1(7) Birgitta Lundström 0155-264146/264118 Nyköpings kommun Äldre- och handikappnämnden 611 83 NYKÖPING Tillsyn enligt 13 kap 2 socialtjänstlagen avseende Ringvägens och Sommarvägens hemtjänstområden i Nyköpings kommun den 1 mars 2005 Bakgrund Länsstyrelsen har tillsyn över den socialtjänst som kommunerna inom länet svarar för enligt 13 kap 2 socialtjänstlagen. Tillsynsmyndighetens uppgift är att bedöma kvalitet och säkerhet i den verksamhet som är föremål för tillsyn. Som ett led i Länsstyrelsens förstärkta tillsyn över äldreomsorgen har verksamhetstillsyn genomförts på Ringvägens och Sommarvägens hemtjänstområden i Nyköpings kommun. Metod och genomförande Länsstyrelsen har i sin tillsyn utgått från delar av Socialstyrelsens föreskrifter om kvalitetssystem inom äldre- och handikappomsorgen (SOSFS 1998:8) och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om missförhållanden i omsorgen om äldre och funktionshindrade enligt 14 kap 2 SoL (SOSFS 2000:5). Länsstyrelsen har valt att granska följande områden: Mål, organisation och resurser Introduktion Kompetensutveckling Behovsbedömning, rättssäkerhet och dokumentation Förhållningssätt och metoder Samverkan Avvikelser, synpunkter och klagomål Verksamhetstillsynen har omfattat följande delar: gruppintervju med personal aktgranskning intervjuer med brukare granskning av dokument kommunicering/återföring av resultat från tillsynen Vid intervjuer och aktgranskning har checklistor och färdiga mallar använts. Länsstyrelsen har i samband med tillsynsbesöket granskat myndighetsutövningen i Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post 611 86 NYKÖPING Stora torget 13 0155 26 40 00 växel 0155-26 71 25 lansstyrelsen @d.lst.se Organisationsnr Postgiro Bankgiro Internet 202100-2262 35174-2 5051-8653 www.d.lst.se
2 handläggningen fram till biståndsbeslut när det gäller de brukare som intervjuats. Gruppintervjun med personalen genomfördes under c:a två timmar. Vid intervjun deltog fem vårdbitr/usk varav en personal från nattpatrullen, vik enhetschef, hemtjänsthandläggare. Fem akter granskades och fem brukare intervjuades vid hembesök. Tillsynen utfördes av Birgitta Lundström och Monika Hammertjärn, Länsstyrelsen. Återrapportering av Länsstyrelsens samlade tillsynsresultat sker den 8 april 2005. Den skriftliga återrapporteringen består av en tillsynsrapport och ett beslut. Resultat från tillsynen Mål, organisation och resurser Enligt mönsterarbetsplatsen så startar APT 1 med måldiskussion. Personalen delas in i olika grupper utifrån intresseområden, exv schemaläggning, miljöfrågor. Målen har brutits ned under diskussioner i arbetsgrupper. I avvaktan på att området ska få sin budget så har verksamheten inte tagit fram egna mål ännu. Uppföljning av målen och planerna sker under APT 4 i mönsterarbetsplatsen. Personalen tycker att det saknas tid för att arbeta med måldiskussioner enligt Mönsterarbetsplatsens riktlinjer. Enligt enhetschefen så finns tiden om man prioriterar rätt. I kommunen finns en jämställdhetsplan framtagen som också belyser jämställdhet utifrån brukarperspektivet. Miljöombud finns utsedda i kommunen på respektive arbetsplats. 65 personer ( 35 kvinnor och 30 män) har vid tillsynsbesöket hemtjänst från arbetsgrupperna på Sommarvägen och Ringvägen. En del av brukarna som har städ beviljat får insatsen utförd av personal från Samhall. Brukare som har inköp beviljat får insatsen utförd av personal från Inköpservice. Det är totalt 23 personal (kvinnor) anställda på Sommarvägen och Ringvägen. 