M E D A R B E T A R H A N D B O K

M E D A R B E T A R H A N D B O K Vi håller vad vi lovar Vi når resultat

Innehållsförteckning Competens vision och affärsidé 1 Våra medarbetare och chefer 1 Policys och rutiner 2 Rekryteringspolicy 4 Anställning 5 Introduktion av nya medarbetare 8 Lönepolicy 9 Rutin för löneutbetalning och ersättningar 11 Försäkringar 13 Affärsetik 14 Sekretess, konkurrens och upphovsrätt 16 Rutin för ledighet och frånvaro 17 Arbetsmiljöpolicy 20 Brandskyddspolicy 20 Friskvårds- och rökpolicy 21 Alkohol- och drogpolicy 22 Rehabiliteringspolicy 24 Jämställdhets- och mångfaldspolicy Policy mot kränkande särbehandling 26 26 Terminalglasögon 27 Miljöpolicy 28 IT-policy 29 Policy för sociala medier 30 Informationspolicy 32 1

Competens medarbetarhandbok Denna handbok är framtagen för dig som är medarbetare hos Competens. Syftet med medarbetarhandboken är att på ett överskådligt sätt beskriva våra värderingar, riktlinjer, policys och rutiner. Förhoppningen är att handboken ska fungera som ett stöd när du behöver vägledning i frågor som rör din roll som medarbetare hos Competens. Competens vision och affärsidé Vår vision Vi ska vara en ledande aktör inom yrkesinriktad kompetensutveckling Vår mission Vi hjälper arbetsmarknaden och samhället att fungera bättre Vår affärsidé Vi stärker människors och företags konkurrenskraft genom målinriktad och individanpassad kompetensutveckling Våra medarbetare och chefer Våra medarbetare Som medarbetare hos Competens är vi viktiga kulturbärare i ett växande företag. Tillsammans i vårt dagliga arbete ska vi sträva efter att agera i enlighet med våra värdeord och vi ska ständigt försöka bli bättre på det vi gör. Det är vi medarbetare som har tagit Competens dit vi är idag och det är vi medarbetare som kommer att leda företaget in i framtiden. Våra chefer Som chef hos Competens förväntas du dessutom arbeta målinriktat för att organisationen ska präglas av arbetsglädje, effektivitet och kontinuerlig utveckling. Detta innebär bland annat att du: Skapar delaktighet och ger frihet under ansvar Uppnår mål och resultat Kommunicerar ärligt och rakt även i svåra situationer Är nytänkande, tar vara på idéer och vågar gå före 1

Policys och rutiner Här finner du en sammanfattning av innehållet i Competens medarbetarhandbok. Närmare information hittar du i respektive policydokument. Rekrytering Väl genomtänkta rekryteringar är en viktig del av Competens långsiktiga affärsutveckling. Vi arbetar aktivt för att vara en attraktiv arbetsgivare för såväl medarbetare som för kandidater. Vår rekryteringsprocess ska präglas av långsiktighet och vi ska eftersträva att rekrytera medarbetare som har en bred kompetens och på så sätt ska kunna verka i vårt företag under lång tid inom olika typer av uppdrag. Anställning Anställningsvillkoren regleras skriftligt mellan Competens och varje medarbetare. Samtliga medarbetare omfattas av något av våra två kollektivavtal, i vilka ytterligare information kring anställnings- och lönevillkor finns. Introduktion av nya medarbetare Vi har ett introduktionsprogram för nya medarbetare. Varje ny medarbetare får en välkomstpärm och tilldelas en egen intern lots som ansvarar för att förmedla Competens erbjudanden och värdegrund. Lönepolicy Lönen ska spegla medarbetarens kompetens, arbetsresultat, ansvar och utveckling. Principerna för lön och lönesättningen dokumenteras i Competens lönepolicy. Löneutbetalning och ersättningar Information om rutiner för lönerapportering, löneutbetalning och utbetalning av övriga ersättningar, exempelvis traktamente och ersättning för personliga utlägg, hittar du i dokumentet Rutin för löneutbetalning och ersättningar. Försäkringar Utöver allmänna pensionsförmåner enligt gällande lag regleras pensionsavsättningar enligt kollektivavtalet. Tjänstepension betalas in av Competens och är en förmån som ger dig trygghet både under och efter arbetslivet. För att ge extra trygghet i arbetslivet omfattas alla våra medarbetare från första anställningsdagen av en avtalsförsäkring vid arbetsskada samt en avtalsförsäkring som kompletterar efterlevandeskyddet från Försäkringskassan. Affärsetik Competens utgångspunkt är att alltid agera i enlighet med gällande lagar, regler och förordningar samt enligt god affärssed. Närmare riktlinjer finns i vår affärsetiska policy. Rutiner för ledighet och frånvaro Competens rutiner vid semester, permission, tjänstledighet eller sjukdom finns beskrivna i dokumentet Rutiner för ledighet och frånvaro. 2

Arbetsmiljö och brandskydd Competens mål är att upprätthålla en god arbetsmiljö för samtliga medarbetare. Vi har formerat en organisation kring det systematiska arbetsmiljöarbetet, med utsedda ansvariga personer med delegerat arbetsmiljöansvar. Samtliga medarbetare har tillgång till alla rutiner och instruktioner via intranätet Fronter, omfattande systematiskt arbetsmiljöarbete, krisberedskap samt brandskyddsarbete. Friskvårds- och rökpolicy Competens friskvårdspolicy syftar till att våra medarbetare hålls friska och motiverade. Ur arbetsmiljösynpunkt tror vi att friskvårdsinsatser förebygger ohälsa i arbetslivet och långtidssjukskrivningar. Vi erbjuder därför våra medarbetare friskvårdsbidrag. Competens strävar efter en rökfri arbetsmiljö och varken sig medarbetare, besökare eller någon annan ska utsättas för tobaksrök mot sin vilja. Alkohol- och drogpolicy Competens verksamhet ska utmärkas av alkohol- och drogfrihet. Vi ska arbeta för en säker och bra arbetsmiljö genom att i samverkan förebygga och snarast ingripa vid alkohol- eller drogmissbruk. Vår policy med mål och handlingsprogram är en del av Competens totala arbetsmiljöarbete. Rehabiliteringspolicy Rehabilitering är de åtgärder som syftar till att hjälpa den sjukskrivne att återfå bästa möjliga arbetsförmåga för att kunna återgå till sin ställning som medarbetare och arbetskraft. Instruktioner för hur Competens agerar vid rehabiliteringsärenden finns beskrivet i vår Rehabiliteringspolicy. Jämställdhets- och mångfaldspolicy Competens målsättning är att jämställdhets- och mångfaldsarbetet ska ingå som en naturlig och integrerad del i all verksamhet. Competens upprättar vartannat år en jämställdhets- och mångfaldsplan med mätbara mål och konkreta åtgärder. Policy mot kränkande särbehandling Kränkande särbehandling får inte förekomma inom Competens. Varje medarbetare är skyldig att vara uppmärksam om en medarbetare behandlas illa av chef eller arbetskamrater. Terminalglasögon Medarbetare som i sitt arbete normalt arbetar vid bildskärm mer än en timme per arbetsdag har rätt att vid behov genomgå synundersökning som bekostas av Competens. Om resultatet visar att det behövs kan företaget gå in och ersätta s.k. terminalglasögon. Mer information finns i dokumentet Terminalglasögon. Miljöpolicy Ansvaret för främjandet av miljön är gemensamt för alla människor och grupper av människor. Competens vill ta en aktiv del av detta ansvar. Inom de områden där vi kan ska vi inta en ledande position och vara ett föredöme för andra företag i vår bransch. Närmare riktlinjer finns i vår miljöpolicy. IT-policy En effektiv och säker användning av IT är en viktig förutsättning för en gynnsam utveckling av Competens verksamhet. IT-användningen ställer dock stora krav på användarna, inte minst när det gäller etiska överväganden av olika slag. Närmare riktlinjer hittar du i vår IT-policy. 3

