MILJÖHANDBOKEN Grundelement: Element: 4.5 Uppföljning 4.5.5 Intern revision Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: 4.5.5. Revisionsrapport 4 12 Upprättad av: Mottagen av: Datum för överlämnande Revisionsledaren Dekanus 2005-11-04 Intern miljörevision av Humanistiska fakulteten Tid: 28 oktober 2005 Plats: Göteborg Revisionsledare: Ullika Lundgren Revisor: Lena Kindborg Standard/förordning: SS-EN ISO 14001:2004 Omfattning Miljöledningssystemet omfattar verksamheten inom Humanistiska fakulteten vid Göteborgs universitet. Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för Humanistiska fakulteten överensstämmer med kraven i ISO 14001. Om systemet har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat den översända dokumentationen och genomfört intervjuer med dekanus Christer Ahlberger, miljösamordnare Carina Fägersten samt några övriga anställda. Platsbesök genomfördes på Etnologiska institutionen, Lennart Torstenssonsgatan 8 där miljörepresentant Berit Jakobsson och stf prefekt Helena Brembeck intervjuades. Vid Humanistiska fakultetens dataservice, Renströmsgatan 6 intervjuades miljörepresentant Anders Larsson. Vid Religionsvetenskapliga institutionen, Lennart Torstenssonsgatan 11 intervjuades prefekt Lars Branegård, miljörepresentant Bo Claesson och chefsadministratör Marita Öhman. Vid Fakultetskansliet, Renströmsgatan 6 intervjuades kanslichef Marianne Edshage och miljörepresentant Madeleine Tham. Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt observationer enligt nedan: Antal större avvikelser 5 Antal mindre avvikelser 16 Antal observationer 20
Revisionsrapport 2005-11-03 Sid 2 (12) 2 En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och observationer samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 1. En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 2. En lista med alla observationer återfinns i bilaga 3. I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt ISO 14001:2004. Den fullständiga texten återfinns i bilaga 4. Förutom detta har varje avvikelse, i enlighet med instruktion 4.5.4.3 (i Göteborgs universitets miljöhandbok) införts på avvikelseblankett (4.5.4.3.BL1) och översänts elektroniskt till miljösamordnaren för åtgärd. Kopia av revisionsrapporten översändes efter underskrift till miljöchefen, de centrala miljösamordnarna samt originalet till registrator vid universitetet genom revisionsledarens försorg. Revisionsrapporten kommer att delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Revisionsrapporten kommer även att finnas tillgänglig inom universitetets gemensamma miljöhandbok som ett redovisande dokument. Kommentarer och slutsatser Personalen Den personal vi träffade var engagerad och upprätthöll ett miljömedvetande i sitt arbete, vilket hade påbörjats långt innan införandet av MLS. Mycket ansvar faller dock på enskilda ansvarskännande individer på arbetsplatserna. Det finns oftast inte några särskilda resurser avsatta. Ett visst motstånd från ledningen kunde skönjas. Ansvaret sköts till stor del över på miljörepresentanten. Ledningen Organisationen Miljömål Lagar och andra krav Miljörepresentanter Avfallshantering/återvinning Ledningen hade inte helt klart för sig vad arbetet innebär och därav oförståelse för vilka resurser och delegationer som behövs. Mycket arbete har skett på ideell nivå i en sorts parallellorganisation. Ledningens styrning över systemet saknas. Stor sammanblandning med arbetsmiljö hos såväl chefer som personal. Bra miljömål, men även här lyser brist på resurser igenom. Vissa miljömål är svårmätta. Fakulteten bör tydliggöra en årsplan för miljöarbetet för att underlätta institutionernas planering. Ingen närmare granskning av miljölagstiftningslistan har genomförts då endast några delar av fakulteten granskats vid