!!!1 HULTSFREDS V KOMMUN Kommunstyrelsen Kallelse Ersättarna för kännedom 2015-04-28 1 (1) Tid för sammanträde Lokal tisdagen den 5:e maj 2015, kl. 14.00 Sessionssalen, kommunhuset i Hultsfred Spara dina handlingar till kommunfullmäktiges sammanträde Lars Rosaoder Ordförande Britt Idensjö Sekretdrare Ärenden l Val av protokolljusterare samt godkännande av dagordning 2 Svar på granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter 2015/38 2-19 3 Svar på granskning av lönehanteringen 2015115 20-36 4 Förslag till hyresavtal for ishallen i Virserum 2015/70 37-39 5 stålhagsprojektet 2015/76 40-43 6 Ansökan om tilläggsanslag från Hultsfredsbygdens Ridklubb (till kommunfullmäktige) 2015/73 44-45 7 Tält Hagadal (till kommunfullmäktige) 20141163 46-48 8 Gång- och cykelväg utmed Virserumssjön (till kommunfullmäktige) 20141132 49-58 9 Arunälan av delegationsbeslut m m 2015/69 59 1
W KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2015-04-28 1 (2) KSAU 98/2015 Dnr 2015/38 007 Granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen EJ JUSTERAT Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna förslag till svar på granskningen. Sammanfattning Barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden samt ekonomikontoret har lämnat yttrande över granskningen av intern kontroll vid debitering av avgifter. De föttroendevalda revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granskningsplanen. I rapporten redovisas gjorda iakttagelser och en revisionell bedömning. Arbetsutskottet beslutade 25/20 I 5-02-24 ge uppdrag till barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden att återkomma med svar på granskningen. Ekonomikontoret gavs också i uppdrag att för kommunstyrelsens dellämna förslag till svar på granskningen. Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden beslutade 28/2015-02-24 att anlita IST för att göra en förstudie gällande retroaktiv avgiftskontroll Vidare beslutades att skoladministratörer att i samråd med controller Henric Sundberg ta fram en rutin för stickprov av familjesammansättningen i samband med fakturering av förskole- och fritidsavgifter. IST är kommunens nuvarande leverantör av register för bland annat inlämnad bruttoinkomst. Socialnämnden Socialnämnden beslutade 54/2015-04-15 att i och med att en rutin tagits fram inom förvaltningen för att förbättra kontrollen. En stickprovskontroll kommer att ske varannan månad på tio slumpmässigt utvalda brukare. Kontrollen kommer att dokumenteras och förvaras hos förvaltningens handläggare. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 2
W KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2015-04-28 2(2) Ekonomikontoret Ekonomichef Henri c Svensson har lämnat yttrande om att kommunens systemdokumentation inte är uppdaterad. Sedan upprättandet av systemdokumentationen har några forändringar skett, bland annat byte av kundfaktureringssystem. Systemdokumentationen kommer under hösten 20 15 uppdateras fdr att ge en korrekt bild av flödena vid debitering av avgifter. Beslutsunderlag Barn- och utbildningsnämnden 28/2015 Socialnämnden 54/2015 Ekonomichefens tjänsteskrivelse 2015-03-05 Skickas till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 3
W KOMMUN Barn- o utbildningsn~mnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2015-02-24 7 (19) BUN 28/2015 Dnr 2015/56 Ink.,onr. HULTSFREDS KOMMUI\I 2015 -u~- 2 4 uv r Granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att anlita IST för att göra en förstudie gällande retroaktiv avgiftskontroll Barn- och utbildningsnämnden beslutar att skoladministratörerna i samråd med controller Henric Sundberg ska ta fram en mtin för stickprov av familjesammansättningen i samband med fakturering av förskole- och fritidsavgifter. Revisorer från PWC har granskat Hultsfreds kommuns interna kontroll vid debitering av avgffter. I revisionen bedömer revisorerna att barn- och utbildningsnämndens kontroll av avgifter för förskola och fritidshem inte är helt ändamålsenlig. De påpekar två brister: l. Ingen kontroll görs av inlämnad bmttoinkomst mot taxerad inkomst. Revisorerna