Policy för sociala medier Många av Competens medarbetare använder sociala medier som verktyg för att kommunicera med sina nätverk både privat och yrkesmässigt. Rätt använt ger dessa och andra liknande verktyg en bra möjlighet för oss på Competens att marknadsföra oss, bygga vårt varumärke och engagera oss i givande konversationer med kunder, leverantörer, partners och andra intressenter. Syftet med en policy för sociala medier är att våra medarbetare ska erhålla riktlinjer så att sociala medier kan användas på ett positivt sätt. Informationspolicy Competens grundläggande ambition är att förmedla information internt och externt så att kunskapen om organisationen och dess verksamhet samt förtroendet densamma upprätthålls. Alla medarbetare har en viktig roll vad gäller informationshantering. Närmare riktlinjer finner du i vår Informationspolicy. Rekryteringspolicy Syfte Competens rekryteringspolicy syftar till ange våra rutiner och riktlinjer vid rekrytering av nya medarbetare. Genom en rekryteringspolicy har vi en gemensam referensram som ska fungera som stöd för de medarbetare som är involverade i rekryteringsprocesser. Mål Väl genomtänkta rekryteringar är en viktig del av Competens långsiktiga affärsutveckling. Vi arbetar aktivt för att vara en attraktiv arbetsgivare för såväl medarbetare som för kandidater. Vårt mål är att lyckas rekrytera engagerade och duktiga medarbetare som tillsammans med oss vill vara med och forma och påverka företagets framtida utveckling och som har drivkraften att arbeta efter våra ledstjärnor. Vår rekryteringsprocess ska präglas av långsiktighet och vi ska eftersträva att rekrytera medarbetare som har en bred kompetens och på så sätt ska kunna verka i vårt företag under lång tid inom olika typer av uppdrag. Rekryteringsprocessen Competens har en central rekryteringsfunktion. När behov av rekrytering uppstår kontaktas rekryteringsfunktionen som ansvarar för att lediga tjänster utannonseras på Competens hemsida och att samtliga medarbetare har möjlighet att ta del av annonserna via intranätet Fronter. Annonserna publiceras även på andra annonseringskanaler som Competens har avtal med. Om möjligt ser vi gärna att resurs- och kompetensbehovet tillgodoses internt och vi uppmuntrar rörlighet inom företaget. I de fall det inte är möjligt att tillgodose resurs- och kompetensbehovet internt rekryterar vi externt. Mångfald är ett självklart och naturligt inslag i vår verksamhet och innebär att alla medarbetare och kandidater behandlas likvärdigt oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. 4

Anställning Syfte Syftet med denna policy är att tydliggöra Competens rutiner vid anställning av en ny medarbetare, under anställning och vid avslut av anställning. Anställningsavtal Anställningsvillkoren regleras i ett skriftligt avtal mellan Competens och medarbetaren. I samband med anställning ansvarar respektive anställande chef för att berörda inom organisationen informeras. Eventuella förändringar av anställningsvillkoren ska vara skriftliga, som ett tillägg till anställningsavtalet. Alla anställningsavtal ska för att vara giltiga, godkännas och undertecknas enligt delegationsordningen. Vid eventuell anställning av närstående, ska VD informeras om detta förhållande innan avtal skrivs. Färdigt ifyllt och av behörig chef undertecknat avtal sänds till lönekontoret. Löneadministratören sänder därefter anställningsavtalet med bilagor till den nyanställde. Inget avtal ska skickas direkt från chefen till den nyanställde. För personal i chefsposition, eller då speciella undantag från kollektivavtal behöver göras, skrivs ett individuellt utformat avtal. Sådana avtal får endast upprättas av VD. Kollektivavtal Competens tillhör branschorganisationen Almega som har kollektivavtal med Unionen och Sveriges ingenjörer. Competens har två olika kollektivavtal: Utbildningsavtalet som omfattar medarbetare anställda i Competens Utbildning, Götaland Utbildning och Learning Center samt Arbetsmarknadsavtalet som gäller för medarbetare anställda i bolaget Competens Arbetsmarknad. Vilket kollektivavtal som gäller för just dig beror på vilket bolag du är anställd i, vilket framgår av ditt anställningsavtal. Oavsett om du är fackligt organiserad eller ej omfattas du av något av våra två kollektivavtal. Ditt kollektivavtal finns tillgängligt på din tidredovisningssida i Hogia samt på Fronter. 5

