1(9) RIKTLINJER FÖR ÄRENDEREGISTRERING OCH ELEKTRONISK POST I VÄNERSBORGS KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige 1997-02-25, 14. LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN OFFENTLIGHETSPRINCIPEN En viktig grund för den kommunala ärendehanteringen är offentlighetsprincipen. Med stöd av offentlighetsprincipen kan allmänheten kräva att få ta del av allmänna handlingar - ett krav som motiverar väl fungerande administrativa rutiner i form av ärenderegistrering, protokollföring, arkivering o s v. Offentlighetsprincipen har gammal hävd i vårt land. Den innebär att allmänheten har rätt till fri insyn i det allmännas angelägenheter. Principen fyller tre huvudsyften. Den ska utgöra en garanti för rättssäkerhet och effektivitet i såväl förvaltning som folkstyre. Dessutom ska den främja allmänhetens förtroende för myndigheter. De grundläggande reglerna om allmänna handlingars offentlighet finns i andra kapitlet tryckfrihetsförordningen. Insyn För kommunerna innebär offentlighetsprincipen att kommuninvånarna och andra skall ges möjlighet till insyn i och kontroll av den kommunala verksamheten. VAD ÄR EN ALLMÄN HANDLING? I tryckfrihetsförordningen definieras vad som menas med allmän handling. Med handling avses alla typer av informationsbärare, d v s inte bara skrivna pappersdokument utan också t ex kartor, fotografier, ljudupptagningar, mikrofilm och ADB-upptagningar. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet, och har inkommit till myndigheten eller upprättas där.
2(9) Förvaras Det första kriteriet för om en handling skall anses som allmän är alltså att den förvaras hos myndigheten. I de flesta fall är detta okomplicerat. Finns handlingen i myndighetens lokaler och är upprättad eller inkommen, då är den också allmän. Ibland är dock begreppet "förvaring" inte lika självklart. Det förekommer att handlingar finns på annan plats än hos myndigheten men att de ändå anses som förvarade hos myndigheten. Handlingar kan t ex vara utlånade eller tillfälligt hemma hos en politiker eller tjänsteman. Det kan också förekomma att exempelvis ett företag eller en konsult utför uppdrag för en kommunal myndighets räkning och därigenom har hand om viss dokumentation som rör uppdraget. I dess fall anses handlingarna ändå förvarade hos myndigheten ifråga. När det gäller handlingar som lämnas till någon annan för teknisk bearbetning eller lagring, anses även dessa handlingar förvarade hos den myndighet som lämnat dem. Det kan t ex gälla mikrofilmade bygglovs handlingar som förvaras i klimatarkiv hos ett mikrofilmsföretag. En upptagning anses förvarad hos en myndighet om den är tillgänglig hos myndigheten d v s om den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Med en upptagning menas en sådan handling som inte kan uppfattas utan tekniskt hjälpmedel. Inkommen En handling ansen inkommen till en myndighet så fort den anlänt dit med posten eller överlämnats till någon behörig representant för myndigheten. Observera att handlingen inte behöver vara diarieförd för att vara allmän. Anbud och andra liknande tävlingshandlingar anses inte vara inkomna förrän den tidpunkt som har bestämts för öppnandet. Upprättad En handling anses upprättad när den är expedierad eller när det ärende den hör till har slutbehandlats hos myndigheten. Kommunens eget exemplar av t ex en utgående skrivelse är alltså en allmän handling så snart skrivelsen har avsänts. Observera att när en handling skickas till en förvaltning eller annan enhet som inte lyder under den egna nänmden, är handlingen upprättad hos avsändaren och inkommen hos mottagaren och ska därför registreras hos båda. Notera dock vad som sägs om arbetsmaterial nedan. Om handlingen inte tillhör något speciallt ärende och inte heller ska expedieras är handlingen allmän när den har färdigställts, d v s när behörig tjänsteman har godkänt innehållet. Detta kan gälla t ex fristående utredningar och promemorior. Diarier, journaler och register där uppgifter förs in löpande blir upprättade och därmed allmänna så fort man börjat göra anteckningar i dem.