15 personer har utbildning motsvarande undersköterska. I enhetschefens ansvar ingår förutom de båda hemtjänstområdena också tre gruppbostäder för handikappade samt en dagcentral på Sommarvägen. Länsstyrelsen ser positivt på de arbetsmetoder som används för att arbeta med mål, verksamhetsplaner och uppföljningar inom Mönsterarbetsplatsen. För att metoden ska fungera måste personalen ha tid att sitta tillsammans med enhetschefen och föra konkreta måldiskussioner som sedan dokumenteras. Introduktion och kompetens Vid introduktion av ny personal eller vikarier används checklistor. Den nyanställde går bredvid ordinarie personal två dagar och två kväller (om hon/han är helt ny). Enhetschefen informerar om vissa övergripande delar t ex sekretess i samband med anställningsintervjun. Inför sommarsemestrarna anordnas en central introduktion inom
3 äldreomsorgen. Introduktionen följs upp av enhetschefen genom samtal med personalen och den nyanställde. Under medarbetarsamtalen diskuterar personal och chef behovet av kompetensutveckling. Tanken är att all personal ska fylla i en kompetensmapp där önskvärd kompetensutvecklingsplan ingår som en del. Beroende på chefsbyten har inte det hunnits med. En generell inventering av gruppens behov för 2005 har skett. Grupperna enades om att de behöver utbildning inom stressområdet. Under intervjun framkommer att personalen upplever att de inte har möjligheter att delta i vissa utbildningar eftersom all personal inte kan vara borta från arbetet samtidigt. Det finns en kompetensutvecklingsplan för Vård- och omsorg 2004-2005. Av den framgår att respektive enhetschef ska inventera behov och önskemål inom sitt chefsområde. Enhetscheferna gör sedan sammanställningar för sina respektive områden och skickar till Vård- och omsorgsdivisionen. Där sker en prioritering utifrån de totala behoven inom vård- och omsorg. Den samlade budgeten för kompetensutveckling uppgår till 1,5 % av divisionens lönesumma. I den summan ingår även budget för handledning. Medarbetarsamtal genomförs årligen liksom lönesamtal. Efter samråd med enhetschefen kan det vara möjligt att få handledning. Personalen berättar att de inte har fått handledning tidigare när de behövt om det har varit förenat med kostnader. Länsstyrelsen påpekar vikten av att nyanställas och vikariers synpunkter på introduktionen tas tillvara genom en systematisk uppföljning en tid efter introduktionstillfället. Genom att arbetsgivaren får del av synpunkter kan man kontinuerligt förbättra introduktionsprogrammet. Kompetensutveckling är ett av verktygen för att personalen ska klara kraven i verksamheten och leva upp till beslutade mål och planer. Länsstyrelsen ser positivt på den modell för kompetensutvecklingsarbete som används inom Nyköpings kommun. En av förutsättningarna är dock att inventeringen fungerar ute i de olika områdena. Länsstyrelsen påpekar att handledning kan vara en viktig insats för personalen då de många gånger hamnar i komplexa situationer som de kan behöva stöd i för att kunna ge en god vård- och omsorg till brukarna Behovsbedömning, rättssäkerhet och dokumentation Det finns riktlinjer för behovsbedömning av hemtjänst vilka är under revidering. Hemtjänsthandläggaren ska följa upp myndighetsbesluten minst en gång per år. På grund av arbetssituationen hinner de inte med detta. För närvarande finns en extra handläggare anställd som förstärkning. När någon person som är inlagd på lasarettet har behov av hemtjänst vid hemgång är det en särskild handläggare som fattar ett tidsbegränsat beslut på ca tre veckor. Den ordinarie handläggaren gör sedan en uppföljning av beslutet. Hemtjänstpersonal aviserar när de ser att brukarnas behov förändras och det är aktuellt med ändrade insatser.
