Intern kontroll Karlstads kommun 2012

Dnr KS-2012-768 Dpl 01 sid 1 (7) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Koncernstöd, Arbetsgivarenheten Tjänsteyttrande 2013-03-25 Agneta Holmsten, 054-540 10 65 agneta.holmsten@karlstad.se Intern kontroll Karlstads kommun 2012 Dnr KS-2012-768 Dpl 01 Ärende Intern kontroll är numera ett begrepp inom kommunens nämnder och det är väl integrerat i det löpande uppföljningsarbetet. Det är viktigt att ha säkra och fungerande rutiner i verksamheten. I första hand finns ansvaret för kontrollinsatser hos nämnderna som arbetar med intern kontroll på många olika sätt. Förutom kontroller och granskningar är förebyggande åtgärder och utveckling av rutiner viktigt liksom utbildning. Utbildningsinsatser utgör en särskilt viktig del i internkontrollarbetet då dessa leder till ökad medvetenhet kring regler och rutiner. Karlstads kommun arbetar med centrala kontrollgrupper inom ekonomi- och personalfunktionerna som genomför olika granskningsåtgärder inom de olika nämnderna. De kommungemensamma kontrollgrupperna består av handläggare från kommunledningskontoret och fackförvaltningarna. Under 2012 har de genomfört granskningsprojekt inom ekonomi och personalområdet inom kommunens samtliga förvaltningar. Protokoll över resultatet av de genomförda granskningarna har lämnats till förvaltningarna. Inom personalområdet har man granskat processen kring arbetsskador och tillbud. Finns rutiner för anmälan av arbetsskador och tillbud? Granskningen visar att det finns rutiner och att rapportering fungerar på ett tillfredställande sätt på alla förvaltningar. Under 2013 kommer kommunen att införa digital anmälan via en skade- och tillbudsapplikation i Lotus, kommunens mail- och kalenderfunktion, vilket kommer att förbättra och säkerställa rutinerna ytterligare. Årets granskning inom ekonomi har gjorts på leverantörsfakturor. Har fakturorna betalats i rätt tid och är korrekt referenskod angiven var frågeställningen. Elektroniska fakturor kräver en adressuppgift i form av referenskod på fakturan. Referenskoden är en identitet på personen som ska mottagningsattestera fakturan. Är referenskoden korrekt angiven och person finns registrerad som attestant i ekonomisystemet så skickas fakturan direkt från skanning till personen som ska ta emot fakturan. När referenskod saknas eller om koden på fakturan är felaktig fastnar fakturan i flödet och måste tas om hand manuellt av personal på Postadress: Kommunledningskontoret, 651 84 Karlstad Besöksadress: Västra Torggatan 26 Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 Fax: 054-18 67 64 E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213

Dnr KS-2012-768 Dpl 01 sid 2 (7) kommunledningskontoret. För att få en snabb och effektiv fakturahantering är det viktigt att alla medarbetare är medvetna om betydelsen av korrekt angiven referenskod på fakturor. Inför årets kommungemensamma intern kontroll tog kommunledningskontoret fram underlaget för granskning. Underlaget bestod av listor över alla elektroniska leverantörsfakturor bokförda under perioden januari maj 2012. Handläggarna som skulle genomföra granskningen fick i uppgift att se hur stor andel av fakturorna som var betalda i tid samt göra stickprov på mellan 50-70 fakturor ur urvalet. Fakturorna som togs ut genom stickprov skulle granskas avseende referenskod, fakturaflöde och betalning i rätt tid. Förutom granskning av fakturor intervjuades de lokala bokhållarna om hur de upplevde hanteringen av leverantörsfakturor på sin förvaltning. Granskningen visar att de flesta förvaltningar betalar ca 90 % av fakturorna i rätt tid. Avsaknad av referenskod eller felaktig kod anges som en orsak till förseningar. En del leverantörer skickar samlingsfakturor som ska delas upp på många enheter vilket också orsakar försening av betalningar. Granskningen av fakturaflöden och även intervjuerna med bokhållare