Nässjö kommun. Sjukfrånvaro och rehabilitering Revisionsrapport. KPMG AB 14 april 2016 Antal sidor: 18

ABCD Nässjö kommun Sjukfrånvaro och rehabilitering Revisionsrapport KPMG AB 14 april 2016 Antal sidor: 18

ABCD Nässjö kommun Sjukfrånvaro och rehabilitering 2016-04-14 Innehåll 1. Sammanfattning 1 1.1 Rekommendationer 2 2. Bakgrund 3 3. Syfte 3 4. Avgränsning 4 5. Revisionskriterier 4 6. Ansvarig styrelse 4 7. Metod 4 8. Projektorganisation 5 9. Resultat 5 9.1 Kommunfullmäktige och Kommunstyrelsens styrning och uppföljning av arbetsmiljöarbetet med särskilt fokus på åtgärder för att förhindra sjukfrånvaro och ohälsa hos medarbetarna 5 9.2 Ansvarsfördelning avseende arbetsmiljöansvaret med särskild inriktning på sjukfrånvaro, ohälsa och rehabilitering. 6 9.3 Mål och handlingsplaner för att minska sjukfrånvaro och ohälsa 7 9.3.1 Förvaltningarnas åtgärder för att minska sjukfrånvaro och ohälsa 8 9.3.2 Nämndernas uppföljning 10 9.4 Rehabiliterande insatser vid medarbetares sjukfrånvaro och ohälsa 10 9.5 Riskbedömningar avseende arbetsmiljön vid förändringar i organisation och verksamhet. 11 9.6 Statistik och jämförelser 12 9.7 Synpunkter från företrädare för de större arbetstagarorganisationerna avseende hur kommunen tar sitt arbetsgivaransvar 13 9.8 Resultat av skriftliga frågor till chefer med arbetsgivaransvar 15 Bilaga 1 Enkätsvar

1. Sammanfattning Vi har av Nässjö kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunstyrelsens arbete för att motverka ohälsa och sjukfrånvaro hos medarbetarna. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Vår granskning visar att Nässjö kommun har haft ökande sjukfrånvarotal de senaste tre åren. Vår sammanfattande bedömning är dock att Nässjö har goda förutsättningar för att arbeta med ohälsa, sjukfrånvaro och rehabilitering vilket bör kunna medföra en förändring av sjukfrånvarotalen i positiv riktning. Nedan redogörs för svar på revisionsfrågorna: Om kommunstyrelsen styr och följer upp arbetsmiljöarbetet med särskilt fokus på åtgärder för att förhindra sjukfrånvaro och ohälsa hos medarbetarna? Vi kan konstatera att kommunstyrelsen styr och följer upp arbetsmiljöarbetet inklusive sjukfrånvaro och ohälsa hos medarbetarna genom mål, rutiner och riktlinjer. Vi kan också konstatera att det finns rutiner för uppföljning. Om det finns en tydlig ansvarsfördelning avseende arbetsmiljöansvaret med särskild inriktning på sjukfrånvaro, ohälsa och rehabilitering? Det finns en ansvarsfördelning avseende arbetsmiljöansvaret med särskild inriktning på sjukfrånvaro, ohälsa och rehabilitering. Dock visar enkätsvaren från cheferna att det efterfrågas en tydligare fördelning. Enligt vår bedömning bör också tydliggöras vad nämndernas ansvar för arbetsmiljön innebär samt hur de ska ta detta ansvar. Om det finns mål och handlingsplaner för att minska sjukfrånvaro och ohälsa och vilken uppföljning som görs? I målstyrningsmodellen Pilen finns mål och handlingsplaner avseende 2016 för att minska sjukfrånvaro och ohälsa. Vi har också tagit del av kommunstyrelsens uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet för 2014 (2015 var ej färdigställt vid granskningens genomförande). Enligt vår bedömning är det en väl genomarbetad redovisning där det finns både statistik, resultat av undersökningar samt analyser. Om rehabiliterande insatser görs i tillräcklig omfattning vid medarbetares sjukfrånvaro och ohälsa? Vår sammanfattande bedömning de rutiner och riktlinjer som finns avseende rehabilitering ger ett gott stöd till cheferna i rehabiliteringsprocessen. Vi ser också positivt på att det finns en bevakning på att rehabiliteringsinsatser görs. Denna uppföljning avser dock långtidsfrånvaron och vi vill understryka vikten av chefens ansvar för de tidiga insatserna. Vid våra intervjuer med arbetstagarorganisationerna framförs att det finns bra rutiner men att det kan variera i vilken utsträckning kommunens chefer följer de rutiner som finns. 1

