Rosie Folkesson. Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll 1 (15) Plats och tid Sessionssalen, kommunhuset i Hultsfred kl Beslutande Lars Rosander, C Åke Nilsson, KD Åke Bergh, M Rosie Folkesson, S Tomas Söreling, S Övriga deltagande Lars-Erik Rönnlund, kommunchef Lena Hasting Britt Idensjö, sekreterare Helena Grybäck Svensson 11-13, Lars Gjörloff 12-13, 20 Sara Dolk 12-13, 20 Hans Andersson 14 Per Theorin 14 Rosie Folkesson Utses att justera Underskrifter Paragrafer Sekreterare Ordförande Justerande. Britt Idensjö. Lars Rosander. Rosie Folkesson Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet Underskrift. Britt Idensjö

2 Sammanträdesprotokoll 2 (15) KSAU 11/2015 Markfrågor m m Arbetsutskottet beslutar att förbundschef Helena Grybäck Svensson återkommer när tidplan för äldreboendeutredningen är klar. Förbundschef Helena Grybäck Svensson, Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK) informerar om läget i olika ärenden. Det ska tas fram ett upplägg för äldreboendeutredningen vilket då även berör andra ärenden som är under beredning.

3 Sammanträdesprotokoll 3 (15) Förbundschefen KSAU 12/2015 Dnr 2014/ Information om kommande beslut - Sbo Informationen är mottagen. Förbundschef Helena Grybäck Svensson, Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK) informerar om ärendets gång. Styrelsebeslut ska tas i Sbo och på kommande sammanträde med kommunstyrelsen 10 februari 2015 kommer ärendet att tas upp. Då kommer även Ola Nilsson från Sbo att vara med på sammanträdet. Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 186/2013, 36/2014, 231/2014 Kommunstyrelsen 25/2014

4 Sammanträdesprotokoll 4 (15) Kommunstyrelsen KSAU 13/2015 Dnr 2015/ Detaljplan för del av Målilla 3:24 och Målilla 3:28, Handelsområde Målilla, Hultsfreds kommun - antagande Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att anta detaljplanen för del av Målilla 3:24 och Målilla 3:28, Handelsområde Målilla. Miljö- och byggnadsnämnden har beslutat 220/ att överlämna detaljplanen för Handelsområde Målilla till kommunfullmäktige för antagande. Detaljplanen för Handelsområde Målilla hanteras med normalt planförfarande. Planens syfte är att skapa ett nytt handelsområde vid rondellen i Målilla. Förutom handel föreslås även kontor och lättare industri att tillåtas. Förslag till detaljplan har varit utställt för granskning 12 september till 13 oktober Samtliga yttranden redovisas i granskningsutlåtandet med miljö- och byggnadsförvaltningens kommentarer. Beredning Miljö- och byggnadsnämnden 220/2014

5 Sammanträdesprotokoll 5 (15) Personalchefen KSAU 14/2015 Inför löneöversyn 2015 Arbetsutskottet ger personalchef Hans Andersson i uppdrag att genomföra löneöversyn för 2015 utifrån tidigare års modell. Modellen innebär att personalkontoret genomför dialog med verksamheterna om önskad lönestruktur. Därefter sker överläggningar med samtliga fackliga organisationer. Slutligen genomförs avstämningar om nya löner fr o m Fördelning av totalt löneutrymme ska göras enligt de principer arbetsutskottet diskuterat och beslutat om vid dagens möte. Personalchef Hans Andersson redovisar förutsättningarna inför årets löneöversyn utifrån de aktuella löneavtalen. Förslaget är att årets löneöversyn genomförs enligt tidigare års modell där personalkontoret upptar och avslutar förhandlingarna med samtliga fackliga organisationer utifrån dialog med verksamheterna.

6 Sammanträdesprotokoll 6 (15) Revisionen Kommunstyrelsen KSAU 15/2015 Dnr 2015/ Revisionsrapport Uppföljning av granskningar genomförda under åren Arbetsutskottet har mottagit revisionsrapporten och den kommer också att lämnas till kommunstyrelsen i kallelsen till sammanträde 10 februari Revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en uppföljning av granskningar som genomfördes under åren inom kommunstyrelsens ansvarsområde. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granskningsplanen. Revisorerna har för avsikt att lyfta revisionsrapporten vid ett kommande möte mellan revisionen och representanter för kommunstyrelsen.

7 Sammanträdesprotokoll 7 (15) Personalkontoret KSAU 16/2015 Dnr 2015/ Revisionsrapport Granskning av lönehanteringen Arbetsutskottet beslutar ge personalkontoret i uppdrag att lämna yttrande över granskningen samt återkomma till arbetsutskottet. Kommunstyrelsen får granskningen för kännedom i kallelsen till sammanträdet 10 februari Revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en granskning av intern kontroll av lönehanteringen. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granskningsplanen. Revisorerna överlämnar rapporten till kommunstyrelsen för beaktande och åtgärd.