4 I de utredningar som granskats i verksamhetstillsynen är de sociala behoven, intressen/vanor/livsstil, sociala nätverk samt önskemål inför framtiden sparsamt beskrivna. Likaså saknas ofta den enskildes egen syn på sin situation och sina behov. Personalen dokumenterar löpande anteckningar i ett kollegieblock, gemensamt för flera brukare. Tidigare upprättades individplaner men eftersom dokumentet är under omarbetning så upprättas inte planer på nya brukare. Personalen upprättar ett dokument för varje brukare som mer konkret beskriver vad som ska utföras hos henne/honom. Dessa dokument förvaras liksom kopior på hemtjänsthandläggarens utredning och beslut i pärmar gemensamma för flera brukare. Riktlinjer för utförardokumentation inom äldreomsorgen är under framtagande och enligt planerna ska aktuella hemtjänstsområden introduceras i riktlinjerna först under hösten. Brukarnas delaktighet och inflytande i utformning av insatser tillgodoses enligt personalen främst genom att kontaktpersonal pratar med den enskilde. Sommarvägens arbetsgrupp träffar hemtjänsthandläggaren var 6:e vecka. Då sker genomgångar av brukarnas behov och insatser. Under intervjun med brukare framkom att det inte är möjligt att få ledsagning av hemtjänstpersonal till läkarbesök även om man har behov av hjälp med på- och avklädning vid besöket. Brukarna hänvisas till att nyttja frivilligorganisationernas väntjänst. Länsstyrelsen påpekar att individuella bedömningar skall göras när någon har behov av insatser även om det finns riktlinjer för behovsbedömning. Den enskildes behov av trygghet i boendet och socialt innehåll i vardagen är viktiga faktorer som inte får prioriteras bort. Utredningarna och bedömningarna som ligger till grund för beslut om hemtjänst behöver utvecklas så det blir ett bredare underlag inför beslutet. Länsstyrelsen är kritisk till att det finns brister i utförardokumentationen. Det saknas individuella planer och sociala journaler ute i verkställigheten. Dokumentationen ska förvaras åtskild för varje person. Givetvis är länsstyrelsen positiv till att nya riktlinjer för dokumentation är framtagna men i avvaktan på att de ska introduceras behöver t ex förvaringen av den dokumentation som finns snarast åtgärdas. Förhållningssätt och metoder Personalen diskuterar värderingar och förhållningssätt främst på morgonträffarna. Det blir mest diskussioner om förhållningssätt gentemot enskilda brukare. Arbetsgruppen på Sommarvägen diskuterar även en del förhållningssätt på mötet tillsammans med hemtjänsthandläggaren. Det förs inte några strukturerade diskussioner runt vare sig förhållningssätt eller metoder då all personal deltar.
5 Alla brukare har en av personalen som kontaktperson. Det dokumenteras inte någon levnadsbeskrivning gällande brukarna, personalen upplever att det är svårt att motivera brukarna till detta. Personalen försöker höra efter vilka önskemål brukarna har men uppger att det är svårt att ha flexibilitet i utförandet av insatserna. Det är inte tillåtet att göra avsteg mot biståndsbeslutet t ex att byta ut en städning vid ett tillfälle mot en promenad när det är vackert väder. Detta bekräftas också under intervjuer med brukarna. En av brukarna berättar att hon inte ens fick hjälp med att köpa bröd när hon glömt det trots att personalen passerade en kiosk på vägen till henne. Oftast är det kontaktpersonen som utför brukarnas insatser. Personalen försöker ha en så bra personalkontinuitet som det är möjligt. Om det uppstår förseningar eller andra behov av ändrade tider för brukarna meddelas brukarna endast om det är mer än en timmas förskjutning mot avtalad tid. Under intervjuer med brukarna framkom att några upplever det som negativt att det kommer så många olika personer som utför insatserna. Förutom hemtjänstens personal kommer det särskild personal som städar samt särskild personal som sköter inköpen. Vidare framkom under intervjuerna med brukarna att de tycker att personalen har ett bra bemötande. Länsstyrelsen anser att det finns behov av att enhetschefen tillsammans med personalen mer strukturerat diskuterar förhållningssätt, värderingar och metoder samt att det man kommer fram till dokumenteras. Länsstyrelsen vill uppmärksamma Äldre- och handikappnämnden och ledningen på att det finns brukare som upplever det som negativt att det kommer så många olika personer och utför hemtjänstinsatserna eftersom städning och inköp hanteras