Uppföljning av 2015 års interna kontrollplaner för nämnderna.

Rapport 1 (9) Datum 2016-03-09 Budget- och utvecklingschef Raymond Lützhöft 0410733135 raymond.lutzhoft@trelleborg.se Till kommunstyrelsen Uppföljning av 2015 års interna kontrollplaner för nämnderna. Enligt kommunens reglemente för intern kontroll (KF 2012-04-23 85) skall nämnderna varje år antaga en särskild plan för den interna kontrollen. Denna plan skall följas upp av nämnderna och nämnden skall senast i samband med upprättande av årsanalysen rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade 2014-11-05 191 om gemensamma kontrollmål för nämnderna år 2015 (bilaga 1). Härmed föreligger en redovisning av den uppföljning som genomförts under 2015. Av de tio nämnderna som är aktuella för granskning har alla i samband med bokslutsarbetet för 2015 gjort en avrapportering enligt ovan. Av de tio nämnder har också samtliga haft en egen upprättad kontrollplan och alla har genomfört en uppföljning av denna. Samtliga nämnderna har genomfört en uppföljning av de kommungemensamma målen: Kontrollmål 1 (kommungemensamt) Korruption, mutor och bestickning Kontrollmoment Hur arbetar förvaltningarna systematiskt för att förhindra mutor/bestickning, finns riskbedömningar? Granskning Enligt kontrollplanen skall granskningen utföras av deltagare från respektive förvaltning i det interna nätverket för intern kontroll och vid ett tillfälle under året. Vid granskningen skall förvaltningarna redovisa eventuella riktlinjer, arbeten eller utbildningar genomförda under 2014. Redovisningen av både genomförda kontrollmoment och resultat är dock i många uppföljningsrapporter otydliga, vilket försvårat en samlad bedömning. Trelleborg2000, v 1.0, 2008-09-16 Bedömning Då många nämnder angivet en avsaknad av riktlinjer, dvs. själva grunden för arbetet mot korruption, mutor och bestickning så kan det samlade resultatet för kommunen som helhet inte godkännas. Dock finns det policys eller riktlinjer inom området både gemensamma och sådana som är förvaltningsspecifika. På Slättnet finns kommunens gemensamma Upphandlingspolicy som innehåller avsnitt angående mutor. Vidare finns ett allmänt informationsavsnitt om mutor med Kommunstyrelsen Postadress: 231 83 Trelleborg Telefon: 0410-73 30 00 www.trelleborg.se Besöksadress: Algatan 13 Fax: 0410-441 90 E-post: trelleborgs.kommun@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg Org.nr: 212000-1199

2 (9) kommentarer och hänvisningar till gällande lagutrymmen samt en policy avseende hantering av bisysslor. På Slättnet finns också samhällsbyggnadsnämndens Riktlinje om representation, mutor och jäv 2012-12-18 och serviceförvaltningen har under 2015 tagit fram Riktlinjer för att motverka tagande respektive givande av muta. Noteras skall också att kommunen under 2012-2013 deltagit i SKLs nätverk för korruptionsbekämpning vars syfte var att utveckla deltagande kommuners kunskap om korruption genom bl.a. erfarenhetsutbyte men även att främja ett gemensamt metodutvecklingsarbete. Erfarenheterna ifrån detta arbete och frågan om korruption i övrigt har dessutom diskuterats i kommunledningsgruppen där förvaltningscheferna ingår bl.a. på ett särskilt möte september 2012. Förslag till åtgärder: att personalavdelningen tar fram förslag till en kommunövergripande policy som eventuellt kan bygga på samhällsbyggnadsförvaltningen alternativt serviceförvaltningens riktlinjer, att samtliga anställda och förtroendevalda återkommande uppmärksammas på innehållet i policyn/riktlinjerna. att alla nyanställda informeras om kommunens arbete mot korruption, att det på Slättnet i anslutning till policyn/riktlinjerna finns lättillgänglig intern kontaktinformation (ev. en whistleblower funktion) samt annan information kring hantering av oegentligheter samt att en