Innehållförteckning 1. Information gällande ferielöner, Bilaga M punkt 10... 2 1.1 Bakgrund... 2 1.2 Ny Orsak Tjänstledig Sport/Påsk... 2 1.3 Hantering för att kringgå problemet... 2 1.4 Alternativ hantering med kvoterat avdrag enligt SKL s tolkning.... 4 1.4.1 Sent påsklov - Ledig 25 mars - 3 april.... 4 1.4.2 Tidigt påsklov - Ledig 21-28 mars.... 4 1.4.3 Problem gällande beräkning av feriedagar... 5 1.4.4 Hantering för att kringgå problem... 6
1. Information gällande ferielöner, Bilaga M punkt 10 Detta är en förtydligande information gällande hanteringen för Bilaga M punkt 10 (bryt av pågående frånvaro inför lov) samt en beskrivning av fel som kan uppstå till följd av den nya hanteringen. 1.1 Bakgrund I Bilaga M, punkt 10 finns regel som säger att den anställde inte har rätt till lön under lovet om personen inför lovet avbryter en pågående ledighet för studier eller vård av barn(föräldraledighet). Oklarhet fanns tidigare gällande hur avdrag under lovet ska beräknas men efter tolkning från SKL har vi fått besked att avdrag under påsk och sportlov skall göras med kvotberäkning där arbetsfria dagar skall räknas som om de vore arbetsdagar under lovet. Kompletterande funktionalitet kom i version 15.2.0(se versionsinformation kap 2.3.2.7) för att kunna göra rätt frånvaro-avdragsberäkning. Nu har det visat sig att det uppstår fel till följd av den nya hanteringen. Ett fel i beräkningen av betalda feriedagar uppstår för anställda som inte tjänat in alla betalda feriedagar. Antalet betalda feriedagar blir fler än de ska vara. Ett annat fel är att rätt löneavdrag inte kan göras maskinellt i alla lägen när denna regeln för Bilaga M punkt 10 gäller. Denna information beskriver hur du kan kringgå problemen och hur inställningar bör göras. 1.2 Ny Orsak Tjänstledig Sport/Påsk För rätt hantering krävs ny orsak TjlLovF Tjänstledig Sport/Påsk, som kom i ett extra tabellutskick för mars 2016. Viktigt att tänka på är att orsaken också ska finnas i Orsaksgrupp ledkalb. 1.3 Hantering för att kringgå problemet Det lättaste sättet för att kringgå problemet är att endast ha inställning i lovåret med lovtyp Lov och i år inte längre använda lovtyp Lov Sport- /Påsklov. Då kommer tjänstledighetsavdrag för loven alltid att beräknas med kalenderdagsberäkning (vilket då inte överensstämmer med hur SKL sagt att avdrag ska göras).
En skuld kan då uppstå som följd av de avdrag som görs. Skulle det ske så måste avdraget justeras, antingen genom att frånvaron rapporteras sammanhängande för hela månaden om det är möjligt eller att justering görs via Tillägg/Avdrag. Se exempel nedan. Påsklovet infaller 21-28 mars. Frånvaro rapporteras enligt detta En bruttolöneskuld uppstår som följd av frånvarorapporteringen. Vi ändrar frånvarorapporteringen från fredagen den 18e mars till söndagen den 20e mars och får istället följande frånvaroavdrag. En förutsättning för att få avdrag på detta sätt är att både tjänstledighetsorsaken och studieledighetsorsaken finns med i orsaksgrupp BilagaM. Om frånvaron inte kan rapporteras utan att skuld uppstår kan korrigering behöva göras via Tillägg/Avdrag.
1.4 Alternativ hantering med kvoterat avdrag enligt SKL s tolkning. Nedan följer en beskrivning på ett alternativt hanteringssätt där beräkning sker med kvotererat avdrag under sport- och påsklov. Pga alla problem som denna hantering medför har vi valt att inte rekommendera denna hantering. 1.4.1 Sent påsklov - Ledig 25 mars - 3 april. Enligt SKL börjar påsklovet den 29 mars. För ledigheter som avbryts från den 22 mars eller senare innan påsklovet och fortsätter igen den 4 april så har den anställde inte rätt till lön för dagarna 29 mars till 1 april. Avdrag ska då göras med kvoterat avdrag. Eftersom den anställde inte har arbetstid enligt helgdagskalendern under dessa dagar så har en specialhantering gjorts i lovårs-kalendern för att ett kvoterat tjänstledighetsavdrag ska kunna beräknas trots att det inte finns verkliga arbetsdagar schemalagda. I lovårskalendern ska dessa dagar markeras med Lovtyp Påsk-/Sportlov (ny lovtyp i version 15.2.0). Om även långfredagen den 25 mars och annandagpåsk den 28 mars får denna lovtyp så kommer kvoterat avdrag att göras även för dessa dagar, vilket är fel enligt den information vi fått från SKL. Då kan resultatet bli att en skuld uppstår, t ex om ledigheten bryts först den 24e mars. Lovårskalendern fylls i på följande sätt: 1.4.2 Tidigt påsklov - Ledig 21-28 mars. För ledigheter som avbryts från den 14 eller senare innan påsklovet så har den anställde inte rätt till lön för dagarna 21-24. Avdrag ska göras med kvoterad beräkning, dvs per arbetsdag om det inte varit påsklov. I lovårskalendern ska dessa dagar markeras med Lovtyp Påsk-/Sportlov. Då kan resultatet bli att en skuld uppstår, t ex om ledigheten bryts först den 18e mars och ledigheten fortsätter igen den 29e mars. Nedan visas hur Lovdagarna ska markeras i lovårskalendern.