bedömer därför att det finns en risk att brukare lämnar in felaktiga inkomstuppgifter. IST är kommunens nuvarande leverantör av register for bland annat inlämnad bmttoinkomst. De har en modul som kan köpas till som kontrollerar inlänmad bmttoinkomst mot taxerad inkomst. Derum modul kostar 75 000 kronor per år. IST erbjuder också möjligheten att genomföra en förstudie av retroaktiv avgiftskontroll Denna förstudie visar hur mycket intäkter som ett införande av retroaktiv avgiftskontroll skulle kmma ge. Förstudien kostar 19 900 kronor. Genomförs forstudien kan den användas som underlag till om barn- och utbildningsnämnden ska köpa in IST: s modul. 2. Ingen kontroll görs avseende familjesammansättningen i samband med fakturering av förskole- och fritidsavgifter. Revisorerna bedömer att det finns en viss risk att när en ensamstående under löpande år blir sammanboende görs ingen anmälan om forändring av familjens totala bmttoinkoms_ter. Detta innebär att det finns en risk för att låg avgift debiteras. De rekomnwnderar att en kontroll införs där stickprov tas gällande familjesammansättningen under löpande år, som exempelvis uppföljning mot folkbokföring. Justerandes signatur f;!;-! 111 Utdragsbestyrkande 4
'W KOMMUN socialnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2015-04-15 1 (1) SN 54/2015 Dnr 2015/13 Plankod Svar på granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter Beslut Socialnämnden beslutar att ställa sig bakom förvaltningens förslag till svar på revisorernas granskning. PWC genomförde i februari 2015 på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna en granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter. Den interna kontrollen bedömdes inte helt ändamålsenlig, då kontroller som genomförs inte är tillräckligt dokumenterade. Kontrollen av att rätt avgiftsunderlag är registrerat bör enligt granskningsrapporten förbättras inom socialförvaltningen. För att förbättra kontrollen har en rutin tagits fram inom förvaltningen. En stickprovskontroll kommer att ske varannan månad på tio slumpmässigt utvalda brukare. Kontrollen kommer att dokumenteras och förvaras hos förvaltningens avgiftshandläggare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Skickas till Revisionen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 5
r!!l HULTSFREDS '~KOMMUN Ekonomikontoret Henric Svensson Tjänsteskrivelse 2015-03-05 1 (1) Yttrande revisionsrapport - Intern kontroll vid debitering av avgifter Förslag till yttrande Kommunens systemdokumentation är inte uppdaterad. Sedan upprättandet av systemdokumentationen har några forändringar skett, bland annat byte av kundfaktureringssystem. Systemdokumentationen kommer under 2015 att uppdateras f6r att ge en korrekt bild av flödena vid debitering av avgifter. 6
W' KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2015-02-24 1 (1) Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Ekonomikontoret KSAU 25/2015 Dnr 2015/38 007 Granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att ge uppdrag till barn- och utbildningsnämnden samt socialnämnden att återkomma med svar på revisorernas granskning senast 21 april2015. Ekonomikontoret ges i uppdrag att för kommunstyrelsens del lämna förslag till svar på granskningen. De förtroendevalda revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granskningsplanen. I rapporten, Granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter, redovisas gjorda iakttagelser och en revisionell bedömning. Revisorerna överlämnar rappolten till kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden för beaktande och åtgärd. Revisorerna emotser ett svar på planerade åtgärder med anledning av rapp01ten, senast den 30 april2015. Rapporten lämnas även till kommunfullmäktiges presidium för kännedom. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 7
