IBRUKTAGANDE AV AIPAL VID OPTIMA

21.01.2014 IBRUKTAGANDE AV AIPAL VID OPTIMA UTVECKLINGSARBETE EXAMENSMÄSTARUTBILDNINGEN 2012 ANNAKARIN SEIPLAX & LENA NYMAN-LEHTINEN OPTIMA

1 Innehåll Inledning... 2 Mål och Syfte... 2 Analys av nuläget... 2 Genomförande... 3 Plan... 3 Beskrivning av processen... 4 Utvärdering av arbetet... 4 Presentation av resultatet... 5 Processbeskrivning för användning av Aipal... 5 Introduktionsmaterial åt våra kollegor... 5 Egna tilläggsfrågor... 6 Litteratur och webmaterial... 6 Bilagor... 6

2 Inledning AIPAL (Aikuisten Palautejärjestelmä) är ett elektroniskt responssystem för fristående examina. Responssystemet togs i bruk år 2008 och upprätthålls av Utbildningsstyrelsen. Med AIPAL samlar examensarrangörerna in åsikter om de olika skedena i den fristående examensprocessen av alla examinander som avlägger fristående examina. AIPAL kan användas av alla examensarrangörer med giltiga avtal om anordnande av fristående examina. Genom insamlad respons får examensarrangörerna, examenskommissionerna, Utbildningsstyrelsen och undervisningsministeriet viktig information om hur det fristående examenssystemet fungerar. Den informationen används för utveckling och kvalitetsuppföljning av ovan nämnda parter. Mål och Syfte Mål och syfte med detta utvecklingsarbete är att vid Optima Samkommun ta i bruk AIPAL för att samla in respons av examinander vid Optimas Vuxenutbildning och arbetslivstjänster. Vi strävar efter att regelbundet och strukturerat använda oss av AIPAL. De nationella frågorna är tänkta att kompletteras med egna tilläggsfrågor utgående från behoven inom de olika branscherna som vi verkar inom. För att komma igång med implementeringen av AIPAL på avdelningen gjordes ett test. Tanken var att testa programmet och inhämta feedback som sedan användes dels för att undersöka behovet av egna tilläggsfrågor, dels för att skapa en användarmanual till kollegorna. Målet är främst att utveckla den egna organisationens rutiner kring inhämtning och användning av respons då en kontinuerlig respons även förbättrar examensprocessen. Materialet produceras i första hand för den egna personalen på Optimas Vuxenutbildning och arbetslivstjänster. Även andra finlandssvenska aktörer, som ännu inte använder AIPAL, kan ha nytta av utvecklingsarbetet då användarmanualen kommer att finnas tillgänglig via examensmästarutbildningens hemsidor. Analys av nuläget Optima har inte tidigare använt sig av AIPAL för att samla in respons. Tanken har dock funnits länge. Idag har Optimas utvecklingskoordinatorer sina egna metoder och system för insamling av respons. OPAL används sedan tidigare vid arbetskraftspolitiska utbildningar. Det som utvärderas i OPAL är kursarrangemang och -innehåll samt sysselsättningsgrad efter avklarad kurs. Inom läroavtalsutbildning används Sopimus Pro för utvärdering. I Sopimus Pro ligger fokus på läroavtalsbyrån och läroavtalsarrangemangen. Utöver dessa responssystem gör Optima även egna utvärderingar i Webropol eller på papper för utvärdering av t.ex. VOS-utbildningar, förberedande utbildning, föreläsare, lärmiljö, examensarrangemang och examenshandledning. Vi samlar även in önskemål och förslag på nya kurser. Sammantaget insamlas respons på alla tre skedena i den personliga tillämpningen. Optima behöver respons för att kunna utvecklas. Vi kan tro en massa, men för att få en kundinriktad verksamhet som motsvarar regionens behov behöver vi samla in respons från målgrupperna.

