bemanningsutökning under 2007 som ett första steg. Rubriker gör det lätt för mottagarna att hitta det de söker, under till exempel ett möte. Avsluta med bakgrunden. Skriv en kort motivering och en sammanfattande bakgrund. Om det behövs en längre förklaring eller bakgrund bör du lägga det i en bilaga. Inled gärna stycken med en sammanfattande mening. Förklara och exemplifiera fackord eftersom mottagarna inte är specialister. Bakgrund Medicinkliniken i Mora svarar för 25-30 procent av den internmedicinska verksamheten i Landstinget Dalarna. Kliniken har under många år haft en stab med erfarna läkare med specialistkunskap där en och samma läkare ofta verkat inom två eller flera subspecialiteter. Flera ur denna läkarstab är nu på väg in i pensionsåldern och bemanningssituationen har blivit alltmer bekymmersam. Jämfört med andra kliniker med motsvarande uppdrag har Mora färre specialister, och läkarbudgeten har utgått från en låg bemanning. I dag är det svårt att hitta denna typ av specialister, eftersom internister i regel har endast en subspecialitet. För att klara medicinklinikens internmedicinska akutuppdrag och uppdraget inom vanliga subspecialiteter (kardiologi, lungmedicin, njurmedicin, gastro-enterologi, endokrinologi inkl. diabetesvård etc.) behöver läkarbemanningen därför planeras utifrån dagens förutsättningar. Detta kräver en utökning av budgetramen som inte ryms inom en sedvanlig årlig uppräkning. Så här kan du skriva - exempelsamling 13

Rapporter och remissvar En kort sammanfattning förber eder mottagarna på innehållet. Hjälp läsaren att hitta i texten, till exempel genom att hänvisa till rubrikerna. Skriv vi om myndigheten. Strukturera uppräkningar i punktuppställningar så att de blir lätta att överblicka. Att återta mitt språk - Åtgärder för att stärka det samiska språket (SOU 2006:19) Vägverket har inga principiella invändningar mot förslagen om att hantera ärenden på samiska, men vi ser praktiska problem att klara kraven. Vi kommer att få vissa ökade kostnader och längre handläggningstid. Våra synpunkter gäller därmed i huvudsak utredningens avsnitt 10.5 Åtgärder för att underlätta genomförandet och 15.3 Utmärkning med samisk ortsnamnsmärkning. Övergripande kommentarer I dag finns ingen efterfrågan på service på samiska, men vi utgår från att det på sikt uppstår efterfrågan om utredningens förslag genomförs. Vårt svar utgår från våra möjligheter att sköta kontakter på samiska i en sådan situation. Ökade kostnader och längre handläggningstid Kraven på ärendehantering på samiska för med sig ökade kostnader. Det vi nu kan se är att det uppstår kostnader för översättning och tolkning i enskilda ärenden översättning av information på webbplatsen utarbetande av rutiner och information till all personal. 14 Så här kan du skriva - exempelsamling

Om rubrikerna från sammanfattningen får återkomma så känner mottagarna igen sig. Lagom långa stycken gör texten lätt att läsa. Använd sambandsord (här: därefter). 15.3 Utmärkning med samiska ortnamnsmärken För närvarande avvaktar vi med utmärkningen på samiska tills Lantmäteriet har utrett om namnen på kartmaterialet är korrekta. Hittills har vi satt upp samiska ortnamnsmärken längs de större vägarna i Norrbotten, och vi planerar att fortsätta med utmärkning längs väg 870 till Nikkaluokta i Kiruna och Gällivare kommun. Vi har inte möjlighet att avsätta medel för att göra utmärkningen i snabbare takt än vad vi har planerat. Om vi får i uppdrag att intensifiera arbetet, som utredningen föreslår, behöver Vägverket få tillskott av medel för detta. Vägverket Region Norr och Lantmäteriet fick en skrivelse i slutet av 2005, där det ansågs att flera av våra ortnamnsmärken på det samiska språket var felstavade. Lantmäteriet har därefter satt igång en utredning om stavning arna. Så länge utredningen pågår kan vi inte fortsätta utmärkningen. Till hösten hoppas vi få besked från Lantmäteriet om vi kan starta utmärkningen längs väg 870. Så här kan du skriva - exempelsamling 15