Hultsfreds kommun Revisorerna 2015-02-12 Kommunstyrelsen Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden För kännedom Kommunfullmäktiges presidium Gransirning av intern kontroll vid debiteling av avgifter De förtroendevalda revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en gransirning av intern kontroll vid debitering av avgifter. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granslmingsplanen. I bifogad rappott, Granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter redovisas gjorda iakttagelser och en revisionen bedömning. Revisorerna överlämnar rapporten till kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden för beaktande och åtgärd. Revisionen emotser ett svar på planerade åtgärder med anledning av rapporten, senast den 30 april2015. Rappotten lämnas till kommunfullmäktiges presidiumför kännedom. dilbert Carlssoj Ordförande Staffan Leijon Vice ordförande 8
W' KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdes protokoll Sammanträdesdatum 2015-04-21 1 (1) KSAU 91/2015 Dnr 2015/15 007 Revisionsrapport Granskning av lönehanteringen Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet fåreslår kommunstyrelsen att godkänna yttrandet samt att överlämna detsamma som svar till revisionen. Sammanfattning Granskning av intern kontroll av lönehanteringen. Revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en granskning av intern kontro ll av lönehanteringen. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granskningsplanen. Revisorerna överlämnar granskningen till kommunstyrelsen får beaktande och åtgärd. Arbetsutskottet beslutade 16/201 5-02-03 ge personalkontoret i uppdrag att lämna yttrande över granskningen samt återkomma till arbetsutskottet. Personalkontoret har lämnat följ ande forslag till åtgärd: "A v seende lönehanteringen/processen kommer personalkontoret att se till att det upprättas en internkontrollplan. När det gäller löneredavisningen kommer en ny rutin att skapas. Alla anställda kommer uppmanas att fylla i ett meddelande om varfår de arbetat över. Cheferna ska inte attestera poster då detta meddelande saknas." Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott 16/2015 Skickas till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 20
;~KOMMUN Personalkontoret Hans Andersson Tjänsteskrivelse 2015-04-02 1 (2) Svar på revisionsrapport om lönehanteringen Förslag till beslut Personalkontoret fåreslår ks au att godkänna yttrandet samt överlämna det som svar till revisionen. Revisionen har bedömt att lönehanteringen i stort sett är säker och tillfårlitlig. Revisonen nämner dock två punkter som kan fårbättras och personalkontorets fårslag är därfår: Avseende lönehanteringenlprocessen kommer personalkontoret att se till att det upprättas en internkontrollplan. När det gäller löneredavisningen kommer en ny rutin att skapas. Alla anställda kommer uppmanas att fylla i ett meddelande om varfår de arbetat över. Cheferna ska inte attestera poster då detta meddelande saknas. K s au beslutade att ge personalchef Hans Andersson i uppdrag att lämna fårslag på svar på revisionens granskning om lönehanteringen. Revisonen lämnar fåljande bedömning om lönehanteringenl processen: Vi bedömer all lönehanteringen i stort sel/ är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, all den interna kontrollen kring uppläggning av nyanställda är god, all det finns dokumenterade rutiner och stödjande dokument i form av manualer samt all det utförs kontroller av inrapporterade värden i lönesystemet. Det finns en dokumentation över vilka kontroller som ska utföras. För att stärka den interna kontrollen yllerligare bör en internkontrollplan, som baseras på en riskanalys, upprättas for lönehanteringen. Vidare sammanfattar revisonen hanteringen kring löneredovisningen: Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemetllöneredovisningen i allt väsentligt är aktuella, fitllständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av registeranalysen och den verifiering av transaktioner som fi mngår av granskningsrapporten Vi har verifierat fiil/ständigheten i granskningsmaterialet mot information som lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer, anställda medflera anställningsnummer eller avvikande källskatt har vi erhållit rimliga forkloringar till dessa. l O av l O PwC Vi bedömer att rapporteringen av övertid fimgerar väl och att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig. Vi anser 21