Om riskbedömningar avseende arbetsmiljön görs vid förändringar i organisation och verksamhet? Enligt vår bedömning är riskbedömningar ett område som behöver utvecklas i kommunen. Vid vår granskning har vi informerats om att chefer och skyddsombud har fått utbildning i riskbedömning. Trots detta framförs att det finns osäkerhet hos kommunens chefer när det ska göras och hur det ska göras. Vi vill understryka vikten av att kommunen tillser att alla chefer har tillräcklig kompetens och för att göra riskbedömningar. Om ansvarig chefer upplever att de har resurser att ta sitt ansvar för arbetsmiljön? Enkätsvaren från cheferna visar att det här finns förbättringsområden främst avseende chefernas tid att avsätta för detta arbete men även tillgång på stödresurser. Vi vill här också lyfta fram vikten av att chefernas arbetsmiljö uppmärksammas då vi i enkätsvaren ser signaler på att de har en pressad arbetssituation. Om företrädare för de större arbetstagarorganisationerna upplever att kommunen tar sitt arbetsgivaransvar avseende sjukfrånvaro, ohälsa och rehabilitering? Vår sammanfattande bild är att de intervjuade företrädarna för arbetstagarorganisationerna i stort anser att kommunen tar sitt arbetsgivaransvar. Vi uppfattar att Nässjö kommun som arbetsgivare har ett gott samarbete med de arbetstagarorganisationer som vi intervjuat vilket ger goda förutsättningar för ett fortsatt utvecklingsarbete när det gäller personal- och arbetsgivarfrågorna i kommunen. Om det finns det statistik/jämförelsetal nationellt/regionalt? Vi har tagit den av den statistik och nyckeltal som Nässjö kommun tar fram avseende personal. Enligt vår bedömning är personalbokslutet ett omfattande dokument som på ett väldigt bra sätt visar på ett stort antal nyckeltal men även beskriver kommunens personalstrategiska områden. Jämförelse görs med kringliggande kommuner men inte med nationella nyckeltal. 1.1 Rekommendationer Utifrån ovanstående resultat rekommenderar vi Nässjö kommun att: Inom ramen för de arbetsmiljöutbildningar som genomförs tydliggöra vad chefernas arbetsmiljöansvar innebär. Tydliggöra vad nämndernas ansvar för arbetsmiljön innebär samt hur de ska ta detta ansvar. Klargöra chefernas ansvar för att ha en tidig kontakt vid medarbetares sjukfrånvaro för att i möjligaste mån kunna motverka upprepad korttidssjukfrånvaro eller långtidssjukfrånvaro. Säkerställa att ansvariga chefer har kunskap om när riskbedömningar ska göras och hur de ska genomföras. 2

Kartlägga och riskbedöma chefernas arbetsmiljö då vi i enkätsvaren ser signaler på att de har en pressad arbetssituation. 2. Bakgrund Vi har av Nässjö kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunstyrelsens arbete för att motverka ohälsa och sjukfrånvaro hos medarbetarna. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Arbetsgivarpolitiken berör bland annat arbetsmiljö, hälsa, jämställdhet, mångfald, lönepolitik och ledarfrågor. Det är de förtroendevalda som skall sätta mål och dra upp riktlinjer. Chefer och övriga medarbetares ansvar är att verkställa detta. Det är ytterst viktigt att ansvars- och rollfördelningen är tydlig. Hur kommunen agerar och uppfattas som arbetsgivare t.ex. anställningsvillkor, arbetsmiljö m.m. är mycket betydelsefulla faktorer för hur kommunen ska lyckas att rekrytera och behålla personal med rätt kompetens. Nässjö kommuns revisorer bedömer att det är av stor betydelse att det finns en tillfredsställande styrning och uppföljning av personal- och arbetsgivarfrågorna. I granskningen har särskilt fokus lagts på arbetet för att motverka ohälsa och sjukfrånvaro samt det rehabiliterande arbetet. 3. Syfte Det övergripande syftet med projektet har varit att granska om Nässjö kommun arbetar på ett aktivt sätt för att motverka ohälsa och sjukfrånvaro hos medarbetarna samt vilka rehabiliteringsinsatser som görs. Vi har därför granskat: om Kommunstyrelsen styr och följer upp arbetsmiljöarbetet med särskilt fokus på åtgärder för att förhindra sjukfrånvaro och ohälsa hos medarbetarna. om om om om Det finns en tydlig ansvarsfördelning avseende arbetsmiljöansvaret med särskild inriktning på sjukfrånvaro, ohälsa och rehabilitering. Det finns mål och handlingsplaner för att minska sjukfrånvaro och ohälsa. Vilken uppföljning görs? Rehabiliterande insatser görs i tillräcklig omfattning vid medarbetares sjukfrånvaro och ohälsa. Riskbedömningar avseende arbetsmiljön görs vid förändringar i organisation och verksamhet. 3

om om om Ansvarig chefer upplever att de har resurser att ta sitt ansvar för arbetsmiljön. Företrädare för de större arbetstagarorganisationerna upplever att kommunen tar sitt arbetsgivaransvar avseende sjukfrånvaro, ohälsa och rehabilitering. Finns det statistik/jämförelsetal nationellt/regionalt? 4. Avgränsning Granskningen omfattar kommunstyrelsens arbetsgivaransvar avgränsat till styrning och uppföljning av åtgärder mot medarbetarnas ohälsa och sjukfrånvaro. 5. Revisionskriterier Våra bedömningar har gjorts med utgångspunkt från: Arbetsmiljölagen Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 Systematisk arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 1994:01 - Arbetsanpassning och rehabilitering Övriga fastställda dokument som rör systematiskt arbetsmiljöarbete. 6. Ansvarig styrelse Granskningen avser kommunstyrelsen. 7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med kommunchef, personalchef, förvaltningschefer samt fackliga företrädare för de större arbetstagarorganisationerna som är representerade i kommunen. I Kultur- och fritidsförvaltningen samt Samhällsplaneringskontoret var förvaltningschefstjänsterna vakanta vid granskningens genomförande. Enkät ställd till chefer som har ett arbetsgivaransvar. Rapporten har saklighets granskats av kommunchef, personalchef och förvaltningschefer. Fackliga företrädare som har intervjuats har saklighetsgranskat det kapitel i rapporten som avser synpunkter från arbetstagarföreträdare. 4

