1 (9) PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 10 2014 2014-10-18 (09.00-15.00) Norrköping Deltagare SVEMO Håkan Leeman Åke Knutsson Agneta Andersson Thomas Avelin Olle Bergman Tony Jacobsson Peter Svensson Carl-Erik Sörman Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator 1 MÖTETS ÖPPNANDE SAMT GODKÄNNANDE AV DAGORDNINGEN Ordförande Håkan Leeman öppnade mötet. Den utskickade agendan godkändes med en ändring. Punkt 5.8 Jourtelefon togs bort och flyttades till nästa möte på grund av inhämtning av synpunkter under Träffpunkt Svemo. Punkt 5.8 blev istället Guldmedalj. 2 VAL AV JUSTERINGSMAN Peter Svensson valdes att justera dagens protokoll. 3 FÖREGÅENDE PROTOKOLL Styrelseprotokoll nr 9 2014 godkändes och lades till handlingarna. Styrelsen bekräftade VU-protokoll 2014-10-09 och det lades till handlingarna.
2 (9) 4 RESULTATRAPPORT Martin Jarl redovisade resultatrapporten för styrelsen. Det finns fortfarande risk för underskott gentemot budget vid årsskiftet. Orsakerna till det eventuella underskottet hittas främst på intäktssidan. 5 ÄRENDEN 5.1 Försäkringsupphandling (PW) ( Id: 578 ) Nuvarande försäkringsavtal för förare och banförsäkringar upphör vid årsskiftet. Bolaget har aviserat en förhållandevis stor höjning av försäkringspremien. Innan avtalet tecknas behöver styrelsen ta del av olika kostnads och ändringsförslag innan avtalet tecknas. Styrelsen får också ta del av de alternativa försäkringsmöjligheter som finns. Frågan är omfattande ur både strukturell och ekonomisk synpunkt. Styrelsen beslutar att frågan skall tas upp på styrelsemötet i november och att slutligt beslut då ska fattas. GS ska förbereda ärendet enligt styrelsens diskussioner och återkomma med beslutsunderlag. Styrelsen beslutar också om medskick till utbildningskommittén gällande krav på rapportering och vikten av att följa regelsystemet vid utbildning av domare och tävlingsledare. Per Westling skall också diskutera med försäkringsbolaget angående att kunna modernisera anmälningsprocessen vid skada till försäkringsbolaget. 5.2 Licenser för klubbtävlingar (ÅK, PW) ( Id: 579 ) Frågan bordlades för att diskuteras på Träffpunkt Svemo samt därefter tas upp på kommande styrelsemöte
3 (9) 5.3 Organisationsutredningen - arbetsgruppsledare (HL) ( Id: 580 ) Styrelsen fortsatte diskussionen kring namn på personer som kan och vill ingå i de olika arbetsgrupperna som ska jobba med organisationsutredningen. Det har visat sig oerhört svårt att hitta personer som är villiga att ta ledande roller i arbetsgrupperna. Styrelsen överväger att lägga upp arbetet på ett annorlunda sätt för att få igång processen. Frågan skall tas upp med sektioner och kommittéer på Träffpunkten. Håkan Leeman skall sedan titta på ett alternativt sätt att hantera frågan till nästa styrelsemöte. 5.4 Media SM i Motocross (KS, PW) ( Id: 581 ) TV satsningen för SM serien med live stream har inte gett det intresse som sektionen hoppats på. Därför noteras en ekonomisk förlust för projektet. Satsningen har dock givit svar på en hel del frågor och med givit bättre beslutsunderlag för kommande media projekt. Punkten behandlades i samband med punkt 5.5.