~KOMMUN Personalkontoret Hans Andersson Tjänsteskrivelse 2015-04-02 2 (2) att den interna kontrollen bör stärkas genom alf orsaken till övertiden beskrivs vid rapporteringen 22
W' KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2015-02-03 1 (1) Personalkontoret KSAU 16/2015 Dnr 2015/15 007 Revisionsrapport "Granskning av lönehanteringen" Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar ge personalkontoret i uppdrag att lämna yttrande över granskningen samt återkomma till arbetsutskottet. Kommunstyrelsen får granskningen för kännedom i kallelsen till sammanträdet lo februari 2015. Revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en granskning av intern kontroll av lönehanteringen. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granskningsplanen. Revisorerna överlämnar rapporten till kommunstyrelsen för beaktande och åtgärd. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 23
Hultsfreds kommun Revisorerna 2015-01-15 Kommunstyrelsen För kännedom Kommunfullmäktiges presidium Gransirning av intern kontroll av lönehanteringen De förtroendevalda revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en granskning av intern kontroll av lönehanteringen. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granslmingsplanen. I bifogad rapp01t, Granskning av intern kontroll av lönehanteringen, redovisas gjorda iakttagelser och en revisionen bedömning. Revisorerna överlämnar rapporten till kommunstyrelsen för beaktande och åtgärd. Rapporten lämnas till för kommunfullmäktiges presidium för kännedom. För revisorerna l Gilbert Carlsson. Ordförande Staffan Leijon Vice ordförande 24
W KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2015-04-21 1 (1) KSAU 88/2015 Dnr 2015/70 821 Förslag till hyresavtal för ishallen i Virserum Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen godkänna avtal med Virumsvallen AB för perioden 2015-10-14-2016-02-24. Sammanfattning Förslag till hyresavtal med Virumsvallen AB. Ett avtal för 2015/2016 har upprättats mellan Vi rumsvallen som hyresvärd och Hultsfreds kommun som hyresgäst. För nyttjande av ishallen under perioden 2015-10-14-2016-02-24 betalar Hultsfreds kommun ett belopp om l 200 000 kronor. Under hyresperioden äger Hultsfreds kommun rätt att nyttja ishallen följande veckodagar och tidpunkter som även finns noterade i avtalet: "Ishallen ska hållas öppen för allmänhetens åkning vardagar kl. 14.00-15.30, lördagar och söndagar samt helgdagar kl. 9.00-11.00 samt alla skollov kl. l 0.00-15.00. jul- och nyårsafton är ishallen stängd. Information om öppettider, eventuella driftstörningar samt kontaktperson ska finnas anslagna vid ishallen samt finnas tillgängliga på VSGF:s (Virserums sport- och gymnastikförening) hemsida." Skickas till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 37
W KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2015-04-21 1 (1) KSAU 87/2015 Dnr 2015/76 106 stålhagsprojektet Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet ser positivt på projektet och föreslår kommunstyrelsen att anslå 29 800 kronor ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda medel för att finansiera en projektanställning under sex månader 2015. Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att överlämna ansökan om bidrag till projektanställning för år 2016 och 2017 till budgetberedningen för vidare hantering Sammanfattning AB Hultsfreds Bostäder och Migrationsverket önskar att Hultsfreds kommun betalar del av kostnad för en projektanställning för genomförandet av stålhagsprojektet VD Nicke Wainebro, AB Hultsfreds Bostäder redogör för ett treårigt projekt i samarbete med Migrationsverket De önskar att Hultsfreds kommun är med och bidrar till del av en projektanställning. De boende i området ska äga stora delar av processen och "Skapa det bästa boendet". Målet är att öka engagemanget hos alla boende med att vara en del i arbetet, skapa en förbättrad utemiljö i området och att göra Stålhagen till en del av centrala Hultsfred där möjlighet till umgänge skapas. Två personer med invandrarbakgrund kommer att projektanställas. Tanken är att de ska ha en dialog med de boende och att de asylsökande ska ha sysselsättning och få nya kunskaper under tiden de bor hos oss i Hultsfreds kommun. AB Hultsfreds Bostäder kommer att ansvara för ledningen av projektet. Åtgärder som är tänkta är att måla om fasader, skapa nya samlingsplatser och kanske en ide om att öppna upp mellan området och ner mot Sågdammen och Albäcksskolan. Skickas till Kommunstyrelsen Budgetberedningen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 40
