YTTRANDE 1 av 7 2015-02-06 Tekniska nämndens yttrande över revisionens granskningsrapport - efterlevnad av riktlinjer för tjänsteresor 1. Beställning av tjänsteresor av upphandlade leverantörer Tekniska nämndens verksamheter, dvs. Fastighet, Gator och parker, Brandförsvar och säkerhet, IT samt Städ och verksamhetsservice följer de riktlinjer som gäller för bokning av hotell och resor som gäller för kommunen och använder av kommunen upphandlad leverantör som är Resia. Ett förbättringsområde är att det inte finns några tydliga krav på hur ett godkännande av närmsta chef skall inhämtas eller dokumenteras. Det är en fråga för kommunens personalfunktion att tydliggöra. Det kan se olika ut inom de olika verksamheterna hur detta går till idag. Inom Gator och parker tar medarbetare upp förfrågan om att genomföra en tjänsteresa med närmaste chef, är resan förenad med övernattning tas den upp för beslut i styrgrupp. Städ- och verksamhetsservice reser i mycket ringa omfattning och beställer resor, hotell mm av upphandlad leverantör. Alla resor ska planeras i utbildningsplanen och godkännas av närmaste chef. Inga övriga resor genomförs. 2. Användande av privat bil Fastighet har enligt kommunens direktiv minskat ned utbetalning av reseersättning för privatbil som idagläget är i stort sett noll (en privatbil som används i tjänsten som har handikapptillstånd) till förmån att använda leasade bilar i tjänsten. Gator och parker använder inte längre privat bil i tjänsten.
2 av 7 Brandförsvar och säkerhet använder en del privata bilar i tjänsten men det är enbart för RiB-anställd personal (deltidsbrandmän) som inte har tillgång till tjänstebilar vid de resor de företagit. De två cheferna inom Städ- och verksamhetsservice som har sina kontor i kommundelarna har fått ersättning för resor till Umeå, när de är kallade till möten eller utbildningar, eftersom det inte finns några alternativ. Kommundelarna har inga hyrbilar. För övrigt betalar Städ- och verksamhetsservice inte ut några reseersättningar för privat körning i tjänsten. 3. Användning av kommunens egna leasade bilar Fastighet Fastighet har i dag 67 leasade bilar som till största del används i fastighetsdrift och byggservice, som även är utrustade med verktyg och annan nödvändig utrustning. Sju fordon används gemensamt av projektledare, förvaltare, besiktningsman samt övrig administrativ personal. Det är minst två personer på varje tjänstebil som samsas och när det inte synkar ihop används bilpool. Ett antal busskort har delats ut, (3st) men används ytterst sparsamt. Sommartid används fastighets elcykel frekvent samt egna cyklar. Tjänstebilarna skapar den tillgänglighet som fastighet och fastighets kunder kräver, dock kommer flera inte att uppnå 1000 mil (44 procent). De flesta av fastighets leasade bilar körs relativt korta sträckor, ofta i centrala Umeå med korta inställelsetider och tidsmässigt svårbedömda ärenden i fastigheterna kopplat till felanmälan, byggproduktion, skadehantering (riskhantering). Fordonen är arbetsredskap för hantverkare och driftpersonal viket gör det mycket svårt att uppfylla 1000 milskravet. Att ta utrustning på en cykel är inget alternativ. Däremot strävar fastighet efter bästa möjliga miljöalternativ. Valet är att återgå till reseersättning med privatbil om man vill få bort bilar som rullar mindre än 1000 mil och då faller kommunens riktlinjer att styra användningen av tjänsteresor mot de långsiktiga målen; effektivitet, miljöanpassning, säkerhet och föredöme. Fastighet följer de riktlinjer som ställs på tjänsteresor förutom 1000- milsgränsen.
