1 (9) Användning av sociala medier i Borås Stad Sammanfattning Borås Stad har sedan 2007 använt sociala medier. Målsättning har varit att inkludera dessa i stadens webbplats så långt som möjligt samt ha en hög närvarofrekvens. Egna blogg- och twitterportaler för politiken har skapats. Det mesta i projektet har vuxit fram utan att vara ett formellt projekt, drivet av enskilda tjänstemän i huvudsak med egna resurser. Om projektet Själva startpunkten var år 2007 när ett kommunalråd övertygades om att börja använda en blogg i det politiska arbetet. Bloggen sattes upp på stadens egen webbplats vars webbpubliceringsverktyg dock inte hade något färdigt bloggverktyg att tillgå. En nyhetsmodul användes, men benämndes på webbsidan som blogg. Det bloggande kommunalrådet fick lokal medial uppmärksamhet och kanske var det i den stunden som isen var bruten. Något egentligt projekt bildades dock inte, varken i inledningsskedet eller senare, för en satsning på sociala medier. Det mesta i projektet har vuxit fram i ett informellt samarbete, drivet av enskilda tjänstemän på Kommunledningskansliet (senare ) vars drivkraft har varit att i första hand se, ta tillvara och utveckla de möjligheter som efterhand stått tillbuds. Löpande har ej formaliserade avstämningar skett gentemot både politik och förvaltningsledning. Eftersom utvecklingen kunnat drivas framåt utan att extra ekonomiska resurser tillförts, annat än arbetstid, har den kanske viktigaste framgångsfaktorn varit den tillåtande öppna attityd som politik/förvaltningsledning uppvisat gentemot den ökade förekomsten av sociala medier i verksamheten. Några interna revirgränser har heller inte påverkat synsättet på sociala medier. Vi har inte betraktat frågan vare sig som en IT-fråga eller en Informations-fråga utan samverkan har kunnat fungera fritt mellan förvaltningens kommunikations- och administrativa funktioner med stöd från ITfunktionen vid behov.
2 (9) Framväxten har i första hand byggts med utgångspunkt och fokus på sociala medier som ett redskap för politikens behov och möjligheter. Vi har inte heller sett ett behov av att reglera och formalisera stadens aktiviteter i de sociala medierna. De formella beslut som senare har tagits av Kommunstyrelsen har tillkommit efter rekommendationer från Sveriges kommuner och landsting (SKL) och edelegationen (gallring m.m.). Något policydokument har inte utarbetats. Vi har inte sett användandet av sociala medier som något annat än att det tillkommit nya verktyg. Stadens övriga dokument, t.ex Informationspolicy och Etiska regler, har hittills kunnat tillämpats och varit ett stöd i synen på hur sociala medier skall hanteras. I det praktiska arbetet har dock nämnda rekommendationer givetvis beaktats t.ex arkiveras allt innehåll på de centrala sociala medie-kanalerna. Bärande idéer Målsättning har hela tiden varit att inkludera sociala medier i stadens webbplats så långt det varit praktiskt möjligt. Sett över tiden har dock vissa marginella avsteg fått göras. Bloggarna som politikerna använder väljs de numer fritt från de verktyg som idag finns att tillgå. Däremot skall medborgarna kunna både följa och hitta dem via stadens webbsida. Samma tanke finns för politikens twitterkonton. Hur dessa lösningar ser ut beskrivs nedan. I de sociala mediernas natur ligger att en hög närvarofrekvens i sig är en framgångsfaktor. Efterhand som staden skaffat sig en egen identitet (konton i stadens eget namn) har hög närvaro präglat Borås stads arbete. Inte heller inom detta område har formella regler utarbetats i första hand. De praktiska handlandet och de praktiska förutsättningarna har hittills varit ledande. Närvaron har inte varit begränsad till normala kontorsarbetstider. En stor mängd olika tekniska lösningar används för att få notifieringar som gör det möjlig att leva upp till ambitionen. I huvudsak är det som producerats för de sociala medierna framtaget med egna, befintliga resurser.