4 (9) 5.5 Sektionernas användande av sektionsmedel (HL, PW) ( Id: 582 ) Sektionerna budgeterar egen verksamhet som skall ha en tydlig anknytning till den egna sporten/de egna sporterna. Budgetarna behandlar därför poster som administration, tävlingsverksamhet, miljö, barn, säkerhet, utbildning och elit. När intresse för olika mediesatsningar blev aktuellt för några år sedan kom det från vissa sektioner önskemål om att använda sektionsmedel för medieinvesteringar. Styrelsen avslog detta man vill hålla investeringar i media som en central kostnad. Det har också på senaste tiden dykt upp önskemål om att använda sektionsmedel för bland annat grenspecifikt IT-arbete. Styrelsen beslutar att grenspecifika mediesatsningar skall kunna finansieras via den egna sektionsbudgeten, men först efter speciellt godkännande från styrelsen. Thomas Avelin uppdras att i samarbete med IT-rådet försöka hitta möjliga plattformar för detta. Styrelsen beslutar också att ekonomiska satsningar utan en direkt koppling till den egna sporten (ex. IT, marknadsföring) inte skall finansieras av den egna sektionsbudgeten, om inte styrelsen först fattat beslut om att genomföra aktiviteten med förutsättningen att den finansieras helt eller till del av sektionsbudgeten. 5.6 Beslut om komplettering/justering av TA-system (PS, PW) ( Id: 583 ) Till följd av ändringar i NT och tidigare styrelsebeslut behöver ändringar i TA systemet genomföras innan årsskiftet. Vid föregående styrelsemöte kunde styrelsen ta del av beräkningarna och IT rådet fick i uppdrag att analysera situationen och eventuellt komma med förslag till ändringar. Styrelsen beslutar genomföra de ändringar som skall göras före 31-12-2014 och som redovisades vid föregående styrelsemöte. Samt uppdrar åt IT rådet att analysera behoven för första halvåret 2015 och återkomma med förslag på detta.
5 (9) 5.7 RF Förtjänsttecken (HL/ÅK) ( Id: 584 ) RF Förtjänsttecken är idrottens högsta utmärkelse och tilldelas maximalt 100 personer vartannat år i samband med Riksidrottsmötet. För att kunna komma ifråga för Förtjänsttecknet, krävs dels att man fått det egna förbundets högsta utmärkelse samt att man uppfyller kriterierna. För Svemo är det en stor ära att ha någon/några av våra medlemmar bland mottagarna. Styrelsen godkände de inkomna ansökningarna till RF Förtjänsttecken. Namn anges i bilaga till originalprotokollet. Styrelsen poängterar att VU kan fortfarande ta beslut om ansökningar till RF Förtjänstmedalj men då måst korrekt ifyllda ansökningshandlingar inkomma till kansliet i god tid (sista ansökningsdag till RF är 1/11). 5.8 Guldmedalj (ÅK) ( Id: 586 ) Styrelsen godkände ansökan om Förtjänstmedalj Guld. Namn anges i bilaga till originalprotokoll. 5.9 Kandidater till RF (HL) ( Id: 587 ) Under 2015 genomförs Riksidrottsmötet (i Helsingborg denna gång) och under detta möte sker val till diverse poster och kommittéer inom RF. Alla SF inom RF har rätt att nominera kandidater till dessa poster, dock senast den sista december året innan Riksidrottsmötet. Styrelsen diskuterade olika namnförslag till RF centrala organ. Besluten anges i bilaga till originalprotokoll.
6 (9) 5.10 Ansökan EM/NM Snöskotercross 2015 (PW) ( Id: 588 ) Styrelsen beslutade tillstyrka ansökan från Team Walles MK att arrangera EM/NM Snöskotercross 2015. Det uppdrogs åt GS Per Westling att teckna avtal mellan Svemo och klubben som reglerar respektive åtagande. Punkten justerades omgående. 5.11 Ansökan Extreme Enduro (ÅK) ( Id: 589 ) Styrelsen ser mycket positivt på ansökan från Kilsbergens MK om att få arrangera Extreme Enduro 2015. Tävlingen ingår i FIM Europe Cup. Klubben måste dock inkomma med en budget. Styrelsen vill samtidigt veta varför hobbyklassen utgått och vad som ligger bakom beslutet. 6 RAPPORTER 6.1 Återrapportering klubbservice (PW) ( Id: 707 ) GS Per Westling redogjorde för rapportpunkten. Vi har nu fått in tillräckligt antal klubbar för att dra igång försöksprojektet med klubbservice. På grund av tidsbrist har detta ännu inte påbörjats, men det kommer att ges prioritet kommande veckor. I sammanhanget kan nämnas att det finns liknande försök från några DF och att det parallellt med detta finns en ekonomisk/skatte- och en demokratisk/ideell diskussion då verksamheten drivs med ersättning. 6.2 Rapport Nordiskt möte (HL, PW) ( Id: 708 ) Under helgen den 11-12 oktober genomfördes Nordiskt möte med Svemo som värdar på Arlandastad. Mötet var mycket lyckat och de beslut som togs var samtliga i linje med Svemo önskemål. I avvaktan på protokollet kommer en kortare muntlig presentation att göras. Till nästa styrelsemöte kommer en skriftlig rapport.