förnyad granskning görs av kontrollmålet senast 2018. Kontrollmål 2 (kommungemensamt) Policy och riktlinjer Kontrollmoment Kontroll av att gällande policy och riktlinjer är aktuella och uppdaterade Granskning Granskningen har i de flesta fall utförts enligt kontrollplanen dvs. av kommunjuristen en gång under hösten 2015. Granskningen har därvid skett genom kontroll av samtliga policys och riktlinjer som framgår av Slättnet. Kontroll har då skett av huruvida dessa är aktuella och uppdaterade. En redovisning av resultatet har därefter skett i nämndernas uppföljning. Bedömning För kommunen som helhet visar granskningen att drygt hälften av samtliga policys är inaktuella. För näst intill samtliga inaktuella policys pågår dock arbete med att antingen revidera policyn eller att ta fram en ny. Positivt är att det för nyare policys oftast finns angivet när policyn är antagen och när den ska revideras, vilket är önskvärt ur

3 (9) aktualitetssynpunkt. Eftersom granskningen visar på relativt stora brister beträffande aktualitet så blir resultatet av granskningen underkänt. Följande åtgärder föreslås, vilka ligger i linje med de förslag revisorerna under maj 2013 lämnade i sin revisionsrapport Granskning av kommunens policydokument : att respektive ansvarig förvaltning skapar rutiner för en regelbundet återkommande genomgång av de policys/riktlinjer man tagit fram, i syfte att säkerställa att dessa är aktuella och uppdaterade, att respektive ansvarig förvaltning i framtiden förser alla policydokument med datum för upprättandet/antagandet och hur ofta dokumentet bör revideras samt att en förnyad granskning av kontrollmålet genomförs senast 2018. Kontrollmål 3 (kommungemensamt) Arkivering Kontrollmoment Kontroll av att det finns en upprättad och beslutad dokumenthanteringsplan som är aktuell avseende organisation och hantering av handlingar. Granskning Genomförd granskning har i huvudsak följt kontrollplanen. Granskningen har utförts av kommunarkivarien en gång under hösten 2015 och utgått från gällande arkivreglemente för Trelleborgs kommun fastställt av kommunfullmäktige 2012-11-26. Kontroll har skett av att planen omfattar samtliga verksamheter inom nämnderna och att den angett hur handlingar ska sorteras, förvaras och gallras. Bedömning Granskningen visar ett skiftande resultat alltifrån kompletta och fastställda dokumenthanteringsplaner till nämnder med total avsaknad av plan och därmed rutiner för arkivering. I samtliga fall då brister redovisats så finns dock förslag till åtgärder. Då endast fem nämnder av tio möjliga har godkänt resultat så får kontrollmålet underkänt för kommunen som helhet. Förslag till åtgärder: att i de fall att nämnden saknar en dokumenthanteringsplan skall en sådan fastställas under 2016, att i de fall att nämnden har brister enligt kontrollmålet så skall dessa åtgärdas under 2016, att samtliga dokumenthanteringsplaner bör revideras årligen samt att en förnyad granskning av kontrollmålet genomförs under 2017. -------------------------------------------------

4 (9) När det gäller nämndernas redovisning av kontrollmål och uppföljningen av dessa så följer här en kort översikt: Kommunstyrelse. Styrelsen beslutade 2014-11-05 om de kommungemensamma kontrollmålen samt tre egna kontrollmål för kommunledningsförvaltningen/ räddningstjänstförvaltningen. Dessa avser riktlinjer för digitala kanaler, avslut av räddningstjänstuppdrag och kontroll av riskanalyser enligt LSO (Lagen om skydd mot olyckor). Som underlag för styrelsens beslut om kontrollplan finns en upprättad risk- och sårbarhetsanalys. I rapporten över uppföljningen som godkändes av kommunstyrelsen 2016-03-02 så visar bedömningen av de tre kommungemensamma målen ett underkänt resultat. I samtliga fall finns dock förslag om tydliga åtgärder men för