8. Projektorganisation Granskningen har utförts av Karin Helin Lindkvist, specialist och certifierad kommunal yrkesrevisor. 9. Resultat 9.1 Kommunfullmäktige och Kommunstyrelsens styrning och uppföljning av arbetsmiljöarbetet med särskilt fokus på åtgärder för att förhindra sjukfrånvaro och ohälsa hos medarbetarna Kommunfullmäktige har beslutat att 2016 och 2017 ska vara hälsoår och att mål och handlingsplaner för detta ska läggas in i målstyrningssystemet Pilen. Följande mål avseende medarbetare är antagna av fullmäktige för 2016. Koncernmål Professionella medarbetare Indikatorer Samtliga tjänster som besätts ska ha en kompetensanalys och 90 % av antalet besatta tillsvidaretjänster ska ha rekryterats med kompetenser enligt kompetensanalysen Frisknärvaron ska vara minst 95 % under 2016 Medarbetarindex ska uppnå minst indextal 65 i 2016 års enkät Ledarindex ska uppnå minst indextal 70 i 2016 års enkät Andelen som skulle kunna rekommendera en vän eller bekant att arbeta på någon av Nässjö kommuns arbetsplatser ska uppnå minst indextal 55 i 2016 års enkät Kommunen har en av kommunfullmäktiga antagen personalpolicy. I personalpolicyn står bland annat att tidiga och relevanta insatser är avgörande för en lyckad rehabilitering samt att målet är att medarbetaren så snart som möjligt kan komma tillbaka till sitt arbete. Det står vidare att rehabiliteringsåtgärder ska planeras i samverkan med den enskilde medarbetaren och utgå från hans/hennes förutsättningar och verksamhetens behov. I personalpolicyn anges också att den som är som chef/ledare har ansvar för att rehabiliteringsarbetet påbörjas så snart medarbetaren blir sjuk och att arbeta efter kommunens rehabiliteringsprocess. Uppföljning av personalpolicyn och de personalpolitiska målen sker på olika sätt inom organisationen, bland annat genom kommunens gemensamma styrmodell Pilen. Årlig uppföljning görs av det systematiska arbetsmiljöarbetet. 5

Kommunstyrelsen har antagit följande mål avseende medarbetare inom kommunledningskontoret. Nämndmål Professionella medarbetare Indikatorer Frisknärvaro minst 96 procent Medarbetarindex för kommunledningskontoret ska uppnå minst indextal 70 i 2016 års enkät Ledarindex för kommunledningskontoret ska uppnå minst indextal 75 i 2016 år enkät Andel inom kommunledningskontoret som skulle rekommendera en vän eller bekant att arbeta på sin egen arbetsplats ska uppnå minst indextal 80 i 2016 års enkät Andel inom kommunledningskontoret som skulle rekommendera en vän eller bekant att arbeta i Nässjö kommun ska uppnå minst indextal 75 i 2016 års enkät Samtliga tjänster som tillsätts inom kommunledningskontoret ska ha en kompetensanalys och 95 % av antalet besatta tillsvidaretjänster ska ha rekryterats med kompetenser enligt kompetensanalysen Kommentarer Vi kan konstatera att styrdokument och mål finns för genom bland annat personalpolicy, mål, rutiner och riktlinjer. Vi kan också konstatera att uppföljning av arbetsmiljön görs genom den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vi anser också att goda förutsättningar finns för målstyrning och uppföljning av målen genom att kommunens styrmodell används för mål och handlingsplaner. 9.2 Ansvarsfördelning avseende arbetsmiljöansvaret med särskild inriktning på sjukfrånvaro, ohälsa och rehabilitering. I kommunstyrelsens reglementen anges att i kommunstyrelsens ledningsfunktion ingår att leda och samordna bland annat personalpolitiken. Det står vidare att i frågor som reglerar förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare är presidiet i kommunstyrelsen förhandlingsdelegation samt att kommunstyrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. 6