3 av 7 Gator och parker Gator och parker har 23 leasade bilar. De används dagligen av personal inom park- och gatudrift, som har ett antal servicebilar och av arbetsledare som är ute på fältet. Service/ skåpbilarna används som arbetsredskap, och är utrustade med verktyg och annan utrustning. För projektledare, trafikingenjörer och trafiktekniker m fl. finns en intern bilpool med fem bilar som delas av 20-talet medarbetare. Bilarna har viss extra utrustning, t.ex. för avstängning. Ett antal av Gator och parkers bilar är särskilt utrustade för att kunna användas i trafikmiljöer, med ljusbågar osv. Denna utrustning är nödvändig för medarbetarnas och medborgarnas säkerhet. Gator och parker använder dessa 23 bilar till ca 12 000 resor per år och 28 468 mil/år, vilket blir mer än 1000 mil i snitt per bil. Idag går fem bilar under 1000 mil per år vilket förklaras av att de körs många men ofta relativt korta resor samt säsongsvariation. Då behoven ökar sommartid pga. högsäsong för parkdrift och projekt är det svårt att hitta leverantörer som kan fylla behoven under kort period till rimlig kostnad. Cykel och även elcyklar används frekvent för de uppdrag där det är lämpligt. Vid anskaffningen av bilarna följs alltid kommunens riktlinjer och för Gator och parker är det viktigt att vara föredömliga i vårt agerande. Vid nyanskaffning av bil väljs alltid miljövänliga alternativ där utvecklingen på området följs, vilket är naturligt inom Gator och parkers verksamhet. Brandförsvar och säkerhet Brandförsvar och säkerhet har ett antal småbilar personbilar som används dels för tjänsteresor i det administrativa arbetet och dels som en resurs i räddningstjänstverksamheten och en del av dessa fordon får ett lågt antal körda mil per år. Behov av egna fordon föreligger också eftersom det uppstår behov med kort varsel för akuta besök för att lämna snabb service. Dessa fordon ingår som en bilpool inom brandförsvar och säkerhet och bokas via internt bokningssystem i Outlook och används därför av samtlig personal vid behov. Brandförsvar och säkerhet har behov av att ha en viss volym fordon för räddningstjänstverksamheten och kan därmed inte nyttja bilpoolerna. Vissa fordon flyttas mellan de olika funktionerna och brandstationerna beroende på de behov som uppstår. Att leasa dessa fordon i tre år är en omotiverad hög
4 av 7 kostnad map på de körda milen. Brandförsvar och säkerhet har dessutom möjligheter att själva sköta underhåll av fordonen och ser därför fördelar med att köpa dessa fordon istället för att leasa dem. Brandförsvar och säkerhet leasar ett fordon. IT Tjänsteresor map utbildning, träff med andra organisationer och liknande sker i rätt ringa omfattning på IT. IT har mer arbetsresor, där bilarna är både ett transportverktyg för personalen och den utrustning de behöver. Inom it- funktionen IT-support arbetar idag drygt 25 personer som svarar för support till alla grund- och gymnasieskolor, socialtjänstens verksamheter och alla administrativa verksamheter inom Umeå kommun. På gymnasieskolorna och kommundelarna finns utplacerad personal. Övriga områden, d v s alla grundskolor, socialtjänstens alla utlokaliserade verksamheter och alla utlokaliserade administrativa verksamheter kräver tillgång till bil för att kunna utföra den support IT har lovat. Det uppdrag som IT har är också att säkerställa, konfigurera och åtgärda kommunikations- och telefoniproblem. Där är det geografiska området ännu större och omfattar även gymnasieskolor, kommundelar och till viss uträckning även kranskommunerna. IT har idag 7 leasingbilar som delas av drygt 20 personer, alla med uppdrag inom arbetsplats och kommunikation. Även om IT inte kör väldigt långt milmässigt innebär mängden supportärenden och att det ofta måste transporteras datorer, skärmar eller kommunikationsutrustning och det är svårt att lösa det utan bil. Även ett supportärende slutar ofta med att utrustning måste tas med tillbaka. Med ett mindre antal bilar kan IT inte upprätthålla den service som finns idag och det är inte realistiskt att antal bilar är det som ska sätta nivån på itfunktionens tillgänglighet och effektivitet. De olika insatserna tidsmässigt på alla ärenden gör också att det är svårt att samåka. IT har inte personal som kan sitta och vänta ute på en skola för att bli upphämtad av någon annan. Städ- och verksamhetsservice
