ISO 9001 Ledningssystem för kvalitet en introduktion
Innehåll 3 Vad är ett ledningssystem för kvalitet? 3 ISO 9001 4 Varför ska man ha ett kvalitetsledningssystem? 5 Hur man börjar? 7 Vad betyder certifiering? 8 Grundläggande utbildningar och hjälpmedel Grunderna i kvalitetsledning Skapa ett kvalitetsledningssystem Kunskapstjänsten Perspektiv
Vad är ett ledningssystem för kvalitet? Ett ledningssystem för kvalitet är det sätt som organisationen använder för att leda och styra aktiviteter med anknytning till kvalitet. I stora drag består det av den planering och de processer, resurser och dokumentation som används för att uppnå egna kvalitetsmål och för att uppfylla kundernas krav. Avsikten är också att förbättra själva ledningssystemet vilket i sig ska resultera i förbättrade varor och tjänster. Kraven i ISO 9001 är allmänna och avsedda att kunna tillämpas i alla organisationer. Eftersom ett kvalitetsledningssystem handlar om hur verksamheten leds, kan det tillämpas på företag oavsett storlek och på alla ledningsaspekter, t ex aktiviteter som marknadsföring, försäljning och ekonomi. Standarden för kvalitetsledning ska inte förväxlas med produktstandarder. Användningen av produktstandarder, standarden för kvalitetsledning och metoder för kvalitetsförbättring är olika sätt att förbättra kundtillfredsställelsen och organisationens konkurrenskraft. De kompletterar varandra. Ledningssystem för kvalitet bör inte leda till en omfattande byråkrati, en mängd papper eller brist på flexibilitet. Inte heller ska kvalitetsledningssystemet bli en ekonomisk börda. Kostnader för att införa och underhålla ett ledningssystem för kvalitet bör ses som en investering som betalar sig i form av nöjdare kunder, bättre produkter och tjänster samt effektivitetsvinster. Alla organisationer har redan ett bestämt sätt eller system att bedriva verksamheten på, och detta bör vara grunden när kvalitetsledningssystemet byggs upp. ISO 9001 Ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001 är ett system som uppfyller kraven i den gällande utgåvan av standarden. De viktigaste standarderna i ISO 9000-serien är: ISO 9000 som anger begrepp, principer och terminologi för kvalitetsledningssystem ISO 9001 som anger de krav som ska uppfyllas ISO 9004 som ger vägledning om hållbar framgång för en organisation, baserat på kvalitetsledning ISO 19011 som ger vägledning för revision av ledningssystem 3
Varför ska man ha ett kvalitetsledningssystem? Många kunder och medarbetare känner högre trovärdighet för en organisation som har ett väl fungerande kvalitetsledningssystem. Andra motiv att införa ett sådant kan vara att: öka effektivitet och produktivitet höja och upprätthålla hög kvalitet på organisationens varor och tjänster för att uppfylla kundernas uttalade eller underförstådda krav fokusera på organisationens mål och uppfylla kunders krav och önskemål kontrollera att den avsedda kvaliteten uppnås och behålls skapa nya marknadsmöjligheter eller bibehålla marknadsandelar förbättra marknadspositionen och ge mer tyngd och trovärdighet till organisationen Ett ledningssystem för kvalitet kan hjälpa till att förverkliga dessa förväntningar. Samtidigt bör man inse att det endast är ett medel för att nå organisationens mål och inte ett mål i sig. Det kommer heller inte att lösa alla problem. Men det skapar mer systematik för att nå kundkrav, tillämpliga författningskrav och uppställda mål. I ISO 9001 finns krav på ständig förbättring så att motiverade och kostnadseffektiva förbättringar verkligen uppnås. 4
Hur börjar man? Allra först Eftersom ISO 9001 inte syftar till att införa något helt nytt sätt att arbeta är första steget att studera hur verksamheten bedrivs idag. Kartlägg det som redan görs och vilka dokument och blanketter som finns. I många fall behöver man ändra bara litet i sitt arbetssätt för att uppfylla kraven i ISO 9001. Hör även med era kunder om de har särskilda krav som bör beaktas när man beslutar om vad kvalitetsledningssystemet ska omfatta. Sätt igång Efter kartläggningen vet man ungefär hur mycket som behöver göras för att införa kvalitetsledningssystemet och vilka fördelar som organisationen och kunderna kan vänta sig. Nästa fråga: Hur mycket kan ni göra själva? Ta reda på vilka resurser i fråga om kompetens och tid som finns tillgängliga inom organisationen. Det finns många former av hjälp, bl a kurser, seminarier, dataprogram och konsulter. När man anlitar extern hjälp är det viktigt att tänka på att det är organisationens egna arbetssätt och kvalitetsledningssystem som ska utvecklas. Se upp för generella lösningar vare sig de kommer från programvara eller konsult. En framgångsrik utveckling av ett kvalitetsledningssystem är beroende av att: ledningen är engagerad (intresse, tid och medel måste finnas) personalen deltar aktivt (vilket kräver bra kommunikation och motivation) 5