I nämndernas reglementen anges följande: Personalfrågor 3 b Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för hela kommunen. Rätten att fatta beslut i personalfrågor avseende anställning och entledigande samt lönesättning för nyanställd personal inom förvaltningen har delegerats av kommunstyrelsen till berörda chefer. Besluten ska anmälas till kommunstyrelsen men motsvarande information ska även lämnas till nämnden. Nämnden ansvarar för styrning och bemanning, personaltäthet och personalbudget samt arbetsmiljö. I nämndernas delegationsordning delegeras till förvaltningschef: Beslut att fördela och verkställa uppgifter inom ramen för systematiskt arbetsmiljöarbete. Förvaltningschef har rätt fördela arbetsmiljöuppgifter till underställd chef. Nässjö kommun har beslutade riktlinjer för ledarskap inom kommunen. I dessa anges bland annat vad som ingår i chefsuppdraget t.ex. ansvaret för arbetsmiljön. Samtliga chefer i kommunen har ett chefskontrakt där ansvar och uppgifter som gäller alla kommunens chefer är dokumenterat. Förutom det ansvar och uppdrag som ingår i alla chefers uppdrag anpassas kontrakten till varje chefs individuella ansvar och uppdrag. I kontraktet ingår också uppgiftsfördelning enlig arbetsmiljölagen. Kontrakten revideras årligen. Inom socialförvaltningens verksamheter som har pågående verksamhet dygnet runt finns chef i beredskap vilket innebär att det alltid finns en tjänstgörande chef eller en chef som har beredskap. På det sättet säkerställs att det alltid finns en chef tillgänglig som har arbetsmiljöansvar. Alla tillsvidareanställda och visstidsanställda (ej timanställda) i kommunen har en dokumenterad överenskommelse med sin chef Mitt medarbetarskap där det står både vad medarbetaren kan förvänta sig av Nässjö kommun som arbetsgivare men även vad kommunen kan förvänta sig av medarbetaren t.ex. att delta i arbetsmiljö- och hälsoarbete på arbetsplatsen. Kommentarer Enligt vår bedömning finns en tydlig fördelning av ansvar och uppgifter både till nämnden och ansvariga chefer. Vi vill dock understryka att nämnden/styrelsen alltid har det yttersta ansvaret som arbetsgivare vilket innebär att de måste säkerställa att arbetsmiljölagen, tillhörande föreskrifter samt kommunens rutiner och riktlinjer följs. Enligt vår bedömning bör därför tydliggöras vad nämndernas ansvar för arbetsmiljön innebär samt hur de ska ta detta ansvar. 9.3 Mål och handlingsplaner för att minska sjukfrånvaro och ohälsa Mål för att minska sjukfrånvaro och ohälsa finns som en del i kommunens målstyrningsmodell Pilen. I Pilen finns också indikatorer för att mäta måluppfyllelsen. Med utgångspunkt från målen finns kopplat aktiviteter som ska genomföras i syfte att uppnå målen. För närvarande arbetas med att ta fram en Handlingsplan för utveckling av Nässjö kommuns främjande och förebyggande arbete kring arbetsmiljö och hälsa. Denna handlingsplan är kopplad till Kommunfullmäktiges beslutat att 2016 och 2017 ska vara hälsoår. 7

Kommunen gör medarbetarenkäter vartannat år. Vid skyddsronderna ska det tas upp de frågor som hade låga svarsvärden i medarbetarenkäten. Dessa områden ligger också till grund för mål och handlingsplaner för att minska sjukfrånvaro och ohälsa. Kommunledningskontoret och förvaltningar genomför årligen en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. I denna uppföljning redovisas bland annat statistik och nyckeltal, resultat av frågor som ställts till medarbetare och chefer samt aktiviteter som genomförts för att bidra till medarbetarnas hälsa. Kommentarer Vi har tagit del av kommunstyrelsens uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet för 2014 (2015 var ej färdigställt vid granskningens genomförande). Enligt vår bedömning är det en väl genomarbetad redovisning där det finns både statistik, resultat av undersökningar samt analyser. 9.3.1 Förvaltningarnas åtgärder för att minska sjukfrånvaro och ohälsa Nedan redovisas resultatet från Socialförvaltningen, Barn- och utbildningsförvaltningen samt Tekniska serviceförvaltningen. Socialförvaltningen Mål avseende medarbetare: Professionellt ledarskap och medarbetarskap. God arbetsmiljö såväl fysisk som psykosocial. Index avseende sjukfrånvaro/ohälsa: Sjukfrånvaron ska vara högst 5,6 %. Nämnden arbetar fram mål. Nämnd och ledningsgrupp fastställer indikationer vilka kopplas till handlingsplaner på alla nivåer i organisationen. Vid våra intervjuer framförs att Socialförvaltningen arbetar med arbetsmiljöfrågorna med utgångspunkt från ett hälsofrämjande synsätt. Förvaltningsgemensamma chefsmöten hålls med syfte att skapa förutsättningar för information, dialog, delaktighet, samhörighet och lärande. Under hösten 2015 har arbetsmiljöfrågan varit prioriterad och avdelningsspecifika handlingsplaner upprättades med syfte att förbättra arbetsmiljön. Vid sjukfrånvaro är rutinen att efter fyra sjukfrånvarotillfällen har chefen ett samtal med medarbetaren och efter sex tillfällen får medarbetaren träffa företagshälsovården. En särskilda enkät ställs till alla semestervikarier efter det slutat och enligt förvaltningschefen fångar de där upp många viktiga signaler avseende arbetsmiljön på arbetsplatserna. 8

