LATHUND Scoutgalan!
Innehållsförteckning... 1 Vad är scoutgalan för något?... 3 Scoutgalans upplägg... 3 Ansvarsområden... 4 Marknadsföring... 4 Att ta emot anmälningar... 4 Kommunikation med deltagare... 5 Reseutjämning... 5 Ekonomi/Bidrag... 5 Kost och mat!... 5 Dokument & kontakt med UScK... 6 Heta tips... 9 Checklistan... 10 Lathunden är din guide till hur du planerar en scoutgala! 2
Vad är scoutgalan för något? Scoutgalans syfte är att avtacka föregående års arrangörer av utmanararrangemang samt de avgående UScK-medlemmarna och valberedningen. Scoutgalans upplägg Scoutgalan hålls en helg (fredag-söndag) i februari och vanligtvis enligt nedanstående upplägg. Incheckning/Ankomster, fredag Deltagarna ankommer och får göra sig hemstadda i sov lokalen. Arrangörerna får själva bestämma hur mat under fredagskvällen ska organiseras tänk på att vissa kan komma långa vägar. Workshops, lördag För att det ska finnas mer aktiviteter än galamiddagen beslutades det under ett ting att minst två workshops (exkl. drogfriaktivtet) ska hållas under arrangemanget. Workshopparna kan handla om vad som helst, men vi vill att man kopplar dem till scoutmetoden/scouting på något vis samt att aktiviteterna i största mån hålls utomhus. Tänk dock på att det är kallt i februari och se till att det inte blir för mycket stillasittande. Exempel på workshops att ha under scoutgalan: Samhällsfrågor med diskussion jämställdhet, miljö, antirasism, utanförskap mm. Samarbetsworkshops utmaning som tillsammans ska genomföras. Ljusspår, quiz, med efterföljande diskussion Drinkworkshop (Vinnande drink serveras under galakvällen) Galakvällen, lördag Under kvällen ska det ordnas en trerättersmiddag men det är viktigt att även ge utrymme för avtackningarna (som UScK håller i), vi vill gärna att ni delar upp dessa i flera (ej mer än 3) moment så att det enbart blir kortare pauser. Årets scouter, galakvällen Under galakvällen vill vi att ni ger priser samt diplom till årets scouter. Priser (inkl. diplom) ska utdelas i minst 3 kategorier, ni behöver budgetera kostnad för detta i er egna budget. Avtackningar till arrangörer, UScK-medlemmar samt valberedning sköts av UScK. Tänk på att ta emot nomineringar i kategorierna redan innan scoutgalans början exempelvis via anmälan, Google drive eller både och. Exempel på kategorier: Årets mest engagerade scout Året märkesnörd En nominering kopplad till temat (ex. superhjältetema = Årets superscout) Tuppen, under hela arrangemanget Vi vill att ni på något sätt refererar till galandet i scoutgalan via en tupp, ex. via en tupp på märket. 3
Ansvarsområden Vi rekommenderar att ni delar upp ansvaret mellan arrangörerna så att samtliga får en jämn arbetsbörda. Exempel på ansvarsområden (en person kan ha flera ansvarsområden) Kommunikationsansvarig (kontakt med UScK, deltagare, kansli mm.) Ekonomiansvarig (budget, ekonomisk rapport, hålla koll på kvitton osv.) Krisansvarig/Sjukvårdsansvarig (huvudansvarig vid kris/sjukfall, kontakt med sjukvård, anhöriga) Programansvarig (huvudansvarig för aktiviteter, drogfriaktivitet, festkväll) Lokalansvarig Mat- och kostansvarig (köpa in mat mm.) Ansvarsområden samt deras arbetsuppgifter är bara förslag. Ändra om och anpassa efter ert arrangemang! Marknadsföring Det är viktigt att information om arrangemanget går ut till målgruppen i tid. Vi vill därför att ni senast 4 veckor innan arrangemanget har publicerat samtlig information (ex. datum, tider för ankomst/avresa, närmaste tåg/busstation, kostnad, om tält/trangia behöver medtagas) så att det är möjligt för landets utmanare att anmäla sig till arrangemanget. Men redan innan bör ni publicera preliminär info med datum. Tips på informationskanaler Förbundets facebooksida samt hemsida ta kontakt med caroline.spangberg@nsf.scout.se Scouting spirit ta kontakt med towe.bengtsson@nsf.scout.se s facebooksida ta kontakt med er kontaktperson hos UScK Utmanarscoututskicket ta kontakt med er kontaktperson hos UScK Under grenträffen på förbundsmötet stäm av med er kontaktperson hos UScK Tänk på att i god tid vara ute med marknadsföringen så att fler får möjlighet att delta och planera in ert arrangemang! Att ta emot anmälningar Anmälningar tas enklast emot via förbundets medlemsregister. Behöver ni hjälp med att skapa en anmälningsmodul hänvisar vi er till kansliet, info@nsf.scout.se. Anmälningstiden ska vara minst två veckor lång, det ska alltså vara möjligt att anmäla sig under två veckor. Om platserna tar slut är det givetvis okej att stänga anmälan tidigare. Vi föreslår att er anmälan innehåller följande Namn, adress, telefonnummer, e-post Namn, telefonnummer till nära anhöriga som kan nås under helgen Ankomsttid samt avresetid. (underlättar för er att veta) Vi rekommenderar att ni föreslår tåg samt dess tider att ankomma/avresa med. Kostval Nomineringar till årets scouter Målsmanslapp (för att få delta på arrangemanget behöver personer under 18 år försäkra att de tar med sig en godkännandelapp påskriven av målsman, mall för det finns på hemsida & hos UScK) 4