revisionen. Lagefterlevnad kommer att granskas vid nästa interna miljörevision Ingen särskild ersättning till miljörepresentanterna har avsatts för arbetet med att ta fram miljömål och handlingsplan. Gruppen miljörepresentanter består av hela 19 personer. Ungefär hälften har varit närvarande vid de (ganska få) möten som varit. Fakulteten bör fundera över hur miljöarbetet lämpligas organiseras på institutionerna. Många institutioner är små och skulle kunna dela miljörepresentant med en näraliggande institution. Eftersom det finns en handlingsplan för indirekta miljömål bör undervisande personal engageras i större utsträckning, via prefekter och studierektorer. Hanteringen av avfall och återvinningsbart material får inte vara för krånglig för att fungera. Detta innebär bland annat att antalet fraktioner inte får vara för många och inte heller får innehållet i fraktionerna ändras vartefter universitetet upphandlar avfallshämtare. Det finns en risk att förtroendet för miljöarbetet undergrävs om sådant som idag kommit att bli naturligt för alla hushåll inte kan genomföras på ett enkelt sätt arbetsplatserna. Rekommendationer
Revisionsrapport 2005-11-03 Sid 3 (12) 3 Ytterligare en intern miljörevision bör ske av fakultetens institutioner innan man går vidare till certifieringsrevision. Det är då önskvärt att även andra än miljörepresentanterna kommer till tals och intervjuas. Avvikelserna som framkommit vid denna revision bör då vara åtgärdade. Miljöorganisationen vid fakulteten avseende ansvar och delegationer bör tydliggöras av ledningen och miljöarbetet synliggöras för alla anställda och studenter. Överlämnat av: Ullika Lundgren Revisionsledare tel: 0526-68680 e-post ullu@tmbl.gu.se Mottaget av: Christer Ahlberger Dekanus vid Humanistiska fakulteten tel: 031-773 4504 e-post christer.ahlberger@history.gu.se
Revisionsrapport 2005-11-03 Sid 4 (12) 4 BILAGA 1 Sammanställning av avvikelser och observationer Kravelement Större avvikelse Mindre avvikelse Observation Reviderat 4.1 Generella krav 1 1 0 JA 4.2 Miljöpolicy 0 2 2 JA 4.3.1 Miljöaspekter 0 2 4 JA 4.3.2 Lagar och andra krav 0 0 0 NEJ 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner 4.4.1 Resurser, roller, ansvar och befogenheter 4.4.2 Kompetens, utbildning och medvetenhet 0 0 4 JA 1 0 3 JA 0 1 0 JA 4.4.3 Kommunikation 0 2 1 JA 4.4.4 Dokumentation 1 0 0 JA 4.4.5 Dokumentstyrning 0 3 0 JA 4.4.6 Verksamhetsstyrning 0 1 1 JA 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen 0 0 4 JA 4.5.1 Övervakning och mätning 1 0 0 JA 4.5.2 Utvärdering av att lagar och andra krav följs 4.5.3 Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder 0 1 0 JA 0 1 0 JA 4.5.4 Redovisande dokument 0 1 0 JA 4.5.5 Intern revision 0 0 1 JA 4.6 Ledningens genomgång 1 1 0 JA Totalt 5 16 20
Revisionsrapport 2005-11-03 Sid 5 (12) 5 BILAGA 2 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, M = Mindre avvikelse) Nr Delkrav Avvikelse Typ 1 4.1 Redovisande dokument över miljöledningssystemets definition, omfattning och avgränsning saknas. 2 4.1 Oklart hur avgränsning mellan verksamhet som omfattas av miljöledningssystemet och lokalvård och restaurang, som ej omfattas, fungerar vad avser avfallshantering. S M 3 4.2 Oklart vem som fastställt Miljöpolicyn vid fakulteten och när detta skett. M 4 4.2 Oklart hur policyn är tillgänglig för allmänheten. M 5 4.3.1 Oklart hur och när uppdatering av miljöaspekter ska ske M 6 4.3.1 Poängsättning/värdering av miljöaspekter saknas i miljöhandboken. Oklart vid vilken poäng en miljöaspekt anses betydande. 