visade att det på några förvaltningar finns problem med att ett fåtal slutattestanter ofta är mycket sena med attest av fakturor. Kommunens mål måste vara att alla leverantörsfakturor betalas i rätt tid. Kommunledningskontoret kommer under 2013 att följa upp granskningsresultatet och tillsammans med förvaltningarna genomföra informations- och utbildningsinsatser för att se till att kommunen betalar sina leverantörer i tid. Kommunrevisionen har låtit PWC göra en granskning av om nämndernas interna kontroll av verksamheten är tillräcklig. Tyngdpunkten i granskningen har legat på i vad mån politikerna känner till internkontrollbegreppet och vet vad ansvaret innebär. PWC rekommenderar följande åtgärder: Kommunstyrelsen tar initiativ till en översyn och uppdatering av reglementet för intern kontroll. Kommunstyrelsen tar initiativ till att upphäva kommunens redovisningsreglemente. Arbetet med intern kontroll utgår från en helhetssyn med ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten samt efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera. Val av internkontrollpunkter tas fram efter en dokumenterad bedömning av väsentlighet och risk. De förtroendevalda får utbildning i vad ansvaret för intern kontroll innebär och hur arbetet fullföljs på bästa sätt. Nedan följer en sammanfattande kommentar över inlämnade rapporter. Dessa finns i sin helhet på kommunledningskontoret. Arbetsmarknads- och socialförvaltningen har under året genomfört de aktiviteter som angavs i den egna kontrollplanen. Det har gjorts en genomgång av hantering av kontanta medel i förvaltningens boenden. Granskningen visar att rutiner och

Dnr KS-2012-768 Dpl 01 sid 3 (7) hantering av privata medel fungerar bra och säkerställer en god kontroll av brukarnas medel. Granskning av ersättningar till familjehem, kontaktfamiljer och kontaktpersoner har skett under 2012. Ett antal ärenden med höga ersättningar samt ett antal slumpvisa ärenden har granskats mot gällande avtal och utbetald ersättning. Granskningen genomfördes utan anmärkning. Varje månad har egenkontroll av utbetalning av försörjningsstöd genomförts. Slumpvis utvalda ärenden som rör utbetalning till enskilda granskas och dokumenteras utifrån ett antal kontrollfrågor som rör gällande regelverk samt om bistånd beviljats enligt fastställda normer, riktlinjer och anvisningar. Inga anmärkningar eller iakttagelser är noterade. På uppdrag av kommunrevisionen har Kommunal sektor inom PWC granskat förekomsten av ledningssystem för sytematiskt kvalitetsarbete inom socialtjänsten. Den sammanfattande revisionella bedömningen är att arbetsmarknads- och socialnämnden har inrättat ett ändamålsenligt kvalitetssystem i enlighet med socialtjänstlagen och Socialstyrelsens allmänna råd Revisorerna identifierar dock några förbättringsområden såsom tydliggöra kvalitetsmål, ta fram dokumenterade rutiner för samtliga verksamhetsområden samt att tillse att socialsekreterare som handlägger barnärenden har den erfarenhet som socialstyrelsen föreskriver. Arbetsmarknads- och socialnämnden har under 2013 en omfattande gemensam internkontrollplan som täcker områdena ekonomi, nämnden, IT, medarbetare, brukare/klienter och övrigt. Under 2013 kommer internkontrollarbetet att koncentreras på två riskområden. Betalar förvaltningen leverantörsfakturor i tid? Vårdavgifter för barn, utbetalas ersättning endast till aktuella uppdrag enligt beslut samt särskild kontroll vid avslut. Barn- och ungdomsförvaltningen har för fjärde året i rad följt upp förekomsten av för sent attesterade fakturor. Granskningen visar att en stor förbättring skett inom barn- och ungdomsnämndens verksamhet. Andelen i tid utförda slutattester har ökat från 87.4 % till 91,8 % mellan åren 2010 och 2012. Barn- och ungdomsförvaltningen har haft som mål att minska antalet beställare av varor och tjänster/attestanter under året för att lättare kunna upprätthålla