endast ett dvs. arkivering finns en tidpunkt för när utförda åtgärder skall återrapporteras. För de egna kontrollmålen redovisar rapporten ett godkänt resultat för samtliga. Dock redovisas samtidigt sådana brister vid uppföljningen av riktlinjer för digitala kanaler att det enligt undertecknad är tveksamt att kontrollmålet kan godkännas. Det är därför viktigt att redovisade åtgärder genomförs. Av rapporten framgår att förvaltningarna följt upp beslut i tidigare års uppföljning av kontrollplaner. Rapporten följer den gemensamma mallen med väl avvägd information. Överförmyndarnämnd. Överförmyndarnämnden beslöt 2014-11-19 om en kontrollplan för år 2015. Kontrollplanen innehåller ett eget kontrollmål utöver de tre kommungemensamma målen. Det egna kontrollmålet är riktlinjer för digitala kanaler vilket även ingår i kommunstyrelsens kontrollplan. Vidare finns en riskoch sårbarhetsanalys upprättad över fyra riskområden där även dessa ingår i kommunstyrelsens risk- och sårbarhetsanalys. En rapport över uppföljningen för 2015 finns upprättad och nämnden har beslutat om och godkänt rapporten 2016-01-27. I rapporten görs bedömningen att samtliga kontrollmål uppfylls. Utifrån den i rapporten beskrivna granskningen av de kommungemensamma målen så förekommer det dock brister avseende redovisningen av kontrollmoment och kontrollansvariga vilket gör det svårt bedöma måluppfyllelsen. När det gäller det egna kontrollmålet så är det utifrån kontrollplanen svårt att göra en bedömning av resultatet kring uppföljningen då kontrollplanen är diffus angående bl.a. vad som skall kontrolleras och vem som skall utföra kontrollen. I tillämpningsanvisningen (8 ) till kommunens reglemente för intern kontroll finns en detaljerad beskrivning på vad som den interna kontrollplanen minst skall innehålla. Dessutom har en mall tagits fram för detta ändamål. Överförmyndarnämnden har under en följd av år inte presenterat några egna kontrollmål dvs. mål utöver dom som ingår i kommunstyrelsens kontrollplan. Nämnden bör göra en risk- och sårbarhetsanalys av egna tänkbara riskområden.

5 (9) Valnämnd. Ingen kontrollplan eller uppföljning presenterad, och med tanke på verksamhetens beskaffenhet så bör nämnden undantas från kravet på kontrollplan. Revision. På grund av revisionens särställning enligt kommunallagen där revisionen själv svarar för sin förvaltning inför fullmäktige så ingår revisionen inte i föreliggande uppföljning. Socialnämnd. Nämnden beslöt 2014-10-27 om interna kontrollmål för 2015. Beslutet innehåller två egna kontrollmål dvs. kontroll om loggningsrutinen för verksamhetsprogrammet Procapita används samt kontroll av köptrohet mot ramavtal specifikt yrkeskläder & skor, livsmedel och tankning. Som underlag för beslutet om kontrollplan finns en upprättad risk- och sårbarhetsanalys. Förvaltningen har gjort en uppföljning som ännu inte behandlats av socialnämnden. Bedömningen vid uppföljningen av de tre kommungemensamma målen visar att man genomgående följt kontrollplanen vid granskningen. I ett av fallen (policy och riktlinjer) så visar granskningen att kontrollmålet uppnåtts och att inga ytterligare åtgärder föreslås. Vid granskningen av de två övriga kontrollmålen så redovisas en del brister men det finns förslag till konkreta åtgärder en tydlig tidplan för återrapportering. Även när det gäller granskningen av de två egna kontrollmålen så har de utförts enligt kontrollplanen. Även här har uppmärksammats en del brister men det finns förslag till åtgärder med tidplan för återrapportering. Av rapporten framgår också att förvaltningen följt upp och genomfört beslut i tidigare års uppföljning av kontrollplan. Rapporten följer den gemensamma mallen med väl avvägd information. Bildningsnämnd. Nämndens beslutade kontrollplan 2014-12-03 för 2015 innehåller