Regiondirektören Jonas Rastad +46 44 309 39 25 +46 708 46 70 67 jonas.rastad@skane.se BESLUT Datum 2013-10-07 1 (5) Hantering av post inom 1 Postöppningsrutin 1.1 Inledning med underställda förvaltningar är myndigheter i tryckfrihetsförordningens mening. Väl fungerande rutiner för hantering av handlingar krävs för att lagstiftningen skall uppfyllas och för att kunna ge god service till anställda, allmänhet och press. 1.2 Handling En handling är ett meddelande som kan ses, läsas eller uppfattas med hjälp av tekniska hjälpmedel. Med handling avses alla typer av informationsbärare, dvs inte bara skrivna pappersdokument utan också t ex IT-stödda register, e-postmeddelanden, sms, ritningar, fotografier eller ljudband. Kort sagt är en handling något som innehåller information av något slag. 1.3 Allmän handling Handlingen är allmän om den kommit in till eller har upprättats hos en förvaltning samt förvaras hos förvaltningen. En allmän handling kan vara antingen offentlig eller sekretessbelagd och ska hanteras enligt Offentlighetsoch sekretesslagens (2009:400) krav på diarieföring och tillgänglighet. 1.4 Inkommen handling En handling är inkommen när den anlänt till förvaltningen med post, e-post, fax, sms eller överlämnats personligen. Regelverket för hur dessa ska hanteras är detsamma. Anbud anses inte vara inkommit förrän den tidpunkt som bestämts för öppnandet. Anbud ankomststämplas, men öppnas först efter anbudstidens slutdatum. Anbuden är sekretessbelagda tills tilldelningsbeslut fattats eller beslut fattats om avbrytande av upphandlingen. Postadress:, S-291 89 KRISTIANSTAD Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: Skånehuset, J A Hedlunds väg, Kristianstad Telefon (växel): +46 44 309 30 00 Internet: www.skane.se
Datum [2013-10-07 Dnr 2 (5) 1.5 Postöppning All post måste öppnas dagligen och ankomststämplas. Det är därför viktigt att det finns ersättare som svarar för postöppning vid ordinarie personals frånvaro. Handling som lämnats in i förvaltningens brevinkast ska när detta töms på morgonen stämplas med föregående dags datum, eftersom man inte kan fastställa vilken dag handlingen har lagts där. Öppnas en handling av misstag skall den åter förslutas och en notering med namnunderskrift skall göras på kuvertet. Feladresserad post bör ankomststämplas hos den myndighet där den kommit in därefter skickas den vidare till rätt myndighet. Myndigheters serviceskyldighet, t ex öppethållande under s k klämdag, regleras i förvaltningslagen (1986:223). 1.6 Personligt adresserad post Ett tjänstebrev blir inte privat för att det adresseras till tjänstemannen, lika lite som ett privat brev blir allmän handling om det adresseras till förvaltningen. I båda fallen är det innehållet och inte adresseringen som är avgörande. Det innebär att respektive förvaltning kan tvingas öppna privat post för att se om det är allmän handling som måste lämnas ut. De grundlagsstadgade reglerna om allmänna handlingars offentlighet tar här över brottsbalkens förbud att öppna annans post. Detta innebär att all inkommande post, även sk privatadresserad post, öppnas. Det finns således inte någon av regionens medarbetare som får ha privat brevlåda på arbetsplatsen. 1.7 Hantering av post till förtroendevalda Privat- eller partiadresserad post till förtroendevald skall gå direkt till adressaten. Med privatadresserad post avses post som i översta adressraden anger enbart ett personnamn, utan anknytning till funktion inom eller till politiskt parti. Post som vid adressering av personnamnet knyter an till funktion inom, exempelvis regionstyrelsens ordförande Anders Andersson eller ordförande i hälso- och sjukvårdsnämnden Bengt Bengtsson, skall inte anses som privatadresserad. Med partiadresserad post avses post som adresserats till ett parti eller till en förtroendevald i egenskap av funktionär eller medlem i visst parti, exempelvis ombudsman Nils Nilsson eller partidistriktsordförande Per Persson. All post som i översta adressraden anger som adressat skall anses ställd till regionen och öppnas, oavsett om personnamn på förtroendevald i övrigt förekommer i adressen. Med förtroendevald jämställs politisk sekreterare.