kunskapen om regler som gäller för upphandling och för att minimera fel vid attestförfarandet. Antalet attestanter har under året minskat med 24 %, från 648 till 493. Förvaltningen har under 2012 även gjort kontroll av rutiner vid studier, uppdrag och resor i tjänsten. Innan en utbildning eller ett uppdrag med resa i tjänsten påbörjas, ska resan godkännas av ansvarig chef. Rutiner finns beskrivna i cirkulär från kommunledningskontoret. Kontroll har utförts på två slumpvis utvalda skolområden. Traktamente och reseersättning har utbetalats vid sammanlagt femton tillfällen under 2012. Vid tio tillfällen har rese- och ledighetsansökan inte lämnats in, nio avser en årligen återkommande resa med åk 9. Planerade åtgärder 2013 är uppföljning av betalningstider för fakturor samt införande av nya rutiner för att minska antalet felaktiga eller uteblivna referenskoder på fakturor. Under hösten 2013 planeras utbildning i kommunens nya kontoplan som ska gälla från 2014. Chefer och enhetsassistenter ska uppmärksammas på vilka rutiner som gäller vid studier, uppdrag och resor i tjänsten. I skollagen finns reglerat att innan en anställning sker ska den sökande uppvisa intyg från belastningsregistret. Kontroll ska ske att alla nyanställningar under 2013 uppfyller lagens krav om registerkontroll.

Dnr KS-2012-768 Dpl 01 sid 4 (7) Kultur- och fritidsförvaltningen har under 2012 genomfört utbildning av personalen i momsavdragsbegränsningar vid representation. Efterkontroll som förvaltningen gjort visar att betydande förbättringar skett på området. Stickprovskontroller av fordonsböcker har gjorts som visar att rutiner och regelverk följs. Nya rutinbeskrivningar och lathundar för kassa- och kontanthantering har tagits fram och utbildningar har genomförts på fritidsgårdar och parklekar. Under 2013 planerar Kultur- och fritidsförvaltningen att fortsätta kontrollen av kontanthantering inom förvaltningen med översyn av regler och rutiner inom alla berörda verksamheter. Karlstads- Hammarö gymnasieförvaltning har under 2012 genomfört uppföljning av internkontrollplan 2012-2014 som baseras på en riskkarta bedömd efter väsentlighet och risk. Förvaltningen har särskilt prioriterat kontroller för ekonomiadministrativa rutiner, såsom månatlig uppföljning med prognos, avvikelserapportering, fördelning av kommunbidrag och interkommunala kostnader, fakturering av interkommunala intäkter och kontroll av utvalda kostnadskonton. Internkontrollplanen 2013-2015 bygger på samma riskkarta som kontrollplanen 2012-2014, men fokuserar mer på risker inom de ekonomi- och personaladministrativa områdena. Riskerna är kopplade till målområden i den strategiska planen för 2013-2015. Teknik- och fastighetsförvaltningen har under året genomfört ett antal egna kontrollåtgärder inom sin verksamhet. En genomlysning av förvaltningens rekvirenter har genomförts. Syftet var att begränsa antalet rekvirenter och öka specialistkunskapen av inköpsregelverket. Samtliga rekvirenter har genomgått utbildning i nya regler i samband med inköp. Teknik- och fastighetsförvaltningen har under 2012 arbetat med förberedelser för införandet av ett ramverk för intern kontroll, COSO. Ramverket innebär mycket arbete med riskbedömning och försök att identifiera de allvarligaste riskerna som kan hindra att de uppsatta målen nås. Arbetet med införande av COSO kommer att fortsätta under 2013. Kommunrevisorerna har låtit genomföra en uppföljning av en tidigare granskning av kommunens tillgänglighetsarbete som genomfördes under slutet av 2009. Uppföljningen visar att Teknik- och fastighetsnämnden inte lever upp till lagens krav och att nämnden måste tydliggöra uppdrag och prioriteringar. Hösten 2011 fick kommunen in anonyma tips om bland annat otillbörliga relationer mellan leverantör och kommunen. En handlingsplan togs fram på teknik- och fastighetsförvaltningen för att stärka upp svagheterna i