1 Bilaga 4 Konsult- och servicekontoret 2003-01-13 Styrelsen för konsult- och servicekontoret Ansvarsfördelning för arbetsmiljön vid konsult- och servicekontoret Kommunfullmäktige är högsta beslutande organ i Gotlands Kommun. Arbetsgivaransvaret vilar dock primärt på styrelsen för konsult- och servicekontoret. Fortlöpande tillsyn över arbetsmiljön måste läggas ut på ett sådant sätt att arbetsmiljöansvaret blir en naturlig och integrerad del av övrigt driftsansvar. Ansvarsreglerna gäller ledamöterna i styrelsen för konsult- och servicekontoret mot bakgrund av att de ansvariga för den övergripande organisationen och att det finns ansvariga befattningshavare med tillräckliga befogenheter. För arbetsmiljöfrågor, som returneras till styrelsen för konsult- och servicekontoret, bär ledamöterna i styrelsen ett ansvar. Förslag Ledningskontoret vid Gotlands Kommun avser att göra en översyn av kommunens arbetsmiljöpolicy, varför styrelsen för konsult- och servicekontoret föreslås att anta nu gällande och nedan angivna arbetsmiljörutiner (internkontroll) vid konsult- och servicekontoret. Mål för arbetsmiljön på konsult- och servicekontoret (KSK) På lång sikt: KSK ska ha en bra arbetsmiljö där medarbetarna trivs med sin arbetsledning, sina arbetskamrater och har meningsfulla arbetsuppgifter. På kort sikt: De anställda på KSK ska känna till och följa bestämmelserna för internkontroll och arbetsmiljön. Särskild vikt ska läggas vid att uppmärksamma datoriseringens påverkan på arbetsmiljön. Fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter vid KSK Delegering
2 Det utvidgade arbetsmiljöbegreppet har gjort kopplingen mellan arbetsresultat, kvalitet och arbetsmiljö synlig. Goda arbetsförhållanden är en förutsättning för bra arbetsresultat och hög kvalitet i verksamheten. Detta och krav på att minska ohälsa som orsakats av arbetet har utgjort viktiga skäl för reformeringar av arbetsmiljölagen under 90-talet. Av särskild betydelse har tillkomsten av en föreskrift om internkontroll varit. Den stadgar att arbetsgivaren skall bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete, som skall dokumenteras och redovisas i handlingsplaner. Planerna kan ofta sammanlänkas med program för utveckling av kvalitet, kompetens, jämställdhet, miljöarbete o s v. Lagstiftningen har också lyft fram och understrukit vikten av att: arbetsmiljöarbetet integreras i linjeorganisationen och drivs som en naturlig del av verksamheten arbetsmiljöansvaret fördjupas och görs tydligt Dessutom understryker lagstiftarna vikten av att även arbetsmiljöarbetet målstyrs liksom övrig verksamhet. Detta ställer i sin tur krav på en klar och tydlig delegering och fördelning av arbetsmiljöarbetet och ansvaret för arbetsmiljön. Arbetsmiljöansvaret skall ligga på den som har de bästa organisatoriska förutsättningarna att bära detta. Lagar, föreskrifter och förordningar som reglerar arbetsmiljön Regler som gäller arbetsmiljön finns i: arbetsmiljölagen (AML) arbetsmiljöförordningen (AMF) Arbetsmiljöverkets föreskrifter arbetstidslagen (ATL) arbetsmiljöavtalet (Miljö -81) kompetens -93 utveckling -92 Dessutom finns interna instruktioner som i vissa fall har samma juridiska status som lagregleringen, exempelvis policydokumenten: Internkontroll av arbetsmiljön, Rehabilitering och Samverkan. Arbetsmiljön - allmänna mål och medel Arbetsmiljön skall anpassas till människans förutsättningar i fysiskt och psykiskt hänseende. Arbetstagaren skall ges möjlighet att medverka i utformningen av den egna arbetssituationen samt i den förändring och utveckling som rör det egna arbetet. Det skall eftersträvas att arbetet ger möjlighet till (2 Kap 1 ):