8 Sammanträdesprotokoll 8 (15) Kommunstyrelsen KSAU 17/2015 Dnr 2015/ Omorganisation ekonomikontoret Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta om att all controlling ska utgå från ekonomikontoret. Det innebär att controller på Östra Smålands Kommunalteknikförbund, controller på barn- och utbildningskontoret och controller på socialkontoret från och med 1 april 2015 organisatoriskt ska tillhöra ekonomikontoret. Business Intelligence (BI) är ett begrepp som används för att beskriva vad som krävs och vilka kompetenser som behövs för att hantera data. BI är den uppsättning tekniker och verktyg för att omvandla rådata till meningsfull och användbar information. För att bygga en strategisk resurs för resultatstyrning bör de resurser som finns inom ekonomistyrning, analys, kvalitetsarbete, verksamhetsutveckling och IT kombineras i samverkande team. Målet är att föra samman människor med närbesläktade discipliner, kunskaper och erfarenheter och kombinera detta med väl definierade tekniker, processer och standarder. Deras mål är att uppnå högre effektivitet tack vare effektivare hantering av BI. BICC (Business Intelligence Competence Center) är tvärsektoriella nyckelkompetenser som organiseras gemensamt fysiskt och/eller i nätverk. Ett BICC har definierade uppgifter, roller, ansvar och processer. BICC hanterar, effektiviserar och utvecklar organisationens BI som behövs för att vara effektivt idag och imorgon. BICC och BI är mer än bara verktyg. De är till för att hjälpa organisationen att hantera information mer effektivt för att kunna ta bättre beslut vilket förväntas leda till lägsta möjliga kostnad för produktion till högsta kvalitet. Grunden för att bilda BICC är att samla alla controllrar organisatoriskt på ekonomikontoret. Förslaget är därför att all controlling ska utgå från ekonomikontoret från och med 1 april 2015.

9 Sammanträdesprotokoll 9 (15) Kommunstyrelsen KSAU 18/2015 Dnr 2014/ Motion angående samråd inför besvarande av motioner från Lennart Davidsson, KD Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att förslaget lyfts med i arbetet i samband med revideringen av arbetsordningen för kommunfullmäktige. Motionen föreslås med detta vara bifallen. Fullmäktigeledamot Lennart Davidsson, KD har lämnat en motion om samråd inför besvarande av motioner. I motionen yrkas att kommunfullmäktiges arbetsordning kompletteras med en skrivning om att motionären ska ges möjlighet att utveckla sina synpunkter och tankar innan tjänstemannayttranden är avlämnade till nämnd eller kommunstyrelse. Då arbetsordningen kommer att upp för revidering med förslag till hösten kommer förslaget att tas med i 34. Kommunkansliet har i uppdrag att lämna yttrande över motionen. Motionens intention har efterfrågats av politiken då uppfattningen var att det redan fanns med i arbetsordningen. I vissa fall har tjänsteman kontaktat motionsställare så sättet har praktiserats. Motionen lyftes på ett nämndsekretarmöte där följande yttrande sammanställdes: Det är bra att avstämning kan ske när motionen lämnas till tjänsteman för yttrande för att efterhöra motionens intentioner samt eventuell återkoppling. Vidare är det viktigt att yttrandet blir tjänstemannens förslag till nämnden utan att det ska påverkas av motionsställarens syn på själva innehållet i yttrandet. Handläggarens förslag till nämnd är ett underlag för nämndens yttrande och det är berörd nämnd som ska ta ställning och lämna förslag till yttrande. Beredning Kommunfullmäktige 132/2014 Kommunstyrelsens arbetsutskott 315/2014

10 Sammanträdesprotokoll 10 (15) Östra Smålands Kommunalteknikförbund Ekonomikontoret för kännedom KSAU 19/2015 Eventuell omlastningsanläggning på Kejsarkullens avfallsanläggning Östra Smålands Kommunalteknikförbund ges i uppdrag att arbeta vidare med frågan om en eventuell omlastningsanläggning på Kejsarkullens avfallsanläggning och efter genomförd upphandling av omlastningstjänsten sluta erforderliga avtal. Kostnaden för att möjliggöra en omlastningsanläggning på Kejsarkullen kommer att tas med i investeringsbudgeten för 2016 för det fall att detta blir aktuellt. Förbundschef Helena Grybäck Svensson redogör för en eventuell omlastningsanläggning på Kejsarkullens avfallsanläggning.

11 Sammanträdesprotokoll 11 (15) Kommunchefen Stadsarkitekten Utvecklingschefen Förbundschefen KSAU 20/2015 Dnr 2015/24 Området Strandlyckan, Hultsfred Arbetsutskottet beslutar att arbetet får gå vidare utifrån dagens diskussioner och återkomma när det finns ett förslag på ett färdigställt område. Kommunfullmäktige beslutade 52/ att AB Hultsfreds Bostäder tillförs 20 mnkr i aktieägartillskott för att kunna bebygga de två återstående flerfamiljshustomterna inom området Strandlyckan - Sjöhagen och Sjögläntan. Kommunchef Lars-Erik Rönnlund fick också i uppdrag att tillsätta en projektgrupp i syfte att möjliggöra en projektering. På dagens möte informeras arbetsutskottet om att förslag är på gång och ärendet återkommer när förslaget är färdigt.