Tjänsteskrivelse 2015-04-08 AB Hultsfreds Bostäder Nicke Wainebro stålhagsprojektet Förslag till beslut Hultsfreds Bostäder och Migrationsverket önskar att Hultsfreds kommun betalar kostnaden for projektanställning av en medhjälpare for genomforandet av Stålhagsprojektet. Kostnad for projektanställningen är 4.900:- per månad, då lönestödet är avräknat med ca 16.100:- per månad. D.v.s. 29.400 kr for 6 sommatmånader. (2 månader i tre år, 9 800 kronor per å1) Hultsfreds Bostäder och Migrationsverket har fortsatt med stålhagsprojektet Hultsfreds Bostäder och Migrationsverket delar på lönekostnaderna for personal på stålhagsgården och en projektanställning. Den andra projektanställningen måste vi hitta finansiering for, önskemålet är att Hultsfreds kommun kan betala den tjänsten. Materialet for den nya belysningen och for fastigheterna, främst målarfärg, bekostas av Hultsfreds Bostäder. Kostnaderna for nya staket, utemöbler, planteringar och uppsnyggning av skogsområdet intill hyreshuset vid elljusspåret finansieras av Hultsfreds Bostäder och Migrationsverket Föl"l10ppningen är att Hultsfreds kommun också kan bidra till detta. Hultsfreds Bostäder och Migrationsverket har for avsikt att bedriva projektet i tre år och bidra med 50.000:- per år var for inköp av material mm. Vår önskan att kommunen kan göra samma sak. Kostnad for projektanställningen som behövs är 4.900:- per månad, då lönestödet är avräknat med ca 16.100:- per månad. Tillsammans ska Hultsfreds Bostäder, Migrationsverket, hyresgästerna och forhoppningsvis Hultsfreds kommun göra bostadsområdet Stålhagen till ett attraktivt val for alla som bor i Kommunen eller vill flytta hit. Hultsfreds Bostäder ansvarat for ledningen for projektet. De boende i området ska äga stora delar av processen och Skapa det bästa boendet. Målet är att öka engagemanget hos alla boende med att vara en del i arbetet. Att skapa en forbättrad utemiljö i området. Att göra Stålhagen till en del av centrala Hultsfred där möjlighet till utngänge skapas. 41
Tjänsteskrivelse 2015-04-08 AB Hultsfreds Bostäder Nicke Wainebro Aktiviteter har pågått under flera år med Fredsparken, belysning har förbättrats. Fasader ska målas om, nya samlingsplatser ska skapats. Att öppna upp mellan området och ner mot dammen med skolan är en annan ide. Projektet kommer att drivas av två personer med invandrarbakgrund. En är redan anställd hos ABHB, och lönekostnaden delas med Migrationsverket den andra är nyanländ och läser på SFI. Tanken är att de ska skapa en dialog med de boende och att de asylsökande ska ha sysselsättning och få nya kunskaper under tiden de bor hos oss i kommunen Nicke Wainebro VD AB Hultsfreds Bostäder 42
!!Il HULTSFREDS W KOMMUN Kultur- och FritidsföNailningen Peter Adolfsson 0495-24 05 01 peter.adolfsson@hultsfred.se Tjänsteskrivelse 2015-04-20 Kommunstyrelsen Ansökan om extra tilläggsanslag till Hultsfredsbygdens Ridklubb Förslag till beslut Att kommunstyrelsen beviljar ett bidrag på l 00 000 kronor till Hultsfredsbygdens Ridklubb får 2015. Att pengarna skall tas från kommunfullmäktiges konto får ororutsedda utgifter. Sammanfattning Hultsfredsbygdens Ridklubb har begärt ett extra tilläggsanslag för 2015 på 120 000 kronor för att kunna klara sin ekonomi under året då en ny styrelse tillträder och tills att kommunen, ÖSK(Östra Smålands Kommunalteknikfårbund) klargjort möjligheterna för en upprustning av fastigheterna. De senaste åren har Hultsfredsbygdens Ridklubb haft en fårsärorad ekonomi som