Datum [2013-10-07 Dnr 3 (5) 2 Registrering Den grundläggande regeln om registrering finns i 5 kap 1 offentlighetsoch sekretesslagen När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handling har kommit in eller upprättats. Registrering är nödvändig för att myndigheten ska ha kontroll över sina allmänna handlingar samt för att kunna tillämpa offentlighetsprincipen och ge allmänheten möjlighet att ta del av denna. Exempel på handlingar som ej behöver registreras - Dokument som är helt interna och därmed utgör ett arbetsmaterial - Dokument ställda till förtroendevalda, där innehållet inte avser en fråga som hanteras av utan avser t ex partifrågor (Se Hantering av post till förtroendevalda) - Dokument felaktigt adresserade/levererade till - Handlingar som bedöms har ringa betydelse för verksamheten t ex inbjudningar, kurserbjudande, pressklipp, reklam, cirkulär, enklare förfrågningar - Självregistrerande handlingar t ex fakturor För att vi ska kunna ha kontroll över våra allmänna handlingar krävs att handläggare lämnar upprättade och inkomna allmänna handlingar till diariet för registrering. Detta gäller även allmänna handlingar som kommer in/expedieras via fax, e-post, sms eller internpost. När det gäller pågående ärenden är löpande registrering av allmänna handlingar en förutsättning för ordning och reda i ärendet. Vid registrering först i samband med avslutning av ärendet förloras möjligheten att få aktuell information medan det pågår. Det är viktigt att det som registreras är tydligt och lättförståeligt. Alla ska kunna förstå vad som står i diariet både nu och i framtiden. Ärendemeningen ska vara en kort beskrivning av handlingens innehåll. Standardformuleringar för de vanligaste ärendetyperna underlättar både vid registrering och vid sökning. För att underlätta återsökning är det viktigt att undvika förkortningar, överflödiga ord, stavfel mm Vid registrering är det även viktigt att känna till vilken sekretess som kan gälla för ärenden inom myndigheten. Eftersom diariet alltid är offentligt får vissa uppgifter tex avsändare/mottagare eller beskrivning av ärendet utelämnas vid registrering av sekretessbelagda allmänna handlingar.
Datum [2013-10-07 Dnr 4 (5) 3 Utlämnande av handlingar Massmedia och allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar hos. Är den begärda handlingen allmän och offentlig ska den omgående lämnas ut vid förfrågan. Är handlingen allmän och sekretessbelagd har man rätt till den tid som behövs för att göra en sekretessprövning. Arbetsuppgiften ska prioriteras. Om en tjänsteman vägrar lämna ut en handling eller delar av den kan sökanden kräva ett myndighetsbeslut i ärendet. Sökanden skall informeras om att denna möjlighet finns. Om myndighetsbeslutet blir att inte lämna ut handlingen skall beslutet vara skriftligt, det ska framgå vilken handling som avses, motivering till beslutet samt hur det kan överklagas. För mer information, se Regionstyrelsens delegationsordning. 4 Akthantering Vid uppläggning av ärende är det originalhandlingarna som förvaras i akten. På originalhandlingar får inga anteckningar eller markeringar göras annat än ankomststämpel, expediering eller liknande. I den mån akten innehåller sekretessbelagda handlingar skall akten förvaras på betryggande sätt. När ärendet är avslutat skall akten rensas från sådant som inte är allmän handling. 5 Regler för hantering av E-post och sms 5.1 Allmänna handlingar Meddelanden som överförs i det elektroniska postsystemet eller som sms och som är allmänna handlingar skall registreras enligt samma grundläggande regler som gäller för papperspost. Exempel på handlingar i e-postformat eller sms, som ej är att betrakta som allmänna handlingar - interna meddelanden som sänds eller tas emot inom förvaltningen - utkast eller koncept till beslut eller skrivelse som lämnas över till någon inom annan myndighet för synpunkter - meddelande som personligen kommit en förtroendevald eller tjänsteman tillhanda i annan egenskap än den som direkt följer av vederbörandes uppdrag eller anställning hos regionen - en IT-upptagning som ingår i en myndighets bibliotek, dvs resultatet av en sökning i ett register som en myndighet har tillgång till genom avtal med enskild (2kap 11 TF). Som exempel kan nämnas resultatet av en sökning i rättsbanken. Även en sökning via t ex Internet torde omfattas av denna regel när någon hos en myndighet eller dess förvaltningsorganisation hämtar information för studium.
Datum [2013-10-07 Dnr 5 (5) När det gäller e-post måste man observera att den förteckning som finns över inkommande och utgående meddelanden, är att anse som ett diarium. Förteckningen är därmed i sig en allmän och offentlig handling. Oavsett innehållet i meddelandena är förteckningen tillgänglig för var och en som vill ha den. Arbetsgivaren har även rätt att ta del av innehållet i meddelandena. 5.2 Bevakning av inkommande post När någon är borta ansvarar närmaste arbetsledare för att bevakning av den personens e-post sker och att e-post som är allmän handling hanteras på ett korrekt sätt. 5.3 Privat bruk Liksom för telefon är det accepterat att anställda använder e-posten och sms för privata skäl när så är nödvändigt. 5.4 Myndighetsadress Varje verksamhet inom, som har eget diarium skall ha en myndighetsadress även i det elektroniska postsystemet, dit allmänheten kan sända meddelanden till myndigheten. Adressen bör vara knuten till registrator eftersom denna funktion skall vara bemannad under tjänstetid. Jonas Rastad Regiondirektör