Systematiskt Arbetsmiljöarbete

Systematiskt Arbetsmiljöarbete En handledning om införande av Systematiskt arbetsmiljöarbete för avdelningen/ arbetsplatsen LÄS DET HÄR FÖRST Begreppet Systematiskt arbetsmiljöarbete definieras i Arbetsmiljöverkets kungörelse AFS 2001:1 som " arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås". Ytterst handlar det om att det på varje arbetsplats skall finnas metoder och rutiner som ser till att åtgärder verkligen blir utförda innan någon skadas eller drabbas av ohälsa. Systematiskt arbetsmiljöarbete kan också beskrivas som en metodik för att få en god arbetsmiljö i verksamheten eller som ett sätt att styra verksamheten så att arbetsmiljölagens krav fortlöpande uppfylls. Med arbetsmiljö menas fysiska, psykiska och sociala förhållanden på arbetsplatsen. En viktig princip är att arbetsmiljöarbete skall ses som en naturlig del av det dagliga arbetet och att det sker i samverkan mellan personal, skyddsombud och chefer. Arbetsgivaren har dock huvudansvaret för att systematiskt arbetsmiljöarbete genomförs och hålls levande på arbetsplatsen. På arbetsplatsnivå är det normalt chefen som ansvarar för att det finns ett aktivt arbetsmiljöarbete som uppfyller kraven i föreskriften Systematiskt arbetsmiljöarbete. Skyddsombud och medarbetare skall ges möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet. Skyddsombudet har en särställning genom reglerna i Arbetsmiljölagens kapitel 6 och bör av arbetsgivaren ses som en viktig samarbetspartner. 26 GävleDala Företagshälsa 2002-09/ Kjell Eriksson

Åtta steg till systematiskt arbetsmiljöarbete Reglerna i föreskriften kan beskrivas som åtta delkomponenter som tillsammans ger det ledningssystem som behövs för att arbetsmiljöarbetet skall kunna ske på ett systematiskt sätt. Dessa är: Grundläggande riskbedömning Arbetsmiljöpolicy Ledning och fördelning av arbetsmiljöuppgifter Rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Metoder och rutiner för att undersöka och förebygga risker Handlingsplan Dokumentation av rutiner, instruktioner mm Uppföljning Grundläggande riskbedömning Det systematiska arbetsmiljöarbetet bör starta med en grundlig genomgång, s.k. riskvärdering, av vilka risker som finns i verksamheten och hur allvarliga dessa är. Riskbedömningen skall sedan ligga till grund för åtgärder, arbetsmiljöpolicy och rutiner för arbetsmiljöarbetet. Ordet risk definieras i föreskriften som sannolikheten för att ohälsa eller olycksfall i arbetet skall uppstå och följderna av detta. Inventeringen av vilka risker som finns i verksamheten kan ske genom att utnyttja de erfarenheter som finns hos chefer, skyddsombud och övriga anställda. Andra inventeringsverktyg kan vara att gå igenom inträffade arbetsskador och tillbud, sjukfrånvaroorsaker, arbetsmiljöverkets regler mm. När inventeringen är gjord skall riskvärdering göras, dvs. en bedömning av om risken är allvarlig eller inte allvarlig. För värderingen kan ASA:s riskvärderingsmodell användas som ett stöd (se ex bilaga 5). Riskbedömningar skall också göras, innan förändringar som påverkar arbetsmiljön, görs i verksamheten. I föreskriften nämns särskilt risken för att personal far illa vid omorganisationer, inskränkningar eller nedläggning av verksamhet. Det är då nödvändigt att en arbetsmiljökonsekvensbedömning görs före förändringen, så att negativa följder av omställningen kan förebyggas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt och i dokumentationen skall anges för varje upptagen risk om den är allvarlig eller inte. Ny grundläggande riskbedömning skall göras vid behov. 27 GävleDala Företagshälsa 2002-09/ Kjell Eriksson