organisationen. En uppföljning av utfallet av handlingsplanen har gjorts under 2012. Granskningen visar att rutiner för körsedlar och beställningar har förtydligats, endast tre förmän inom förvaltningen granskar och godkänner körsedlar. Förvaltningsgemensamma mallar har tagits fram, tydliga dokumenterade beställningar av arbete som ska utföras är ett stöd för ordning och reda mot såväl interna som externa parter. Under 2013 planerar teknik- och fastighetsförvaltningen att kontrollera efterlevnaden av arbetstidslagen i beredskapsorganisationen. Följer förvaltningen reglerna i arbetstidslagen om dygnsvila och veckovila när det gäller de anställda i beredskapsorganisationen? Under 2013 har företrädare för verksamheterna inom

Dnr KS-2012-768 Dpl 01 sid 5 (7) förvaltningen fått i uppdrag att se över hanteringen av förvaltningens samlade investeringsanslag. Uppdraget innebär bland annat hur investeringar samordnas och optimeras mellan verksamheterna samt hur investeringar planeras på kort och lång sikt. Vård- och omsorgsförvaltningen utför löpande granskning inom olika områden av ekonomihantering. Granskning av privata medel omfattar åtagandeblanketter, genomgång av kassaböcker och avstämning av kvitton. Under året har kontrollinsatser genomförts inom äldreomsorgen. Redovisningen av medel fungerar i allmänhet väl. En del brister har rättats till i samband med granskningen och genomgången med enhetscheferna. Kommunrevisorerna har granskat leverantörsfakturor samt inventerat ett urval av under året inköpta förbrukningsinventarier inom vård- och omsorgsnämnden. Revisorernas bedömning är att vård- och omsorgsförvaltningen har formella rutiner för sitt interna kontrollarbete samt kännedom om de brister som har framkommit. Revisorerna konstaterar att det behövs skyndsamma utbildningsinsatser. Granskningen visar att endast 3 av 20 besökta arbetsplatser har en förteckning över stöldbegärliga inventarier. Trots åtskilliga utbildningsinsatser saknas fortfarande i stor omfattning uppgifter om syfte och deltagare på fakturor som rör representation eller resor. Revisorerna anser att riktlinjerna för representation skall kompletteras med ett förtydligande av vad nämnden anser är rimlig omfattning och försvarbar kostnad. Den interna kontrollen av privata medel är ett centralt kontrollområde inom förvaltningens ansvarsområde. Målet är att antalet kontrollinsatser skall öka under 2013. Personalfunktionen har tagit fram en ny checklista för arbetsmiljöarbetet. Under 2013 kommer en uppföljning att ske för att se om checklistan används. Vård- och omsorgsförvaltningen håller på att arbeta fram en riskanalys och ett komplett internkontrollprogram för år 2013. Dessa kommer att presenteras för vård- och omsorgsnämnden i april 2013. Stadsbyggnadsförvaltningen har granskat hanteringen av leverantörsfakturor. Utöver den kommungemensamma kontrollen av om fakturor betalas i tid och fakturan har korrekt referenskod, har förvaltningen granskat hur beskrivningsfältet används. Granskningen visar att majoriteten av de granskade fakturorna har kommentarer i beskrivningsfältet. Kommentarerna ger god information om vad fakturan avser. Under 2013 avser stadsbyggnadsförvaltningen att granska körjournaler och bensinkort. Inom personalområdet kommer rapportering av frånvaro i personalsystemet att granskas. Miljönämnden har låtit genomföra en granskning av miljöförvaltningens former för samverkan med andra kommunala förvaltningar i syfte att inventera och vid behov tydliggöra samt dokumentera de former som idag finns för samverkan. Exempel på grupperingar där miljöförvaltningen samverkar med andra är: Lilla nätverket, där livsmedelsteamet samverkar med arbetsmarknads- och socialförvaltningen och räddningstjänsten. Evenemangsgruppen, där hälsoskyddsteamet samverkar med kommunledningskontoret, teknik- och fastighetsförvaltningen och kulturoch fritidsförvaltningen.

