LARÖDS VÅRDCENTRAL BRA MOTTAGNING 2006 Teamdeltagare: Lena De Pedis, distriktsläkare, verksamhetschef Johanna Persson, sjuksköterska Viveka Kindbacke, läkarsekreterare
Innehållsförteckning: Områdesbeskrivning 1 På vårdcentralen arbetar 1 Bakgrund 1 Problem 2 Mål 2 Mätningar och resultat 2-3 Förändringar som testats 4 Hur går vi vidare? 5 Bilaga
Områdesbeskrivning: Laröds Vårdcentral ligger i ett villasamhälle vid Sofiero slott cirka 6 km norr om Helsingborgs centrum. Vårt upptagningsområde är Laröd, Hittarp, Domsten och delar av Allerum. Vi har ett områdesansvar för cirka 5 600 invånare. Befolkningen består mest av barnfamiljer och en hel del äldre personer. De få invandrare som bor i området behärskar språket väl varför tolk sällan behöver anlitas. Vårt ansvar innefattar också BVC och distriktssköterskemottagning samt ett vårdboende. På vårdcentralen arbetar: 4 distriktsläkare 2,75 tjänst (för tillfället 2,25 tjänst pga sjukskrivning) 1 ST-läkare (arbetar på Vårdcentralen var 5:e vecka) 2 sjuksköterskor 1,5 tjänst 1 distriktssköterska 1,0 tjänst (diabetes) 2 läkarsekreterare 1,5 tjänst 2 distriktssköterskor på BVC och Distriktssköterskemottagningen 1,8 tjänst (astma, KOL, uroterapi). Bakgrund: Innan vi började med Bra Mottagning hade vi gjort ett flertal förändringar under årens lopp. Vi har gått ifrån läkarnas öppna telefontider till inbokade av sjuksköterskorna i telefonen. Vi slutade med öppethusverksamheten för cirka 2 år sedan och övergick till bokade akuttider. Förvisso ökar belastningen för sjuksköterskorna i telefonen men vi tycker ändå att vi vinner på det i längden. Det blir kortare väntetider för patienterna och vi kan ge mer egenvårdsråd per telefon. Ett lappförbud har införts d v s allt bokas in på schemat i datorn, receptförnyelse, intyg, övriga telefonsamtal utöver telefontiden. Besked om provsvar bokas inte längre på telefontiden utan skickas hem per brev. 1 (5)
Problem: De problem vi upplevde var att väntetiderna på de förbokade läkartiderna var långa cirka 2 3 månader. Halvakuta patienter var svårt att hitta tid till, det blev ofta att de fick komma på en akuttid istället där tiden inte alltid är tillräcklig för t ex en utredning. Vissa läkares bevakningslista var lång och det krävdes mycket tid för att hitta tider för dessa patienter. Då schemat var bokningsbart långt fram innebar det mycket merarbete med ombokningar då någon läkare skulle gå på kurs eller annat. PGSA-hjulet har vi använt som ett stöd i vår probleminventering. Mål: Minska väntetiderna på förbokade tider till 3 veckor. Minimera bevakningslistan till ett fåtal patienter. Mätningar och resultat: T3-mätning varje vecka sedan mars månad 06 avser förbokningsbara tider. Vi har varje dag akuttider som är bokningsbara samma dag. Under juni t o m augusti månad hade vi endast akuta tider som var bokningsbara samma dag. Enbart en läkare tidvis i tjänst under semesterperioden. 2 (5)
En ändring i schemat september månad då vi spärrade tider d v s var 30:e dag öppnas en ny dag. Detta förutsätter dock att alla läkare är i tjänst men som ni ser i november månad är det mindre läkare i tjänst därav variationer i diagrammet. Telefonmätning utförd av sjuksköterskorna vecka 41. Mätningen avser att ta reda på vad patienterna vill då de ringer under veckans dagar. 