3(9) Protokoll med handlingar Protokoll och till protokollen hörande handlingar blir allmänna när de har justerats hos myndigheten. Ett tjänsteutlåtande blir allmän handling när behörig nämnd/styrelse har fattat avgörande beslut i det ärende det hör till, d v s normalt när protokollet justerats. Arbetsmaterial Arbetspapper, utkast opch minnesanteckningar blir allmänna om de, sedan ärendet avslutats, tas om hand för arkivering. Detta gäller även om handlingarna inte innehåller någon information som är viktig för ärendet. Man skall därför tänka på att före arkivläggningen rensa bort sådana handlingar som inte tillför sakuppgifter i ett ärende. ADB-upptagningar ADB-upptagningar, ljudupptagningar och andra typer av upptagningar blir allmänna handlingar på samma sätt som vanliga pappersdokument. En ADB-upptagning t ex anses vara expedierad och därmed allmän handling när informationen tekniskt gjorts tillgänglig för utomstående på bildskärm eller då databäraren, exempelvis en diskett, översänts till någon utanför myndigheten. Enskilda handlingar Tryckta skrifter, ljud- eller bildupptagningar eller andra handlingar som ingår i bibliotek eller som överlämnats av enskilda, t ex privatpersoner och föreningar, för förvaring i en myndighets arkiv är inte allmänna handlingar. Som allmänna handlingar räknas inte heller handlingar som har upprättats eller inkommit för att publiceras i någon skrift som myndigheten ger ut regelbundet, t ex personaltidning. UTLÄMNANDE AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Offentlighet Allmänna handlingar är i de flesta fall också offentliga. Efterfrågade dokument skall lämnas ut utan onödigt dröjsmål. Som besökare har man ingen skyldighet att uppge sitt namn eller att redogöra för varför man är intresserad av en viss handling. Om det behövs teknisk utrustning för att ta del av handlingarna är myndigheten skyldig att tillhandahålla sådan, t ex en persondator för ADB-upptagningar. Besökare har också rätt att fotgrafera eller skriva av allmänna handlingar.
4(9) Får man ta betalt? Kommunen har ingen rätt att ta betalt om en besökare vill ta del av allmän handling på stället. Den som vill ha kopior eller avskrifter av de handlingar som myndigheten förvarar har rätt att få detta. Myndigheten har dock inten skyldighet att kopiera kartor, ritningar, fotografier eller liknande om detta är tekniskt besvärligt. ADB-upptagningar skall tillhandahållas i form av pappersutskrifter om så önskas, men det finns ingen skyldighet för en myndighet att kopiera över informationen till exempelvis disketter. För att täcka kopieringskostnaderna har fullmäktige fastställt en avgift. Sekretess Handlingsoffentligheten får endast begränsas av bestämmelser i sekretesslagen eller i annan lag som sekretesslagen hänvisar till. Hemligstämpel Man kan förse sekretessbelagda handlingar med särskild stämpel som talar om att handlingen är hemlig. Det är dock viktigt att komma ihåg, att en sådan stämpel endast ska betraktas som en varningssignal om att handlingen kan innehålla information som är sekretessbelagd. Varje gång en handling begärs utlämnad är man skyldig att prova om handlingen kan lämnas ut. Man har inte rätt att hemlighålla handlingar utan att göra en direkt hänvisning till den paragrtaf i sekretesslagen som tillämplig. Om man inte kan hitta någon paragraf som passar in i sammanhanget ska handlingen lämnas ut. Vem tar ställning? I första hand är det den tjänsteman på kontoret som har hand om handlingen som tar ställning till om den ska lämnas ut eller inte. Det kan vara en handläggare eller registrator om handlingen finns i diariet. Inom varje myndighet bör finnas en rutin för hur frågor som rör utlämnande av allmän handling ska hanteras. Om man som tjänsteman vägrar att lämna ut en handling, är man samtidigt skyldig att hänvisa till den instans där vederbörande kan få ett beslut som kan överklagas. Beslut och överklagande besökare som blir nekad att ta del av viss handling har rätt att få saken prövad i respektive nämnd/styrelsen. Om nämnden inte har delegerat beslutanderätten till någon ledamot eller tjänsteman, kan det bli nödvändigt att nämnden inkallas till ett extra sammanträde för att besluta om handlingen kan lämnas ut. Beslutet ska alltid vara skriftligt. Skulle beslutet innebära att utlämnande vägras har den som frågat rätt att få information om hur man överklagar. Besvärsinstans är länsrätten i Älvsborgs län. Vid oklarhet kontakta kanslichefen.
REGISTRERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR 5(9) Huvudregel Bestämmelserna om registrering av allmänna handlingar finns i 15 kap sekretesslagen. Enligt huvudregeln ska handlingar som kommit in eller upprättats hos den kommunala myndigheten omedelbart registreras. Arkivlagen Även arkivlagen innehåller en bestämmelse om registrering. Där slås fast att myndigheterna är skyldiga att registerera på ett sätt som underlättar arkivvården, framförallt gallring och framtida återsökning. Syfte Syftet är att allmänheten med hjälp av register ska kunna ges möjlighet till insyn i verksamheten och kunna beställa fram de handlingar/ärenden som man vill ta del av. Förvaltningen har också ett praktiskt behov av att hålla ordning på sina handlingar. Allt behöver inte registreras Undantag Sekretesslagen medger att man gör vissa undantag från registreringsskyldigheten nämligen, om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas att de kommit in eller upprättats - handlingar för vilka sekretess föreligger måste dock alltid registreras eller om det är uppenbart att de är av ringa betydelse för verksamheten Exempel på handlingarna som är av ringa betydelse är kursinbjudningar, reklam cirkulär, författningar m m. Hur registrerar man? Vad ska registret innehålla? Om man registrerar allmänna handlingar föreskriver sekretesslagen att registret innehåller följande uppgifter:
6(9) 1. Datum då handlingen kom in eller upprättades. 2. Diarienummer eller annan beteckning som handlingen fått. 3. Från vem handlingen har kommit in eller till vem den har skickats. 4. En kort beskrivning av vad handlingen handlar om. Hemliga handlingar Sekretessbelagda handlingar ska alltid registreras. Även om allmänheten inte får ta del av innehållet i alla handlingar, måste man ändå redovisa att handlingar finns. Det är lämpligt att registrera hemliga handlingar i diariet och att då utelämna punkterna 3 och 4 ovan. ÄRENDEREGISTRERING I PRAKTIKEN ORGANISATION Registrator Beroende på myndighetens organisation ska det utses en/flera ansvarig/-a för ärenderegistreringen med funktion som registrator. Ersättare ska finnas. Registratorn ska vara verksamhetens "spindel i nätet" vad gäller dess allmänna handlingar och snabbt kunna ta fram den information som efterfrågas. Registratorn ska ha en grundlig utbildning i offentlighet och sekretess för att kunna bedöma vad som är allmänna handlingar, om de är offentliga eller sekretessbelagda och registrera dem på lämpligt sätt. Ärenden till nämnd Ärenden på förvaltningsnivå Krav Under varje nämnd ska finnas ett nämnddiarium där alla ärenden som behandlas i nämnden registreras. Under en nämnd med flera fristående förvaltningar eller verksamheter kan man vid behov ha ett förvaltningsdiarium, förutom nämnddiariet, för ärenden som inte resulterar i beslut i nämnden. POSTHANTERING Hur man öppnar och hanterar sin post kan variera beroende på organisation. Resp nämnd ska bestämma rutiner för sin posthantering. Rutinerna ska uppfylla följande krav: handlingar som kommer in eller upprättats ska registreras utan dröjsmål undantag gäller om förvaltningen håller handlingar-na så ordnade att det utan svårighet kan fastställas att de kommit in eller upprättats - handlingar för vilka sekretess föreligger måste dock alltid registreras om inte ansvarig chef deltar vid postöppningen ska han/hon på annat sätt erhålla information om vilka allmänna handlingar som kommit in eller upprättats hos förvaltningen all post ska datumstämplas ingen post får bli liggande oöppnad. För privat adresserad post ska man träffa en överenskommelse vem som ska öppna posten om någon är borta.
7(9) Om inkommande handlingar går direkt till handläggare ska han/hon omgående lämna det som ska registreras till registrator. Detsamma gäller för upprättade handlingar. Handlingar behöver inte passera genom registreringsfunktionen om det av myndighetens dokumenthanteringsplan framgår att de ska registreras och förvaras på annat sätt. REGISTRERINGSMETODER systematisk förvaring diarieföring objektsregistrering Hur välja metod? Valet av registreringsmetod styrs bl a av förvaltningens återsöknings- och bevakningsbehov. Man ska lätt kunna hitta den information man söker. Vilka handlingar/ärenden som kan registreras/förvaras på annat sätt än genom diarieföring bör framgå av myndighetens dokumenthanteringsplan. Den är alltså ett viktigt sökinstrument som kompletterar diariet vid återsökning. Systematisk förvaring Systematisk förvaring är ingen regelrätt registreringsmetod utan ett alternativ till registrering. Det innebär att handlingarna sorteras och förvaras på ett i förväg bestämt sätt. En naturlig sorteringsordning måste finnas, t ex personnummer, fakturanummer eller namn. Objektsregistrering I vissa sammanhang kan det vara lämpligt att registrera alla handlingar/ärenden som gäller ett objekt, t ex en fastighet, en gata/väg, en anläggning, på detta objekt. Det upprättas då ett kort eller blad för varje aktuellt objekt med vars hjälp ärendet bevakas. Nämnddiarium Diarieföring Huvudregel är att alla ärenden som ska behandlas i den politiska nämnden ska diarieföras. Därutöver ska man diarieföra allmänna ärenden av vikt som man har behov av att kunna återsöka och bevara för framtiden. Förvaltningsdiarium För en nämnd som ansvarar för flera skilda verksamheter är det mindre praktiskt att låta all registrering ske i nämnddiariet. För ärenden på förvaltningsnivå d v s som inte resulterar i beslut i nämnden, kan man ha särskilt diarium s k förvaltningsdiarium.
