Granskningspromemoria 2015 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 14, 2016 Dnr 3.1.2-16/2016 2016-02-02
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2015 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Dnr 3.1.2-16/2016 Hemsida: www.stockholm.se/revision
Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Avtalsbevakning 1 Grundläggande granskning 2 Bolagets arbete med internkontroll 2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 3 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 5
1 (6) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 13 april 2015. Vid planeringsmöte den 10 juni 2015 avseende bolaget informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag hon givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings-PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2015-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 30 september 2015, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 2 februari 2016. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a granskning av bolagets avtalsbevakning. Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Örjan Palmqvist. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Avtalsbevakning Revisionskontoret har genomfört en granskning av om bolagets uppföljning och kontroll av ingångna avtal är tillräcklig. Enligt stadens upphandlingspolicy är det viktigt att staden uppfattas som en bra och attraktiv kund för leverantörer. Varje upphandlande myndighet ska bedriva ett aktivt arbete för att uppnå en effektiv inköpsverksamhet samt ta vara på de ekonomiska fördelar som ett sådant arbete innebär.
2 (6) Iakttagelser Bolagets styrelse har antagit stadens upphandlingspolicy. Bolaget tillämpar också stadens riktlinjer för direktupphandling. Bolaget har utsett upphandlingsansvariga. Dessa är stabschefen och bolagets jurist. När det gäller ansvar för uppföljning och kontroll av avtal kontrollerar stabschefen och juristen att detta görs av avtalsansvariga inom bolaget. Bolaget följer inte löpande upp avtalen med leverantörerna. För de stora leverantörerna sker detta vid upphandlingstillfället. Bolaget har möten med leverantörerna endast vid risk för att det förekommer oegentligheter. När det gäller information efter varje genomförd upphandling informeras chefer med attesträtt vid ledningsgruppens möten. Bolaget följer upp avtalstroheten genom att inköpen granskas två gånger per år enligt internkontrollplanen. Revisionskontoret har granskat bolagets följsamhet mot tecknade avtal under perioden januari till september 2015. Granskningen har visat på att bolaget har en god efterlevnad till tecknade avtal. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolagets interna kontroll av ingångna avtal är tillräcklig. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolaget har vid sitt novembersammanträde 2014 antagit en internkontrollplan för 2015. De granskningsområden som fastställdes i interkontrollplanen var: Inköp av varor och tjänster Utbetalningar och ändring av leverantörers fasta data Representation IT-säkerhet Registrering av kötid m.m. Förmedling till bostadskön Förtursverksamheten
3 (6) Bolaget har genomfört de kontrollaktiviteter som tagits upp i planen och tertialsvis rapporterat resultatet till styrelsen. Det tredje tertialet för år 2015 avrapporterades vid januarisammanträdet 2016. Vid granskningarna har endast smärre avvikelser noterats. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret gör bedömningen att bolaget arbetar på ett systematiskt sätt med uppföljning av den interna kontrollen. Granskningar har genomförts enligt internkontrollplanen. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2015 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolagets måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fastställda resultatkrav uppgår till ett nollresultat. Resultat efter finansnetto (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 0,0 0,3 2,0 0,0 Tertialrapport 1 och 2 I tertialrapport 1 prognostiserar bolaget ett resultat på 0,3 mnkr, och i tertialrapport 2 ett resultat på 2,0 mnkr. Överskottet består i huvudsak av ökade köintäkter. Bokslut Resultatet efter finansnetto uppgår till 0,0 mnkr. Resultatet överensstämmer därmed med ägarkravet. Intäkterna uppvisade ett överskott på 3,9 mnkr. Överskottet består i huvudsak av ökade köintäkter. Kostnaderna uppvisar ett underskott på 3,9 mnkr. Underskottet består till största delen av kostnader för utvecklingsprojekt samt kostnader för extra personal i samband med förberedelser för systembyte som inträffar under 2016. Jämfört med bolagets prognos i tertialrapport 2 har utfallet blivit lägre, 2,0 mnkr.