Dnr KS-2012-768 Dpl 01 sid 6 (7) Interna miljönätverket, där agenda 21 samordnaren träffar kontaktpersoner för miljöfrågor vid andra förvaltningar. Samverkansgruppen för turism, där miljödirektören ingår tillsammans med andra förvaltningsdirektörer. Miljöförvaltningen ingår också i olika typer av projekt t ex för framtagande av VA-plan och trafikplan. Den genomförda intern kontrollen visar att det finns behov av rutiner för dokumentation av samverkansformer med andra förvaltningar inom respektive verksamhetsområde. Miljönämnden avser att under 2013 genomföra en granskning av de 10 äldsta ärenden per myndighetsområde; livsmedelskontroll, miljötillsyn och hälsoskyddstillsyn. En analys av orsaken till lång handläggningstid ska ingå. Kommunledningskontoret har ansvar för att interna styrdokument och rutiner löpande uppdateras och publiceras på kommunens intranät, Solsidan. Under 2012 har kommunledningskontoret tillsammans med ekonomer från alla fackförvaltningar börjat ett omfattande arbete med översyn av kommunens kontoplan, ett arbete som ska slutföras under 2013. Arbetet är en anpassning av kommunens kontoplan till den nya kontoplanen Kommun Bas 13 som Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, tagit fram. Den nya kontoplanen ska införas i Karlstads kommun 2014. Sedan hösten 2012 köper Karlstad kommun en internkontrolltjänst av ett företag som heter Inyett. Med hjälp av tjänsten görs daglig kontroll av kommunens leverantörsbetalningar i samband med att betalfilen skickas. Tjänsten spårar förekomsten av bluffakturor, företag som saknar F- skattesedel, dubbelbetalningar och betalningar på mycket låga belopp respektive mycket höga belopp. Det ger även signal om betalningsmönstret avviker, t ex om det görs en betalning på ett högre belopp än vanligt till en viss leverantör. Tjänsten erbjuder även möjlighet att göra analys av avtalstrohet på ett enklare sätt än tidigare. Räddningstjänsten Karlstadsregionen har ett omfattande och ambitiöst arbete med intern kontroll och har integrerat det väl i den ordinarie verksamheten. Räddningstjänsten redovisar sin intern kontroll för hela verksamheten i en årlig rapport. Syftet med kontrollen är att säkerställa att de av direktionen fastställda målen uppnås. Under 2012 har det genomförts en rad olika granskningar. Årets granskning innehåller 19 olika kontrollaktiviteter bland annat uppföljning av larm på förbundets samtliga stationer, hur ungdomssäkerhetsgruppen lyckats med samverkan och åtgärder för skolan och övriga kommunala förvaltningar, mobilt datastöd i fordon, brandfordon besiktigade i tid, följer verksamhetsplan och tillsynsplan de mål som finns beslutade, systematiskt arbetsmiljöarbete, avfallshantering, energibesparing, tillsyn lönerapportering, mediakontakter samt Trygghetscenter och gruppen Ungdomar för trygghet. Resultatet av granskningen visar att arbetet fungerar väl. Planerade åtgärder under 2013 De centrala kontrollgrupperna kommer att göra en ny granskning under 2013 på de olika förvaltningarna med samma metod som tidigare. Samarbetet mellan ekonomi-

Dnr KS-2012-768 Dpl 01 sid 7 (7) och personalfunktionerna ska fortsätta och de kommer tillsammans att utveckla arbetet med intern kontroll. Lämpliga områden inom ekonomi- och personalområdet kommer att väljas ut efter att en risk- och väsentlighetsanalys gjorts. Kvaliteten på nämndernas egna planer för det egna kontrollarbetet har ökat ytterligare inför 2013 och intern kontroll är nu integrerat i verksamheten på ett mycket bra sätt. I och med att det finns tydliga och konkreta planer bedömer vi att det också kommer att genomföras flera viktiga kontrollaktiviteter under det kommande året. Peter Bäckstrand personaldirektör Agneta Holmsten ekonom