Arbetsmiljöpolicy Motivet till att ha en policy för arbetsmiljöarbetet är vet man inte vad man vill kan det bli hur som helst. En policy för arbetsplatsen kan man lämpligen ta fram genom att skyddsombud och chef först diskuterar fram ett förslag och sedan tar upp förslaget på ett arbetsplatsmöte där det efter eventuell modifiering fastställs. Arbetsmiljöpolicyn skall vara skriftlig "om det finns minst tio personer i verksamheten". En bra arbetsmiljöpolicy bör vara konkret, fåordig och högst en halv sida men gärna bara några rader. Den skall vara lätt att komma ihåg och uppfattas av alla som ett rättesnöre för vilken arbetsmiljö man vill skapa på arbetsplatsen. Den skall givetvis också utgå från de risker som finns i verksamheten. Avdelningen behöver inte ha någon egen policy om man tycker att det räcker med Högskolans övergripande arbetsmiljöpolicy. Så här kan en policy för ett avdelningen skrivas: Vår arbetsmiljö skall vara sådan att ingen skall behöva sjukskriva sig eller förtidspensioneras på grund av arbetsskada eller utbrändhet. Vi är överens om att vi tillsammans skall försöka skapa en sådan arbetsmiljö. Eller Vi skall tillsammans skapa en sådan arbetsmiljö att vi tycker det känns bra att gå till jobbet och att vi känner oss nöjda när vi går hem. Vi skall också göra allt vi kan för att förebygga att någon skadas av arbetet Ledning - fördelning av arbetsmiljöuppgifter För att arbetsmiljöarbetet skall bli framgångsrikt måste det vara klart vem som är chef över vem och vem som har ansvar för vad. Oklarheter när det gäller linjeansvar och fördelning av uppgifter i arbetsmiljöarbetet resulterar ofta i att nödvändiga åtgärder inte blir utförda, då man litar på att någon annan kanske gör det. På tjänstemannasidan är det ytterst rektor som bär arbetsmiljöansvaret. Avdelningschef eller motsvarande har arbetsmiljöansvar för sitt verksamhetsområde, ett ansvar som utgår från rektor. 28 GävleDala Företagshälsa 2002-09/ Kjell Eriksson

Chefen ("arbetsgivarens företrädare") har ansvaret för att arbetsmiljön på den egna arbetsplatsen uppfyller kraven i arbetsmiljölagstiftningen. Detta ansvar utgår från rektor. För att klargöra uppgiftsfördelningen mellan de olika chefsnivåerna skall det finnas en skriftlig delegering av vem som har ansvar för att utföra vad. Den som fått en delegering att svara för en viss arbetsmiljöuppgift måste få motsvarande befogenheter. Den skriftliga beskrivningen skall även innehålla en återrapporteringsskyldighet, returnering, av uppgifter som chefen inte klarar att lösa t.ex. p.g.a. avsaknad av befogenhet, kunskap eller andra resurser t.ex. pengar. Ett viktigt inslag i delegeringen är att chefer skall känna till de arbetsmiljöregler (bl.a. AML, AFS) som gäller för verksamheten. Delegeringen av arbetsmiljöuppgifter skall, enligt AFS 2001:1 vara skriftlig om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Chefen kan också fördela olika uppgifter som har med säkerhet och arbetsmiljö att göra till olika medarbetare på arbetsplatsen som inte är chefer (så görs också ofta idag på många arbetsplatser). För att kunna ålägga en medarbetare en uppgift krävs att denne har fysisk möjlighet, kunskap och befogenheter att utföra den. Det är i allmänhet bäst att lägga uppgiften på en enda person eller befattning, inte på flera! Här nedan några exempel på uppgifter som chefen kan fördela till olika medarbetare på arbetsplatsen: A ansvarar för att nya medarbetare på arbetsplatsen får introduktion. B ansvarar för kemikaliehanteringen och att varuinformationsblad finns för de kemiska produkter som används på arbetsplatsen. C ansvarar för att teknisk utrustning kontrolleras enligt gällande instruktion.... e t c Observera att delegeringen och fördelningen av arbetsmiljöuppgifter inte innebär någon straffrättslig fördelning. Om ett arbetsmiljöbrott leder till polisanmälan är det åklagaren som avgör vem som skall åtalas. Åklagarens bedömning grundar sig dels på hur uppgiftsfördelningen mellan olika chefer är utformad men också på vem som hade tillräckliga kunskaper, befogenheter och resurser för att förhindra t.ex. en olycka eller sjukdom som beror av arbetet. 29 GävleDala Företagshälsa 2002-09/ Kjell Eriksson