Socialförvaltningen har en resultatportal där bl.a. månadsvis redovisning görs av sjukfrånvaro, tillbud och arbetsskador. En årlig översyn görs av arbetsmiljöarbetet samt fördjupad genomgång av statistik gällande sjukfrånvaro, tillbud och arbetsskador. Barn- och utbildningsförvaltningen Mål avseende medarbetare: BU är en attraktiv arbetsgivare som lockar och behåller de bästa lärarna. BU är en lärande organisation där alla barn/elever tillsammans med personalen upplever arbetsmiljön som positiv. Index avseende sjukfrånvaro/ohälsa: Frisknärvaron ska vara minst 95 %. Handlingsplaner finns för att uppnå målet. En årlig översyn görs av arbetsmiljöarbetet. I skyddsronderna ska de frågor som har låga värden i medarbetarenkäten tas upp och för dessa ska det göras handlingsplaner. Under 2016 genomför företagshälsovården en enkät till samtliga chefer i förvaltningen. Det ska också genomföras en treårig chefsutbildning för alla chefer i förvaltningen. Förvaltningen gör årligen ett utdrag ur personalbokslutet som de analyserar och redovisar för nämnden. För några år sedan gjordes en särskild insats för att minska smittspridning, och därmed infektioner hos både barn/elever och anställda. Arbetsmiljöverket genomförde tillsyn på ett antal skolor hade under 2015. Vid inspektionen påtalades ett antal brister avseende arbetsmiljöarbetet. Det påtalades också brister avseende kunskaperna hos ansvarig chefer avseende arbetsmiljöarbetet. Resultatet av tillsynen medförde att förvaltningen påbörjat ett förbättringsarbete avseende arbetsmiljöarbetet. Tekniska förvaltningen Mål avseende medarbetare: Att under året i samband med medarbetarsamtalet arbeta i den individuella utvecklingsplanen i medarbetarskapet. Utveckla arbetsformerna för samverkansavtalet genom samtliga avdelningar skall ha genomfört minst 10 arbetsplatsträffar under 2015-samtliga medarbetare skall ha genomfört både medarbetar- och lönesamtal Öka arbetsprestationen, trivsel och arbetsglädje genom att genomföra åtgärder utifrån resultatet i 2014 års medarbetarundersökning 9

Index avseende sjukfrånvaro/ohälsa: Nå en frisknärvaron på minst 95 %. Inom Tekniska förvaltningen går ledningsgruppen igenom sjukfrånvaron en gång i månaden på en övergripande nivå och kvartalsvis på individnivå. Efter fyra sjukfrånvarotillfällen har chefen ett samtal med medarbetaren och efter sex tillfällen får medarbetaren träffa företagshälsovården. Enligt förvaltningschefen har de 100 % kontroll på att rehabiliteringskedjan följs. Förvaltningen erbjuder hälsokontroll vart femte år till medarbetare som är 40 år och äldre. Vid dessa kontroller kan de identifiera riskfaktorer, t.ex. höga kolesterolvärden, som kan åtgärdas innan det leder till sjukdom. Inom förvaltningen arbetar de mycket med att förbättra den fysiska arbetsmiljön t.ex. rutiner och utrustning. De har också pausgymnastik och utbildningar i ergonomi. Förvaltningschefen understryker att välutbildade chefer är en viktig förutsättning för bli en sund arbetsgivare. Varje chef ska välja ut tre områden från medarbetarenkäten och arbeta vidare med handlingsplaner för att förbättra inom dessa områden. 9.3.2 Nämndernas uppföljning Vi har studerat nämndernas protokoll från 2015 och 2016. Vi kan konstatera att Socialnämnden och Barn- och utbildningsnämnden har behandlat redovisning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inklusive statistik på bland annat sjukfrånvaro. Vi har inte funnit att motsvarande rapportering görs i Kultur- och fritidsnämnden och Tekniska servicenämnden, Kommentarer Enligt nämndernas reglemente har nämnderna arbetsmiljöansvar för medarbetarna i förvaltningen. Enligt vår uppfattning ska därför varje nämnd minst årligen få en rapportering av hur förvaltningen sköter det systematiska arbetsmiljöarbetet inklusive rapportering om bland annat sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud. 9.4 Rehabiliterande insatser vid medarbetares sjukfrånvaro och ohälsa Kommunen använder ett IT-stöd, Adato, för att hantera rehabiliteringsärenden. Systemet har koppling till lönesystemet vilket innebär att sjukfrånvaron som rapporteras i lönesystemet överförs till Adato som signalerar om en anställd har upprepad korttidssjukfrånvaro eller långtidssjukfrånvaro. Personalavdelningen har en övergripande uppföljning så att förvaltningarna sköter rehabiliteringsprocessen enligt kommunens riktlinjer och rutiner. Personalavdelningen kontaktar alla chefer som har en medarbetare som har en sjukskrivning som överstiger 90 dagar. För närvarande pågår ett projekt som innebär att alla medarbetare som har haft sex sjukfrånvarotillfällen kallas till en hälsobedömning. På kommunens intranät finns riktlinjer för rehabilitering och rutinerna för rehabiliteringsprocessen samt ansvarsfördelningen för detta. Det är alltid chefen som är ansvarig för att rehabilitering genomförs i enligt med kommunens riktlinjer. Medarbetaren har dock skyldighet att medverka och efter bästa förmåga samt ta egna initiativ till rehabilitering. 10