5 av 7 Städ och Verksamhetsservice har 11 tjänstebilar samt en egen ägd bil, vilken köptes in av SKD innan verksamheten togs över. Bilarna används av ambulerande städgrupper, tekniker som arbetar för Socialtjänsten med utrustning och hjälpmedel och medicin, reparatör som sköter Städservice maskinpark, en liten kontorsbil som används av kontorspersonalen och poolen vid behov, samt vaktmästare i Holmsund och Sävar. Städ- och verksamhetsservice har noga övervägt alternativ till bil men dessa bilar transporterar utrustning, maskiner samt flyttar mellan objekt och besöker alla kommunens verksamheter, vilket gör att alternativa möjligheter saknas. Den stora grupp som har tjänstebilar är Städservice pool, som arbetar ambulerande i hela kommunen. Där har antalet bilar minskats ner högst väsentligt och det är alltid två personer/bil som åker och de skjutsar även ut varandra till olika objekt. Det är sju personer som delar på tre bilar. I Umeå finns möjligheten att hyra bil via miljöbilpoolen eller använda den gratis elbil som bokas via receptionen så det finns alternativ till tjänstebil. Det finns även en tjänstecykel och det går att låna cyklar via receptionen. Städ- och verksamhetsservice ställer krav på att alla bilar ska köras minst 1000 mil per år. En test av en gruppbil planeras, eftersom två grupper inte når upp till kraven på 1000 mil. Testen ska sättas igång i mars 2015. Det innebär att man delar dagen med för- och eftermiddagsnyttjande av bilen. Städ- och verksamhetsservice har många grupper som har tjänstgöring på flera ställen i kommunen men planerar dessa tjänster så att det är möjligt att gå, cykla eller åka kommunalt. Det finns behov av de tjänstebilar Städ- och verksamhetsservice idag leasar. Samtidigt finns intresse av att undersöka andra möjligheter med vissa av bilarna, exempelvis gruppbilar med andra verksamheter. 4. Effektivisera och optimera kommunens fordonspark Kommunens arbetsutskott (KSAU) fattade 2012 beslut om att effektivisera och optimera kommunens fordonspark genom att ersätta fordon som kör mindre än 1000 mil per år med mer hållbara lösningar.
6 av 7 Tekniska nämnden beslutade 2013-02 - 16 17 om att nuvarande miljöbil spool succesivt ska ersättas av elbilar, elhybri der eller biogasbilar. En information skedde i tekniska nämnden 21 november 2013 och därefter har beslutet följts upp och implementerats i respektive verksamhet inom tekniska nämnden. Av de 23 leasade bilar som finns inom Gator och parker är fyra (snart fem ) elhybrider. Allt eftersom avtalen (3- års leasingavtal) går ut, ersätts de i den mån det är möjligt med elhybrider. På sikt är målet att ungefär hälften av alla leasade bilar ska vara elhybrider. Det går dock inte att byta ut alla, eftersom inte alla elhybrider som finns på marknaden idag uppfyller de krav som Gator och parker har på sina bilar. En del servicebilar behöver vara bensindrivna för att ha kapacitet att kunna dra släpvagnar osv. Parkdriften inom Gat or och parker äger dessutom fem elbilar. D e första köptes in för ett par år sedan, den senaste köptes in i hösten 2014. Gator och parker strävar alltid efter att göra det bästa miljövalet oavsett om det rör sig om leasade bilar, egna bilar eller användande miljöbilspool. Städ - och verksamhetsserv ice har för närvarande två elbilar. De fungerar bra i det stora hela men det har visat sig vara svårt att ladda d em ute i kommunens verksamheter, så en viss rädsla har uppkommit hos förarna när batteriet varit lågt laddat och det har varit kallt ute. Förar na är inte helt positiva till elbilar pga. detta. Vid några tillfällen har m an tvingats avbryta arbetsdagen. När det är varmt är det inga problem. Problemen har alltid uppstått vid sträng kyla. Städ - och verksamhetsservice ser positivt på att byta till hyb rider som skulle undanröja ovanstående problem eller elbilar med längre batteritid. I T upphandlar enligt kommunens policy via upphandlingsbyrån, vilket innebär olika typer av miljöbilar. 5. Värdering av risker om dessa mål inte uppnås kopplat till tjänster esor och hållbart resande.
7 av 7 Tekniska nämnden vill framhålla att den största miljöeffekten är att bilarna faktiskt körs så lite som möjligt och då bör en diskussion tas upp om en skarp 1000 mils-gräns är den bästa lösningen. Fordon tillgängliga för de tekniska verksamheterna är en förutsättning för att de ska kunna bedrivas, och kommer att behövas oavsett om de rullar mycket eller lite för att klara av de olika åtaganden som de verksamheter tekniska nämnden har. Tekniska nämnden anser det angeläget att skilja de resor där bilen är ett arbetsredskap från personresor då förutsättningarna är annorlunda. För rena personresor är tekniska nämnden positiv till samordning, vilket också kan ge andra fördelar, t ex en enhetlig gestaltning av kommunens bilar. Gator och parker samt Fastighet ser också att det kan vara svårt att byta ut alla leasade bilar mot elhybrider, elbilar eller biogasbilar i dagsläget då marknaden inte uppfyller de krav som verksamheterna ställer på sina servicebilar.