bidragit till att fåreningen nu begär ett extra anslag på 120 000 kronor får att med en ny styrelse och ett åtgärdsprogram kunna återställa sin ekonomi för framtiden. Den fårsämrade ekonomin beror på brister i verksamheten och minskade aktiviteter. Det beror till en del på att fastigheterna har stora brister och är i behov av renovering. Gödselplattan är utdömd och vitesfåreläggande föreligger från maj 2015. ÖSK har gjort en utredning som tidigare presenterats för ksau om fastigheterna. Under den närmaste tiden bör ett beslut tas om renovering alternativt nybyggnation av fastigheterna. Försäljning av fastigheterna till föreningen eller annan köpare kan också vara ett alternativ. Samråd i dessa frågor har skett och pågår emellan ÖSK och Kultur och Fritidsförvaltningen och bör fmtsätta tillsammans med kommunstyrelsen. Kultur och fritid fareslår därfår kommunsfullmäktige att bevilja ett extra anslag på l 00 000 kronor till föreningen för skapa möjligheter till att utveckla verksamheten och skapa framtida förutsättningm för en fortsatt verksamhet. Ordinarie driftsbidrag till Hultsfredsbygdens ridklubb är 200 000 kronor per år. Peter Adolfsson Kultur- och fritidschef Postadress Box 500, 577 26 Hultsfred! Besöksadress Stora Torget l Godsadress Valhall Tfn 0495-24 00 00 1 Fax 0495-24 09 02 1 kullur.frilid@hullsfred.se 1 I'IWW.hultsfred.se Bankgiro 5734-0150 l Bankgiro OCR 984-72861 Org.nr 212000-0712 44
'~KOMMUN Kommunstyretsens arbetsutskott Kultur och fritidschefen Fastighetsingenjör Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2015 03-03 5 (17) KSAU 42/2015 Hultsfreds ridhus lägesrapport Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet har mottagit lägesrappott och ärendet får återkomma 'efter ytterligare beredning. Kultur- och fritidschef Peter Adolfsson och fastighetsingenjör Nicklas Holmquist, Östra Smålands KOmmunalteknikfdrbund informerar om Hultsfreds ridhus. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 45
ri!l HULTSFREDS ~KOMMUN Kultur- och Fritidsförvaltningenl Utvecklingskontoret Tjänsteskrivelse 2015-04-27 Kommunstyrelsen Investering i två tält för fotboll och skateverksamhet på Hagadal Sportcenter Förslag till beslut Att Kommunstyrelsen beslutar ge uppdrag till ÖSK i samråd med Kultur- och fritidsfårvattningen och Utvecklingskontoret att upphandla två tält till HagadaL Detta till en maximal kostnad av 3 000 000 kronor inklusive kostnad för etablering. Finansiering sker via Kultur- och fritidsförvaltningens befintliga driftsbudget med 125 OOOkr. Den återstående finansieringen görs genom att HKIAB får minskat driftsbidrag med maximalt 95 OOOk:r. För de investeringar som ska göras i tälten vad gäller belysning med mera får Kultur- och fritidsfårvallningen ianspråkta de kvarvarande investeringsmedlen och de medel som inte använts i driftsbudgeten får de ursprungliga tälten för 2015. Sammanfattning Ärendet gäller beslut om att investera i två tält för fotboll och skateverksamhet vid Hagadal med anledning av att de två tilltänkta tälten vid Nytorpsvägen behöver tas i anspråk av IAC AB. Kommunfullmäktige tog i mars 2014, KF 40/2014 Dnr 2014/44, beslut om att Kultur och Fritidsförvaltningen genom bidrag och i samverkan med Smålandsidrotten kunde driva verksamhet i två tält på vid Nytorpsvägen. Ett tält för fotboll på konstgräs samt ett tält för skateboard. Kultur och Fritidsförvaltningen har projekterat detta och planerat ta dessa tält i bruk under 20 15. Då nu fårutsättningarna har ändrats då industrin, IAC AB, har ett behov av att hyra tälten för att utveckla sin verksamhet, har Kultur och Fritidsförvaltningen tillsammans med Utvecklingskontoret och ÖSK, på uppdrag av kommunchefen, tagit fram förslag till två nya tält för samma verksamhet med placering på Hagadal sportcenter. ÖSK har även gjort en undersökning av mark och en beräkning av etableringskostnaderna. Placeringen på Hagadal ger en bättre tillgänglighet och har en klar infrastruktur som ger en ökad säkerhet får bmkarna i de båda verksamheterna. Samordning görs med Hagadals verksamhet som ger tillgång till toaletter och duschar. Postadress Box 500, 577 26 Hultsfred l Besöksadress Stora Torget l Godsadress Valhall Tfn 0495 24 00 00 1 Fax 0495-24 09 02 1 kullur.fritid@hultsfred.se l www.hultsfred.se Bankgiro 5734-0150 1 Bankgiro OCR 984-72861 Org.nr 212000-0712 46