utöver de tre kommungemensamma målen ett eget kontrollmål vilket avser en övergripande kontroll av hela avtalshanteringen. Av beslutet framgår också att valet av kontrollmål bygger på en risk- och sårbarhetsanalys. Nämnden beslöt 2016-02-03 att godkänna den presenterades rapporten över uppföljningen av de interna kontrollmålen både avseende de kommungemensamma målen och det egna kontrollmålet. Av rapporten framgår att gällande policy och riktlinjer så har bildningsnämnden inga sådana på Slättnet. Kontrollmålet arkivering får godkänt då förvaltningen både utfört granskningen enligt kontrollplanen och att resultatet är godkänt. När det gäller korruption, mutor o bestickning så har förvaltningen utfört granskningen enligt kontrollplanen men resultatet är underkänt då det inte finns riktlinjer eller då det ej skett något arbete eller utbildning inom området. Förvaltningen efterlyser ett kommunövergripande initiativ i frågan. Granskningen av det egna kontrollmålet är beskrivet i en tjänsteskrivelse som bilagts uppföljningsrapporten och denna utgör en kartläggning av hela avtalsprocessen. I tjänsteskrivelsen finns också förslag till åtgärder och en

6 (9) tidplan för när dessa skall vara genomförda. Granskningen som genomförts följer den av nämnden beslutade kontrollplanen. Kulturnämnd. Nämnden beslutade 2014-12-17 om en kontrollplan som innehåller de kommungemensamma kontrollmålen samt två egna kontrollmål avseende ensamarbete och systematiskt säkerhetsarbete. I beslutet framgår också att en risk- och sårbarhetsanalys är underlag för beslutet. I en uppföljningsrapport som nämnden godkänt 2016-02-17 framgår resultatet för uppföljningen av både de kommungemensamma målen och de egna kontrollmålen. När det gäller de kommungemensamma målen så konstateras att avseende policy och riktlinjer så har kulturnämnden inga sådana på Slättnet. Granskningen av kontrollmålet korruption, mutor o bestickning har utförts enligt kontrollplanen men resultatet är underkänt då det inte finns riktlinjer eller ett systematiskt arbetssätt inom förvaltningen. Arbetet med riktlinjer har dock startats upp under 2015 och beslut skall tas av nämnden under 2016. Förvaltningen efterlyser en kommunövergripande policy. Vid uppföljningen av kontrollmålet arkivering har granskningen skett enligt kontrollplanen men resultatet är underkänt då det saknas en dokumenthanteringsplan. Arbetet med denna är påbörjad och beslut skall tas av kulturnämnden under 2016. För de egna kontrollmålen så visar granskningen enligt rapporten överlag ett godkänt resultat. Samtidigt redovisas dock förslag till förbättringar bl.a. en kommungemensam skyddsrond med ett integrerat säkerhetsarbete och när det gäller ensamarbetet, åtgärder inom Parkens verksamhet. Av rapporten framgår att förvaltningen följt upp och genomfört beslut i tidigare års uppföljning av kontrollplaner. Vidare noterar nämnden att nätverket för intern kontroll inte längre är aktivt dvs. har gemensamma möten och att kommunstyrelsens beslut om 2016 års interna kontrollmål inte togs i enlighet med bestämmelserna, förmodligen beroende på att beslutet togs i december istället för i november. Fritidsnämnd. Nämnden beslutade 2014-12-16 om en kontrollplan som innehåller de kommungemensamma kontrollmålen samt två egna kontrollmål avseende ensamarbete och systematiskt säkerhetsarbete. I beslutet framgår också att en risk- och sårbarhetsanalys är underlag för beslutet. I en uppföljningsrapport som nämnden godkänt 2016-02-16 framgår resultatet för uppföljningen av både de kommungemensamma målen och de egna kontrollmålen. Kultur- och fritidsförvaltningen har arbetat med de kommungemensamma kontrollmålen för de båda nämndsområdena samtidigt och resultaten är identiska och framgår därför under avsnittet ovan om kulturnämnden.