3 variation social kontakt samarbete och sammanhang mellan enskilda arbetsuppgifter personlig och yrkesmässig utveckling självbestämmande och yrkesmässigt ansvar Arbetsgivaren skall fortlöpande undersöka fysiska, psykiska och sociala risker och belastningar i verksamheten, upprätta handlingsplaner och vidta de åtgärder som föranleds därav. Vidare skall arbetsgivaren dokumentera arbetsmiljön och arbetet med den i den utsträckningen verksamheten kräver (se AFS 2001:01). Övriga föreskrifter från Arbetsmiljöverket, som berör verksamheten, skall efterlevas och uppföljas. Exempelvis föreskrifter om: Ensamarbete, Rehabilitering, Minderåriga och Bildskärmar. Policy och mål för arbetsmiljöarbetet vid KSK Arbetsmiljöarbetet skall liksom övrig verksamhet målstyras. Gotlands Kommuns Ledningssystem (GKL) har utvecklats för att leda all kommunal verksamhet. Ledningen av arbetsmiljöarbetet utgör inget undantag. De metoder och verktyg för ledning som används i GKLsystemet skall även tillämpas på arbetsmiljöarbetet. De övergripande målen för arbetsmiljöarbetet anges i kommunens arbetsmiljöpolicy. Nyckelmål, med standards och strategier samt nyckelarbete för arbetsmiljön tas in i befattningskontrakten. Samverkan Samverkan mellan arbetsgivaren och arbetstagaren i frågor som berör arbetsmiljön sker vid samrådsmöten och på arbetsplatsträffar. Procedurerna för samverkan anpassas till principen om integrering av arbetsmiljöfrågorna i linjeorganisationen och till hur förvaltningen organiserar verksamheten i övrigt. Detta innebär att även formerna för samverkan styrs och regleras i ledningssystemet. Egenansvar och särskilda krav på anställdas medverkan I den kommunala verksamheten gör flera yrkeskategorier dagligen många självständiga överväganden av säkerhetsmässigt slag. Detta innebär att varje medarbetare har ett långtgående egenansvar och skyldighet att medverka i arbetsmiljöarbetet (AML 3 kap 4 ). Egenansvaret innefattar såväl riskbedömningar som bedömning av vilken kunskap och utrustning som erfordras för att hantera risken i varje situation samt en skyldighet att rapportera tillbud och att aktivt söka lösningar på säkerhetsoch arbetsmiljöproblem. Principer för delegering Vid KSK gäller följande principer vid fördelning av arbetsgivaransvaret. Arbetsmiljöarbetet skall vara en naturlig del av verksamheten.
4 Frågor som rör arbetsmiljön skall handläggas i de normala beslutsprocesserna inom förvaltningen. Skydds- och fackliga organisationer är stödjande sidofunktioner som inte kan eller får åläggas formellt ansvar för arbetsmiljön. Det får ej föreligga oklarheter i arbetsmiljöansvarets placering och orderväg. Eftersom kommunstyrelsen, som är arbetsgivare i AML:s mening, inte direkt utövar ledning av den dagliga verksamheten ligger det yttersta ansvaret för den praktiska tillämpningen av lagstiftningen hos förvaltningschefen. Arbetsmiljöansvaret som en naturlig del av verksamheten. Varje befattningshavare med underställd personal och den som till följd av sin ställning leder och fördelar arbetet ansvarar för att det arbete som leds utförs på ett betryggande sätt. Arbetsmiljöaspekter måste läggas på varje beslut, insats eller beordring. Överordnad chef har alltid tillsyns- och