1 Förvaltningshuset ihaparanda Torsdag 2014-02- 27 KI. 13.00-14.30 Jouni Slagner, (S), ordf Kurt Lindfors, (M), vice ordf Hannele Tåvi (S) Tommy Innala (S) Pirkko Paananen (V) Eero Laukkanen (KD) Sven Tornberg (C) rrs. 1^..rs ö h""4^ Sirkka- Liisa Vuolo ^S) Ulla Hardelin (C) Tommi Slunga, sekt Ulla Hardelin Medborgarkontoret 1-16 uni Sla ner Ulla Hardelin Valnämnden i Haparanda kommun 2014-02-27 2014-03-07 2014-03-27 Kommunledningskontoret
2 1 Upprop samt justerare 2 Röstmottagare 3 Kvittens av värdepost 4 Förtidsröstning 5 Förtidsröstning - Bokbussen 6 Förtidsröstning -Institutioner 7 Vallokaler och öppettider 8 Valsedelsställ - ordningen 9 Annonser och information omvalet 10 Utbildning 11 Behöriga valdatasystemet 12 Valmaterial 13Budget 14 Kommande sammanträden för Valnämnden gällande EP-valet 15 Delgivningar 16 Övriga frågor "^ U^
3 Vn 1 Upprop samtjusterare Ordförande hälsade alla välkomna till första sammanträdet inför valet till Europaparlamentet 2014. Till justerare utsågs Ulla Hardelin.
4 Vn 2 Röstmottagare Beslut Valnämnden. beslutar att uppdra åt sekreteraren att röstmottagare sammanställs till nästa såmmanträde. Bakgrund Förordnande av röstmottagare. Sekreteraren har redan i somras skickat ut en. förfrågan till de röstmottagare som deltog vid förra valet. Förfrågan gällde både EP-valet och de allmänna valen. Listan är nästintill komplett. ^- u^
Valnämnden 20'i4-02-27 5 Vn 3 Kvittens av värdepost Beslu4 att utse Jouni Slagner^c^ Tommi Slunga samt Nina Havbring och Ulla Niska till att var och en för sig kvittera värdepost. Bakgrund Under valen kan det förekomma att värdepost inkommer till kommunen från myndigheter, förtidsröster i form av brevröster, röster från-andra kommuner med mera. Man bör ha utsedda personer som har rättigheter att mottaga och kvittera ut denna värdepost. ^ ^^ ^
6 Vn 4 Förtidsröstning Beslug att anordna förtidsröstning i Stadshuset, Medborgakontorets lokaler, ingång från Torget under följande tider: - vardagar under tiden 7-23 maj 08. 00-17.00 - kvällsöppet till 19.00 fredag 9 och 16 maj. - extra öppet för förtidsröstning under valhel en: lördag 24 maj och söndag 26 maj k1.09.00 - ] ^. 02^ ^akgrurrd Valnämnden måste fastställa tider för förtidsröstningen. ^^^^
7 Vn 5 Förtidsröstning -Bokbussen Beslut att använda Bokbussen som en förtidsröstningslokal följande datum och klockslag samt stoppställen L6rdag 10 maj^s 08:30-09:,10 Kukkola (Kukkolaforsen Turism och konferens) 09:30-10:30 Karuhgi (Karungi skola) 11:00-11:5' Kärrbäck (mitt i, vid Kärrbäcks Åkeri) ^(^3^ 12:00-12:45 Lappträsk (Norra, Rosenqvist Maskin) 13:30-14:00 Säivis (f d skola) 14:30-15:30 Seskarö (Ica) 16:00-16:45 Nikkala (Handlar'n) LSrdag 17 maj: 09:00-12:30 Ica Maxi (parkeringen) 13:00-16:30 Coop Extra (parkeringen) Bakgrund Den gemensamma bokbussen användes vid valet 2010 som en förtidsröstningslokal. Bokbussen körde runt i byarna och i staden vardagar under bokbussen ordinarie rutter samt extra rutt på helger. Summa röstande i Bokbussen var ca 170. Sekreteraren har fört samtal med Biblioteket om att nyttja bokbussen även vid valen 2014. Det har ställt sig positiva till ett samarbete. För årets EP-val har föreslås att Bokbussen nyttjas två lördagar enligt förslag till beslut. Beräknad kostnad: 30 000 kr inkluderande löner till chauffören öch röstmottagaren inklusive förberedelser och efterarbete, annonsering på både finska och finska, drivmedel