3 (9) Framväxten Det bloggande kommunalrådet följdes av fler kommunalrådskollegor som också övertalades att prova på det nya. Parallellt med detta startade även dokumentation av Kommunstyrelsens sammanträden via inspelade ljudfiler som publicerades i efterhand på webbplatsen. Inspelningarna gjordes med en liten Mp3-spelare. Sedan tidigare fanns en viktig förutsättning på plats; nämligen att Kommunfullmäktige gjort det möjligt med öppna sammanträden. WebbTV-sändningar från Kommunfullmäktiges sammanträden blev aktuella. Sedan tidigare fanns en TV-kamera monterad i den stationära fullmäktigesal som används. Sammanträdena har sedan länge visats på en intern TV-kanal som möjliggör för ledamöterna att följa sammanträdena från andra platser än sessionssalen under mötena (pausrum, caféteria) När den kameran uppdaterades vid byte av voteringsanläggning uppstod möjligheten att använda tv-signalen även för distribution via nätet. Fullmäktiges första sändningen lockade uppemot 800 unika tittare (budgetdebatten år 2008). Även detta uppmärksammades medialt. Ett normalsammanträde har därefter lockar i snitt mellan 50-100 unika besökare som tittar cirka 1 timme var. En webbradiosignal skickas också ut. Den sändning som skett tidigare via närradio fortlever och har kunnat utvecklas då närradion numer använder webbsignalen till sin sändning, med förbättrad tekniskt kvalité som resultat. På kommunens webbsida samlas de framväxande nya möjligheterna på en gemensam sida kallad Mötesplatsen. Där har medborgarna bl.a. också möjlighet att digitalt lämna förslag och ställa frågor, som också besvaras på webben. Ännu mer webb-tv Vi får kännedom om ett gratisverktyg, det svenska programverktyget Bambuser (www.bambuser.com), och vi ser möjligheten att utveckla dokumentationen av Kommunstyrelsens sammanträden, från ljud till rörlig bild. Programvaran är gratis och tjänstemobilen kan och får inledningsvis bli kamera. Med ena handen på pennan och i den andra handen en sändande mobil klaras debuten av. Kvalitén kanske inte så imponerande men ett snabbt och relativt enkelt steg har tagits. Efter ett tag byter vi mobilen mot en bärbar dator och webbkamera. Vi lär oss fånga upp sammanträdesljudet från den befintliga ljudanläggningen. Vi monterar webbkameran på en vridbar konstruktion (ett gammalt askfat i mässing plus lite tejp och gummisnoddar) och underlättar arbetet vid sammanträdet för sekreteraren. Vi lockar mellan 40-100 unika tittare även här (kanske ännu fler då kommunens egen personal inte låter sig mätas
4 (9) bakom den gemensamma brandväggen och de gemensamma ip-numren). En inbäddad spelare på stadens webbsida visar sammanträdena. Hittills har vi visat över 50 sammanträden och haft drygt 5700 tittare. Även kommunens bolagsstämmor visas. Borås Stad har sedan många år tillbaka en gemensam bolagsdag då samtliga kommunala bolag har sina stämmor. Samtliga fullmäktigeledmöter bjuds in och sedan några år tillbaka är dessa även öppna för allmänhet och press. Valnämnden har som tredje politisk instans under 2011 startat sändningar från sina sammanträden. Vi ser ett behov och skapar en Bloggportal Fler än de centralt placerade kommunalråden intresserade sig för bloggar och startade egna. Vi insåg att ett behov fanns att samla samtliga boråspolitiker som bloggar på kommunens webbplats för att ge möjlighet för medborgarna att följa den skrivna politiska debatt som fanns även utanför tidningarnas debattsidor. Med hjälp av de rss-strömmar som blockverktygen levererar samlade vi dessa i ett gemensamt flöde och en lokal bloggosfär hade uppstått. Vi visar de senaste 25 inlägg som gjorts. Rubrik och en kort ingress är läsbar på webbsidan. Är medborgarna intresserade av att läsa hela inlägget får den befintliga länken följas till den aktuella bloggen.. och följer upp med en Twitterportal Microbloggen Twitters införande liknade bloggens introduktion. Ett kommunalråd övertalades att starta ett konto. Efter ett tag såg vi ett liknande behov att samla boråspolitikens twitter under en hatt och en Twitterportal liknande Bloggportalen införlivades på webbplatsen under Mötesplatsen. Twitters funktioner har också givit andra möjligheter att samla och visa. Möjligheten att skapa hashtaggar för att sortera ut twitterinlägg med samma tema utnyttjar Borås Stad dels genom att ha infört en officiell hashtagg (#boras) och dels skapat en Twinglykanal som visar upp alla inlägg på webbsidan med den officiella taggen. Detta kommer till användning bl.a. vid Kommunfullmäktiges sammanträden då vi både kommenterar sammanträdet och också samlar upp de politiska kommentarer som görs (både av politiker i salen och intresserade som följer sammanträdet) via Twitter och Twingly. Medborgarna kan alltså kommunicera med de förtroendevalda direkt under sammanträdena och lämna kommentarer.