~KOMMUN 2 (3} Kultur- och Fritidsförvaltningen/ Utvecklingskontoret Som exempel behöver ej Nyt01 psvägen målas upp med cykelbana, eller att brukarna behöver ta sig via Silverslättsvägen som har en bristfallig säkerhet f6r gående och cyklister. Med nya tält får man också bättre anpassade ytor f6r verksamheten med ett större tält f6r fotboll på konstgräs samt ett mindre tält f6r skateboard tänkt att i framtiden även ha en klättervägg. Finansiering och kostnader Vid f6rundersökning och inhämtande av f6rslag till kostnader f6r tält och etablering har vi beräknat investeringen till ca 3 000 000 kronor inklusive etableringskostnader. Kommunfullmäktige har redan anvisat medel till Kultur- och fritidsf6rvaltningen vilka till viss del kan finansiera investeringen i de nya tälten. Detta räcker dock inte utan ytterligare medel måste tillskjutas. Lämpligen görs det genom de ökade hyresintäkter som HKIAB f6rväntas få från IAC. Dessa kan tillskjutas genom att till exempel minska driftsbidraget till HKJAB från Kommunen. Tidigare anvisade medel från Kommunfullmäktige: 400 OOOkr Engångsanslag f6r investeringar i belysning med mera. (Av dessa återstår ca 250 OOOkr) 125 OOOkr/år Drift (varav 90 OOOkr skulle gå till att hyra tälten) Ny indikativ kalkyl f6r uppforande av två tält vid Hagadal: Investering: 3 000 OOOkr Livslängd: 25år Kalkylränta: 2,5 % Driftskostnad per år: 25 OOOkr Total kalkylerad kostnad per år: 220 OOOkr Finansiering: 220 000 Kalkylerad driftskostnad - 125 000 Kultm- och fritidsf6rvaltningens årliga driftsbudget idag - 95 000 Ökade intäkter f6r HKIAB gör att kommunen kan minska driftsbidraget med denna summa o Återstår att finansiera Hyresintäkter tillkommer. Kultur- och fritidsf6rvaltningen har redan gj01t investeringat uppgående till ca 150 OOOkr i HKIAB:s tält. De kvarvarande 250 OOOkr bedöms inte räcka till f6r de nya tälten. Därf6r f6reslås att de medel f6r drift av tält som Kultur- och fritidsf6rvaltningen har i sin budget f6r 2015 får tas i anspråk f6r etableringen av nya tält. Vidare f6reslås att upphandlingen görs f6r två tält men med möjlighet att etablera fotbollstältet f6rst om kostnaderna skulle visa sig överstiga kalkylerade kostnader. 47
.~ HULTSFREDS W KOMMUN 3 (3) Kultur- och Fritidsförvaltningen/ Utvecklingskontoret Risker De nya tältens avskrivningstid är 25 år. Det finns inga garantier f6r att HK IAB :s hyreskontrakt löper på lika lång tid. Om HKIAB skulle f6rlora sin hyresintäkt f6r de befintliga tälten på Nytorpsvägen så f6rsvinner HKIAB:s möjligheter till att fotisatt kunna bidra till finansiering. Peter Adolfsson Kultur och Fritidschef Lars Gjörloff Utvecklingschef 48
9KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2015-04-28 1(3) KSAU 100/2015 Dnr 2014/132 312 Gång- och cykelväg utmed Virserumssjön Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen EJ JUSTERATI Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att göra en omföring i investeringsbudget från gång- och cykelväg mellan cirkulationsplats och!ca i Målilla med 140 000 kronor till att fora över till gång- och cykelväg utmed Virserumssjön. Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att ge Östra Smålands Kommunalteknikförbund på gata/park startbesked enligt forslaget med metod l. Vidare beslutar arbetsutskottet föreslå budgetberedningen till budget 2017 att tillfora 20 000 kronor årligen till ÖSK gata/parks driftbudget for parker for framtida drift och underhåll av gångvägen. Sammanfattning Östra Smålands Kommunalteknikförbund har lämnat ett forslag till svar på skrivelsen. Bakgrund De ideella aktörer som skulle ha byggt gång- och cykelvägen under hösten 2014 inkom med önskemål om att Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK) istället skulle bygga gångvägen. Därfor beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott 307/2014-11-18 att gatuavdelningen fick uppdraget att i samverkan med samhällsbyggnadsgruppen och de ideella aktörerna ta fram ett nytt forslag på gång- och cykelväg utmed Virserumssjön innehållande kostnadskalkyl, utformning och forslag på finansiering av framtida drift och underhåll. Förslaget ska redovisas for arbetsutskottet for beslut om eventuellt genomförande. 300 000 kr har avsatts 2015 for gång- och cykelvägen från kontot for samhällsbyggnadsfrågor. Utformning och metod Gatuavdelningen och de ideella aktörerna har tagit fram ett gemensamt Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 49