av annan personal. Avvikelser, synpunkter/klagomål Om någon brukare vill lämna synpunkter eller klagomål på hemtjänsten ringer hon/han oftast till enhetschefen. Enhetschefen tar kontakt med arbetsgruppen och försöker reda ut problemet direkt. Länsstyrelsen får i samband med tillsynsbesöket ta del av rutiner för synpunkter och klagomål som Vård- och omsorgsdivisionen nyligen tagit fram. Dessa beskriver hur medarbetarna ska förfara om de får synpunkter/klagomål på verksamheten från brukare eller anhöriga. Under intervjuer med brukarna framkommer att flera inte vet vart de ska vända sig om de har synpunkter eller klagomål. Personalen vet att det finns riktlinjer för lex Sarahanmälan. Alla vet dock inte var de förvaras. Riktlinjerna har nyligen reviderats. Personalen har inte diskuterat vilka situationer som kan vara aktuella att anmäla enligt lex Sarah. Under gruppintervjun framkom att personalen på Sommarvägen gjorde tre anmälningar enligt lex Sarah i slutet på 2003 som de aldrig fick någon återkoppling på. Efter tillsynsbesöket har länsstyrelsen åter diskuterat anmälningarna med den personal som
6 uppgav att de gjort anmälningarna samt den enhetschef som tog emot anmälningarna. Enligt uppgift från enhetschef så framkommer att hon tillsammans med MAS bedömde anmälningarna som klagomål varför de aldrig blev registrerade som anmälningar enligt lex Sarah. Hon upplyser om att personalen hade blivit informerad om detta. När det gäller andra avvikelser och risker så är det främst avvikelser inom hälso- och sjukvårdsområdet som identifierats och där avvikelserapportering sker. Länsstyrelsen ser positivt på att ett system för hantering av synpunkter och klagomål tagits fram. Synpunkter och klagomål från brukarna och/eller dennes närstående är en viktig informationskälla för att åtgärda brister för den enskilde samt för att identifiera områden som behöver förbättras (SOSFS 1998:8). Länsstyrelsen påtalar att synpunktsoch klagomålshanteringen behöver marknadsföras så brukare och närstående känner till hur de ska gå tillväga när de vill framföra synpunkter och klagomål. Länsstyrelsen är kritisk till hur de tre lex Sarah-anmälningarna hanterades. Det råder delade meningar om huruvida de anmälningar som personalen berättade om var att betrakta som anmälningar enligt lex Sarah. Länsstyrelsen påpekar att det är anmälaren som avgör vad som är en anmälan enligt lex Sarah. En utredning kan komma fram till att det inte är något allvarligt missförhållande. Det är viktigt att framhålla att en kommun kan ha en eller flera lex Sarah-anmälningar utan att något allvarligt missförhållande förelegat. En anmälan enligt lex Sarah ska alltid utredas och sedan anmälas till ansvarig nämnd. Otydlighet i riktlinjer och anmälningsblanketter kan vara en orsak till hanteringen av anmälningarna. De reviderade riktlinjerna och anmälningsblanketten är tydligare vilket fortsättningsvis bör eliminera liknande missförstånd. Samverkan Respektive arbetsgrupp har arbetsplatsträffar enligt Mönsterarbetsplatsen fyra gånger per år. Var tredje vecka har respektive personalgrupp möte med enhetschefen. Enhetschefen besöker grupplokalerna några gånger per vecka för att hämta och lämna post. Sommarvägens personal träffar hemtjänsthandläggaren var 6:e vecka och har i övrigt kontakt med henne per telefon. Ringvägens personal och hemtjänsthandläggaren har endast telefonkontakt. Hemtjänstpersonalen har inte några träffar med personal från nattpatrullen vilket de hade tidigare. Kontakt med personal på dagvården har hemtjänstpersonalen endast om det är något särskilt som rör brukarna som går på dagvård. Samverkan med primärvårdens distriktssköterskor fungerar enligt personalen mindre bra. Samverkan med anhöriga sker individuellt när det finns särskilda behov. För några år sedan anordnade personalen anhörigträffar.
7 Länsstyrelsen kan konstatera att det finns mötesformer för personalens interna samverkan. Samverkan med biståndshandläggaren, nattpatrullen samt primärvårdens distriktssköterskor ser länsstyrelsen som förbättringsområden. Länsstyrelsen vill framhålla att de anhöriga bör ses som viktiga samverkanspartners. De anhörigas erfarenheter och synpunkter utgör en unik möjlighet för personalen att få en ökad förståelse brukarnas behov och för de anhörigas situation. Allt för att höja kvaliteten i verksamheten. Anhörigträffar kan vara ett sätt att få en kommunikation med anhöriga.