Metoder och rutiner för att undersöka och förebygga risker Arbetsmiljöarbete är att förebygga risker för skador. Det gäller olycksfallsskador och sjukdomar som beror på den fysiska arbetsmiljön, men det gäller även sjukdomar som har sin grund i psykiska och sociala förhållanden på arbetsplatsen. För att en arbetsplats skall kunna ha ett aktivt förebyggande arbetsmiljöarbete krävs att det sker kontinuerligt och på ett systematiskt sätt. Arbetsplatsen bör därför komma överens om vilka metoder och rutiner som skall användas för att fortlöpande undersöka och förebygga risker på arbetsplatsen. De vanligaste metoderna för att undersöka och förebygga risker i arbetsmiljön är följande (Se vidare bilaga 1) Det dagliga samtalet Arbetsmiljöronder Arbetsmiljöverkets kungörelser ( AFS) Arbetsskador och tillbud Enkätundersökningar/ intervjuer Medarbetarsamtal Riskanalys / Arbetssäkerhetsanalys Handlingsplan för arbetsmiljöarbetet Handlingsplanen är helt enkelt en lista över arbetsmiljöförbättringar som behöver göras och som inte kunnat utföras direkt. Det kan vara sådant som man upptäckt på arbetsmiljörond, olycksfall eller andra händelser som inträffat på arbetsplatsen, orsaker till sjukskrivning, åtgärder som måste vidtas p.g.a. nya AFS från Arbetsmiljöverket mm. I bilaga 2 finns Arbetsmiljöverkets förslag till hur en handlingsplan kan utformas. Handlingsplanen skall förutom beskrivning av aktuell risk även innehålla en bedömning av om risken är allvarlig eller inte allvarlig, samt uppgift om åtgärder, ansvarig för åtgärden och datum. I föreskriften finns ingen måttstock för vad som är att anse som allvarlig eller inte allvarlig risk. Som tumregel kan man ha att alla risker som kan leda till konsekvensen långvarig sjukskrivning och/eller bestående men/dödsfall är allvarliga risker. Observera att det både gäller fysiska risker och risker som har sin grund i psykiska och sociala förhållanden på arbetsplatsen. Handlingsplanen bör tas upp minst två gånger per år på arbetsplatsmöte och vid varje samverkansmöte. 30 GävleDala Företagshälsa 2002-09/ Kjell Eriksson

Dokumentation av rutiner och instruktioner I verksamheter med många anställda krävs ofta att man skrivit ned vad som gäller. Den skriftliga dokumentationen skall vara tydlig, lätt att förstå och tillgänglig för alla i verksamheten. Enligt föreskriften krävs skriftlig dokumentation av följande (om verksamhen omfattar minst tio anställda) Grundläggande riskvärdering Arbetsmiljöpolicy Rutiner för hur arbetsmiljöarbetet skall bedrivas Sammanställning av inträffade arbetsskador och tillbud. Ledningen av arbetsmiljöarbetet, d v s vem som ansvarar för vad. Uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet d v s årlig genomgång av hur olika rutiner och instruktioner som finns på arbetsplatsen följs och om de behöver revideras. Handlingsplanen I bilaga 3 finns en mall för hur dokumentationen kan se ut för en avdelning eller motsvarande. Tanken bakom utformningen är att även om man aldrig varit på arbetsplatsen tidigare, t.ex. som nyanställd, skall man ändå lätt få en överblick över arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen och var dokumentation finns. Observera att mallen är tänkt för nivån avdelning.. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet Chefen eller motsvarande är ansvarig för att det sker en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det är lämpligt att göra uppföljningen i samband med budgetarbetet. Uppföljningen dokumenteras skriftligt. Med uppföljning menas att systematiskt jämföra de krav som finns i föreskriften och de rutiner för arbetsmiljöarbetet som gäller på arbetsplatsen med de arbetsmiljöarbete som i praktiken bedrivs på arbetsplatsen. Enklaste sättet att göra den årliga uppföljningen är att chefen eller motsvarande tillsammans med skyddsombudet går igenom frågeställningarna i bilaga 4. 31 GävleDala Företagshälsa 2002-09/ Kjell Eriksson