Arbetstider Den ordinarie arbetstiden för en heltidsanställd är i genomsnitt 40 timmar per helgfri vecka under en begränsningsperiod om fyra veckor. Normal arbetstid är förlagd mellan kl. 07.00-18.00. Distansarbete/arbete från hemmet Vi är övertygade om att det i arbetet är viktigt att vara tillgänglig för sina kollegor och att personliga möten skapar ett optimalt samarbete. Därför ska distansarbete/arbete från hemmet inte förekomma regelbundet. Rådgör med närmaste chef om situationen kräver distansarbete/arbete från hemmet. Mertid/övertid Medarbetare som har anställningsavtal med deltidstjänst, kan få ersättning för mertid upp till gränsen för heltidstjänst. Närmaste chef ska på förhand rådgöra med medarbetaren om mertidsarbete är nödvändigt. Utläggning av mertid kan alltså endast ske i samråd med medarbetaren. Övertid definieras som beordrad tid utöver ordinarie heltid. För att ersättning ska utgå ska övertiden beordras i förhand eller godkännas i efterhand av närmste chef. För detaljerad information kring ersättning för övertid se det kollektivavtal som gäller för dig. Övertid kan i samråd med närmaste chef kompenseras på följande sätt: Ta ut övertiden i ledig tid, komptid Betald övertidsersättning Företaget har en övre gräns för samlade ackumulerade komptimmar. Man får samla på sig max 50 timmars komptid. 7 Oreglerad arbetstid Vissa medarbetare har oreglerad arbetstid, vilket i så fall framgår av anställningsavtalet. Att ha oreglerad arbetstid innebär att man inte har rätt till särskild övertidskompensation. Om du har oreglerad arbetstid kan du kompenseras med en extra semestervecka, 30 dagars semester. Ersättning för obekväm arbetstid Medarbetare, undantaget chefer, vars ordinarie arbetstid är förlagd före klockan 07 och efter kl. 18 på helgfri vardag har enligt avtal rätt till särskild ersättning för obekväm arbetstid. Man kan inte få ersättning för övertid och obekväm arbetstid samtidigt. Information kring ersättningen finns i kollektivavtalet. Förskjuten arbetstid Med förskjuten arbetstid avses schemalagd arbetstid som är förlagd utanför medarbetarens ordinarie arbetstid. Chefer och ledarskap När vi använder benämningen chef innebär det att personen i den befattningen har ett personalansvar - ett ansvar för medarbetare inom hela eller delar av Competens. Våra chefer ska vara goda förebilder i sitt dagliga arbete och stötta sina medarbetare genom att finnas till hands. De ska vara måna om sina medarbetares personliga utveckling, lita på deras förmåga och avsätta den tid som krävs. Vi strävar ständigt efter att utveckla en hög chefs- och ledarkompetens inom organisationen. 6

Utvecklingssamtal Utvecklingssamtal hålls en gång per år mellan chef och varje medarbetare. Chefen och medarbetaren utvärderar tillsammans tidigare period samt formulerar mål för den kommande perioden. Chefen bokar in utvecklingssamtalet med medarbetaren. Medarbetaren kan givetvis själv ta initiativ till ett utvecklingssamtal. Om det är något speciellt förutom de punkter som ingår i mallen för utvecklingssamtal som chefen/medarbetaren vill ta upp, berätta om det vid inbokningen. Medarbetaren har rätt att säga nej till ett utvecklingssamtal. Både chef och medarbetare förväntas förbereda sig inför samtalet. Mall för utvecklingssamtal finns på intranätet Fronter. Lönesamtal Inför årlig lönerevision hålls ett lönesamtal mellan medarbetare och närmaste chef. Läs mer i dokumentet Lönepolicy. Anställning upphör Reglerna för uppsägning, oavsett om medarbetaren själv väljer att avsluta sin anställning eller om det är Competens som avslutar anställningen, regleras i anställningsavtalet och i Lagen om anställningsskydd (LAS). En uppsägning ska alltid ske skriftligt. Innan en medarbetare slutar sin anställning ska närmaste chef ta initiativ till ett avslutssamtal där medarbetare och chef får möjlighet att prata igenom medarbetarens tid hos Competens. Alla medarbetare som slutar har rätt att få ett tjänstgöringsintyg i samband med avslutad anställning. Fullständigt betyg med vitsord utfärdas om anställningen varat minst sex månader. Närmaste chef utfärdar detta. 7

Introduktion av nya medarbetare Syfte och mål Competens har ett introduktionsprogram för alla nya medarbetare. Introduktionsprogrammet syftar till att du som ny medarbetare ska få introduktion och vägledning samt viktig information om Competens erbjudanden och värdegrund. Målsättningen är även att du som ny medarbetare ska bli trygg och säker din yrkesroll och känna dig välkommen till oss. Välkomstpaket Som ny medarbetare får du ett välkomstpaket den dagen du påbörjar din anställning. Det är en pärm med information som bland annat beskriver vår affärsidé, mission, vision och ledstjärnor. Pärmen innehåller även medarbetarhandbok, information om tidrapportering, dokument som rör IT och marknad samt nyckeldokument för det uppdrag du skall jobba med. Lotsprogrammet Competens har ett eget mentorskapsprogram, Lotsprogrammet, som innebär att du som ny medarbetare får en intern lots som introducerar dig in i verksamheten. Den interna lotsen är en medarbetare som har varit anställd i företaget en längre tid och som på ett föredömligt sätt arbetar efter våra ledstjärnor. Lotsens uppgift är både att vägleda dig som ny medarbetare och att bidra med kunskap och erfarenhet om vad yrkesrollen innebär. Tillsammans med din lots går du som ny medarbetare igenom innehållet i Välkomstpaketet när anställningen påbörjas. Lotsprogrammet syftar till att vara en pågående process där lots och du som ny medarbetare även efter introduktionen systematiskt ges möjlighet att samtala kring arbetsrelaterade frågor. Vi hänvisar till materialet i Välkomstpaketet för ytterligare information kring introduktion av nya medarbetare. 8

Lönepolicy Lönesättning Lönebildning och lönesättning ska medverka till att målen för Competens verksamhet uppnås och att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt. En förutsättning för detta är att Competens kan rekrytera, motivera, utveckla och behålla medarbetare med sådan kompetens som behövs på kort och lång sikt. Mot denna bakgrund ska lönen vara individuell och differentierad. Verksamhetens krav, arbetsuppgifter, ansvar, uppnådda individuella resultat, individens kompetens och kvalifikationer är förutsättningarna för på vilka grunder lönen bestäms. Vi följer varje år upp lönesättningen på marknaden i form av statistik. Vi strävar efter en rättvis och jämställd lönesättning och att vi inte har löneskillnader som beror på kön eller andra diskriminerande faktorer. Löpande värdering av arbetsinnehåll och personliga kvalifikationer samt arbetsresultat diskuteras på utvecklingssamtalen och ligger till grund för den totala bedömningen. För att jämna ut eventuella osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män sker en årlig kartläggning av lönerna i samband med lönerevisionen. Om osakliga löneskillnader upptäcks mellan kvinnor och män ska dessa rättas till. Se vidare i Competens jämställdhetsplan och lönekartläggning Jämställdhet och mångfald som finns tillgänglig på Fronter. Lönesamtalet Lönesamtal hålls en gång per år och är en del i löneprocessen. Samtalet är en viktig informationskälla för lönesättande chef inför lönerevisionen, samtidigt som medarbetaren får information om på vilka kriterier lönen sätts. Både chef och medarbetare ska förbereda sig inför samtalet genom att gå igenom dokumentet Competens måltavla och lönekriterier som ligger till grund för lönesamtalet. Lönesamtalet ska inte kopplas samman med utvecklingssamtalet, utan dessa samtal sker vid två olika tillfällen. Lönesamtalet är en uppföljning av utvecklingssamtalet och ska återknyta till det föregående. Medarbetaren ska därför efter utvecklingssamtalet ha tydliga mål att arbeta efter, vars resultat återkopplas till vid lönesamtalet. Competens måltavla och lönekriterier Competens har utformat tydliga lönekriterier som ska utgöra stöd för chef och medarbetare vid lönesamtalet. Lönekriterierna baseras på medarbetarens bidrag och utveckling i relation till vår affärsidé, vision och ledstjärnor, vilka i sin tur har översatts till parametrar. Competens måltavla och lönekriterier finns tillgängligt på Fronter. 9 Lönen sätts mot bakgrund av uppnått resultat inom: Mötet med kunden Individens konkurrenskraft Uppföljning Competens ambassadör Kompetens Kommunikation Samarbete Utveckling Ekonomisk medvetenhet Ansvar och befogenhet 9