7 4.4.1 Roller, ansvar och befogenheter för miljösamordnaren, fakultetsnämnden, institutionsstyrelser, dekanus, ledningens representant, prefekter, miljörepresentanter och avfallsansvariga är inte definierade, dokumenterade och kommunicerade. M S 8 4.4.2 Oklart hur miljöutbildningsplanen följs upp. Redovisande dokument saknas. M 9 4.4.3 Beslut saknas om de betydande miljöaspekterna skall kommunicera externt. M 10 4.4.3 Oklart hur miljöinformation kommuniceras externt och internt. M 11 4.4.4 Oklart vilka redovisande dokument som finns i miljöhandboken och var de förvaras. S 12 4.4.5 Vem som ansvarar för dokumenthanteringen idag är oklart. M 13 4.4.5 Många dokument i miljöhandboken är ej fastställda enligt rutin 4.4.4.1 M 14 4.4.5 Vem som får fastställa dokument i miljöhandboken är inte klart. M 15 4.4.6 Avfallsguider saknas från flera institutioner. Avfallsansvarig saknas vid Romanska språk och Tyska/nederländska. Oklart om avfallsguiderna är fastställda ( av vem och när). M 16 4.5.1 Rutin för övervakning av betydande miljöaspekter saknas. S 17 4.5.2 Inga redovisande dokument finns i miljöhandboken som visar att fakulteten utvärderat att lagkrav följs. M 18 4.5.3 Rutin för avvikelsehantering finns men är inte implementerad i organisationen M 19 4.5.4 Många redovisande dokumnet saknas i miljöhandboken t ex transportdokumnet, protokoll, redovisningar. M 20 4.6 Enligt rutin 4.6.1.2 skall förteckning över permanenta deltagare vid ledningens M
Revisionsrapport 2005-11-03 Sid 6 (12) 6 genomgång upprättas. Ingen sådan förteckning finns. 21 4.6 Ledningens genomgång ej genomförd. S
Revisionsrapport 2005-11-03 Sid 7 (12) 7 BILAGA 3 Lista över observationer Nr Delkrav Observation 1 4.2 På Etnologiska institutionen finns miljöpolicyn med som dokument i det informationshäfte alla studenter mottar vid kursstart. Snyggt! 2 4.2 Miljöpolicyn finns inte med bland fakultetens förteckning över policies och riktlinjer. 3 4.3.1 4.3.1.2.HFNrd1-Fakultetens miljöaspekter. Listorna över betydande miljöaspekter är inkonsekventa och svåröverskådliga. Aktiviteter, miljöpåverkan, miljöaspekter och kommentarer om dagsaktuellt läge blandas i båda kolumnerna. 4 4.3.1 Det blir svårt att mäta fakultetens miljöprestanda när inga miljöaspekter är kvantifierade. 5 4.3.1 Oklart vilka personer som deltagit i identifiering och värdering av betydande miljöaspekter. 6 4.3.1 Miljöutredningen fanns inte med i Miljöhandboken vid revisionstillfället. 7 4.3.3 Miljömålen är bra, men uppföljning av dem bör ske vid två tillfällen per år för att kunna säkra att arbetet flyter friktionsfritt. 8 4.3.3 Direkta miljömål är bra och knyter an till betydande miljöaspekter, men är de uppföljningsbara? 9 4.3.3 På Religionsvetenskapliga institutionen finns en egen handlingsplan för att aktivt arbeta med och följa upp det egna miljöarbetet. Bra! 10 4.3.3 Samverkan med omgivande samhälle är identifierat som en betydande miljöaspekt. Inget miljömål är satt över denna aspekt. Är det medvetet? 11 4.4.1 Flera miljörepresentanter tycker att uppdrag vad gäller miljöarbetet är otydliga. Delegation saknas. Risk för att miljöarbetet då rinner ut i sanden. 12 4.4.1 Ny miljörepresentant på Historiska institutionen bör utses. 13 4.4.1 Många engagerade, insatta personer ute på institutionerna. Ta vara på dem! 14 4.4.3 Länk saknas till handboken från fakultetens hemsida. Det kan vara bra att miljöarbetet synliggörs från hemsidan som har många besökare. 15 4.4.6 Övergripande GU-instruktion 4.4.6.17 är inaktuell. 16 4.4.7 Oklart om det finns någon återsamlingsplats vid Etnologiska institutionen. 17 4.4.7 Oklart om systematiskt brandskyddsarbete är kopplat till miljöledningssystemet. 18 4.4.7 Oklart med ansvar mellan fakulteten och fastighetsägaren avseende brandskydd vid Institutionen för religionsvetenskap. 19 4.4.7 Miljöriskbedömningen inte fastställd. 20 4.5.5 Revisionsplanen stämmer inte med aktuell situation. Planeringsdialog med extern revisor kommer att genomföras innan hela fakulteten genomgått intern revision.