Bilaga 1:1 De vanligaste metoderna för att undersöka och förebygga risker i arbetsmiljön Det dagliga samtalet Ett aktivt förebyggande arbetsmiljöarbete kännetecknas av att olika vardagliga signaler på brister i arbetsmiljön tas upp till diskussion och åtgärdas. Här har alla på arbetsplatsen ett ansvar men chefens engagemang är avgörande. Arbetsmiljöverkets kungörelser ( AFS) Arbetsskador och tillbud Arbetsgivaren har ett ansvar för att kraven i Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöförordningen och AFS-föreskrifter uppfylls. Eftersom de flesta konkreta bestämmelserna om hur arbetsmiljön skall vara finns i AFS-kungörelserna är det viktigt att i första hand chefen och skyddsombudet känner till vilka AFS som gäller för arbetsplatsen. Man bör också med någon form av regelbundenhet gå igenom föreskrifterna och bedöma om man anser sig uppfylla de krav som finns i dem. Detta är i första hand chefens ansvar. Inträffade arbetsskador och tillbud ger viktig information för det förebyggande arbetet. Genom arbetsskade- / tillbudsutredningen upptäcks ofta risker som måste åtgärdas. Tänk också på att olycksfall och tillbud som inträffat på arbetsplatsen kan ge viktig information i det förebyggande arbetet på andra arbetsplatser. Var därför noga med att beskriva händelseförlopp, orsaker och åtgärder på ett sådant sätt att de kan förstås även av andra. Arbetsmiljöronder Arbetsmiljöronden är i första hand en systematisk granskning av risker för olycksfall och arbetssjukdomar. Det gäller den tekniska utrustningen, hur olika skyddsföreskrifter följs av personalen, diskussion om risk för belastningsskador mm. Vid arbetsmiljörond kan också den psykiska och sociala miljön på arbetsplatsen diskuteras översiktligt. 32 GävleDala Företagshälsa 2002-09/ Kjell Eriksson

Bilaga 1:2 Enkätundersökningar/ intervjuer Medarbetarsamtal Riskanalys / Arbetssäkerhetsanalys För att enkätundersökningar skall bli meningsfulla krävs tillräckligt många tillfrågade. Det är vanligen inte meningsfullt att genomföra enkätundersökningar på arbetsplatser med mindre än 15 anställda. Det gäller särskilt enkätundersökningar om den psykiska och sociala miljön där det är viktigt att den enskildes identitet inte röjs. Intervjuer kan ibland användas för att få fram psykiska och sociala risker. Intervjuerna skall då utföras och utvärderas av utomstående beteendevetare eller motsvarande. Intervjuer är ingen metod som bör föras in som någon regelbunden rutin i arbetsmiljöarbetet. Däremot kan den vara mycket användbar i situationer där de vanliga metoderna inte fungerar. Medarbetarsamtalen ska innehålla frågeställningar om arbetsmiljön. De är därför en viktig informationskälla för chefen eller motsvarande i det förebyggande arbetsmiljöarbetet. Riskanalys har under lång tid använts för att identifiera risker i verksamheter där en olycka skulle få svåra konsekvenser. Det gäller t. ex. kärnkraftsindustri och flyg. Under senare tid har metoden, något modifierad, även börjat användas på mer vanliga arbetsplatser och kallas då arbetssäkerhetsanalys ( ASA). Grundtanken med ASA är att genom systematisk genomgång av olika arbetsmoment hitta och i siffror värdera riskkällor som kan leda till personskador eller andra skador. För att använda metoden behövs handledning av en analysledare t.ex. GävleDala Företagshälsas skyddsingenjörer eller ergonomer. Analysarbetet är tidskrävande. Riskanalys vid organisationsförändringar En organisationsförändring, inskränkning eller nedläggning av verksamhet innebär alltid arbetsmiljökonsekvenser. Det är därför angeläget att så långt som möjligt ta reda på vilka dessa är innan förändringen genomförs, så att förebyggande åtgärder kan vidtas. En s.k. arbetsmiljökonsekvensutredning vid organisationsförändringar kräver ofta hjälp utifrån, t. ex från GävleDala Företagshälsas beteendevetare. 33 GävleDala Företagshälsa 2002-09/ Kjell Eriksson