HUR MAN BÖRJAR Att anlita en konsult Även om det inte finns något som helst krav på att anlita en konsult för att ge vägledning under arbetets gång kan det finnas skäl att göra det. En konsult kan anlitas för någon eller flera av följande uppgifter: preliminär lägesbeskrivning eller bedömning utbildning införande av kvalitetsledningssystemet interna revisioner Rätt val av konsult är viktigt och bör göras efter en omsorgsfull granskning av åtminstone meriter, betyg, kunskap inom området kvalitetsledning, erfarenheter och referenser. När en konsult valts är det väsentligt att ha en gemensam och klar uppfattning om följande: arbetets omfattning, inklusive den dokumentation som konsulten ska lämna från sig konsultens och organisationens roller och ansvar milstolpar och tidsplan resurser eventuella särskilda eller ytterligare förväntningar överenskommelse om sekretess att konsulten inte har någon anknytning till externa parter, t ex. certifieringsföretag Konsulten bör kunna ge en sådan vägledning att organisationens dokumentation blir enkel och lätt att förstå. Dokumentationen ska också hjälpa organisationen att göra arbetet mer effektivt. Konsulten bör se till att kraven är genomförbara och inte står i konflikt mot författningar eller andra regelverk. 6
Vad betyder certifiering? Den som certifierats enligt ISO 9001 uppfyller alla tillämpliga krav som är beskrivna i standarden. Detta bekräftas vid en formell revision av ett certifieringsföretag. Certifiering är inte något obligatoriskt krav vid införandet av ISO 9001. Kunders eller myndigheters krav kan ändå göra det angeläget att vara certifierad. Om organisationens ledning funderar på certifiering är en första åtgärd att kontakta ett antal certifieringsföretag för att få reda på vad som erbjuds, vilka de troliga kostnaderna är, vad som gäller för certifieringens giltighetstid (vanligen tre år) och hur ofta revisioner av kvalitetsledningssystemet kommer att utföras. Organisationen kan komma överens med en oberoende tredje part om en granskning före certifieringsrevisionen. Vid en sådan granskning kan man bedöma om organisationen är redo uppgiften. Granskningen kan också fungera som en generalrepetition så att organisationens medarbetare får en bättre känsla för vad de kan vänta sig under revisionen. 7
Grundläggande utbildningar och hjälpmedel Ett ledningssystem för kvalitet ger en dokumenterad struktur för hur verksamheten bedrivs. Införandet av systemet handlar mer om att kartlägga och dokumentera er nuvarande framgångsrika metodik än att börja göra annorlunda. Det är möjligt men inte ett krav att certifiera ert kvalitetsledningssystem. För att kunna införa och underhålla ett kvalitetsledningssystem är det av största vikt att ha goda kunskaper om detta i förväg. Oavsett om ni tänker anlita konsulter för genomförandet eller gör det själva behöver ni vara väl insatta i problematik och möjligheter. SIS utbildningsutbud anses av många vara den bästa hjälpen för att ta ut rätt riktning framåt. Grunderna i kvalitetsledning Kursen ger dig en introduktion till kvalitetsledning och förståelse för nyttan med ett kvalitetsledningssystem. Vi tar också upp processinriktning, certifiering samt hur miljö (ISO 14001) och arbetsmiljö (OHSAS 18001) kan samordnas/integreras i ledningssystemet. Under kursen går vi grundligt igenom de krav i ISO 9001 som handlar om dokumentation, inköp och intern revision samt hur de tillämpas. Läs mer om Grunderna i kvalitetsledning >> Skapa ett kvalitetsledningssystem Ett ledningssystem för kvalitet bidrar till lönsamhet och skapar framgångsrika företag. Att utveckla, införa och förbättra ett kvalitetsledningssystem är utmanande projekt som förutsätter kunskap och kompetens inom området. Kursen ger dig djupare kunskaper om standardens krav, vilka metoder som används för att bygga upp ett fungerade kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001, samt hur processen för certifiering går till. Vi går igenom processtänket samt hur du i praktiken gör för att identifiera, kartlägga och styra processer. Utifrån verkliga exempel lär du dig arbetssätt för att organisationen ska leva upp till verksamhetens behov och standardens krav. Läs mer om Skapa ett kvalitetsledningssystem >> 8
Kunskapstjänsten Perspektiv Perspektiv gör yrkesrelaterad kunskap tillgänglig dels via ett mångsidigt webbverktyg, dels via en tidning. Tjänsten är framtagen för att underlätta din vardag vid kvalitets- och miljöarbete. Här finns allt stöd du behöver för att skapa ett levande ledningssystem och arbeta effektivt och framgångsrikt. Perspektiv är en arena med tydlig vägledning, jämförelser och tolkningar relaterade till aktuella standarder. Inspiration och rådgivning hämtar du bland våra verktyg, checklistor och stora artikeloch nyhetsarkiv. Tack vare återkommande workshops kan du diskutera och hitta lösningar på dina utmaningar samt få ett bredare kontaktnät. Perspektiv är utvecklad av SIS i nära samarbete med branschledande experter 9
SIS, Swedish Standards Institute Tel: +46 8-555 520 00. E-mail: info@sis.se Postadress: 118 80 Stockholm Besöksadress: Sankt Paulsgatan 6 sis.se