uppföljningsansvar. Om brister av organisatoriskt slag uppdagas flyttas alltid ansvaret uppåt. Arbetstagaren skall medverka till att åstadkomma en tillfredsställande arbetsmiljö. Arbetstagare är skyldig att följa givna föreskrifter och instruktioner samt aktivt medverka i arbetsmiljön men kan aldrig åläggas ett formellt arbetsmiljöansvar. Arbetsmiljöuppgifter med åtföljande ansvar som åvilar förvaltningschefen/ksk Mål och planering 1.1 Ansvara för att organisera förvaltningens arbetsmiljöarbete så att den uppfyller de krav som ställs i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen och i Arbetsmiljöverkets föreskrifter, företrädesvis AFS 2001:01 (Internkontroll) samt gällande kollektivavtal. Ansvara för att mål (nyckelmål och verksamhetsmått) samt riktlinjer och rutiner för arbetsmiljöarbetet integreras i ledningssystemet. 1.2 Ansvara för att handlingsplan upprättas utifrån riskanalyser och annat framtaget underlag. 1.3 Ansvara för att arbetsmiljöinsatser åtgärdsplaneras och förs in i förvaltningens verksamhetsplan och budget. Ansvarsfördelning 1.4 Tillse att ansvar och befogenheter är klarlagda för samtliga chefsfunktioner vid förvaltningen samt att tydliggöra den resultatskyldighet som följer med detta. Ansvara för att enhetschefer och arbetsledare får information och erhåller den kompetens som erfordras för att fullgöra sina delar av arbetsmiljöansvaret. Samordningsansvar vid gemensamt arbetsställe
5 1.5 Klargöra samordningsansvaret enligt AML 3 kap 6 på förvaltningen och informera om hur enhetschefer skall fullgöra sina skyldigheter i detta avseende. Undersöknings- och åtgärdsansvar 1.6 Ansvara för att dokumenterade rutiner finns, för att fortlöpande undersöka och bedöma risker i arbetet såväl för olycksfall och säkerhet som för långsiktiga hälsorisker. Föreskrifter, interna regler och stödresurser 1.7 Ansvara för att interna instruktioner och bestämmelser upprättas och att bestämmelser hålls aktuella samt att innehållet delges berörda. Ansvara för att interna stödresurser finns för att biträda enhetschefer och medarbetare i att förebygga olycksfall och hälsobesvär samt för rehabilitering när så erfordras. Ansvara för att rutiner finns och att medarbetarna har kännedom om dessa. Utveckling 1.8 Ansvara för och stimulera till att arbetsorganisation och arbetsinnehåll utvecklas så att arbetet ger möjlighet till personlig och yrkesmässig utveckling. Uppföljning 1.9 Stödja och fortlöpande kontrollera att enhetschefer fullgör sina delegerade arbetsmiljöuppgifter. Tillse att årliga sammanställningar görs över ohälsa och olycksfall i arbetet. Rapportering/Returnering 1.10 Om ekonomiska resurser, befogenheter eller andra förutsättningar saknas för att genomföra erforderliga insatser och därmed resultatskyldigheten ej kan fullgöras skall styrelsen för konsult- och servicekontoret underrättas. Arbetsmiljöuppgifter med åtföljande ansvar som åvilar enhetschefer/ksk Mål och planering 2.1 Ansvara för att överenskomna mål (nyckelmål och verksamhetsmått), strategier och standards för arbetsmiljöarbetet bryts ned för resp enhet och arbetslag. Enhetschefen skall årligen följa upp underställda arbetsledares instruktion för arbetsmiljöuppgifter vid ett tillämpningssamtal samt med stöd av denna uppföljning planera erforderliga utvecklingsinsatser. 2.2 Ansvara för att handlingsplan upprättas på enheten utifrån riskanalyser och enhetens mål, verksamhetsmått och standards i personalåtagandet.