7 (9) För de egna kontrollmålen så visar granskningen enligt rapporten överlag ett godkänt resultat. Samtidigt redovisas något förslag till förbättring dvs. en kommungemensam skyddsrond med ett integrerat säkerhetsarbete. Av rapporten framgår att förvaltningen följt upp och genomfört beslut i tidigare års uppföljning av kontrollplan. Vidare noterar nämnden att nätverket för intern kontroll inte längre är aktivt dvs. har gemensamma möten och att kommunstyrelsens beslut om 2016 års interna kontrollmål inte togs i enlighet med bestämmelserna, förmodligen beroende på att beslutet togs i december istället för i november. Arbetsmarknadsnämnd. I ett beslut 2014-12-08 fastställde nämnden de interna kontrollmålen. Detta beslut innehåller tre egna kontrollmål. Dessa är kontroll av riktlinjer och rutiner för ekonomiskt bistånd, riktlinjer och rutiner för dokumentation i verksamhetssystemen och utbetalningar av ekonomiskt bistånd. I beslutet framgår också att en risk- och sårbarhetsanalys är underlag för kontrollplanen. I ett beslut 2016-02-15 godkände nämnden den rapport över uppföljningen som presenterats av förvaltningen. Av uppföljningen framgår att samtliga gemensamma kontrollmål följts upp i enlighet med kontrollplanen men när det gäller policy och riktlinjer så har nämnden inga egna publicerade på Slättnet. Granskningen av kontrollmålet korruption, mutor o bestickning har utförts enligt kontrollplanen men resultatet är underkänt då det inte finns riskbedömningar eller riktlinjer. Arbetsmarknadsförvaltningen skall utarbeta sådana som skall fastställas av nämnden i april 2016. När det gäller kontrollmålet arkiv så har granskningen utförts enligt kontrollplanen och resultatet är godkänt. Vid granskningen av de tre egna kontrollmålen så redovisas ett godkänt resultat för två av de tre kontrollmålen och kontrollplanen har följts vid granskningen av samtliga mål. Vid bedömningen av riktlinjer och rutiner för dokumentation i verksamhetssystemen så konstateras att det finns brister när det gäller uppgifter angående inskrivningen av nya sökande i verksamhetssystemet. Under hösten 2015 har därför rutiner setts över och uppdaterats. Nämnden har också fattat beslut om förnyad granskning under 2016. Samhällsbyggnadsnämnd. Nämnden har 2015-04-07 tagit beslut om en intern kontrollplan för 2015 som dels innehåller de kommungemensamma målen och dels tre egna kontrollmål. De egna kontrollmålen är kundtjänst, EDP Vision och handläggarsystemet på förvaltningen samt sårbarhet för datasystemverksamheten. I beslutet framgår också att en risk- och sårbarhetsanalys är underlag för beslutet. Nämnden har 2016-02-03 godkänt uppföljningen av 2015 års kontrollmål. I uppföljningen av de kommungemensamma målen så redovisar granskningen av korruption, mutor och bestickning samt arkivering att kontrollmålen uppfyllts och att granskningen tycks ha skett enligt kontrollplanen. Däremot är det utifrån rapporten mer tveksamt om kontrollmålet uppfylls för policy och

8 (9) riktlinjer. I rapporten framgår bara en beskrivning av var dessa dokument finns upplagda på Slättnet och vilken typ av verksamhet dessa dokument tillhör. När det gäller korruption, mutor och bestickning skall noteras att förvaltningen har ett väl genomtänkt upplägg med både riktlinjer och information samt utbildning. Förvaltningen har bl.a. tagit fram Riktlinje om representation, mutor och jäv vilken är fastställd av nämnden 2012-12-18. Denna kan kanske användas inom andra förvaltningar? Uppföljningen av de egna kontrollmålen utgör mer en beskrivning av processer och vad som kontrolleras än att den redovisar ett resultat av kontrollen. Detta måste utvecklas vid kommande uppföljningar. Återigen kan