Personalavdelningen finns till stöd för cheferna i rehabiliteringsarbetet. På de stora förvaltningarna finns även egen HR-personal. Förebyggande insatser i kommunen är t.ex. att det finns en fritidsklubb och medarbetare kan besöka kommunens gym. I kommunen finns hälsoinspiratörer som tillsammans med chefen erbjuds två utbildningsdagar per år. Varje chef har också budget för friskvård och personalfrämjande åtgärder. I kommunen finns en tjänst som friskvårdkonsulent som organisatoriskt finns inom socialförvaltningen. För närvarande är tjänsten vakant. Kommunen har avtal med företagshälsovården som anlitas både för att göra förebyggande insatser samt som kan finnas för stöd och bedömning i rehabiliteringsärenden. Kommentarer Vår sammanfattande bedömning de rutiner och riktlinjer som finns avseende rehabilitering ger ett gott stöd till cheferna i rehabiliteringsprocessen. Vi ser också positivt på att det finns en bevakning på att rehabiliteringsinsatser görs. Denna uppföljning avser dock långtidsfrånvaron och vi vill understryka vikten av chefens ansvar för de tidiga insatserna. 9.5 Riskbedömningar avseende arbetsmiljön vid förändringar i organisation och verksamhet. Enligt AFS 2001:1 1, ska arbetsgivaren när ändringar i verksamheten planeras bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall. Kommunens chefer samt skyddsombud har fått utbildning i hur man ska arbeta med riskbedömningar. Vid våra intervjuer framförs att riskbedömningar inom socialförvaltningen görs kontinuerligt. Förutom riskbedömningar vid förändringar i verksamheten görs också riskbedömningar inom vård- och omsorgsverksamheten när de får en nya vårdtagare/brukare. Till stöd för riskbedömningar finns rutiner och checklistor. Inom Barn- och utbildningsförvaltningen framförs vid våra intervjuer att det är ett område som de behöver arbeta mer med och att det ska ses som en hjälp i arbetet. Skyddsombuden ska vara med när riskbedömningen görs. Detta är en fråga som tas upp vid förvaltningens chefsträffar. I förvaltningen har de tagit fram en blankett som ska finnas till stöd vid riskbedömningarna. Vid våra intervjuer framförs också att det finns en osäkerhet hos cheferna när man ska göra riskbedömningar. Vid Arbetsmiljöverkets inspektion var bristande riskbedömningar en kritik som framfördes. Enligt teknisk chef genomför riskbedömningar inom Tekniska förvaltningen och man trycker på att representanter för personalen ska vara med när detta görs. Då förvaltningen ansvarar för 1 Arbetsmiljöverkets föreskrift Systematiskt arbetsmiljöarbete 11

kommunens fastigheter ingår riskbedömningar avseende alla kommunens fastigheter i förvaltningens ansvar. Kommentarer Enligt vår bedömning är riskbedömningar ett område som behöver utvecklas i kommunen. Vid vår granskning har vi informerats om att chefer och skyddsombud har fått utbildning i riskbedömning. Trots detta framförs att det finns osäkerhet hos kommunens chefer när det ska göras och hur det ska göras. Vi vill understryka vikten av att kommunen tillser att alla chefer har tillräcklig kompetens och för att göra riskbedömningar. 9.6 Statistik och jämförelser Kommunen tar fram årligen ett personalbokslut där ett sort antal nyckeltal redovisas. I nedanstående tabell redovisas sjukfrånvaron i förhållande till av ordinarie arbetad tid. Vi kan här konstatera att sjukfrånvaron ökat under de tre redovisade åren. Den största ökningen har skett på Miljö- och byggkontoret. Det ska dock understrykas att på en mindre enhet innebär att även enstaka sjukskrivningar påverkar statistiken relativt mycket. Förvaltning 2015 2014 2013 Barn- och utbildningsförvaltningen 5,0% 4,7% 4,4% Kommunledningskontoret 6, 1 % 5,3% 5,0% Kultur- och fritidsförvaltningen 4,0% 5,0% 4,6% Miljö- och byggkontoret 9,0% 7,6% 4,3% Socialförvaltningen 7,6% 7,3% 5,9% Tekniska serviceförvaltningen 8,6% 6,0% 6,9% Totalt 6,5% 6,0% 5,3% Vi har tagit del av personalbokslut 2014 då bokslutet för 2015 inte var färdigställt vid granskningens genomförande. Bokslutet innehåller en uppföljning av de mål/styrtal som kommunen har för personalstruktur och arbetsmiljö och hälsa. Det redovisas också ett antal strategiska områden som finns angett i kommunens personalpolicy och uppföljning av hur man uppnått målen. I personalbokslutet görs också jämförelser av ett urval av nyckeltal mellan kommunerna i Aneby kommun, Eksjö kommun Sävsjö kommun och Vetlanda kommun. Inom Barn- och utbildningsnämnden görs en särskild sammanställning av ett urval av nyckeltalen i personalbokslutet. I denna sammanställning är nyckeltal nedbrutna på en lägre nivå, t.ex. enhetsnivå och det finns också analyser av resultatet. Socialförvaltningen följer varje månad upp sjuktalen för respektive arbetsplats. Dessa följs upp och analyseras med avdelnings- och enhetschef på ekonomi och HR. 12