7 (9) 6.3 Rapport RF/SF-dialog (HL, PW) ( Id: 709 ) Håkan Leeman rapporterade från den årliga RF-SF dialogen. Den 14 oktober deltog Svemos ordförande samt GS i den årliga RF-SF dialogen som skedde i Stockholm. I mötet (ett av totalt fyra möten) deltog ytterligare ca: 15 specialidrottsförbund och representanter från RF. Kärnpunkten i dialogen låg på "Den svenska idrottsrörelsen 2.0". Eftersom det är så kort tid mellan dialog-mötet och styrelsemötet kommer en kortare muntlig presentation att göras. Till nästa styrelsemöte kommer en skriftlig rapport. 6.4 Planering Träffpunkt Svemo (HL, PW) ( Id: 710 ) Håkan Leeman gick igenom planeringen för Träffpunkt Svemo med målsättningar, ansvarsområden samt praktisk information och diskussion 6.5 Digitalisering historiska dokument (PW) ( Id: 711 ) Styrelsen har tidigare beslutat om digitalisering av historiska dokument. Arbetet är nu påbörjat med hjälp av en ny medarbetare som med bidragsstöd för närvarande finns i Svemo-huset tisdag och torsdag eftermiddag. Avsikten är att i första hand scanna samtliga protokoll från förbundsmöten och styrelsemöten och att lägga dessa i ett IT-baserat sökbart system för att därefter gå vidare med andra historiska dokument. Vi avser att längre fram i arbetet iordningställa ett "Historiskt rum" där alla dokument, bilder, tidningsklipp och gamla priser, diplom etc skall finnas tillgängliga för den som vill. Arbetet med detta beräknas pågå under en längre tid.
8 (9) 6.6 Förslag till mötesplan 2015 (HL) ( Id: 712 ) Under hösten varje år läggs en mötesplan för kommande års styrelsemöten. Första mötet den tas upp är som rapport varefter den, efter synpunkter och önskemål från övriga deltagare och andra, tas upp som ärende vid mötet därefter. I den preliminära planen finns i dagsläget inga möten i förbindelse med arrangemang inlagda. Styrelsen uppmanas därför att fundera på vilka arrangemang som kan vara av intresse att besöka i samband med styrelsemöte under 2015. 6.7 Rapport från Speedway GP Friends Arena (TJ) ( Id: 713 ) Tony Jacobsson rapporterade från Speedway GP Friends Arena 27 september. Tävlingen var mycket väl genomförd och hela arrangemanget fick mycket gott betyg. 6.8 SF-stöd, Landslagsstöd och Idrottslyftet 2015 (PW) ( Id: 714 ) GS Per Westling redogjorde för SF-stöd, Landslagsstöd och Idrottslyftet. Det var mycket positiva siffor för Svemos del. 6.9 Drivmedelsregler Snöskotersektionen (OB) ( Id: 716 ) Olle Bergman rapporterade gällande skotersektionens beslut att använda bränsle fritt i vissa klasser Styrelsen anser att ärendet skall skickas till snöskotersektionen för att diskutera med TK. 6.10 Fadderrapportering (samtliga) ( Id: 715 ) Punkten bordlades till nästa styrelsemöte. 6.11 Licensrapport (PW) ( Id: 717 ) Styrelsen tog del av septembers licensstatistik. Den tidigare trenden verkar hålla i sig och antalet licenser verkar ha stabiliserat sig på nuvarande nivå. 7 NÄSTA MÖTE Nästa möte är i Norrköping den 15/11.
9 (9) 8 AVSLUTNING Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2014-10-23 Justerare Peter Svensson Godkänt via mail 2014-10-23