Revisionsrapport 2005-11-03 Sid 8 (12) 8
Revisionsrapport 2005-11-03 Sid 9 (12) 9 BILAGA 4 Kravelementen enligt standarden ISO 14001:2004 Kap 4 Krav på miljöledningssystem 4.1 Generella krav Organisationen skall upprätta, dokumentera, införa, underhålla och ständigt förbättra ett miljöledningssystem enligt kraven i denna standard samt bestämma hur den skall uppfylla kraven. Organisationen skall definiera och dokumentera omfattningen av sitt miljöledningssystem. 4.2 Miljöpolicy Högsta ledningen skall fastställa organisationens miljöpolicy och säkerställa att den, inom den definierade omfattningen av miljöledningssystemet: a) är relevant i förhållande till organisationens aktiviteter, produkter och tjänster, deras typ, storlek och miljöpåverkan; b) innehåller ett åtagande om ständig förbättring och förebyggande av förorening; c) innehåller ett åtagande om att följa tillämpliga lagar och andra krav som organisationen berörs av och som kan relateras till organisationens miljöaspekter; d) utgör grunden för att fastställa och följa upp övergripande och detaljerade miljömål; e) är dokumenterad, införd och underhållen; f) är kommunicerad till alla personer som arbetar för eller på uppdrag av organisationen; g) är tillgänglig för allmänheten. 4.3 Planering 4.3.1 Miljöaspekter Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att: a) identifiera de miljöaspekter som orsakas av aktiviteter, produkter och tjänster inom miljöledningssystemets omfattning som organisationen kan styra, och de miljöaspekter som den kan påverka. När detta görs skall organisationen ta hänsyn till planerad eller pågående utveckling och nya eller förändrade aktiviteter, produkter och tjänster, b) avgöra vilka aspekter som har eller kan ha en betydande påverkan på miljön (d.v.s. betydande miljöaspekter). Organisationen skall hålla denna information dokumenterad och aktuell. Organisationen skall säkerställa att den tar hänsyn till de betydande miljöaspekterna när miljöledningssystemet upprättas, införs och underhålls. 4.3.2 Lagar och andra krav Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att: a) identifiera och ha tillgång till tillämpliga lagkrav och andra krav som organisationen berörs av och som har samband med organisationens miljöaspekter, b) avgöra på vilket sätt kraven är tillämpliga på miljöaspekterna. Organisationen skall säkerställa att hänsyn tas till tillämpliga lagar och andra krav som organisationen berörs av, när miljöledningssystemet upprättas, införs och underhålls. 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner Organisationen skall fastställa, införa och underhålla dokumenterade övergripande och detaljerade miljömål för relevanta funktioner och nivåer inom organisationen. Övergripande och detaljerade miljömål skall vara mätbara där så är praktiskt möjligt och vara förenliga med miljöpolicyn, inklusive åtagandena om att förebygga förorening, att följa tillämpliga lagar och andra krav som organisationen berörs av och åtagandet om ständig förbättring. När övergripande och detaljerade miljömål upprättas och ses över, skall organisationen ta hänsyn till lagar och andra krav som organisationen berörs av och till sina betydande miljöaspekter. Organisationen skall också beakta tekniska möjligheter, ekonomiska krav, drifts- och affärsmässiga krav samt synpunkter från intressenter. Organisationen skall upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål. Handlingsplanerna skall innehålla:
Revisionsrapport 2005-11-03 Sid 10 (12) 10 a) ansvarsfördelningen för att uppnå övergripande och detaljerade miljömål för relevanta funktioner och nivåer inom organisationen; b) tillvägagångssätt, resurser och tidsplaner för att uppnå målen. 4.4 Införande och tillämpning 4.4.1 Resurser, roller, ansvar och befogenheter Ledningen skall säkerställa att de resurser som är nödvändiga för att upprätta, införa, underhålla och förbättra miljöledningssystemet finns tillgängliga. Resurser inkluderar person resurser, specialistkompetens, infrastruktur inom organisationen och tekniska och finansiella resurser. Roller, ansvar och befogenheter skall vara definierade, dokumenterade och kommunicerade för att underlätta en effektiv miljöledning. Organisationens högsta ledning skall utse en eller flera representanter för ledningen som, oavsett annat ansvar, skall ha definierade roller, ansvar och befogenheter för att: a) säkerställa att ett miljöledningssystem är upprättat, infört och underhållet i enlighet med kraven i denna standard; b) rapportera miljöledningssystemets prestanda till högsta ledningen för genomgång, inklusive rekommendationer till förbättringar. 