5 (9) Facebook förstås Under 2008 införlivade Borås Stad Facebook i användningen av sociala medier. Facebook har på ett effektivt sätt lett fram till att vara en god kommunikationskanal såväl inifrån och ut som vice versa. Medborgarna kan på ett snabbt sätt ta del av information och ge feedback, komma på synpunkter och föra dialog utan att ha kännedom om den kommunala organisationen eller leta upp korrekta kontaktvägar. Vi ser också på ett tydligt sätt att Facebook driver fördjupningstrafik till webbplatsen samt att viss information delas även långt utanför vårt eget nätverk på Facebook. Vi har i skrivande stund migrerat från vår gamla profil till en page och ser därmed stora utvecklingsmöjligheter för framtiden kring satsningen på kommunikation via Facebook. Facebook är också något av en uppsamlande kanal där postningar sker från vår YouTube, från våra Bambusersändningar, pressmeddelanden och våra lediga tjänster. Ytterligare ett exempel på grundtanken att sy ihop de sociala kanalerna och tillgängliggöra dem i det forum som passar medborgaren bäst YouTube ännu bara i sin linda? Ett konto på YouTube finns sedan 2009 och har använts för att dokumentera presskonferenser, politiska utspel (både från den politiska majoriteten och minoriteten) och andra rent kommunala evenemang som invigningar m.m. En kamera med enkla funktioner och hög bildkvalitet används och sköts av ordinarie personal på Kommunledningskansliet, och filmerna publiceras i princip utan redigering av materialet. Enkelheten i produktionen i kombination med bra kvalité samt möjlighet till snabb publicering gör att denna kanal inom sociala medier kan vara den som inom den närmaste tiden har störst potential att växa inom Borås Stad. Lokala valkampanjer får ny skepnad Sociala medier har varit direkt delaktiga i tre lokala valkampanjer för ökat valdeltagande. Redan i valet 2006 användes en blogg i blygsam omfattning för rapportering från den lokala valrörelsen, sett från den lokala Valstugan som Borås Stad då använde för första gången för mottagning av förtidsröster.
6 (9) I samband med Europaparlamentsvalet skapades en riktig blogg (med ett externt bloggverktyg) som rapporterade från den lokala valrörelsen. Även ett twitterflöde (@valstugan) användes. Mycket av kommunens lokala valkampanj byggdes kring en YouTube film som också visades på TV4. I det allmänna valet hösten 2010 användes återigen det speciellt twitterflödet från Valstugan och egna YouTube-filmer (inspelade med i huvudsak rikspolitiker som bedrev valkampanj i Borås) parallellt med mer traditionella konsultköpta kampanjinsatser. Filmerna innehöll samma budskap från alla politiker ( Använd din egen röst ) som också var kampanjens huvudbudskap. Twitterflödet kommer att användas under den valrörelse som startar inför Omval 2011 i Västra Götaland. Bloggen finns kvar och kan även den utnyttjas. Borås Stad har inom projektets ram gjort en egen utvärdering av hur sociala medier kom att användas i den lokala valrörelsen 2010. Velar i skolans gymnasieval Även inför gymnasievalen 2009 och 2010 används sociala medier för att förstärka det övriga kampanj/informationsmaterialet. Genom att bygga gymnasievalsinformationen kring en bloggplattform där en utvald elev bloggade om sitt svåra val genom texter, intervjuer, YouTubefilmer från de olika gymnasieprogrammen och inbyggda sociala funktioner med kommentarer, röstning m. m. lyckades vi locka till stor interaktion. 75% av målgruppen anmälde sig till en SMS-tjänst för att ta emot information från bloggen. Ett par hundra kommentarer lämnades på bloggen och nästan 2 000 röstade kring bloggarens val. Kampanjen stöttades även av bannerannonsering på Bilddagboken. Detta resulterade i den högsta klickraten i Bilddagbokens historia. Utvärderingarna av kampanjerna har varit mycket positiva från eleverna i år 9 som understryker att bloggen underlättat deras val. Flickr Vi använder bildhanteringstjänsten Flickr sedan 2009 som bas för våra bilder och har börjat licensiera och har en intention att utöka öppenheten med att licensiera material under CreativeCommons. Tjänsten användes flitigt för kommunikation och informationsspridning när Borås arrangerade Davis Cupmatchen mot Ryssland i början på mars 2011.