Nedanstående statistik har vi hämtat från SKL:s statistikdatabas KOLADA. Tabellen visar den totala sjukfrånvarotiden, ackumulerad under året, som andel (%) av den tillgängliga ordinarie arbetstiden. Vi kan här konstatera att Nässjö kommun ligger högre i sjukfrånvaro är genomsnittet för Jönköpings län men lägre än genomsnittet för riket. Kommentarer Vi har tagit den av den statistik och nyckeltal som Nässjö kommun tar fram avseende personal. Enligt vår bedömning är personalbokslutet ett omfattande dokument som på ett väldigt bra sätt visar på ett stort antal nyckeltal men även beskriver kommunens personalstrategiska områden. Jämförelse görs med kringliggande kommuner men inte med nationella nyckeltal. Vi har vid vår granskning även tagit fram jämförande nyckeltal för Jönköpings län samt för Riket. Vi kan här konstatera att Nässjö kommun har haft ökande sjukfrånvarotal under de senaste tre åren. 9.7 Synpunkter från företrädare för de större arbetstagarorganisationerna avseende hur kommunen tar sitt arbetsgivaransvar Vi har genomfört intervjuer med företrädare för fackförbunden Kommunal, Lärarnas riksförbund (LR), Lärarförbundet och Vision. Kommunal framför att arbetsmiljöfrågorna och åtgärder för att uppnå målen är en stående punkt i Pilenarbetet och att arbetstagarna har möjligheter att komma med synpunkter på arbetsmiljön. Kommunal anser att de anställdas arbetstid och möjligheten att påverka denna är en viktig faktor för medarbetarnas arbetsmiljö. Inom vård och omsorgsverksamheten har de nyligen tecknat ett lokalt kollektivavtal som innebär att medarbetarna i högre grad kan påverka sin arbetstid vilket är positivt. Från Kommunal framförs också att kommunen behöver bli bättre på att göra riskbedömningar inför förändringar samt att arbetstagarorganisationerna bör bli involverade i det i ett tidigare skede än vad som görs idag. Från Kommunal framförs vidare att kommunens chefer 13

behöver bli bättre på att hålla kontakten med de medarbetare som är sjukskrivna. I dag är det inte ovanligt att medarbetaren har kontakt med sin chef först när det är dags att hålla rehabiliteringssamtal vilket inte är tillfredsställande. Kommunal tycker också att det borde tas mer individuell hänsyn till den enskilde medarbetarens förutsättningar. En viktig arbetsmiljöfråga är schemaläggning och bemanningsplanering t.ex. hur mycket tid som ges för olika uppgifter. Kommunen har blivit väldigt bra på att ta hjälp av företagshälsovården vilket är positivt. LR menar att det finns bra intentioner samt bra rutiner och riktlinjer i kommunen. Det förefaller dock som om alla chefer inte har tillräckliga kunskaper. Vid den tillsyn som Arbetsmiljöverket genomförde fick skolorna kritik bland annat avseende riskbedömningar. Från LR framförs att den kritiken troligen är relevant även för övriga enheter i förvaltningen och att det nog finns en osäkerhet hos cheferna hur man gör riskbedömningar. Från LR framförs att den årliga utbildning som görs för chefer och skyddsombud avseende arbetsmiljön borde utökas. Det största arbetsmiljöproblemet är arbetsbelastningen och stressen. Ett problem som LR lyfter fram är sjuknärvaron, dvs. medarbetare arbetar trots att de är sjuka. Det är främst ett problem inom gymnasieskolan där möjligheterna att sätta in vikarier är minst men det förekommer även i de andra verksamheterna. Från LR understryks vikten av att kommunen arbetar med den nya föreskriften från Arbetsmiljöverket Lärarförbundet anser att Nässjö kommun har en bra ambition att lösa arbetstagarfrågorna på ett så bra sätt som möjligt. Inom Barn- och utbildningsförvaltningen har det satsats under senare år både på löner och investeringar i lokaler etc. Arbetsmiljön är dock fortfarande bristande på många arbetsplatser dels beroende på eftersatt underhåll men även på att det är många barn/elever. Avseende underhållet håller kommunen på att åtgärda det succesivt. Bristen på vikarier är ett arbetsmiljöproblem. För grundskolan och förskolan innebär det också sjuknärvaro eller underbemanning när vikarier inte hittas. Avslag från vikarieförmedlingen är kännbart och innebär att färre får jobba mer eftersom inställda lektioner inte är möjligt för de yngre eleverna. Detta är enligt Lärarförbundet en arbetsbelastningsrisk vilket de ser som mycket oroande. När det gäller rehabiliteringsärenden anser Lärarförbundet att arbetsgivaren ofta hittar en bra lösning. Det är dock svårare om de behöver hitta annat arbete för en medarbetare och det inte finns någon lösning inom den egna förvaltningen. Lärarförbundet framför dock att kommunens sköter sina rehabiliteringsärenden på ett korrekt sätt. Avseende riskbedömningar vid förändringar finns det behov av förbättringar och här framförs t.ex. att kommunikationen mellan Barn- och utbildningsförvaltningen och Tekniska serviceförvaltningen behöver förbättras. Vision framför att Nässjö kommun är en arbetsgivare som vill utveckla medarbetarna och skapa stolthet och delaktighet samt är lyhörda för vad arbetstagarorganisationernas synpunkter. Det framförs dock att kommunen måste vara uppmärksam på att det goda arbetet fortgår. Ytterligare synpunkt som framförs är att kommunen skulle vinna på ett större samarbete mellan förvaltningarna för att ta vara på goda exempel inom kommunen. Vision ser positivt på det arbete som för närvarande pågår inom socialförvaltningen avseende medarbetarnas delaktighet och inflytande och menar att övriga förvaltningar kan dra lärdom av. De rutiner som finns avseende sjukfrånvaro och rehabilitering är bra men det skiljer sig åt mellan kommunens chefer i vilken utsträckning rutinerna följs. Visions företrädare uppfattar att det finns ett bra stöd till kommunens chefer från HR-funktionen. Avseende riskbedömningar vid förändringar kan det förbättras. Cheferna gör det efter påstötningar från fackligt håll men det är inte alltid det görs utan att facket gett signal. På central nivå sköts dock detta. 14