Bilaga 1:3 Sjukfrånvaro Genom att analysera orsaken till sjukfrånvaron kan man få signaler om brister i arbetsmiljön. Många sjukskrivningar har givetvis andra orsaker än arbetsmiljön, men det är inte ovanligt att arbetsmiljöfaktorer också spelar en roll. Rutiner vid ny- eller ombyggnad av lokaler samt inköp av utrustning Genom att vid ny- och ombyggnad och vid inköp av utrustning och material göra en riskbedömning kan risker förebyggas. För att göra riskbedömningen kan utomstående anlitas t.ex. Företagshälsans skyddsingenjörer. Det finns också ett antal allmänna checklistor som kan användas. Se exempel nedan. Mer information om lämpliga checklistor kan fås från Företagshälsan EXEMPEL PÅ CHECKLISTA MASKINER/UTRUSTNING. 1. Om det är en utrustning med motordrivna rörliga delar - är den CE-märkt och finns intyg om överensstämmelse samt svensk bruksanvisningar ( krav i AFS 1994:48 Maskiner)? 2. Kan man arbeta med maskinen/utrustningen med goda arbetsställningar? 3. Bullrar, vibrerar eller avger maskinen ångor/gaser kan medföra störningar eller risker? 4. Ger maskinen/utrustningen strålning av någon typ som kan vara skadlig? 5. Skapar maskinen/utrustningen avfall och hur skall det hanteras? 6. Finns skydd inbyggda i maskinen/utrustningen så att ingen löper risk att skadas? 7. Krävs speciell ventilation för att maskinen skall kunna användas? 8. Finns instruktioner för installation drift och underhåll? Har de som skall serva maskinen fått ta del av detta? 9. Är maskinen /utrustningen enkel att underhålla t.ex. lätt att plocka isär och komma åt? 10. Uppfyller maskinen/utrustningen de krav på allmän säkerhet/elsäkerhet som gäller ( inom bl.a. sjukhus/vårdbyggnader gäller i vissa fall särskilda bestämmelser vad det gäller elsäkerhet). Påverkar maskinen utrustningen arbetsmiljön negativt? NEJ JA. Vilka åtgärder måste jag vidta för att eliminera den negativa påverkan? Åtgärder... 34 GävleDala Företagshälsa 2002-09/ Kjell Eriksson

SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE Riskbedömning och handlingsplan För: Sid. nr. RISKER RISK ALLVARLIG INTE ALLVARLIG ÅTGÄRDER ÅTGÄRDER ANSVARIG KLART DATUM KONTROLL DATUM Bilaga 2 Gävle Dala Företagshälsa 2002-08 / Kjell Eriksson