6 2.3 Ansvara för att arbetsmiljöinsatser förs in i verksamhetsplan och budget. Samordningsansvar vid gemensamt arbetsställe 2.4 Klargöra samordningsansvaret enligt AML 3 kap 6 och informera berörda arbetsledare om vad som gäller. Föreskrifter, regler, information, utbildning och kunskaper om att förebygga ohälsa 2.5 Ansvara för att interna rutiner upprättas för tillämpningen av krav i AML, föreskrifter och kommunala riktlinjer och policys. Kontrollera att enhetens arbetsledare har erforderlig kunskap om de krav som ställs för att arbeta enligt lagar och de interna riktlinjerna. 2.6 Informera enhetens arbetsledare om beslut och förändringar som kan få betydelse för arbetsmiljön. 2.7 Tillsammans med enhetens arbetsledare upprätta utbildningsplaner för personal som har behov av arbetsmiljöutbildning. Förändringsarbete 2.8 Ansvara för att riskanalyser (analys av arbetsmiljökonsekvenser) genomförs vid alla större förändringar t ex vid organisationsförändringar, ny- och ombyggnation, nya arbetsmetoder och inköp av ny utrustning. Undersöknings- och åtgärdsskyldighet 2.9 Ansvara för att verksamheten undersöks vid misstanke om ohälsa till följd av påfrestningar i arbetet samt att rutiner för att fånga upp tidiga signaler på ohälsa eller vantrivsel finns och används på enheten. Rutiner för uppföljning av sjukfrånvaro och arbetsskador är av särskild vikt. Stödrutiner och rehabilitering 2.10 Ansvara för att rutiner och metoder finns för att förebygga ohälsa eller påfrestningar p g a kända risker i arbetet t ex risker för belastningsskador, kemikalier, vibrationer o s v samt att rutiner för rehabilitering finns och att de tillämpas vid behov. Arbetsorganisation och arbetsinnehåll 2.11 Ansvara för att rutiner för medarbetarsamtal och personalutveckling finns och tillämpas på enheten. Sammanställa enhetens behov av kompetensutveckling för att förebygga ohälsa och för att skapa goda arbetsförhållanden.
7 Samverkan 2.12 Ansvara för att effektiva rutiner för samverkan finns på enheten och att samverkansgruppsmöten och arbetsplatsträffar genomförs enligt samverkansavtalet vid kommunen. Erforderliga resurser 2.13 Göra regelbundna bedömningar av de resurser som erfordras för att bedriva verksamheten i överensstämmelse med gällande arbetsmiljö- och säkerhetsrutiner och enligt kommunens policys och riktlinjer. Rapportering/returnering 2.14 Om möjligheter, ekonomiska resurser eller befogenheter saknas för att genomföra insatser för att åstadkomma säkra och acceptabla arbetsförhållanden skall förvaltningschefen underrättas utan dröjsmål. 2.15 Som underlag till delårsrapporten skall förvaltningschefen ha information om arbetsmiljöförhållandena och utvecklingen av arbetsmiljön på enheten. Arbetsmiljöuppgifter med åtföljande ansvar som åvilar arbetsledare*/ksk * med personaldelegation enligt GKL Mål och planering 3.1 Ansvara för att: överenskomna mål, verksamhetsmått, strategier och standards i personalåtagandet omvandlas till operativt arbete för att nå målen rutiner som skall användas för att kontrollera måluppfyllelse utformas Detta arbeta skall ske i samråd med berörda medarbetare. 3.2 Ansvara för att riskanalyser görs och underlag till handlingsplaner tas fram och redovisas för enhetschef inför verksamhetsplanering och budgetarbete. Samordningsansvar vid gemensamt arbetsställe 3.3 När personal från andra enheter, förvaltningar eller företag arbetar i lokaler som disponeras av KSK skall information ges om de arbetsmiljö- och säkerhetsrutiner som denna personal kan beröras av pga. den ordinarie verksamheten i lokalen. Personalen skall även ha tillgång till säkerhetsutrustning och utrymmen för omklädning, hygien etc. samt underrättas om sådana förändringar som kan få konsekvenser för säkerhet eller arbetsmiljö. Information och utbildning