konstateras att nämnden fastställt kontrollplanen för det aktuella året för sent (2015-04-07). Enligt kommunens reglemente skall respektive nämnd anta en intern kontrollplan för kommande år senast vid årets sista nämndssammanträde. För 2016 finns i skrivande stund ännu ingen upprättad och beslutad kontrollplan inrapporterad. Uppföljningsrapporten följer inte den gemensamma mallen vilket försvårar analysen av uppföljningen. Servicenämnd. Nämnden beslöt 2014-12-16 om en kontrollplan för 2015 som förutom de kommungemensamma målen innehåller nio egna kontrollmål inom områdena nämndshantering, IT verksamhet, förvaltning, måltidsservice, upphandling och lokalvård. Fyra av dessa mål fanns även med i kontrollplan 2014. Som utgångspunkt för beslutet om kontrollmål finns en risk- och sårbarhetsanalys. I ett beslut 2016-03-08 godkände nämnden uppföljningen som presenterats av förvaltningen. Av rapporten framgår att två av de tre kommungemensamma målen får godkänt dvs korruption, mutor och bestickning samt arkivering. Däremot uppfylls kontrollmålet för policy och riktlinjer ej då upphandlingspolicyn bedöms vara inaktuell. Här pågår dock ett arbete med att ta fram en ny (återremitterad till servicenämnden av kommunstyrelsen 2015-12-02). När det gäller korruption, mutor och bestickning så har förvaltningen utarbetat Riktlinjer för att motverka tagande respektive givande av muta. Kanske kan dessa riktlinjer även användas av andra nämnder? Vad avser nämndens egna kontrollmål så redovisas resultatet i uppföljningen som i huvudsak godkänt. Avvikelse finns i ett fall gällande leverans av intern post till rätt mottagare men här finns förslag till åtgärd dock utan tidplan. För ett par av kontrollmålen har dock redovisningen i rapporten mer karaktären av en processbeskrivning vilket gör det svårt att bedöma det egentliga resultatet. Teknisk nämnd. I nämndens beslut om en kontrollplan 2014-12-10 ingick de kommungemensamma kontrollmålen samt två egna kontrollmål. De egna kontrollmålen är sjukfrånvaro och handlingar (rutiner för diarieföring). I beslutet framgår också att en risk- och sårbarhetsanalys är underlag för beslutet.

9 (9) I den rapport över uppföljningen av de interna kontrollmålen för 2015 som godkändes av tekniska nämnden 2016-02-10, så redovisas både uppföljningen av de kommungemensamma och de egna kontrollmålen. Granskningen av de kommungemensamma målen är utförd i enlighet med beslutad kontrollplan. Resultatet för samtliga tre mål är underkänt och i samtliga fall finns förslag till åtgärd med tidplan. När det gäller korruption, mutor och bestickning så föreslås att en kommunövergripande policy tas fram. För nämndens egna kontrollmål så redovisar uppföljningen ett godkänt resultat där man följt beslutad intern kontrollplan. Inga åtgärder är därför aktuella. Av rapporten framgår att förvaltningen följt upp tidigare års uppföljning av kontrollplan. I något fall är åtgärderna genomförda i andra fall skall de genomföras under 2016. Rapporten följer den gemensamma mallen med väl avvägd information. Sammanfattning När det gäller det interna kontrollarbetet i stort så kan i likhet med tidigare års uppföljning konstateras att det skett en fortsatt positiv utveckling och framförallt då gällande kontrollplanernas innehåll avseende urvalet av mål. Alla nämnder har dessutom upprättat en risk- och sårbarhetsanalys som underlag för kontrollplanen. Dock finns det fortfarande brister när det gäller beskrivningarna i både kontrollplanerna och de presenterade uppföljningsrapporterna, vilket försvårar den kommunövergripande analysen. Om samtliga nämnder använder de mallar som tagits fram för kontrollplanen, risk- och sårbarhetsanalys samt uppföljning av kontrollplanen