Bilaga 3:1 Bilaga 2 Rutiner och information om systematiskt arbetsmiljöarbetet enligt AFS 2001:1 vid.. (exempel på hur den skriftliga dokumentationen kan utformas och mall för utformningen) Senast uppdaterad:... Vår arbetsmiljöpolicy Risker på arbetsplatsen Högskolan Dalarna har en övergripande arbetsmiljöpolicy som finns i Arbetsmiljöhandboken på Intranätet. På vår arbetsplats vi tillsammans försöka skapa en sådan arbetsmiljö att vi kan känna arbetsglädje och dessutom inte drabbas av olycksfall eller... Vi skall ständigt försöka förbättra vår arbetsmiljö. De aktiviteter som vi skall genomföra finns dokumenterade i vår handlingsplan. Enligt den senaste riskinventeringen som gjordes den 1 juni 2001 finns följande allvarliga risker på vår arbetsplats som det är viktigt att vi har instruktioner, kunskap och rutiner för att förebygga. ---------------------------------------------------------- Dessutom finns följande övriga risker ---------------------------------------------------------------------- Skyddsombud Skyddsombud för arbetsplatsen är.. Huvudskyddsombud är. Se även Arbetsmiljöhandboken på Intranätet 36 GävleDala Företagshälsa 2002-11/ Kjell Eriksson

Bilaga 3:2 Vem ansvarar för vad På vår arbetsplats är det chefen som, enligt särskild skriftlig delegering från rektor, har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön på arbetsplatsen. Varje medarbetare har också ett enskilt ansvar att bidra till att skapa en säker arbetsplats och bra arbetsmiljö. Ansvar för att utföra följande arbetsuppgifter har chefen lagt ut på följande personer: Arbetsplatsintroduktion av nyanställda enl. fastställd mall i som finns i Handledningsansvar för minderåriga elever enl. AFS Minderåriga ( se arbetsmiljöhandboken på Intranätet.) Uppdatering av varuinformationsblad för kemiska ämnen och lista enligt AFS Kemiska arbetsmiljörisker. ( se arbetsmiljöhandboken på Intranätet.) Olle Andersson Astrid Or Anna Persson ( ta med alla fördelade uppgifter som kan beröra säkerhet och arbetsmiljö) Våra metoder och rutiner för att undersöka risker i arbetet Den viktigaste metoden är att vi i vardagen är uppmärksamma på olika risker som finns och tillsammans med chefen och arbetskamrater genomför nödvändiga förebyggande åtgärder. Det kan t.ex. gälla hur vi följer skyddsföreskrifter, olämpliga arbetsställningar som kan leda till belastningsskador, tecken på kränkande särbehandling, felaktigheter i utrustning, hur vi samarbetar, mm. Dessutom skall vi: I oktober månad varje år genomföra arbetsmiljörond. I medarbetarsamtalen skall arbetsmiljöfrågorna tas upp. Arbetsskador och tillbud skall rapporteras och erfarenheter som fås vid utredningen skall tas tillvara i arbetsmiljöarbetet. Vid sjukfrånvaro skall vi vara observanta på om den kan bero på faktorer i arbetet. Vi skall hålla oss informerade om vilka arbetsmiljöbestämmelser, främst AFS från Arbetsmiljöverket, som gäller för vår arbetsplats och kontinuerligt utvärdera om vi uppfyller dem. 37 GävleDala Företagshälsa 2002-11/ Kjell Eriksson