8 Vn 6 Förtidsröstning -institutioner beslut att åta sig ansvaret för röstmottagning vid följande inrättningar kriminalvårdsanstalten torsdag 15 maj kl. 9-11 servicehuset Lunden torsdag 15 maj kl. 13-15 tornedälsskolan torsdag 22 maj kl. 9-11 att genomföra röstmottagningen isamråd med kriminalvårdsanstalten, servicehuset Lunden och Tornedalskolan samt att anordna möjlighet att rösta via kommunalt bud från Sjukhemmet klippan. hakgrund Sjukhemmet Klippan: Valnämnden anordnade inte röstmottagning i sjukhemmet Klippan 2010. Vid EP-valet 2009 var antalet röstande 0 och vid valet 2006 3 stycken. Istället anordandes ett kommunalt bud för de som ville förtidsrösta från sjukhemmet Klippan. ^tti
9 Vn 7 Vallokaler och öppettider Beslut att ha följande vallokaler och öppettider under valet till Europaparlamentet: Haparanda Norra 08.00-21.00 Haparanda Södra 08.00-21.00 Grankullen 08.00-13.00, 16.00-21.00 Marielund 08.00-21.00 Nikkala 08.00,00, 16.00-21.00 Seskarö l^ 08.00-y2.00, 16.00-21.00 Karungi 08.00- ^,^%Ö0, 16. 00-21.00 Särskilda rösfmottagningsställen: Säivis Ryagård och Lappträsk f d skola : 09.00-11.00 och 15.00-17.00. Valnämnden delegerar åt sekreteraren att ordna lämplig lokal i Seskarö, alternativ a) Träffpunkten b) Seskarö Folkets Hus att föra samråd med Länsstyrelsen om begränsade öppettider för de ifrågavarande distrikten Bakgrund Valnämnden skall fastslå öppettiderna och om det finns begränsningar skall samråd ske med Länsstyrelsen. Fastighetschefen Björn Johansson har fått i uppdrag av sekreteraren att gå igenom lokalerna ur ti llgä ng lig hetspers pektiv. ^ u^t^
10 Vn 8 Valsedelsedelställen -ordningen beslut att valsedlarna ska placeras i valsedelsställ enligt Valmyndighetens förslag i bokstavsordning att detta beslut kommuniceras ut till partierna lokalt samt till röstmottagarna Bakgrund Alla partiers valsedlar ska presenteras på ett likvärdigt, ordnat och överskådligt sätt. Valmyndigheten har inför valen 2014 tagit fram ett förslag på hur valsedlarna kan placeras och presenteras. Förslaget bygger på plätering i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln, och det är upp till valnämnden om förslaget ska användas eller inte inom kommunen Bilaga 1. Valmyndighetens förslag på ordningen. A ^ln
Vn 9 Annonser och information om valet Beslut att annonsera i Haparandabladet om valet, förtidsröstningen och vallokalerna samt öppethållandetider. att uppdra till valnämndens ordförande och sekreterare att utforma införmationen och genomföra annonseringen på svenska och finska att information läggs också på kommunens hemsida samt facebook. Bakgrand Förutom-att Valmyndigheten informerar om valet bör information även skickas ut lokalt. ^ ^^C^
12 Vn 10 Utbildning Beslut att ordföranden, vice ordföranden, ledamot Hardelin, sekreteraren till Länsstyrelsens information den 5 mars. att anordna en utbildningstillfälle den 19 maj till röstmottagare kl. 19-21. att uppdra åt valnämndens ordförande och sekreterare att sammankalla ordförandena och vice ordförandena till ett sammanträde för genomgång före valet Bakgrund Länsstyrelsen brukar anordna informations-/utbildningstillfälle inför valet. En gemensam utbildning till samtliga röstmottagare skall genomföras under valveckan. Sekreteraren informerar att Valmyndigheten kommer att på sin hemsida lägga ut utbildningsfilmer om val och hur arbetet med röstmottagning går till m m. Detta möjliggör självstudier hos respektive inför av kommunen anordnade utbildningstillfällen. Filmerna finns på www.val.se c^ Uå^"
HAPARARIDA STAD 13 Vn 11 Behöriga valdatasystemet beslut Att sekreteraren och Maarit Kontio, chef för den gemensamma administrationen på Barn- och ungdoms- & Socialförvaltningen utses som behöriga till valdatasystemet hakgrund Valdatsystemet innehåller kalehdern för valet, där registreras vallokaler och öppettider, förtidsröster med mera. Sekreteraren har behörighet till systemet. En reserv bör finnas förutom sekreteraren.