3 AIPAL står inför förändringar det kommande året. För att utreda nyttan av att ta systemet i bruk före dessa förändringar, kontaktades Riikka Vacker vid Utbildningsstyrelsen. Hon redogjorde för de kommande förändringarna. Till sommaren 2013 görs en normal versionsuppdatering. Den stora förändringen sker först sommaren 2014 och då gäller det en större teknisk förändring. Övergången till den nya tekniken är planerad så att all redan insamlad information automatiskt flyttas över till det nya systemet. Dock kan vissa blanketter behöva förnyas, men det påstår Vacker att inte är något stort arbete. Gällande frågorna i AIPAL kommer de att ses över samtidigt som den tekniska uppdateringen görs. Här planers inga stora förändringar, men korrigeringar utgående från den feedback som de fått från fältet beaktas. Större förändringar gällande frågorna i AIPAL kan komma i samband med förändringen om föreskrifterna för personlig tillämpning. Genomförande Utvecklingsarbetet görs enligt den modell och de anvisningar som arrangören för utbildningen, Yrkesakademin i Österbotten har gett. Plan Vi börjar med att bekanta oss med programmet, testa tekniken och gå genom de befintliga frågorna. Nästa steg i arbetet är att samla in information av våra kollegor: Hur samlar de in respons idag? Vilka frågor ställer de? Vilka frågor skulle de vilja lägga till AIPAL? Utgående från den information som kommer fram från intervjuerna med våra kollegor börjar de egna tilläggsfrågorna planeras. I detta skede börjar vi också göra upp en plan för användningen och administrationen av programmet. De centrala frågorna är: Vem administrerar? När och hur samlar vi in responsen? Hur behandlar vi resultaten? Skapande av testgrupp. En förfrågan sänds till alla merkonomer som utexaminerats under läsåret 2012-13. Av dessa kontaktas några för att samla in respons på hur de upplevde användningen av programmet. Genom denna respons kan vi utforma informationsmaterial till våra kollegor som de kan använda när de instruerar framtida examinander i användningen av AIPAL. Efter att testet har gjorts, skapas användarmanualen för våra kollegor. Därefter planeras och arrangeras ett infotillfälle kring ibruktagandet för samtliga kolleger på Optimas Vuxenutbildning och arbetslivstjänster.

4 Beskrivning av processen I maj månad bekantade vi oss med AIPAL. Vi läste användarmanualen och testade oss fram. Samtidigt gjordes en responsförfrågan upp för testgruppen. Testgruppen bestod av totalt 9 st. merkonomer som utexaminerats under läsåret 2012-13. Det skapades svarskoder som skickades ut till gruppen per e- post i början av juni. Examinanderna gavs två veckor tid för att svara på responsförfrågan. Två av examinanderna kontaktades personligen för att ytterligare få feedback på hur de tyckte att systemet fungerat och ifall instruktionerna som de fått upplevts som tillräckliga. Något som uppdagades i samband med att testet gjordes, var att vi inte varit känt till att AIPAL enbart kan användas för de examina som Optima innehar examensrätten för. Optima arbetar med många utbildningar som vi inte själva har examensrätten för. Detta gör att antalet examina, där vi kan ha nytta av AIPAL, inte är så många som vi tänkt oss från början. Det återstår därför en handfull examina och tre kollegor som direkt kommer att arbeta med AIPAL. Med detta arbete kommer vi dock igång med användningen och skapar de redskap vi behöver för att kunna ta i bruk programmet inom eventuella nya examina. Genom arbetet hittills, har vi även upptäckt att vi kan kontrollera att våra samarbetspartners, som vi köper examensrätt av, använder sig av. I början av juni intervjuades våra kollegor om hur de samlar in respons idag - vilken typ av frågor de använder, när de samlar in respons och hur de behandlar insamlad respons. De nationella frågorna skickades ut på förhand, så att alla kunde bekanta sig med dem. Vi diskuterade hur programmet skall användas administration, rutiner kring insamling av feedback samt uppföljning av feedback. Kollegerna gavs också möjlighet att framföra sina önskemål på frågor som kunde läggas till i AIPAL. Efter att kollegorna fått ge sin åsikt om insamling av feedback, konstaterade vi att egna tilläggsfrågor inte är nödvändiga i detta skede. Utvecklingskoordinatorerna har egna sätt för att samla in feedback om t.ex. den förberedande undervisningen och handledningen. Därför fortsatte arbetet med att göra upp en snabbguide åt kollegorna utgående från att vi använder oss enbart av de nationella frågorna. Svarsprocenten bland examinanderna i testgruppen var låg, vilket gjorde att vi skickade ut en påminnelse och började fundera på vilket sätt vi skall samla in responsen via AIPAL och se till att vi får upp svarsprocenten till en tillräckligt hög nivå. I januari 2014 i höll vi ett introduktionstillfälle för hela avdelningen. Där gick vi genom hur man gör en responsförfrågan, tar ut rapporter och på vilket sätt vi har planerat att insamlingen av respons skall ske. Utvärdering av arbetet I och med att vi trott att AIPAL kan användas av alla utvecklingskoordinatorer och inte hänger ihop med examensrätterna påverkar utvecklingsarbetet våra kollegor i mindre utsträckning än förväntat. Dock är det ju viktigt för de kollegor som berörs att kunna ta i bruk AIPAL. Genom vår processbeskrivning anser vi att förutsättningar har skapats för att arbetet kring AIPAL skall fortsätta på ett strukturerat och fungerande sätt.