Bilaga 3:3 Handlingsplan för arbetsmiljöarbetet Vår handlingsplan med åtgärdsnoteringar för arbetsmiljöarbetet finns anslagen på anslagstavla i personalrum och insatt i vår dokumentationspärm om arbetsmiljö. Handlingsplanen uppdateras fortlöpande. Handlingsplanen skall tas upp till diskussion på arbetsplatsmöten två gånger per år. Ansvarig för handlingsplanen är.(chef). Dokumentation På vår arbetsplats finns följande dokumentation: Bruksanvisningar, skyddsinstruktioner och besiktningsintyg finns i en särskild pärm märkt Bruksanvisningar/ skyddsinstruktioner, besiktningsintyg som förvaras. I pärmen finns: Bruksanvisning för...( ta med alla bruksanvisningar för maskiner och apparater). Skyddsinstruktioner för...(ta med alla skyddsinstruktioner ni har) Besiktningsintyg för... ( ta med alla besiktningsintyg ni har) Arbetsskade- och tillbudsrapporter finns under flik x i pärmen Arbetsmiljörutiner och arbetsmiljödokumentation Interna rutiner för anmälan av arbetsskador och tillbud samt blanketter för anmälan finns i Arbetsmiljöhandboken på Intranätet. Protokoll från arbetsmiljöronder finns i pärmen Arbetsmiljörutiner och arbetsmiljödokumentation flik x. Rutiner för arbetsmiljörond och checklistor finns i Arbetsmiljöhandboken på Intranätet. Varuinformationsblad och lista över de kemiska ämnen och produkter som används på arbetsplatsen finns i särskild pärm märkt Varuinformationsblad kemiska produkter/ämnen och som förvaras.. Utrymningsplan och instruktion om hur brandförsvaret larmas finns anslagna på korridorvägg vid rum X. 38 GävleDala Företagshälsa 2002-11/ Kjell Eriksson

Bilaga 3:4 Arbetsmiljöverkets arbetsmiljöbestämmelser (AFS) som gäller oss finns förtecknade i pärm flik X. Samtliga föreskrifter som gäller Högskolan Dalarnas verksamhet finns i sammanfattning och fulltext i Arbetsmiljöhandboken på Intranätet. Drogpolicy, rehabiliteringspolicy, policy sexuella trakasserier och friskvårdspolicy finns i Arbetsmiljöhandboken på Intranätet. Checklista för introduktion av nyanställda finns i särskild pärm märkt Arbetsmiljörutiner och arbetsmiljödokumentation flik x. Aktuellt företagshälsovårdsavtal finns i Arbetsmiljöhandboken på Intranätet. Inspektionsmeddelanden från Arbetsmiljöinspektionen och andra myndighetsbesök på arbetsplatsen finns i Arbetsmiljörutiner och arbetsmiljödokumentation flik x. Uppföljning Uppföljning av hur våra rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete fungerar skall göras i oktober månad varje år. Uppföljningen görs av skyddsombud och chef. För uppföljningen används en checklista (exempel på checklista se bilaga 4). 39 GävleDala Företagshälsa 2002-11/ Kjell Eriksson

Bilaga 3:5 TIPS OM DOKUMENTATION! För att få ordning och reda i de olika arbetsmiljödokumenten är det lämpligt samla dessa i några pärmar på arbetsplatsen. Hur många som behövs och vad var och en skall heta och innehålla beror lite på verksamhetens art. Här ett förslag för en normalarbetsplats. Arbetsmiljörutiner och arbetsmiljödokumentation. Varuinformationsbladspärm 1. Rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete ( dvs arbetsplatsens dokument utformat som bilaga 3 i den här handledningen). 2. Arbetsplatsens handlingsplan för arbetsmiljöarbetet 3. Arbetsskade- och tillbudsrapporter och rutiner anmälan. 4. Protokoll från arbetsmiljöronder och rutiner. 5. Inspektionsmeddelanden från Yrkesinspektionen och andra myndighetsbesök på arbetsplatsen 6. Förteckning över de föreskrifter från Arbetsmiljöverket som gäller verksamheten (lämpligt att här hänvisa till Intranätet). 7. ETC. Pärm med förteckning över vilka kemiska ämnen och produkter som används på arbetsplatsen samt aktuella varuinformationsblad. Pärmen skall vara tillgänglig för all personal. Skyddsinstruktioner och Bruksanvisningar Pärmen innehåller bruksanvisningar/ skyddsinstruktioner för teknisk utrustning, ev. besiktningsintyg, intyg om överensstämmelse när det gäller CE-märkning e t c 40 GävleDala Företagshälsa 2002-11/ Kjell Eriksson