12 Sammanträdesprotokoll 12 (15) Kommunstyrelsen Kommunchef Barn- och utbildningschef Socialchef KSAU 21/2015 Dnr 2015/4 139 Integrationsfrågor Arbetsutskottet beslutar att ärendet får lyftas på kommande sammanträde med kommunstyrelsen. Då kommer kommunchefen Lars-Erik Rönnlund att presentera ett förslag utifrån tidigare uppdrag från arbetsutskottet. Med anledning av det angelägna ärendet så får kommunchefen tillsammans med barn-och utbildningschef Per Theorin och socialchef Ann-Gret Sillén i uppdrag att redan nu påbörja rekrytering och uppbyggnaden av en mottagningsenhet för asyl- och kommunplacerade. Slutlig utformning och budget får återkomma i tjänsteskrivelse kommande månader. Arbetsutskottet har tidigare beslutat 180/ att ge uppdrag till ger kommunchef Lars-Erik Rönnlund att i samråd med tidigare barn- och utbildningschefen Cynthia Strömberg (nu Per Theorin) och socialchefen Ann-Gret Sillén ta fram ett förslag på hur arbetet går vidare med integrationsfrågorna. Bland annat se över om organisationen kan bli effektivare samt vilka aktiviteter som bör göras. Socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen har flera gånger fört på tal behovet på samordning och att kommunen tar ett större helhetsgrepp om frågan. Nu senast har socialchefen igen påtalat att kommunen måste hitta ett samlat grepp för hela koncernens arbete. Kommunchefen har sedan tidigare uppdrag att jobba med samverkan kring frågan tillsammans med Högsby och Uppvidinge kommuner. Detta ledde sedan till flera möten med SKL där även integrationsministern Erik Ullenhag deltog. Kommunen pausade sitt eget arbete i avvaktan på att de nationella parterna skulle träffas och diskutera olika lösningar för att få systemet att fungera bättre. Klart står nu att på det nationella planet jobbas det med långsiktiga integrationsfrågorna och kommunen deltar aktivt i det. Bedömningen görs dock att kommunen inte bör avvakta Sveriges arbete med förändringar i systemet.

13 Sammanträdesprotokoll 13 (15) Kommunen bör se över sin egen integrationsstrategi och om det finns bättre sätt att organisera sig. För att få en helhet föreslås att kommunchefen får i uppdrag att återigen aktivera diskussionen lokalt med inblandade parter. Bland annat finns sedan tidigare ett uppdrag att se över ägardirektiven i AB Hultsfreds Bostäder, och vad som gäller för att öka attraktiviteten i bostadsområdena. En skrivelse ska sammanställas för att påvisa bland annat trycket på skola och omsorg nu när flyktingantalet har blivit så högt. Mottagningsenhet I förslaget till strategi för asyl- integration vars utkast föredras idag föreslås bl.a. att en mottagningsenhet etableras i kommunen som på ett bättre sätt än idag ska hantera processen från asylsökande till kommunplacerad till egen försörjning. Kommunen är sjunde störst i Sverige på asylmottagning och tredje störst per capita. Kommunen måste organisera sig bättre och verksamheterna har flera gånger påpekat detta. Med anledning av detta föreslås att just etablering av mottagningsenhet påbörjas med omedelbar verkan. Situationen bedöms som extraordinär. Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 180/2014

14 Sammanträdesprotokoll 14 (15) Politiska styrgruppen Östra Smålands Kommunalteknikförbund KSAU 22/2015 Ändring i politisk styrgrupp, VA-plan och policy Arbetsutskottet beslut Arbetsutskottet beslutar att Rosie Folkesson som är andre vice ordförande och ledamot i Östra Smålands Kommunalteknikförbund väljs efter Mattias Wärnsberg. Arbetsutskottet beslutade 137/ att utse en politisk styrgrupp bestående av Lars Rosander, ordförande i kommunstyrelsen och ersättare i Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK), Åke Nilsson, förste vice ordförande i kommunstyrelsen och ordförande i ÖSK, Mattias Wärnsberg, då andre vice ordförande i kommunstyrelsen och ledamot i ÖSK samt Lennart Davidsson, vice ordförande i miljö- och byggnadsnämnden. Nytt val måste ske då det skett byte på posten som andre vice ordförande i kommunstyrelsen och även ledamot i ÖSK. Det är dags att ta in en konsult för att göra VA-plan och VA-policy varför det är angeläget att en översyn sker av styrgruppen.

15 Sammanträdesprotokoll 15 (15) KSAU 23/2015 Anmälningsärenden 1. Inkommet förslag om cykelväg utmed Slättvägen 2. Information om medlemsavgifter 2015 för Samordningsförbundet i Kalmar län 3. Nya företag i Hultsfreds kommun 4. Protokollsutdrag från Regionförbundet i Kalmar län om utökad målgrupp i samhällsorientering på modersmål 5. Bidrag till luftvärmepump till Hultsfreds scoutgård