Protokoll och minnesanteckningar Klarspråksgruppen i Dalarna Berätta var och när mötet hölls. Tid 2006-11-28 Plats Banverkets huvudkontor, Borlänge Skriv vilka som var med på mötet, och vilka som inte var det. Närvarande Ej närvarande Rolf Björkman Karin Evjen Boel Lundström Örjan Pettersson Lena Sterner Petra Engvall Henriette Johansson Cecilia Sigrand Henrik Sjögren Margret Skog Skriv tydliga rubriker som sammanfattar innehållet. Tala om det som hände på mötet i dåtid (imperfekt). Använd nutid (presens) för det som fortfarande gäller när mötet är slut. Lämna tillräckligt med information för att de som inte var med ska kunna förstå vad ni pratade om. Förra mötet Det fanns ingenting speciellt att kommentera från förra mötet. Skrivkurser på landstinget Lena berättade om en skrivkurs som Landstinget Dalarna dragit i gång. Det är ett samarbete med folkhögskolan i Mora och det hela går under namnet Kreativt skrivande. Mycket populärt. Banverket får förändrad organisation Örjan redogjorde för den organisationsförändring som pågår och som ska vara klar till februari 2007. Det mesta pekar på att språkvården, liksom de flesta uppgifterna i dagens informationsavdelning, hamnar i en stödfunktion som heter Verksamhetsstöd. Den kan liknas med Vägverkets enhet Support. 16 Så här kan du skriva - exempelsamling

Vi ska revidera skrivråden Gruppen diskuterade det fortsatta arbetet med revidering av handboken Klarspråk i Dalarna. Det landade i dessa konstateranden: Punktuppställningar hjälper läsarna att strukturera informationen. Det är inte aktuellt att fortsätta ändra i det befintliga dokumentet. Vägverkets Skrivhjälpen blir utgångspunkt för ett nytt dokument, men delen Rätt skrivsätt tas bort. Dessa detaljerade skrivregler finns i ännu utförligare varianter i exempelvis Myndigheternas skrivregler (Stats rådsberedningen) och i Svenska skrivregler (Språkrådet). Den återstående delen av Skrivhjälpen kompletteras, bland annat med en fylligare del om webbtexter. Boel kontaktar Språkkonsulterna för att få ett kostnadsförslag. Hjälp deltagarna att förbereda sig till nästa gång. När och var ska ni ses nästa gång? Förbered till nästa möte Var och en går igenom Skrivhjälpen och tänker efter om det är något som saknas. Kontakta Boel Lundström om du inte har den (0771-119 119). Gå igenom Svarta listan (Statsrådsberedningens PM 2004:1) och plocka ut de ord som ni anser förekommer någorlunda regelbundet i de texter ni jobbar med. Ta gärna fram exempel ur er verksamhet, eftersom de exempel som nu finns i Skrivhjälpen kommer från Vägverket. Nästa möte Nästa möte blir onsdagen den 17 januari klockan 10.00, hos Högskolan Dalarna. Vi träffas på regementsområdet i Falun i huset Gamla sjukan som ligger till höger om en grå betongbyggnad som kallas Mediahuset. Lokalen heter lokal 236. Så här kan du skriva - exempelsamling 17

Webbtexter Låt rubriken tydligt avgränsa ämnet. Korta stycken gör det lättare att läsa på skärm. Använd informativa mellanrubriker. Punktlighet Hur ofta är tåget i tid? Järnvägstrafik förknippas ofta med dålig punktlighet, inte minst i tidningsrubriker och framförallt kring storstadsområdena där tågpendling är vanlig. I ett riksgenomsnitt kommer ungefär nio av tio persontåg i rätt tid till slutstationen. När det gäller godstrafiken är motsvarande nivå ungefär åtta av tio tåg. Vi arbetar för en bättre punktlighet Banverket och järnvägsföretagen arbetar på flera sätt för att förbättra punktligheten. Problemet med punktligheten hänger till stor del ihop med kapaciteten. Är det mycket trafik, ökar risken för problem och förseningar. En trafikstörning, till exempel i storstadsregionerna under rusningstid, riskerar att drabba många tåg och resenärer. Banverket arbetar med att förhindra att fel uppstår, men också med att optimera trafiken så att störningarna inte får så stora konsekvenser. 18 Så här kan du skriva - exempelsamling