Målsättning Öka engagemanget och intresset för det som främjar organisationens mål. Stimulera motivationsgraden till arbetet. Utgöra en drivkraft för utvecklingen av medarbetarens kompetens och arbetsuppgifter. Att lönesättningen ska stimulera till produktivitetsökning och ökad konkurrenskraft. Ledningen har ansvar att föra verksamhetsmålen vidare. Närmaste chef i sin tur sätter individuella mål kopplat till verksamhetsmålen. Alla mål och faktorer ska tydligt kommuniceras och i slutändan skriftligen dokumenteras. 10

Rutin för löneutbetalning och ersättningar Tidrapport och löneutbetalning Competens medarbetare ska varje månad redovisa en tidrapport som läggs till grund för löneutbetalning. Tidrapportering sker i Hogia tidredovisning senast kl. 19.00 den första arbetsdagen i ny månad. Tidrapport lämnas sedan in via Hogia till attestberättigad chef, som attesterar rapporten senast den 2:a arbetsdagen varje månad för vidare rapport till lönekontoret. Lönespecifikationen skickas per e-post till varje medarbetare senast vardagen före löneutbetalningsdagen. Lönen utbetalas den 25:e varje månad. Inträffar den 25:e på en lördag sker utbetalningen dagen innan, inträffar den 25:e på en söndag sker utbetalningen dagen efter. I december utbetalas lönen den 23:e. För instruktioner kring tidrapportering, se manual för Hogia tidredovisning. 10 Rutiner för löneförskott Löneförskott kan betalas ut till medarbetare vid max två tillfällen per år och med ett belopp som motsvarar högst 30 % av medarbetarens förväntade utbetalda lön vid nästkommande löneutbetalningstillfälle. Förskottet ska vara beviljat av närmaste chef. Resor och traktamenten Traktamenten Competens betalar skattefri traktamentsersättning i samband med beordrad tjänsteresa enligt Skatteverkets riktlinjer för skattefria traktamenten, se www.skatteverket.se för aktuella traktamentsbelopp. Den anställde måste alltid övernatta minst en natt för att arbetsgivaren ska kunna betala ut ett skattefritt traktamente. Det krävs också att den anställde reser till en plats som ligger mer än 50 kilometer från den vanliga arbetsplatsen och mer än 50 kilometer från bostaden. Om du under samma dag har vistats på flera orter, beräknas traktamente utifrån den ort där du har vistats den längsta tiden. Traktamentsbelopp Om resan börjar kl. 12.00 eller senare räknas avresedagen som halv dag. Detsamma gäller för hemkomstdagen om resan avslutas kl. 19.00 eller tidigare. I skrivande stund uppgår heldagstraktamentet till 210 kr och halvdagstraktamente till 105 kr. Traktamentet ska täcka ökade levnadskostnader under tjänsteresan, dvs. utgifter för logi, högre måltidskostnader än vanligt och diverse småutgifter. Om arbetsgivaren betalar för måltiderna under tjänsteresan, t.ex. genom hotellfrukost som ingår i rumspriset, representation eller då fria måltider tillhandahålls under en utbildning eller konferens får den anställde lägre traktamente. Följande reduktioner görs för närvarande (se www.skatteverket.se för aktuella reduktionsbelopp): Reduktion Heldag (210 kr) Halvdag (105 kr) Frukost, lunch och middag 189 kr 94,00 kr Lunch och middag 147 kr 74.00 kr Lunch eller middag 74.00 kr 37.00 kr Frukost 42 kr 21 kr 11

Ersättning för resa med egen bil För tjänsteresor som genomförs med egen bil ersätts du under 2011 med 30,50 kr per mil, varav 18,50 kr är skattefritt enligt nuvarande skatteregler (se www.skatteverket.se för aktuellt skattefritt belopp) och 12 kr ett skattepliktigt tillägg. Redovisning sker på avsedd blankett/hogia, senast månaden efter genomförd tjänsteresa. 11 Reseförskott Competens betalar normalt inte stående reseförskott. Tillfälligt reseförskott kan förekomma och ska godkännas av närmaste chef. Restidsersättning Utges endast om det särskilt är överenskommet att restidsersättning ska utges. Företagsupphandlat privatkort För medarbetare som har regelbundna utlägg för vår verksamhets bedrivande finns möjlighet att söka om kreditkort med privat betalningsansvar. Företaget står för årsavgiften för kreditkortet. Ansökan sker via närmaste chef. Blanketter Blanketter som används för att begära ersättning för reskostnader hittar du på Fronter. Blanketterna ska attesteras av närmaste chef och redovisas per kalendermånad till lönekontoret senast den 10:e i utbetalningsmånaden. Utbetalning av ersättning sker via ordinarie lönebetalning. Traktamenten Traktamenten utbetalas mot redovisning på blanketten Traktamenten som finns på Fronter. Före utbetalning skall blanketten attesteras av närmaste chef. Personliga utlägg i samband med resa Medarbetarens personliga utlägg i samband med resa (hotellräkningar, parkeringsavgifter och liknande) redovisas på blanketten Personliga utlägg resor som du hittar på Fronter. Observera att det endast är utlägg i tjänsten som skall redovisas på blanketten. Privata utlägg för måltider och annat ska täckas av traktamentet. Före utbetalning ska blanketten attesteras av närmaste chef. Ersättning för resor med egen bil Körd körsträcka i tjänsten redovisas på blanketten Redovisning resor med egen bil. Före utbetalning skall blanketten attesteras av närmaste chef. 12