'W KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2015-04-28 2(3) fårslag till utformning. Det finns två olika alternativ till byggnadsmetod. Metod l är traditionell med bergfyll och metod 2 är att man istället får bergfyll använder gummiklipp från en lokal tillverkare. Tillstånd Oavsett metod så krävs marklov hos byggnadsnämnden och ansökan om vattenverksamhet hos Länsstyrelsen. Metod 2 kräver även tillstånd från miljönämnden där en utredning krävs får att visa att gummiklippet är ett bättre alternativ än bergfyll då det under vissa tider på året kommer att ligga under vattennivån i sjön. Utredningen måste i så fall göras av Luleå Tekniska Universitet och de gör inga utredningar åt privatpersoner eller fåretag så det är i så fall en kostnad som hamnar på kommunen. Kalkyler Enligt gatuavdelningens kalkyler så kostar metod l med bergfyll totalt 400,5 tkr + tillståndsavgifter och metod 2 kostar 413,5 tkr + utredningskostnad + tillståndsavgifter. De ideella aktörerna har tagit fram en alternativ kalkyl till metod 2 som kostar 31 O t kr+ tillståndsavgifter + utredningskostnad (den omfattar dock inte samma utformning av bron och så tillkommer även viss avvattning). Kalkylen fårutsätter dock ideellt arbete. Årlig driftkostnad är framräknad till ca 20 000 kronor. Den höga kostnaden (trots att det inte finns gatubelysning och ej innefattar vinterunderhåll) beror på att det krävs en hel del maskinellt och manuellt arbete med att hålla omgivande ytor i ordning så att man kan ha behållning av sjöutsikten. Gatuavdelningens forslag till vidare hantering och finansering Metod l fårordas av gatuavdelningen får att projektet ska kunna genomfåras på ett korrekt och hanterhatt sätt får kommunen. Den bedöms också vara möjlig att få godkänt får hos Länsstyrelse och miljö- och byggnadsnämnden. Det är också den billigaste metoden enligt våra kalkyler. Då inga alternativ ryms inom befintlig budget fåreslås att 140 tkr nyttjas från investeringsprojektet avseende GC-väg mellan cirkulationsplatsen och l CA i Målilla, då detta projekt kommer generera ett överskott. Vidare fåreslås att man tillfår ÖSK gata/parks driftbudget får parker ett belopp på 20 tkr årligen får framtida drift och underhåll av gångvägen. Alternativ De ideella aktörerna vill bygga gångvägen själva enligt metod 2 med vissa justeringar. De bedömer att de kan bygga gångvägen får 360 tkr inklusive tillståndsavgifter. De 60 tkr som saknas kan nyttjas från investeringsprojektet avseende GC-väg mellan cirkulationsplatsens och!ca i Mål illa. Om gångvägen ska byggas på ideell basis måste ett arrendeavtal får marken upprättas mellan kommunen och Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 50
'W KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2015-04-28 3(3) samhällsforeningen samt ett avtal for framtida drift och underhåll av gångvägen. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott 179/2014,307/2014 Skickas till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 51
'W KOMMUN 1 (1) 2015-04-28 Anmälan av delegationsbeslut Följande delegationsärenden och beslut, som av annan anledning inte fordrar kommunstyrelsens handläggning anmäls till kommunstyrelsen Protokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-03-31 2015-04-21 Postadress Box 504, 577 26 Hultsfred l Besöksadress Stora Torget l Godsadress Torngatan 3 Tfn 0495-24 00 00 1 Fax 0495-24 19 071 barn.utbildning@hultsfred.se l www.hultsfred.se Bankgiro 5734-01501 Bankgiro OCR 984-72861 Org.nr 212000-0712 59