Kommunikation med deltagare All information som behöver kommuniceras med anmälda deltagare före eller efter arrangemanget ska ske via den e-post som deltagaren uppgav vid anmälan. Ett bra komplement för att nå ut med infon är att även skriva den i facebookarrangemanget eller på andra sociala medier, den måste dock ut via e-post också ändå. Reseutjämning För att fler ska få möjlighet att delta på arrangemanget utgår reseutjämning till de årligt återkommande arrangemangen. Om arrangemanget ska få reseutjämning behöver drogfriaktiviteten vara UScK tillhanda och godkänd. När deltagarna senare ska ansöka om reseutjämningen behövs en anpassad blankett. Ta kontakt med kansliet, info@nsf.scout.se, för att få hjälp med en sådan. Denna bör sedan skickas ut i samband med informationsutskick till deltagare. Se till att i god tid vara ute med information så att deltagare tidigt kan boka sina tågbiljetter och därmed få billigare priser. Ekonomi/Bidrag Det är viktigt att ni sparar alla kvitton från samtliga inköp eftersom det är erat bevis på de inköp ni gjort. Dessa ska redovisas via blanketten Reseräkning och kontantutlägg som finns på och därefter skickas in till kansliet. När kansliet mottagit era kvitton kommer bidraget att betalas ut för era utlägg. Er kår kommer alltså att behöva ligga ute med pengarna för arrangemanget. Om kåren av någon anledning inte har möjlighet att ligga ute med pengar behöver en ansökan om förskottsutbetalning ske i god tid till kansliet, även denna blankett finns på. Kost och mat! Under ert arrangemang kommer det ätas väldigt mycket mat. Se till att redan vid planeringen vara noga med att planera och se vilken mat ni kan erbjuda med den budgeten ni har lagt. Tänk även på miljön! Specialkost måste finnas för de som pga. allergier eller etiska skäl inte kan äta den allmänna kost som serveras. Det är viktigt att tänka på att man utformar en likvärdig specialkost till det allmänna alternativet (ex. serveras det bregott bör det finnas mjölkfritt smör till de som inte kan äta produkter med mjölk). Tänk också på hur maten ska lagas. Av funktionärer, av deltagarna eller både och vid olika tillfällen? Det är också viktigt att meddela deltagare om de behöver ha med stormkök eller ex. kåsa/tallrik. 5
Dokument & kontakt med UScK UScK behöver för att kunna bevilja arrangemanget sitt bidrag få in ett antal dokument. Vi listar dessa samt vad de behöver innehålla nedan. Välj gärna en kontaktperson som för all kommunikation med UScK det blir lättare både för oss och er. Att vara ute i god tid är en mycket bra idé då de flesta dokument ska vara inskickade till UScK redan sex veckor innan arrangemanget startar. Arrangemangsplan, ska vara UScK tillhanda senast 6 veckor innan arrangemangets start. Vad är syftet med arrangemanget? Vad kommer att ske under arrangemanget? o Planering med tidsschema (allmänt genomförande) o Aktivitetsbeskrivning (av minst 2 st olika workshops) Kommer arrangemanget ha ett tema, iså fall vilket? o Hur ansluter aktiviteterna till temat? Var hålls arrangemanget och när hålls arrangemanget? Hur många arrangörer respektive funktionärer kommer behövas/finnas på plats? Vilka ansvarsområden har arrangörerna samt dess kontaktuppgifter (e-post & telefonnummer) Planens syfte är både att beskriva er planering av arrangemanget för UScK men också för att hjälpa er under genomförandet. Beskrivning av drogfriaktivitet, ska vara UScK tillhanda senast 6 veckor innan arrangemangets start. Drogfriaktiviteten ska på något sätt ta upp alkohol-, drog- eller tobaksfrågan. Det är helt upp till arrangören om den ska handla om samtliga, eller om en speciell. Aktivitetens syfte o Hur kommer den gynna deltagarna? Aktivitetens genomförande o Hur den ska genomföras? o Behövs det material? Exempelvis kan drogfriaktiviteten vara en diskussion kring legalisering av cannabis, hur alkohol och tobak påverkar samhället, ett quiz/tipspromenad om droger och alkohol, ljusspår, föreläsning av gäst, workshop mm. 6