Försäkringar Pensionsförsäkringar Utöver allmänna pensionsförmåner enligt gällande lag regleras pensionsavsättningar i enlighet med kollektivavtal. Competens har avtal med Alecta för pensionsförsäkringar, enligt gällande ITP-plan. Tjänstepensionen betalas in av Competens och är en förmån som ger dig trygghet både under och efter arbetslivet. ITP ITP är tjänstepensionen för dig som är privatanställd tjänsteman och jobbar på ett företag som har kollektivavtal. ITP-avtalet är uppdelat i två delar: ITP 1, huvudsakligen för dig som är född 1979 eller senare, och ITP 2 för dig som är född 1978 eller tidigare. För ytterligare upplysningar gällande våra försäkringar hänvisar vi till www.alecta.se och www.collectum.se samt till Competens intranät Fronter. Personförsäkringar För att ge extra trygghet i arbetslivet omfattas Competens medarbetare från första anställningsdagen av TFA Trygghetsförsäkring vid arbetsskada, via Fora Försäkringscentral samt TGL Tjänstegruppliv via ALECTA. medarbetarhandbok 12 Avtalsförsäkring vid arbetsskada TFA TFA betyder "Trygghetsförsäkring vid arbetsskada" och är en avtalsförsäkring som gäller för arbetare och tjänstemän anställda inom Svenskt Näringslivs, LO:s, PTK:s och kooperationens avtalsområden. TFA kan lämna ersättning både under den akuta sjuktiden och om en arbetsskada ger bestående invaliditet. Tjänstegrupplivförsäkring TGL TGL betyder "Tjänstegrupplivförsäkring" och är en avtalsförsäkring som kompletterar efterlevandeskyddet från Försäkringskassan (omställningspension, barnpension med mera). Vid dödsfall kan de efterlevande få ersättning. Även den som är sjukskriven, beviljad sjukersättning/aktivitetsersättning eller är arbetsskadad kan omfattas av TGL. För ytterligare upplysningar gällande våra försäkringar hänvisar vi till www.alecta.se och www.fora.se samt till Competens intranät Fronter. 13

Affärsetik Competens ska alltid agera i enlighet med gällande lagar, regler och förordningar samt enligt god affärssed. Syftet med en affärsetisk policy är att tydliggöra vårt förhållningssätt och att ange riktlinjer för våra medarbetare inom organisationen. Representation, extern och intern Competens har en försiktig hållning gällande representation. Intern representation förekommer normalt enbart vid arrangerade konferenser, personalfester eller vid arbetsmöten. All extern representation ska ha ett klart syfte samt ett omedelbart samband med en affärshändelse. Syftet ska anges på kvittot eller fakturan tillsammans med namn/titel på närvarande samt vilket företag de representerar. En god riktlinje är att antalet deltagare från företaget inte bör överstiga antalet deltagare från motparten. Många av våra kunder är tjänstemän i offentlig förvaltning och lyder under mycket stränga regler för att ta emot representation. Allmänt om mutor och bestickning Competens tillåter inte någon form av prissamverkan, kartellbildning eller missbruk av marknadsdominans och stöder i alla delar av verksamheten en korrekt och allsidig konkurrens vid anbud, offert, upphandling och inköp. Det är förbjudet att begära eller avge någon form av löften i samband med gåvor. Competens medarbetare får aldrig utnyttja mutor, bestickning eller otillåten ersättning av någon form i relation med elever, kandidater, kunder, leverantörer, myndigheter eller andra beslutsfattare med till exempel syfte att skapa eller behålla affärer. Erbjudanden om representation får endast accepteras om de ligger inom ramarna för god affärssed. Vid tveksamhet kring vad som gäller i ett enskilt fall ska medarbetare alltid kontakta närmaste chef för vägledning. 13 Närmare om mutor och bestickning Med muta menas en otillbörlig belöning, förmån eller gåva. Mutan kan bestå av kontanter, varor, resor, tjänster, rabatter, presentkort eller gästfrihet av olika slag. Det är inte tillåtet att ge och ta emot en förmån som förknippas med att mottagaren i sin tjänsteutövning ska handla på ett visst sätt. Även om risken att medarbetaren låter sig påverkas är liten så är handlingen olämplig. Någon i lagstiftningen fastlagd beloppsgräns för vad som är att betrakta som muta finns inte, utan det är förmånens värde sett från mottagarsynpunkt som är avgörande. 14

Följande förmåner i kontakt- och relationsfrämjande syfte är aldrig tillåtna att ge eller ta emot oavsett om de är attityd eller besluts- och beteendepåverkande: a) penninggåvor i kontanter eller annan form, t ex värdepapper och andra andels- eller fordringsbevis b) irreguljära penninglån, dvs. lån som inte beviljas i yrkesmässig lånerörelse på marknadsmässiga villkor eller som ges på särskilt gynnsamma villkor c) borgensåtaganden eller skuldtäckning d) eftergifter av köpeskilling eller fordran, amortering eller ränta e) dolda, dvs. av den anställdes huvudman ej godkända, eller irreguljära inköpsrabatter eller provisions- och bonusarrangemang f) sidoleveranser av varor eller tjänster från huvudmannens leverantör, t ex byggmaterial eller transport- och hantverkstjänster g) förfogande över fordon, båt eller fritidsbostad för privat bruk h) helt eller delvis betalda nöjesresor eller semestervistelser. 15

Sekretess, konkurrens och upphovsrätt Denna policy syftar till att dokumentera riktlinjer för Competens medarbetare gällande sekretess, konkurrens och upphovsrätt. Vid nyanställning ingår dokumentet som en bilaga till anställningsavtalet. Competens medarbetare förbinder sig att inte utan samtycke av närmaste chef, utföra arbete för annan arbetsgivare med verksamhet som konkurrerar med företaget, eller att åta sig uppdrag som konkurrerar med eller på annat sätt kan skada företaget. Competens medarbetare förväntas att under och efter anställningstiden ta hänsyn till tystnadsplikt och diskretion, såväl internt som externt, i angelägenheter som berör företagets affärshemligheter. Sekretess gäller även för uppgifter som tillhör Competens kunder och för uppgifter som berör enskild deltagare i företagets verksamhet och det är inte tillåtet att föra sådan information vidare till obehörig person. All upphovsrätt till material som medarbetare har framställt tjänsten för Competens, likaså kopior som framställts av sådant material, tillhör företaget. Våra medarbetare förbinder sig därför att vid anställningens upphörande återlämna allt sådant material. Competens medarbetare förbinder sig dessutom att inte kopiera upphovsrättsskyddat material utan att först ha försäkrat sig om att detta är tillåtet, oavsett om det rör sig om analoga eller digitala förlagor. 16