4.4.2 Kompetens, utbildning och medvetenhet Organisationen skall säkerställa att varje person som utför uppgifter som kan orsaka sådan miljöpåverkan som organisationen identifierat som betydande har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning eller erfarenhet. Detta gäller personer som i rollen som anställd eller på organisationens uppdrag utför uppgifter åt organisationen. Organisationen skall bevara tillhörande redovisande dokument. Organisationen skall identifiera utbildningsbehov som har samband med miljöaspekterna och miljöledningssystemet. Den skall även tillhandahålla utbildning eller vidta andra åtgärder för att tillgodose sådana behov och bevara tillhörande redovisande dokument. Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner så att personer som arbetar för organisationen eller på dess uppdrag, görs medvetna om:. a) betydelsen av att miljöpolicy, rutiner och krav i miljöledningssystemet följs; b) de betydande miljöaspekterna och relaterad, verklig eller potentiell, miljöpåverkan som kan kopplas till deras arbete och de miljöfördelar de kan åstadkomma genom en förbättrad personlig insats; c) sina roller och sitt ansvar för att uppfylla kraven i miljöledningssystemet; d) möjliga konsekvenser av att avvika från specificerade rutiner. 4.4.3 Kommunikation Med utgångspunkt från organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem skall organisationen upprätta, införa och underhålla rutiner för: a) intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner inom organisationen; b) att ta emot, dokumentera och svara på relevanta synpunkter från externa intressenter. Organisationen skall besluta om de betydande miljöaspekterna ska kommuniceras externt och dokumentera sitt beslut. Om organisationen beslutar att kommunicera externt, skall organisationen upprätta och införa metoder för detta. 4.4.4 Dokumentation Dokumentationen av miljöledningssystemet skall omfatta: a) miljöpolicy och övergripande och detaljerade miljömål; b) beskrivning av miljöledningssystemets omfattning; c) beskrivning av miljöledningssystemets huvuddelar, hur dessa samverkar samt hänvisningar till relaterade dokument; d) dokument, inklusive redovisande dokument, som krävs av denna standard; e) dokument, inklusive redovisande dokument, som organisationen funnit nödvändiga för att säkerställa verkningsfull planering, utförande och styrning av processer, som har samband med organisationens betydande miljöaspekter. 4.4.5 Dokumentstyrning Organisationen skall styra dokument som krävs av miljöledningssystemet och av denna standard. Redovisande dokument är en särskild typ av dokument, som skall styras enligt kraven i 4.5.4.
Revisionsrapport 2005-11-03 Sid 11 (12) 11 Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att: a) godkänna dokument med avseende på lämplighet innan de ges ut; b) granska och efter behov uppdatera dokument och på nytt godkänna dokument; c) säkerställa att ändringar och gällande ändringsstatus för dokument är angivna; d) säkerställa att rätt version av tillämpliga dokument finns på de platser där de skall användas; e) säkerställa att dokument förblir läsbara och lätta att identifiera; f) säkerställa att dokument av externt ursprung, som organisationen funnit nödvändiga för planering och tillämpning av miljöledningssystemet, är identifierade och att deras distribution styrs; g) förhindra oavsiktlig användning av utgångna dokument och identifiera dem på lämpligt sätt, om de av något skäl bevaras. 4.4.6 Verksamhetsstyrning I enlighet med miljöpolicyn och de övergripande och detaljerade målen skall organisationen identifiera den verksamhet och de aktiviteter som kan sättas i samband med de identifierade betydande miljöaspekterna. För att säkerställa att sådana aktiviteter utförs enligt angivna specificerade villkor skall organisationen: a) upprätta, införa och underhålla dokumenterade rutiner för att styra situationer där avsaknad av dokumenterade rutiner skulle kunna medföra avvikelser från miljöpolicyn och de övergripande och detaljerade målen; b) fastställa driftkriterier i rutinerna; c) upprätta, införa och underhålla rutiner för de betydande miljöaspekter som orsakas av varor och tjänster som används av organisationen samt kommunicera relevanta rutiner och krav till leverantörer, entreprenörer och andra uppdragstagare. 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att identifiera möjliga nödlägen och olyckor som kan påverka miljön och planera för hur organisationen skall agera om sådana situationer uppstår. Organisationen skall agera vid inträffade nödlägen och olyckor och förhindra eller mildra negativ miljöpåverkan. Organisationen skall regelbundet gå igenom och där det behövs se över sin beredskap och sina rutiner för nödlägen och olyckor. Detta gäller i synnerhet efter det att nödlägen eller olyckor har inträffat. Där så är praktiskt möjligt, skall organisationen även regelbundet öva sådan beredskap. 