14 Vn 12 Valmaterial Beslut att godkänna sekreterarens beställning gällande kompletteringar och delegera att beställa västarna samt bestämma färg på västarna. Bakgrund Förutom det valmaterial som beställs från valmyndigheten behöver viss komplettering och förnyelse ske. Material har beställts gällande vallådor, skyltar och skärmar. Även en offertförfrågan har gått om västar till röstmottagare. Ugn
15 Vn 13 Budget Beslut Valnämndeh tar del av informationen om budgetläget och vid en eventuell överskriden budget äska mer medel från Kommunstyrelsen. Bakgrund Valnämnden erhåller statsbidrag för genomförandet av valet. Utbetalning av bidraget sker till 2 ggr (EP-valet och allmänna valet) och är enligt sekreterarens beräkningar ca 185 000 kr per val. Valnämnden har också en lokal budget på 100 000 kr för att genomföra både EP-valet och de allmänna valen i september. Därmed till EP-valet ca 235 000 kr. Med tidigare erfarenhet så går statsbidraget nästan uteslutande till arvoden för rösttmottagare (valdag, utbildningstillfällen) och arvoden till ledamötena. Förra valet landade detta på cirka 170 000 kr. Annonseringen kostade cirka 12 000 kr (exklusive bokbussen). Valmaterial (exklusive eventuella västar till röstmottagare) har redan beställts för 22 000 kr. Med ovanstående finns det kvar cirka 31 000 kr för att finansiera Bokbussen som röstmottagningsställe. Detta är inom möjligheternas ram men med en eventuell beställning av västar kan det vara så att budgeten överskrids. ^1^^
16 Vn 14 Kommande sammanträden för Valnämnden Beslut att sammanträda nästa gång 23 april kl 13.00-15.00 i förvaltningshuset sammanträdesrum Hamnskär. att sammanträda valdagen den 25 maj 2014 kl. 07.00. Då skall bland annat schema för valdagens arbete för nämnden läggas. hakgrund
17 Vn,15 Delgivningar Nyhetsbrev Ordföranden informerar om Valmyndighetens nyhetsbrev som han läst igenom.
18 Vn 16 Övriga frågor Beslut att erbjuda ett halvt arvode till de personer som ställer upp som reserver för röstmottagare. att anordna valskjutsar under valdagen Bakgrund Sekreteraren lyfter upp frågan om ersättning till de personer som ställer upp som reserver på valdagen, vi bortfall av röstmottagare. Brukar finnas 5-6 reserver. Dessa har aldrig erhållit någon ersättning. Föreslås att dessa ska få ett halvt arvode för att de är i beredskap. Ordförande lyfter frågan om valskjutsar på valdagen. Det är ett frivilligt åtagande för kommunen att anordna detta. En tanke föreslås att valnämnden kan organisera upp detta. ^WV
^zj^ 1 C^ (^ o^ 0 Val 25 maj 201 I: CUROPAPARLAM[NTCT Valsedlarna är placerade i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln. Bokstavsordningen gäller.samtliga partier. ALAN KA Parti /^ Parti P Parti ^ Parti ^ Parti ^ Parti F Parti ^ D Parti FI Parti A Parti J Parti K I Parti K I Parti K A,y+,..,