Rutiner för ledighet och frånvaro Arbetsfria helgdagar och helgdagsaftnar Förutom officiella helgdagar är följande dagar formellt arbetsfria: Midsommarafton, Julafton, Nyårsafton, Påskafton, Nationaldagen. Skärtorsdagen och dagen före Alla helgons dag är halvdagar. År då nationaldagen infaller på en lördag eller söndag får medarbetaren i stället annan ledig dag utan löneavdrag. Ledigheten proportioneras ut för deltidsanställda. Ledighet som inte tagits ut under året förfaller. Enheterna har de öppettider under helgdagsaftnar som respektive uppdrag medger. Semester Vi är övertygade om att lediga dagar är något sunt för alla medarbetare. Därför vill vi att alla verkligen tar ut sin semester för att få tid till eftertanke, rekreation och privatliv. Vi tillämpar 25 dagar semester per år om inget annat är avtalat i ditt anställningsavtal. Competens intjänande år för semester är innevarande kalenderår. Redan första året erhåller tillsvidareanställda betald semester inkl semestertillägg. Den 1 januari får alla tillsvidareanställda sina nya semesterdagar, som intjänas och uttas fram till den 31 december. Vid anställningens upphörande under perioden utbetalas all intjänad semester fram till och med sista anställningsdagen minus uttagna semesterdagar. Uttag av betald semester under första anställningsåret För tillsvidareanställda med fast månadslön gäller följande: Eftersom intjänandeår och uttagsår är detsamma så beror antalet betalda semesterdagar på vilket datum din anställning startade. Exempel: Har du inte varit anställd hela året reduceras antalet betalda semesterdagar första året enligt beräkningen nedan: Antal anställningsdagar semesterrätten 365 Slutsats: Om du börjar din anställning den 1:a maj och har 25 semesterdagar får du 17 betalda semesterdagar första året. (245/365 x 25 = 16,78) 15 Semesterns förläggning Semester ska normalt tas ut inom den ordinarie semesterperioden juni-augusti. Uttag av semester kan endast ske i hela dagar. Möjlighet finns dock att ta semester utanför den ordinarie semesterperioden förutsatt att: verksamheten inte störs ansökan om semester görs hos närmaste chef, med minst två veckors varsel 17

Lön under semester Lön under semester är den aktuella månadslönen plus ett tillägg med 0,8 % av månadslönen per semesterdag. Semestertillägget utbetalas senast i lönen efter semesterperioden. Visstidsanställda med timlön har lön exklusive semesterersättning i sina anställningsavtal. Semesterersättningen utbetalas löpande och månadsvis vid kortare visstidsanställningar, högst tre månader. För övriga sker utbetalning i samband med ledighet eller vid anställningens slut. Outtagna semesterdagar som finns kvar vid anställningens upphörande ersätts med 5,4% av den aktuella månadslönen per semesterdag. Sjukdom under semester Om du blir sjuk under din semester ska du anmäla detta redan första sjukdomsdagen till din närmaste chef. I det fall det skulle bli aktuellt att flytta semestern till ett senare tillfälle krävs sjukintyg för berörda dagar. Det är dock inte möjligt att vara halvtidssjuk och samtidigt ha halvtidssemester. Sparande av semester Den betalda semester du har som överstiger 20 dagar kan sparas i högst fem år. Medarbetare som efter ett kalenderår har outtagen semester ovanför 20-dagarsgränsen får den överskjutande delen redovisad som sparad semester. Semesterns syfte är dock att alla medarbetare ska få tid till återhämtning. Competens uttalade önskemål är att våra medarbetare sparar max 10 semesterdagar utöver årets ordinarie semester. För medarbetare med 25 semesterdagar får de sparade dagarna totalt uppgå till 25 semesterdagar. De sparade semesterdagarna ska tas ut i den ordning de sparades. Det går inte att ta ut sparade semesterdagar och samma år spara nya. Sparade semesterdagar ska förläggas i anslutning till huvudsemestern om inget annat överenskommes. Permission Permission innebär tjänstledighet utan löneavdrag. Medarbetare har rätt att vara ledig med bibehållen lön vid: egen 50-års dag 1 dag eget giftemål 1 dag nära anhörigs frånfälle, dödsdagen och/eller begravningen 1 dag Ansökan om permission ska göras i så god tid som möjligt eller kunna styrkas i efterhand. Tjänstledighet Medarbetare har enligt lag rätt till tjänstledighet för studier, föräldraledighet och för vård av barn/nära anhörig. Sjukdom Alla människor blir någon gång sjuka, det är helt naturligt. Om du blir sjuk ska du som medarbetare göra sjukanmälan till arbetsgivaren, dvs. till din närmaste chef. Det är bra om du därefter meddelar dina närmsta medarbetare. 18

Läkarintyg krävs fr.o.m. den 8:e sjukdagen vilket snarast ska lämnas till lönekontoret. Om det finns särskilda skäl, kan Competens begära att medarbetaren lämnar läkarintyg från och med en tidigare dag än den åttonde i en sjukperiod eller från och med den första dagen i en sjukperiod. Competens anmäler sjukfrånvaron till Försäkringskassan fr.o.m. den 15:e sjukdagen och därefter lämnar den anställde sjukintyg till både Försäkringskassan och Competens. I sjuklönelagen och sjukförsäkringen gäller ett system med karensdag den första dagen i sjukperioden vilket innebär: Dag 1 KARENSDAG Dag 2-14 80% av inkomsten De 14 första dagarna i sjukperioden betalas av Competens och från och med den 15:e dagen betalas sjukpenning från Försäkringskassan. Återinsjuknanderegeln En ny sjukperiod som börjar inom fem kalenderdagar från det en tidigare sjukperiod avslutats ska betraktas som en fortsättning på den tidigare sjukperioden när det gäller karensdag, ersättningens storlek och sjukperiodens längd. Personalansvariga chefer ska ansvara för medarbetarens behov av hjälp för att snabbt kunna återgå till arbetet. Eventuella rehabiliteringsbehov ska tidigt uppmärksammas. Mer information hittar du i Competens rehabiliteringspolicy. 19

Arbetsmiljöpolicy Competens mål är att upprätthålla en god arbetsmiljö. Varje medarbetare har i det dagliga arbetet ansvar för sin hälsa och sin arbetsmiljö. Varje medarbetares uppgift är att tidigt påtala eventuella brister i arbetsmiljön och att följa regler, instruktioner och rutiner. Competens har formerat en organisation kring det Systematiska arbetsmiljöarbetet, med utsedda ansvariga personer med delegerat arbetsmiljöansvar, som har adekvat utbildning och ekonomiska resurser för att upprätthålla en god arbetsmiljö. Arbetsmiljöns konsekvenser för sjukfrånvaro, arbetsskador och rehabiliteringsverksamhet utreds, analyseras och behandlas. Alla medarbetare har tillgång till alla rutiner, instruktioner m.m. via Competens intranät, omfattande Systematiskt arbetsmiljöarbete, Krisberedskap samt Brandskyddsarbete. Brandskyddspolicy Då Competens samlar grupper av människor i förhyrda utbildningslokaler ska vi tillse och upprätthålla de brandskyddskrav som från tid till annan upprättas av ansvarig myndighet. Företaget har via sin etableringsavdelning expertis som ser till att gällande brandskyddsregler vid etableringstillfället efterföljs och sedan övergår till den operativa organisationen. Brandskyddsarbetet är en del av arbetsmiljödelegationen. Brandskyddsarbete dokumenteras och är tillgängligt för alla medarbetare i Fronter och omfattar: Brandskyddspolicy Organisation Delegation för brandskyddsansvarig Lagar och föreskrifter Regler för förvaring Beredskapsplaner Handlingsplaner Introduktion brandskydd Besiktningar Brandskyddsarbetet är en del av det Systematiska arbetsmiljöarbetet. Utrymningsövningar genomförs minst en gång/år på varje enhet. 20