4.5 Uppföljning 4.5.1 Övervakning och mätning Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att regelbundet övervaka och mäta sådant i verksamheten som kan ha betydande miljöpåverkan. Rutinerna skall omfatta dokumentering av uppgifter som redovisar organisationens miljöprestanda, tillämplig verksamhetsstyrning och överensstämmelse med organisationens övergripande och detaljerade miljömål. Organisationen skall säkerställa att kalibrerad eller verifierad utrustning för övervakning och mätning används och att den underhålls. Organisationen skall bevara tillhörande redovisande dokument. 4.5.2 Utvärdering av att lagar och andra krav följs 4.5.2.1 Enligt organisationens åtagande om att följa lagkrav, skall den upprätta, införa och underhålla rutiner för att regelbundet utvärdera att tillämpliga lagkrav följs. Organisationen skall bevara redovisande dokument från den regelbundna utvärderingen. 4.5.2.2 Organisationen skall utvärdera att den följer andra krav som den berörs av. Organisationen kan välja att kombinera denna utvärdering med utvärderingen av att den följer lagar, enligt 4.5.2.1, eller upprätta en separat rutin för detta. Organisationen skall bevara redovisande dokument från den regelbundna utvärderingen. 4.5.3 Avvikelse, korrigerande och förebyggande åtgärder Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att hantera inträffade eller tänkbara avvikelser och för att vidta korrigerande och förebyggande åtgärder. Rutinerna skall ange krav för att: a) identifiera och korrigera avvikelser och vidta åtgärder för att mildra deras miljöpåverkan; b) undersöka avvikelser, identifiera vad som har orsakat avvikelserna och vidta åtgärder för att förhindra att avvikelserna upprepas;
Revisionsrapport 2005-11-03 Sid 12 (12) 12 c) utvärdera behov av åtgärder för att förhindra avvikelser och vidta lämpliga åtgärder för att förhindra att avvikelserna inträffar; d) dokumentera resultaten av korrigerande och förebyggande åtgärder; e) granska effekten av korrigerande och förebyggande åtgärder; Varje åtgärd skall vara ändamålsenlig i förhållande till problemens storlek och den miljöpåverkan som har uppstått. Organisationen skall säkerställa att varje nödvändig förändring av dokumentationen av miljöledningssystemet görs. 4.5.4 Redovisande dokument Organisationen skall upprätta och underhålla redovisande dokument i den omfattning som behövs för att visa att organisationen uppfyller kraven i sitt miljöledningssystem och i denna standard samt för att kunna visa de resultat som har uppnåtts. Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att identifiera, förvara, skydda, återfinna, arkivera och gallra redovisande dokument. Redovisande dokument skall vara och förbli tydliga, identifierbara och spårbara. 4.5.5 Intern revision Organisationen skall säkerställa att interna revisioner av miljöledningssystemet genomförs med planerade intervall för att: a) avgöra om miljöledningssystemet 1) överensstämmer med planerade åtgärder för miljöledning, inklusive kraven i denna standard, 2) har införts och underhållits på ett riktigt sätt, b) ge ledningen information om resultat från revisioner. Organisationen skall planera, upprätta, införa och underhålla ett revisionsprogram med hänsyn till de berörda verksamheternas och aktiviteternas betydelse för miljön och till resultat från tidigare revisioner. En revisionsrutin skall upprättas, införas och underhållas. Den skall behandla följande frågor: - ansvar och krav för att planera och genomföra revisioner, för att rapportera resultat och för att bevara tillhörande redovisande dokument; - identifiering av revisionskriterier, omfattning, frekvens och metoder. Revisorer skall väljas och revisioner skall genomföras på sådant sätt att objektivitet och opartiskhet i revisionsprocessen säkerställs. 4.6 Ledningens genomgång Högsta ledningen skall utvärdera miljöledningssystemet, med planerade intervall, för att säkerställa att det är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt. Utvärderingarna skall omfatta en bedömning av möjligheter till förbättringar och av behovet av ändringar i miljöledningssystemet, inklusive ändringar i miljöpolicyn och de övergripande och detaljerade miljömålen. Redovisande dokument från ledningens genomgång skall bevaras. Underlag för ledningens genomgång skall omfatta: a) resultat från interna revisioner av miljöledningssystemet och utvärdering av hur organisationen uppfyller lagar och andra krav som den berörs av; b) information från externa intressenter, inklusive klagomål; c) organisationens miljöprestanda; d) i vilken omfattning övergripande och detaljerade mål har nåtts; e) status för korrigerande och förebyggande åtgärder; f) uppföljning av åtgärder beslutade vid ledningens tidigare genomgångar; g) förändrade förhållanden, inklusive utveckling av lagar och andra krav som kan relateras till organisationens miljöaspekter; h) rekommendationer till förbättringar. Enligt åtagandet om ständig förbättring skall resultat från ledningens genomgång inkludera beslut och åtgärder som rör eventuella förändringar av miljöpolicyn, av övergripande och detaljerade mål och av andra delar av miljöledningssystemet.