Kommentarer Vår intervjuer med företrädare för arbetstagarorganisationerna visar att det finns områden att utveckla t.ex. avseende riskbedömningar samt bristen på vikarier som blir ett arbetsmiljöproblem. Vår sammanfattande bild är dock att Nässjö kommun som arbetsgivare har ett gott samarbete med de arbetstagarorganisationer som vi intervjuat vilket ger goda förutsättningar för ett fortsatt utvecklingsarbete när det gäller personal- och arbetsgivarfrågorna i kommunen. 9.8 Resultat av skriftliga frågor till chefer med arbetsgivaransvar Skriftliga enkäter har skickats via e: post till samtliga chefer i kommunen med ett arbetsgivaransvar. Frågorna har dock inte ställts till de chefer som har intervjuats. Uppgifter om vilka chefer som har ett arbetsgivaransvar har vi fått från kommunen. Enkäten har ställts till 100 personer och besvarats av 84. Av dessa tillhörde två personer inte målgruppen vilket innebär att det är 82 som har svarat från fråga två och framåt. Detta innebär en svarsfrekvens på ca 84 %. De sammanfattande resultatet av de skriftliga frågorna se bilaga 1. I följande redogörelse lyfter vi fram ett urval av frågorna i enkäten samt kommentarer till dessa: På fråga 3, om det finns en tydlig och dokumenterad ansvarsfördelning avseende arbetsgivaransvaret är det 68 som svarat Ja, 1 som svarat Nej och 10 som svarat Delvis och 3 Vet ej. Trots att den övervägande delen av de svarande anser att det finns en tydlig ansvarsfördelning kan konstatera att det finns chefer som efterfrågar en tydligare fördelning av arbetsuppgifter avseende arbetsmiljö och rehabilitering. Vi menar att det här är mycket viktigt att kommunen säkerställer att alla chefer har fått erforderlig utbildning både när de kommer nya som chefer men även kontinuerlig utbildning. Även synpunkter framförs på att information måste gå ut till cheferna vid revideringar av rutiner och riktlinjer. På fråga 7, om ansvarig chef har tillräckliga resurser, är det 23 som svarat Ja, 22 som svarat Nej och 32 som svarat Delvis och 5 Vet ej. Utifrån lämnade kommentarer är det främst brist på tid som är det största problemet vilket riskerar att medföra att arbetet med att förebygga ohälsa samt rehabilitering blir lidanden. Vi vill här också understryka vikten av att kommunen är uppmärksam på chefernas arbetsmiljö och då särskilt den psykosociala arbetsmiljön som i allmänhet är den största arbetsmiljörisken för en chef i kommunal verksamhet. På fråga 8, om ansvarig chef har tillräckliga stödresurser, framförs bland annat att det är ett problem att företagshälsovården inte finns belägen i kommunen vilket kan medföra att medarbetare väljer att inte besöka dem. Det framförs också åsikter om att det kunde finnas ett bättre stöd från personalavdelningen men det finns också de som tycker att de fått ett gott stöd därifrån. 15

På fråga 9, om organisationen medger (antalet direkt underställda) att man som chef kan ta sitt arbetsgivaransvar är det 42 som svarat Ja, 13 Nej och 22 Delvis och 5 Vet ej. Även här är det tidsbristen för cheferna som lyfts som det största problemet. På fråga 10, om dokumenterade riskbedömningar genomförs avseende arbetsmiljön vid förändringar i organisation och verksamhet svarar 38 Ja, 6 Nej 29 delvis och 9 Vet ej. Av kommentarer kan vi konstatera att det här finns anledning att både utbilda cheferna samt tydliggöra rutinerna så att kommunen säkerställer att det sker i erforderlig omfattning. Vi vill här understryka att en dokumenterad risk bedömning ska finnas inför alla beslut som påverkar medarbetarna. Datum som ovan KPMG AB Karin Helin Lindkvist certifierad kommunal yrkesrevisor 16