Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 29 september 2015 Telefon Närvarande: Johan Robertson, Anders Dahlén, Conny Thunberg, Frida Bulukin Wilén och Martin Carlsson 1-15 Frånvarande: John Hall och Suzan Edvardsson Adjungerad: Peter Lundmark, förbundskansliet 1-15 1 Mötets öppnande Johan Robertson hälsade alla välkomna och förklarade mötet för öppnat 2 Val av mötesordförande Johan Robertson valdes till mötesordförande 3 Val av sekreterare Peter Lundmark valdes till mötessekreterare 4 Val av justerare Frida Bulukin Wilén valdes justera protokollet 5 Godkännande av dagordning Förslag på ändringar av dagordningen: 7 Ansökan Idrottslyft efter inskickad ansökan från Akka UC 8 Medlemshantering förbundskansli godkänna dagordningen med de föreslagna ändringarna 6 Ekonomirapport Ekonomiansvarig redogjorde för tertialrapporten (januari-september).
Anmärkningsvärt är redovisning av anmälningsavgifter och tävlingskostnader, vars konton mer eller mindre ska gå jämt upp. Antalet licensierade spelare i open har markant ökat och ligger bättre än budget. Kostnaderna för årsmötet och förbundsstyrelsens egna styrelsemöten ligger över budget. Landslaget U23 damer har fått sponsring med 100 000 kr, varav 65 000 kr har kommit in hittills. Resterande 35 000 kr kommer komma in under nästa period, då även hela utbetalningen till spelare kommer ske. Sponsringen kommer delvis täcka alla deltagande spelares egna utlägg för landslagsspel. Bidragen kommer under 2015 bli enligt budget Den planerade visionshelgen 14-15 november fanns inte med i ursprunglig budget och beräknas till 75 000 kronor Nästa möte måste behandla ekonomi och hur utskotten ska göra med sina pengar Ekonomiansvarig föreslår förbundsstyrelsen revidera budget till föreslagen prognos för helåret med ett underskott av -195 000 kr. Revideringen motiveras med den stora kostnad som en visionshelg medför och som inte var budgeterad för, årsmötet lockade fler deltagare än beräknat och förbundsstyrelsens egna kostnader beräknas överstiga budget. låta föreningarna ansöka från Idrottslyftet 2015 för deltagande på visionshelgen revidera budget till föreslagen prognos för helåret med ett underskott av -195 000 kr 7 Ansökan Idrottslyft Akka UC, Lund, har kommit in med ansökan till Idrottslyftet för Skol-DM i ultimate med 33 150 kronor som behandlades av förbundsstyrelsen. Ansökan ansågs som helhet vara bra för ungdomsrekrytering men förbundsstyrelsen menade på en egeninsats av kostnader för deltagande i turnering är av vikt. bifalla ansökan med 30 650 kronor efter avdrag för spelarbidrag med 2 500 kronor om Akka UC inte åker till Örebro för deltagande i turneringen Kung Bore kommer återbetalning av spelarbidrag krävas
8 Medlemshantering förbundskansli Går det automatisera medlems- och licenshantering för minska arbetet för förbundskansliet låta förbundskansliet se över licenshanteringen till nästa möte 9 Visionsdagarna Antalet anmälda till visionsdagarna har ökat och förbundsstyrelsen var överens om genomföra båda dagarna. Processledare från SISU Idrottsutbildarna säger för ett förändringsarbete är närvaro och representation från utskotten mer eller mindre ett måste. Ultimateutskottet är representerade med flertalet ledamöter, allroundutskottet har en representant på plats medan discgolfutskottet inte har någon anmäld. Förbundskansliet uppdras kontakta allround- och discgolfutskottet så snart en agenda finns framtagen Sista anmälan till föreningsdagen är den 2 oktober. Absolut sista dag för anmälan till någon av dagarna är den 14 oktober då besked måste lämnas till Bosön för slippa kostnader för eventuella avbokningar. genomföra de två dagarna som planerat förbundskansliet informerar processledare från SISU Idrottsutbildarna om beslutet för snarast få fram agenda för de två dagarna förbundskansliet meddelar allround- och discgolfutskott agenda för strategidagen 10 Rapport Fair Play Martin Carlsson meddelade rapport kommer finnas till nästa förbundsstyrelsemöte rapport Fair Play lämnas av Martin Carlsson till nästa förbundsstyrelsemöte
11 Effekt- och projektmål Balans i ekonomin Förslag till effektmål, Anders Dahlén tar på sig uppgiften ta fram förslag till effektmål i siffror tillsammans med Conny Thunberg. Projektmål, projektgrupp ska ha tagit fram en plan för hur förbundet ska öka sina intäkter och minska sina utgifter till den 31 december 2015. Vad behöver göras och hur når vi effektmålet? Anders Dahlén tar på sig uppgiften ta fram förslag till effektmål tillsammans med Conny Thunberg som delges förbundsstyrelsen senast fredag 9 oktober projektmålet är ta fram en plan för hur förbundet ska öka sina intäkter och minska sina utgifter till den 31 december 2015. 12 Effekt- och projektmål Öka antalet medlemmar i klubbarna Två förslag till effektmål fanns, dels öka antalet klubbmedlemmar för en bredare bas och dels på sikt få fler licensierade spelare. Förslag till projektmål Tagit fram verktyg för hur klubbarna ska värva medlemmar till den 31 mars 2016 Tagit fram en plan för hur klubbarna ska och kan arbeta för kunna behålla sina medlemmar till den 31 maj 2016 Tagit fram argument till klubbarna hur de kan sälja in tävlingslicensen till medlemmarna till den 31 mars 2016 förbundskansliet i samarbete med Suzan Edvardsson och Johan Robertson tar fram siffror för de två effektmålen enas om de tre föreslagna projektmålen 13 Ledamot ultimateutskottet Mikael Sahlin antas som ledamot i ultimateutskottet med ansvarsområde Fair Play
14 Nästa möte Nästa möte är den 24-25 oktober i Göteborg, alla ledamöter uppmanas snarast lämna besked till förbundskansliet om behov av logi och resor. Förbundsordförande kommer skicka ut förslag på datum för vårens styrelsemöte 15 Mötets avslutande Johan Robertson tackade för visat intresse och förklarade mötet för avslutat Justeras mötesordförande Justeras Johan Robertson Frida Bulukin Wilén Vid protokollet Peter Lundmark