8 3.4 Informera om de metoder och rutiner som gäller för att bedöma risker och undvika olyckor och ohälsa samt regelbundet förvissa sig om att arbetarna har erforderlig kompetens och utbildning (t ex vid medarbetarsamtal) samt att utbildning genomförs och stöd ges för att vidareutveckla kompetensen när så erfordras. 3.5 Introduktionsprogram med uppföljning utarbetas för nyanställd personal och för personal med längre tids frånvaro. 3.6 Informera berörda medarbetare om föreskrifter, beslut och förändringar som har betydelse för arbetsförhållandena. Förändringsarbete 3.7 Tillse att bedömningar av risker och arbetsmiljökonsekvenser vid förändringar görs och tas fram i dialog med underställd personal. Riskbedömningar, riskanalyser och/eller konsekvensanalyser för arbetsmiljön skall: a. efterfrågas vid beställning, inköp eller leverans av utrustning, vid ombyggnation etc. b. genomföras vid förändringar av arbetsmetoder och arbetsorganisation Undersökningsplikt och riskbedömningar 3.8 Tillse att verksamheten undersöks då risker och onormala effekter av påfrestningar i arbetet misstänks. Regelbundet organisera beslutade kartläggningar eller inventeringar av tillbud eller negativa effekter av arbetet. Rutiner för uppföljning av sjukfrånvaro, arbetsskador och övriga nyckelmål och verksamhetsmått är av särskild vikt. 3.9 Tillse att medarbetarna använder metoder, rutiner och utrustning som erbjuder så hög säkerhet som möjligt och som överensstämmer med gällande föreskrifter. Stödrutiner och resurser 3.10 I samråd med medarbetarna upprätta rutiner för att ge stöd till anställda som drabbas av fysiska och psykiska påfrestningar samt tillse att beslutad utbildning och träning genomförs för att ge stöd och för att förebygga ohälsa. Rehabilitering 3.11 Ansvara för att rehabiliteringsutredningar och insatser för aktiv rehabilitering genomförs enligt uppgjorda rutiner samt att mål och regler för rehabiliteringsarbetet är väl kända av medarbetarna. Arbetsorganisation och arbetsinnehåll
9 3.12 Genomföra medarbetarsamtal enligt GKL och vid dessa diskutera behov av vidareutbildning och annan yrkesmässig utveckling. I individuella utvecklingsplaner sammanställa medarbetarnas kompetens och behov av utvecklingsinsatser. Sammanställning av utvecklingsbehoven införs i enhetens eller arbetslagets verksamhetsplan. Samverkan 3.13 Genomföra samråd i enlighet med det lokala samverkansavtalet samt utforma effektiva rutiner för samråd enligt avtalet och hänvändelseordningen. Samrådet med berörda medarbetare skall omfatta förändringar som får konsekvenser för arbetsmiljön. Informera om och tillse att rutinerna för samråd är välkända av medarbetarna. Arbetsplatsträffar/samverkansgruppsmöten skall dokumenteras. Erforderliga resurser 3.14 Årligen göra en bedömning av de resurser som erfordras för att arbetet ska kunna bedrivas i överensstämmelse med gällande arbetsmiljö- och säkerhetslagstiftning. Rapportering/Returnering 3.15 Om möjligheter, ekonomiska resurser eller befogenheter saknas för att genomföra erforderliga insatser för att säkra arbetsmiljön, skall enhetschefen underrättas utan dröjsmål. 3.16 I underlag till delårsrapporter hålla enhetschef underrättad om arbetsmiljöutvecklingen. Arbetsmiljöuppgifter med åtföljande ansvar som åvilarpersonal med begränsad delegation/ksk Riskanalyser 4.1 Ansvara för att risker för ohälsa och olycksfall i arbetet regelbundet tas fram och analyseras. Detta sker i dialog med medarbetarna. 4.2 Bedöma och förvissa sig om den personal som tas i anspråk för arbetet har tillräckliga kunskaper och erfarenheter för att utföra arbetsuppgifterna på ett sätt som ej leder till olycksfall eller ohälsa. 4.3 Ansvara för att berörd personal får kännedom om de risker för ohälsa som kan vara förenat med arbetet och kunskaper om hur ohälsa och olycksfall skall undvikas t ex med lämplig arbetsmetod och kontroll av larm. Utöva tillsyn 4.4 Tillse eller försäkra sig om att beordrad personal följer gällande föreskrifter och instruktioner för arbetet.
10 Rapportering/Returnering 4.5 Om möjligheter eller ekonomiska resurser och befogenheter saknas för att arbetet skall kunna utföras på ett säkert och betryggande sätt skall enhetschefen/ arbetsledaren underrättas utan dröjsmål. 4.6 Fortlöpande hålla enhetschefen/arbetsledaren informerad om arbetsförhållandena på arbetsplatserna.