25 20 15 10 5 0 Rådgivning Boka akuttid Boka planerad tid Telefontid Provsvar Recept Avboka /ändra tid Annat Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Mätningen visar att efterfrågan är störst på måndagen när det gäller bokning av akuttid/planerad tid. Även tisdagen visar sig ha stor belastning. Varför efterfrågan på torsdagen, när det gäller akuta tider, är stor har vi ingen förklaring till. Tillfälligt? eftersom vi inte upplever att det är så. Vi utförde ytterligare en telefonmätning v 44 då vi istället tittade på under vilka klockslag patienterna ringer. 25 20 15 10 5 0 08:00-09:00 09:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 Vad vill patienten? 12:00-13:00 13:00-14:00 14:00-15:00 15:00-16:00 16:00-17:00 Rådgivning Boka tid Avboka/Ändra Provsvar Recept Intyg Tel-tid Annat Det ringer som mest mellan kl 08.00 och 09.00 varje dag. Framför allt vill patienterna boka tid och få rådgivning. 3 (5)
Balansräknaren utfördes v 36 och 37, v g se bilaga. Under mottagningskapacitet såg vi att vi har mer tid avsatt för telefon och recept än vad det faktiska utfallet visade. Problemet med de planerade tiderna visade sig vara rätt då vi låg i underkant i kapacitet jämfört med utfall. Förändringar som testats: Syftet med att spärra de förbokningsbara tiderna till att öppnas var 30:e dag var att läkarna inte skulle bli uppbokade så lång tid framåt samt att väntetiderna skulle minskas. Vi upplever det för lite att bara öppna en dag i taget eftersom det blir för få tider att spela med. Möjligheterna till en mer flexibel bokning utökas om vi istället öppnar en vecka i taget. Schematekniskt blir även detta bättre då läkarna kan inför veckan som skall öppnas gå igenom eventuella förändringar utan att det medför merarbete med ombokningar. Ännu har vi ej haft möjlighet att genomföra en schemaändring tillsammans med all personal, detta planerar vi att ha på vår personalutbildningsdag den 15/12 2006. Vi har utgått ifrån de siffror vi har fått fram ifrån balansräknaren och sjuksköterskorna har börjat boka mer flexibelt d v s finns tid kvar på telefontiderna kan istället ett patientbesök inbokas. Efter vår utbildningsdag kommer ett nytt schema att läggas enligt efterfrågan samt med hänsyn till verksamheten. Sjuksköterskornas schema har förlagts efter belastningen i telefon d v s 2 av 3 sjuksköterskor sitter i telefon mellan kl 08.00 och 09.00. En sjuksköterska sköter provtagningen. Under resten av dagen sitter endast 1 sjuksköterska i telefon samt bemannar receptionen. De andra 2 har patientarbete. Vi har ingen mätning på om telefontillgängligheten har ökat men arbetsmiljön har blivit bättre. Bevakningslistan har påtagligt minimerats efter det att varje läkare har gått igenom sina listor. De har skickat brev hem till patienterna om att de ej kallas längre utan själv får ta kontakt med Vårdcentralen för att boka tid. 4 (5)
Hur går vi vidare? Vår första utmaning är att utforma schemat efter den efterfrågan som finns. Är 3 veckors väntetid optimal? Framtiden får utvisa. När vi testat det nya schemat kommer vi att göra nya mätningar för att se eventuella förbättringar. Som vi har det idag är schemat uppdelat i olika besökstyper, skall vi i framtiden bara ha tider??? Tanken är att en patientenkätundersökning skall göras efter schemaändringen angående både tillgänlighet när det gäller telefon och att få en besökstid till läkaren. Vi kommer att väva in frågan bemötande då vi även tycker att detta är viktigt. Då vi inte gjort någon enkätundersökning tidigare kommer vi inte att ha något att jämföra med utan får förmoda att får vi bra resultat har våra förändringar burit frukt. 5(5)