så underlättas uppföljning och utvärdering. Dessa mallar bygger för övrigt på de krav som ställs på dokumentation och redovisning enligt kommunens reglemente för intern kontroll. Vidare skall alla nämnder följa de anvisningar för fastställande av intern kontrollplan som framgår av reglementet dvs. From år 2012 skall respektive nämnd anta en intern kontrollplan för kommande år senast vid årets sista nämndssammanträde. I dagsläget har Samhällsbyggnadsnämnden ännu ej beslutat om en intern kontrollplan för 2016. I föreliggande granskning har alla nämnder fastställt en intern kontrollplan för 2015, om man fortfarande undantar Valnämnden ifrån kravet. Vidare har alla nämnder genomfört en uppföljning och analys. När det gäller de kommungemensamma målen så har alla nämnder följt upp dessa, men i en del fall med ett otydligt redovisat resultat eller med brister när det gäller kontrollmomenten. När det gäller uppföljningen av de kommungemensamma kontrollmålen så får granskningen för kommunen som helhet underkänt för samtliga tre mål. Fördelningen mellan nämnderna framgår av bilaga 2. Av denna anledning föreslås de åtgärder genomföras som framgår av uppföljningen av de kommungemensamma målen (sid 1-3). Raymond Lützhöft Budget- och utvecklingschef

INTERN KONTROLLPLAN VID KOMMUNLEDNINGS- OCH RÄDDNINGSTJÄNSTFÖRVALTNINGEN År 2015 Upprättad 140923 Bilaga 1 Kontrollmål Kontrollmoment Kontrollnivå Kontrollansvarig Frekvens Kommentarer Rapportering till Korruption, mutor och bestickning Hur arbetar förvaltningarna systematiskt för Kommungemensamma Deltagare från resp 1 gång Respektive att förhindra mutor/bestickning, finns förvaltning i det interna förvaltningschef 1 riskbedömningar? nätverket för intern kontroll. Policy och riktlinjer Arkivering Kontroll av att gällande policy och riktlinjer är aktuella och uppdaterade Kommungemensamma Kommunjuristen 1 gång Kontroll av att det finns en upprättad och Kommungemensamma Central kommunarkivarie 1 gång beslutad dokumentahanteringsplan som är aktuell avseende organisation och hantering av handlingar 2 3 Respektive förvaltningschef Respektive förvaltningschef Kommentarer: 1) Redovisa eventuella riktlinjer och beskriv om något arbete eller utbildning skett under 2014 inom respektive förvaltning. 2) För de policys som framgår av Slättnet http://slettnet/sv/regler-och-styrning/regler-och-policy-/ skall redovisas när dessa upprättats alternativt uppdaterats och en bedömning av om de är aktuella. 3) Kontrollera att planen omfattar samtliga verksamheter inom förvaltningen. Kontrollera också att den anger hur handlingar skall sorteras, förvaras och gallras. Bilaga 1 Intern kontrollplan 2015 kommungemensamma mål

Bilaga 2 Uppföljning av 2015 års interna kontrollplaner, samtliga nämnder (2016-03-08) Kommunstyrelse Ja Ja Ja Ja Överförmyndarnämnd Ja Ja Ja Ja Valnämnd Revision Socialnämnd Ja Ja Ja Ja Bildningsnämnd Ja Ja Ja Ja Kulturnämnd Ja Ja Ja Ja Fritidsnämnd Ja Ja Ja Ja Arbetsmarknadsnämnd Ja Ja Ja Ja Samhällsbyggnadsnämnd Ja Ja Ja Ja Servicenämnd Ja Ja Ja Ja Teknisk nämnd Ja Ja Ja Ja Faställd kontrollplan 2015 Riskanalys Genomförd uppföljning av plan Genomförd uppföljning av kom gem mål Utfall uppföljning av 2015 års kommun gemensamma mål, samtliga nämnder (2016-03- 08). Uppfyller vi målen? Kommunstyrelse Nej Nej Nej Överförmyndarnämnd Nej * Ja Valnämnd Revision Socialnämnd Nej Ja Nej Bildningsnämnd Nej * Ja Kulturnämnd Nej * Nej Fritidsnämnd Nej * Nej Arbetsmarknadsnämnd Nej * Ja Samhällsbyggnadsnämnd Ja Nej Ja Servicenämnd Ja Nej Ja Teknisk nämnd Nej Nej Nej *Inga egna policys att kontrollera Tom ruta ingen uppföljning Mål 1 Korruption, mutor och bestickning Mål 2 Policy och riktlinjer Mål 3 Arkivering