5 Presentation av resultatet Resultatet av vårt utvecklingsarbete är att Optima i januari 2014 har tagit responssystemet AIPAL i bruk. För att säkerställa att användningen blir systematisk, har vi skapat en processbeskrivning i samråd med våra kollegor och chefer. Eftersom flertalet utvecklingskoordinatorer har ansett att vi borde ha tagit programmet i bruk redan tidigare, har responsen på utvecklingsarbetet varit god. Processbeskrivning för användning av AIPAL Administration För att ta i bruk AIPAL bör man först utse en huvudanvändare som får ett användarnamn av Utbildningsstyrelsen. I vårt fall är chefen för Optimas Vuxenutbildning och arbetslivstjänster redan huvudanvändare och har därigenom möjlighet att lägga till nya användare inom den egna organisationen. Vid Optima är varje enskild utvecklingskoordinator ansvarig för insamlandet av responsen för examina inom det egna anvarsområdet. De ansvarar för och skapar själva förfrågningar och svarskoder åt de grupper som skall ge respons. Optima har beslutit att programmet tas i bruk direkt efter introduktionstillfället som vi arrangerat åt våra kollegor i januari 2014. Insamling av respons För den riksomfattande responsen genomförs insamling av respons i två skeden - i ansökningsskedet och när examinanderna avlägger examen. Responsen samlas in enligt utvecklingskoordinatorernas egna tidtabeller beroende på när grupperna startar eller slutar. I de fall där det är möjligt, avsätts tid i samband med handledning eller förberedande utbildning. På så sätt säkerställer vi en hög svarsprocent. I de fall där detta inte är möjligt, utför examinanderna utvärderingen självständigt på egen tid. Dessa ombeds via e-post att svara på responsförfrågan inom en i förväg fastställd tid. Viktigt är att examinanderna får information om varför responsen samlas in och att deras respons hjälper oss att förbättra verksamheten till deras nytta. Uppföljning av respons Varje utvecklingskoordinator följer under årets lopp upp responsen från sina respektive områden. Resultatet av hela avdelningens respons från föregående läsår sammanställs för en genomgång under Optimas Vuxenutbildning och arbetslivstjänsters årligen återkommande strategidagar i augusti. Under strategidagarna diskuteras eventuella utvecklingsbehov som framkommit genom responsen. Introduktionsmaterial åt våra kollegor För att alla utvecklingskoordinatorer vid Optima skall ta AIPAL i bruk, har vi gjort en snabbguide över användningen (Bilaga 1). Materialet delades ut i januari 2014 i samband med en introduktion till alla inblandade parter. Introduktionen gjordes enligt följande: Inledningsvis delades snabbguiden ut. Därefter gjorde vi en demo för att visa hur användningen går till (vi skapade en förfrågan och svarskoder för en grupp som startat våren 2013). Slutligen visade vi hur en rapport kan se ut.