Budget, ska vara UScK tillhanda senast 6 veckor innan arrangemangets start. Den ska innehålla samtliga intäkter samt utgifter. Kom ihåg att skriva antalet deltagare som budgeten beräknats på. Exempel på utgifter Märken Mat (vilka måltider) Transporter Aktivitetsmaterial Boende/Lokal Utrustning Exempel på inkomster UScK s bidrag Deltagaravgift Exempel Årets aktuella anslagna bidrag fås från kontaktpersonen hos UScK. Det är bra att försöka hålla deltagaravgiften låg så att fler personer får möjlighet delta. Krisplan, ska vara UScK tillhanda senast 6 veckor innan arrangemangets start. Detta dokument är i första hand en tillgång för er arrangörer så att ni vet vad som ska göras vid en nödsituation. Under arbetet med den får ni dessutom reflektera om vad som kan behövas göras vid en kris. Beskriv en problemsituation och dess åtgärd, exempel på sådana situationer finns nedan. Exempel på krissituationer (kom gärna på fler arrangemangsspecifika) Medicinsk nödsituation Allergisk chock Alkohol/droger under helgen Försvunnen deltagare Personlig kris hos deltagare Brand Sexuella övergrepp Slagsmål/misshandel Er krisplan bör också innehålla telefonnummer till instanser/personer som kan behövas, exempelvis till sjukvårdsansvarig, arrangörer, larmnummer (112), giftinformationscentralen, sjukvårdsupplysning, mm. 7
Utvärderingen, ska vara UScK tillhanda senast 4 veckor efter arrangemangets slut. För att ni som arrangörer ska utvecklas samt att arrangemanget ska utvecklas i framtiden vill vi att ni genomför en utvärdering där ni besvarar följande frågor. Svara utförligt. Hur många deltagare var anmälda? (arrangörer/deltagare/funktionärer) Hur många deltagare deltog fysiskt? (arrangörer/deltagare/funktionärer) Blev arrangemanget som du/ni tänkt dig/er? Varför? Skulle du/ni vilja ändra något? Vad, varför? Om inte, varför? Är du/ni nöjd med antalet deltagare? Om inte, vad kunde ni gjort för att nå fler? Vet du/ni något nu i efterhand som skulle kunna förenklat det för deltagarna? Tror du/ni att arrangemanget blev som deltagarna förväntade sig? Var det en bra eller dålig plats att hålla arrangemang på? Varför? Nämnde deltagarna något som kunde ha gjorts bättre? Hände det något säkerhetsrelaterat? Iså fall, kunde det har förebyggts? Hur fungerade drogaktiviteten? Bra eller dåligt? Varför? Har kontakten med UScK fungerat bra, som du/ni önskat? Varför? Vad kunde fungerat bättre? Vad fungerade bra men kunde utvecklats? Har du/ni fått den kontakt ni velat/behövt från UScK? Varför? Om inte, hur kan man ändra på det? Vilken information upplevde ni saknades i lathunden. Har ni några förslag till förbättring? Har du/ni som arrangörer något annat ni vill delge? Har kontakten med kansliet fungerat på ett bra sätt? Ekonomisk rapport, ska vara UScK tillhanda senast 4 veckor efter arrangemangets slut. Vi villa ha en rapport/redogöring, över hur mycket ni använde inom varje budgetkategori alltså en sammanräkning av de utlagda pengarna inom de kategorierna ni fastslog i er budget. Exempel UScK behöver enbart en sammanställning och inga kvitton, det är kansliet som ska ha dessa för att ni ska få ert bidrag utbetalt. Detta arrangemang gick 443 kr under budget (använde 443 kr mindre än beräknat) och får alltså 9 557 kr utbetalt från UScK. 8
Heta tips Här följer några snabba tips som förhoppningsvis ytterligera förenklar ert arbete Skriv ner att-göra-listor. Vem ska göra vad? Skjut inte upp dina arbetsuppgifter När ni har teamträffar är det viktigt att alla är med. Lägg inte uppgifter till någon som inte är med på mötet. En noggrann planering ger ett bättre arrangemang! Glöm inte av era funktionärer, de kommer behövas! Se till att ha kontakt med dem. Planeringen är ett långt projekt. Glöm inte av att någon gång pausa från planeringen och göra något annat tillsammans. UScK önskar er ett stort lycka till med ert arrangemang! 9
Checklistan Följande lista är enbart ett hjälpmedel för arrangörerna. Tänk på att komplettera listan utefter era behov. Allmänt ü Plats/stad ü Datum ü Tider Lokaler ü Sovplats ü Festlokal Mat ü Mat/meny för alla dagar ü Specialkost ü Var/hur ska maten tillagas/serveras? Blanketter ü Ordnat reseutjämnings-blankett ü Ordnat målsmans-blankett Aktiviteter/Program ü Drogfriaktiviteten ü Workshops ü Galakvällen Marknadsföring/Kommunikation ü Infobrev till deltagare o Var? o Na r? o Hur? (resor, station att ko pa biljett till mm) o Anma lningsmodul (kansliet) o Fa tt ut info via alla kanalerz Administration ü Budget ü Arrangemangsplan ü Drogfriaktivitet ü Krisplan Övrigt ü ü ü ü ü 10