4 (6) Investeringar (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut 0,5 0,0 0,0 0,5 Bolagets budget för investeringar uppgår till 0,5 mnkr. Årsprognosen enligt tertialrapport 2 var 0,0 mnkr medan det slutliga utfallet blev 0,5 mnkr. Investeringarna avser inköp av inventarier. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 25 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts och för bolagen också ägardirektiv. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator och aktiviteter kopplade till bolagets ägardirektiv, att mål och aktiviteter följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 21 indikatorer. Av dessa indikatorer har fullmäktige fastställt 12, Stockholms Stadshus AB 6 och bolaget fastställt 3 egna indikatorer. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål. Måluppfyllelsegraden redovisas för samtliga indikatorer. I bolagets årsredovisning framgår att 13 indikatorer uppfylls helt, 6 uppfylls delvis och 2 uppfylls inte alls. De indikatorer som uppfylls delvis är antal förmedlade försöks- och tränings- samt Bostad förstalägenheter, andel administrations- och indirekta kostnader, aktivt medskapandeindex, andel medarbetare som inte upplever sig
5 (6) diskriminerade på sin arbetsplats, motivationsindex samt styrningsindex. De indikatorer som inte uppfylls alls är medelantal anställda samt sjukfrånvaro. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolagets prognossäkerhet är tillfredsställande. Budgetavvikelserna har förklarats på ett tillfredsställande sätt. Bolaget har fastställt årsmål för indikatorerna. Bolaget uppfyller de av fullmäktige beslutade målen helt eller delvis. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2015 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv. Revisionskontoret har följt upp hur bolaget arbetar med vissa direktiv och uppdrag som fullmäktige lämnat till bolaget. Pröva möjligheterna att upprätta en bytes- och andrahandsförmedling Bolaget har under året genomfört en utredning av möjligheterna att inrätta en bytes- och andrahandsförmedling. Av utredningen framgår bl. a. att det inte föreligger några juridiska hinder för bolaget att inrätta en andrahands- och bytesförmedling. En separat avgift för denna verksamhet måste dock fastställas av kommunfullmäktige, då en sådan verksamhet inte får finansieras av den ordinarie köavgiften. En andrahandsförmedling utifrån kötid ser bolaget inte som möjlig, då förstahandshyresgästen som ansvarar för bostaden och att hyran betalas, måste få vara med och bestämma vem som ska bo i lägenheten. Det är också viktigt att skilja en andrahandsverksamhet från den ordinarie förmedlingstjänsten. Sammantaget anser bolaget att det lämpligaste alternativet är en e-tjänst i form av en annonsplats för andrahandslägenheter i alla upplåtelseformer, och för lägenhetsbyten, finansierad via en avgift för annonsören. På en sådan webbplats bör också finnas information om regelverk, länkar, blanketter och råd till uthyrare och andrahandshyresgäster. Undersöka förutsättningarna för att underlätta för ungdomar att komma in på bostadsmarknaden Bolaget gör varje månad ett utskick, via posten, till alla som den aktuella månaden fyller 18 år och är bosatt i Stockholms län. I
6 (6) utskicket uppmanas 18- åringen att ställa sig i bostadskön och bolaget informerar om ungdoms- och studentbostäder. Under 2015 har bolaget också använt digital annonsering i syfte att informera ungdomar i åldern 18-25 år om att bolaget förmedlar ungdoms- och studentbostäder. En specifik information till nya studenter i Stockholms län har även genomförts. Bolaget informerar kontinuerligt de fastighetsägare som samverkan sker med om möjligheten att lämna in mindre och billiga lägenheter som ungdomslägenheter. 2015 förmedlades 809 ungdomslägenheter (att jämföra med 794 ungdomslägenheter år 2014 och 746 år 2013). Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt med de uppdrag och direktiv som har beslutats av fullmäktige och koncernstyrelsen.