Friskvårdspolicy Competens friskvårdspolicy syftar till att våra medarbetare hålls friska och motiverade, vilket kommer såväl enskild medarbetare som organisationen tillgodo. Ur arbetsmiljösynpunkt tror vi att friskvårdsinsatser förebygger ohälsa i arbetslivet och långtidssjukskrivningar. Friskvård innebär strävan mot såväl fysiskt, psykiskt och socialt befinnande och ska bedrivas med utgångspunkt för allas individuella förutsättningar. Bidrag till friskvård Bidrag ges till medarbetare som varit anställda minst sex månader. Om du är osäker på om just din önskade aktivitet inryms i bidraget går det bra att kolla upp det på www.skatteverket.se (Sök på friskvård ). Competens bidrar med 75 % av kostnaden, dock högst 2 250 kr inkl. moms per medarbetare och år. Bidraget utbetalas i proportion till tjänstgöringsgraden, vilket innebär att en medarbetare som är deltidsanställd högst kan få den andel av 2 250 kr inkl. moms som motsvarar medarbetarens tjänstgöringsgrad. medarbetarhandbok 18 Observera att ersättning för ett visst år senast kan utbetalas med löneutbetalningen i januari påföljande år. För utbetalning med januarilönen krävs att kvitton lämnats in senast den 15 januari. Rökpolicy Competens strävar efter en rökfri arbetsmiljö. Det finns flera skäl till att hålla arbetsmiljön rökfri. Enligt tobakslagstiftningen svarar arbetsgivaren för att en arbetstagare inte utsätts för tobaksrök i arbetslokal eller liknande utrymme som man är hänvisad till. Rökning utsätter såväl brukaren som sin omgivning för hälsorisker. Därutöver ska beaktas de besvär som tobaksrök framkallar hos allergiker och icke-rökare. Dessutom ökar rökning riskerna för bränder och olycksfall. Mål Competens har som mål: Att ingen, vare sig medarbetare, besökare eller någon annan, ska utsättas för tobaksrök mot sin vilja i våra lokaler. Att sträva efter rökfria arbetsplatser. Att sträva efter att minska tobaksrökningen totalt sett. 21

Alkohol och drogpolicy Competens syn på alkohol och droger Missbruk av alkohol och droger är ett stort problem i samhället och därmed också i arbetslivet. Missbruk i arbetslivet innebär förlust av värdefull arbetskraft samt säkerhetsrisker och kan därför inte accepteras. Vår policy med mål och handlingsprogram är en del av Competens totala arbetsmiljöarbete. Verksamheten ska dokumenteras och utvärderas. Competens verksamhet ska utmärkas av alkohol- och drogfrihet. Det är inte tillåtet att vara påverkad på arbetsplatsen eller att här bruka alkohol eller droger. Beträffande alkohol och representation finns särskilda regler. En av våra viktigaste utgångspunkter för en god personalpolitik samt en säker och bra arbetsmiljö är att i samverkan förebygga och snarast ingripa vid alkohol- och drogmissbruk. Varje människa har visserligen rätt att bestämma över sitt eget liv, men vi har alla ändå ett ansvar för varandra. Detta ömsesidiga ansvar innebär att vi inte tillåter att en medmänniska och arbetskamrat att gå under utan att ingripa. Vårt mål vid rehabilitering av en missbrukande medarbetare är att missbruket ska bort och medarbetare ska vara kvar. 19 Mål Competens arbete kring alkohol- och drogfrågor har som målsättning att genom olika förebyggande åtgärder förhindra bruk och missbruk av alkohol och droger på arbetsplatsen att förhindra nedsättning av medarbetarens arbetsförmåga på grund av missbruksproblem att motverka utslagning från arbetslivet till följd av missbruk att medvetandegöra och motivera den som behöver vård och behandling att hos alla medarbetare öka kunskapen om alkohol och droger och dess verkan att ge information om de möjligheter till hjälp som finns att integrera det förebyggande arbetet mot missbruk i det totala arbetsmiljöarbetet Handlingsprogram Ekonomiska resurser avsätts till en aktiv förebyggande och rehabiliterande verksamhet mot missbruk inom företaget. Företagsledning och fackliga organisationer ger sitt fulla stöd till denna policy och ansvarar för att den efterlevs. Chefer och arbetsledande personal är vaksamma på signaler som indikerar missbruksproblem inom den egna gruppen. Vid misstänkt eller uppdagat missbruk ansvara dessa för att saken omedelbart tas upp med vederbörande. Närmaste chef ser till att den medarbetare som är alkohol- eller drogpåverkad omedelbart skiljs från sina arbetsuppgifter och på ett säkert sätt hjälps till egna bostaden eller till sjukvårdsinrättning. Chefer och andra beslutsfattare ska ges kunskap om missbruksfrågor och erbjudas det stöd och tidsutrymme som är nödvändigt, t.ex. inför samtal med missbrukande medarbetare. 22

En medarbetare som är beroende av alkohol eller andra droger ska alltid erbjudas stöd och hjälp i form av motiverande, behandlande och eftervårdande insatser. Alla åtgärder ska vidtas i samråd med medarbetaren. Normer ska anges tydligt och krav ska alltid ställas. Alla inom Competens är skyldiga att agera om missbruk upptäcks. Närmaste chef är ansvarig för att åtgärder vidtas. Denna alkohol- och drogpolicy ska spridas till samtliga medarbetare. Rehabilitering Det är viktigt att chefer och medarbetare ger sitt stöd, men omgivningen måste också ställa krav på den missbrukande medarbetaren. Det är viktigt att den som missbrukar behandlas som en person som själv bestämmer över sina handlingar. Stöd finns under förutsättning att den som missbrukar själv ställer upp och följer de överenskommelser man träffar. Behandlingskontrakt är en överenskommelse mellan arbetsgivaren och den missbrukande medarbetaren. Medarbetaren lovar att delta i överenskommet behandlingsprogram. Om medarbetaren avbryter behandlingen eller fortsätter sitt missbruk kan företaget om det är möjligt, omplacera medarbetaren till andra arbetsuppgifter och även som sista åtgärd överväga medarbetarens framtid i företaget. 23