Bilaga 4:1 Checklista för uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (exempel på checklista som kan användas av chef och skyddsombud vid den årliga uppföljningen av rutinerna för systematiskt arbetsmiljöarbete) Riskbedömning Behöver vi göra en ny grundläggande riskbedömning Arbetsmiljöpolicy Upplevs arbetsmiljöpolicyn som meningsfull och användbar i vardagen? Känner all personal till policyn? Ledning Vet personalen vem som ansvarar för vad? Är linjeorganisationen tydlig d v s vet alla vem som är chef över vem och vänder sig personalen till sin närmaste chef för att påtala arbetsmiljöfrågor? Ligger ansvaret för att utföra olika arbetsmiljöuppgifter på rätt personer d v s den som har fysisk möjlighet, kunskaper, befogenheter och resurser att utföra uppgiften? Utförs fördelade arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt? Har chefer och arbetsledare kunskap om vilka arbetsmiljöregler (Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter) som gäller för arbetsplatsen? Metoder och rutiner för att undersöka och förebygga risker Är chefer och övrig personal uppmärksamma på olika risker som kan finnas på arbetsplatsen och pågår en ständig strävan till förbättring? Har personalen tillräcklig utbildning/ information om hur olika risker skall undvikas (kännedom om bl.a. skyddsföreskrifter)? Genomförs arbetsmiljörond minst en gång per år? 41 GävleDala Företagshälsa 2002-11/ Kjell Eriksson

Har vi rutiner för att undersöka den psykiska och sociala arbetsmiljön? Bilaga 4:2 Följer vi upp olycksfall, tillbud och arbetssjukdomar så att inte andra råkar ut för samma sak? Vet vi vad som ligger bakom sjukskrivningar och görs rehabiliteringsutredningar så att sjukskrivna kan börja arbeta så snart som möjligt? Tas arbetsmiljöfrågorna upp i medarbetarsamtalen? Beaktas arbetsmiljöaspekterna vid förändringar i verksamheten t.ex. omorganisation, ny teknik e t c? Fungerar de metoder vi har för att undersöka risker tillräckligt bra? Handlingsplan Finns en aktuell handlingsplan för arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen? Genomförs åtgärder enligt tidtabell i planen? Informeras övrig personal på arbetsplatsmöte minst två gånger per år om vilka åtgärder som är upptagna i planen och hur det går med genomförandet? Dokumentation av rutiner, instruktioner mm Finns dokumentation av det som skall vara dokumenterat enligt arbetsmiljölagstiftningen och det som i övrigt behöver dokumenteras (jämför även bilaga 3)? Är rutiner/ instruktioner i dokumentationen aktuella? Finns dokumentation av det som skall vara dokumenterat enligt föreskriften om Systematiskt arbetsmiljöarbete Finns dokumentation av det som skall vara dokumenterat enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter t.ex. skyddsinstruktioner och riskvärderingar. Är rutiner/ instruktioner i dokumentationen aktuella? Uppföljning När skall nästa uppföljning av arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen ske? 42 GävleDala Företagshälsa 2002-11/ Kjell Eriksson

Bilaga 5 Risken R = S * K Sannolikheten för ett olycksfall S S = 0 Faran är helt eliminerad S = 0,1 Mycket osannolikt S = 1 Osannolikt S = 3 Låg sannolikhet S= 10 Rätt sannolik S = 30 Sannolik Konsekvensen av olycksfallet K K= 0,5 Bagatell K= 1 Mycket liten (1-2 dgr sjukskrivning) K= 5 Liten (3-7 dgr sjukskrivning) K= 15 Kännbar (8-29 dgr sjukskrivning) K= 70 Allvarlig (30-299 dgr sjukskrivning) K= 500 Mycket allvarlig (>300 dgr sjukskrivning) OBS. Siffervärdena är inga exakta mått utan kan endast tjäna som vägledning för bedömning av om risken är allvarlig eller inte allvarlig. 43 GävleDala Företagshälsa 2002-11/ Kjell Eriksson