Problem med tjänstledighetsavdrag: För en ferieanställd som avbryter sin ledighet t ex den 18 mars och fortsätter ledigheten den 29 mars görs ändå inte något maskinellt tjänstledighetsavdrag (med orsak TjlLovF Tjänstledig Sport/Påsk ) dras inte maskinellt när inställningen är gjord på detta sätt. En manuell rapportering av avdraget måste därför göras, rapportera 20160321 20160328. Men för att den manuella rapporteringen ska ge rätt avdrag måste ändå lovdagarna läggas in i lovårskalendern enligt ovan. 1.4.3 Problem gällande beräkning av feriedagar När inställning för lovdagar i lovårskalendern är gjord med lovtyp Lov sport/påsk så kommer beräkningen av antal A-dagar som den anställde tjänat in att bli fel för anställda som inte har tjänat in alla 194 A- dagarna. Beräkningen av antal intjänade A-dagar styr hur många betalda feriedagar den anställde kommer att få. Dvs anställda som börjat under arbetsåret eller som har slutat efter en lovperiod med lovdagar för Lov sport/påsk eller som har ej semestergrundande frånvaro under Lov sport/påsklov kommer att få felaktig beräkning av antal betalda feriedagar (för många betalda). För att få en korrekt beräkning av antalet feriedagar rekommenderar vi därför följande: Innan Beräkning av ferielön startas i driftkalendariet så skall inställning gällande lovdagar göras med lovtyp Lov på alla lovår för alla lovdagar. När beräkningen gått klart kan lovåret åter ställas in med lovtyp Lov Sport/Påsk för att få frånvaroavdrag rätt beräknade i löneberäkningar. Om ni inte återställer lovtyp till Lov påsk- /sport utan ligger kvar med inställning för Lov så kommer avdrag att beräknas med kalenderdagsberäkning(tjlvintf) istället för eventuella tjänstledighetsavdrag (TjlLovF) som löneberäknas, en konsekvens av detta kan bli att löneskuld kan uppstå för någon anställd till följd av frånvaroavdrag.
1.4.4 Hantering för att kringgå problem 2 uppsättningar av lovdagar behöver finnas. Ett som hanterar löneberäkning (frånvaroavdrag). En annan som hanterar ferieberäkning (beräkning av antal betalda feriedagar). När lovdagar är ifylld enligt exempel i kap 1.3.1 respektive 1.3.2 Exportera ut lovdagarna Byt namn på den exporterade filen till T552LÖN.RSP (när lovdagarna är markerade med lovtyp Lov Sport-/Påsk ) Ändra på lovdagarna så att alla lovdagar har lovtyp Lov på alla lovdagar i alla lovår. Exportera ut tabell 552 igen. Byt namn på den exporterade filen till T552FERI.RSP (detta är maxantalet tecken på filen, vid längre namn kan den inte importeras). Nu finns 2 textfiler som med hjälp av import snabbt kan ändra lovtyp på alla lovdagarna i alla lovår.
När ferielöner ska beräknas så måste filen T552FERI.RSP importeras Kontrollera på ett lovår att rätt inställningar importerats. När T552FERI.RSP importerats kan Beräkna ferielön startas i driftkalendariet. Efter att beräkningen gått klart så skall filen T552LÖN.RSP importeras. Detta för hantering av tjänstledighetsavdraget under påsk-/sportlovet ska kunna hanteras. Kontrollera på ett lovår att rätt inställningar importerats. Gör detta moment inför varje Beräkning ferielön. Notera! Fel antal betalda feriedagar kan visas vid simulering när inställningarna på lovdagarna är gjord med Lov Sport- /Påsk. Om det finns anställda som slutar efter sport- /påsklov kan antalet betalda feriedagar bli någon dag fler i slutlönen än vad som är intjänats pga att Lov Sport- /Påsk-dagarna kommer att räknas som intjänade A-dagar.