6 Eftersom UBS har en bra, mera detaljerad och beskrivande bruksanvisning för AIPAL på svenska, presenterades den också för alla kollegor vid introduktionstillfället. I bruksanvisningen finns mera ingående instruktioner, medan snabbguiden ger instruktioner för hur man enkelt skapar en förfrågan, svarskoder samt rapport. Kollegerna påpekade att de gärna skulle ha instruktionsmaterial att dela ut till sina examinander, varför vi också skapade ett kortfattat dokument AIPAL anvisningar till examinander (Bilaga 2). Detta dokument kan delas ut tillsammans med svarskoderna. På Optimas gemensamma serverplats har ovan nämnda material samlats och finns därmed tillgängligt för vår personal. Egna tilläggsfrågor Efter diskussioner om frågorna i AIPAL och de nuvarande systemen för insamling av respons, beslöts att inga tilläggsfrågor skapas. Istället bibehålls det befintliga systemet för insamling av respons för förberedande undervisning och kompletteras med AIPAL för inlednings- och examensskedet. De utvecklingskoordinatorer som vill använda AIPAL även för utvärdering av den förberedande utbildningen har möjlighet att göra tilläggsfrågor. Litteratur och webmaterial Som referens- och bakgrundsmaterial för detta utvecklingsarbete har använts följande: Handbok om fristående examina, Utbildningsstyrelsen 2013 AIPAL. Responssystemet för studerande som avlägger fristående examina. Bruksanvisning. Utbildningsstyrelsen 2009. AIPAL Responssystem för fristående examina. https://aipal.oph.fi/palaute/ Bilagor 1) AIPAL snabbguide 2) AIPAL anvisningar till examinander 3) PM från intervju med kollegorna

Bilaga 1

Bilaga 1 Skapa nytt responsformulär Gå in på http://pulpetti.oph.fi/yllapito/. Logga in med dina personliga koder och välj Responsförfrågan i vänstra kolumnen. Skede 1: Välj Ny responsförfrågan Välj Nationella responsfrågor (alla nationella frågor inkluderas automatiskt) Välj Tilläggsfrågor ifall du vill lägga till egna frågor Gå vidare genom att klicka på Skapa responsförfrågan Skede 2: Alla frågeställningar inkluderas automatiskt. Om det finns frågegrupper som du inte vill inkludera i din förfrågan väljer du radera gruppen. Lägg till namnet på enkäten och eventuell förklaring. Fyll i responsenkätens giltighetstid. Observera att åtminstone startdatum bör fyllas i. Om du inte fyller i ett slutdatum, gäller enkäten tillsvidare. Klicka Förhandsvisa om du vill kontrollera enkäten. Gå sedan vidare genom att klicka Lagra. Skede 3: Gå vidare genom att välja Svarskoder i den vänstra kolumnen och välj därefter Nya svarskoder uppe på sidan. För insamling av respons, skapas svarskoder åt enskilda examinander eller åt gruppen. Svarskoderna är antingen personliga eller gäller för en hel grupp. För en grupp används samma inloggningsuppgifter, lösenordet kan användas lika många gånger som man har fyllt i att det finns medlemmar.