Rehabiliteringspolicy Bakgrund och syfte Rehabilitering innebär att återgå till sin ställning som medarbetare och arbetskraft. Rehabilitering är ett samlingsbegrepp för alla åtgärder av medicinsk, psykologisk, social och arbetslivsinriktad art som syftar till att hjälpa den sjukskrivne att återfå bästa möjliga arbetsförmåga. Med arbetslivsinriktad rehabilitering avses de insatser som görs för att den sjukskrivne skall kunna återgå i arbete. Competens rehabiliteringspolicy syftar till att ange rutiner för hur vi arbetar med rehabilitering. Grundläggande regler Arbetsmiljölagstiftningen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter ålägger arbetsgivaren ansvaret för att en organiserad anpassnings- och rehabiliteringsverksamhet bedrivs på arbetsplatsen. Detta innebär bland annat att arbetsgivaren skall uppmärksamma ohälsa bland de anställda och vidta åtgärder i förebyggande och rehabiliterande syfte. Förhållningssätt Competens tar ansvar för rehabilitering av våra medarbetare på ett kraftfullt och medmänskligt sätt. Vår ambition är att ta tillvara medarbetarens kunskaper och förutsättningar att utföra olika arbetsuppgifter inom företaget. Detta gör vi genom att: aktivt arbeta för att minska sjukfrånvaro ge alla medarbetare en identitet i arbetslivet där balansen i tillvaron behålls, trots sjukdom och sjukskrivning genom tidigare insatser undvika sjukskrivningar/hjälpa sjukskrivna tillbaka till arbete följa handläggningsrutinen för rehabilitering verka för ett bra samarbete med berörda myndigheter arbeta tillsammans med individen och ha ett bra samarbete med alla berörda parter Rehabiliteringsarbetet påbörjas under sjukskrivningstiden genom att arbetsledning och medarbetare håller kontakt med den som är sjuk och förbereder hennes/ hans återkomst till arbetet. Anställda som är sjukskrivna förväntas själva bidra till att kontakten med arbetsgivaren upprätthålls. Exempel på rehabiliteringsinsatser kan vara omfördelning av arbetsuppgifter (tillfälligt eller permanent), förändring av arbetsorganisationen, anpassad arbetstid eller inköp av speciell utrustning. Ansvar Olika aktörer är inblandade i rehabiliteringsprocessen. En organiserad och planerad samverkan mellan dessa underlättar arbetet. Chefen 24

Närmaste chef är nyckelperson i rehabiliteringsarbetet. Hon/han ansvarar för att nödvändiga åtgärder inom ramen för arbetsgivaren ansvar vidtas snabbt. Chefen skall även informera medarbetaren om dennes rätt att ha med facklig representant eller annan stödperson vid möten i rehabiliteringsprocessen. Medarbetaren Medarbetaren är skyldig att efter bästa förmåga aktivt delta i rehabiliteringsarbetet. Arbetsledningen behöver t.ex. få veta hur sjukdomstillståndet påverkar arbetsförmågan. Det innebär att medarbetaren skall lämna de upplysningar som behövs till sin arbetsgivare för att klarlägga behovet av rehabilitering. Fackliga organisationer Skall aktivt verka enligt intentionerna i rehabiliteringspolicyn. Tystnadsplikt enligt arbetsmiljölagen Enligt arbetsmiljölagen gäller på tystnadsplikt för anställdas hälsotillstånd och för uppgifter omanställdas personliga förhållanden som rör ärende om omplacering. Tystnadsplikt enligt sjuklönelagen En personalhandläggare, löneadministratör eller någon annan som i sitt arbete har information om en arbetstagares hälsotillstånd eller personliga förhållanden har tystnadsplikt om detta. Uppföljning av rehabiliteringspolicy Företagets ledningsgrupp är ansvarig för att denna rehabiliteringspolicy årligen följs upp. Att tänka på: Stöd en snabb återgång till arbetet Ta tidigt initiativ till rehabiliteringsutredning Var angelägen om att rehabilitering har hög kvalitet Samverka med berörda parter Sätt upp mål och delmål för rehabiliterande insatser Klargör vem som ansvarar för vad Följ upp och utvärdera genomförda planer/åtgärder Dokumentera insatserna 25

Jämställdhets- och mångfaldspolicy Jämställdhet och mångfald är en självklar del av Competens verksamhet och bidrar till att vi är en framgångsrik, lönsam och attraktiv arbetsgivare. Övertygelsen är att en attraktiv arbetsgivare ger samtliga anställda likvärdiga rättigheter, skyldigheter och möjligheter. För att nå dit ska alla våra kontakter, både interna och externa, genomsyras av god etik och principen om alla människors lika värde. Alla medarbetare och arbetssökande ska behandlas likvärdigt oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Vi är övertygade om att en arbetsplats präglad av mångfald och att jämn fördelning mellan kvinnor och män leder till att det skapas ett mer kreativt och stimulerande arbetsklimat. Jämställdhets- och mångfaldsplan Competens målsättning är att jämställdhets- och mångfaldsarbetet ska ingå som en naturlig och integrerad del i all vår verksamhet. För att målsättningen ska uppnås måste vi arbeta med mätbara målsättningar och konkreta åtgärder inom skilda områden. Competens upprättar därför vartannat år en jämställdhets- och mångfaldsplan med mätbara mål och konkreta åtgärder. För vidare information, se Competens Jämställdhets- och mångfaldsplan. Policy mot kränkande särbehandling Kränkande särbehandling det vill säga det vi i vanliga fall kallar mobbning får inte förekomma inom Competens. Varje medarbetare är skyldig att vara uppmärksam om en medarbetare behandlas illa av chef eller arbetskamrater. Återkommande nedvärderande eller negativt präglade handlingar som riktas mot en person på ett kränkande sätt, kan leda till att man stängs utanför arbetsplatsens gemenskap. Detta kan inte accepteras. Om man blir varse eller misstänker att någon mobbas så måste man genast agera. Kontakta närmaste chef om du ser eller misstänker att någon blir illa behandlad. 26

Terminalglasögon Medarbetare som i sitt arbete normalt arbetar vid bildskärm mer än en timme per arbetsdag har rätt att vid behov genomgå synundersökning som bekostas av Competens. Ersättningen är skattefri för medarbetaren. Rutin för synundersökning och inköp av terminalglasögon: Synundersökning och/eller beställning av terminalglasögon görs efter medgivande från närmaste chef. Competens ersätter kostnad för synundersökning, glasögonbåge till ett värde av max 595 kr samt glas och nödvändiga slipningar. Du lägger själv ut för synundersökning/terminalglasögon och företaget ersätter dina utlägg mot uppvisande av kvitto. 27