8(9) Ärendemening Aktomslag Ärendets innehåll redovisas i en kortfattad rubrik. Den måste vara tydligt utformad så att var och en kan förstå vad ärendet handlar om. Man ska undvika att använda förkortningar, framförallt sådana som förekommer internt. I ärenderubriken bör ingå ett eller flera "sökord". Man ska förvara de handlingar som rör samma ärende i ett aktomslag. Oavsett om ett ärende löper under flera år, ska de handlingar som hör dit alltid läggas i samma aktomslag och ärendeakten ska sorteras på det år då ärendet påbörjades. Handlingar som berör olika ärenden Originalhandlingar ska alltid förvaras i akten. Till handläggare skickas kopior. Om det förekommer att flera olika ärenden tas upp i en och samma skrivelse ska registrator lägga upp fler ärenden i diariet. Meddelande om inkommen handling Om ett ärende initieras av enskild ska man skicka ett meddelande om att handling har emottagits och vilken nämnd/tjänsteman som handlägger det. ELEKTRONISK POST Den elektroniska posten ger oss nya möjligheter att på ett snabbt och enkelt sätt skicka och ta emot brev, dels från vår egen organisation men också från världen utanför våra nätverk. För att kunna hantera den post som kommer och den post som du skickar på ett korrekt sätt är det viktigt att du känner till följande punkter: - För all information som befordras med e-post eller är lagrad i privata eller gemensamma brevlådor gäller samma offentlighets- och sekretessregler, arkivregler m m som för konventionellt postbefordrade handlingar. - Post som kommer eller skall skickas utanför vårt eget nätverk skickas i ett öppet och inte krypterat nätverk. Detta medför att e-posten inte uppfyller kraven för att skicka handlingar/uppgifter som är eller kan komma att behandlas sekretessbelagda. - För den interna e-posten är det möjligt att få "mottagarbevis". Detta innebär att du automatiskt får ett meddelande när ditt brev har öppnats. För den externa e- posten är inte detta möjligt. Detta innebär att ett e-post som har en felaktig adress kommer att ramla bort någonstans utan att du får något meddelande om detta. För att få använda elektronisk post (e-post) i Vänersborgs kommun krävs att du läst igenom och förstått följande dokument: - Regler för e-post i Vänersborgs kommun. - Riktlinjer för ärenderegistrering i Vänersborgs kommun.
9(9) För att få använda elektronisk post som anställd i Vänersborgs kommun krävs att följande regler följs: - Alla inkomna och avsända dokument skall hanteras enl de lagar och förordningar som finns gällande bl a offentlighet, arkivregler och sekretessregler. - Som innehavare av en elektronisk adress skall du minst en gång om dagen kontrollera om du fått någon post. - De brev som skall diarieföras skall omedelbart vidarebefordras till enhetens registrator. - Det program som användes för att hantera den elektroniska posten är GroupWise. Inga andra alternativ är tillåtna. - Det är inte tillåtet att ta emot och installera programvara som skickas med den externa posten. - Vid frånvaro skall den e-post som ev kommer skickas vidare till den som öppnar posten. - Beslut om tillgång till e-post fattas av förvaltningschef. ADRESSPLAN FÖR E-POST Vår adressplan bygger på att varje förvaltning har en egen adress. Den post som skickas till denna adress diarieförs av resp förvaltnings registrator. Det skall dessutom finnas en adress som är gemensam för hela Vänersborgs Kommun. Myndighetsbrevlåda för Vänersborgs kommun vanersborg.kommun@vanersborg.se Registratorsbrevlådor utbildning@vanersborg.se social@vanersborg.se samhällsbygg@vanersborg.se kommunstyrelsen@vanersborg.se Personliga e-post adresser förnamn.efternamn@vanersborg.se Om det finns flera med samma namn byggs adressen på med initialer på mellannamn. De brev som kommer till en personlig e-post adress och som skall diarieföras skall skickas vidare till den elektroniska förvaltningsadressen.