Bilaga 1 Att observera när du fyller i : När examinanden ska ge respons skapas svarskoder åt den enskilde examinanden eller åt gruppen. Svarskoder görs som personliga eller för en hel grupp. För en grupp används samma inloggningsuppgifter, lösenordet kan användas lika många gånger som man har fyllt i att det finns medlemmar. Har du valt gruppkoder fyller du i hur många gruppkoder du vill ha. Om du valt gruppkoder fyller du här i hur många som ingår i de olika grupperna. Kontrollera alltså noggrant hur många examinander/finansieringsform som skall besvara din responsförfrågan. Du kan även lämna giltighetstidens slut tom så gäller den tillsvidare. När du har fyllt i formuläret för svarskoder får du koderna. För en grupp kan koderna se ut så här:

Bilaga 1 Samla in respons Examinanderna fyller i förfrågan på adressen: https://aipal.oph.fi/ palaute/. De loggar in med svarskoden och lösenordet som du gett dem. Examinanden besvarar frågorna, trycker sänd, bekräftar att de är klara varefter en inforuta bekräftar att svaren har blivit skickade. Rapportering Observera att Aipal kräver minst 5 insamlade svar innan du kan ta ut en rapport. En snabbrapport innehåller bara de egna examinandernas ifyllda svar. För en snabbrapport går du in på Svararkoder i vänstra kolumnen och klickar på Skriv ut under den förfrågan som du vill granska. Fyll i tidsperiod, språk, utskriftsform och välj om du vill skriva ut eller bara granska på skärmen. I AIPAL kan du också ta ut mer omfattande rapporter för att t.ex. göra nationella eller examensspecifika jämförelser. För att skapa den rapport du vill ha, klickar du på Rapportering i vänstra kolumnen och fyller i de frågealternativ som du önskar granska. Bägge rapporterna kan tas ut i Excel-form, vilket gör det lätt att sortera rapporten enligt eget önskemål. Mer information om användningen av AIPAL Mer information om AIPAL hittar du under Användarstöd. Klicka på Anvisning och Anvisning av rapportering.

Bilaga 2 AIPAL användarinstruktion Din åsikt är värdefull. Genom att besvara några frågor, deltar du i utvecklingen och förbättringen av kvaliteten på vår verksamhet. Undersökningen tar endast några minuter. Du kan ge respons endast en gång. Om du vill ge respons vid något annat tillfälle, kan du avbryta funktionen genom att logga ut och återkomma senare. De obligatoriska frågorna är utmärkta med stjärna. Du har 60 minuter tid på dig att besvara frågorna. Observera att Dina svar behandlas konfidentiellt du är alltså anonym med dina svar! 1. Koppla upp dig på Internet. 2. Skriv in nätadressen: https://aipal.oph.fi/palaute/ enligt följande bild, och klicka på enter : 3. Klicka på Responssystem för att öppna svenskt formulär

Bilaga 2 4. Mata in den svararkod och lösenordet du fått från Optima och gå vidare genom att klicka på pilarna framför Gå till responsförfrågan : 5. Svara på frågorna! 6. Innan du sänder svaren kan du skriva ut dem genom webbläsarens utskriftsfunktion. 7. KOM IHÅG att i slutet av frågeformuläret klicka Sänd! Blir detta inte gjort, registreras inte din utvärdering. Tack på förhand för dina svar!