7 (9) Rikskonferensen Mötesplats Sociala Media föds En generell utbildningsinsats för de förtroendevalda gjordes i maj 2010 då konferensen Mötesplats Sociala Media 2010 arrangerades tillsammans med Högskolan i Borås. Den huvudsakliga målgruppen var förtroendevalda som var intresserade av att börja använda sociala media inför valrörelsen. Föreläsningarnas syfte var att väcka intresse för sociala medier och stimulera de förtroendevalda att bli aktiva användare. Konferensen innehöll avslutningsvis en workshop-del, där de som ville fick starthjälp med kanalval, registrering av konton och kom-igång-tips. Ett 50-tal lokala politiker deltog. Idén och initiativet till konferensen kom från artikelförfattarna som också ingått i den arrangörsgrupp som arbetat med konferensen. Under våren 2011 arrangeras konferensen igen. Denna gång med syfte att utvärdera hur sociala medier användes i valrörelsen 2010. Vid båda tillfällena har Kommunstyrelsen i Borås uttryckt hur viktig man anser att denna konferens är och att man vill underlätta för de förtroendevalda att delta genom att, med centrala medel, stå för anmälningsavgift och ersättning för förlorad arbetsinkomst för samtliga förtroendevalda i Borås Stad som vill delta i konferensen. Kundo - en sociala och transparent kundtjänst Tjänsten Kundo införlivades strax efter lanseringen av vår nya sociala webbplats som släpptes i mars 2010. Tjänsten är en enkel, men effektiv social och transparent kundtjänst (erfarenhetsdatabas om man så vill) där medborgarna kan ställa frågor, lämna synpunkter, förslag eller beröm utan att själva behöva kanalisera det till rätt förvaltning/tjänsteman. Ursprungligen var tjänsten tänkt som en feedback på webbplatsen boras.se i sig men har utvecklats med tiden och idag försöker vi svara (med vissa undantag) på de frågeställningar som inkommer oavsett karaktär. Eftersom det är total transparens blir det också något av en erfarenhetsdatabas eftersom det är enkelt för medborgarna att se om någon redan ställt samma fråga eller lämnat en liknande synpunkt och fått svar. I dagsläget finns omkring 250 ärenden i tjänsten.
8 (9) Sprid ordet! En av artikelförfattarna har under projektets gång genomfört ett antal inspirationsföreläsningar i vilken Borås Stads arbete med införande av sociala medier beskrivs. Dessa har skett både i närområdet för grannkommuner, kommunalförbund och länsstyrelse samt även vid flera rikskonferenser. epetitioner tillkommer Kommunstyrelsen har under mars 2011 beslutat att införa epetitioner med förebild från det s.k. Malmöinitiativet. En konstellation från Kommunledningskansliet Borås Stad, där artikelförfattarna ingick, hämtade idén och inspiration dels från en konferens anordnad av Sveriges kommuner och landsting i december 2009 och dels vid ett studiebesök hos Malmö Stad ett år senare. Däremellan togs ett ärende fram till Kommunfullmäktige som beslutade att införa epetitioner som en utveckling av medborgarförslag. Programvara och drift är beställda via en extern leverantör och beräknas vara i drift under våren 2011. Avslutning Samtliga fem kommunalråd har under 2010 använt sig av sina twitterflöden, två får anses vara flitiga bloggare. Stadens officiella twitterflöde har snart 650 följare. På Bloggportalen omsätts de 25 visade inläggen var 14:e dag. Staden har över 100 filmer på sin YouTubekanal och där en valfilm från Europaparlamentsvalet har över 4 200 visningar. Totalt har vi närmare 16 000 visningar från kontot. Användningen av Facebook har vuxit och idag har staden runt 1 400 fans på det centrala kontot och ytterligare ett par tusen om man räknar in verksamhetsspecifika konton. Gymnasievalskampanjen har kammat hem pris i Guldnyckeln och vann där Folkets Nyckel, vunnit Månadens kampanj integrerat i tidningen Resumé samt en nominering i 100-wattare (samtliga är större reklamtävlingar). I dagsläget har våra foton på flickr visats runt 8 000 ggr. På väg in i Borås Stads arsenal av verktyg för att stärka medborgarkommunikationen är epetitionerna. Om förtroendevalda och stadens tjänstemän på ett tidigt stadium blir delaktiga i den process som är epetitionernas avsikt, har ytterligare en social media plattform skapats.
9 (9) Spridningen internt i Borås Stads egen organisation har påbörjats. Efter en inledande genomgång om sociala medier för samtliga förvaltnings- och bolagschefer under våren 2011 har ett antal förvaltningsprojekt sett gryningen. Göran Björklund Anders Kihl