Bilaga 3 PM AIPAL-möte med utvecklingskoordinatorer Tid: Fredag 7.6.2013 kl. 10 11:00 Plats: Mötesrum Kallan Närvarande: Gustav Mikander Rune Nyman Annakarin Seiplax Ann-Louise Strengell Katarina Wallis Lena Nyman-Lehtinen, sekr. AIPAL-frågorna sändes på förhand, liksom en AIPAL-rapport. Dessa fungerade som diskussionsunderlag. Utvecklingskoordinatorernas behov av AIPAL utreddes, då Optimas utvecklingskoordinatorer kommer att fungera som bollplank i detta. Inledningsvis informerade Annakarin om AIPAL och deltagarna ställde följande frågor och kommentarer: AIPAL består av fyra frågegrupperingar. Man kan ta bort en grupp, men inte enskilda frågor. Frågorna får heller inte ändras. Det är också möjligt att ta bort en del frågor ur vissa grupperingar samt att lägga till 20 egna frågor. Tilläggsfrågor görs per examen eller utbildningsanordnare. För att få ut en rapport krävs minst fem svar. Varför kan vi inte använda AIPAL även inom sådana examina där vi inte själva har examensrätt? Har vi möjlighet att ta del av AIPAL-rapporter över de examina vi köper av andra utbildningsanordnare? I dagens läge har vi examensrätt för fem examina. Därför är AIPAL aktuellt främst för Conny Englund, Gustav Mikander och Annakarin Seiplax. Det kan eventuellt även bli aktuellt för Katarina Wallis. Frågeställningen i punkt 2.3 kan misstolkas. För att tydliggöra borde man lägga till studiesociala förmåner vid läroavtal ). Även frågorna 3.2 och 3.3. kan misstolkas. 2.3 antyder att det är examensarrangören/läroavtalsarrangören som planerar examenstillfällena och examinanden deltar vid behov. 3.3 antyder att man kan påvisa sitt kunnande på läroanstalten, vilket inte ens är möjligt. Intervjufrågor: - Hur mäter vi vår verksamhet idag/vilka insamlingsmetoder och vilken typ av respons samlas in? o OPAL: Används vid arbetskraftspolitiska utbildningar. Det som utvärderas är arrangemang, kursinnehåll och sysselsättningsgrad efter avklarad kurs. o Sopimus Pro: Används inom läroavtalsutbildning. Utvärderingens fokus ligger på läroavtalsbyrån och läroavtalsarrangemangen.

1 Bilaga 3 o Egna kursutvärderingar: Används vid VOS-utbildningar för utvärdering av förberedande utbildning, föreläsare, lärmiljö, examensarrangemang, examenshandledning. Vi samlar även in förslag på nya kurser. o Webropol: Används inom alla områden för insamling av respons inom varierande områden. o Sammantaget önskar vi få respons på alla tre skedena i den personliga tillämpningen. - Anser ni att ni behöver respons för att utveckla verksamheten kring det fristående examenssystemet? o Ja. En naturlig del av utveckling är evaluering. Vi kan tro en massa, men för att få en kundinriktad verksamhet som motsvarar regionens behov behöver vi samla in respons från målgrupperna. - Varför använder ni inte AIPAL idag? o AIPAL går inte att använda om man inte har examensrätt och förutsätter att man har grupper om minst 5 studerande. - Hur kan vi ta AIPAL i bruk vid Optima och hur får vi in en regelbundenhet i detta responssystem? o Hur får vi kunderna motiverade att använda detta. Man bör avsätta tid för detta (skilda tillfällen). o Utvecklingskoordinatorerna bör informeras om AIPAL o Gemensam tidtabell. Vid Optima tas detta i bruk den 1.8.2013. Kopplas ihop med den information som ges i inledningsskedet. Inledningsvis Introduktion för användning av AIPAL (2 h). - Vem administrerar AIPAL, när samlar vi in respons och hur (enhetligt och enligt en gemensam tidtabell eller var och en skilt för sig?). o Rapporterna tas ut både per bransch och per examen. När detta sker, styrs av grupperna (start, avslut). Utöver detta tas skolvisa rapporter ut en gång/år. De skolvisa rapporterna tas ut i augusti och diskuteras under Optimas strategidagar. - Hur kan man få examinanderna att besvara enkäten? T.ex. vid gemensamma tillfällen för att maximera svarsprocenten. o Konstaterades att det är svårt att få respons av examinander. Genom att sammankalla till gemensamma tillfällen kan man öka svarsprocenten. - Behöver vi lägga till egna frågor i AIPAL? o Nej, vi använder Webropol för att samla in annan respons kring t.ex. förberedande utbildning och andra arrangemang?